REINGENIERA DE PROCESOS

CONTENIDO
Definicin Caractersticas de la reingeniera de procesos Factores que influyen a la hora de redisear Pasos de la reingeniera de procesos Principios de reingeniera Metodologa de la reingeniera Tcnicas de la reingeniera Visualizacin de procesos Investigacin Operativa

 Gestin del Cambio Benchmarking

Medicin del proceso (indicadores) Herramientas y estrategias para la mejora y reingeniera Diseo del proceso ideal
A) Eliminacin de Desviaciones B) Eliminacin de Pasos Innecesarios

C) Reduccin de la Variabilidad D) Ataque de Cuellos de Botella E) Definicin de indicadores clave de los procesos F) Planificacin de la Mejora Continua Presentacin de la propuesta de rediseo o reingeniera Implantacin del nuevo proceso Implementacin de los cambios propuestos Control del resultado obtenido Actuacin en caso de desviacin

DEFINICIN
La reingeniera en los procesos de la empresa es una filosofa de mejora por la cual se busca lograr mejoras graduales en el rendimiento, rediseando procesos mediante los cuales una organizacin opera, maximizando el contenido de valor agregado y minimizando cualquier otra cosa. Este mtodo se puede aplicar a nivel de procesos individuales o a toda la organizacin.

CARACTERSTICAS DE LA REINGENIERA DE PROCESOS

Unificacin de tareas Participacin de los trabajadores en la toma de decisiones Cambio del orden secuencial por el natural en los procesos Realizacin de diferentes versiones de un mismo producto (clientizacin) Reduccin de las comprobaciones y controles (se flexibiliza la estructura organizativa) El responsable de proceso es el nico punto de contacto Operaciones hbridas centralizadas/des centralizadas

FACTORES QUE INFLUYEN A LA HORA DE REDISEAR

Deben tomarse debidamente en consideracin cuatro elementos clave: Requerimientos de los clientes La tendencia de la demanda Restricciones Metas de eficiencia

PASOS DE LA REINGENIERIA DE PROCESOS

Paso 1. Exponer un caso para tomar medidas Paso 2. Identificar el proceso para reingeniera Paso 3. Evaluar los facilitadores de reingeniera Paso 4. Comprender el proceso actual Paso 5. Crear un nuevo diseo del proceso Paso 6. Poner ejecucin el proceso de reingeniera

PRINCIPIOS DE REINGENIERA
La reingeniera logra una mejora importante en los procesos de manera que los requerimientos contemporneos de los clientes sobre calidad, rapidez, innovacin, fabricacin por encargo y servicio se cumplan. La reingeniera costa de unos reglas para realizar el trabajo, que se refiere a quien hace el trabajo, donde y cuando se hace, y tambin a la recopilacin e integracin de la informacin.

 Organizarse alrededor de los resultados y no de las tareas. Hacer que quienes utilizan el producto del proceso, lo ejecuten. Fusionar el trabajo de procesamiento de la informacin con el trabajo real que produce la informacin. Traten los recursos geogrficamente dispersos como si tuvieran centralizados.

 Unir las actividades paralelas en de integrar sus resultados. Colocar el punto de decisin en en donde se ejecuta el trabajo y un control para el proceso. Capturar la informacin una vez fuente.

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METODOLOGA DE LA REINGENIERA
Un programa de reingeniera normalmente consta de 10 pasos, agrupados en 3 etapas: La primera es el descubrimiento. La segunda, son las alternativas. La tercera es el rediseo del proceso dentro del contexto de una nueva misin y de tecnologa de la informacin con que cuenta la organizacin.

 1. Elegir el proceso a redisear . 2. Identificar los Resultados Deseados (requeridos) para ese proceso. 3. Relevar Situacin Actual. 4. Escribir un Diagrama de flujo del Proceso Actual. 5. Redisear el Proceso. 6. Identificar las Variables Crticas de Proceso y los Puntos de Control.

7. Asignar Responsabilidades 8. Elegir Indicadores de Gestin. 9. Escribir Procedimiento. 10. Implementar y Evaluar.

Organizacin y Preparacin Formalizacin y organizacin del equipo de rediseo Recoleccin de Datos e Informacin Modelo del Proceso de Negocio Priorizacin de Procesos Formulacin de Estrategias

Anlisis y Diagnostico Mapeo de proceso y conocimiento de clientes y mercado Anlisis Diagnostico e identificacin de oportunidades y brechas Definicin de mapas, planes y objetivos Seleccin de Herramientas

Rediseo y Alineacin Generacin de Soluciones. Evaluacin y seleccin de alternativas Rediseo. Pruebas de simulacion, aprendizaje y/o ajustes. Indicadores Programa de Implantacin

Implantacin y Seguimiento Prototipos y Laboratorios Infraestructura y capacitacin, documentacin y difusin Implantacin y versiones. Cambio, clima e interfaces. Evaluacin y Seguimiento Mejora Continua

TCNICAS DE LA REINGENIERA
El objetivo fundamental de todo programa de Reingeniera es la mejora radical de procesos. Sus tcnicas incluyen: 1. Visualizacin de procesos 2. Investigacin operativa. 3. Gestin del cambio. 4. Benchmarking

Visualizacin de procesos
Se trata de realizar un diseo concienzudo de todos y cada uno de los componentes del proceso objetivo. Se prevn las tareas elementales de cada proceso, los costes que este engendra, as como los plazos de cada fase.

Investigacin operativa
Es una metodologa que proporciona las bases empricas para la toma de decisiones, adems de ayudar a mejorar la entrega de servicios. Utiliza tcnicas sistemticas de investigacin en cinco pasos bsicos: Identificacin del problema, Seleccin de la estrategia de solucin, Prueba de la estrategia y evaluacin, Difusin de los resultados y, la utilizacin de los resultados.

Gestin del cambio

Para llevar a cabo un programa de Reingeniera de Procesos, es muy importante tener en cuenta el factor humano, y por tanto la gestin del cambio organizativo. La BPR es un proceso que compete a todos los empleados de la compaa en la mayor parte de las ocasiones, la gestin del cambio mediante grupos piloto, sistemas de adaptacin, etc.

Benchmarking
Esta tcnica consiste en el intento de superar a los competidores tomando como referencia a los lderes del sector. Se trata de analizar los puntos fuertes y dbiles de los productos lderes en el mercado, con el fin de obtener la mayor informacin posible de los procesos operativos en las organizaciones responsables de dichos productos.

MEDICIN DEL PROCESO (Indicadores)

Toda accin de mejora necesita partir de una cuantificacin de sus parmetros. Es recomendable partir de elementos medibles. Lo recomendable es que las medidas sean: Sencillas Oportunas Objetivas Comprensibles Adecuadas Precisas

HERRAMIENTAS Y ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA Y REINGENIERA

Existen mltiples tcnicas para la generacin de ideas y enfocar el anlisis de las dificultades. A continuacin se describen algunas de las de uso mas extendido, divididas en herramientas que proporcionan una operativa (Crculo de Demming), herramientas de anlisis de informacin (las 7 herramientas bsicas de la calidad) y herramientas de investigacin de bsqueda de alternativas (Ishikawa, Tormenta de Ideas). Entre las estrategias se encuentran el kaizen y kairyo. *Herramientas y Estrategias

DISEO DEL PROCESO IDEAL

Se describen algunos de los principios de mejora que pueden utilizarse: A) Eliminacin de Desviaciones B) Eliminacin de Pasos Innecesarios C) Reduccin de la Variabilidad D) Ataque de cuellos de botella E) Definicin de indicadores clave de los procesos F) Planificacin de la Mejora Continua

A) Eliminacin de Desviaciones. Las razones de su aparicin son:

Diferencias entre el diseo terico y la realidad. Si no se pudo hacer una prueba piloto suficientemente amplia, despus de tener el proceso funcionando un cierto tiempo, se pueden llegar a nuevas conclusiones. Las personas implicadas pueden realizar pequeas variaciones (en muchos casos mejorarn el funcionamiento original).

Se puede utilizar el siguiente cuestionario para la evaluacin de desviaciones y plantear acciones de reingeniera:

B) Eliminacin de Pasos Innecesarios. Las razones para eliminar una actividad pueden ser: -Posibilidad de subcontratar la actividad. -Informatizacin de los procesos, de forma que son innecesarias mltiples inducciones de los mismos datos. -Automatizacin. -Eliminaciones de controles de calidad por uso de autocontrol durante la fabricacin. -Eliminacin de actividades por carecer de valor para los clientes.

Evale con el siguiente cuestionario la existencia de pasos innecesarios en el proceso:

C) Reduccin de la Variabilidad. Uno de los mayores enemigos de los procesos industriales son las variaciones de : -Caractersticas fsicas -Tiempos de servicio (que dificultan la planificacin de entregas). -Productividad (dificultan el control de costes).

A continuacin se expone un cuestionario para trabajar sobre la variabilidad del producto:

D) Ataque de los cuellos de botella. La velocidad de un proceso siempre ser mas lenta que la ms lenta de sus actividades. Se define como cuello de botella a la actividad ms lenta del proceso. La forma ms directa de aumentar la capacidad de un proceso es buscar sus cuellos de botella y buscar la forma de aumentar su capacidad.

Evale la gestin de los cuellos de botella en su empresa con el siguiente cuestionario:

E) Definicin de indicadores clave de los procesos. Es recomendable hacer medidas sencillas, oportuna, objetivas, comprensibles, adecuadas y precisas. Siempre teniendo en cuenta el uso de los recursos en el control y el rendimiento que se obtiene del trabajo realizado.

F) Planificacin de la Mejora Continua. La base de la mejora continua, busca pequeas evoluciones con modificaciones de los procesos existentes a un coste limitado, en vez de reconsiderar la totalidad del proceso. Se trata de mantener un grupo de trabajo que se vaya dedicando a los procesos crticos (cuellos de botella, mala calidad, reducido rendimiento, etc.).

Formato de Documentacin de Mejora

PRESENTACIN DE LA PROPUESTA DE REDISEO O REINGENIERA

Una vez elaboradas las propuestas de rediseo o reingeniera se deber presentar las mismas al responsable del proceso y a las autoridades del organismo. Como estructura de la CARPETA DE PROPUESTA DE REDISEO O REINGENIERA DEL PROCESO se sugiere que contenga: -Diagnstico -Propuesta - Normativa Involucrada

 Diagnstico: el propsito de esta parte de la carpeta de propuesta, es evidenciar los problemas y/o caractersticas del proceso actual. Para sintetizar este objetivo, puede ser conveniente utilizar diagramas y/o flujogramas que faciliten la visualizacin de las cuestiones que se desean destacar.

 Propuesta: esta parte de la carpeta de propuesta debe describir detalladamente:

a. los aspectos fundamentales del cambio propuesto b. las ventajas y/o beneficios de la propuesta de mejora sobre el proceso existente.

Siempre que sea posible convendr ilustrar con diagramas y/o flujogramas el funcionamiento del proceso con la mejora propuesta.

 Normativa involucrada: Es de suma importancia que la CARPETA DE PROPUESTA DE REDISEO O REINGENIERIA DEL PROCESO enumere la normativa que afecta: a. al proceso actual b. a las mejoras que se proponen Este apartado de la carpeta facilitar: - Decidir sobre la factibilidad legal de implementar los cambios que se proponen. - Adoptar las medidas conducentes a realizar los cambios. -Normativos necesarios para implementar mejoras. - Estimar los plazos de implementacin.

IMPLANTACIN DEL NUEVO PROCESO

Una vez que el proceso de estudio del proceso ha sido finalizado, se llega a la etapa de su implantacin. Es recomendable que previamente se realicen las pruebas piloto o simulaciones que sea posible para confirmar las hiptesis realizadas.

IMPLEMENTACIN DE LOS CAMBIOS PROPUESTOS

En general, los pasos a desarrollar para la implementacin de los cambios, son los siguientes: 1) Movilizar: -integrar el equipo, -elaborar el programa detallado (mtodos, medios, fechas, etc.) 2) Comunicar: - ubicacin de los cambios en el contexto - difusin del flujo de trabajo de la implementacin - exposicin detallada de los cambios y sus probables -consecuencias.

3) Realizar: - ejecutar tareas - controlar la ejecucin de acuerdo con el plan - difundir informes de avance 4) Evaluar: -medir ejecucin en relacin con especificaciones 5) Seguimiento: - administracin del cambio - control de actividades clave

CONTROL DEL RESULTADO OBTENIDO

La reingeniera de procesos no termina con la implantacin de un nuevo proceso, si no que despus es necesario realizar un control de los resultados obtenidos. Esta parte resulta especialmente til el trabajo. Definicin de indicadores clave de los procesos, para comprobar cunto ha mejorado el proceso reformado respecto del original. Tambin resulta conveniente repasar si se han cumplido las hiptesis que originalmente se realizaron.

ACTUACIN EN CASO DE DESVIACIN

En el caso de que haya una desviacin entre los resultados esperados y los obtenidos, es necesario realizar las actuaciones necesarias sobre el proceso para que llegue a alcanzar los objetivos previstos inicialmente.

ERRORES DEL PROCESO DE REINGENIERA

Corregir un proceso en vez de cambiarlo. No concentrarse en los procesos. No valorar las creencias de los empleados. Conformarse con resultados de poca importancia. Abandonar esfuerzo antes de tiempo. Limitar la definicin del problema y el alcance del esfuerzo de reingeniera.