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Agenda
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Propsito Antecedentes Gestin de documentos Programa de gestin documental Sistema de gestin documental Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo Articulacin Organismos & Entidades Plan de Gestin Documental
Propsitos
Contribuir a la eficiencia y la transparencia de la administracin pblica Beneficios de los avances tecnolgicos Aplicacin de las TIC en este campo de la funcin archivstica Enfatiza en la responsabilidad de las entidades pblicas Gestin de los documentos pblicos, fsicos y electrnicos Elaborar el Programa de Gestin Documental Normalizacin de los Procesos Tcnicos
2002
2003
2005
2009-11
2012
Ley 1564 (CGP) Ley 1581 (PD) Decreto 019 (AT) Decreto 2364 (RFE) Decreto 2482 (MIPG) Decreto 2578 (SNA) Decreto 2609 (PGD) Directiva Presidencial 004 Circular externa 002 Circular externa 005
Decreto 2150
Ley 527
Acuerdo 060
Ley 794
Ley 962
Gestin de Documentos
mbito e aplicacin: Administracin publica Nacional Departamental Distrito Municipal Entidades territoriales
Gestin de Documentos
Tipos de Informacin Documentos & Archivos: Fsicos Electrnicos Arquitectura, sistemas & Preservacin Trabajo colaborativo Administracin de documentos Mensajera electrnica Administracin de contenidos Cloud Medios de almacenamiento
Gestin de Documentos
Responsables: Empleados pblicos y contratistas Principios de la Gestin Documental Eficiencia Eficacia Economa Componentes Marco Conceptual Estndares Metodologa Gestin informacin Articulacin: TICS + Archivo + Planeacin + Productores
Gestin de Informacin
1. 2. 3. 4. 5. 6. Acceso / uso Captura / administracin Colaboracin / Entrega Seguridad / Preservacin Arquitectura / Sistemas Plan / Implementacin
Acceso y uso
Sistemas de busqueda Inteligencia de negocios Administracin de datos abiertos Anlisis de contenidos / contexto
Planeacin e implantacin
Planeacin estratgica Taxonoma corporativa Metodologa de gestin de proyectos Definicin de requisitos Diseo de soluciones Gestin del cambio
Marco legal y normativo Polticas Roles y responsabilidades Procesos y procedimientos Instrumentos archivsticos Tecnologa
Instrumentos
CCD TRD PGD Plan Institucional de Archivos de la Entidad Inventario Documental Modelo de requisitos Mapas de procesos Tablas control acceso
Ttulo
Requisitos
Directrices
Estratega Funcional
Identificacin de Requisitos
Estratega Tecnolgica
Inventario de Sistemas de Informacin Anlisis Cumplimiento Requisitos SI Evaluacin de Polticas de Seguridad de la Informacin Requisitos de Integracin
Diseo Procedimientos Electrnicos Diseo Arquitectura de Informacin Planes: Implementacin, Integracin, Capacitacin, Gestin del Cambio.
Polticas y Procedimientos Documentados Material de Formacin Sistemas Implementados Integracin Sistemas de Gestin
Jhon A. Gonzalez F. AGN - Subdirector Tecnologas de Informacin y Documento Electrnico Bogota, Marzo de 2013 contacto@archivogeneral.gov.co www.archivogeneral.gov.co www.preservandoparaelfuturo.org