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Los informes nos sirven para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla. Estos listados se pueden personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los formularios) De hecho, la funcin de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto de la tabla con colores, fondos, etc. La nica diferencia, prcticamente, es que los formularios se utilizan para trabajar con la tabla en pantalla y los informes para realizar listados en la impresora. Lo primero que vamos a necesitar es la siguiente tabla, as que crala y ten en cuenta que todos los campos sern de tipo texto menos 'fecha' que ser de tipo 'fecha/hora', 'casado' que ser de tipo 'si/no' y 'sueldo' que ser de tipo 'moneda'. Los campos de tipo 'si/no' aparecen luego en forma de casilla de seleccin, cuando vayas a rellenarlo vers que pulsando sobre el campo con el ratn se activa o se desactiva (representando el si y el no). Crea la tabla y dale el nombre: EMPLEADOS Nombre Juan Ana Pedro Sandra Apellidos Garca Garca Santurce Smith Departamento A A B B Fecha 10/10/84 10/01/71 21/09/70 04/02/75 Casado Si Si No No Sueldo 125.000 112.000 175.000 175.000

Para crear un informe nuevo puedes hacer lo siguiente: Abre una base de datos que tengas ya creada (vale alguna que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo). Activa la hoja 'informes' en la parte superior de la ventana de la base de datos Pulsa el botn 'nuevo' Selecciona 'asistente para informes' En la casilla inferior (en blanco), selecciona la tabla EMPLEADOS Pulsa el botn aceptar Aqu aparecen dos paneles, uno a la izquierda (con los nombres de los campos de la tabla) y otro a la derecha (vaco). Los campos que pases al panel de la derecha sern los que aparezcan en el informe. Para pasar campos al panel de la derecha, puedes utilizar los botones que estn entre los dos paneles: (>) pasa un solo campo cada vez que lo pulsas, (>>) pasa todos los campos al panel de la derecha, (<) quita uno de los campos del panel de la derecha (<<) quita todos los campos del panel de la derecha Aade todos los campos al panel derecho y pulsa el botn 'siguiente' El siguiente paso es el de 'nivel de agrupamiento'. Aqu puedes indicar que el listado aparezca en 'grupos'. qu tipo de grupos? pues por ejemplo, en nuestra tabla existe un campo llamado DEPARTAMENTO, que contiene el departamente donde trabaja cada empleado. Si le indicamos a Access que agrupe el listado por este campo, har que aparezcan primero los de un Asesora Integral para la productividad 1

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departamento y luego los de otro. Para ello haz clic sobre el campo DEPARTAMENTO y luego pulsa el botn ( > ) para aadirlo al panel de la derecha. Pulsa el botn 'siguiente' En esta ventana tienes la posibilidad de aadir un 'orden' a la tabla. Por ejemplo, si ests haciendo un informe para una tabla que tiene nombres y apellidos, puede ser bastante til ordenar la tabla primero por los apellidos y luego por los nombres, de forma que si hubiera dos hermanos, aparecera primero el que le correspondiera alfabticamente segn su nombre. Tienes cuatro casillas numeradas del 1 al 4. Pulsa sobre la primera y selecciona el campo 'apellidos'. Este ser el campo principal por el que se ordenar la tabla. Puedes hacer lo mismo en la segunda casilla y seleccionar 'nombre' Abajo tienes un botn llamado 'opciones de resumen'. Este botn te permite aadir al final del listado algunas operaciones. Por ejemplo, podemos decirle a Access, que haga una media de los sueldos, por ejemplo. Para ello pulsa el botn 'opciones de resumen'. Fjate que aparece solo el nombre del campo 'sueldo' ya que es el nico numrico con el que se pueden hacer operaciones. Puedes hacer las operaciones suma, promedio, mximo y mnimo sobre el campo, segn la casilla que selecciones (prueba por ejemplo la del promedio) Pulsa el botn 'aceptar' Pulsa el botn 'siguiente' El paso siguiente es muy sencillo. Tienes una serie de distribuciones disponibles (en pasos, esquema, bloque, etc.). Si seleccionas cada una de ellas, vers un ejemplo de cmo es en el panel de la izquierda. Algunas distribuciones aprovechan el papel mejor que otras, otras muestran lneas o cuadros. Ms a la derecha puedes indicar si deseas que el papel aparezca en horizontal o en vertical. El horizontal est recomendado cuando se van a visualizar muchos campos. Como este no es el caso, djalo en vertical. Selecciona una cualquiera y pulsa el botn Siguiente Ahora puedes escoger un estilo. Los estilos se basan en tipos de letra, colores y lneas que den un aspecto homogneo a la tabla cuando la imprimas. Selecciona el que ms te guste y pulsa el botn 'Siguiente' Para terminar solo tienes que darle un nombre al informe, normalmente aparece indicado el mismo nombre que tiene la tabla que ests utilizando para hacer el informe, si no te gusta puedes cambiarlo. Pulsa el botn 'Terminar' Si lo has hecho bien vers una vista preliminar del informe Si lo quieres imprimir, selecciona 'archivo' en la parte superior de la ventana de Access. Luego 'imprimir' y luego 'aceptar'

Nosotros podemos personalizar el informe una vez que ha sido creado de una forma muy parecida a como se hara con un formulario: Pulsa el botn 'Vista' (debajo de 'archivo' en la parte superior de la ventana de Access) Asesora Integral para la productividad 2

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De esta forma pasamos al diseo del informe Quizs te parezca algo reliado lo que ves en pantalla, pero no es ms que el esquema del informe. Bsicamente tienes tres bandas o apartados: 'Encabezado del informe', 'Detalle' y 'Pie del informe'. El encabezado representa lo que aparecer en la parte superior del informe y el pie lo que aparecer abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del informe) En el apartado de detalle vers que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros: Haz un solo clic con el botn izquierdo del ratn sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes Sin soltar el botn del ratn, arrastralo hacia cualquier direccin (arriba, abajo, izquierda o derecha, pero no lo saques de su seccin) De esta forma tan sencilla puedes modificar la posicin de los campos en la pantalla Para eliminar un campo del informe, haz clic sobre el y luego pulsa la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Enter) Para aadir un campo al informe selecciona la opcin Ver en la parte superior de la ventana de Access Selecciona 'lista de campos' Aparecer una pequea ventana con los nombres de todos los campos Haz un dobre clic sobre el nombre del campo que quieras aadir y aparecer en la ventana del informe Ahora puedes pincharlo con el ratn y arrastrarlo hacia el lugar del informe que desees Tambin puedes modificar el aspecto de los campos de la siguiente forma: Selecciona cualquiera de los campos que tienes en pantalla (haciendo un solo clic sobre l con el botn izquierdo del ratn) Fjate que en la parte superior de la ventana de Access tienes una serie de botones (parecidos a los que tienes en Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsas el botn que tiene una N oscura, aplicars el estilo 'negrilla' al texto, es decir, que aparecer ms resaltado. Al lado tienes otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado Justo a la derecha tienes los botones de alineacin, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha Los tres botones que tienes a continuacin son para modificar los colores, el primero (que tiene dibujado un cubo con pintura), modifica el color de fondo del cuadro. Para seleccionar el color, no debes pulsar justo encima del cubo, sino en el pequeo botn que est justo a su derecha (es un pequeo botn con un tringulo apuntando hacia abajo). Si pulsas este botn aparecer una lista de colores disponibles. Selecciona el que ms te guste. El siguiente botn modifica el color del texto. Igual que en el botn anterior, debes pulsar sobre el botn pequeo que est al lado (el que tiene un tringulo apuntando hacia abajo) El ltimo de los tres botones modifica el color de las lneas. Puedes probarlo Asesora Integral para la productividad 3

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igual que los anteriores Los dos ltimos botones modifican respectivamente el ancho de las lneas del recuadro y el 'efecto'. El efecto puede ser una sombra o un relieve, por ejemplo. Prueba distintas combinaciones A la izquierda del botn de negrilla (N) tienes el tamao de la letra. Mientras ms grande hagas el nmero de esta casilla, ms grande aparecer el texto. Ms a la izquierda an, tienes la fuente o tipo de letra. Depende de los tipos de letra que tengas instalados en tu ordenador, tendrs aqu ms o menos posibilidades. Una vez que hayas terminado de modificar el aspecto del informe, pulsa el botn 'Vista' para comprobar el resultado

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