UNIDAD III: METODOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1. 2. 3. 4. 5. Principales mtodos de Auditar. Tcnicas, procedimientos y programas. Fases del proceso de auditora. Tcnicas de recoleccin de la informacin. Cdulas y papeles de trabajo.

3.1 PRINCIPALES METODOS DE AUDITAR I: Mtodo de William P. Leonard propone que antes de implementar un programa general de auditora administrativa, es indispensable contar con la aprobacin y apoyo de la direccin. Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de auditora es la formulacin de una poltica que seale objetivos e indique un plan para su consecucin. En este plan debe incluir: La seleccin del personal adecuado, la implementacin de un programa de capacitacin que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo.

3.1 PRINCIPALES METODOS DE AUDITAR

II: Mtodo del Instituto Americano de Administracin Plantea que en cada tipo de organizacin se evalan 10 reas que se deben incluir en el programa de auditora. III: Mtodo de la auditoria de control de calidad Sirve para hacer el seguimiento del proceso de control. IV: Mtodo del anlisis factorial del Banco de Mxico Consiste en cinco etapas que se deben incluir en el programa de auditora. V: Mtodo de la Contralora General de la Repblica de Nicaragua. Expresa que la ejecucin de una auditora administrativa implica el desarrollo del proceso que se cumple en cinco fases:

3.1 PRINCIPALES METODOS DE AUDITAR

Para nuestro curso, consideraremos el mtodo que propone la Contralora General de la Repblica de Nicaragua FASE I: Estudio preliminar FASE II: Comprensin de la entidad a auditar FASE III: Identificacin y seleccin de las reas dbiles o crticas FASE IV: Examen detallado de las reas crticas FASE V: Comunicacin de los resultados de la auditora. Los mtodos varan para los distintos tipos de Organizaciones, por lo que stos pueden funcionar como gua para realizar una auditora administrativa de manera prctica, sin embargo, el auditor requerir creatividad para adaptar uno o varios de los mtodos a la situacin y caractersticas particulares de la Organizacin que examinar.

3.2 TECNICAS, PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS

Para realizar la auditora, es necesario crear los procedimientos relativos al trabajo y a la documentacin base de la opinin del auditor administrativo. TECNICAS: Las tcnicas de auditora son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el auditor utiliza para lograr la informacin y comprobacin necesaria que le permita emitir su opinin profesional. Las tcnicas de auditora aplicables a la auditora administrativa son: Estudio general: Es la apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa y de las partes importantes, significativas o extraordinarias que la componen.

3.2 TECNICAS, PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS

TECNICAS: Anlisis: De la estructura organizativa de la empresa, para ver como est integrada y su funcionamiento, as como de otras reas importantes seleccionadas. Inspeccin: Examen fsico de bienes materiales o de documentos con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un bien u operacin. Confirmacin: Obtencin de comunicacin escrita de una persona, que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operacin. Observacin: Consiste en la presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones o hechos. Clculo: Es la operacin matemtica para verificar un resultado.

3.2 TECNICAS, PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS: Conjunto de tcnicas aplicables a una actividad, para determinar si de hecho existe un problema o una situacin que afecta la eficacia, economa o eficiencia (Hallazgo de auditora) y de ser as, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solucin pertinente. El auditor deber, aplicando su criterio profesional, decidir cul tcnica o procedimiento de auditora o conjunto de ellos, sern aplicables en cada caso para obtener la certeza moral que fundamente una opinin objetiva y profesional. El auditor deber determinar la extensin o alcance de los procedimientos de auditora a realizar. Existen procedimientos de auditora de aplicacin general, una o ms tcnicas de auditora, que forman una metodologa de auditora administrativa.

3.2 TECNICAS, PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS

PROGRAMAS: Describen especficamente como se debe llevar a cabo la ejecucin de una auditora. Contienen la relacin ordenada de forma secuencial y lgica de las diferentes actividades para desarrollar los procedimientos. Los programas de auditora tienen suma importancia pues son los medios que relacionan los objetivos propuestos para una auditora especfica con la ejecucin real del trabajo. Generalmente los programas de auditora presentan inicialmente una relacin directa con los motivos y objetivos de la auditora respectiva e identifican la informacin que debe reunirse y los pasos ms importantes para la evaluacin ya sea de la eficacia, economa o de la eficiencia. Los programas de auditora deben conducir a desarrollar las evidencias que se obtengan para formular recomendaciones vlidas y pertinentes.

3.3 PARTES Y FASES DEL PROCESO DE AUDITORIA

PARTES O ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA: Todo trabajo de auditora, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes partes o etapas que son: 1. Familiarizacin: Estudio y Planificacin 2. Investigacin y Anlisis: Examen detallado o evaluacin. 3. Diagnstico: Elaboracin del informe. FASES DEL PROCESO DE AUDITORIA: 1. Estudio preliminar: Recopilacin de la informacin, procedimientos de auditora para esta fase, etc. 2. Comprensin de la entidad: Datos generales de la Empresa, antecedentes, giro del negocio, regulacin legal, etc. 3. Identificacin y seleccin de las reas crticas: Aspectos bsicos, control interno administrativo, anlisis de desviaciones, desarrollo de objetivos, riesgo, etc.

3.3 PARTES Y FASES DEL PROCESO DE AUDITORIA

FASES DEL PROCESO DE AUDITORIA: 4. Examen detallado de las reas crticas: Programa de auditora para las reas crticas, tcnicas de anlisis administrativo, procedimientos a implementar, caractersticas de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. 5. Comunicacin de los resultados de auditora: Informe sistemticos sobre resultados de la auditora, informe final de resultados. La planeacin y programacin del trabajo en una auditora se realiza en forma progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las cinco fases del proceso. Es decir, que inicialmente se programar el trabajo de la Fase I y con base en los resultados se programar la Fase II y as sucesivamente.

3.4 TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION

Una vez determinado el alcance, el personal y la frecuencia de la auditora, se procede a realizar la auditora, lo cual implica la investigacin y el anlisis de los hechos que ocurren en el presente y as poder determinar los problemas de la organizacin. TECNICAS: A) Entrevistas: Propsito e importancia de la misma, cuestionarios o narrativa, se debe ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados como opinin general. Son la tcnica ms utilizada en Auditora Adm. B) Cuestionario de Auditora Administrativa: Generalmente se relaciona con los principios del proceso administrativo: Planeacin, organizacin, direccin, integracin de personal y control.

3.4 TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION

TECNICAS: C) Examen de la documentacin. (Investigacin documental): Concluida la parte preparatoria, se procede a la instrumentacin de la auditora, etapa en la que se tiene que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables, de acuerdo a las circunstancias y el manejo de los papeles de trabajo y evidencia.

3.5 CEDULAS Y PAPELES DE TRABAJO

CEDULAS: Son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en sumarias y analticas. Las sumarias resumen todo lo concerniente al Hallazgo (Condicin, criterio, efecto, causa, conclusin y recomendacin). Las analticas sustentan, fundamentan o demuestran los hallazgos. Se utilizan para recopilar informacin, integrar referencias documentales, hallazgos, evidencias, etc. Su uso fortalece en gran medida las alternativas para recopilar informacin, ordenar las acciones y representar en forma objetiva, los avances obtenidos como la interrelacin entre empleados y resultados alcanzados. Para definir la estructura de una cdula, es necesario precisar con claridad el objetivo que debe cumplir, el rea a la cual est dirigida, el tipo de informacin que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarlo y los resultados que se esperan obtener.

3.5 CEDULAS Y PAPELES DE TRABAJO

PAPELES DE TRABAJO: Son el conjunto de cdulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de la: Informacin obtenida en el transcurso del examen. Evaluacin de la efectividad del control interno administrativo y de la identificacin y seleccin de las reas crticas. Evaluacin o desarrollo de los hallazgos. Registros que el auditor conserva sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones incluidas en su resumen.

3.5 CEDULAS Y PAPELES DE TRABAJO

Sirven para: Proporcionar soporte de hechos y argumentos. Ayudar a ejecutar y supervisar el trabajo. Presentarse como evidencias. Pruebas de auditora: Informacin que constituye la base en que se sustentan las opiniones, conclusiones o informes del auditor. La informacin obtenida debe ser adecuada, cuantitativamente apropiada para lograr resultados de auditora y cualitativamente tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad; pertinente en relacin con los objetivos de la auditora y razonable, en el sentido de que el costo de reunirla guarda razonable proporcin con el resultado que el auditor logre.