UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIER IA LIMA - PERU FACULTAD DE INGENIER IA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS,

ST235 PROYECTO DE TESIS I

PROPUESTA DE TESIS

MEJORA DEL TIEMPO DE RESPUESTA A LOS REMITENTES DE DOCUMENTOS MEDIANTE LA APLICACION DE UN SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN UNA FACULTAD

Franco Huertas Joel Francisco

Lima - Per u 19 de diciembre de 2006

MEJORA DEL TIEMPO DE RESPUESTA A LOS REMITENTES DE DOCUMENTOS MEDIANTE LA APLICACION DE UN SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN UNA FACULTAD
Franco Huertas Joel Francisco 19 de diciembre de 2006

Resumen En esta tesis, se estudiar a el funcionamiento de la Mesa de Partes de la FIIS, encargada del tr amite documentario y nos centraremos en resolver el problema del tiempo de respuesta a los remitentes de solicitudes, para lo cual se dise nar a e implementar a un sistema de tr amite documentario.

 Indice general
1. INTRODUCCION 1.1. Introducci on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2. Justicaci on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . DEL PROBLEMA 2. FORMULACION 2.1. Planteamiento del Problema . . . . . 2.1.1. Problema principal . . . . . . 2.1.2. Problemas secundarios . . . . 2.2. Objetivo de la Investigaci on . . . . . 2.2.1. Objetivo general . . . . . . . 2.2.2. Objetivos espec cos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5 6 7 7 7 7 8 8 8

3. ANTECEDENTES Y MARCO TEORICO 3.1. Revisi on de la bibliograf a y/o referencias . . . . . . . . . . . 3.1.1. Formato Electr onico de Documentos Internos . . . . 3.1.2. Sistema de Procesamiento de Documentos . . . . . . 3.1.3. Mejora del rendimiento en la atenci on de tr amites en una Ocina Nacional de Pensiones . . . . . . . . . . 3.1.4. Sistema de Informaci on de Tr amite Documentario en el Instituto Nacional de Investigaci on y Capacitaci on de Telecomunicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.5. Plataforma masiva para tr amite documentario en el Ministerio de Salud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.6. Tr amite documentario v a web en el Ministerio de Agricultura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.7. Sistema de tr amite documentario en la universidad San Pedro de Chimbote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Marco Te orico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

9 . 9 . 9 . 12 . 14

. 16 . 16 . 17 . 18 . 21

3.2.1. Tr amite Documentario . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.2.2. Funcionamiento de la mesa de partes de la FIIS . . . . 22 3.2.3. Sistema de informaci on de tr amite documentario . . . . 25 4. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION 37 4.1. Tipo de Investigaci on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 4.2. Tipo de Dise no . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 DE LA INVESTIGACION 5. DISENO 5.1. Objeto de la Investigaci on . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2. Poblaci on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.1. Tama no de la Poblaci on . . . . . . . . . . . . . 5.3. Muestreo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.1. T ecnica de Muestreo . . . . . . . . . . . . . . . 5.4. Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.1. Variables Independientes . . . . . . . . . . . . . 5.4.2. Variables Dependientes . . . . . . . . . . . . . . 5.5. Instrumentos de Medici on . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5.1. Instrumentos para las Variables Independientes 5.5.2. Instrumentos para las Variables Dependientes . 5.6. Dise no del Experimento . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.7. Hip otesis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.8. Modelo de Soluci on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.8.1. Proceso administrativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 38 39 39 40 40 41 41 41 41 41 41 41 42 43 43

6. PLANIFICACION 45 6.1. Cronograma de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6.2. Presupuesto de la Investigaci on . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6.2.1. Fuentes de Financiamiento . . . . . . . . . . . . . . . . 46 7. CONCLUSIONES 47 7.1. Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 7.2. Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 7.3. Trabajos Futuros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

 Indice de cuadros
3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. Glosario de t erminos del modelo Reglas del negocio . . . . . . . Procesos del negocio . . . . . . Registro de datos del tr amite . Consulta de Tr amite . . . . . . Diccionario de atributos . . . . del . . . . . . . . . . negocio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 24 25 27 28 30

5.1. Tipos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

 Indice de guras
3.1. Sistema de tr amite documentario v a web del Ministerio de Agricultura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Pantalla del sistema de tr amite de la universidad San Pedro 3.3. Listado de estado de tr amites . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4. Casos de uso del negocio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5. Diagrama de casos de uso del negocio . . . . . . . . . . . . . 3.6. Diagrama entidad relaci on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7. Pantalla ingreso de un tr amite . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.8. Pantalla insertar detalle 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.9. Pantalla Insertar detalle 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.10. Pantalla actualizar detalle 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.11. Pantalla actualizar detalle 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1. F ormula para calcular la muestra . 5.2. Encuesta de Control del tiempo de remitentes . . . . . . . . . . . . . . 5.3. Encuesta de Control del tiempo de remitentes . . . . . . . . . . . . . . 5.4. Dise no de experimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . respuesta a consultas de . . . . . . . . . . . . . . respuesta a consultas de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 19 20 25 26 29 31 33 34 35 36

. 40 . 40 . 42 . 42

6.1. Cronograma de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6.2. Recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 6.3. Costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Cap tulo 1 INTRODUCCION

1.1. Introducci on

Desde hace mucho tiempo las organizaciones, sean grandes o peque nas, realizan tr amites documentarios para poder interactuar con personas, ya sean externas a la organizaci on o internas a la organizaci on. La presente investigaci on se centra en este ambito, y se identica como problema principal la demora en el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de tr amites. Esta investigaci on tiene como objetivo principal mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de tr amites mediante la aplicaci on de un sistema de tr amite documentario, y como objetivos espec cos: Automatizar una parte del proceso de tr amite documentario, permitir que los tr amites se procesen m as r apido, reducir el tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualizaci on de los tr amites, reducir el tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualizaci on de los datos personales u otra informaci on de los remitentes de tr amites. A continuaci on veremos en primer lugar cu al es la justicaci on de la investigaci on, luego se plantear a el problema que queremos resolver, los objetivos de la investigaci on. Abordaremos el marco te orico donde se tocar an temas como: Antecedentes del problema, Sistemas de Informaci on existentes en el mercado, se describir a la t ecnica que se va a usar y se har a una breve descripci on del software. Se desarrollar a el dise no de la investigaci on donde se determinar a: El objeto de la investigaci on, la poblaci on, el tama no de la poblaci on, qu e t ecnica de muestreo se va a usar, cu ales son las variables independientes y dependientes, qu e instrumentos se van a usar para medirlas,

se dise nar a el experimento, se plantear a la hip otesis y el modelo de soluci on. Luego se elaborar a el plan de trabajo y el presupuesto de la investigaci on, y nalmente se enunciar an las conclusiones, recomendaciones y trabajos futuros.

1.2.

Justicaci on

La investigaci on es conveniente realizarla porque permitir a reducir el n umero de horas-hombre (Aproximandamente en un 30 por ciento) que se dedica al tr amite documentario, lo cu al har a posible que se dedique tiempo a otras actividades importantes de la mesa de partes de la FIIS y as mejore su rendimiento. Todas las organizaciones poseen un departamento de tr amite documentario, por lo tanto la investigaci on analizar a su funcionamiento a n de mejorarlo. Los benecios que se derivar an de la investigaci on es principalmente satisfacer las consultas de los remitentes de tr amites documentarios en un tiempo corto, y la mejor gesti on de los tr amites, lo cual facilitar a el trabajo del encargado de del departamento de tr amite documentario.

Cap tulo 2 DEL FORMULACION PROBLEMA

2.1.
2.1.1.

Planteamiento del Problema

Problema principal

Muchas areas encargadas del tr amite documentario en diversas instituciones no cuentan con un sistema de tr amite documentario que les permita mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de tr amites en general. Es por ello que identicamos como problema principal la demora en dar respuesta a las consultas de los remitentes de tr amites.

2.1.2.

Problemas secundarios

Generalmente se realiza un registro manual de los tr amites en cuadernos o en un sistema no optimo, lo cual hace que el procesamiento de los mismos sea lento. Por otro lado, el personal dedica mucho tiempo para administrar los tr amites y el volumen de informaci on hace imposible ubicar inmediatamente expedientes en forma manual, lo que conlleva a ofrecer un servicio que no satisface a los solicitantes y esto trae consigo el deterioro de la imagen de la instituci on.

2.2.
2.2.1.

Objetivo de la Investigaci on
Objetivo general

Demostrar que la aplicaci on de un sistema de informaci on de tr amite documentario reduce el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos.

2.2.2.

Objetivos espec cos

Mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de tr amites (reducirlo en un 65 por ciento) mediante la aplicaci on de un sistema de tr amite documentario. Automatizar una parte del proceso de tr amite documentario. Permitir que los tr amites se procesen m as r apido. Reducir el tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualizaci on de los tr amites. Reducir el tiempo que se invierte en dar mantenimiento y/o actualizaci on de los datos personales u otra informaci on de los remitentes de tr amites.

Cap tulo 3 ANTECEDENTES Y MARCO TEORICO

La presente investigaci on no cuenta con antecedentes, dado que no hay investigaciones realizadas en la mesa de partes de la FIIS, pero si existen referencias o investigaciones anteriores que guardan relaci on con el tema.

3.1.
3.1.1.

Revisi on de la bibliograf a y/o referencias

Formato Electr onico de Documentos Internos

amite documentario La autor Ivonne Milagros Saenz [5] identica el tr como un proceso de apoyo clave y esencial para la realizaci on de procesos de negocio y administraci on de aduanas. A pesar de ser automatizado; ocasiona un enorme gasto de papel, servicio de mensajer a, transporte y lo m as importante el empleo del recurso humano en tr amites burocr aticos lo que representa tiempos muertos. Su objetivo es agilizar la comunicaci on interna y eliminar los gastos innecesarios en que se incurrir a por contar con un proceso ineciente y burocr atico. Describe un sistema de gesti on documentaria basado principalmente en el uso de documentos electr onicos, el correo y el concepto de colaboraci on o trabajo en equipo (Groupware), al cual se denomina Formato Electr onico de Documentos Internos(FEDI). Dicha aplicaci on tiene por objetivo permitir

el ujo de documentos internos tales como, memorando, proyectos, noticaciones, resoluciones, solicitudes e informes. Su trabajo tiene por objetivo mostrar los benecios del uso de documentos electr onicos, los cuales se traducen principalmente en: reducci on de costos, procesos m as ecientes, mejor comunicaci on, coordinaciones y un trabajo en equipo e incluso una nueva organizaci on. Dene conceptos claves, tales como: I. GroupWare: Es una herramienta o tecnolog a que ayuda a los individuos a trabajar juntos en un modelo cualitativamente mejor que el planteado por los esquemas organizacionales tradicionales, es decir est a orientado a mejorar la productividad de los grupos o equipos colaborativos. Categor as de GroupWare: i. Productos de comunicaci on: Se trata de eventos ad hoc o aleatorios, son f aciles y sencillos de usar, est an disponibles a la mayor cantidad de usuarios. Ej.: e-mail, fax, tel efono, videoconferencias, etc. ii. Productos de colaboraci on: Proveen un documento o repositorio donde se consigna el trabajo colectivo y es f acilmente accesible por los miembros del equipo. Ej.: Sistemas de Administraci on de documentos, Software para CAD (Dise no Asistido por computadora) y otros. iii. Productos de coordinaci on: Las personas trabajan en forma conjunta participando en procesos estructurados o semiestructurados, eso es Workow. Ej.: ordenes de compra, procesamiento de quejas, soportes de avance, solicitudes de vacaciones o requisiciones de implementos de ocina. II. Workow: Flujo de procesos administrativos o de negocios, es el conjunto de activos o tareas realizadas en secuencia o paralelo por dos o m as miembros de un equipo de trabajo para lograr un objetivo com un siguiendo un conjunto de reglas preestablecidas. Tipos de Workow: i. De Producci on: En las aplicaciones de workow de producci on, el workow es la tarea principal de los participantes. Ej.: Tramitar solicitud de cr edito. ii. Colaborativo: involucra procesos estructurados o semiestructurados que permiten a varias personas participar en un grupo de trabajo. Ej.: dise no arquitect onico ingenieril, generaci on de informes, etc.

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iii. Administrativo: Involucra procesos administrativos tales como orden de compra, hojas de tiempos y movimientos, reportes de gastos, cambios de ordenes, reportes de calidad y muchas otras actividades que traspasan las barreras departamentales e inclusive de la misma empresa. La autor soluciona el problema aplicando el FEDI (Formato Electr onico de Documentos Internos) centralizado, que consiste en dise nar un proceso de tr amite o gesti on documentaria que permita la comunicaci on directa entre c/u de los participantes de un tr amite y elimine completamente el uso de papel, es decir se basar a en el uso de los documentos y medios electr onicos. Dicha alternativa tambi en comprende el desarrollo e implementaci on del formato electr onico que facilitar a la ejecuci on del proceso previamente establecido. Dicho formato deber a mostrar el contenido del documento en su totalidad y el detalle de las derivaciones realizadas a las personas encargadas de realizar una acci on, adem as de realizar la noticaci on autom atica a los interesados a trav es de mensajes, tales como qui en emiti o el documento, y el responsable actual del mismo. A su vez este formato permitir a adjuntar documento de inter es o relacionados al documento principal (archivos de cualquier tipo). El nuevo aplicativo se denomina FEDI (Formato Electr onico de Documentos Internos). Esta alternativa usa la tecnolog a Groupware, basada especialmente en Workow colaborativo y de administraci on. El aplicativo es desarrollado con la herramienta Domio de Lotus (Lenguaje de programaci on) y trabaja con una sola base documental para la Gesti on de los Documentos internos de aduanas. Se pas o por una serie de etapas muy importantes como: i. An alisis: Donde se realiz o el modelado del negocio, v a casos de uso y diagramas de transici on de estados, y se identic o tres actores fundamentales tales como: Trabajador de aduanas, administrador del sistema y usuario externo. ii. Dise no: Diagrama de clases, el dise no de las interfases del aplicativo y el listado de opciones con las que contar a el aplicativo. iii. Otros: denici on de la arquitectura tecnol ogica que va soportar lo que se va implementar, la seguridad y las pruebas. El resultado fue que se redujo en 6.2 Horas/Hombre en el proceso de documentos, se redujo la numeraci on de documentos y los costos.

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3.1.2.

Sistema de Procesamiento de Documentos

El autor V ctor Gilberto D az Canchay [1] menciona que el sistema de procesamiento de documentos es un generador de productividad. La denici on del Sistema de Procesamiento de Documentos permite comprender cada uno de los m odulos que lo componen, siendo sus componentes: La creaci on de documentos, administraci on de documentos, almacenamiento y visualizaci on, sistemas de impresi on electr onica y seguridad en los documentos. Describe el enfoque sist emico del documento: Menciona que los documentos por naturaleza nos orientan d onde y c omo estos necesitan ser visualizados, impresos y almacenados. La identicaci on de requerimientos y procesos relacionados se encuentra en el qu e hacer diario de las empresas, normalmente cuando llegamos a la ocina y nos preparamos para trabajar, podr amos hacer alguna de las actividades: Leer o identicar algunos documentos, enviar por fax uno o m as documentos, llamar a alguien y discutir acerca de un documento, mantener uno de los documentos en un archivo de pendientes, etc. Describe la eciencia de los documentos: Quiz a es la tendencia de mayor importancia por ser la m as vigente. La creciente necesidad de comunicar y de obtener una respuesta favorable de esa comunicaci on, ha establecido un requerimiento de eciencia en la generaci on, visualizaci on, almacenamiento y acceso al documento. La eciencia tiene su origen en la necesidad de mejorar los siguientes factores: Costo, tiempo (respuesta r apida para atender necesidades de urgencia), ubicaci on (la ubicaci on no debe de ser importante, se debe de poder enviar desde cualquier localidad). Menciona tambi en el rol del documento en el nuevo orden mundial: Siendo el documento tan antiguo como la Humanidad, podemos decir que el documento tiene un rol de creciente importancia debido al nuevo orden mundial, que basa su estructura en la siguiente manera: i. Orden geopol tico: El nacimiento de la globalizaci on ii. Ambiente de negocios: con nuevas reglas para competir, con un capital que se mueve hacia donde ve oportunidades. iii. Nueva empresa: es din amica, desburocratizada, abierta, basada en el compromiso. El autor dene el documento como: Cualquier forma de informaci on estructurada y registrada para la comprensi on humana. 12

La informaci on estructurada puede ser cualquier combinaci on de texto, data, gr acos, im agenes, multimedia. Esta informaci on puede ser registrada en papel o en forma electr onica, en blanco y negro o color. La comprensi on humana se realizar a cuando el documento tenga un autor, una audiencia, un mensaje y una inducci on a la acci on. Cu al debe ser la verdadera imagen del documento? El documento debe: i. Ver el enlace en la cadena de valores de los procesos de negocio ii. Ayudar a la gente a trabajar con la gente iii. Permitir enlazar un negocio con sus clientes, proveedores y todo elemento involucrado en el proceso de negocio. iv. Registrar ideas, acciones y resultados v. Transmitir el conocimiento Menciona que las facetas del documento: Se denen ciertas facetas que identican claramente la funci on del documento y su contribuci on al proceso de negocio. Las facetas son: i. Procesamiento del documento: Agrupa todo tipo de operaci on, procedimiento y medio que permite obtener un documento. Esto involucra medios tecnol ogicos de diversa ndole, tales como Display, Software, medio magn etico, papel, lm, etc. ii. Performance del documento: Esta faceta analiza al documento y su efectividad para comunicar, es decir que el receptor de este documento logre percibir el verdadero mensaje del emisor del documento. Hoy en d a se necesita documentos que informen oportunamente. iii. Acceso al documento: se reere al modo y al medio de c omo accesamos al documento, esto quiere decir Software, almacenamiento f sico, etc. Describe el ciclo de vida del documento: La concepci on, ensamblaje, archivo y recuperaci on, distribuci on, visualizaci on, impresi on y acabado. Finalmente incorpora conceptos modernos como: GroupWare: colaboraci on persona a persona para fomentar la colaboraci on y productividad interpersonal, automatizando muchas tareas y mejorando la eciencia de otras. Fomentar la colaboraci on y coordinaci on entre la gente. Facilitar el acceso compartido a los documentos. Habilitar la comunicaci on entre grupos de personas. WorkFlow: Es el material y documentos que deben ser seleccionados, organizados enrutados, discernidos y actualizados sobre la distribuci on de cualquier tipo de producto o servicio. 13

El autor, para solucionar el problema, propone utilizar un sistema para customizar el documento, es decir brindar a facilidades para crear documentos de manera r apida y no complicada. Se podr a ofrecer as un documento como producto. Para la administraci on de documentos propone que mediante una adecuada capacidad de manejar mensajes en un sistema de Base de Datos compartida, asociado con la instalaci on de Workow y el Groupware impide que se desarticulen los procesos de trabajo. Para el almacenamiento y recuperaci on propone en HSM (Hierarchical Storage Managment) que permitir a la migraci on autom atica de documentos, es decir, mantiene los documentos en un medio magn etico de alta velocidad para un acceso m as r apido, Los documentos temporales nunca son almacenados en medio opticos, economiza espacio y tiempo. Finalmente propone el uso de sistemas de impresi on electr onica: ocina con menos papel, usando el Internet. El papel es potencialmente un medio de comunicaci on personalizado.

3.1.3.

Mejora del rendimiento en la atenci on de tr amites en una Ocina Nacional de Pensiones

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El autor Jos e Lu s Roncal Carrasco [2] menciona los procesos relacionados al tr amite documentario en una Ocina Nacional de Pensiones (ONP): i. Proceso de orientaci on y recepci on: Se encarga de orientar, vericar y registrar documentos, solicitudes y expedientes de los asegurados o derecho habientes. Dentro de sus funciones, tiene que recibir solicitudes y expedientes, clasicar los expedientes y solicitudes seg un los criterios de Pensionistas No pensionistas, entrega los expedientes y solicitudes al proceso de clasicaci on. Producto: expedientes y/o solicitudes. ii. Proceso de Vericaci on: Se encarga de comprobar mediante labores de vericaci on, los aportes realizados por los asegurados y extractar las remuneraciones del asegurado. Dentro de sus funciones, tiene que recibir plantillas generadas por el proceso de calicaci on, ejecutar la labor de vericaci on y devuelve al proceso de calicaci on las plantillas procesadas. Producto: Plantilla. iii. Proceso de calicaci on: Se encarga de administrar el proceso de otorgamiento de derechos pensionarios. Dentro de sus funciones, tiene que

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recibir expedientes y/o solicitudes clasicados por los criterios Pensionistas No pensionistas, genera las plantillas de vericaci on y las entrega a la empresa encargada del proceso de vericaci on, recibe las plantillas procesadas, anexa todos los documentos al expediente y procede a calicar al derecho pensionario, generando la resoluci on y/o noticaci on, para remitir a los interesados. Producto: expedientes y/o solicitudes Emplea conceptos de enfoque basado en procesos, cadena de valor, diagrama de anidad, diagrama de ujo y diagrama causa efecto. El autor menciona que el problema es que el 54.9 por ciento de los tr amites concluyen con la atenci on, es decir son terminados, y el 45.1 por ciento no son terminados. Para mejorar el rendimiento en la atenci on de tr amites asegurados se fundamenta en el uso de medidas de calidad como el enfoque basado en procesos, cadena de valor, diagrama de ujo y diagrama de causa efecto, permitiendo alcanzar un mayor rendimiento en la atenci on de los tr amites con un consiguiente aumento del volumen de expedientes calicados y as brindar al asegurado un servicio r apido, oportuno y eciente. El proceso principal que era el cuello de botella es el de calicaci on, donde exist a un elevado porcentaje de 49 por ciento de tr amites que no conclu an con la calicaci on, restando estos casos rendimiento a este proceso. Por lo que se procedi o a desarrollar las siguientes actividades: i. Descripci on de los tipos de esperas en los tr amites y determinaci on de la incidencia de esperas por expediente. ii. Aplicaci on de lluvia de ideas a las causas como a las soluciones, se clasican por grupos de ideas anes y buscar relaciones de ideas entre todas las contribuciones. iii. Representaci on del diagrama de Ishikawa; determinando las causas y el efecto del problema. iv. Se eval uan las alternativas propuestas considerando las ventajas y desventajas. Implementaci on de alternativas propuestas. v. Se verica la implantaci on de las alternativas propuestas. Mejorar el proceso de ser necesario. Los resultados fueron: Mes 7: 77.7 por ciento de expedientes terminados Mes 8: 77.4 por ciento de expedientes terminados Mes 9: 82.1 por ciento de expedientes terminados Mes 10: 86.7 por ciento de expedientes terminados Mes 11: 82.4 por ciento de expedientes terminados

Mes 12: 84.8 por ciento de expedientes terminados Mes 13: 87.1 por ciento de expedientes terminados Con lo cual se logr o elevar el rendimiento.

3.1.4.

Sistema de Informaci on de Tr amite Documentario en el Instituto Nacional de Investigaci on y Capacitaci on de Telecomunicaciones

Software en el mercado: El Instituto Nacional de Investigaci on y Capacitaci on de Telecomunicaciones (INICTEL) [6] desde hace 6 a nos viene realizando investigaciones y desarrollos con software libre (Open Source), a trav es de La Divisi on de Inform atica, Es as que se cuenta en la actualidad con una serie de Sistemas en Software Libre bajo entorno Web. Entre ellos destaca el Sistema de Informaci on de Tr amite Documentario (SITRAM), que tiene como objetivo mejorar el sistema de tr amite documentario en sus distintas etapas a trav es de procedimientos adecuados que permitan una atenci on efectiva a todos los usuarios. Este sistema permite registrar, foliar, clasicar, distribuir y hacer un seguimiento de los documentos, para lo que contar a con los siguientes m odulos: i. Correo Electr onico: Este m odulo permite una mayor comunicaci on entre los directores de la instituci on. As mismo, reduce el n umero de documentos enviados a nivel interno. ii. Control Documentario: Este m odulo permite realizar un seguimiento del estado de los documentos que ingresan a la instituci on, con el n de optimizar los servicios brindados al cliente. Este sistema es empleado por todas las direcciones y ocinas de la instituci on, con el n de averiguar el estado de sus documentos.

3.1.5.

Plataforma masiva para tr amite documentario en el Ministerio de Salud

Software en el mercado: En el Ministerio de Salud [4] se ha implementado una plataforma masiva para tr amite documentario. Menciona que el tr amite de documentos en una instituci on grande del estado es un proceso bastante complicado por el volumen de datos que es necesario manejar para lograr una gesti on efectiva de la informaci on. Esto 16

puede producir stress en el personal encargado de gestionar los documentos y producir problemas y desmoralizaci on en los empleados. El proceso de gesti on de documentos se puede abordar de diversas formas, sin embargo lo que resulta complejo es hacer que los usuarios se sientan comprometidos con el sistema para que lo usen efectivamente. Lo siguiente que hay que tener en cuenta es que los usuarios del sistema tienen que realizar otras tareas y desde su punto de vista consideran el ingreso de documentos como una actividad secundaria que frena su labor diaria, por ello es cr tico lograr la mayor automatizaci on posible en el ingreso de los datos y hacer que la operaci on sea lo m as simple posible porque la capacitaci on de una gran cantidad de usuarios por largo tiempo ser a una perdida de recursos innecesaria gastado en opciones de poca utilidad pr actica.

3.1.6.

Tr amite documentario v a web en el Ministerio de Agricultura

Software en el mercado: En el Ministerio de Agricultura [7] se ha desarrollado un sistema de tr amite documentario que permitir a realizar un seguimiento v a WEB del estado de los documentos que ingresan al Ministerio de Agricultura (MINAG), con el n de optimizar los servicios brindados a sus usuarios externos e internos. A trav es de consultas directas a la base de datos del MINAG, utilizando algunos datos generales (n umero, remitente, fecha, etc.) podr a acceder a la informaci on del estado del documento. Para una mejor utilizaci on del Tr amite Documentario v a Web, pone al alcance de los usuarios registrados una gu a r apida. Una vez ingresado su nombre de usuario y clave, le indican al usuario paso a paso como iniciar las consultas.

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Figura 3.1: Sistema de tr amite documentario v a web del Ministerio de Agricultura

3.1.7.

Sistema de tr amite documentario en la universidad San Pedro de Chimbote

Software en el mercado: En la universidad privada San Pedro de Chimbote [3] se ha desarrollado un sistemas que permite hacer un seguimiento a los tr amites, la portada del sistema es como se ve en la gura siguiente:

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Figura 3.2: Pantalla del sistema de tr amite de la universidad San Pedro El sistema permite registrar todos los tr amites que se dan en la universidad y hacer reportes de los mismo, como el que se muestra en la gura siguiente:

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Figura 3.3: Listado de estado de tr amites Posee muchas otras funcionalidades, tales como actualizaci on de tr amites, registro de remitentes, eliminaci on de tr amites, etc. Lo que permite que en la universidad de San Pedro los tr amites se gestionen de manera optima.

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3.2.
3.2.1.

Marco Te orico
Tr amite Documentario

A continuaci on deno los siguientes conceptos: Remitente: Persona que realiza un tr amite documentario con una determinada instituci on mediante una solicitud, memorando, invitaci on, etc. Por tal motivo, posteriormente pedir a un servicio a la organizaci on para estar pendiente del estado del tr amite documentario presentado. Mesa de Partes: Es una unidad organizacional, que es responsable de realizar algunas acciones para cumplir con un procedimiento administrativo determinado. Es decir, se encargar a de recepcionar los tr amites, registrarlos, darles mantenimiento, derivarlos a las dependencias que corresponden y darle informaci on oportuna a los remitentes cuando hagan consultas. amite, generalmente Dependencia: Es la persona a la cual va dirigida un tr esta persona tiene a su cargo un area de la instituci on. Tr amite: Es el objeto que un remitente presenta f sicamente (impreso) o virtualmente (digitalizado) a una mesa de partes. Este objeto puede tener atributos como el nombre del remitente, el nombre del destinatario (dependencia), la direcci on del remitente, la fecha en la que se entrega el tr amite, el motivo o contenido del tr amite, etc. Tiempo de proceso por tr amite: Es el tiempo transcurrido desde que se presenta un tr amite hasta saber su resultado nal. Por ejemplo, si es una solicitud, desde su presentaci on hasta saber su aprobaci on o desaprobaci on. Si es de otro tipo, desde su presentaci on hasta llegar a su destinatario respectivo (dependencia). Tiempo de respuesta a los solicitantes: Es el tiempo que el encargado de mesa de partes demora para satisfacer una consulta del solicitante.

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Estos conceptos nos permiten tener una idea del tema de investigaci on, que se centra en el tiempo de respuesta a los remitentes cuando hacen consulta del estado de sus tr amites, esto se da cuando un remitente ya ha presentado un tr amite respectivo y despu es de ello quiere darle seguimiento a su tr amite. El fen omeno ocurre precisamente en ese momento debido a la carencia de una herramienta (Sistema de tr amite documentario) que permita principalmente minimizar el tiempo de respuesta a los remitentes, adem as de permitir una mejor gesti on de los tr amites. Dicha gesti on de los tr amites abarca desde el registro de los principales atributos del tr amite en el sistema, darles mantenimiento, actualizaciones y hacer que lleguen m as r apido a las dependencias que corresponden.

3.2.2.

Funcionamiento de la mesa de partes de la FIIS

Modelo del negocio (Tr amite documentario): El modelo del negocio nos permitir a posicionarnos en el esquema general y los procedimientos que gobiernan el negocio. Este modelo provee una descripci on de d onde se va a ajustar el sistema de software considerado dentro de la estructura organizacional y de las actividades habituales. Tambi en provee la justicaci on para la construcci on del sistema de software al capturar las actividades manuales y los procedimientos automatizados habituales que se incorporar an en el nuevo sistema, con costos y benecios asociados. Especicaci on de reglas de negocio: A continuaci on se mostrar a un glosario de t erminos y se especicar a un cat alogo con las reglas del negocio. a. Glosario de T erminos:

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Cuadro 3.1: Glosario de t erminos del modelo del negocio b. Cat alogo de reglas del negocio:

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Cuadro 3.2: Reglas del negocio Identicaci on de los procesos del negocio En el cuadro siguiente se muestran los procesos del negocio:

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Cuadro 3.3: Procesos del negocio En el gr aco siguiente se muestran los casos de uso del negocio:

Figura 3.4: Casos de uso del negocio

3.2.3.

Sistema de informaci on de tr amite documentario

Para medir el tiempo de respuesta a los remitentes de tr amites documentarios se utilizar a un peque no formato impreso que medir a el tiempo que se demora en dar respuesta a los remitentes con la ayuda de un sistema de tr amite documentario, y se medir a el tiempo que se demora en dar respuesta a los remitentes cuyos tr amites se realizan de manera manual. Todo esto con el objetivo de ver si hay diferencias signicativas en los tiempos de respuesta usando un sistema de tr amite documentario o haci endolo de forma manual. El sistema se desarrollar a utilizando el enfoque orientado a objetos, el cual permite realizar un an alisis din amico de la situaci on.

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Se realizar a el diagrama de casos de uso, el cual nos muestra cuales son los actores del negocio, es decir los protagonistas que van a interactuar en el proceso de tr amite documentario. Por otro lado, muestra los requerimientos que el sistema va a satisfacer, esto se representa mediante un caso de uso (una elipse). El diagrama de casos de uso identicado para el dominio del sistema es el que se muestra en la gura 3.5.

Figura 3.5: Diagrama de casos de uso del negocio La descripci on de los casos de usos m as importantes los veremos a continuaci on.

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Cuadro 3.4: Registro de datos del tr amite El cuadro 3.4 muestra la descripci on del caso de uso registrar datos del tr amite.

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Cuadro 3.5: Consulta de Tr amite El cuadro 3.5 muestra la descripci on del caso de uso Consulta del Tr amite

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Finalmente en la gura 3.6. presentamos el diagrama entidad relaci on, donde se muestran las tablas principales con sus atributos, a los cuales el sistema dar a mantenimiento y crear a registros.

Figura 3.6: Diagrama entidad relaci on La denici on de los atributos se muestra en el cuadro 3.6.

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Cuadro 3.6: Diccionario de atributos 30

Las pantallas m as importantes del sistema se muestran a continuaci on: Pantalla de ingreso de nuevo tramite: Para iniciar un tr amite, el usuario debe registrar este en el sistema. Para esto se selecciona la opci on Registro de nuevo tr amite del men u Operaciones Diarias.

Figura 3.7: Pantalla ingreso de un tr amite

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En la secci on Principal de la ventana que se muestra, el usuario debe seleccionar el tipo de tr amite a realizar de la lista desplegable Tipo Tr amite y la descripci on general del tr amite, esto es, si el documento ha tramitarse es una solicitud (el tramitante espera recibir algo) o un documento (no se espera recibir nada), en la lista desplegable Descripci on general. Tambi en se debe especicar qui en es el tramitante, seleccionando de la lista desplegable Tramitante el c odigo si est a registrado en la base de datos. Si no est a registrado, deber a ingresarse los datos del nuevo tramitante en la opci on Nuevo tramitante del men u Actualizaciones. En la secci on Detalle, se debe especicar el estado del tr amite, que por omisi on es Pendiente al iniciarse un nuevo tr amite. Se debe ingresar la Fecha de Ingreso del tr amite, haciendo clic en el bot on de la derecha para mostrar un calendario donde se podr a elegir la fecha (por omisi on es la de hoy). De forma similar, se procede para el ingreso de la Fecha de Inicio de Estado, que por ser el primer estado del tr amite, deber a ser igual a la Fecha de Ingreso. Por u ltimo se debe seleccionar el Destinatario, es decir, la dependencia a donde se remite el documento, y la Operaci on a realizar en la dependencia. Cuando se hallan llenado todos los datos, se procede a hacer clic en grabar, con lo que se generar an los c odigos del tr amite y de su detalle, y se mostrar a una ventana solicitando la conrmaci on del usuario. Para continuar, hacer clic en Aceptar y Cancelar para no grabar. Pantalla para insertar nuevo detalle: Cuando el tr amite ya est a registrado y conforme avanza en su ruta, se insertar an nuevos detalles de tr amite. Para esto se deber a ingresar a la opci on Insertar nuevo detalle del men u Operaciones diarias. Se mostrar a la ventana donde se deber a seleccionar el c odigo de tr amite al cual deseamos insertar un nuevo detalle. Para ello, se hace clic en el bot on VER TRAMITES, con lo cual se mostrar a una lista de todos los tr amites ingresados. Al seleccionar el c odigo, aparecer a la Fecha de Ingreso del Tr amite y la Fecha de Inicio de Estado.

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Figura 3.8: Pantalla insertar detalle 1 Luego, se deber a seleccionar el nuevo Destinatario y Operaci on. Tambi en se cambia el estado a En Proceso, Anulado, Detenido o Procesado seg un sea el caso.

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Figura 3.9: Pantalla Insertar detalle 2 Cuando se hallan llenado todos los datos, se procede a hacer clic en GRABAR, con lo que se generar an el c odigo del nuevo detalle, y se mostrar a una ventana solicitando la conrmaci on del usuario. Para continuar, hacer clic en Aceptar y Cancelar para no grabar. Pantalla de actualizaciones y seguimiento: En esta ventana se har an las actualizaciones del detalle del tr amite, de acuerdo este sigue su ruta y cambia de estado, y la consultas para realizar el seguimiento de un determinado tr amite con el n de conocer su estado. Para acceder a esta ventana se debe seleccionar la opci on Actualizaciones y seguimiento del men u Operaciones Diarias.

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Figura 3.10: Pantalla actualizar detalle 1 Se debe ingresar el c odigo del tr amite seleccionando el bot on VER TRAMITES, con lo cual se mostrar a una lista de todos los tr amites ingresados. Se seleccionar a el tr amite haciendo doble clic en el registro deseado.

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Figura 3.11: Pantalla actualizar detalle 2 Al seleccionar un registro, aparecer an los c odigos del tr amite y de su detalle, y todos los datos del tr amite y su detalle hasta la u ltima actualizaci on. Opcionalmente, se podr a introducir una nueva Fecha de Inicio de Estado, haciendo clic en el bot on CALENDARIO de la derecha para mostrar un calendario donde se podr a elegir la fecha (por omisi on es la de hoy). De forma similar, se proceder a para ingresar la Fecha de Fin de Estado. Opcionalmente, se podr a ingresar el n umero de la Factura de Pago (en caso el tr amite requiera un pago) especicando el Monto de Pago correspondiente. Cuando el tr amite haya nalizado se deber a especicar la Fecha de Salida del mismo, siguiendo el procedimiento t pico para seleccionar fecha. Cuando se hallan llenado todos los datos, se procede a hacer clic en GRABAR, y se mostrar a una ventana solicitando la conrmaci on del usuario. Para continuar, hacer clic en Aceptar y Cancelar para no grabar. 36

Cap tulo 4 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

4.1. Tipo de Investigaci on

La presente investigaci on es del tipo correlacional, porque se pretender a estudiar c omo afecta la aplicaci on de un sistema de tr amite documentario, cuyo indicador es el n umero de tr amites que tiene registrado, al tiempo de respuesta a los remitentes de documentos (variable dependiente), es decir saber c omo se puede comportar la variable dependiente conociendo el comportamiento de la variable independiente. Tambi en, la literatura nos muestra que han habido investigaciones que se relacionan con el problema que aborda esta investigaci on (referencias).

4.2.

Tipo de Dise no

El tipo de dise no es experimental puro, por las siguientes razones: i. Se puede manipular intencionalmente la variable independiente (Sistema de tr amite documentario) ii. Se puede medir de manera conable el efecto que tiene la variable independiente sobre la variable dependiente (tiempo de respuesta a los remitentes de solicitudes). iii. La variaci on de la variable dependiente se debe u nicamente a la manipulaci on de la variable independiente.

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Cap tulo 5 DE LA DISENO INVESTIGACION

5.1. Objeto de la Investigaci on

El objeto de investigaci on viene a ser un documento, el cual es procesado en la Mesa de Partes de la FIIS. Los documentos que se procesan en la Mesa de Partes de la FIIS se muestran en el cuadro siguiente.

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Cuadro 5.1: Tipos de documentos

5.2.

Poblaci on

La poblaci on son todos los documentos que procesa la mesa de partes de la FIIS en el periodo Marzo-Julio de 2007.

5.2.1.

Tama no de la Poblaci on

El tama no de la poblaci on es aproximadamente 90 documentos por mes. La poblaci on se puede clasicar en solicitudes, y en otros documentos.

39

5.3.
5.3.1.

Muestreo
T ecnica de Muestreo

Los datos se van a recolectar mediante una encuesta, la cual voy a dise nar. Dicho instrumento, al ser aplicado sobre la variable dependiente e independiente, recoger a su medida para luego ser decodicada y as permitir realizar el an alisis. Tama no de la muestra: En la siguiente gura se muestra la f ormula a usarse para el c alculo de la muestra:

Figura 5.1: F ormula para calcular la muestra Donde aproximadamente el error est andar es 0.224 y la varianza de 5 minutos. Tenemos entonces que la muestra es de 48 documentos. En la gura siguiente se muestra la encuesta que deber a de ser llenada a la hora de realizarse las consultas de los remitentes:

Figura 5.2: Encuesta de Control del tiempo de respuesta a consultas de remitentes

40

5.4.
5.4.1.

Variables
Variables Independientes

En la investigaci on se identica s olo una variable independiente, que viene a ser el m etodo de procesamiento de tr amite documentario, lo que implica la aplicaci on o no aplicaci on del sistema de informaci on de tr amite documentario, el cu al ser a medido por el indicador: N umero de tr amites que tiene registrado el sistema.

5.4.2.

Variables Dependientes

En la investigaci on se identica una variable dependiente, que viene a ser: El tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de tr amites documentarios; la cual se ver a afectada si se aplica o no la variable independiente.

5.5.
5.5.1.

Instrumentos de Medici on
Instrumentos para las Variables Independientes

Se dene el indicador: N umero de tr amites registrados. El cu al nos dir a cu antos tr amites tiene registrado el sistema. Para recolectar este dato, se llenar a un peque no formulario donde se indique cu antos tr amites tiene registrado el sistema.

5.5.2.

Instrumentos para las Variables Dependientes

Para poder tomar los datos, es decir, para medir el tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de tr amites documentarios, se utilizar a una encuesta muy breve donde se especique: El tipo de tr amite documentario, fecha y hora en que se inici o la consulta del remitente, nalmente la fecha y hora en que se satiszo la consulta del remitente.

5.6.

Dise no del Experimento

Como ya se ha identicado, para esta investigaci on existe una variable independiente, cuyo indicador es el n umero de tr amites que tiene registra41

Figura 5.3: Encuesta de Control del tiempo de respuesta a consultas de remitentes do, y una variable dependiente (Tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de tr amites). Para ello, una vez seleccionado a que grupo de documentos se va a aplicar el sistema y a que grupo no, se procede a medir el tiempo de respuesta para cada documento en cada uno de los dos grupos. El dise no de experimento propuesto, que est a a un por mejorar, es el que se muestra en la gura siguiente:

Figura 5.4: Dise no de experimento En dicho dise no, se llenar an los datos provenientes de las encuestas, cabe se nalar que en el experimento se divide en resultados del primer mes de prueba y segundo mes de prueba. Luego se proceder a al realizar el an alisis de datos para probar la hip otesis planteada, si se acepta o rechaza.

5.7.

Hip otesis

A continuaci on denimos la hip otesis de investigaci on y la hip otesis nula: Hi: El tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos utilizando un sistema de informaci on de tr amite documentario es menor al 42

tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos si no se utilizara el sistema. Ho: El tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos utilizando un sistema de informaci on de tr amite documentario no es menor al tiempo de respuesta a las consultas de los remitentes de documentos si no se utilizara el sistema. Est a por demostrar que la distribuci on de la poblaci on es normal, pero si est a denido que las varianzas de las poblaciones son desconocidas. Por lo tanto, lo primero que habr a que hacer es demostrar si las varianzas son iguales o diferentes, para ello se usa la prueba F. Luego, en base al resultado se utilizar a la prueba T de student para demostrar o rechazar la hip otesis planteada.

5.8.

Modelo de Soluci on

El modelo de soluci on recibe como entrada la variable independiente y luego de ser procesada se obtiene como resultado la variable dependiente. Cabe se nalar que, a un grupo de N tr amites se le aplicar a el sistema y a otro grupo de N tr amites no se le aplicar a el sistema, lo cual inuir a en el tiempo de respuesta a los remitentes, que se obtendr a a trav es del registro en una encuesta. Una vez obtenidos los resultados, se proceder a al an alisis de los datos y la prueba de hip otesis.

5.8.1.

Proceso administrativo

Seg un el estatuto de la mesa de partes de la FIIS, el horario de atenci on empieza a las 8 de la ma nana y termina a las 5pm. Durante el transcurso del horario de trabajo, el encargado de mesa de partes y/o su ayudante procesar an 24 documentos manualmente y 24 documentos utilizando el sistema, de manera que se completa la muestra de 48 documentos. Los documentos, una vez registrados, son susceptibles a ser consultados por los remitentes a cualquier hora del d a, de 8am a 5pm, para saber su estado o c omo se encuentra su tr amite. Cuando ocurra dicho evento, el encargado de mesa de partes y/o su ayudante atender an la consulta manualmente o utilizando el sistema si es que el documento que present o el remitente se 43

encuentra en el grupo de los procesados manualmente o por el sistema respectivamente. Tambi en, durante la consulta el encargado de mesa de partes o su ayudante llenar a la encuesta para el registro del tiempo de respuesta que se mostr o anteriormente. Luego de transcurrido una semana aproximadamente, se recabar an las encuestas llenadas y se proceder a su respectivo an alisis. Luego el experimento se repite para otro grupo de documentos.

44

Cap tulo 6 PLANIFICACION

6.1. Cronograma de Trabajo

El cronograma de trabajo se dar a en 5 meses, desde Marzo del 2007 hasta Julio del 2007. La siguiente tabla muestra como se desarrollar a el cronograma de trabajo:

Figura 6.1: Cronograma de trabajo

6.2.

Presupuesto de la Investigaci on

Los recursos a usar se muestran a continuaci on:

45

Figura 6.2: Recursos Los costos a incurrir por estos 5 meses de trabajo se muestran a continuaci on:

Figura 6.3: Costos

6.2.1.

Fuentes de Financiamiento

El nanciamiento ser a por fuentes propias

46

Cap tulo 7 CONCLUSIONES

7.1. Conclusiones

i. El tema que se ha investigado es viable porque se ha denido claramente el objeto de la investigaci on, el cu al es un documento. Se ha denido claramente las variables dependientes e independientes. El software a utilizar est a casi terminado, lo cu al demandar a a lo m as un mes en mejorarlo. Los resultados de cada experimento se estima que demorar an a lo m as una semana. Tambi en la muestra de la poblaci on es mayor a uno, ya que son todos los tr amites documentarios que procesa la Mesa de Partes de la FIIS. El experimento es repetible y no depende de terceras personas. ii. El tema investigado est a justicado porque permitir a reducir el n umero de horas-hombre en el procesamiento de tr amites, lo cual implica un ahorro importante para la ocina de Mesa de Partes. Tambi en, permitir a resolver los problemas que se pueden incurrir al procesar un tr amite en forma manual. iii. El dise no de experimento elaborado permitir a registrar los resultados en dos grupos, el primero es el de solicitudes y el segundo es el de otros documentos, a los cuales algunos ser an afectados por la aplicaci on del sistema de informaci on de tr amite documentario y otros no. El registro de los datos en el dise no de experimento propuesto ser a por cada mes.

7.2.

Recomendaciones

i. Se recomienda mejorar el dise no del experimento, ya que a un hay ajustes que se deber an de realizar previo a un an alisis profundo para su elaboraci on. 47

ii. Es necesario capacitar a las personas que van a usar el sistema de informaci on de tr amite documentario. Realizarlo demandar a aproximadamente una semana, ya que el sistema es f acil de usar.

7.3.

Trabajos Futuros

Como trabajo futuro se propone realizar un estudio para un tr amite documentario general, que se adapte a cualquier instituci on y que principalmente el sistema que apoye el proceso sea v a web, lo cual permitir a que los remitentes puedan hacer consultas desde sus casas usando internet y reciban una respuesta on-line.

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Bibliograf a
[1] V ctor Gilberto D az Canchay. Sistema de procesamiento de documentos. Masters thesis, Universidad Nacional de Ingenier a - FIIS, 1998. [2] Jos e Luis Roncal Carrasco. Mejoras en el rendimiento de calicaci on de tr amites en el sistema nacional pensionario. Masters thesis, Universidad Nacional de Ingenier a - FIIS, 2004. [3] Ocina de Sistemas en Inform atica. Manual del sistema de control documentario. Technical report, Universidad privada San Pedro, 2006. [4] Carlos Espinoza (director de sistemas del Ministerio de Salud). Ministerio de salud implementa plataforma masiva para tr amite documentario. Technical report, Ministerio de Salud, 2006. [5] Ivonne Milagros Saenz. Tramitaci on electr onica de documentos internos en aduanas. Masters thesis, Universidad Nacional de Ingenier a - FIIS, 2003. [6] P agina web de INICTEL. Sistemas de informaci on. Technical report, Instituto Nacional de Investigaci on y Capacitaci on de Telecomunicaciones (INICTEL), 2006. [7] P agina web del Ministerio de Agricultura. Sistema de tr amite documentario. Technical report, Ministerio de Agricultura, 2006.

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