GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS ADMINISTRATIVOS

NMERO DE REGISTRO G001 OCTUBRE 25 DE 2005

FECHA DE ACTUALIZACIN MES AO

MANUALES DE ORGANIZACIN ESPECFICOS, MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y GUAS TCNICAS

PGINA

19.1

09

2007

*1 Adicin 11 de septiembre de 2007

d) Formas e Instructivos. e) Informacin Adicional. f) Glosario. a) Objetivo del Procedimiento. Iniciar con un verbo en infinitivo, describir de manera clara y concisa el propsito que se alcanzar con el desarrollo de las actividades, operaciones y/o tareas que integran el procedimiento. Deber evitarse el uso de adjetivos calificativos. Cuando se utilicen abreviaturas debern estar previamente descritas. (Anexo XII) b) Polticas de Operacin. Son lineamientos de carcter general que orientan a los servidores pblicos, en la toma de decisiones y de quienes intervienen en el curso de las actividades que se realizan en sus reas de trabajo. Sern descritas de forma clara y concisa, a fin de que sean comprendidas incluso por personas no familiarizadas con el procedimiento. Debern precisar las acciones que orienten situaciones imprevistas o alternativas que pudieran presentarse durante la operacin del procedimiento. La flexibilidad de las polticas de operacin estar en funcin al nivel jerrquico, es decir, cuanto menor sea ste, mayor rigidez tendr el cumplimiento de los lineamientos. c) Descripcin Narrativa. El procedimiento deber establecer la secuencia lgica de las actividades a realizar, as como definir en forma clara y concisa quin?, cmo?, cundo? y dnde? Se ejecutan; as mismo, se deber describir el tiempo necesario de ejecucin en cada una de las actividades del procedimiento. En los casos, que por la naturaleza de la actividad no sea posible establecer el tiempo, se deber sealar en el apartado de polticas y/o normas de operacin el tiempo total del procedimiento y su justificacin. (Anexo XIII). (*1) La descripcin de las acciones que involucra un procedimiento, iniciar con un verbo en presente en su modo indicativo. Ejemplo: Verifica documentos, corrige datos, enva para trmite, etc. (Anexo XIII).

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FECHA DE ACTUALIZACIN MES AO

MANUALES DE ORGANIZACIN ESPECFICOS, MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y GUAS TCNICAS

PGINA 20.1

09

2007

*1 Adicin 11 de septiembre de 2007

Los procedimientos debern especificar las reas administrativas y/o Titulares de los puestos que intervienen en su ejecucin. Cuando uno de stos es el responsable de realizar una serie de actividades sucesivas, slo se har referencia en la primera de estas actividades. As mismo, se debern precisar aquellas funciones, actividades o tareas incompatibles que son realizadas por dichas reas y/o Titulares. (*1) Se debern numerar las actividades en forma progresiva, an en los casos en que existan varias alternativas de decisin. d) Diagramas de flujo. Deber representar en forma grfica la secuencia de las actividades de un determinado procedimiento y/o el itinerario de las personas, formas y materiales que en l intervienen; as mismo, se indicarn los rganos o puestos y elementos que involucra cada actividad descrita. (Anexo XIV). En los Diagramas de Flujo deber identificarse cada una de las actividades, colocando en su ngulo superior derecho, el nmero que le corresponde, de acuerdo con la Descripcin Narrativa del procedimiento. Deber utilizarse la simbologa que se presenta a continuacin: SMBOLOS DE DIAGRAMACIN Smbolo. Nombre. Notas al margen. Se utiliza para: Mostrar en el smbolo del diagrama, el comentario adicional que requiera la tarea respectiva.

Terminal o Estacin de Para representar el uso de Trabajo. dispositivos electrnicos en lnea para proporcionar u obtener datos o informacin a travs de ste. Actividad Opcional. Sealar la ejecucin de una tarea opcional.

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FECHA DE ACTUALIZACIN MES AO

MANUALES DE ORGANIZACIN ESPECFICOS, MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y GUAS TCNICAS

PGINA

42.1

09

2007
*1 Adicin 11 de septiembre de 2007

FORMATO EJEMPLIFICADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS Y ORGANIZACIN

Anexo XIII
NMERO DE REGISTRO

DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIN Y SERVICIOS AL PERSONAL

DESCRIPCIN NARRATIVA

FECHA DE ACTUALIZACIN MES AO

PGINA

42

10
PROCEDIMIENTO: Revisin de Manuales.

2005

RESPONSABLE
Unidades Administrativas del INEGI. Departamento de Organizacin.

ACTIVIDAD
1. Envan sus Manuales de Organizacin y de Procedimientos o sus modificaciones para Validacin y Registro. 2. Recibe y revisa que los manuales o sus Modificaciones cubran los requisitos de forma y que su contenido sea claro, conciso y preciso. Cubre el documento los requisitos de forma? S. Contina en actividad 5. No. 3. Elabora Oficio de Notificacin de Observaciones. 4. Devuelve a la Unidad Administrativa el Manual revisado con el Oficio de Notificacin de Observaciones. Fin de Procedimiento. 5.. Recaba Firma de Validacin del Titular de la DGAUASP. 6. Registra y asigna al Manual Nmero de Control de revisin y validacin 7. Fotocopia y notifica mediante Oficio la validacin y registro del Manual o sus modificaciones debidamente registradas. 8. Enva Oficio y copia del Manual o Modificaciones validadas a la Unidad Administrativa correspondiente. 9. Enva para su incorporacin a la Normateca Institucional el respaldo magntico del Manual o Modificaciones actualizados. Fin de Procedimiento.

(*1) TIEMPO DE EJECUCIN 15 das 30 das

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
- Oficio de Justificacin. - Manual a Revisar. - Respaldo magntico. - Manual a Revisar. - Oficio de Justificacin. - Respaldo magntico.

Departamento de Organizacin. Departamento de Organizacin.

1 da 2 das

- Oficio de Notificacin de Observaciones. - Oficio de Notificacin de Observaciones. - Manual Revisado. - Respaldo magntico. - Manual o Modificaciones Revisados. - Manual o Modificaciones Revisados. - Oficio. - Manual o Modificaciones Revisados. (O/1 copia) - Oficio. - Copia del Manual o Modificaciones Revisados. - Oficio. - Respaldo magntico del Manual o Modificaciones Revisados.

Departamento de Organizacin. Departamento de Organizacin. Departamento de Organizacin.

1 das 3 das 1 das.

Departamento de Organizacin.

3 das

Departamento de Organizacin.

1 das

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MANUALES DE ORGANIZACIN ESPECFICOS, MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y GUAS TCNICAS

FORMATO EJEMPLIFICADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS Y ORGANIZACIN
1

PGINA

09

2007

48 46.1

*1 Adicin 11 de septiembre de 2007

Anexo XVI
NMERO DE REGISTRO
2

DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIN Y SERVICIOS AL PERSONAL

3

FECHA DE ACTUALIZACIN MES

PGINA

78
AO

09
(*1)

2005

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

TIEMPO DE EJECUCIN

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

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MANUALES DE ORGANIZACIN ESPECFICOS, MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y GUAS TCNICAS

FORMATO EJEMPLIFICADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS Y ORGANIZACIN

PGINA 47.1

09

2007

Anexo XVII

*1 Adicin 11 de septiembre de 2007

NMERO DE REGISTRO

DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIN Y SERVICIOS AL PERSONAL

FECHA DE ACTUALIZACIN MES AO

PGINA

79

02
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO "DESCRIPCIN NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS"

2005

OBJETIVO. Servir de apoyo en la descripcin narrativa de los procedimientos que desarrollan en las Unidades Administrativas del Instituto. Formulacin A Cargo De: Personal responsabilizado para la integracin de los Manuales de Procedimientos de las Unidades Administrativas del Instituto. Ejemplares: Original y respaldo magntico. Distribucin. Original: Unidad Ejecutora. Respaldo Magntico: DGAUASP. EN EL CONCEPTO DEBER ANOTARSE 1. Nombre del documento. La denominacin de la Unidad Ejecutora a la que pertenece el procedimiento que se describe. 2. Nmero de Registro. 3. Nombre de la Unidad Administrativa. 4. Fecha de Actualizacin. Uso exclusivo de la DGAUASP. Quien asignar el nmero con el que quedar registrado el Documento. La denominacin de la Unidad Administrativa a la que pertenece el procedimiento que se describe. Mes: con dos dgitos, para indicar el mes en que se est actualizando; y con cuatro dgitos, el ao del ejercicio presupuestal correspondiente. La numeracin consecutiva de las pginas que integran el Documento. El nombre de los puestos o reas que intervienen en el desarrollo del procedimiento a describir. Una a una la descripcin de las actividades que conforman el procedimiento. El tiempo necesario de ejecucin de cada una de las actividades del procedimiento. Nota: Cuando por la naturaleza de las actividades no sea posible establecer el tiempo, deber indicarse en el apartado de polticas y/o normas de operacin el tiempo total del procedimiento y su justificacin. (*1) El nombre de los documentos que intervienen durante el procedimiento, ya sea como insumo o producto.

5. Nmero de Pgina. 6. En la columna Responsable. 7. Columna de Actividad. 8. Tiempo de Ejecucin

9. Documentos Involucrados.