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Antes de negociar
1. Introduccin 2. El grupo negociador 3. Desempeo de roles 4. Pautas metodolgicas 5. Informacin para negociar 6. Importancia de la comunicacin 7. Marco de referencia 8. Barreras en la comunicacin 9. Bibliografa
El artculo expone cmo la preparacin de la negociacin es una actividad interna del grupo negociador desarrollada mediante sesiones de trabajo dirigidas a esclarecer la tarea; dominar el tema de negociacin; buscar la informacin necesaria y definir los roles. Explica que la negociacin es una forma de comunicacin entre dos o ms partes, que utiliza formas escritas, verbales y no verbales y constituye por ello, una forma de comunicacin semitica. La preparacin de la negociacin, es parte importante del proceso negociador. Su planeacin cuidadosa garantiza el desarrollo de la negociacin y su culminacin exitosa. Introduccin Negociar requiere de conocimientos, habilidades y aptitudes. Pero antes es necesario emprender un arduo trabajo en su preparacin. Esta es una actividad interna del grupo negociador, que se desarrolla mediante sesiones de trabajo dirigidas a esclarecer la tarea, dominar el tema de negociacin, buscar la informacin necesaria y definir los roles, de manera que cada uno de los integrantes del equipo conozca los aspectos generales de la negociacin y las particularidades de su participacin, logrando con ello una mayor coherencia e integracin del equipo. No existen dos negociaciones iguales, son tan diversas como la gama de productos, servicios, actividades y acciones que brindan y desarrollan las diferentes entidades involucradas en la misma. Para una preparacin exitosa de la negociacin se debe tener en cuenta, al menos, lo siguiente: Ubicacin del grupo en la tarea de negociacin: Qu se pretende conseguir. Por qu se pretende conseguir. Intereses comunes y opuestos. Objetivos de la negociacin: Lo que se tiene que conseguir.

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Lo que se quisiera conseguir. Informacin sobre la contraparte: Integrantes: cargos, nivel cultural, estilo y antecedentes. Poder de los negociadores. Puntos fuertes y dbiles. Actitudes hacia nuestros puntos de vista. Pronstico de sus objetivos de negociacin y de los resultados que se proponen alcanzar. Acciones que confirmen o no estos pronsticos. Definir la informacin que se le brindar. Estimar cundo se trabajar la desinformacin. Informacin sobre las sesiones de trabajo: Lugar de la reunin, condiciones, contexto. Agenda de Trabajo: asuntos a tratar y orden cronolgico. Escenario: lugar, preparacin, ambiente, servicios, orden del da. Plan de accin: Elaborar el plan de accin (estrategia) para alcanzar los objetivos. As como las medidas concretas (tcticas). Decidir del enfoque general de la negociacin: atacar, esperar, apoyarse en el poder, etc. Decidir la posicin a mantener y la oferta inicial. Nivel de flexibilidad. Roles: Definicin de los roles de los miembros del equipo para el inicio de las negociaciones. Revisarlos al final de cada sesin de trabajo. El grupo negociador La formacin de un grupo negociador es imprescindible y de su preparacin depender, en gran medida, el xito de la negociacin en cuestin. El enfoque que aqu se expone acerca del grupo negociador, aplica y reconoce la utilidad de las dinmicas del trabajo grupal, que definen al grupo como conjunto restringido de personas por constantes de tiempo y espacio, en mutuo contacto, articuladas por su representacin interna y que se propone de forma explcita o implcita una tarea..."1. As, el grupo negociador puede ser visto como un grupo centrado en la tarea, que se caracteriza por la ejecucin de una tarea especfica de negociacin. Desempeo de roles Durante las negociaciones es necesario asumir diferentes roles por parte de sus integrantes. Entendindose por rol un modelo organizado de conducta que define la posicin que deber asumir un individuo. En el grupo negociador los roles se determinan de antemano, de acuerdo a la estrategia a seguir en la negociacin y los objetivos de la misma. Entre los roles ms importantes el autor considera: Conductor (Lder). Es el encargado de la formacin y preparacin del grupo negociador. Asume la responsabilidad del equipo durante la negociacin. Es el que abre la sesin de negociacin, habla y da la palabra a los integrantes de su grupo; detecta y seala los obstculos que presente la tarea; analiza la funcionalidad de los roles; cierra la sesin de negociacin e informa a los jefes superiores.
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Fernndez, Lourdes, Educacin en contextos grupales. En: Educacin popular y participacin, p.17.

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Sintetizador. Se encarga de formular preguntas, hacer aclaraciones, resumir las generalidades, ganar tiempo en la negociacin a favor de su grupo o de su conductor. Aclara las propuestas. Es un auxiliar del conductor. Observador. Su labor fundamental durante la negociacin consiste en escuchar, registrar seales, captar sutilezas y matices, "leer" el ambiente general y analizar las reacciones, la preparacin y las relaciones entre los miembros de la contraparte. Emergente. Puede preverse o surgir en la negociacin. Da respuesta a la interpretacin de una situacin especfica. Ayuda al clima y a la dinmica del proceso negociador. Enuncia o transmite algo como propio pero que en todo momento se corresponde con los intereses del grupo negociador y con los objetivos de la negociacin. En diferentes situaciones pueden aparecer distintos emergentes. Chivo expiatorio. Es un tipo especial de emergente al que se le asignan determinados aspectos negativos en la negociacin. Esto le crea una imagen desfavorable con la contraparte y con frecuencia es eliminado del grupo negociador una vez cumplido su rol. Pautas metodolgicas Para la organizacin del grupo negociador se deben seguir determinadas pautas metodolgicas: Tarea: Objetivo del grupo. Para qu? El objetivo del grupo es preparar y llevar a cabo una negociacin, actividad en la que se centrar la tarea. La diversidad y complejidad de las negociaciones requiere, con frecuencia, que el grupo est integrado por personas de diferentes especialidades (comerciales, abogados, economistas, psiclogos, etc.). El dominio de la tarea permite un mayor esclarecimiento, comprensin, aceptacin y movilidad de roles que deben desempear cada uno de los integrantes del grupo. Temtica: Contenido de las sesiones. Qu? En la etapa de preparacin de la negociacin el contenido de las sesiones estar dirigido a esclarecer la tarea y buscar toda la informacin necesaria que permita su dominio por parte de cada uno de los integrantes del grupo. Durante el desarrollo de la negociacin el contenido de las sesiones del grupo depender del avance que se tenga en las negociaciones y la habilidad con que se manejen y apliquen las diferentes tcnicas. Tcnicas: Procedimientos para desarrollar la actividad. Cmo? Con frecuencia se tiende a confundir las tcnicas con la dinmica. Ambas son elementos de gran importancia. Las tcnicas de negociacin son diversas y deben ser de dominio del grupo en correspondencia con la tarea asignada y la estrategia a seguir. Tanto las tcnicas como la estrategia deben ser discutidas con el grupo, nunca impuestas. De esta manera el grupo estar ms comprometido con esa tarea que debe ver como suya. Las tcnicas (cmo?) deben responder a la temtica (qu?) y validar la tarea (para qu?). Coordinacin: Gua el proceso grupal. El coordinador debe mantener y sustentar el encuadre y comunicacin del grupo, satisfacer las necesidades de informacin, detectar oportunidades y amenazas, analizar la funcionalidad de los roles y participar activamente con el grupo. Dinmica: Formas de llevar a cabo la tarea. Las dinmicas estn relacionadas con las formas de llevar a cabo esta tarea (cmo?), el movimiento de roles y el clima o ambiente que rodea el espacio generado por la interaccin individuo-grupo en el proceso de su desarrollo (espacio grupal). Informacin para negociar

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La preparacin de la negociacin depende, en buena medida, de la organizacin del sistema de informacin de la entidad. ste debe basarse en la estructura, misin y posibilidades propias de la entidad. Entre las principales actividades de informacin se destacan: la captacin de informacin interna y externa sobre el objeto de la negociacin, la contraparte y sus negociadores; la evaluacin y anlisis de esta informacin y su diseminacin a los miembros del Grupo Negociador y otros implicados. El conocimiento de esta informacin permitir: Evaluar las fortalezas y debilidades de la contraparte e identificar las propias. Conocer opiniones de la otra parte. Conocer opiniones sobre ella. Disminuir la incertidumbre y evitar sorpresas. Elaborar propuestas y sus variantes. Reconocer y enfrentar cambios en el desarrollo de la negociacin.

Importancia de la comunicacin La comunicacin en la negociacin es importante, porque a travs de sus formas se expresa la gestin de la entidad y se proyecta la imagen de su cultura organizacional y profesionalidad, de ah su importancia en la preparacin del Grupo Negociador. Negociar es tambin una forma de comunicacin entre dos o ms partes con intereses comunes y con intereses opuestos. Durante la negociacin se brindan puntos de vista; se reciben otros, que se mezclan, para arribar a soluciones convenientes y alcanzar un compromiso aceptable para todos. Es frecuente que el personal de direccin, especialistas, vendedores, promotores y otros de la entidad, participen en negociaciones con clientes, proveedores, distribuidores u otras personas vinculadas con la actividad. La comunicacin que se establece en la preparacin de la negociacin y durante ella, crea, mantiene y desarrolla las relaciones humanas, que, en ocasiones, son ms importantes que el logro de un acuerdo aislado. En la negociacin, las formas de comunicacin pueden ser diversas: escritas, verbales y no verbales. Mediante la forma escrita se intercambian mensajes que podran contribuir a la preparacin del Grupo Negociador y su informacin respecto del tema de negociacin o su contraparte, tambin a establecer o mantener, las relaciones y a crear un clima de confianza mutua. La forma verbal es la primordial en el desarrollo de la negociacin y define su curso y culminacin exitosa. La forma no verbal se utiliza durante el desarrollo de la negociacin. Est constituida por gestos y acciones que actan como seales o significantes y pueden ser empleados de forma independiente o en combinacin con la forma verbal.

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En todas estas formas de comunicacin se debe prestar atencin a que el mensaje que se quiere transmitir llegue y sea entendido por su receptor. Pero negociar es tambin una forma particular de comunicacin semitica que por su confluencia de cdigos (lenguaje administrativo, legal, tcnico, artstico, etc.) adquiere caractersticas especficas pues, en este proceso comunicativo, cada parte emite mensajes destinados a su comprensin por la otra. Recurdese que en el acto de comunicacin intervienen: emisor, receptor, mensaje, cdigo, referente. El emisor es quien elabora y emite el mensaje. El receptor es quien recibe este mensaje. El conocimiento del receptor y sus cdigos contribuye a que se entienda mejor el mensaje. El cdigo es el sistema de signos convencionales necesarios para la comunicacin, cuyo

conocimiento es imprescindible para elaborar y comprender el mensaje, podra ser el conocimiento del lenguaje tcnico o artstico necesario para una negociacin especfica o el conocimiento del idioma en que se desarrolla la negociacin. El referente, por su parte, es el sujeto u objeto al que se hace referencia en el mensaje. El mensaje puede tener dos tipos de significados fundamentales: directo e indirecto. El significado directo expresa el sentido recto de lo que se expresa. Su manifestacin ms frecuente es en forma verbal. El significado indirecto expresa un sentido entre lneas, a veces, metafrico. Toda la variedad de significados que pueden recibirse en un mensaje apuntan a la complejidad del proceso de comunicacin y a la necesidad de analizar cada uno de estos factores en aras de una mejor comprensin de los significados de los mensajes recibidos y emitidos durante la negociacin. Marco de referencia La interpretacin de un mensaje depende de los cdigos que se reconozcan. Esto es lo que se denomina marco de referencia. En la medida que el marco de referencia entre emisor y receptor sea diferente o semejante, as estar favorecida o no, la comunicacin. Como la cultura del individuo juega un importante papel, pues caracteriza y define su comportamiento, en el marco de referencia esta condicin se debe tener muy en cuenta para la elaboracin del mensaje y en su comprensin. Cuando se trata de emisores y receptores de culturas diferentes el proceso puede ser ms complejo. Los individuos que reciben un mensaje suelen relacionarlo con los grupos sociales a que pertenecen. Juzgarn el mensaje, lo considerarn negativo o positivo; aceptable o condenable, segn ayude o de valor o no, a su grupo social. Este marco de referencia constituye una especie de filtro de la informacin: diferentes grupos pueden asimilar el contenido manifiesto como contenido implcito o viceversa, o pueden llegar hasta la transformacin de los contenidos manifiestos en su opuesto. Barreras en la comunicacin Muy variadas pueden ser las barreras que se encuentren en la comunicacin durante la negociacin. Una de ellas es la percepcin diferente que puedan tener las partes o sus miembros

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con relacin a un problema o aspecto de la negociacin. Esta percepcin depende de la formacin profesional, cultura, vivencias, cdigos y lenguaje del individuo. Otra barrera puede ser la falta de control de las emociones, como la ira, las actitudes defensivas, el miedo o la vergenza, que pueden suscitar conflictos innecesarios. Si bien el lenguaje es el medio de comunicacin por excelencia, con l, la influencia de los movimientos corporales, del modo de vestir, los gestos y la expresin del rostro, tambin comunican, significativamente, durante determinadas situaciones de negociacin si el observador est atento. Cuando no hay correspondencia entre la comunicacin verbal y no verbal, puede surgir otra barrera para la comunicacin. La desconfianza es una barrera que existe por el desconocimiento mutuo de las partes, no obstante, puede ser superada en el desarrollo de la negociacin, o mejor an, en la etapa de su preparacin. Como ha sido expuesto, todo el trabajo de preparacin de la negociacin se pondr de manifiesto durante el desarrollo de sus sesiones de trabajo, en las que no siempre hay tiempo para consultas y que en ocasiones, sus resultados van a depender de la preparacin, experiencia y habilidad de los integrantes del grupo negociador y de su agilidad de accin y respuesta.

Bibliografa
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Montesino, Lilian; Tovar, Mara de los Angeles; Tejeda, Lecsy. Conferencias del curso: Psicologa social y comunitaria. Instituto Superior de Arte. Enero del 2000.
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Ra, Manuel de la, Fernndez Lourdes y Daz Beatriz. Educacin popular y participacin. Editorial Caminos, La Habana, 1998.
Datos del autor

Edgar Timor Snchez timor@cubacel.net (1947) es Asesor de la Vicepresidencia Comercial del Instituto Cubano del Arte y la Industria Cinematogrficos (ICAIC). Licenciado y Master en Ciencias Filolgicas del Instituto Poligrfico de Mosc. Master en Desarrollo Cultural y Profesor Auxiliar Adjunto del Instituto

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Superior de Arte (Universidad de las Artes de Cuba), Profesor Adjunto del Centro Nacional de Superacin para la Cultura. Investigador Agregado.