Gua prctica de procesos Qu debo capturar y en que orden Conoce en que consiste cada mdulo del sistema Interrelacin

entre mdulos Qu funciones me ayudan a eficientar mi sistema Qu reportes puedo generar en mi sistema Base de datos abierta Preguntas y respuestas ms comunes de Aspel-SAE Preguntas generales de los sistemas Aspel

Para los Compas de

- by AspelMio Enero 2010 -

Qu es Aspel-SAE ? Concepto Es un sistema de cmputo que permite lograr una ptima automatizacin del proceso administrativo, facilitando la realizacin de las principales operaciones de compra-venta de la empresa. A travs de diferentes procesos la informacin se actualiza "en lnea", es decir, la informacin de los catlogos se mantiene "al da" en todo momento, evitndose la duplicidad en la captura de informacin. Por ejemplo:

Infinidad de operaciones en tu empresa se resuelven de manera inmediata! Aspel-SAE 4.6 provee herramientas de vanguardia tecnolgica que permiten una administracin y comercializacin eficientes: comprobantes fiscales digitales (factura electrnica), campaas de ventas y seguimiento de clientes (funciones CRM), exportacin de informacin a dispositivos mviles (Informacin mvil), publicacin de informacin en Internet (Infoweb), recepcin de pagos con tarjetas bancarias a travs de Internet, entre otras.

Si tus clientes ms importantes establecen el uso de facturas electrnicas como requisito para la operacin...

...con slo configurar algunos parmetros del sistema tu organizacin se encontrar generando y enviando comprobantes fiscales digitales que se apegan a todas las regulaciones establecidas, en una forma sencilla y transparente. ... con las funciones de CRM de Aspel-SAE puedes crear campaas dirigidas a tus clientes o prospectos para generar mayores oportunidades de venta de tus productos, adems de permitirte coordinar una excelente atencin a tus clientes. ... tus ejecutivos pueden exportar a sus dispositivos mviles los estados de cuenta de sus clientes y prcticamente toda la informacin que tenga el cliente en su Expediente. ... puedes contratar el servicio de Infoweb y crear un espacio en Internet en el que publiques consultas, estadsticas y reportes de Aspel-SAE, as como cualquier tipo de documento. De esta forma, slo los clientes que autorices podrn revisar esa informacin cuando lo necesiten. ... con Aspel-SAE y Aspel-SAE Comercio Electrnico puedes construir una Tienda Virtual que exhiba, promocione y venda los productos y servicios de tu empresa los 365 das del ao.

Si necesitas desarrollar estrategias que impulsen las ventas de tu negocio...

Si requieres poner a disposicin de los vendedores los estados de cuenta de los clientes que visitarn en el da... Si buscas agilizar la comunicacin con algunos de tus clientes, poniendo a su disposicin listas de precios y hojas tcnicas, para que ellos los puedan consultar cuando lo requieran...

Si quieres extender el alcance de tu organizacin a travs de una tienda virtual, sin que ello signifique un costo importante para tu empresa ni que complique la operacin de la misma...

Aspel-SAE tambin permite generar reportes, estadsticas y grficas de alto nivel. Es posible exportar la informacin a diversos formatos, cuenta con enlaces dinmicos con hojas de clculo y opera con base de datos abierta. Asimismo, interacta con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una completa integracin de procesos.

Temas relacionados Caractersticas y beneficios Interfase con otros sistemas de la lnea Aspel Gua prctica de procesos Interrelacin de mdulos Mdulos del sistema

Los siguientes puntos son algunas de las ventajas que obtendrs en el manejo de tu proceso administrativo con AspelSAE.

Multimoneda

En el catlogo de monedas, se permite definir hasta 99 monedas diferentes, para lo cual debe estar activo el parmetro de Multimoneda en los Parmetros generales . Las principales operaciones de compra-venta se pueden realizar en cualquiera de las monedas definidas en dicho catlogo. Puedes definir la moneda base, de manera que no sea pesos necesariamente, sino que pueda ser Dlares, Quetzales, Francos, etc. Se podr obtener en algunas consultas y reportes, informacin sobre los movimientos de CxP y/o CxC registrados en una moneda diferente a la moneda Base. Puedes realizar procesos de Ajuste cambiario sobre las CxP y CxC. para determinar de manera automtica la ganancia o prdida que se origina por las variaciones en los tipos de cambio. Pedimentos aduanales Es posible Grabar informacin de pedimentos aduanales para cada producto: No. de pedimento, Fecha y Aduana por la que ingresar la mercanca, a fin de controlar los productos importados. Puedes incluir en las etiquetas de identificacin de los productos (Cdigo de barras), la informacin anteriormente mencionada. Desde los mdulos de Compras, Facturas e Inventarios se realizan las afectaciones al catlogo de pedimentos.

Lotes de productos Puedes manejar Informacin de lotes de productos, a saber: No. de lote y fecha de caducidad. Puedes imprimir etiquetas de identificacin de los productos que contengan esta informacin. El sistema emite los reportes de pedimentos, lotes y de productos caducos.

Polticas Las polticas de descuento incluyen la Aplicacin de la poltica hasta cierto nmero de unidades; es decir, puedes

definir hasta qu nmero de artculos vendidos se aplicar la poltica de descuento (por lo cual, el sistema lleva un histrico de unidades que se han vendido). Inventarios Se cuenta con la opcin de Armado de kits, que te permite agrupar varios productos y/o servicios para conformar una sola entidad de venta. Puedes manejar una Unidad de entrada diferente a la de salida, por ejemplo: se pueden comprar cajas y vender piezas o viceversa; la relacin entre las unidades para una correcta aplicacin y control de las existencias se establece mediante un factor. Cuentas con la opcin de Inventario fsico, que te permite capturar existencias para obtener comparativos de existencias reales contra las registradas, para poder realizar los ajustes de manera automtica. Se lleva el Control del costo a detalle, por lo que al realizar la cancelacin de una compra o la devolucin de la misma, puedes costear al costo real del producto, evitando que el sistema realice costeo PEPS o UEPS sobre el mismo. Puedes generar un Catlogo de lneas de productos para una mejor clasificacin de los artculos del inventario, adems, podrs asignar una cuenta contable para cada lnea. Le puedes dar mantenimiento a este catlogo y mantener clasificados adecuadamente los productos por lnea, para un mejor aprovechamiento de la base de datos. Tambin puedes generar los Precios de los productos a partir del costo, aplicndole al producto un porcentaje de utilidad. Se cuenta un formato denominado Mitrasp.fto cuya finalidad es imprimir los movimientos realizados mediante el proceso de Traspaso entre almacenes.

Facturacin Despus de elaborar una factura puedes guardar la Informacin de envo, con datos como: nmero de gua y fecha de envo, lo que te ayudar a la impresin de la gua de mensajera. Puedes Apartar productos desde un pedido, manteniendo al producto en el inventario, pero sin poder sacarlo del mismo. Puedes Limitar hasta qu fecha se podrn realizar operaciones de venta, de modo que no podrs elaborar cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, devoluciones ni cancelaciones con fecha anterior a la indicada. Puedes Limitar el nmero de partidas por documento en la captura, para que al imprimirlo no exceda de una hoja. Es posible realizar Devoluciones directas de artculos que se pueden inventariar, para lo cual el sistema solicita el costo del artculo (para realizar el costeo) y sugiere el costo promedio de dicho artculo. Al momento de capturar una factura puedes indicar el criterio que se usar para hacer una Divisin de cargos, en el caso de ventas a plazos; de esta manera, el sistema generar automticamente varias letras por cobrar en lugar de una sola factura. Cuentas con el Reporte de pedidos pendientes, que muestra slo los pedidos con esta condicin. Proveedores La interfase con Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en lnea los saldos

de las cuentas por cobrar y por pagar, adems Aspel-SAE permite la lectura de los saldos de clientes y proveedores para programar y agilizar el registro de cheques, cargos y abonos en Aspel-BANCO, simplificando as, el proceso administrativo y evitando los errores de captura. Clientes Podrs indicar los datos generales y comerciales de tus clientes, como pueden ser: fecha de ltima venta, vendedor asignado, das de revisin y pagos de documentos, das de crdito, entre otros. En todos los movimientos de CxC, puedes indicar el vendedor asociado a la operacin. Desde este mdulo, si ests trabajando con el servicio de pagos por Internet podrs llevar a cabo la administracin de dicho servicio, esto mediante los procesos disponibles desde el Men Verifone, que estar disponible al activar el parmetro de configuracin Pagos por Internet.. Compras Al momento de elaborar una compra puedes utilizar el mismo criterio que se usa para hacer una divisin de cargos, mediante la opcin Compras a plazos; de esta manera el sistema genera de manera automtica varias letras por pagar en lugar de una sola compra. Base de datos Base de datos en formato Paradox y posibilidad de uso en formato MS-SQL. En las ventanas de seleccin de informacin (filtros) principales, cuentas con el Filtro SQL . Por ejemplo, puedes pedir que se muestren todos los registros que contengan en cualquier parte de sus datos la palabra GUADALAJARA, y aparecern los datos que cumplan dicha condicin.

Personalizacin de consultas y estadsticas Puedes Personalizar consultas y estadsticas en todos los mdulos, con la posibilidad de incluir mayor nmero de campos para la obtencin de informacin a la medida. Las Consultas y estadsticas personalizadas del sistema estarn asociadas a cada usuario, es decir, la primera vez que un usuario entre al sistema, por defecto ver las consultas o estadsticas predefinidas por el sistema, pero al momento de llevar a cabo alguna personalizacin, stas slo sern visualizadas por l.

Personalizacin de filtros En la opcin de Personalizacin de filtros se incluye el campo de "Nmero de pestaas", en este campo podrs especificar el nmero de pestaas o folders que se visualizarn en la consulta pudiendo ser hasta 10, adems de la principal, con el fin de que puedas asociar ms filtros y agilizar con ello la consulta de datos. En las consultas se podr asignar un Filtro personalizado a la primera pestaa, contando en total con 11 pestaas o folders para que sean personalizadas segn tus necesidades.

Filtros En el proceso de filtrado cuentas con el botn SQL que, al tenerlo activo, permitir al sistema construir automticamente la sentencia SQL que se est usando en ese momento en el filtro, permitiendo incorporar otras sentencias para delimitar an ms el resultado del filtro.

Procesos diversos Es posible utilizar tu clave de usuario para la Autorizacin de algunas operaciones, siempre que el perfil de usuario que tienes asignando as te lo permita. La Exportacin de datos se puede hacer desde cualquier consulta, para exportar la informacin consultada a diferentes formatos, entre ellos, el formato HTML, para ser utilizado desde Internet. Puedes Traducir archivos , a fin de utilizar las bases de datos generadas en versiones anteriores de Aspel-SAE. Puedes establecer un vnculo con aplicaciones en Windows como Excel, a travs del copiado especial (DDE o Intercambio Dinmico de Datos). Cuentas con una Calculadora que podrs usar como sumadora y utilizar los resultados que obtengas de los clculos realizados, si as lo requieres en las funciones que realices en tu sistema Aspel-SAE. Acceso al sistema Para acceder al sistema Aspel-SAE, debers proporcionar el nombre de usuario y la clave correspondiente. Por omisin se sugiere el nombre del usuario Administrador el cual tiene definida la clave Aspel1, por lo que para acceder al sistema por primera vez, debers capturar dicha clave de acceso temporal, teclear F8 u oprimir la tecla ENTER. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar dicha clave de acceso en el mdulo de perfiles de usuarios, por una que slo el administrador conozca. Recuerda que esta es la clave principal de Aspel-SAE y es la que autoriza el uso del sistema sin restricciones, de igual forma es la nica que tiene acceso y uso total de los perfiles de usuarios.

Envo de correos mediante el programa de correo predeterminado en tu computadora Desde esta opcin puedes enviar correos electrnicos a los contactos que tenga registrado el cliente o proveedor en la consulta de contactos.

Envo Masivo de correos Esta opcin te permite enviar correos a un grupo de usuarios de tal forma que puedas seleccionar tanto a los clientes, proveedores o vendedores a los cuales deseas enviar el mensaje como a sus respectivos contactos. Adicionalmente podrs anexar a los correos, archivos de reportes y plantillas de Word.

Administrador de reportes En esta consulta podrs administrar y crear tus propios reportes personalizados con extensin QR2 utilizando el nuevo diseador de reportes, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir. El administrador est disponible en el men Reportes de cada uno de los mdulos del sistema, en l encontrars los principales reportes en formato Qr2. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con extensin .FTO mediante el editor de formatos Aspel.

Editor de formatos Se incluyen campos y comandos, los cuales podrs utilizar para modificar los formatos predefinidos y obtener reportes ms completos adecundolos a la medida de tus necesidades, de esta forma podrs explotar al mximo la informacin almacenada en Aspel-SAE.

Generacin y Reinstalacin de respaldos Aspel-SAE cuenta con una interfase para la generacin y reinstalacin de respaldos, la cual te permite respaldar de manera rpida y sencilla todos los archivos que maneja el sistema: Base de datos, perfiles de usuarios, archivos de configuracin, entre otros. La generacin del respaldo se realizar por empresa, con excepcin de ciertos archivos que son de uso comn para todas las empresas, como son: Infoweb, perfiles de usuarios, archivos de configuracin, etc., asimismo, este respaldo se podr proteger con contrasea. De igual manera, el proceso de Reinstalacin identifica automticamente el tipo de informacin respaldada y la recupera en la base de datos que corresponda, si el respaldo fue protegido con contrasea en ese momento se solicitar para iniciar la reinstalacin del respaldo.

Exportacin de consultas a formato Palm Puedes exportar la informacin de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm , dicha informacin podr almacenarse y consultarse a travs del programa Aspel-DB en tu dispositivo mvil compatible con Palm .

Traductor de base de datos de versiones 2x y 3.0 Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se cuenta con un traductor el cual te permitir traducir informacin de: -Parmetros de la empresa -Archivos de datos -Perfiles de usuarios Al realizar este proceso se conservar el formato de base de datos con el que est estructurada la base de la versin anterior (base a traducir) exceptuando el formato Aspel. Si al momento de traducir la base de datos no existiera alguna tabla o archivo necesario para trabajar con esta versin, este proceso la crear y la estructurar en el mismo formato de base de datos que se est traduciendo.

Mdulo de Perfiles de usuarios Todos los sistemas de la lnea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un mdulo de perfiles de usuarios con interfaz comn, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya agregado, dicho usuario quedar disponible para todos los sistemas de la lnea, lo nico que debers definir en cada sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendr dentro del mismo.

Infoweb: Publicacin de informacin en Internet El servicio Infoweb, es una aplicacin que est integrada en todos los sistemas de la lnea Aspel, con el fin de permitir publicar en Internet la informacin generada en dichos sistemas (consultas, estadsticas y reportes dependiendo del sistema), as como otros archivos en diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser enviados al sitio web desde los mismos sistemas Aspel. Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar tu pgina de Internet previa contratacin de este servicio en aspel.com , publicando la informacin ms relevante de tu empresa, clasificndola y/o publicndola segn las reas administrativas de tu empresa, por ejemplo: Contabilidad "COI", Inventarios "SAE", Recursos Humanos "NOI", Produccin "PROD", etc. Esta informacin resultar de gran ayuda para la toma de decisiones en tu empresa.

Para obtener mayor informacin acerca de cada una de las caractersticas disponibles en Aspel-SAE, te invitamos a consultar el archivo de ayuda de tu sistema Aspel.

Tema relacionado Caractersticas sobresalientes por mdulo

Gua prctica de procesos Qu es Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos, para que puedas llevar una administracin confiable y efectiva (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explcita): 1. Consulta tu manual de referencia, de modo que conozcas cmo opera tu sistema en trminos generales. 2. Instala Aspel-SAE 4. 6 para empezar a trabajar. 3. Activa tu sistema para asegurar el 100% de funcionalidad. 4. Define los Parmetros de configuracin de tu sistema, los cuales sirven para controlar el funcionamiento general de Aspel-SAE. Es importante que conozcas la interrelacin de los mdulos, a fin de que lleves una administracin ordenada. 5. Configura los Perfiles del usuario, para limitar el acceso a funciones importantes del sistema. 6. Si tu sistema estar instalado en una red, debers levantar el Servicio de Licencias Adicionales ubicado en el men Utileras/Servidor de licencias, para que las estaciones de trabajo puedan trabajar sin problema. Para mayor informacin, consulta en el archivo de ayuda del sistema el tema Servidor de licencias. 7. Define las Aplicaciones Asociadas , como la calculadora y la hoja de clculo de Windows , que sern de gran utilidad en tu operacin. 8. Configura tu barra de herramientas , para activar con un botn las funciones ms importantes. 9. Activa el Modo alterno de Captura , para acelerar la captura de datos. 10. Clasifica tu informacin de acuerdo a las necesidades del giro de tu negocio, lo cual te brindar innumerables beneficios para obtener el mximo provecho de tu informacin. 11. Conoce el Control de Archivos , que te permite revisar el estado de tu base de datos y poder corregir daos en caso de una falla elctrica en tu computadora. 12. Aprende a Respaldar tus Datos y a reinstalar tu respaldo en caso necesario. 13. Asigna las Cuentas contables maestras , a travs de las cuales podrs realizar la interfase con Aspel-COI.

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Caractersticas sobresalientes por mdulo

Mdulo de clientes y cuentas por cobrar

Administrador de clientes con funciones CRM El Administrador se encargar de integrar y organizar todas las actividades y/o elementos involucrados en una relacin comercial, de tal forma que puedas tener muy a la mano informacin que te permita tomar decisiones acertadas. Con el Administrador podrs obtener informacin diversa de un cliente, clasificndola en varios conceptos: ventas, cobranza, seguimiento, telemarketing, etc. Este mdulo es una herramienta muy poderosa para automatizar el control de los servicios al cliente (ofertas, campaas, citas de venta, etc.), aumentar la informacin sobre los clientes (productos que ms compran, das de compra, etc.), fomentar la retencin de los clientes (fidelidad gracias a un buen servicio), y optimizar las acciones de mercadotecnia (definicin de campaas y seguimiento de ventas), entre otras. En este Administrador se integran los principales procesos que por su naturaleza estn involucrados directamente en una actividad comercial, es decir, desde aqu podrs dar de alta clientes, emitir facturas y otros documentos, registrar pagos, programar citas, consultar el expediente del cliente, crear campaas de venta, realizar el manejo de actividades, medios de contacto, entre otros. Esto agilizar el trabajo, teniendo a la mano todos los procesos sin necesidad de acceder de manera individual a cada uno. Expediente del cliente En esta consulta se concentra toda la informacin generada por un cliente en particular, en ella se puede obtener informacin detallada y de gran ayuda para el seguimiento de actividades, lo que contribuye a otorgar un buen servicio al cliente y a su vez supervisar los puntos de control para evitar retrasos de pagos o entrega de mercancas. Mediante el Expediente del cliente tendrs a la mano informacin: General del cliente (datos histricos de venta, datos de ventas, etc.), De saldos (Estado de cuenta general y detallado, antigedad de saldos, etc.), De ventas (Productos apartados y ms vendidos, etc.), Citas y contactos, etc.

Catlogo de Campaas En este catlogo podrs dar de alta las diferentes campaas que se planearn para los clientes, las campaas pueden ser definidas para concretar ventas, llevar un seguimiento de ventas, de cobranza, etc. Para dar de alta una campaa, es recomendable que primero definas desde el catlogo correspondiente las actividades y resultados que se manejarn en dicha campaa para su relacin y desenvolvimiento. Este es el orden recomendado, pero, no es estricto, es decir, se puede agregar la campaa y hasta el seguimiento de la misma agregar las actividades y resultados que se relacionarn con dicha campaa. ejemplo:

Tipo de campaa: Seguimiento al cliente

Con esto podemos observar las actividades programadas para una campaa, sus resultados y las actividades que a su vez pueden generar otros resultados y as sucesivamente. Adicionalmente para las actividades se les podr programar el nmero de das de realizacin y la prioridad. Bitcora de movimientos Desde el administrador de clientes podrs realizar un seguimiento de las actividades, y en la bitcora de movimientos podrs obtener el detalle de dicho seguimiento para cada una de las campaas. Por cada movimiento realizado, se genera un registro, de tal forma que se pueden consultar cada una de las actividades y el da en que fueron realizadas, as como el usuario que las realiz facilitando as la supervisin del desenvolvimiento de la campaa. Los movimientos que puedes revisar en esta bitcora son: todos los documentos de ventas, movimientos de cuentas por cobrar, modificaciones a algunos datos del cliente como: lmite de crdito, descuento, das de crdito y status del cliente: activo o suspendido, entre otros.

Consulta de contactos En esta consulta podrs dar de alta y administrar todos los contactos o personas que estn asociados a un cliente en particular. Adems de los datos de localizacin, es decir, direccin, telfono y correo electrnico, cada contacto se clasifica con un tipo especfico, que puede ser: compras, ventas, administracin, cobranza, etc., lo que permite establecer una comunicacin adecuada de acuerdo con el tipo de contacto y facilitar el envo de correos electrnicos en Aspel-SAE. Existen dos formas o modalidades de operacin para la consulta: Sin establecer interfase con Microsoft Outlook Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook

Sin establecer interfase con Microsoft Outlook Podrs dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la informacin necesaria para agilizar el envo de correos electrnicos con la informacin de las principales consultas mediante el uso del correo predeterminado en tu computadora. La opcin para envo de correos estar disponible en las principales consultas del sistema.

Estableciendo interfase con Microsoft Outlook Gracias a la interfase con Microsoft Outlook , la cual habilitas en los parmetros de configuracin, podrs asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos previamente registrados desde Outlook , igualmente podrs dar de alta un contacto de Outlook desde la consulta de contactos de Aspel-SAE. Para una mejor integracin entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook podrs incluir informacin especfica de Aspel-SAE, es decir, informacin del cliente o vendedor, etc. Esta interfase slo funciona a partir de la versin 2000 de Microsoft Outlook o superior.

Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Cobrar Puedes configurar Aspel-SAE para que al generar movimientos de cuentas por cobrar, stos tengan asociado un folio, previa configuracin de este manejo en los parmetros del sistema; se incluyen tambin aquellos registrados desde la ventana de recepcin de pagos y aplicacin de anticipos. La incorporacin del control del folio para movimientos de cuentas por cobrar facilita el cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligacin de emitir documentos fiscales foliados al efectuar pagos a facturas con parcialidades.

Se incluye tambin un Catlogo de Folios en el cual podrs dar de alta, modificar y consultar movimientos de Cuentas por Cobrar generados con folios.

Manejo de zonas y fletes En este catlogo puedes definir las diferentes reas geogrficas (regin o zona), en las que trabaja tu empresa para el envo de mercanca, as, los clientes podrn tener asociada una zona de entrega en particular. Tambin, ser posible asignar a cada zona de 3er nivel un monto de flete con su porcentaje de impuesto, de tal forma que, al elaborar documentos de venta se sugiera el monto del flete e impuesto definidos para la zona que tenga asociada cada cliente. Manejo de fletes con frmulas Al dar de alta una zona puedes definir frmulas para calcular el monto del flete que le corresponder a dicha zona, esto mediante la utilizacin de algunas variables predefinidas, tales como: peso, volumen y monto las cuales sern de utilidad para armar las frmulas.

Mdulo de Facturas

Emisin de Comprobantes fiscales digitales (Factura electrnica) Previa configuracin en los parmetros del sistema, podrs expedir comprobantes fiscales digitales ya que Aspel-SAE est diseado para que fcil y rpidamente puedas empezar a emitir facturas electrnicas. Cabe mencionar que para que el sistema pueda ser configurado, es necesario proporcionar las rutas donde se ubican los certificados y folios digitales que debieron ser tramitados previamente ante el Servicio de Administracin Tributaria (SAT), (y as obtener la autorizacin para la emisin de comprobantes fiscales digitales). As, al momento de dar de alta una venta utilizando los folios digitales, se generar una factura electrnica con todas las especificaciones establecidas por el SAT y, de igual forma, podrs generar las devoluciones de las facturas electrnicas emitidas.

Reporte mensual al SAT Los contribuyentes que opten por emitir facturas electrnicas, debern enviar un reporte mensual al SAT que contenga un resumen de las facturas que emitieron a sus clientes, este reporte te permitir cumplir con dicha disposicin. Una vez generado, deber ser validado y codificado por la aplicacin SICOFI, para su envo posterior al SAT va Internet.

Posibilidad de modificar el precio de venta al facturar Controla el cambio de los precios de venta de los productos al momento de efectuar un documento de venta, ya sea factura, remisin, pedido, etc., mediante la definicin de un perfil de usuario con derechos para realizar esta operacin. Al momento de realizar el cambio de precio, se solicitar una clave la cual deber corresponder a la de la persona autorizada por el administrador para realizar dicho cambio. Modificacin de pedidos y cotizaciones Aspel-SAE permite que los Pedidos y Cotizaciones sean modificables despus de haber sido grabados, esta operacin podr realizarse en documentos que no hayan sido cancelados o enlazados a otros documentos; lo anterior por aquellas empresas que levantan pedidos de facturacin que son alterados con frecuencia o bien porque an no est cerrada la venta.

Mdulo de Inventarios

Clave alterna para el alta de productos Al dar de alta un producto dentro del inventario podrs asignarle una clave adicional a la clave principal, sta se denomina clave alterna y sirve para indicar algo en especfico del producto, es decir, podr ser el cdigo de barras, o un cdigo proporcionado por el proveedor.

La clave alterna podr utilizarse en la captura de facturas, compras y movimientos al inventario, de tal forma que al indicarla, el sistema reconocer el producto al que pertenece, cambiando en automtico dicha clave por la clave principal del producto. Cabe mencionar que para todas las dems operaciones, se seguir utilizando la clave principal.

Definicin de Grupo de productos De manera similar al alta de kits, podrs dar de alta un Grupo de productos, es decir, un producto modelo que agrupe las distintas variedades que existen de un artculo, tomando en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, grosores, tamaos etc. Esta agrupacin te permitir en un slo paso dar de alta para un producto todas su combinaciones, pudiendo combinar hasta dos elementos o caractersticas (previa configuracin de los nombres para dichos elementos en los parmetros de configuracin de Aspel-SAE).

Cuando se realizan las compras o ventas de grupos de productos, se presenta una ventana de captura especial con la que es muy sencillo seleccionar los artculos de inters de entre todos los productos que conforman el grupo.

Lnea de productos para grupos de productos

Previo al alta de grupo de productos, debers dar de alta las lneas que te permitirn obtener o armar las distintas combinaciones de un producto, para ello accede al catlogo de lneas y realiza lo siguiente:

Al dar de alta una lnea selecciona el campo Aplicar manejo de grupos y subproductos. Define la estructura de la clave para el producto modelo o grupo y para los 2 subgrupos a manejar segn sea el caso. la longitud

Da de alta los subgrupos o elementos con los que se armarn las distintas combinaciones del producto. Las lneas tambin las podrs dar de alta, desde la ventana de alta de productos.

Consulta de grupos de productos Cuentas con un catlogo de grupos de productos, en el cual podrs consultar todos los productos modelo registrados con sus respectivos subproductos o combinaciones, y para un mayor anlisis en esta consulta se puede llegar a los siguientes niveles de detalle, agrupacin por lnea de productos, por productos y por grupos de productos. Tipos de costeo Podrs manejar varios tipos de costeo: UEPS, PEPS, Promedio e Identificado.

Manejo de folios en los movimientos de Inventarios Al generar movimientos al inventario stos se podrn identificar mediante un folio, el cual servir para control interno, este folio ser numrico y secuencial y se asignar de manera automtica para todos los movimientos registrados desde cualquier mdulo: compras, ventas, incluyendo los movimientos registrados en el mdulo de inventarios. En la consulta de folios de movimientos al inventario se podrn revisar por nmero de folio, todos los movimientos al inventario registrados Histrico de nmeros de serie Desde la consulta de nmeros de serie, podrs obtener un historial detallado de todos los movimientos relacionados con el nmero de serie, detallndose informacin relevante del mismo como: Tipo de movimiento involucrado, estatus del nmero de serie e informacin de las entradas y salidas del producto (Documento / fecha). En el historial del nmero de serie, podrs identificar con base al ltimo movimiento aplicado el estado del nmero de serie, es decir, si est disponible, no disponible, defectuoso, vendido, etc. Tambin desde los mdulos relacionados (compras, facturas, movimientos, etc.) se registra un tipo de movimiento, para que posteriormente puedas darle seguimiento al desplazamiento de dicho nmero de serie. El sistema te permite dar de alta un nmero de serie diferente y nico para cada producto.

Mdulo de Proveedores y Cuentas por Pagar

Manejo de folios en Movimientos de Cuentas por Pagar Puedes configurar el sistema para que al generar movimientos de cuentas por pagar, stos tengan asociado un folio, previa configuracin de dicho manejo en los parmetros del sistema. Se incluye tambin un Catlogo de Folios en el cual puedes dar de alta, modificar y consultar movimientos de cuentas por pagar generados con folios. La incorporacin del control del folio para movimientos de cuentas por pagar facilita el cumplimiento de la ley en lo que se refiere a la obligacin de emitir documentos fiscales foliados al efectuar pagos de parcialidades. Este manejo se sugiere para los movimientos de tipo abono con referencia Manejo de Zonas Catlogo de zonas donde puedes definir las diferentes reas geogrficas (regin o zona), en las que se ubican los proveedores. As, desde el alta de proveedores se podr asociar a stos una zona de entrega en particular.

Mdulo de Compras

Captura nica de Lotes y Pedimentos en compras Al dar de alta recepciones de compra que involucren productos configurados para manejar lotes y/o pedimentos, se podr especificar desde la primer partida capturada para dichos productos, que la informacin proporcionada para stos se conserve para la captura de los dems productos, esto tomando en cuenta que es muy probable que los productos de un mismo lote o pedimento se capturen en una misma entrada, agilizando as la captura de los mismos. Cambios en rdenes de compra Aspel-SAE permite modificar las Ordenes de Compra mientras los documentos no sean cancelados o enlazados a otros documentos, lo anterior por aquellas empresas que levantan rdenes de compra que son alterados con frecuencia o bien porque an no est cerrada la venta. Asociacin de archivos a las recepciones de compra (Digitalizacin de la administracin) Mediante la opcin: Documentos asociados que est disponible desde la consulta de recepciones, podrs asociar a un documento de compra uno o varios archivos de diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. estos archivos se almacenarn en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso podrs asociar comprobantes fiscales digitales de tus proveedores para llevar un ptimo control.

Lo nuevo de la versin 4.6 Antecedentes Esta versin permite administrar y controlar los cambios fiscales relacionados con la ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), los cuales entran en vigor a partir del 1 de enero del 2010. Los cambios fiscales que impactan a Aspel-SAE son: El cambio de la tasa del IVA la cual se incrementa en 1%, quedando en 11% para las fronteras del pas (Tasa de IVA fronterizo) y del 16% para el resto del territorio nacional (Tasa de IVA general). La definicin de que las contraprestaciones cobradas con posterioridad al 1 de enero del 2010 que correspondan a actos o actividades realizados con anterioridad a dicha fecha, pagarn el impuesto a la tasa del 16% y 11% segn se trate. La posibilidad de que dichos actos o actividades graven a las tasas del 15% o 10%, segn se trate, siempre y cuando las contraprestaciones correspondientes se paguen del 1 al 10 de enero de 2010. Consideraciones de trabajo por la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010 Cambios Generales del sistema La solucin dentro del sistema consiste en lo siguiente: Los procesos de Alta de movimientos de CxC y CxP y la ventana de Recepcin de pagos, permitirn revisar los montos actuales (sin ajustes de IVA) as como el nuevo saldo con el ajuste de IVA, de los documentos generados en el 2009 y cuyo pago se aplique posterior al 10 de Enero de 2010. Se podr imprimir desde CxC un comprobante por cada movimiento foliado tipo Abono, desglosando el IVA cobrado en este movimiento. Se incluye la herramienta Ajuste de saldos por reforma fiscal, con la cual se pueden generar movimientos de ajuste de las CxC y CxP que se vean impactadas por el cobro/pago con la nueva tasa de IVA. El concepto de ajuste es elegido por el usuario y con l se pueden identificar las diferencias originadas por el incremento de impuesto. Cambios en los reportes de Pagos a facturas y Abonos a compras, para que reflejen el reclculo de IVA en el caso de facturas de 2009 que recibieron pagos posteriores al 10 de enero del 2010. Nuevos reportes: Proyeccin de saldos por reforma CxC y Proyeccin de saldos por reforma CxP que permitirn revisar el saldo actual de cada documento generado en el 2009 y el saldo real ajustado a las nuevas tasas de IVA, considerando que se pagarn con posterioridad al 10 de enero del 2010. Esquema de Impuestos Cuando se instale una Base de Datos nueva, los esquemas de impuestos estarn actualizados con la tasa del IVA

(Impuesto4) al 16%. Cuando la Base de Datos sea traducida, los esquemas de impuestos se traducen tal cul estn definidos en la versin anterior y debers actualizar dichos esquemas con los nuevos porcentajes. Parmetros del sistema Se incorpora un nuevo parmetro denominado Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP , para que el sistema opere en Recepcin de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para todos los documentos generados hasta diciembre del 2009. Este parmetro por omisin est inhabilitado y se tendr la opcin de activarlo al iniciar una sesin con el sistema o desde el mdulo de Configuracin / Parmetros generales. Configuracin / Parmetros generales Aviso de reforma fiscal Procesos, ventanas o reportes que sufren modificaciones por la aplicacin del parmetro Aplicar Reforma Fiscal 2010:

Recepcin de pagos con ajuste de IVA En la ventana de recepcin de pagos, al elegir el documento a pagar se sugerir el saldo ajustado con el incremento en la tasa de IVA del documento cuando se den las siguientes condiciones: Cuando el documento a saldar es anterior al 31 de diciembre del 2009, y La fecha del abono es posterior al 10 de Enero del 2010. Recepcin de pagos con ajuste de IVA Alta de movimientos de CxC y CxP Al registrar un movimiento se tomar en cuenta la fecha de las operaciones, de modo que si el movimiento es un abono con referencia a un documento generado en 2009 o anterior, y la fecha del abono es posterior al 10 de Enero de 2010, entonces se realizar un reclculo del saldo del documento considerando el incremento del 1% al IVA, mismo que se sugerir como monto del movimiento. Se puede visualizar en pantalla el saldo original del documento y el saldo ajustado con Reforma Fiscal 2010. Alta de movimientos de CxP Alta de movimientos de CxC Importante Los movimientos que el sistema automticamente controla para la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010, son nicamente los que se generan a travs del alta de CxC o CxP y Recepcin de Pagos de CxC. Considerar que las Devoluciones enlazadas se realizarn con la tasa de impuesto del documento original (en el caso de devoluciones directas podrs indicar la tasa de impuesto a considerar). Por lo tanto, en el caso de las devoluciones de documentos de 2009 con pagos en 2010, debers realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que correspondan tanto en CxC, CxP y en la DIOT. Ajuste de saldos por Reforma Fiscal

Esta nueva herramienta est disponible tanto para CxC como para CxP y se puede ejecutar para un cliente o proveedor en particular o de forma masiva. El proceso de ajuste se realiza de la siguiente forma:

El sistema identifica los abonos realizados despus del 10 de Enero del 2010 y cuya referencia son documentos tipo Factura o Compra generados en el 2009 o antes. Se debe indicar un Nmero de concepto para realizar el ajuste (se recomienda dar de alta un concepto en especfico para estos movimientos). El proceso genera un cargo con referencia al mismo documento por el monto de la diferencia del impuesto correspondiente entre el documento y el abono realizado. Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxC Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxP Operaciones con terceros El reporte de Operaciones con terceros presenta las siguientes opciones: Se permite seleccionar la opcin Aplicar reforma fiscal 2010 para indicar que los pagos realizados despus del 10 de Enero de 2010 a documentos del 2009 (o anteriores) se presenten con el impacto del incremento de IVA. Por ejemplo , un documento con IVA del 15% cuyo saldo sea de 1,150.00 y tenga aplicado un pago de 580.00 pesos, el reporte presentar 80.00 pesos por concepto de IVA del 16%.", ya que para que en el reporte se visualice un monto de 80 para IVA el monto de pago debe ser 580. Se agregan nuevos filtros de IVA para poder visualizar los datos de los pagos a documentos por las diferentes tasas de IVA: 15 16% para el IVA General y 10 u 11% para el IVA fronterizo. Tambin es posible indicar que se consideren los movimientos de ambas tasas para cada caso de IVA. Operaciones con Terceros (DIOT) Reportes Administrador de reportes Se adiciona un nuevo grupo denominado Reforma fiscal 2010 , en el cual se incluyen dos nuevos reportes: Proyeccin de saldos con reforma, uno para CxC y otro para CxP. Estos reportes presentan por cliente o proveedor los documentos generados en 2009 que an tengan saldo pendiente, calculando a la fecha de ejecucin del reporte el saldo actualizado de los documentos considerando el incremento al 16% u 11% del IVA, segn les corresponda. Reporte de Proyeccin de saldos por Reforma Fiscal CxP Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma Fiscal CxC Reportes modificados Reporte de Ccobro.fto Se modifica el reporte Ccobro.fto el cual incluir informacin de los pagos que aplicaron la nueva tasa del IVA. Este reporte est disponible desde el Administrador de reportes/ Estado de cuenta detallado / Comprobante de ingresos o desde el tema de Alta de movimientos de CxC al imprimir el movimiento. Pagos a facturas con ajuste de IVA Se incorpora al filtro de este reporte una nueva opcin para poder indicar si se desea hacer el reclculo del IVA a los abonos que cumplen las condiciones de la Reforma Fiscal 2010 o no. Es decir, se puede indicar si deseas recalcular el IVA (al 16% u 11%) de los movimientos tipo abono realizados despus del 10 de enero de 2010 a documentos generados en el 2009 o si se calcula el IVA sin incremento (15% 10%) de dichos movimientos.

Reporte pagos a facturas

Abonos a compras con ajuste de IVA Presenta una modificacin similar al reporte de pagos a facturas, donde se incluye un campo para seleccionar si se desea aplicar la Reforma Fiscal 2010 o no, esto indicar si deseas recalcular el IVA con el incremento (16% u 11%) a los movimientos tipo abono realizados despus del 10 de enero de 2010 a documentos generados en el 2009 o si se calcula el IVA sin incremento (15% 10%) de dichos movimientos. Reporte de abonos a compras

Lo nuevo de la versin 4.5

Esta versin contiene las siguientes implementaciones: Complementos para comprobantes fiscales digitales Antecedentes De acuerdo con el Anexo 20 de la Resolucin Miscelnea para 2008, dentro de la estructura de los Comprobantes Fiscales Digitales se contempla un nodo opcional denominado Complemento, en el cual se puede incluir informacin de uso fiscal relativa a determinado tipo de organizaciones. Tanto el contenido del nodo Complemento como la regla que determina su incorporacin en la cadena original de los CFDs, es establecido y difundido por el Servicio de Administracin Tributaria a travs de resoluciones particulares a un sector o actividad especfica. Hasta el momento, el SAT ha publicado lo correspondiente para siete sectores, entre los que se encuentran: Sector de ventas al Detalle ("Detallistas") Impuestos Locales Compra de ventas de "Divisas" Donativos "Donatarias" Es de resaltar que an cuando el nodo Complemento no tiene carcter obligatorio, s cuenta con un estndar fiscal aprobado y publicado por el SAT con el fin de proporcionar a los contribuyentes una forma ms eficiente para el procesamiento de la informacin.

Cmo adicionar el nodo Complemento a los CFD en SAE El procedimiento a seguir para incorporar en Aspel-SAE el nodo Complemento en los CFDs es el mismo que se usa para aadir el nodo Addenda, es decir, a travs de la lectura de Plantillas de addendas, mismas que sern Plantillas de addendas y/o complementos. Estas plantillas son archivos de texto con extensin XML cuyo contenido define la estructura e informacin que se incluir como Addenda y/o como Complemento en los CFDs que se emitan a un determinado cliente. Para ms detalle, revisar en el archivo de ayuda el tema: Uso del addenda dentro de Aspel-SAE .

Especificaciones por Mdulo o proceso

Clientes/Alta o modificacin

Adicional al uso de una addenda, ahora se podr anexar dentro del mismo archivo addenda clave del (cliente+.xml D-clave del cliente.xml) el uso de complementos, tanto para facturas como para devoluciones. Se podr configurar un namespace que incluya dentro del mismo la referencia al complemento que se desea implementar. Importante : Para el caso en que ya se utilicen addendas para los clientes, el complemento detallista se deber incorporar o definir dentro de dicho archivo.

Facturas/Devoluciones

Al momento de generar un documento CFD desde el mdulo de facturas, ahora este documento se generar tomando en cuenta el complemento asociado al cliente para la factura o devolucin. Los reportes correspondientes contendrn ahora dentro de la cadena original, la informacin relacionada a los complementos. El visor de comprobantes utilizar el nuevo clculo de la cadena original que contempla el uso de los complementos.

Facturacin /Reportes

Visor de comprobantes digitales

Consideraciones especiales Dado que el nodo Complemento es de uso fiscal y que su contenido es reglamentado por la autoridad, es necesario que las Plantillas de complementos cumplan con la estructura establecida en el estndar publicado por el SAT, lo que es indispensable para la adecuada conformacin de la cadena original y del sello digital del CFD. El estndar, la secuencia para integrar la cadena original y las reglas de uso de los nodos Complemento disponibles, estn publicados en el sitio de Comprobantes Fiscales Digitales dentro del portal del SAT www.sat.gob.mx. Conforme la autoridad libere complementos aplicables a Aspel-SAE, publicaremos en nuestra pgina de Internet (aspel.com) las Plantillas generales correspondientes, mismas que se podrn tomar como base para personalizarlas y utilizarlas de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Pagos con tarjeta de crdito y/o dbito Con esta opcin es posible recibir pagos con tarjetas de crdito o dbito de tus clientes, ya que Aspel-SAE a partir de 4.5.permite la activacin de servicios de comunicacin con Terminales de Punto de Venta (TPV) que gestionan estas transacciones con instituciones bancarias. Es importante sealar que no es necesario contar con una lnea telefnica dedicada para efectuar el cobro, lo que se requiere es una conexin a Internet para realizar estas transacciones de forma segura y confiable. Verifica los servicios disponibles en nuestra pgina aspel.com Para mayor informacin consulta el tema: Pagos por Internet

Temas relacionados Lo nuevo de la 4.0

Interrelacin entre mdulos Qu es A travs de la integracin del sistema, el ciclo de compra-venta se controla de manera completa:

Esencial Esta interrelacin de mdulos puede ser modificada para operar sin afectar algunos mdulos, permitindote despus actualizar tu informacin. Dirgete a los siguiente tema para conocer ms acerca de esta forma de operacin: Parmetros generales y Actualizacin de Archivos. Tema Relacionado Conoce en que consiste cada mdulo del sistema Volver a la Gua Rpida de Aspel-SAE

Dnde obtener ayuda ? Manejo A continuacin se describen los documentos o fuentes de informacin en los que te podrs apoyar para el uso del sistema. Manual de referencia. El objetivo de este manual es proporcionar un panorama general del sistema, orientndote en los procesos bsicos para iniciar de manera rpida y fcil la operacin con Aspel-SAE. Este manual es una gua de referencia rpida que contiene informacin general de los procesos que puedes realizar con Aspel-SAE, y se detallan ampliamente slo los temas relacionados con la instalacin, activacin y configuracin del sistema Si necesitas informacin ms especfica acerca del funcionamiento de los diferentes procesos, campos, mensajes de advertencia, ejemplos, etc, te recomendamos ampliamente revisar el archivo de ayuda electrnica en lnea disponible en el sistema. Manual del usuario . Es un manual electrnico disponible en formato PDF que contiene informacin detallada de cada uno de los procesos del sistema. Sin embargo, por el tiempo que se necesita para la elaboracin de este archivo, ste podra no tener la explicacin de ciertos puntos incluidos al sistema de ltimo momento, por lo que te recomendamos consultar tambin la informacin del ayuda electrnica en lnea ya que se encuentra ms actualizada. De esta forma para cualquier duda sobre el funcionamiento del sistema puedes consultar ambas fuentes y as complementar la informacin. Ayuda electrnica. Puedes activar y consultar el archivo de ayuda interactivo en cualquier momento y en cualquier mdulo del cual necesites informacin, con slo presionar la tecla <F1> o el botn de ayuda que se encuentra en cada uno de los mdulos y consultas del sistema. El contenido del ayuda explica a detalle todas las caractersticas de los campos de captura y funciones de los diferentes mdulos, as como las restricciones o notas importantes sobre la operacin del sistema. Es importante tomar en cuenta que en el ayuda electrnica encontrars adems las consideraciones sobre los ltimos cambios o actualizaciones que el sistema haya tenido de ltimo minuto. Si tienes alguna duda que no pueda resolver la documentacin que te proporciona tu sistema Aspel, visita nuestra pgina en Internet, en la que encontrars respuesta a las preguntas ms comunes: aspel.com . http://www.aspel.com.mx/servicios.html

Interfase con otros sistemas de la lnea Aspel Qu es P uedes utilizar la informacin generada en tu proceso de compra-venta y contabilizarla en el sistema Aspel-COI, as como emitir los pagos a tus proveedores en Aspel-BANCO. La interfase que puedes tener con los sistemas Aspel facilitar la integracin de los procesos administrativos contribuyendo a la disminucin de errores y tiempo de recaptura de la informacin. Prcticamente Aspel-SAE genera, enva y recibe informacin de todos los sistemas de la lnea Aspel, la interfase se realiza de la siguiente manera: Interfase con el sistema Aspel-PROD versin 2.0 superior Utiliza y actualiza el catlogo de inventarios de Aspel-SAE, ste provee los subensambles y materias primas para formar las hojas de costos del producto terminado. Aspel-PROD, registra en lnea las entradas y salidas de materia prima, as como todas las afectaciones, entre ellas, nmeros de serie y lotes de productos. Interfase con el sistema Aspel-COI versin 5.0 superior Tendrs la posibilidad de realizar la integracin o interfase en lnea con Aspel-COI 5.0 o superior, es decir, al momento de generar las plizas ya no slo se podrn registrar va archivo, sino que tambin podrn afectar directamente la base de datos. Adicionalmente, ser posible generar plizas tanto de ventas como de compras detalladas por cliente, documento e impuesto. Interfase con el sistema Aspel-CAJA versin 2.0 superior Aspel-SAE enva a Aspel-CAJA el catlogo de clientes y productos para su uso, mismos datos que se afectarn por las ventas realzadas en los puntos de venta. Nota: Para conocer cmo se lleva a cabo cada una de estas interfases, dirgete a los procesos que las explican con mayor detalle en sus respectivas ayudas electrnicas. Para mayor informacin de estos productos, consulta la pgina de Internet aspel.com o comuncate con tu distribuidor mas cercano.

Ver: Interfase Aspel-COI Interfase Aspel-BANCO Notas A partir de la versin 5.0 de COI y SAE 4.0, esta integracin o interfase se realizar en lnea, es decir, se afectar directamente la contabilidad de tu empresa. Recuerda que los sistemas Aspel-PROD y Aspel-CAJA toman la informacin generada en Aspel-SAE, facilitndote una administracin completa. Para mayor informacin de estos productos, dirgete a la Pgina Aspel o comuncate con tu distribuidor. Temas relacionados Caractersticas y beneficios Gua prctica de procesos Interrelacin de mdulos Mdulos del sistema Parmetros generales

Ir a otros mdulos

Servicio de Actualizacin en lnea de los sistemas Aspel Manejo Aspel actualizacin en lnea (Aspel-AL), es un servicio que permite obtener la actualizacin de los sistemas Aspel va Internet. Cuando se solicita la actualizacin de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versin del sistema desde el cual se solicit el proceso. Caractersticas Aspel-AL muestra en su pgina los programas Aspel que tienes instalados y que se pueden actualizar va Internet. Baja las actualizaciones y antes de sobrescribirlas, realiza un respaldo de la instalacin anterior del sistema (ltimo reinstalable) en la ruta especificada en el mdulo de configuracin del programa Aspel-AL. Recuerda que Aspel-AL slo podr actualizar los reinstalables correspondientes a la misma versin que se tiene instalada, es decir, si la versin instalada corresponde a NOI 3.5, entonces Aspel-AL te actualizar al ltimo reinstalable disponible para dicha versin, pero no te actualizar a la ltima versin del reinstalable de la versin 4.0 si hubiera uno disponible. Desde Aspel-AL podrs revisar el nmero de versin del sistema que tienes instalado y si ya fue actualizado con algn reinstalable. Beneficios Medio por el cual puedes actualizar un sistema de la lnea Aspel va Internet, con slo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Consideraciones No todas las versiones de los productos Aspel estn preparadas para realizar una actualizacin en lnea, solamente a partir de los siguientes sistemas: SAE 3.0, CAJA 1.0, BANCO 2.5, COI 4.0, PROD 1.7, NOI 3.5 y SAE Comercio Electrnico 1.5 versiones posteriores. Slo podrs actualizar un sistema de una misma versin, es decir, si el sistema que instalaste es Aspel-COI versin 4.0, Aspel-AL actualizar al ltimo reinstalable disponible en el ftp para dicha versin, por lo que despus de ejecutar el proceso visualizars el nmero de reinstalable al que te actualizaste, por ejemplo: Aspel-COI 4.0 reinstalable 1, pero por este medio no podrs actualizarte a una versin diferente de la 4.0, siguiendo el ejemplo no podrs actualizarte a la siguiente versin de COI. Para ms informacin, Consulta el ayuda electrnica desde Aspel-AL, el cual se encuentra en la ruta: Men Ayuda / Servicio de actualizacin en lnea/ Botn o selecciona la tecla de funcin "F1" dentro de la ventana de Aspel-AL.

S@E Comercio Electrnico Qu es Es un sistema que traslada al ambiente de Internet los Catlogos de Inventarios, Clientes y Polticas Comerciales registrados Aspel-SAE, construyendo una Tienda Virtual en unos cuantos minutos para exhibir y promocionar los productos y servicios de su empresa.

Para mayor informacin vistanos en la pgina de Internet: http://www.aspel.com

Consideraciones para trabajar con Windows Vista

-SEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede infringir la seguridad del sistema, motivo por el cul solicita constantemente la autorizacin del usuario. Si el usuario no es un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contrasea para llevar a cabo actividades que en versiones anteriores no requeran autorizacin de un usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel debers tomar en cuenta lo siguiente: Si tienes Aspel-AL versin 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitir tambin que Aspel AL se actualice a la versin ms reciente. Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre el mensaje: "No se hall el registro del producto, por favor proporcione la ubicacin del archivo de versin". Al ejecutar Aspel-AL versin 2.00.6 o superior tendr el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario Windows : Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin de Aspel-AL. Acptala. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red. Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura". Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario de Windows : Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin del Servidor de Licencias. Debers Aceptarla. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.

Consideraciones de trabajo por la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010 Documentos del 2009 o anteriores que se cobran o pagan a partir del 11 de enero de 2010

Caso 1. Se cobra al cliente el monto del incremento de la tasa de IVA Registro de Pagos de documentos del 2009 (CxC y CxP) - Los movimientos que el sistema automticamente controla por Reforma son nicamente los que se generan a travs del alta de movimientos de CxP y CxC, as como Recepcin de Pagos de CxC. - A partir del 11 de enero de 2010 es muy importante que los pagos que se apliquen a documentos del 2009 o anteriores se registren a la nueva tasa de IVA, ya que de no hacerlo as, el sistema requerir que se ejecute ms de una vez el proceso de ajuste por Reforma. - Los movimientos que se generan desde Aplicacin de Anticipos se registran con la tasa original del documento. Por lo tanto, no se recomienda su uso para documentos del 2009 que se paguen despus del 10 de enero de 2010. - En el caso de documentos en moneda extranjera se debe considerar lo siguiente: a) Para documentos del 2009 que se paguen despus del 10 de enero de 2010, en la ventana de alta de movimientos de CxC, CxP y Recepcin de Pagos, el monto de pago que se sugiere considera el tipo de cambio del Catlogo de Monedas y el ajuste por reforma. Si se modifica el tipo de cambio en esta ventana, el sistema recalcula el monto con base en el nuevo tipo de cambio y el ajuste por reforma que le corresponda. (De manera informativa, en la parte inferior de la ventana se mantendr la sugerencia inicial del sistema). b) El Reporte de Proyeccin de saldos muestra los montos en moneda base considerando el tipo de cambio del documento. Reporte de Proyeccin de saldos por Reforma Fiscal CxP Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma Fiscal CxC c) Es necesario realizar primero el Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 y despus el proceso de Ajuste Cambiario para obtener la prdida o ganancia cambiaria correcta. Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxC Ajuste de saldos por Reforma Fiscal 2010 CxP

Devoluciones de Compras y Facturas Las devoluciones se realizan con la tasa de impuesto del documento original. En el caso de las devoluciones de documentos de 2009 con pagos en 2010, es necesario realizar manualmente los movimientos de ajuste de IVA que correspondan tanto en CxC, CxP y en la Declaracin de Operaciones con Terceros. Interfase Aspel-BANCO / Aspel- SAE Para la realizacin de pagos posteriores al 10 de enero de 2010 de documentos elaborados en 2009, se recomienda generar el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma para saber el nuevo saldo del documento con ajuste de IVA y proceder a registrar los montos actualizados en el momento de realizar la interfase. Consideraciones con CxP El proceso Interfase Banco genera movimientos considerando la tasa de IVA original del documento, por lo que en caso de documentos del 2009, dichos montos no tendrn el ajuste por el incremento de IVA del 1%. Para estos

casos se recomienda generar el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma y registrar directamente en AspelBANCO los pagos con los montos actualizados. Consideraciones con CxC Cuando se tiene interfase con Aspel-Banco, al consultar los documentos pendientes de pago del cliente, el saldo que se presenta corresponde a la tasa de IVA con la que se registr el documento. Para aquellos movimientos que se elaboraron en 2009 y se pagan despus del 10 de enero del 2010, el saldo de estos documentos no contienen el incremento del 1% de IVA. Por lo tanto, se recomienda que en SAE se genere el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma y registrar en Aspel-BANCO los movimientos de pago con los montos actualizados. Interfase Aspel-CAJA / Aspel-SAE Para la realizacin de pagos posteriores al 10 de enero de 2010 de documentos elaborados en 2009, se recomienda generar el Reporte de Proyeccin de Saldos por Reforma para saber el nuevo saldo del documento con ajuste de IVA y proceder a registrar los montos actualizados en el momento de realizar la interfase. Interfase Aspel-SAE / Aspel- COI En caso de que se requieran visualizar las afectaciones en Clientes y Proveedores del Ajuste de IVA por Reforma, se debe generar la pliza de CxC o CxP filtrada "Por Concepto", indicando el nmero de concepto asignado al ajuste. Generacin de la pliza por ajuste de Reforma Fiscal 2010

Caso 2. La empresa absorbe el monto del incremento de la tasa de IVA Si tu empresa va a absorber el incremento de la tasa de IVA de los documentos de 2009 que se van a pagar a partir del 11 de enero de 2010, la autoridad solicita elaborar una nota de crdito para disminuir el precio de los productos (sin considerar el IVA) y un comprobante Complementario con prcticamente TODO el contenido de una factura por un monto igual al del total de la factura expedida en 2009 (considerando los precios disminuidos y la nueva tasa de IVA)*. Con la finalidad de evitar mayor operacin administrativa para el control de este tipo de casos, se recomienda emitir una nota de crdito por el total de la factura original y refacturar los productos y/o servicios involucrados con la tasa vigente en el 2010 de IVA, aplicndoles un descuento por producto que haga corresponder el total de la nueva factura con el total de la factura original. En el caso de los productos que gravan al 15 %, el descuento debe ser del 0.862% y de los que gravan al 10% del 0.9009%. Se sugiere consultar aspel.com en la seccin de Soporte Tcnico para conocer ms recomendaciones sobre el tema.) *Consultar detalles en el Art. 3. de la TERCERA Resolucin de modificaciones a la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2009.

Tema relacionado Lo nuevo

Modalidades de operacin del sistema

Antecedentes Al instalar el sistema adquieres derechos de uso para un usuario y podrs una vez activado el sistema, modificar la razn social de la empresa. El sistema puede operar sin necesidad de registrarse durante los 30 das siguientes a su instalacin, posterior a este perodo, el sistema deber ser activado para que pueda seguir siendo utilizado (con el 100% de funcionalidad), a este proceso se le denomina Activacin del sistema. Activacin del sistema Modalidad Demostrativa Inicialmente se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del sistema, por lo que si deseas utilizarlo como versin demostrativa, Aspel te proporciona 30 das de uso para que lo puedas evaluar. Esta forma de operacin tiene algunas restricciones tales como: 1. Solamente podrs trabajar con una empresa y no se permite modificar la razn social de la misma. 2. Al concluir los 30 das del perodo de evaluacin (o en el momento que lo decidas), podrs activar el sistema en modalidad Tradicional o Normal, Renta, Demo-Educativa o de Uso interno, esto dependiendo del nmero de serie adquirido, ya que si no ha sido activado operar en la modalidad de solo lectura. 3. Es importante considerar que para la versin Demostrativa NO podrs utilizar Aspel-SAE en Red hasta que se active el sistema.

Modalidad de solo lectura Cuando el plazo de evaluacin de 30 das otorgado por Aspel para la activacin del sistema haya concluido y an no se haya realizado la activacin del mismo, ste dejar de funcionar al 100%, es decir, podrs acceder al sistema para consultar tu informacin pero no podrs registrar nuevos datos, hasta que actives tu sistema. En este modo se despliega el Asistente de activacin para dar la posibilidad de activar el sistema.

Modalidad Tradicional o Normal

Cuando adquieres un sistema Aspel, ste contiene un certificado de autenticidad en el cual se incluye el nmero de serie del sistema y el cdigo de activacin correspondientes, los cuales son necesarios para poder Activar el sistema. En este modo no existen restricciones y es posible hacer uso de todas las caractersticas del sistema. Despus de activarlo podrs agregar hasta 99 empresas y podrs modificar la razn social de las mismas. Al instalar el programa se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del sistema, una vez activado, para re-activaciones posteriores (semestrales) se contar con 30 das de perodo de gracia para realizar este proceso. Estas reactivaciones semestrales son obligatorias, ya que si no se realizan, despus de los 30 das de gracia el sistema ya no podr operar con el 100% de la funcionalidad. Si requieres que ms de 1 usuario utilice el sistema simultneamente en una red, debers adquirir licencias de usuarios adicionales segn tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la pgina aspel.com para su activacin posterior en el Asistente de Activacin del sistema. Recuerda que para este tipo de instalacin, debes asegurarte que la computadora donde se instal el sistema realice funciones de servidor en la red.

Para conocer cules son las modalidades de licencias adicionales que puedes adquirir, revisa el tema : Actualizacin y enlace de usuarios Adicionales Modalidad Renta Esta modalidad consiste en el aprovechamiento y derecho de uso de un sistema Aspel, trabajando sobre un esquema de renta, esto mediante la contratacin previa de este servicio por un perodo determinado de tiempo en aspel.com. Al instalar el sistema se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del programa, una vez activado ser necesario realizar validaciones mensuales para que el sistema pueda continuar en operacin y para realizar este proceso en Aspel-SAE se contar con 15 das de perodo de gracia contados a partir del da de calendario que corresponda al del mes siguiente al de la fecha de activacin por Internet del programa o al de la ltima validacin de uso del mismo. Para las versiones en Renta, el nmero de serie y el cdigo de activacin son indispensables para la activacin del sistema, sern proporcionados va correo electrnico o en la pgina de aspel.com al llevar a cabo la contratacin del servicio de renta. Si necesitas acceder al sistema simultneamente con ms de 1 usuario, debers adquirir los usuarios adicionales que requieras en aspel.com , o al momento de contratar el servicio de renta. Posteriormente debers realizar la activacin del sistema para que el nuevo nmero de usuarios se actualice. El uso o aprovechamiento de un sistema administrativo Aspel en renta, no difiere de la modalidad Tradicional o Normal. De igual forma en ambas modalidades podrs controlar la administracin de tu negocio.

Modalidad Demo-Educativa Esta modalidad del sistema requiere activacin y validacin de uso sin conexin a Internet, solamente podrs trabajar con una empresa y no se permite modificar la razn social de la empresa. Tiene limitada la fecha de operacin del sistema, slo permitiendo registrar operaciones del 1 de Enero del 2007 al 29 de Febrero de 2009. Modalidad de Uso interno (para distribuidores) Posee caractersticas similares a la modalidad demostrativa ya que podrs trabajar con una empresa y una vez activado el sistema con la razn social del distribuidor no ser posible modificar este dato. Requiere de activacin y validacin de uso. Esta versin es para ser usada por distribuidores autorizados por Aspel y permite enlazar licencias de usuarios adicionales.

Observaciones Es muy importante que recuerdes que los Sistemas Aspel requieren de una Validacin de uso mensual o semestral (segn la modalidad adquirida) a partir de su Activacin. Al igual que la Activacin , la Validacin de Uso se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Asistente para la activacin del sistema Es indispensable que la instalacin y Activacin del sistema se efecte en la computadora definitiva, es decir, donde el sistema se utilizar.

Temas relacionados Proceso de activacin Asistente para la activacin del sistema Validacin y reactivacin de un sistema Revisa cuntos usuarios tienes permitidos

Requerimiento de equipo Procesador Intel Pentium de 1Ghz o superior* 512 MB de RAM* 340 MB de espacio libre en disco duro Monitor Super VGA (800x600) o superior Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista, 2008 7 * Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado. * Para una instalacin en Servidor es recomendable una configuracin mayor, dependiendo del nmero de usuarios y el nmero de empresas a operar en el mismo servidor. Redes que soporta el sistema

Redes que soporta el sistema Microsoft Novell Netware Cualquiera compatible con las anteriores. Para obtener el mejor rendimiento del sistema trabajando en red, es requisito que los equipos tengan 512MB de RAM como mnimo. Asimismo, se recomienda que el sistema operativo utilizado sea el mismo en todas las computadoras, que se trabaje en una red de rea local (LAN) con cableado estructurado y con tarjetas de red a una velocidad mnima de 100 Mbps. Requerimiento de equipo

Directorio de Archivos Comunes (DAC) Manejo Las versiones de los sistemas Aspel (a partir de las versiones de NOI 4.0, COI 5.0, SAE 4.0), crean una carpeta de Archivos comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los sistemas de la lnea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso comn , tales como: Aspel-Actualizacin en Lnea, Infoweb, el mdulo de perfiles de usuarios, as como otros documentos de uso comn entre los sistemas Aspel, entre otros. Esta capeta por omisin se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicacin puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la instalacin del sistema. Este directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que con este directorio te aseguras que todos trabajen con los mismos parmetros de configuracin, con la misma base de datos, as como el uso del mdulo de perfiles del usuario o la aplicacin Infoweb, etc, asegurando que el trabajo en red sea completo. El directorio de archivos comunes contiene los sistemas: Aspel-AL Infoweb. Adems de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente informacin: Archivos de perfiles de usuario Archivos de informacin de los sistemas instalados. Archivos con recursos de imgenes Aspel Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo. El archivo empresa Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros. El directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalacin bajo el siguiente esquema: Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu PC El directorio se crear si: 1. Existen algunos programas que deberan ir dentro de l, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador, esta aplicacin se copiaba en un directorio especfico. 2. No hay ningn producto Aspel instalado. En ambos casos se crear fsicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes. Si ya existe un directorio de archivos comunes Se realizar un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes existente. Cuando se quiera instalar otro sistema Aspel, el sistema realizar lo siguiente: 1. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes. 2. Configura el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes instalado, si la ruta donde se instal el directorio es la que por omisin sugiere el proceso de instalacin, la ruta ser: C\Archivos de programa / Archivos Comunes / Aspel. 3. El programa verifica que las versiones o fechas de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de Archivos Comunes sean mayores o iguales, si no, procede a actualizarlas. 4. Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes del instalador sea diferente a la encontrada en la ruta destino. Con el proceso anterior se asegura que slo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel en lugar de crear un nuevo directorio por cada producto Aspel que se instale.

Temas relacionados Estructura del directorio de archivos comunes Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes Gua para la instalacin en RED

Gua para la instalacin en RED A) REDES MICROSOFT En el servidor En las Estaciones de Trabajo B) REDES NOVELL En el servidor En las Estaciones de Trabajo REDES MICROSOFT. En el servidor: 1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows 98), crear desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se alojaran los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para el trabajo en red. 2. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones Compartir/Permisos y Seguridad todos los permisos necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total(lectura y escritura) a cada una de las cuentas de usuario de Windows que accedern al sistema o slo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos usuarios. Adicionalmente marcar el parmetro Hacer posible que los permisos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto para que los permisos se apliquen a todas las subcarpetas. 3. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por ejemplo O:\. 4. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". 5. Para el directorio de instalacin del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3. 6. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso 5; p.e O:\ NETDIR. 7. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, utilizando un nmero de serie que tenga Licencia para Usuarios Adicionales. 8. Finalmente debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. As mismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. Importante Si ya instalaste tu sistema con las opciones que se sugieren por omisin, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro del servidor, entonces realiza lo siguiente: a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red. En las Estaciones de Trabajo: 1. Crea la misma unidad virtual que se registr en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de 2. 3.

1. Archivos Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows. 2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". 3. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el paso 1. 4. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. Importante Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estacin de trabajo anteriormente sugerido. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. REDES NOVELL. En el servidor: 1. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". 2. Para el directorio de instalacin del sistema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor o bien elegir un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel). 3. Para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red Novell (si el directorio no existe el instalador lo generar). Este directorio contendr los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para poder trabajar con este tipo de red. 4. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso3. 5. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, recuerda que preferentemente al nmero de serie que indiques debiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder concurrentemente al sistema 6. Debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Asimismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. 7. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contrasea con el que accedes a la red Novell y que utilizaste para instalar el sistema. 8. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario acceder a la opcin Configuraci n\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios: a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel b. Activa el men flotante y selecciona la opcin: "Propiedades" c. En la carpeta "Iniciar sesin", activa la opcin: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registrado en el paso 7 con el que se realiz la instalacin del sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectura escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez) d. Indica la contrasea que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios. e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuracin aplique. De esta forma garantizars que el sistema Aspel-SAE funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios adicionales puedan acceder concurrentemente. Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los usuarios de Novell con los que se inicie la sesin del equipo tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-SAE y/o los Archivos Comunes Aspel se encuentran instalados. En las Estaciones de Trabajo: 1. 2.

1. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". 2. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos Comunes Aspel que instal el servidor. 3. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell. Importante Si en el servidor o en las estaciones de trabajo, ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: En el servidor: a) Accede al sistema a la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Crear un nuevo directorio de archivos comunes, despus indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar la ruta o seleccionarla mediante el botn examinar(...), si la carpeta no existe el asistente la crear, posteriormente oprime siguiente. b) Al concluir el proceso de creacin de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. En las estaciones de trabajo: a) En cada uno de los equipos, accede al sistema y selecciona la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el servidor creo o instal los Archivos Comunes Aspel y oprime Siguiente. b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. Temas relacionados Procedimiento de instalacin

Procedimiento de instalacin Antecedentes Manejo

El sistema por omisin se instala en modalidad de 1 usuario y podrs dar de alta hasta 99 empresas. En caso de requerir qu programa sea utilizado simultneamente por ms de un usuario a la vez en una misma red de computadoras, debers adq licencias de usuarios adicionales as como instalar el sistema en una computadora que realice las funciones de servidor de la de cmputo donde operar el mismo.

La adquisicin de los usuarios adicionales varia dependiendo de la modalidad del sistema adquirido, es decir, si se trata de versin en renta o de una versin tradicional. Caractersticas del Sistema por Modalidad Pasos de la Instalacin Manejo Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegar automticamente una presentacin, elige la opcin Instalar para iniciar el proceso de instalacin de tu sistema Aspel-SAE. Es importante mencionar que ahora no se solicitar el Nmero de serie y Cdigo de activacin para realizar la instalacin del sistema, posteriormente desde el Asistente de Activacin del sistema se solicitarn dichos datos. Activacin del sistema Mensaje de El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuacin se mostrar el contrato de la licencia bienvenida de uso, tendrs que aceptarlo para poder continuar con la instalacin del programa. Seleccin del Elige la forma en que deseas instalar tu producto Aspel, las opciones son las siguientes: tipo de 1. Local o servidor. Utiliza esta opcin si: instalacin Gua para la instalacin en RED El sistema va a utilizarse solamente en una computadora o, El sistema se utilizar en una red y el equipo donde ests instalando ser el servidor. Este tipo de instalacin te permitir operar la PC como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados como estaciones trabajo, validarn su acceso al sistema a travs de dicho servidor. Tomando en cuenta que en dicho servidor hay que realizar la activacin de las licencias de usuarios adicionales que se hayan adquirido. 2. Estacin de trabajo. Selecciona esta opcin si la PC donde ests es una de las terminales que acceder al sistema en red y ya cuentas con una instalacin del programa en el equipo servidor. Nota: Independientemente del tipo de instalacin que se realice (Servidor o Estacin de trabajo), el sistema se instalar de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisin nicamente de la informacin a travs de la red.

Esencial

Si el sistema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente: Que las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local. Que el equipo de cmputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas operativos: Micr Windows NT, 2000, XP, 2003 superior. Debers efectuar la Instalacin de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalacin de tipo Esta de Trabajo en cada una de las terminales (como se muestra en el siguiente esquema).

Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instal el sistema encendido y previamente se haya realizado la activacin correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo en de las licencias de usuarios adicionales necesarias).

Indicar En este paso debers seleccionar la carpeta en la que el programa instalar los archivos. Directorio de Por omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\Aspel\AspelSAE 4.6 , pero puede ser modificada, utilizand Instalacin botn Examinar. Con el botn siguiente puedes continuar con el proceso de instalacin.

Directorio de En este dilogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omisi Archivos sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el botn Examin Comunes Directorio de Archivos Comunes (DAC) (DAC) Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso comn para los sistemas de la lnea Aspel es muy importante tengas presentes las siguientes consideraciones.

Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalacin de tipo Local o Servidor, debers crear la carpet Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan comp cierta informacin, como los perfiles de usuarios, los parmetros de configuracin, etc. Durante la instalacin de tipo Estacin de trabajo se solicitar la ruta donde el instalador crear el Directorio de Arch Comunes, si ya existe una configuracin previa de este Directorio en el equipo donde la instalacin se est realizando programa no solicitar esta especificacin.

Es importante aclarar que si ests trabajando en red, es necesario que todas las estaciones de trabajo compartan el mi directorio de Archivos Comunes. De esta forma te aseguras que todos trabajen con los mismos parmetros de configurac con la misma base de datos, as como el uso del mdulo de perfiles del usuario o la aplicacin Infoweb, etc, de esta form aseguras que el trabajo en red sea completo.

Posteriormente, si as lo requieres en el men Utileras de los sistemas Aspel podrs reconfigurar la ruta definida par Directorio de Archivos Comunes. Para mayor informacin sobre el Asistente de Configuracin del Directorio de Arch Comunes Aspel, consulta el ayuda electrnica del sistema.

Seleccin del Una vez elegido el tipo de instalacin, el sistema solicita que anotes o elijas la carpeta de programas para Aspel-SAE 4.6 grupo de omisin se sugiere el grupo de programas "Aspel", pero puedes modificarlo. programas

Estado de la Una vez realizados todos los pasos anteriores, al oprimir el botn Siguiente, el sistema proceder a copiar los archivo instalacin acuerdo a lo indicado.

Instalacin Los archivos del BDE son instalados durante la instalacin Local o servidor y estacin de trabajo, para ello el sistema gene de los un subdirectorio con el nombre "BDE", en la misma ubicacin donde se instalar el sistema, se sugiere por omisin la archivos del C:\Archivos de Programa\Aspel\AspelSAE 4.6\BDE. BDE

En este subdirectorio encontrars los drivers nativos, con los que podrs exportar tus bases de datos para utilizarla formatos: MSSQL ,DB2 , ORACLE , DBASE , etc.

Esta carpeta NO ser creada en la ruta antes mencionada si se detecta una instalacin previa del BDE en otra ruta ( es de en el regedit del equipo existe una ruta con un BDE instalado previamente), en ese caso el instalador solamente actualizar drivers necesarios para trabajar. Bases de datos abiertas Instalacin del BDE

Fin de la Concluido el proceso, el sistema presentar una ventana que indica el trmino de la instalacin; asimismo pregunta instalacin deseas revisar la informacin de ltimo momento y abrir el archivo Leeme.txt, (archivo que presenta informacin relev sobre el sistema, as como los cambios de ltimo minuto, por lo que es recomendable consultarlo) o iniciar inmediatam una sesin de Aspel-SAE.

Puedes elegir ambas o, en su caso, ninguna. Oprime el botn "Finalizar" y la instalacin se dar por terminada. Concluida la instalacin, en Windows se crear el grupo de programas correspondiente a Aspel-SAE 4.6 y el i correspondiente para ejecutar el programa.

Al abrir el sistema automticamente se presentarn las ventanas correspondientes a la activacin del sistema, es dec Asistente de Activacin. Activacin del sistema Modo de mantenimiento Al instalar tu sistema Aspel tendrs 30 das de evaluacin, si al concluir este periodo no has activado tu sistema (ya sea en modalidad de renta o tradicional) al ejecutarlo se desplegar una ventana donde se solicitar la activacin del sistema. Temas relacionados Acceso al Sistema Parmetros generales Datos de la Empresa Perfiles del Usuario Activacin del sistema Gua para la instalacin en Red

Modo de mantenimiento Manejo Este modo de manteniendo lo podrs realizar, al ejecutar nuevamente la instalacin del sistema en un equipo donde el programa ya fue instalado previamente. Procedimiento de instalacin Opciones disponibles Si el programa de instalacin detecta que ya est instalado Aspel-SAE en la PC (es decir que lo que ests realizando es una reinstalacin), se mostrar una ventana donde podrs seleccionar alguna de las siguientes opciones, segn sea el caso: Reparar: Esta opcin te permite realizar una reinstalacin del sistema; utiliza esta opcin como una operacin de mantenimiento o cuando por alguna razn se haya daado algn archivo, por ejemplo: afectado por algn virus. Al seleccionar el botn "Siguiente" iniciar el proceso de reinstalacin del sistema. En caso de que se presente una prdida del archivo empresaw.sae, ser necesario elegir la opcin "Reparar" para obtener nuevamente dicho archivo Eliminar: Esta opcin te permite desinstalar el sistema de tu PC. Al seleccionar el botn "Siguiente" se enviar un mensaje preguntando si deseas eliminar por completo la aplicacin seleccionada con sus componentes y al confirmar se iniciar el proceso de la desinstalacin, eliminndose todos los componentes instalados. Si no se acepta la confirmacin el proceso se cancela presentndose nuevamente la ventana de esta opcin. Notas Otra forma de darle mantenimiento a tu sistema, es a travs del servicio: Aspel Actualizacin en lnea (Aspel-AL), el cual te permitir obtener va Internet la actualizacin a las ltimas mejoras disponibles de los sistemas Aspel con s lo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Es importante mencionar que Aspel-Al, solamente puede actualizar los reinstalables disponibles para la misma versin que se tenga instalada. Cuando se solicita la actualizacin de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versin del sistema desde el cual se solicit el proceso.

Temas relacionados Aspel-AL Procedimiento de instalacin Gua para la instalacin en RED

Acceso al sistema Manejo Aspel Para ingresar al sistema ejecuta el programa SAEWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, tambin puedes utilizar el icono correspondiente que se encuentra en el grupo de programas. Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegar varias ventanas antes de iniciar una sesin con el sistema, el orden en la que aparecern es la siguiente: Ventana de bienvenida En seguida de la ejecucin del sistema, se presentar una ventana informativa dndote la bienvenida al sistema Aspel-SAE que acabas de adquirir. Para continuar debers aceptar la ventana.

Asistente para la activacin del sistema En dicho Asistente se informa acerca del tiempo lmite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activacin, los das que podrs evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalacin. Si deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opcin "Activar sistema AHORA ", para activarlo posteriormente selecciona la opcin "Activar sistema MS TARDE ".

Cada vez que inicies una sesin con el sistema y hasta que realices la activacin del mismo, se desplegar una ventana de recordatorio para la Activacin. De manera informativa en este Asistente podrs consultar los das que ya han transcurrido sin la activacin del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 das de evaluacin que Aspel te proporciona, el programa dejar de operar al 100%, siendo posible nicamente acceder para consultar la informacin registrada. Asistente para la configuracin de Aspel-SAE Para cualquier caso de los antes mencionados, posteriormente se desplegar el Asistente para la configuracin de AspelSAE . El objetivo de este asistente es que configures tu empresa y la base de datos con la que vas a trabajar, definiendo en un solo proceso los parmetros de configuracin, el directorio de trabajo, los perfiles de los usuarios y en caso de ser un usuario de otra versin realizar la traduccin de datos. Se recomienda ampliamente utilizar este asistente ya que evitars acceder de manera individual y particular a cada uno de los procesos correspondientes para configurar tu empresa. En caso de haber decidido no utilizar este asistente, posteriormente el sistema te sugerir crear tu base de datos. Abrir empresa Posterior a esta ventana se desplegar la ventana de Abrir empresa para seleccionar la empresa con la que trabajars. Para mayor informacin consulta el tema: Abrir empresa Instalacin de la base de datos Slo en el caso de que no hayas utilizado el Asistente de configuracin, el sistema sugerir y/o preguntar si deseas crear una base de datos.

Para mayor informacin consulta el tema: Instalacin de la Base de Datos. Este mensaje se desplegar cada vez que inicies una sesin con el sistema siempre y cuando se detecte que todava no cuentas con un directorio y base de datos de trabajo. Ventana de sugerencias Podrs consultar algunos Tips de tu sistema Aspel-SAE. Activar sugerencias

Ventana de aviso de generacin de respaldos Esta ventana se desplegar dependiendo de lo configurado en la ventana de Periodicidad. La ventana es la siguiente:

Para mayor informacin consulta el tema: Periodicidad del respaldo . Aviso de reforma fiscal Posterior al 1 de Enero de 2010 entrar en vigor la nueva Reforma Fiscal, para que el sistema opere apegndose a las disposiciones marcadas en dicha Reforma, debers indicarlo, activando el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 ", el sistema te dar la opcin de indicarlo al iniciar el sistema. Aviso de Reforma Fiscal . Aviso de procesos fiscales Al iniciar una sesin con el sistema, este verifica que en la base de datos de trabajo existan las tablas necesarias para los procesos fiscales, si el sistema verifica que no existen se desplegar el siguiente mensaje:

Al aceptar el mensaje, se ejecutar el proceso de creacin de archivos para la creacin de la o las nuevas tablas. Lo nuevo/Procesos fiscales . Observacin Para accesos posteriores te recomendamos consultar el tema de la ventana en cuestin. Recuerda que el flujo o desplegado de las ventanas depende de lo que inicialmente hayas configurado o indicado en estas ventanas. Temas relacionados

Abrir empresa Cambio de directorio y fecha Cerrar empresa Salir Instalacin de la Base de Datos

Abrir empresa Acceso Al iniciar una sesin con el sistema Mdulo principal / Men Archivos, Abrir empresa Manejo Aspel Cuando es la primera vez que accedes al sistema, se desplegarn varias ventanas antes de la ventana de Abrir Empresa . Para accesos posteriores, tambin depender de los procesos pendientes por realizar, como podemos citar la activacin del sistema la configuracin de la empresa, etc. La ventana es la siguiente:

Para acceder al sistema Si es la primera vez que accedas al sistema, en el campo "Usuario" se sugerir el nombre del usuario "Administrador" y ste por omisin tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema anotar la clave de acceso temporal "Aspel1" o teclear F8. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el mdulo de perfiles del usuario por una que slo el administrador conozca. Recuerda que esta clave ser la nica que puede modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dar acceso total al sistema, sin restriccin de ningn tipo, por lo que slo debe ser conocida por el responsable de la instalacin, manejo y administracin del programa u empresa, esta clave se conoce como clave maestra de acceso al sistema.

Esta clave maestra o clave del administrador te permitir dar de alta a los distintos usuarios que trabajarn en tu sistema, definindoles su perfil de acuerdo a las actividades que desempean dentro de la empresa, es decir, estipular a qu operaciones del sistema tendrn acceso, teniendo de esta manera un control total de la operacin de tu sistema. Perfiles del usuario Registra la clave principal de acceso al sistema Nota Para accesos posteriores se mostrar en el campo "Usuario" el nombre del usuario que accedi por ltima vez al sistema. Para que cada uno de los usuarios pueda acceder al sistema, debern proporcionar su respectivo nombre de usuario y la clave que les corresponda para la autorizacin de acceso al sistema. Temas relacionados Seleccin y cambio de directorio y fecha Cerrar empresa Asistente para configurar una empresa Registra la clave principal de acceso al sistema Modifica los datos de una empresa Perfiles del usuario Alta de la empresa en tu sistema Instalacin de la Base de Datos

Instalacin de la Base de Datos Existen varios procesos desde los cuales podrs crear una Base de datos, los procesos son: Asistente de configuracin de Aspel-SAE Proceso de Instalacin automtica Al iniciar una sesin con el sistema Desde control de archivos

Registra la clave principal de acceso al sistema Acceso M en Utileras / Configuracin / Perfiles de usuarios Qu es La clave principal, es la clave de acceso asignada al administrador del sistema y debe ser conocida slo por l. Quien utilice esta clave, podr ingresar a todas las funciones y realizar todas las operaciones del sistema sin restriccin alguna. Tambin puedes acceder a los "Perfiles del usuario", es decir, la seccin en donde es posible limitar el acceso a otros usuarios a funciones o procesos del sistema que requieran mantenerse inactivas. Manejo Aspel El sistema siempre solicitar una clave para acceder a l y slo si proporcionas la clave del administrador podrs acceder a todos los procesos sin restriccin alguna. La clave principal o clave del Administrador es la misma para todas las empresas y para todos los sistemas de la lnea Aspel que tengas instalados, esta es una caracterstica del nuevo manejo de los Perfiles del usuario . Nota Te recomendamos que, por razones de seguridad, des de alta tu clave maestra principal o clave del administrador inmediatamente despus de terminada la instalacin de tu sistema, ya que por omisin tiene definida la clave Aspel1. Temas relacionados Perfiles del usuario Abrir empresa

Activar sugerencias Acceso Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Aplicaciones asociadas Al acceder al sistema Qu es Al utilizar esta funcin, cada vez que accedas al sistema, despus de haber seleccionado la empresa a trabajar aparecer una sugerencia al azar de las que tiene el catlogo de sugerencias, a fin de que pongas en prctica la que gustes y tengas un mejor manejo del sistema.

Esencial Puedes avanzar en las sugerencias con los botones de Anterior y Siguiente. Al marcar la casilla inferior "No volver a mostrar sugerencias" se desactivar esta opcin, pero la podrs reactivar, desde la ruta indicada en el men. Acceso al sistema

Aviso de Reforma Fiscal Acceso Al acceder al sistema Qu es Al iniciar el sistema, se podr indicar si se desea empezar a trabajar aplicando la Reforma fiscal 2010 para el control de las diferencias de IVA en Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar originadas por el incremento de IVA del 1%", teniendo la posibilidad de indicarlo en accesos posteriores, o realizarlo desde el mdulo de parmetros del sistema activando el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP ".

Campos de esta ventana Campo Observaciones

Aplicar Se incorpora un nuevo parmetro denominado Aplicar Reforma Fiscal 2010 a CxC y CxP , para que el Reforma sistema opere en Recepcin de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de Fiscal 2010 a cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para CxC y CxP todos los documentos generados hasta diciembre del 2009. Este parmetro por defecto est inhabilitado y se tendr la opcin de activarlo al iniciar una sesin con el sistema. Si activas este parmetro al iniciar el sistema, el campo "No volver a mostrar este mensaje" se habilitar automticamente este campo para que en accesos posteriores esta ventana ya no se muestre. De igual forma al acceder a los parmetros del sistema, observars que el parmetro "Aplicar Reforma Fiscal 2010 CxC y CxP" se encontrar habilitado. Posteriormente para habilitar o inhabilitar este parmetro, debers realizarlo desde el Mdulo de configuracin, parmetros del sistema, carpeta generales. Para mayor informacin de todas las implementaciones realizadas, consulta el tema : Lo nuevo Nota Importante: Este parmetro slo contemplar la aplicacin de la Reforma Fiscal 2010 de manera automtica para los movimientos de Alta de Cuentas por cobrar y Cuentas por Pagar, as como Recepcin de Pagos. Para la DIOT y reportes relacionados, se tendr disponible un parmetro para indicar si se desea contemplar la Reforma Fiscal 2010 en la emisin de la informacin del reporte o NO.

Tema relacionado

No volver a mostrar este mensaje

Al marcarse esta casilla, al iniciar nuevamente una sesin con el sistema, esta ventana ya no se presentar.

Tema relacionado Acceso al sistema Lo nuevo

Cerrar empresa Acceso Men Archivos, Cerrar empresa Desde la barra de herramientas, con el botn: Qu es Esta opcin sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema. Esencial Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicarn exclusivamente a la empresa que elegiste. Tema relacionado Cambio de directorio y fecha

Salir Acceso Men Archivos, Salir. Desde la Barra de herramientas, con el botn: Qu es Esta opcin te permite terminar definitivamente la sesin con el sistema. Temas relacionados Abrir empresa Acceso al sistema

Activacin del sistema Antecedentes Como parte de una evolucin en la seguridad de los sistemas, Aspel modific la mecnica para el registro de su lnea de productos: NOI, COI, SAE, etc. Esta mecnica consiste en lo siguiente: Al instalar un sistema, adquieres derechos de uso para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas, pudiendo operar el sistema sin necesidad de registrarse durante los 30 das siguientes a su instalacin, posterior a este periodo, el sistema deber ser Registrado va Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso se le denomina Activacin del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la Activacin , el sistema slo operar para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma y tendr otras limitantes en cuanto a operacin; sin embargo, despus de que hayan transcurrido los 30 das del periodo de evaluacin y en caso de no realizar el proceso de Activacin aunque se podr acceder al sistema solamente se tendr derecho a consultar informacin Proceso de activacin Si requieres que ms de 1 usuario utilice el sistema simultneamente en una red, debers adquirir licencias de usuarios adicionales segn tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la pgina www.aspel.com.mx para su activacin posterior desde el Asistente de Activacin del sistema. Actualizacin y enlace de Sistemas Las modalidades disponibles para las Licencias de usuarios adicionales son: 1 Usuario 2 Usuarios 5 Usuarios 10 Usuarios Para el caso de las versiones en la modalidad de Renta el manejo en cuanto a la adquisicin de usuarios adicionales es un poco diferente, ya que al momento de realizar la contratacin de este servicio en la pgina www.aspel.com.mx podrs adquirir el nmero de usuarios adicionales que requieras Pasos Contratacin del servicio de renta para la contratacin del servicio de renta. Si necesitaras un nmero mayor de empresas, debers adquirir otro paquete de 1 Usuario 99 Empresas, el cual se deber operar de manera independiente al primero, es decir, deber instalarse en equipos diferentes. Ahora slo existir un instalable para obtener las modalidades en Renta y Tradicional (Versin normal) del sistema, es decir, en el proceso de instalacin no habr diferencia entre un sistema Renta y uno Normal, la diferencia radicar en la forma de activacin, por lo que para ambos casos puedes instalar el sistema y antes del trmino de los 30 das de evaluacin decidir si lo activas como versin en Renta o versin Normal. Slo debers tomar en cuenta que para activar una versin en Renta primero debes realizar la contratacin de este servicio en www.aspel.com.mx, y como resultado de esta operacin te informarn va correo electrnico el Nmero de serie de tu sistema con su correspondiente Cdigo de activacin . Adicionalmente a la activacin del sistema, para continuar en operacin las versiones Tradicionales (o Normales) requieren de una Validacin de uso semestral a partir de su Activacin. Esto significa que seis meses de calendario, despus de haber realizado el proceso de Activacin , se debe repetir esta operacin para reactivar el sistema. Esta Validacin de uso consiste en acceder al sistema y a travs del Asistente de Activacin conectarse va Internet a Aspel de Mxico para obtener un Archivo de respuesta de validacin y que el sistema pueda continuar en operacin. Al igual que la Activacin la Validacin de Uso se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Cuando un sistema no es validado y reactivado nuevamente al trmino del periodo de gracia se podr tener acceso a l solo en modalidad de lectura,, permitiendo slo la consulta de la informacin, hasta su activacin.

Temas relacionados Proceso de activacin del sistema Caractersticas del Sistema por Modalidad

Especificaciones de un producto Aspel en Renta Temas relacionados Pasos para la contratacin del sistema Periodo de vigencia Caractersticas del Sistema por Modalidad

Contratacin del servicio de renta Manejo Para contratar el servicio de renta de un programa de la lnea Aspel, debers realizar los siguientes pasos: Registro en www.aspel.com.mx Debers registrarte en www.aspel.com.mx y as obtener tu usuario para dicho sitio, para ello, accede a la pgina www.aspel.com.mx y selecciona la liga "Regstrate" (que se encuentra en la parte superior derecha de la pgina). Al ingresar a la seccin de registro debers llenar un formulario, en el cual se solicita la siguiente informacin: Datos de Contacto o Responsable de la empresa , tales como: nombre, correo electrnico, entre otros. Datos de Facturacin de la Empresa, tales como: RFC, Nombre comercial, direccin, etc. Definicin del usuario y contrasea de acceso en Aspel.com . Con esta clave te identificars en www.aspel.com.mx como usuario registrado. Es importante considerar que tu contrasea de acceso al Escritorio de servicios en www.aspel.com.mx , funcionar como el Cdigo de activacin del nmero de serie que adquieras para tu sistema en Renta Seleccin de los productos y/o servicios que deseas contratar. Una vez obtenido tu usuario, accede a tu escritorio de servicios en www.aspel.com.mx mediante la liga "Mi cuenta", ah debers indicar tu usuario y contrasea. En tu escritorio de servicios, selecciona las opciones Sistemas en renta / Rentar nuevo sistema Aspel, se desplegar una ventana tipo asistente que te guiar paso a paso en la contratacin de este servicio, y debers realizar lo siguiente: a) Elegir el sistema a rentar, los usuarios y el periodo de renta . Entre los periodos de renta que puedes elegir estn: Mensual, Bimestral, Trimestral o Semestral, el nmero de usuarios depender de tus necesidades, inicialmente se sugiere la contratacin con un usuario. b) Firmar electrnicamente el contrato . Debers aceptar el contrato proporcionando tu usuario y contrasea de www.aspel.com.mx . c) Verificar el pedido y confirmar el importe a pagar. Para pagar y activar el servicio, ingresa a la seccin de pago de servicios. Aqu debers especificar la forma de pago y de envo. Al concluir el proceso de pago se presentar un mensaje de confirmacin en pantalla y recibirs un correo electrnico para darte a conocer el Nmero de serie del sistema adquirido con su correspondiente Cdigo de activacin. Nota: Estos pasos se reducirn si ya ests previamente registrado en aspel.com Una vez obtenidos tu Nmero de serie y su Cdigo de activacin, estars en condiciones de activar tu sistema. Para ms informacin dirgete a la pgina en Internet: www.aspel.com.mx o consulta el tema: Activacin del sistema

Periodo de vigencia Manejo El periodo de vigencia inicia el da en que por Internet se activa el nmero de serie del sistema y concluye el ltimo da del periodo contratado en www.aspel.com.mx . La posibilidad de realizar pagos de periodos mayores a un mes slo la podr determinar Aspel al momento de la contratacin del servicio de Renta, pero independientemente del periodo contratado, por ejemplo: un periodo trimestral, el sistema requiere de una validacin de uso mensual a partir de su activacin para continuar en operacin. Esta validacin de uso consiste en establecer comunicacin va Internet con www.aspel.com.mx el da de calendario que corresponda al de la fecha de activacin en cada uno de los meses comprendidos en el periodo de vigencia. Al terminar el tiempo de vigencia debers realizar lo siguiente: Si no cuentas con el pago correspondiente para el siguiente periodo, ingresa al sitio en Internet www.aspel.com.mx Realiza el pago por el o los meses que desees. Ingresa al sistema y realiza el proceso de validacin mensual para el nmero de serie y que de esta forma se obtenga la clave de renta para el nuevo periodo de vigencia. Validacin y reactivacin de un sistema

Proceso de activacin del sistema Qu es Proceso que se realiza va Internet y que es necesario para habilitar la operacin del sistema en la computadora donde ha sido instalado. Despus de instalar el sistema se tiene un plazo de 30 das para activarlo, al terminar dicho plazo si el proceso de activacin no se ha realizado se suspender el funcionamiento del sistema pudiendo trabajar nicamente en modo de solo lectura, es decir, se podr consultar la informacin registrada pero no se permitir agregar nuevos registros. Mientras no se lleve a cabo la activacin, el sistema slo operar para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma, es decir, la razn social utilizada ser: Empresa Invlida. Manejo La activacin de un sistema Aspel se lleva a cabo mediante un Asistente de Activacin. En trminos generales, el procedimiento de activacin es el siguiente: 1. Accede al Asistente de Activacin disponible en el men Utileras\Activar sistema y sigue las instrucciones sugeridas en dicho Asistente. 2. Indica el nmero de serie y el cdigo de activacin de tu sistema; para la modalidad tradicional estos datos se encuentran en el Certificado de Autenticidad, y para la modalidad en Renta tanto el nmero de serie como el cdigo de activacin sern proporcionados al contratar el servicio de renta en aspel.com. 3. Proporciona los datos de la persona fsica o moral propietaria de la licencia de uso del sistema. 4. Elige la forma en la que activars tu sistema, es decir, en lnea o mediante otro equipo con conexin a Internet, posterior a esta eleccin se generar con el asistente de activacin un archivo de peticin. En este archivo se empaca toda la informacin necesaria para la activacin del sistema para su envo a Aspel, entre los datos que se empacan se encuentran: nmero de serie, cdigo de activacin, datos del cliente, etc. 5. Una vez generado el archivo de peticin de activacin, se realizar la transmisin de ste a travs de Internet al sitio aspel.com . Si en el equipo donde instalaste el sistema no cuentas con una conexin a Internet, hay una opcin en el Asistente de Activacin la cual te permitir generar el archivo de peticin de activacin para posteriormente enviarlo desde un equipo diferente (que cuente con conexin a Internet) depositndolo en la pgina www.aspel.com.mx/claves y una vez recibida la respuesta debers ejecutar nuevamente el asistente de Activacin. Asistente para la activacin del sistema

Asistente para la activacin del sistema Acceso La primera vez que accedas al sistema, o en su caso en accesos posteriores si el sistema no ha sido activado. Men Utileras / Activar Sistema. Manejo Como se mencion anteriormente, la activacin de un sistema consiste en proporcionar a Aspel va Internet el Nmero de serie y Cdigo de activacin correspondientes, datos que son indispensables para registrarlo en Aspel y que el sistema pueda operar. Registrar tu sistema no slo te permite activarlo para su uso, sino que adems te acredita como un usuario de software legal, abrindote puertas a mltiples beneficios: Soporte tcnico por telfono, Chat, E-mail, etc., Reconocimiento de la empresa como propietaria legal de la Licencia de uso. Notas Es indispensable que la instalacin y activacin del sistema se efecten en la computadora definitiva, es decir, en aquella donde Aspel-SAE se utilizar. Si no realizas la activacin del sistema, cada vez que inicies una sesin se desplegar una ventana que te informar los das que restan para llevar a cabo la activacin. En esta misma ventana encontrars una liga para desplegar el asistente de activacin. Actualizacin y enlace de Sistemas Pasos del asistente: 1. -Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2. -Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema 3. -Datos de Registro del Cliente 4. -Peticin de Activacin del Sistema 5. -Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema 6. -Resumen de la informacin 7. -Procesar la solicitud de Activacin del Sistema 8. -Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Manejo En este primer paso del asistente debers indicar la forma en la que deseas realizar la activacin del sistema, las formas disponibles son: Activacin del sistema. Utiliza esta opcin para activar el sistema en lnea (con acceso a Internet), o bien por medio de la pgina Web ( desde otro equipo que tenga acceso a Internet). Si tu computadora no cuenta con Internet, debers primero generar en un paso posterior (Peticin de activacin del sistema) el archivo de peticin, para que posteriormente puedas activar el sistema por medio de la opcin Procesar una solicitud de activacin previa. Procesar una solicitud de activacin previa. A travs de un equipo de cmputo diferente (cuando la computadora donde se instal el sistema no cuenta con conexin a Internet), en este caso se tendr que generar previamente un Archivo de peticin de activacin " para enviarlo a Aspel de Mxico a travs de la pgina www.aspel.com.mx/claves . Una vez recibida la respuesta, se deber ejecutar nuevamente el Asistente de Activacin para procesar el Archivo de respuesta de activacin conforme a las instrucciones del mismo asistente y seleccionar esta opcin.

Presiona el botn de "Siguiente" para continuar con el asistente Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Manejo En esta parte del asistente debers proporcionar el Nmero de serie y el Cdigo de activacin que para los productos en su versin tradicional o normal se localizan en el Certificado de Autenticidad (dentro del sobre de la Licencia de Uso que se te entreg al momento de su adquisicin), en el caso de los productos en renta estos datos se proporcionarn al realizar la contratacin del servicio de renta en aspel.com. En caso de que el Nmero de serie corresponda a una Actualizacin el sistema solicitar adems el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin correspondientes a la versin anterior (es decir, los del sistema que se va a actualizar).Al momento de activar una serie de actualizacin, si esta ya fue previamente activada al menos una vez, al momento de reactivar tu sistema se pueden omitir el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin de la versin anterior. Es importante considerar que tanto para la activacin de Licencias de usuarios adicionales como para la Actualizacin de tu versin debers realizar primero el proceso de Actualizacin y Enlace de sistemas en la pgina www.aspel.com.mx/enlac e. Actualizacin y enlace de Sistemas

Al seleccionar la liga Certificado de Autenticidad se mostrar un ejemplo de dicho certificado, en el cual se incluyen los datos del nmero de serie y cdigo de activacin. Presiona el botn "Siguiente " para continuar con el Asistente. Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Datos de Registro del Cliente Manejo La informacin que se proporciona en esta ventana es muy importante, ya que corresponde a los datos de la persona Fsica o Moral del propietario de la Licencia de uso del sistema , por lo que la informacin que se indique debe ser correcta ya que ser enviada a Aspel en donde quedar registrada para referencias futuras. En este paso se solicitan otros datos que tambin son de carcter obligatorio, por lo que si no los proporcionas no podrs avanzar a la siguiente ventana del asistente y continuar con la activacin del sistema, ya que en este caso el botn Siguiente estar deshabilitado.

Continuacin. Datos de Registro del cliente

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema

Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Peticin de Activacin del Sistema Manejo El asistente te permitir realizar la peticin de dos formas: Activacin en lnea : Esta opcin enviar en tiempo real la peticin de activacin del sistema a Aspel. Para que esta operacin se realice debers asegurarte que tu conexin a Internet est activa y que la computadora donde ests realizando la activacin sea el equipo donde utilizars el sistema. Al activar el botn Siguiente , se presentar una pgina con el resumen de la informacin proporcionada, para que en caso de ser necesario se modifiquen los datos que se requieran antes de realizar la Activacin del sistema. Resumen de la informacin Activar desde otro equipo: Esta opcin permite generar y guardar fsicamente el Archivo de peticin de activacin del sistema en la ubicacin o ruta que indiques, para que posteriormente desde otra computadora que s cuente con acceso a Internet se acceda a la pgina www.aspel.com.mx/claves y se deposite este archivo. En esa misma pgina se obtendr un archivo de respuesta de activacin. Finalmente ser necesario regresar al equipo donde se instal el sistema, acceder nuevamente al Asistente de Activacin y elegir la opcin Procesar una solicitud de activacin previa para concluir con la activacin del sistema.

Al activar el botn Siguiente , el paso que se presenta en el asistente es: Nombre de archivo para la solicitud de Activacin el Sistema . Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema

Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Manejo Esta ventana se presenta cuando la peticin de activacin se realizar desde otro equipo y su funcin consiste en guardar fsicamente el archivo de peticin de activacin en una ruta; por omisin se sugiere la ruta del Directorio de Archivos Comunes, (por ejemplo: C:\...\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspel\ Sistemas Aspel\ SAE4.50 ). El nombre sugerido para el archivo por omisin se arma con el nmero de serie del sistema a activar junto con la terminacin Reqasp, pero puedes modificarlo. Este archivo deber depositarse en la pgina www.aspel.com.mx/claves . Al finalizar el proceso, obtendrs el archivo de respuesta.

P resiona el botn "Siguiente " para continuar con el Asistente. Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Resumen de la informacin Manejo En este paso se presenta un resumen de la informacin proporcionada la cual es indispensable para el registro y activacin del sistema. Estos datos son empacados y enviados a Aspel, por lo que es importante que los verifiques para que en caso de que existan datos errneos puedas regresar al paso donde se solicitaron y proporcionarlos nuevamente. Si la informacin es correcta, selecciona el botn Activar . Recuerda que esta ventana se presentar independientemente del tipo de Activacin elegida, es decir, para Activacin en lnea o para Procesar una solicitud de Activacin previa . Si el proceso que ests ejecutando es Solicitar archivo de peticin para enviarlo desde otro equipo, en lugar del botn Activar estar disponible el botn Guardar , selecciona este botn para que el archivo de peticin sea grabado en la ruta que especificaste en el paso anterior Nombre de archivo para la solicitud de activacin del sistema .

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Manejo Esta ventana se despliega nicamente si como forma de activacin se eligi la opcin Procesar una solicitud de Activacin previa (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella debers indicar el archivo de respuesta que fue proporcionado en www.aspel.com.mx/claves al enviar el archivo de peticin para la activacin del sistema. Con el botn Examinar ubica el archivo de respuesta Para continuar con la activacin oprime el botn Siguiente .Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente ser: Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema. Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente ser: Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema .

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema Una vez concluido el proceso de activacin y dependiendo de la forma de activacin (en lnea o mediante otro equipo con acceso a Internet), se desplegar una ventana informando del xito del proceso, dependiendo de la forma de activacin se desplegar la siguiente informacin: En lnea . Si la activacin fue satisfactoria se informar de su xito, en caso contrario se informar la razn por la cual fall el proceso y no se realiz la activacin del sistema. Mediante otro equipo con acceso a Internet. Se informar del xito de la generacin del archivo de peticin y se presentarn los pasos que debes seguir para obtener el archivo de respuesta desde la pgina aspel.com . Con el botn Imprimir, podrs obtener un reporte con la descripcin de dicho procedimiento. Al terminar el Asistente de activacin, se desplegar la ventana Abrir empresa que te permitir acceder al sistema.

Notas Para mayor informacin acerca de los mensajes que se despliegan en esta opcin, revisa el tema: Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin

Temas relacionados Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Manejo Durante la activacin se pueden presentar mensajes informativos indicando algn aspecto importante sobre el proceso. A continuacin se enlistan los principales mensajes que se pudieran presentar en este proceso junto con las recomendaciones o puntos a revisar, con la finalidad de orientarte para la solucin del problema. Si persiste el problema te invitamos a contactar a nuestro equipo de soporte tcnico. Para su mejor ubicacin, los mensajes estn agrupados dependiendo del lugar donde se pudieran presentar. Activacin proceso en general Mensaje El Sistema no ha adecuadamente... Por reinstalar el sistema. El nombre de la caracteres invlidos. El RFC es incorrecto Recomendacin sido instalado Utiliza tu CD para Reinstalar o Reparar. favor, intenta contiene El nombre de la Empresa contiene caracteres invlidos como los smbolos de puntuacin. El nombre de la empresa es menor de 4 caracteres o el nombre de la empresa esta vaco. Ocurre cuando el RFC esta vaco o cuando ha sido escrito de forma incorrecta, por ejemplo no cumple con la longitud establecida o la fecha (del RFC) no es valida.

empresa

Proporciona el nombre del Responsable El mensaje se presenta porque el campo est marcado como requerido y de la Empresa. no se especific ningn valor, es decir, se qued vaco. La direccin electrnica es incorrecta. Proporciona la Clave Lada Proporciona el Nmero de telfono Verifica que lo proporcionado como e-mail sea vlido. Verifica que los campos marcados como requeridos no estn vacos. Verifica que los campos marcados como requeridos no estn vacos.

El Sistema no se encuentra Este mensaje se presenta cuando el nombre de la empresa que registrado a Nombre de est solicitando la activacin del sistema no coincide con la de <EmpresaSolicitante>. la empresa con la que inicialmente se registr el sistema. No fue posible hacer la Activacin Ocurre al momento de ingresar el archivo de respuesta de del Sistema, por favor comunquese activacin del Sistema y el archivo no es vlido. con Soporte Tcnico. El Nmero de Serie y/o el Cdigo de Verifica que el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin escritos Activacin proporcionados son son los que vienen en tu Certificado de Autenticidad o es el que incorrectos. Aspel t proporcin para activar el sistema en renta El Nmero de Serie se encuentra Para este caso comuncate con Soporte tcnico. Cancelado o Suspendido, por favor, comunquese con Soporte Tcnico. Activacin desde otro equipo

Mensaje

Recomendacin

Ocurri un Error al intentar leer el El archivo se encuentra daado o no es el que se gener en la Archivo de Respuesta de Activacin. activacin del sistema. Por favor, verifique que sea el archivo correcto. El nmero de serie es incorrecto. El nmero de serie que ests proporcionando para la activacin no corresponde. Verifica que el nmero de serie sea exactamente igual al incluido en el certificado de autenticidad del Sistema.

Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio invlida, o Acceso y el Nombre del Archivo de cuando no se escribe el nombre del archivo donde se va a Peticin de Activacin. guardar el Archivo de Peticin de Activacin. El Archivo de Respuesta Activacin (nombre_archivo) CADUCADO. Debers generar nuevo Archivo de Respuesta Activacin vlido. de Se da en el momento en que se quiere activar el sistema con HA un archivo de respuesta de activacin, que no corresponde al un perodo de Activacin del Sistema o se encuentra en otra ruta. de

El archivo (nombre_archivo) no Ocurre cuando se quiere activar un sistema con un archivo de corresponde al Archivo de respuesta de activacin que no corresponde al equipo donde se Activacin de este equipo. Este gener el archivo de peticin de activacin. archivo de Activacin slo puede ser utilizado en el equipo: (nombre_equipo) El archivo (nombre_archivo) no Se presenta cuando: (a) Se proporciona un archivo de corresponde al archivo de respuesta respuesta invlido o que ha caducado, (b) El archivo de de activaci n de este Sistema. respuesta de activacin es vlido, fue generado para ese equipo pero no corresponde al sistema que se quiere activar, por ejemplo: se proporciona un archivo de Aspel-COI en AspelSAE. Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio invlida, o Acceso y el Nombre del Archivo de cuando no se escribe el nombre del archivo de donde se van a Respuesta de Activacin. leer los datos de respuesta de activacin. No se pueden guardar los datos en el Ocurre cuando se proporciona un directorio que no existe, es archivo (nombre_archivo) en la ruta decir, invlido (cuando contiene caracteres invlidos) o no se especificada. tiene permiso de escritura en dicho directorio. No fue posible imprimir instrucciones, verifica que impresora est lista. Activacin en lnea Mensaje las El error puede deberse a que la impresora no est en lnea, la est apagada o es un recurso compartido en la red que no est accesible en la computadora donde se solicit el proceso.

Recomendacin

No es posible establecer una Este mensaje se presenta cuando no se tiene una conexin de conexin en este momento con el Internet activa en el momento en que se solicit el proceso o Servidor Aspel, por favor, intenta cuando se suspendi el servicio momentneamente. ms tarde. Error 503 en la conexin... XML Este mensaje se despliega cuando se usa Internet Explorer 7.0, document must have a top level para este caso ser necesario desactivar la opcin "check for element. Line 0. server certificate revocation" ubicado en: Men Herramientas/opciones de Internet/pestaa "Opciones Avanzadas".

Actualizacin y enlace de sistemas Mensaje No es posible realizar una Actualizacin con los nmeros de serie proporcionados pues no corresponden al mismo sistema. El Nmero de serie <SerieAnterior> ya no puede ser usada para Actualizar, ya que no le restan usuarios. Imposible realizar la Actualizacin, existe una diferencia en la cantidad de usuarios que quiere actualizar y los disponibles en la Serie Anterior.

Recomendacin Ocurre cuando al tratar de realizar una actualizacin de sistemas, los nmeros de serie proporcionados (Nuevo y Anterior) no son del mismo sistema, por ejemplo uno es de Aspel-SAE y el otro de Aspel-COI. Se presenta cuando el nmero de serie de la versin anterior que se est utilizando para actualizar usuarios, ya ha sido utilizada con anterioridad y todos los usuarios ya han sido actualizados, es decir, su capacidad para actualizar usuarios ya es 0 (Cero). Se presenta cuando la Serie de la versin anterior del sistema ya ha sido utilizada con anterioridad y ya no cuenta con capacidad de usuarios para actualizarse, es decir, se solicitan ms usuarios de los que se pueden todava actualizar.

Ambos Nmeros de Serie Se presenta cuando se quiere actualizar usando un nmero de corresponden a la misma versin. serie de la misma versin, es decir, el nmero de serie actual y el anterior son del mismo producto o versin. Peticin de Activacin denegada, se Se presenta cuando se excede el lmite de activaciones ha excedido el lmite permitido de permitidas para el nmero de serie del sistema a registrar. PCs en las que puede Activar el Sistema. Activacin sistema en renta Mensaje

Recomendacin

No es posible realizar otra Sucede cuando se intenta hacer una segunda activacin de un Activacin durante el mismo nmero de serie en otra computadora y an se encuentra activa perodo para un sistema en Renta. y/o vigente para la PC que originalmente la activ. Temas relacionado Proceso de activacin del sistema Activacin del sistema

Validacin y reactivacin de un sistema Acceso Men Utileras / Activar Sistema Manejo El sistema requiere de una validacin de uso, que dependiendo de la modalidad tiene un manejo diferente: Validacin de un sistema en modalidad tradicional o normal El Sistema requiere de una "Validacin de Uso" semestral a partir de su Activacin para continuar en operacin. Esto significa que seis meses calendario despus de haber realizado el "Proceso de Activacin", se debe repetir este proceso para re-activar el sistema. De esta forma, la "Validacin de Uso" consiste en acceder al sistema y a travs del Asistente de Activacin conectarse va Internet con Aspel de Mxico para obtener un "Archivo de respuesta de Validacin". Al igual que la Activacin, la "Validacin de Uso" se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Tienes un perodo de gracia de 30 das para llevar a cabo la "Validacin de Uso" del sistema. Durante ese perodo, el sistema notificar los das que restan para llevar a cabo este proceso. Si al finalizar el perodo de gracia no se ha llevado a cabo la "Validacin de Uso", el sistema suspender su operacin normal hasta que se lleve a cabo dicho proceso. Validacin de un sistema en modalidad de renta La validacin del programa en modalidad de renta es un proceso que el sistema Aspel realiza cada mes para cerciorarse de la vigencia de la renta. El proceso de validacin, consiste en acceder al programa al dilogo de "Activar sistema" y seguir los mismos pasos que realizaste desde el Asistente de activacin la primera vez que lo activaste. De esta forma se recibir la autorizacin para permitir la operacin del sistema durante otro mes de trabajo. Una vez confirmada la vigencia, el sistema inicia operaciones normalmente. Transcurrido el mes de vigencia cuentas con un periodo de gracia de 15 das (a excepcin de Aspel-COI donde son 10 das nicamente) para realizar la validacin mensual (tambin conocida como reactivacin) Al termino del periodo de gracia si la validacin mensual no se ha realizado, el sistema dejar de operar trabajando en modo de lectura, es decir, se podr consultar la informacin registrada pero no se permitir agregar nuevos registros. Observaciones Independientemente del nmero de meses pagados, al momento de contratar el servicio de renta, despus de haber concluido un mes de renta es necesario realizar el proceso de Validacin. Dado que con el proceso de validacin se verifican los derechos del sistema, en ese momento podrs realizar procesos como: Modificar cualquier informacin proporcionada para el registro al activar el sistema por primera vez o en validaciones subsecuentes, de tal forma que se mantenga actualizada la informacin registrada en aspel.com Para mantener la continuidad en el uso de los sistemas Aspel en renta, es necesario estar al corriente en el pago. Cuando la vigencia de la renta haya caducado, el sistema mandar avisos por medio de mensajes indicando la proximidad del fin del periodo de gracia. Asistente para la activacin del sistema Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin

Revisa cuntos usuarios tienes permitidos Acceso Men Ayuda / Acerca de SAE Manejo En esta ventana podrs consultar cuntos usuarios tiene registrado el sistema Aspel-SAE que instalaste. Por omisin tienes derechos de uso para un usuario, posteriormente podrs adquirir licencias de usuarios adicionales para incrementar el nmero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema. Incrementa el nmero de usuarios del sistema Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin

Incrementa el nmero de usuarios del sistema Manejo Cuando compras un sistema Aspel adquieres derechos para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas. Por lo que si necesitas que varios usuarios a la vez accedan al sistema, debers adquirir licencias de usuarios adicionales en las siguientes modalidades: 1, 2, 5 10 Usuarios: En estas modalidades solamente se incrementa el nmero de usuarios que accedern de manera concurrente al sistema. Para el caso de versiones en Renta, podrs adquirir tantos usuarios adicionales como necesites en la pgina http://www.aspel.com.mx Para mayor informacin acerca de los precios, comuncate con tu Distribuidor autorizado o consulta en Internet la pgina http://www.aspel.com.mx Nota Una vez adquiridos tus usuarios adicionales debers enlazarlos al primer nmero de serie que compraste para tu sistema y posteriormente debers realizar el proceso de Activar sistema para incrementar el nmero de usuarios permitidos en el programa. Actualizacin y enlace de Sistemas

Actualizacin y enlace de Sistemas Qu es En versiones normales o tradicionales, el enlace de usuarios adicionales te permitir aadir derechos de uso al primer nmero de serie adquirido, es decir, si adicionalmente a la compra de tu paquete original, adquiriste licencias de usuarios adicionales con el fin de incrementar el nmero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema, debers realizar este proceso para enlazar al paquete original la o las licencias adicionales. Esta operacin debe realizarse directamente en la pgina www.aspel.com.mx. Tambin en la pgina www.aspel.com.mx podrs enlazar tus nmeros de serie de actualizaciones. Para mas informacin, accede a aspel.com / Productos / Registra tu sistema. Las opciones disponibles en la pgina son: Para una Actualizacin del sistema se relaciona el nmero de serie del sistema en su nueva versin con el nmero de serie del sistema en su versin anterior Para habilitar Usuarios Adicionales se tendr que relacionar el nmero de serie de cada licencia de usuario adicional con el nmero de serie del paquete base. Esencial Para llevar a cabo el "Enlace de Nmeros de Serie", es necesario tener a la mano el Certificado de Autenticidad del Sistema (modalidad 1 usuario- 99 empresas) y el Certificado de Autenticidad de Usuarios Adicionales (modalidad 1, 2, 5 10 usuarios). Si se trata de una actualizacin del sistema, adems se debern tener los Certificados de Autenticidad del sistema y los usuarios Adicionales, correspondientes a la versin anterior o en su caso el nmero de serie y cdigo de activacin de cada uno. Para proporcionar adecuadamente la informacin requerida durante el proceso de enlace, es importante distinguir a qu modalidad pertenece cada certificado, lo cual se puede realizar a travs de la leyenda que cada uno tenga impreso en la parte de "Producto": Sistemas Aspel-SAE, Licencias de Usuarios Adicionales, una actualizacin del sistema o Actualizaciones de las licencias de usuarios adicionales. Manejo Para enlazar una Licencia de Usuarios Adicionales, se debern realizar los siguientes pasos: 1. Acceder a la pgina www.aspel.com.mx/enlace . 2. Indicar el Nmero de serie y Cdigo de Activacin del sistema los cuales se encuentran en el Certificado de Autenticidad respectivo. 3. Indicar el Nmero de serie y Cdigo de Activacin de una de las Licencias de Usuarios Adicionales, datos que se encuentran en el Certificado de Autenticidad de la licencia de Usuarios Adicionales. 4. Seleccionar la liga "Enlazar". 5. En caso de que el sistema identifique que se trata de Nmeros de serie correspondientes a una Actualizacin, presentar una nueva pgina donde solicitar los Nmeros de serie de la versin anterior. Una vez indicados los datos, se debe elegir la liga "Enlazar" 6. En cuanto se haya procesado la informacin, se presentar una pgina en la que se informar que el proceso se ha realizado exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo ms tarde o bien comunicarse a Soporte Tcnico. 7. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendr que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las licencias. 8. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los nmeros de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales, debers acceder al asistente de Activacin del sistema Aspel para realizar el proceso de Activacin correspondiente. 9. Por ultimo debers acceder en la PC Servidor a la opcin "Servidor de licencias" del men Utileras, para indicar al sistema que ese equipo ser el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitir o negar el acceso a los usuarios de las estaciones de trabajo.

9.

Procedimiento de Instalacin Esencial Para el caso de las versiones en renta, si lo que requieres es incrementar el nmero de usuarios adicionales que pueden acceder concurrentemente al sistema, podrs adquirir tantos usuarios adicionales como necesites accediendo a http://www.aspel.com.mx y una vez adquiridos debers ejecutar el proceso de activacin del sistema para incrementar el nmero de usuarios permitidos en el programa. Para mayor informacin, consulta el tema "Contratacin del servicio de renta " ubicado en el archivo de ayuda del sistema. Temas relacionados Asistente para la activacin del sistema Validacin y reactivacin de un sistema

Servidor de licencias Acceso Men Utileras / Servidor de licencias Qu es En esta ventana podrs indicarle al sistema que permita la conexin de usuarios simultneos, lo que llamamos trabajo en Red. Manejo Para habilitar este servicio es requisito que el sistema se encuentre activado y se haya enlazado por lo menos una licencia de usuarios adicionales, de tal forma que se tengan habilitados para el nmero de serie los derechos para ms de un usuario, recuerda que el paquete base proporciona solamente derechos para un usuario. Actualizacin y enlace de Sistemas Una vez realizado el proceso de enlace y activacin del sistema para que reconozca los nuevos derechos de los usuarios adicionales, en el equipo servidor debers acceder al men Utileras \ Servidor de licencias y seleccionar el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales ". De esta forma le indicars al sistema que permita el acceso concurrente a los usuarios que la licencia enlazada especifique. Despus de activar este servicio, ser necesario finalizar la sesin del sistema para que al acceder nuevamente el programa detecte la nueva configuracin. Una vez realizado esta operacin las estaciones de trabajo podrn acceder al sistema y operar normalmente previa instalacin de cada una de las estaciones de trabajo. Es importante considerar que si deshabilitas el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales", los usuarios que en ese momento estn conectados ya no podrn seguir trabajando en el sistema, suspendindose el servicio de conexin en red.

Ayuda del Monitor de Licencias de Usuarios Aspel Temas relacionados Actualizacin y enlace de Sistemas

Asistente para configurar una empresa Acceso Al momento de acceder al sistema Men Utileras / Nueva empresa (si el sistema no est activado) Men Utileras / Modificar empresa Qu es El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar fcilmente tu empresa, definiendo ciertos parmetros que son indispensables para empezar a trabajar con el sistema SAE. Si eres usuario de SAE de otras versiones (2.0, 2.5, 2.6 3.0) el sistema te permitir traducir la informacin que tenas registrada en dicho sistema. Este asistente se presentar cada vez que accedas al sistema y una vez utilizado para crear o configurar la base de datos, slo podrs acceder a l posteriormente desde el Men Utileras / Agregar empresa y para el caso en el que el sistema todava no est activado el Men Utileras / Modificar empresa . El asistente podr ser cancelado en cualquier momento sin que esto afecte la configuracin de la empresa, ya que podrs realizarla posteriormente sin ningn problema. En trminos generales mediante el asistente podrs: Configurar los datos de tu empresa Si eres usuario de otras versiones podrs, importar y/o traducir los parmetros de la empresa, datos de la misma y los perfiles de usuarios. Definir los parmetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, as como definir sus perfiles (opciones a las que tendrn acceso). Crear tu base de datos Manejo Aspel Al momento de acceder a tu sistema Aspel-SAE despus de la ventana de Activacin del sistema, te invitaremos a configurar tu empresa mediante el asistente de configuracin, para empezar con la configuracin selecciona el botn "Si", para realizar posteriormente este proceso selecciona "NO".

Algo que debes tener muy encuenta, es que no podrs configurar o dar de alta mas empresas si el sistema todava no ha sido activado. Para el caso de la traduccin, si el sistema de la versin 4.6 ya est activado, pero la empresa o sistema de la versin anterior no, el sistema permita realizar la traduccin sin problema alguno. Los pasos a seguir para configurar tu empresa mediante el asistente, son los siguientes: Paso 1. Seleccin de la opcin a realizar (Traducir una versin anterior o crear nueva empresa) Paso 2. Registro de la informacin de la empresa Paso 3. Traduccin o definicin de parmetros del sistema

Paso 4. Traduccin de datos y confirmacin de parmetros Paso 5. Traduccin o definicin de perfiles del usuario Notas Todos los pasos del asistente tienen como finalidad ayudarte a definir todo lo necesario para que el sistema trabaje de acuerdo a los requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir algn punto, o tienes dudas, no te preocupes; posteriormente dentro del sistema podrs definir la informacin que te haga falta; en cada seccin del ayuda del asistente se te indicar donde puedes consultar y modificar el campo en cuestin. El proceso del Asistente podr ser cancelado en cualquiera de los pasos que el mismo contiene y si decidiste cancelar el proceso, el sistema te enviar la ventana de acceso al sistema, es decir el dilogo de Abrir empresa . Si creas y configuras tu empresa con este asistente, el sistema se abrir con la base de datos generada desde este asistente, en caso de haber cancelado este asistente el sistema trabajar temporalmente con una base de datos Ejemplo hasta la creacin de tu base de datos. Instalacin automtica Acceso al sistema

Seleccin de la opcin a realizar (Traducir una versin anterior o modificar datos de una empresa) Qu es En este paso debers indicar si eres un usuario que ya cuenta con una versin del sistema Aspel-SAE versin 3.0, 2.6, 2.5 2.0. Si es ese el caso, podrs retomar la informacin generada y/o definida en dicha versin, como pueden ser: datos de configuracin, perfiles de usuarios, etc. Este proceso lo tendrs que realizar para cada empresa que hayas manejado en la versin anterior y que deseas seguir administrando en esta versin o para cada empresa que desees dar de alta. La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:

Campos de esta ventana Campo Descripcin Traducir empresa Si eres un usuario de Aspel-SAE de otras versiones, esta opcin te ser de utilidad para retomar la de una versin informacin generada en la versin anterior y usarla en esta nueva versin del sistema, proporciona anterior los datos que a continuacin se solicitan: Selecciona la versin del sistema Aspel-SAE que tengas instalado, ya sea la 3.0, 2.6, 2.5 2.0 segn corresponda. Ruta donde est instalado tu SAE anterior Esta ruta es indispensable para obtener los parmetros del sistema y perfiles definidos a los usuarios de la empresa en la versin anterior. Crear empresa nueva Selecciona esta casilla si eres un usuario nuevo de Aspel-SAE o deseas una nueva empresa con su base de datos. Para este caso, se debe considerar que mientras el sistema no est activado, no podrs dar de alta ms empresas de la empresa invlida proporcionada por omisin por el sistema.. La razn social de la empresa con la que se activa el sistema, no necesariamente es la razn social de la o las empresas que se registrarn en el sistema. Esta leyenda o campo slo aparece cuando el sistema no ha sido activado an, dando a entender que slo podrs modificar los datos definidos para la empresa INVALIDA (a excepcin de la razn social). Posteriormente cuando el sistema ya est activado, el campo que aparecer ser "Crear nueva empresa " antes explicado.

Modificar empresa

Para continuar con el asistente, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos. Problema y solucin Te dice que "la ruta que especificaste no Es indispensable que la ruta indicada en el campo "Ruta donde est contiene ningn archivo de empresa, instalado tu SAE anterior" corresponda o contenga la versin de SAE, ya que verifcala e intenta de nuevo". con este dato se basar el asistente para configurar la nueva versin de Aspel-SAE. Temas relacionados Registro de la informacin de la empresa

Datos de identificacin de la empresa Qu es Desde este paso podrs indicarle al sistema datos importantes de la empresa. Es importante que realices el cambio de la razn social por la de tu empresa, pero esto slo lo podrs realizar hasta que el sistema est Activado . Recuerda que el nombre o razn social de la empresa se muestra en todos los reportes y documentos que emitas dentro del sistema, si el sistema ya est activado se propone la razn social anotada desde dicho proceso, pero podrs cambiarla si as lo requieres sin que este cambio afecte los datos proporcionado al momento de la activacin del sistema. La ventana que se despliega en este paso es la siguiente:

Manejo Si seleccionaste "Traducir informacin de una versin anterior", ; si tu empresa todava no est registrada te invitamos a correr el proceso de Activacin . Si seleccionaste "Crear nueva empresa", el sistema ya debe de estar activado para que puedas modificar la razn social de la empresa, de lo contrario slo podrs modificar los datos generales de la empresa, los parmetros de configuracin y definir o modificar los perfiles del usuario. Si seleccionaste "Modificar empresa", para este caso, cuando el sistema no ha sido activado an, slo podrs modificar los datos generales de la empresa, los parmetros de configuracin y definir o modificar los perfiles del usuario y slo para la primera empresa denominada "EMPRESA INVLIDA". Para dar de alta ms empresas dirgete a la opcin Datos de la empresa Campos de esta ventana

Campo No. de Empresa

Descripcin Campo informativo. Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no podrs modificarlo. Cuando se trate de la creacin de una Nueva empresa , corresponder al consecutivo siguiente de las empresas registradas. Cuando se trate de Traduccin de la empresa se seguir de la misma forma, es decir el sistema propone el nmero consecutivo de la empresa a traducir por lo que debers traducir en orden las empresa, correspondiendo para la empresa uno de la versin anterior la empresa uno de la versin nueva. Por lo que no podrs traducir los datos de la segunda empresa si todava no se ha llevado a cabo la traduccin de la primera empresa. Campo informativo. Nmero de serie del paquete adquirido, nmero que se proporciona al activar el sistema. Si eres usuario de una versin anterior , por omisin se mostrar el nombre con el que se la empresa en la versin anterior. Si ya activaste el sistema podrs modificar la razn social empresa, slo debers tomar en cuenta que si el sistema an no ha sido activado, aunque campo se proponga la razn social de la empresa de la versin anterior, al grabar los datos nueva versin el nombre de empresa que se manejar ser la de la Empresa Invlida. Si eres un usuario nuevo, proporciona el nombre o razn social de la empresa a registrar. registr de esta en este en este

No. de serie

Razn social

Direccin Poblacin R.F.C. Registro Estatal

Anota la ubicacin de la empresa. Anota la poblacin de la empresa. Este dato ser impreso en diversos reportes, el cual har tus listados an ms completos. Anota este dato el cual podr ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendr informacin ms completa.

Observaciones Si eres usuario SAE de otras versiones, en algunos campos se proponen los datos que se registraron en la versin anterior. Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos. Temas relacionados Traduccin o definicin de parmetros del sistema

Traduccin o definicin de parmetros del sistema Qu es Si eres usuario SAE de otras versiones, desde este paso podrs consultar los parmetros de configuracin propios de la empresa que indicaste en la ventana anterior, y que se considera como empresa a traducir; los cuales pueden ser utilizados para definir los datos para la empresa en esta nueva versin. Si eres un usuario nuevo , podrs definir los parmetros de configuracin para que tu empresa empiece a trabajar de manera correcta, apegada a sus necesidades de operacin. En trminos generales podrs importar o configurar lo siguiente: Parmetros generales ( multimoneda, redondeo de costos y montos, impuestos y descuentos, etc.) Datos de la empresa (direccin, poblacin, Registro estatal, etc). Manejo de Clientes y C x C. ( Clave secuencial, das de crdito, nmeros de conceptos, etc. ) Manejo de proveedores y C x P (Clave secuencial, cuentas por pagar integrado, nmeros de conceptos, etc. ) Inventarios ( Leyendas de impuestos, multialmacn, nmeros de serie repetidos, etc. ) Facturas ( Facturar sin existencias, Alta de clientes en captura. etc. ) Compras (Acumulado de compras en lnea, Alta de productos en captura, etc. ) Cuentas contables (para ventas, almacn, impuestos por pagar, descuentos financieros ventas, etc.) Aplicaciones asociadas (uso de calculadora, hoja de clculo, etc. ) Grficas y copiado especial ( Valores) La ventana que se despliega es la siguiente:

Nota: Si es la traduccin de una empresa de versiones anteriores, la ventana lleva por ttulo "Traduccin de parmetros" , pero si es una empresa nueva la que ests configurando, la ventana tiene el ttulo de "Configuracin" . Campos de esta ventana Campo Descripcin Botn configurar Este botn despliega la ventana de Configuracin del sistema , con el fin de verificar o definir los parmetros que regulan el funcionamiento de cada uno de los mdulos del sistema ( Facturas compras, inventarios, proveedores, clientes, etc.) , para que una vez terminado este asistente puedas empezar a trabajar con tu sistema.

NOTA: Si eres usuario Aspel-SAE de otras versiones, en algunos campos se proponen los datos que se registraron en la versin anterior. Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos. Tema relacionado Traduccin de datos y confirmacin de parmetros

Traduccin de datos y confirmacin de parmetros Si elegiste realizar la traduccin de empresas de otras versiones Este paso Traducir los archivos de datos de Aspel-SAE de las versiones 3.0, 2.6, 2.5 2.0 segn corresponda de manera automtica y trasparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que realices un respaldo de los archivos de datos y asegrate que no contengan errores de archivo e ndices; para verificar la integridad de los mismos ejecuta los procesos de recuperacin de archivos y regeneracin de ndices desde la versin donde se crearon. Ver Recuperacin de archivos Regeneracin de ndices Ventana de este proceso:

Campos para la traduccin de datos Campo Descripcin

Directorio de Indica la ruta del directorio donde se localizan los datos a traducir. Es decir, los generados en la datos fuente versin anterior (3.0, 2.6, 2.5 2.0) y de la cual se tomar toda la informacin para empezar a trabajar con esta nueva versin de SAE. Directorio de Indica la ruta donde se colocarn los datos ya traducidos. Debes tomar en cuenta que este directorio datos destino debe corresponder al directorio donde se desea estn los datos de tu empresa para trabajar con la versin de Aspel-SAE 4.6. Traduccin de archivos Al trmino de la traduccin de los datos, se presenta la ventana de traduccin de los perfiles de usuarios. Si ests agregando una nueva empresa

Se presentar la ventana de confirmacin de parmetros, donde se mostrarn algunos de los parmetros que definiste en el paso anterior (configuracin de parmetros).

Campos para la confirmacin de parmetros Campo Parmetros generales Descripcin En este campo se pretende confirmar el manejo de los parmetros definidos en el paso anterior, los cuales son: Multialmacn . Este parmetro te permitir manejar ms de una bodega centralizando en una sola, los procesos de compra y distribucin a cada uno de los almacenes. Configuracin / Inventarios Descuento comercial . Este campo es importante, ya que es el porcentaje de descuento que se propone al dar de alta los clientes y el cual se aplicar en la elaboracin de facturas. Configuracin / Parmetro generales

Ruta acceso datos

de Selecciona la ruta donde se crearn los archivos de datos para la empresa (directorio de trabajo). para Verifica que sea la correcta. Debes tener en cuenta que en esta ruta se grabar toda la informacin generada por tu empresa. Para cambiar esta ruta de trabajo, dirgete al mdulo de configuracin, apartado Parmetros generales . Campos Directorio Especifica la unidad de disco, directorio o subdirectorio donde se almacenarn los archivos de datos de tu empresa. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco o lo acabas de crear desde el explorador de Windows , el paso siguiente ser acceder al mdulo de Control de archivos y generar la BD mediante la opcin Instalacin Automtica. Este campo se configurar automticamente si utilizaste el asistente de configuracin para configurar tu empresa o algn proceso equivalente para la creacin de la base de datos, para mayor informacin consultar los temas: Instalacin automtica y Acceso al sistema. Formato Selecciona el formato en la cual est estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco, es decir, an no han sido creados los archivos de datos podrs indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opcin Instalacin Automtica ubicada desde Control de archivos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 1. Instala un cliente SQL 2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE lee directamente la informacin del BDE admin.

Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Aceptar" y sigue el orden de los pasos.

Traduccin o definicin de perfiles Qu es Si eres usuario SAE de otras versiones Este paso Traducir los perfiles de usuario de Aspel-SAE, de manera automtica y trasparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que el archivo no est siendo utilizado, por algn usuario en la versin anterior. Importante : En esta versin se incorpora un nuevo mdulo de perfiles de usuarios, por lo que el proceso de traduccin slo conservar aquellos perfiles compatibles o vigente en ambas versiones. Para mayor informacin de este proceso de traduccin, dirgete a la explicacin del tema: Traduccin Perfiles de usuario Si en la versin anterior no se tiene registrado ningn usuario, al seleccionar el botn "Perfiles" el sistema mandar un mensaje indicando que no existen usuarios para traducir. Ventana de este proceso:

Nota: La informacin de esta ventana varia dependiendo si eres usuario de versiones anteriores, o si eres un usuario nuevo. Campos de esta ventana En ambos casos presenta los mismo campos: Campo Botn Perfiles Descripcin Si ests traduciendo los datos de una empresa, este botn despliega la ventana de Perfiles de usuario con el fin de visualizar los perfiles que sern traducidos de la versin anterior. Si previamente ya habas dado de alta usuarios, al momento de efectuar la traduccin de perfiles, el archivo de stos se sobreescribir con la informacin proveniente de dicha traduccin.

Nota: Una vez concluido este paso se mostrar un resumen, indicando la informacin que se actualizar de tu empresa.

Configuracin Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Configuracin. Qu es En esta opcin se definen las modalidades de configuracin para manejar la informacin y datos de tu sistema, las cuales puedes modificar para una operacin ms adecuada a tus necesidades (tu sistema viene configurado con algunas modalidades de operacin bsicas, las cuales se adaptan al manejo comn de las empresas mexicanas, pero puedes modificarlas).

Afecta Estos parmetros afectan directamente a la constitucin y funcionamiento de los Mdulos. Es decir que, cualquier modificacin, repercutir directamente en el manejo de tu informacin. Consulta los siguientes temas: Parmetros generales Clientes y CxC Proveedores y CxP Inventarios Facturacin Compras Cuentas contables maestras Aplicaciones asociadas Grficas y copiado especial

Configuracin / Datos de la empresa Acceso Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Datos de la empresa. Que es Aqu se muestra y configuras la informacin de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicacin, R.F.C, clave maestra, etc. con la que el sistema se registr. Campos Campo No. de Empresa Razn social

Descripcin Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo. Nmeros de serie Campo informativo. Muestra la razn social de la empresa que se haya registrado como la Empresa 1, y ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre l. Si la empresa no est activada, la razn social que se mostrar en este campo ser la de "EMPRESA INVALIDA. S.A. DE C.V.". Datos de la empresa Por omisin el sistema te proporciona una imagen representativa de la empresa invlida, la cual podrs cambiar por el logotipo de tu empresa, mediante el bot n "Cambiar logo". Esta imagen u logo se incluir en todos los reportes QR2, siempre y cuando hayas definido una.

Cambiar logo

Botn Con este botn podrs indicar la ruta donde tienes almacenada o guardada la imagen de tu empresa. "Cambiar logo Entre los formatos en los que puede estar creado tu logo, se encuentran: gif, bmp, ico, jpg, entre otros. Direccin Poblacin R.F.C. Desde aqu puedes anotar o en su caso cambiar la ubicacin (direccin) de la empresa. Anota o cambia la poblacin de la empresa. Este dato ser impreso en diversos reportes, el cual har tus listados an ms completos. Lo anotado en este campo se propone en el campo RFC empresa. Registro Estatal Anota este dato el cual podr ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendr informacin ms completa.

Direccin Configura este botn si deseas expedir comprobantes fiscales digitales. fiscal detallada En esta ventana se solicitarn los datos de la direccin fiscal del emisor, domicilio fiscal y lugar de expedicin. Algunos datos son de caracter obligatorio y lo podrs identificar por que se anexa un recuadro ( ) junto al dato. Nota Si ya realizaste la activacin del sistema los datos proporcionados desde dicho proceso sern los que se sugieran en estos campos.

Mdulo general de configuracin

Configuracin / Parmetros generales Acceso Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Parmetros generales. Qu son Los parmetros que configuras desde esta opcin son condiciones generales que definirn el funcionamiento del sistema, sin importar el mdulo en que se est trabajando, es decir la configuracin de los que aqu se muestran no afectan a un mdulo en particular, sino a todo el sistema. Campos Campo Redondeo montos ($) Descripcin de Al marcar la casilla, el sistema no permitir capturar decimales en los campos donde se indican montos, de manera que todos los clculos se realizarn en cantidades enteras. Si no redondeas cantidades, al capturar contars con 5 decimales, mismos que se tomarn en cuenta para los clculos; aunque por razones de espacio en pantalla y reportes se presenten slo dos decimales, haciendo el redondeo correspondiente. NOTA: Es muy importante que sea consistente el parmetro de redondeo porque todas las operaciones que se realicen en el sistema, as como las cantidades que sean capturadas sern redondeadas. Si cambias esta definicin se pueden generar diferencias de aproximacin. Redondeo costos a Esta casilla es semejante a la anterior, con la diferencia de que, al marcarla indica que slo se manejarn cantidades enteras en los costos de los productos. Las cantidades que se refieren a existencias no se ven afectadas por este parmetro. Parmetros de Inventarios Caracteres compatibles con SAE-DOS Polticas descuento Al activar esta casilla, el sistema te permitir observar aquellos caracteres provenientes de SAE-DOS, (letras acentuadas), sin que desvirte tu informacin.

de Si no se marca la casilla, en los documentos de venta las polticas de oferta no podrn afectar al precio del producto, aun cuando estn activas o cumplan con las condiciones estipuladas.

C X C Cliente Si seleccionas esta casilla, tendrs una cuenta para el cliente MOSTR en el mdulo de Cuentas por cobrar, mostrador donde se almacenen todas las ventas hechas a clientes ocasionales, atendidos en mostrador, que no forman parte del catlogo de clientes regulares de tu compaa. NOTA : Si no la marcas, los clientes ocasionales podrn ser atendidos pero las ventas realizadas no se reflejarn en las Cuentas por cobrar. Multimoneda Al activar esta casilla el sistema activar todos los campos y procesos que permitan registrar movimientos en diferentes monedas, adems de la moneda base. Cuando esta casilla no est seleccionada, el campo Solicitar tipo de cambio aparece inhabilitado.

Solicitar tipo de Esta casilla estar disponible si el campo anterior (Multimoneda) fue habilitado. cambio Al habilitar esta casilla, cuando se accede a un modulo del sistema, se desplegar el catlogo de monedas, para que realices los cambios de la moneda para ese da y as el registro de operaciones est siempre actualizado. Mostrar imagen Si activas esta casilla la imagen del logotipo de SAE se mostrar en el fondo de la consulta principal de los en consulta diferentes mdulos del sistema cuando accedas a ellos. Globales Esquema de Un esquema de impuesto es una combinacin de impuestos y tasas a aplicar sobre un producto, cada esquema

Impuesto

de impuesto se identifica por su clave. La explicacin detallada de este concepto se encuentra en: Catlogo de esquemas de impuestos . La clave o nmero del esquema de impuesto que se asigne en este campo ser sugerido en el campo de Esquema en el alta de productos; de este modo, a cada artculo se le podr definir sus diferentes tasas de impuestos a aplicar al facturar o comprar. Asimismo, en el alta de los documentos del mdulo de Facturas y Compras, tambin se sugiere el nmero de esquema, de esa manera, el clculo de impuestos se realizar aplicando los porcentajes de impuestos definidos en el esquema del documento, sobre los precios de los productos, ignorando los impuestos definidos para cada uno de ellos. En el alta de documentos puedes cambiar el esquema si as lo requieres, o tambin puedes cambiar la tasa para un impuesto en particular y para un producto. Si en el alta de documentos de facturas y de compras, indicas el valor "0" en el campo "Esquema" (en la cabecera del documento), el esquema que se considerar para calcular los impuestos, es el definido para cada uno de los productos dentro del mdulo de Inventarios. Catlogo de inventarios / Alta Nota: El esquema propuesto por el sistema tanto en la cabecera del documento como en las partidas del mismo, en los mdulos de Facturas y de Compras, podr ser editado siempre y cuando en el mdulo de configuracin / Facturas y/o Compras / Carpeta por partida, est habilitado el campo "Capturar en alta de documentos / impuesto". Los impuestos que se manejarn en cada esquema, as como el porcentaje que aplicar cada uno, se definen en el catlogo de esquemas de impuesto en el mdulo de Inventarios.

Descuento comercial Cajn de dinero

Lo indicado en este campo, se sugerir en el campo de "Porcentaje de descuento" en la carpeta Ventas del Catlogo de clientes al momento de dar de alta un cliente, facilitando el trabajo de captura.

Cajn instalado Sirve para indicar si se utilizar o no un cajn de dinero en el mdulo de Recepcin de pagos. Si quieres realizar cambios en Puerto o en Valor ASCII deber estar activado. Si est desactivado, los valores asignados al puerto y ASCII de apertur0.a, no tienen efecto. NOTA : Esta opcin te permite emular en el sistema la funcin de caja registradora, para operar dos aspectos muy tiles: el pago de facturas desde el mdulo de Facturas y Vendedores; y la opcin Caja del mdulo de Clientes y Cuentas por cobrar. Puerto Indica el nmero de puerto en tu equipo, en el que se conectar el cajn. Recuerda que los LPT son puertos paralelos y los COM son seriales. Selecciona del listado que se despliega al oprimir el botn .

Sec. escape de Si tu cajn de dinero necesita una tecla especial para abrirlo, es necesario definir aqu el cdigo ASCII que tiene apertura, de dicha tecla. Puedes consultar el manual del dispositivo, o bien, consulta con tu distribuidor para obtener dicha inicio y de secuencia. confirmacin La posibilidad de utilizar un cajn de dinero desde Aspel-SAE, depende de si el sistema operativo tiene comunicacin con dicho dispositivo, por lo que antes de realizar la configuracin desde Aspel-SAE debes asegurarte que el cajn logra tener comunicacin con la PC, haciendo una prueba de apertura del cajn desde la lnea de comandos de DOS. COI Nmero de Debido a que con Aspel-SAE puedes tener una interfaz con el sistema Aspel-COI, lo cual te ofrece un control empresa COI ms detallado del estado financiero de tu empresa, es necesario que en este campo indiques el nmero de la empresa de Aspel-COI con la cual se establecer la interfaz con Aspel-SAE. De tal forma que la informacin de las plizas se registren en la empresa correcta. El sistema por omisin asigna el nmero uno cuando lo instalas. Este campo puede ser configurado por cada empresa que tengas dada de alta en Aspel-SAE. Ruta de acceso para datos

Botn "Configuracin"

En esta ventana podrs indicarle al sistema la ruta de trabajo para esta empresa. En esta ruta se registrarn todos los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa. Campos de esta ventana Directorio de trabajo Especifica la unidad de disco, directorio o subdirectorio donde se almacenarn los archivos de datos de tu empresa. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco o lo acabas de crear desde el explorador de Windows , el paso siguiente ser acceder al mdulo de Control de archivos y generar la BD mediante la opcin Instalacin Automtica. Este campo se configurar automticamente si utilizaste el asistente de configuracin para configurar tu empresa o algn proceso equivalente para la creacin de la base de datos, para mayor informacin consultar los temas: Instalacin automtica y Acceso al sistema. Formato Selecciona el formato en la cual est estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco, es decir, an no han sido creados los archivos de datos podrs indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opcin Instalacin Automtica ubicada desde Control de archivos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 1. Instala un cliente SQL 2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE Administrator. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que AspelSAE lee directamente la informacin del BDE Administrator.

Aplicar Reforma Este parmetro por defecto est inhabilitado y se tendr la opcin de activarlo al iniciar una sesin Fiscal 2010 a CxC y con el sistema. Aviso de reforma fiscal . La activacin de este parmetro, le indica al sistema que CxP opere en Recepcin de Pagos, Alta de movimientos de cuentas por cobrar y Alta de movimientos de cuentas por pagar de manera especial al realizar pagos en fechas posteriores al 10 de Enero de 2010 para todos los documentos generados hasta diciembre del 2009 Para mayor informacin de los procesos que cambian al activar este parmetro, te recomendamos consultar el tema: Lo nuevo de esta versin . Pagos por Internet Al habilitar esta opcin tendrs la posibilidad de generar operaciones de pago con tarjetas de crdito y dbito de instituciones bancarias a travs de Internet mediante Terminales Punto de Venta (TPV). Verifica los servicios disponibles. Al seleccionar el proveedor VeriFone Access, se desplegar el siguiente mensaje "Para poder operar Pagos por Internet es necesario que previamente hayas contratado el servicio con VeriFone Access Transaction Service (VATS). (ms informacin en el Ayuda del sistema o en http://www.aspel.com.mx/pagoscontarjeta )

Est instalada la terminal (TPV) en este equipo?". Antes de activar este servicio en Aspel-SAE, debes haber contratado el servicio de VeriFone y haber instalado la terminal TPV en el equipo, de lo contrario, no podrs realizar las operaciones de pagos por Internet. En caso de que cumplas con ambos requisitos, da clic en S. Al Habilitar este servicio y salir de la ventana de configuracin de Aspel-SAE, cada vez que accedas al sistema, el servicio se cargar, por lo que Aspel-SAE tardar en iniciar unos momentos. Se recomienda verificar antes de acceder al sistema que el servicio de Internet est activo en la mquina. Si Deshabilitas este parmetro todas las formas de pago de tipo tarjeta quedarn deshabilitadas para operaciones en lnea. Importante Este servicio de Pagos por Internet (con VeriFone Access) no funciona por medio de Terminal Server, debido a que la Terminal Punto de Venta debe estar conectada fsicamente al puerto serial de la mquina que cuenta con el registro de la tienda. Para trabajo en red, este parmetro se deber activar solamente en las mquinas que vayan a manejar dicho servicio. Asimismo, por cada mquina, se deber contratar una terminal o tienda distinta y realizar el proceso de Registro/Recuperacin en cada una de ellas. Es recomendable que visites la pgina de Aspel en la seccin de pagos con tarjeta para mayor informacin, o bien, puedes revisar el tema Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access.

Pagos por Internet con la empresa VeriFone Access

Mdulo general de configuracin

Configuracin / Clientes y CxC Acceso Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Clientes y CxC. Campos Carpeta "Generales" Campo Clientes Clave secuencial Si se elige Clave secuencial, al dar de alta a los clientes, el sistema asignar un nmero progresivo a cada uno de ellos. Con ello ser posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu empresa requieres que las claves contengan letras y nmeros o tienen un orden diverso, debes indicar que no se desea una numeracin secuencial no activando esta casilla, de esta manera podrs hacer una asignacin personal de claves. NOTA: Si eliges numeracin secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de clientes. Si no es secuencial, el campo estar activo para su captura. Descripcin

Das Si acostumbras dar los mismos das de crdito a cada comprador, puedes definirlo aqu y ahorrarte comerciales de trabajo al registrar los clientes, ya que el dato aqu definido se sugerir en la ventana de alta de clientes. crdito Cuentas Cobrar por

Cuentas por cobrar CxC podr operar en forma integral con Facturacin; si se selecciona esta casilla al elaborar una integrado factura se generar automticamente una cuenta por cobrar para el cliente asociado a la misma, s se realiza una devolucin, se registrar una nota de devolucin o crdito, adems de que podrs registrar el pago inmediato, ya sea total o parcial de la factura. Si eliges trabajar en forma no integrada, el sistema no afectar, ni generar alguna cuenta por cobrar al momento de generar una factura; para que estos documentos tengan afectacin en los saldos del cliente, debes correr el proceso de Actualizacin de Archivos. El cambio de una forma de operacin a otra (integrado por no-integrado o viceversa), despus de haber trabajado con una forma en particular, puede afectar el clculo de los montos y provocar que no coincidan. Si lo haces se recomienda que ejecutes el proceso de la ventana Principal , men Utileras , opcin Actualizacin de archivos / Facturas a cuentas por cobrar . Actualizacin de archivos NOTA: Puedes trabajar con todos los mdulos que componen al sistema en forma conjunta o definir que algunos de ellos operen en forma independiente, lo que repercutir en el funcionamiento general del sistema. Una vez habilitado este campo, debers indicar la forma en la que dichos movimientos sern registrados, podrs elegir entre "Contra documento" o "Contra saldo" . Contra documento Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por lo que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el nmero de documento con el que se relacionan. NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (de Contra documento a Contra saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, ser indispensable que regeneres el ndice de Cuentas por cobrar localizado en la ventana de control de archivos ubicado desde el men Principal del sistema men Utileras opcin Control de archivos , puesto que en las cuentas Contra documento, los movimientos se ordenan por nmero de documento y, en el de Contra saldo, por fecha de aplicacin.

Contra saldo Si eliges esta opcin en lugar de la opcin Contra documento, se totalizan cargos y abonos importando nicamente su fecha de aplicacin; de esta forma, el sistema se encarga de calcular el saldo global sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos. Nmeros de concepto: Ganancia cambiaria y Prdida cambiaria Esta opcin se habilita si en Configuracin / Parmetros generales est seleccionada la opcin Multimoneda . En estos campos deben indicarse los nmeros de concepto que se utilizarn para generar los movimientos de ganancia y prdida cambiaria de CxC. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden ser modificados. Estos conceptos se toman del catlogo de conceptos del mdulo de Clientes y cuentas por cobrar. Ajuste cambiario de CxC Folios Maneja folio Al activar esta casilla el sistema te permitir generar movimientos de cuentas por cobrar asociados a un folio, con esto Aspel-SAE cumple con las disposiciones fiscales aprobadas hasta el momento. Este manejo se sugiere para los documentos de tipo abono con referencia, incluidos tambin aquellos relacionados con recepcin de pagos y aplicacin de anticipos. Al activar este campo al dar de alta un movimiento de CxC, se habilitar el campo "Aplicar folio" para la asignacin correspondiente del folio. Nota: Cabe recalcar, que aunque tengas activado este campo no necesariamente todos los movimientos se registrarn con un folio, esto lo decides al dar de alta el movimiento, habilitando el campo "Aplicar folio". Folio (Formato del folio) Si activas el campo "Maneja folio" explicado anteriormente, el sistema te permitir proporcionar el formato del folio. Al aplicar el folio al dar de alta el movimiento, este se armar con lo anotado en este campo adicionando un nmero consecutivo. Si no proporcionas un formato para el folio, el sistema sugerir para la aplicacin de folios nmeros secuenciales. Ejemplo: Con folio: ABC (ABC1, ABC2, ABC3, etc) Sin folio: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 Nota: Si el folio anotado contiene nmeros o un nmero en la ltima posicin el sistema empezar a generar el consecutivo a partir del folio o nmero anotado. Ejemplo: ABC2 (ABC2, ABC3, ABC4, ABC5, etc.). Fecha de cierre de Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algn movimiento de CxC sobre los documentos documentos con una fecha anterior a la aqu indicada. Por ejemplo, es til si quieres restringir que se realice alguna operacin sobre los documentos generados en el ao o mes anterior al actual. Carpeta "Campos del usuario" Campo Alfanumricos Campo 1, 2 y 3 y Numricos Campo 4, 5 y 6 Descripcin El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para la empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar en la ventana de alta de clientes y que podrs utilizar a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL. Alfanumricos se refiere a los campos donde puedas almacenar informacin con letras o nmeros, como fechas o direcciones, los Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que slo contenga nmeros.

Mdulo general de configuracin

Configuracin / Proveedores y CxP Acceso Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, opcin Proveedores y CxP. Campos Carpeta "Generales" Campo Proveedores Clave secuencial Si se elige Clave secuencial, al dar de alta los proveedores, el sistema le asignar un nmero progresivo a cada uno de ellos. Con ello ser posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu empresa requieres que las claves contengan letras y nmeros o tienen un orden diverso, debes indicar que no se desea una numeracin secuencial, de esta manera podrs hacer una asignacin personal de las claves. NOTA: Si eliges numeracin secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de proveedores. Si no es secuencial, el campo estar activo para su captura. Cuentas por Pagar Cuentas por pagar Cuentas por pagar puede operar en forma integral con Compras; Si es as al elaborar una integrado recepcin de mercanca se registrar automticamente una cuenta por pagar para el proveedor asociado a la misma, afectando el campo de saldo y compras anuales en el catlogo de proveedores. Si eliges trabajar en forma no integrada, el sistema no afectar, ni generar ninguna cuenta por pagar, para que estos documentos tengan afectacin en los saldos del proveedor, debes correr el proceso de Actualizacin de Archivos ubicado en el mdulo general, men Utileras.. El cambio de una forma de operacin a otra (integrada por no integrada o viceversa), despus de haber trabajado con el sistema, puede descuadrar los nmeros y provocar que no coincidan, en cuyo caso se recomienda ejecutar del men Utileras , la opcin Actualizacin de archivos / Compras a Cuentas por pagar , para evitar descuadres. Actualizacin de archivos Contra documento Consiste en relacionar cada movimiento de cargo con sus movimientos de abono respectivos, por lo que es necesario que en todos los movimientos que introduzcas registres el nmero de documento con el que se relacionarn. NOTA: Si consideras necesario modificar el tipo de manejo utilizado (de Contra documento a Contra saldo o viceversa) cuando ya cuentes con datos almacenados, ser indispensable que regeneres el ndice de Cuentas por cobrar localizado en la ventana de control de archivos ubicado desde el men Principal del sistema men Utileras opcin Control de archivos , puesto que en las cuentas Contra documento, los movimientos se ordenan por nmero de documento y, en el de Contra saldo, por fecha de aplicacin. Contra saldo Con esta opcin, se totalizan cargos y abonos importando nicamente su fecha de aplicacin; de esta forma, el sistema se encarga de calcular el saldo global sin importar la referencia al documento del que se derivan los movimientos. Nmeros de Esta opcin se habilita si en Configuracin / Parmetros generales est seleccionada la opcin concepto: Ganancia Multimoneda . cambiaria y Prdida En estos campos deben indicarse los nmeros de conceptos que se utilizarn para generar los cambiaria movimientos de ganancia y prdida cambiaria de CxP. El sistema sugiere el 19 y 20, pero pueden Descripcin

ser modificados. Estos conceptos se toman del catlogo de conceptos del mdulo de Proveedores y cuentas por Pagar. Ajuste cambiario de CxP Folios Maneja folio Al activar esta casilla el sistema te permitir generar movimientos de cuentas por pagar asociados a un folio, con esto Aspel-SAE cumple con las disposiciones fiscales aprobadas hasta el momento. Este manejo se sugiere para los documentos de tipo abono con referencia, incluidos tambin aquellos relacionados con aplicacin de anticipos. Al activar este campo al dar de alta un movimiento de CxP, se habilitar el campo "Aplicar folio" para la asignacin correspondiente del folio. Nota: Cabe recalcar, que aunque tengas activado este campo no necesariamente todos los movimientos se registrarn con un folio, esto lo decides al dar de alta el movimiento, habilitando el campo "Aplicar folio". Folio (Formato del folio) Si activas el campo "Maneja folio" explicado anteriormente, el sistema te permitir proporcionar el formato del folio. Al aplicar el folio al dar de alta el movimiento, este se armar con lo anotado en este campo, adicionando un nmero consecutivo. Si no proporcionas un formato para el folio, el sistema sugerir para la aplicacin de folios nmeros secuenciales. Ejemplo: Con folio: ABC (ABC1, ABC2, ABC3, etc) Sin folio: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 Nota: Si el folio anotado contiene nmeros o un nmero en la ltima posicin el sistema empezar a generar el consecutivo a partir del folio o nmero anotado. Ejemplo: ABC2 (ABC2, ABC3, ABC4, ABC5, etc.). Fecha de cierre de Al establecer este dato, el sistema no permite realizar ningn movimiento de CxP sobre los documentos documentos con una fecha anterior a la aqu indicada. Por ejemplo, esto resulta til si quieres restringir que se realice alguna operacin sobre los documentos generados en el ao o mes anterior al actual. Carpeta Campos del usuario Campo Alfanumricos Campo 1, 2 y 3 y Numricos Campo 4,5 y 6 Descripcin El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar en la ventana de alta de proveedores y que podrs utilizar para obtener informacin desde las consultas personalizadas, editor de formatos o aplicacin de secuencias SQL. Alfanumricos se refiere a los campos donde podrs almacenar informacin con letras o nmeros, como fechas o direcciones, los Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que slo contengan nmeros. Mdulo general de configuracin

Configuracin / Inventarios Acceso Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Inventarios. Qu es Aqu podrs definir todos los parmetros que afectarn el funcionamiento de los procesos relacionados al control de inventarios. Campos Carpeta Inventarios Campo Generales Integrado a facturas Los movimientos hechos desde el mdulo de Facturas se vern reflejados o no hacia Inventarios, al activar este parmetro cuando elabores una factura, se registrar de manera automtica una salida en el inventario de productos. Si no est activada esta opcin, el sistema no registrar la salida del inventario, pero si te permite realizar la factura. Integrado a compras Los movimientos hechos desde el mdulo de Compras se vern reflejados o no hacia Inventarios. Al activar este parmetro cuando realices una compra se registrar de manera automtica una entrada al inventario de productos. Si no activas esta opcin, el sistema no registrar la entrada al inventario. Cambio existencias a Esta opcin cuando no est activa sirve para proteger la informacin y lograr que cada modificacin en el campo de existencias est respaldada por un documento de entrada o salida del inventario. Al activarla permite modificar en forma directa la cantidad anotada en el campo de existencias, tanto en Inventarios como en Multialmacn, en inventarios cuando no se maneja Multialmacn y en Multialmacn cuando s se maneja ste. Si no marcas esta opcin, el cambio a las existencias tendr que realizarse a travs de los documentos de los Mdulos de Facturacin, Compras o Movimientos al Inventario. Esta alternativa tiene como objetivo lograr una disminucin de errores en la captura de claves de productos similares. Al indicar que exista un dgito verificador, el sistema con base en la clave indicada, calcular un dgito adicional que formar parte de la clave de identificacin. Si tu empresa cuenta con ms de una bodega y se centralizan en una sola los procesos de compra y distribucin de cada uno de los almacenes, te conviene marcar esta opcin. De este modo el almacn central o casa matriz podr contar con el registro y manejo de las existencias de los diferentes depsitos (catlogo de inventarios), y en todos los movimientos tanto de compras como de facturas, se podr particularizar el almacn a afectar, logrndose con ello orden y eficiencia en la administracin. NOTA: Si no tienes activada esta casilla slo trabajars con tu Catlogo de Inventarios sin poder acceder a los campos propios de Multialmacn; si decides cambiar esta opcin, tendrs que indicar los productos que manejar cada almacn. No. de conceptos para movimientos en traspaso (EntradaSalida) Esta opcin te servir para tener mayor control cuando necesites traspasar productos de un almacn a otro. Estos nmeros de concepto sern fijados y no se podrn modificar en la pantalla donde se realizan los traspasos (aparecern ya definidos). En la ventana de traspasos podrs realizar en un slo paso la entrada y salida ahorrando tiempo de captura, errores por distraccin en el nmero de documento o cantidad de producto, o bien, prdidas de productos por el registro de la entrada y la salida. Conceptos de movimientos al inventario Descripcin

Dgito verificador

Multialmacn

NOTA: En el catlogo estndar de conceptos de movimientos al inventario, los conceptos definidos para estos fines son 07 (traspaso entrada) y el 58 (traspaso salida). Cantidades (Decimales) Define cuntos decimales se desplegarn al capturar cantidades de existencias (no costos o precios). El nmero podr variar entre cero (sin decimales) y cinco decimales como mximo. Los decimales que puedes capturar dependern del tamao de cada campo especfico, en pantalla slo se mostrar el nmero de decimales indicados aqu, redondeando los ltimos nmeros (no desaparecern los dems decimales). La cifra indicada en este campo afecta Inventarios y servicios, Multialmacn, Movimientos al inventario, Facturacin y Compras. Estas leyendas representan las distintas categoras, elementos o variantes que pueden existir de un mismo producto, de tal forma que se puedan agrupar los productos que pertenezcan a una misma clasificacin o naturaleza. La configuracin de estas leyendas, te permitir en el alta de productos registrar Grupo de productos (previa configuracin de la lnea del producto), es decir, un producto modelo que agrupe las distintas variedades que existen de un producto, tomando en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, etc. Esta agrupacin te permitir dar de alta automticamente todas las combinaciones del producto, pudiendo combinar hasta dos elementos. Por omisin el sistema propone el uso de "Talla" y "Color", pero puedes definir la que mejor se adapte a la forma de venta y distribucin de tu empresa, Ejemplo . estilo, modelo, estampado, etc. A continuacin se muestra un ejemplo de cmo se armaran las claves para las combinaciones Talla y Color. Talla - Color - Clave del subproducto 5 - Azul(Azu) - A001-5-Azu 7 - Rojo(Roj) - A001-7-Roj 9 - Verde(Ver) - A001-9-Ver Las leyendas proporcionadas en estos campos, son las que se sugerirn en todas las ventanas, procesos u opciones relacionadas con el manejo de Grupo de productos, como pueden ser: Lneas de productos, alta de productos, reportes, facturas, compras, etc. Carpeta "Movimientos al inventario" Campo Formato movimientos inventario Descripcin para Si deseas que al Agregar un movimiento, ste se imprima, escribe el nombre del formato que ser al utilizado. Se sugiere un formato, pero puedes crear o modificar uno y asignarlo a este campo. Por omisin se sugiere el formato minv.fto. Editor de Formatos/Tabla de formatos Ver en alta Si activas este parmetro el sistema presentar algunas columnas en la ventana de alta de movimientos al Inventario, las cuales indicarn a travs de pequeos botones grficos si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie, lotes o pedimentos.

Grupo de productos Configuracin de las leyendas (Seccin 1 y 2)

Carpeta "Campos libres" Campo Alfanumricos Campo 1, 2 y 3 Y Numricos Campo 4,5 y 6 Descripcin El sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa, en este campo indica el nombre o leyenda para estos datos, mismos que podrs capturar en la ventana de alta de inventarios y que podrs utilizar a travs de las consultas personalizadas, editor de formatos o secuencias SQL. Alfanumricos se refiere a los campos donde podrs almacenar informacin con letras o nmeros, como fechas o direcciones, los Numricos podrn ser utilizados para almacenar informacin que slo contengan nmeros.

Carpeta Impuestos

Campo

Descripcin

Leyendas y Dado que con SAE puedes manejar hasta 4 tipos de impuestos. En este campo debers proporcionar las Porcentajes % leyendas de los impuestos que usars, as como el porcentaje de impuesto que se aplicarn a los productos. Sin embargo los porcentajes se podrn modificar en el esquema. Las leyendas y porcentajes definidos en esta seccin, se sugerirn al dar de alta los esquemas de impuestos en el mdulo de Inventarios. Las leyendas definidas en este campo tambin se propondrn en el alta de documentos de facturas y compras. El sistema por omisin tiene especificado las leyendas: Imp1 = IEPS, porcentaje % 0 Imp2* = Imp3* = Imp4 = IVA, porcentaje % 15 Si vas a necesitar realizar el desglose de impuestos por el nuevo manejo de retencin de impuestos, te recomendamos utilizar para el campo impuesto 3 la retencin para el IVA (RET IVA). Estas leyendas tambin servirn para proponerse en el catlogo de esquema de impuestos y en el apartado cuentas contables de este mdulo de configuracin. Mdulo general de configuracin

Configuracin / Facturas Acceso Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Facturas. Qu son Podrs definir todos aquellos elementos que intervengan con el proceso de facturacin y adecuarlos a tus requerimientos. Campos Carpeta Generales Campo Descripcin Facturar sin Al marcar esta casilla podrs elaborar una factura o remisin an cuando no se tenga la cantidad suficiente existencias de artculos en el mdulo de Inventarios o en Multialmacn para cubrir la demanda. De lo contrario el sistema revisar las existencias e impedir continuar con la captura del documento cuando no exista la cantidad suficiente. Este campo es til para los casos en el que el producto ya est disponible fsicamente para su venta, pero todava no se ha efectuado la recepcin o entrada del producto al inventario, posteriormente cuando se registre la entrada, se podr descontar del inventario los productos ya vendidos. Actualizacin de archivos Alta de Si la marcas ser posible incluir un nuevo comprador al Catlogo de clientes al momento de elaborar un clientes en documento en facturacin, sin necesidad de cambiar de mdulo. captura Acumulado Si este parmetro est seleccionado, cada vez que elabores una factura, se actualizarn los acumulados de de ventas facturacin: subtotal, impuestos y montos de descuentos. De esta forma se podrn obtener en cualquier en lnea momento estadsticas y grficas con informacin completa de ventas de tu empresa. Si no est seleccionado, estos totales no se actualizarn al momento de generar la venta; para que puedas visualizarlos, debers realizar una actualizacin de acumulados. Acumulados y actualizacin Mostrar Con esta opcin al consultar cualquier documento de venta en el que el los artculos a vender sean un Kit, desglose de podrs ver los productos o componentes que lo integran. Kits Observaciones Cuando se elaboran comprobantes fiscales digitales para productos de tipo kit, la formacin de la cadena original en el archivo XML y la presentacin de sta en el comprobante impreso (Qr2) dependen del parmetro Mostrar desglose de kits (que se encuentra en Utileras / Configuracin / Facturas / General). Por omisin el parmetro est inactivo. En este caso los comprobantes fiscales digitales se generan sin incluir el desglose de los componentes del kit, y nicamente se incluye al kit como unidad vendible, es decir, que la cadena original del archivo XML y la Addenda consideran slo la partida de los kits sin desglosar o incluir a los componentes de stos. Por el contrario si el parmetro se encuentra activo, entonces al generar CFDs se incluyen slo a los componentes del kit. Si lo que se requiere es emitir un comprobante fiscal digital que incluya slo al kit como unidad vendible, entonces al momento de imprimir se debe elegir alguno de los siguientes reportes Qr2: Emisin de facturas digitales o Emisin de devoluciones digitales, segn corresponda (de hecho son los que por omisin se sugieren en el dilogo de impresin).

Nmero de Indica cuantos descuentos se podrn capturar al elaborar un documento o partida de cotizacin, pedido, descuentos remisin o factura. El nmero mximo de descuentos es de tres. Nmero de Indica el nmero de impuestos que podrs capturar al elaborar un documento (Mximo 4 impuestos). Estos impuestos impuestos se visualizarn como una columna, al dar de Alta un documento de venta. El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parmetros de inventarios localizado en la ventana principal del sistema men Utileras opcin Configuracin / Inventarios carpeta Impuestos . Nmero Anota el nmero mximo de partidas que podrn capturarse en el documento de venta con el fin de que en mximo de la impresin el nmero de partidas no exceda el tamao de la forma. partidas por documento Nmero de concepto para compras a Facturas a plazos, intereses por venta a plazo y retencin del cliente Manejar Fletes Este campo indica los conceptos de cuentas por cobrar, que se utilizarn para registrar las facturas que pagues con la opcin de Facturas a plazos; dado que tu puedes indicar un porcentaje de inters a acumular a dichos pagos, tambin debes indicar el concepto por el que se registrarn esos intereses. Tambin podrs definir el concepto por el que se registrar el movimiento de cuentas por cobrar por la retencin al cliente por concepto de flete. Los conceptos que el sistema sugiere para cada uno son: Facturas a plazos (18), Int. X venta/plaz (21) y Retencin x flete (22). Estos son tomados y definidos desde el catlogo de conceptos ubicado en el mdulo de Clientes y cuentas por cobrar. Catlogo de conceptos Si en las facturas que expides incluyes un monto determinado por concepto de flete, marca esta opcin e indica el Monto que generalmente manejas por dicho concepto, al hacerlo el sistema te sugerir el monto en todas las facturas. En el campo Impuesto indica el porcentaje de impuesto que se calcular sobre el monto del flete, la ventaja de definir estos datos es que el clculo en la factura ser automtico, es decir, no necesitars agregar en la factura una partida para indicar el cobro del flete. Podrs verificar el monto del flete aplicado en la factura en la ventana de totales de la misma. Agregar documento/Totales Datos del cliente / Carpeta datos de venta Vendedores Si eliges Clave secuencial, al dar de alta a los vendedores, el sistema le asignar un nmero progresivo a Clave cada uno de ellos. Con ello ser posible llevar un control exacto sobre el folio asignado. Pero si en tu secuencial empresa requieres que las claves contengan letras y nmeros o tienen un orden diverso, debes indicar que no se desea una numeracin secuencial, de esta manera podrs hacer una asignacin personal de las claves. NOTA: Si seleccionas numeracin secuencial, se inhibe el campo de clave en el alta de vendedores. Si no es secuencial, el campo estar activo para su captura. No afectar doctos. de vta por cambios en info. del cliente Mediante la activacin de este parmetro de configuracin, al momento de consultar una factura, visualizars los datos del cliente tal y como se encontraban en el catlogo de clientes al momento de la venta, independientemente de que estos datos sean modificados posteriormente. Si no est activado este parmetro al consultar una factura, los datos del cliente se mostrarn tal y como estn registrados en ese momento en el catlogo de clientes.

Ejemplo: "Parmetro activado" . El da 1 de Septiembre, se elabor una factura para el cliente "1" con los siguientes datos:

Si los datos del cliente son actualizados, al consultar la factura posteriormente, observars que los datos del cliente corresponden a los que se tenan antes de su modificacin, es decir, al momento de elaborar la factura. En caso que el Parmetro est desactivado , al consultar la factura despus del registro de los cambios en los datos del cliente, estos cambios se visualizarn en dicha factura perdindose as los datos originales con los que fue generada la factura (direccin, poblacin, etc. por lo que la factura impresa diferir un poco de la almacenada en el sistema, ya que la impresa contendr los datos del cliente registrados al momento de su elaboracin y emisin.

Importante: Las facturas realizadas con o sin la activacin de este parmetro, no se vern afectadas si posteriormente decides segn corresponda activar o desactivar este parmetro. Carpeta Por documento Campo Descripcin Tipo de documento Selecciona el tipo de documento que deseas configurar, los disponibles son: facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones, dentro de los datos que se configuran estn: formato de folios, archivo de impresin, etc.

Folios secuenciales Cuando se instala el sistema esta casilla se encuentra activa por omisin, lo cual significa que el sistema asignar un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que elabores. Por lo que NOTA: Los campos el campo "Nmero" en la cabecera del documento no podr ser editado. de esta ventana se encuentran agrupados Si activas este parmetro, podrs indicarle al sistema mediante la generacin de folios de tal manera que en personalizados el uso de un folio en particular, as como determinar su manejo y/o aplicacin en el

cada uno de los documentos se configure el folio y formatos de impresin.

sistema, es decir, si son folios internos (lo que en versiones anteriores se manejaba como folios personalizados), folios para comprobantes fiscales impresos o folios para comprobantes fiscales digitales. Por cada folio personalizado podrs utilizar y/o seleccionar un formato de impresin. Si no activas este parmetro, debers seleccionar el formato de impresin para el tipo de documento segn corresponda. Revisa la explicacin del campo "Formato para los folios ". Si no activas este parmetro, significa que no necesitas un orden consecutivo; as ser posible indicar la clave o folio al dar de alta el documento, que podr estar compuesto por letras o nmeros; de esta forma siempre que elabores un documento ser necesario escribir su nmero para que sea almacenado por el sistema, es decir, debers asignar directamente el nmero del folio. Si no lo indicas, el sistema automticamente lo realiza generndolo a partir del formato estndar. Para este caso, debers seleccionar el formato de impresin para el tipo de documento que corresponda. Ver formato de impresin .

Formato para folios

Esta funcin solamente la podrs utilizar en caso de que quieras manejar folios secuenciales indicndole al sistema este manejo activando la casilla de "Folios secuenciales ". El sistema por omisin propone el uso de un formato estndar el cual est basado en un formato numrico y consecutivo, ejemplo 1,2,3,4, etc., pero podrs dar de alta Folios personalizados (hasta 5) que incluyan letras o nmeros. Adicionalmente podrs establecer si estos folios sern de uso Interno, impresos o digitales. Folio secuencial. Es un tipo de folio personalizado y/o creado por la empresa para control interno. Estos folios se imprimirn junto con el documento de venta correspondiente. Este folio es el que en versiones anteriores a la 4.0 se manejaba. Folio secuencial impreso. Es un tipo de folio solicitado previamente ante la autoridad correspondiente, para expedir documentos fiscales de manera impresa. Estos folios son creados por los mismos contribuyentes que optan por imprimir y controlar sus propios comprobantes, pero con la diferencia que ya estn autorizados y que cumplen con lo establecido por el SAT en base a la regla 2.4.24 Folio secuencial digital. Es un tipo de folio solicitado ante la autoridad correspondiente, para expedir documentos fiscales digitales para su envo y registro por Internet. Para personalizar estos folios segn lo requieras, selecciona el botn . Para mayor informacin de la pesonalizacin de los folios Haz clic aqu . Una vez personalizados tus formatos indicarle al sistema cual ser el formato que propondr en los Perfiles del usuario, ya que podrs indicar que un usuario utilice o tenga asignado un folio en particular.

Personalizacin de folios fiscales Mediante el botn podrs desplegar la ventana de personalizacin de folios fiscales para configurar las leyendas o etiquetas que utilizar el sistema para armar el folio consecutivo, pudiendo definir hasta cinco folios personalizados.

La ventana para dar de alta los folios varia dependiendo del tipo de documento desde el cual ests dando de alta los folios, las ventanas son: Para los documentos de tipo: Factura y devolucin

Datos que se solicitan en esta ventana Campo Folio Descripcin Indica el formato con el que el sistema se basar para armar los folios. El folio puede contener letras, nmeros o ambos, para posteriormente a partir de este formato se comiencen a generar de manera secuencial los folios. Podrs configurar hasta 5 folios adems del folio estndar, estos debern estar compuestos hasta de 7 dgitos entre nmeros y letras. Si los folios los deseas utilizar para comprobantes fiscales digitales (facturacin electrnica), debers activar el campo "Digitales". Para los documentos fiscales presentados de manera impresa, selecciona el campo "Impresos". El folio anotado en este campo debe coincidir con la serie y rango de folios proporcionados por el SAT, tomando en cuenta que un folio puede estar compuesto por letras (series) y nmeros Ejemplo. "A001" donde la letra A y los nmeros 000 se considera la serie y el nmero "1" como el folio inicial del rango a manejar: El formato del folio podr variar y esto depender de lo dispuesto por el SAT para la generacin de estos. El sistema Aspel-SAE llevar la siguiente lgica para determinar entre la serie y el nmero del folio. El sistema considerar como parte de la serie los nmeros o letras que estn a la izquierda contando desde el ltimo nmero. Ejemplos: A001 , donde el Folio es "A001" y la serie es "A" y el "001" es el nmero con el que empezar el rango del folio. Los ceros cuentan como parte del rango del folio. A23B1 , donde el Folio es "A23B1" y la serie es "A23B" y el "1" es el nmero con el que empezar el rango del folio. Ejemplos grficos: Selecciona el tipo folio para ver y/o consultar su ejemplo. Folio B001H4 Folio A001

Folio F45G01 Folio R45N10 Folio 145TY1 Si en e folio no se proporciona ningn nmero, el sistema propone como folio Inicial "1", Ejemplo . Los folios no necesariamente deben iniciar en "1", si as lo requieres podrs configurar que empiecen a generarse desde cualquier nmero, Ejemplo . Notas Los folios debern ser solicitados al SAT mediante el programa SICOFI (Sistema Integral de Comprobantes Fiscales Digitales), y para esto ya debes contar con el o los certificados de sello digital. Para dar de alta posteriormente mas rangos para el folio, dirgete a la carpeta "Folios fiscales " ubicado desde esta misma ventana de configuracin. Cada vez que des de alta una serie o rango para un determinado folio, estos se registrarn en la carpeta "Folios fiscales " para su modificacin. Si anotas un folio que ya se est usando, el sistema lo identificar automticamente y al momento de asignar el rango inicial tomar el consecutivo del folio, es decir, el rango "Hasta" asignado inicialmente para el folio. Comprobantes Impresos Selecciona esta casilla, si el folio personalizado se utilizar para la expedicin de facturas impresas. Digitales Selecciona esta casilla, si el folio personalizado se utilizar para la expedicin de facturas digitales. Para ambos casos (impresas o digitales) se solicitar la Configuracin del folio . Los digitales adicionalmente se podrn expedir de manera impresa. Configuracin de folios En este ventana debers especificar ciertos datos importantes para que las facturas sean generadas correctamente.

Desde esta ventana podrs dar de alta para los folios personalizados en Aspel-SAE las distintas series o rangos que se utilizarn para la expedicin de facturas ya sea impresas o digitales. Los rangos o series dados de alta desde esta parte, los podrs consultar y/o administrar desde la carpeta "Folios fiscales ". Los datos que se solicitan en esta ventana son:

Columna Documento

Descripcin Campo informativo. Tipo de documento en el cual se estn definiendo los folios. Esta tipo de ventana slo estar disponible para documentos de tipo factura y devoluciones, por lo que las leyendas que aparecern en este campo son: "Facturas" o "Devoluciones" segn sea el caso. Campo Informativo. Muestra el folio que se est personalizando. Campo informativo. Se muestra la serie del folio. Se propone la serie del folio proporcionado en el campo Folio . Para saber el criterio que se est usando para determinar la serie consulta el campo Folio .

Folio Serie

Nmero de Nmero de aprobacin otorgado por el Sistema Integral de Comprobantes autorizacin y Ao Fiscales derivado de la solicitud de rangos o asignacin de folios de comprobantes fiscales. Tambin debers anotar el ao en que los folios son aprobados y/o autorizados. Este es un dato que obtienes al generar los folios mediante el programa SICOFI. Desde/ Hasta En el campo "Desde " se propone el nmero inicial o consecutivo del folio que se est personalizando. En el campo "Hasta" indica el folio final del rango de folios a manejar para esta serie. Nota: Si el folio ya cuenta con una definicin de rangos anterior, el sistema mostrar en el campo "Desde" el consecutivo del folio, es decir, el ltimo nmero asignado al folio. Recuerda que los folios se van asignando de manera consecutiva. Para mayor informacin consulta el tema: Como va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema. Posteriormente para aadir, modificar o eliminar rangos para un folio en particular, dirgete a la carpeta "Folios fiscales ". ltimo En este campo se muestra el ltimo folio generado. Por omisin cuando se est dando de alta el folio, se mostrar el primer nmero del rango inicial correspondiente al folio, aunque ste todava no se haya generado an. de Selecciona el formato de impresin para cada folio personalizado. Ver Formatos del mdulo de Facturas y Vendedores. Puedes elegir entre los formatos ya definidos por el sistema con extensin .fto o .qr2 segn corresponda. El sistema propone para los folios impresos formatos con Extensin FTO y para los digitales formatos en con Extensin QR2 , los formatos varan dependiendo del tipo de documento del cual se estn personalizando los folios, inicialmente el sistema propone los siguientes formatos:

Formato emisin

Facturas

Devoluciones

Si lo requieres, podrs seleccionar otro formato de impresin de los disponibles o los creados por ti (Editor de formatos , Administrador de reportes ). Cabe mencionar que el formato de impresin que indiques en este campo, ser sugerido por el sistema en la impresin de tus documentos y si as lo deseas, al momento de su impresin podrs cambiar el formato. Si deseas crear tus propios formatos, auxiliate con el editor de formatos o el editor de reportes segn sea el formato requerido. Edita tus formatos de reportes o Administrador de reportes informacin general. Para los documentos de tipo: Remisiones, pedidos y cotizaciones Cuando se quiere determinar los folios personalizados para los documentos que son Remisiones, Pedidos y Cotizaciones , se muestra una ventana en la cual podrs definir las etiquetas de los folios que vas a usar para la captura de los mismos. Ejemplo (folio alfanumrico) : Si como nmero de folio indicas 1POI, el nmero secuencial que se armar ser: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo (folio numrico) : 100, el nmero secuencial que se armar ser: 100, 101, 102, etc. La ventana es la siguiente:

Para consultar el Formato de impresin para los documentos de tipo Remisin, Pedido y Cotizacin haz clic aqu. Editor de formatos Administrador de Reportes Formato Impresin Este campo se habilitar para los documentos que no tengan activado el campo folios secuencial. Indica el formato de impresin dependiendo del documento que se est configurando. Puedes tomar los archivos de formato .fto que se incluyen en el sistema, o bien, crear o modificar formatos para adecuarlos a tus necesidades, esto lo podrs realizar con el Editor de formatos

El formato propuesto por el sistema depender del tipo de documento que se est configurando, es decir, remisiones (Remisiol.fto), pedidos (Pedido.fto) y cotizaciones (Cotizal.fto). Archivo configuracin En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuracin (*.CFT), que se utilizar por omisin para la captura de documentos. Cabe sealar que la funcin de estos archivos es la de definir qu campos de informacin se permitirn ver y capturar para agilizar la elaboracin de documentos del mdulo de Facturas y Vendedores, dependiendo de las necesidades de tu empresa. Este archivo de configuracin se alimenta o se define con el proceso Personalizacin de la captura de documentos Fecha cierre documentos de Al anotar este dato, el sistema no permitir realizar operacin alguna sobre los documentos de Facturas , Remisiones y/o Devoluciones (altas, cancelacin, devolucin, etc.) con una fecha anterior a la aqu indicada.

Botn "Reiniciar Folios" El sistema maneja un lmite para el campo del nmero del folio, el cual consiste en que en el campo donde se registran los nmeros de los folios no pueden registrarse ms de 32767 folios seguidos, por lo que se creo un proceso para reiniciar el contador del campo, sin que esto afecte el consecutivo real del folio dentro de la factura ni los rangos configurados para las facturas electrnicas.

Para una explicacin mas amplia, consulta el tema: Reiniciar folio Carpeta Folios Fiscales Desde esta ventana adems de consultar los folios y rangos dados de alta desde la carpeta "Por documento/Folios iniciales/Folios personalizados " podrs dar de alta ms rangos para el folio o incluso antes de utilizarse para la generacin de documentos modificarlos o eliminarlos. La ventana es la siguiente:

Conforme vayas incorporando nuevos rangos para los distintos folios observars varios registros, uno por cada nuevo rango definido. Manejo Cmo va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema? Se tienen las siguientes series con sus respectivos rangos: Folio Serie Rango

Desde Hasta 1. A001 A 1. 1. 500 200 2. R1TY1 R1TY

3- A001 A 500 800 Para el ejemplo tomaremos en cuenta que primero se dio de alta para el folio el rango Desde (001) Hasta (500) y posteriormente se registr el rango Desde (500) hasta (800). El sistema empezar a usar nmero de folio proporcionado como folio Inicial (en este caso 001), y seguir generando y/o aplicando al documento folios de manera secuencial hasta llegar al ltimo rango definido (en este caso 500). Hasta este punto el sistema ya no cuenta con ms folios para la generacin de documentos, por lo que al dar de alta un nuevo documento el sistema advertir mediante un mensaje que debers definir o dar de alta ms rangos para el folio. Para esto debers asignar los nuevos rangos para el folio (previa solicitud al SAT) para registrarlos en el sistema desde esta ventana de "Folios fiscales" con el botn "Agregar". Cuando el sistema detecte nuevos rangos para el folio, podrs continuar con la generacin de documentos, y as sucesivamente. Tambin se puede dar el caso en que los rangos ya no se extiendan para el formato del folio, por lo que debers definir o dar de alta un nuevo folio desde la ventana de Personalizacin de folios. Botones de esta ventana Botn Agregar Con esta opcin podrs dar de alta para un folio en particular ms rangos (previa solicitud de estos al SAT). Es preciso que previamente se definan en la Carpeta por documento , los tipos de folios que se van a manejar. Antes que nada debers seleccionar del campo Folio, el folio al cual se la definirn nuevos rangos. Campos de esta ventana Campo Descripcin Documento Campo informativo. Tipo de documento en el cual se estn definiendo los folios. Esta tipo de ventana slo estar disponible para documentos de tipo factura y devoluciones, por lo que las leyendas que aparecern en este campo son: "Facturas" o "Devoluciones" segn sea el caso. Campo Informativo. Muestra el folio que se est personalizando. Campo informativo. Se muestra la serie del folio. Se propone la serie del folio proporcionado en el campo Folio . Para saber el criterio que se est usando para determinar la serie consulta el campo Folio . de Muestra el nmero de autorizacin para usar los rangos y el ao en que se autoriz su uso. y Este es un dato que obtienes al generar los folios mediante el programa SICOFI. En el campo "Desde " se propone el nmero inicial o consecutivo del folio que se est personalizando. Cuando das de alta un nuevo rango para la serie, siempre se tomar el ltimo rango configurado para la serie, dato que servir para determinar el nmero inicial del rango a registrar. En el campo "Hasta" indica el folio final del rango de folios a manejar para esta serie. Para mayor informacin consulta el tema: Como va asignando y/o utilizando estos rangos el sistema.

Folio Serie

Nmero autorizacin Ao Desde/ Hasta

Botn Modificar Cuando se quiere cambiar algn dato de la configuracin de folios nicamente se puede modificar el rango final (Hasta), el ao y nmero de aprobacin. Ya no podemos reemplazar el nmero de autorizacin capturado.

Si ya se est usando este folio en el sistema, es decir ya se gener el primer documento con este rango de folios, lo especificado para el folio ya no podr modificarse. Botn Eliminar Sirve para borrar algn rango de folios registrado en el sistema al posicionarse sobre l. El sistema te preguntar si ests seguro de eliminar el registro. Si ya se est usando este folio en el sistema, es decir, ya se gener el primer documento con este rango de folios, ya no podrs eliminar ningn registro del folio o rango registrado. Carpeta Por Partida Campo Captura en alta de documentos: Descuento, Impuesto, Comisin y Observaciones.

Descripcin Al marcar cada casilla, se indica al sistema que podr ser capturado cada uno de estos conceptos para cada artculo que se incluya en un documento del mdulo de Facturas y Vendedores. La autorizacin de uno de los conceptos es independiente de los dems. Si no se marcan las casillas correspondientes, el sistema no permitir la captura de estos conceptos en las partidas de los documentos de ventas. Slo para el caso

Ver en consulta

Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedes a la consulta de los documentos de este mdulo, elige entre: Tipo de producto, Nmeros de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones, Apartados y/Desglose de grupo de productos. Estos sern mostrados en columnas verticales a la izquierda de las partidas del documento consultado, como botones grficos.

Ver en captura

Si activas estos parmetros (Tipo de producto, Nmeros de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones, Apartados y/o Descripcin de productos) el sistema los presentar en columna dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarn a travs de pequeos botones grficos si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie, lotes, pedimentos, observaciones, etc.

Carpeta Sellos Digitales Aqu se define ciertos datos que son importantes para que Aspel-SAE pueda generar correctamente los documentos fiscales digitales (facturacin electrnica). Estos datos en la mayora de los casos son solicitados al SAT previamente y siguiendo un proceso minucioso e involucrando varios elementos. Para mayor informacin consulta la pgina de Internet del SAT o consulta los siguientes temas: Antecedentes Factura Electrnica Qu es Factura Electrnica Gua rpida para emitir Facturas Electrnicas Campos o datos que se solicitan para configurar correctamente el sistema para la expedicin y/o generacin de comprobantes fiscales digitales. Campo Descripcin

Certificado

Tienes que ingresar la ruta en la cual almacenaste el archivo que contiene el Certificado de tu Sello Digital que el SAT te proporcion. Atributo opcional que sirve para expresar el certificado de sello digital que ampara al comprobante como texto, en formato base 64. Se vuelve obligatorio si no se expresa el nmero del certificado. Aqu necesitas especificar la ruta del lugar seguro en el que resguardaste La llave privada de tu certificado de sello digital. Ingresa la contrasea que proporcionaste para encriptar tu llave privada cuando generaste tu Firma Electrnica Avanzada con el programa SOLCEDI. Antecedentes Factura Electrnica

Llave privada Contrasea

Vigencia (Desde Hasta)

Dado que el Certificado de los Sellos Digitales tienen un perodo de validez se muestra la fecha en la que dichos certificados estarn vigentes. En este apartado se podr consultar el namespase definido por el SAT para la empresa. Uso El estndar del comprobante fiscal digital incluye dos elementos definidos como de tipo abierto que servirn para integrar nodos adicionales al cuerpo del comprobante, estos definidos por el Servicio de Administracin Tributaria. Uno de estos elementos es el uso de un namespace que estar referenciado a una ruta para comprobar la validez del comprobante fiscal. Para poder ser validado el comprobante fiscal digital correctamente, deber estar referenciado al namespace del comprobante fiscal digital y referenciar la validacin del mismo a la ruta publicada por el SAT en donde se encuentra el esquema XSD objeto de la presente seccin (http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd) de la siguiente manera: <Comprobante xmlns="http://www.sat.gob.mx/cfd" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation=" http://www.sat.gob.mx/cfd http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd" Por omisin, el sistema incluir esta estructura o referencia (namespace) publicado por el SAT. Adicionalmente, el sistema permitir definir un namespace para el cliente, que podr servir para validar otros documentos oficiales como pudiera ser el addenda. Revisar detalle del cliente El sistema incluir en un archivo base con extensin .INI el namespace definido por el SAT, este archivo se identificar con el siguiente nombre: NamespaceBaseE.ini: Archivo base para armar el namespace de la empresa cuando se crea una nueva empresa. Este archivo se baja en el directorio de instalacin del sistema. En base al archivo anterior al acceder a esta opcin, se crear un archivo Namespace para las empresas, con el siguiente nombre: NamespaceEmpresas.ini: Archivo donde se almacena el namespace de las

Namespace

empresas. Ambos archivos se copian en la ruta de instalacin del sistema, y por cada empresa dada de alta se generar un registro dentro del archivo "NamespaceEmpresas.ini" . Desglose de Desctos. Cuando el parmetro se encuentre sin marcar: Indica que los descuentos se aplicarn directamente al precio del producto, por lo que dichos descuentos no se desglosarn en el archivo de factura .XML. En este caso el precio ser igual a: Precio = Precio del producto Descuentos de la partida. Cuando el parmetro de encuentre marcado: Indica que los descuentos no se aplicarn al precio del producto y dichos impuestos sern desglosados en el archivo de factura .XML en partidas independientes. En este caso el precio ser igual a: Precio = Precio. Nota importante: El Descuento Financiero no s ver afectado por el manejo de este parmetro y siempre se manejar como descuento. Avisarme Al activar esta opcin le indicamos al sistema que mediante un mensaje, notifique a cierto nmero de das del trmino de la vigencia de los cerficados. Podrs seleccionar entre 30 das, 15 das, 1 semana o nunca. Proporciona el RFC de la empresa para que sea anexado en la factura. Este RFC es genrico y es designado por el SAT para emitir facturas electrnicas para el cliente mostrador. Este dato se propone en el desglose de la factura digital para el campo correspondiente al RFC. NOTA: Recuerda que todas las Facturas Electrnicas deben de contener un RFC para que sean vlidas, por lo que este campo te servir para emitir una factura de un cliente mostrador que no requiera la emisin de dicha factura, es decir, no cuenta con un RFC. Direccin fiscal detallada En esta ventana se solicitarn los datos de la direccin fiscal del emisor, domicilio fiscal y lugar de expedicin. Algunos datos son de caracter obligatorio y lo podrs identificar por que se anexa un recuadro ( ) junto al dato o campo. Nota importante: Los datos deben corresponder a los autorizados por la autoridad correspondiente (SAT), de lo contrario originara una mala configuracin del sistema, as como la mala generacin de documentos fiscales digitales. Estos datos slo los debers proporcionar si el sistema emitir facturas digitales fiscales. Mdulo general de configuracin

R.F.C Empresa R.F.C. Mostrador

Configuracin / Compras Acceso Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Compras. Qu son Podrs definir todos aquellos factores que intervengan con el proceso de Compras y adecuarlos a tus requerimientos. Campos Carpeta Generales Campo Descripcin

Acumulado de Si este parmetro est seleccionado, cada vez que se elabore una compras en lnea recepcin, se actualizarn los acumulados de compras: subtotal, impuestos y montos de descuentos. De esta forma, se podrn obtener en cualquier momento estadsticas y grficas de la informacin completa de las compras de tu empresa. Si no est seleccionado, estos totales no se actualizarn al momento de generar la compra; para que puedas visualizarlos debers realizar una actualizacin de acumulados de compras (mdulo de Compras , men Herramientas , opcin Acumulados / Actualizacin ). Acumulados y actualizacin Alta proveedores captura de Si la marcas ser posible incluir un nuevo Proveedor al catlogo de en Proveedores en el momento de elaborar un documento en Compras, sin necesidad de cambiar de mdulo.

Alta de productos Al activar este campo te ser posible incluir un nuevo producto en el en captura catlogo de productos en el momento de elaborar un documento en Compras, sin necesidad de cambiar de mdulo. Acumular indirectos a CxP A travs de este campo se indica la forma en la que los gastos indirectos afectaran a la CxP originada por las compras, si defines: Automtico, los gastos indirectos siempre se registrarn en CXP; Manual, al elaborar la recepcin de mercanca, el sistema preguntar si acumula los indirectos a CXP; Nunca, el sistema solicitar el monto de los indirectos pero no se acumularn en el adeudo al proveedor. Este campo indica los conceptos de cuentas por pagar que se utilizarn para registrar las compras que pagues con la opcin de compras a plazos; dado que puedes indicar un porcentaje de inters a acumular a dichas compras, tambin debes indicar el concepto por el que se registrarn esos intereses. Tambin podrs definir el concepto donde se registrar la retencin al proveedor por concepto de flete. Los conceptos que el sistema sugiere para cada uno son: Compras a plazos (18), Int. X compra/plaz (21) y Retencin x flete (22). Estos son tomados y definidos desde el catlogo de conceptos ubicado en el mdulo de proveedores. Catlogo de conceptos Nmero impuestos de Indica el nmero de impuestos que podrs capturar al elaborar un documento (Mximo 4 impuestos). Estos impuestos se visualizarn como

Nmero de concepto para compras a plazos, intereses por compras a plazo y retencin del proveedor

una columna (I.E.P.S, Estatal, I.V.B.S.S e I.VA.), al dar de Alta un documento de compras. El nombre de los impuestos a manejar, se define en los Parmetros de inventarios , localizado en la ventana principal del sistema men Utileras opcin Configuracin / Inventarios carpeta Impuestos . Manejar Fletes Si en las compras que realizas cobran un monto por flete, marca esta opcin e indica el monto que generalmente cobran por dicho concepto, al hacerlo el sistema te sugerir el monto en todos tus documentos. En el campo Impuesto indica el porcentaje de Impuesto que se calcular sobre el monto del flete, la ventaja de definir estos datos es que el clculo en la compra ser automtico, es decir ya no necesitars agregar una partida a la compra para realizar el cobro del flete. Este monto del flete tambin se mostrar el clculo en la ventana de los totales de los documentos del modulo de compras. Agregar proveedor/ Carpeta datos de venta Carpeta Por documento Campos Tipo documento Folio secuencial Descripcin de En esta carpeta se configura los tipos de documentos que maneja el mdulo de compras (Recepciones , Ordenes y Devolucione s), el tipo de folio, formatos y archivo de impresin para dichos documentos del mdulo. Si activas esta casilla el sistema asignar un folio secuencial y/o consecutivo por cada documento que elabores. Por lo que el campo "Nmero" en la cabecera del documento no podr ser editado. Revisa la explicacin del campo "Formato para los folios ". Si no necesitas un orden consecutivo, no marques la casilla; as podrs indicar la clave o nmero al dar de alta el documento, que podr estar compuesta por letras o nmeros; De esta forma siempre que elabores un documento ser necesario escribir su nmero para que sea almacenado por el sistema. Formato los folios para El sistema por omisin propone el uso de un formato estndar el cual asigna un folio con formato numrico, 1,2,3,4, etc., pero podrs dar de alta folios personalizados que incluyan letras o nmeros, en los que el sistema se base para armar los folios secuenciales. Si manejas folios secuenciales, mediante el botn podrs definir las leyendas o etiquetas que utilizar el sistema para armar el folio consecutivo. Solo podrs definir hasta cinco folios personalizados. Una vez definidos estos se mostrarn entre la lista de "Formatos para folios" disponibles para el documento. Selecciona el formato, una vez definidos los formatos de folios puedes elegir el que sugiera el sistema por ejemplo el ms comn-, sin embargo, en el momento de la elaboracin de documentos, se podr indicar cualquier otro de los folios definidos. Ejemplo (folio alfanumrico) : Si como nmero de folio indicas 1POI, el nmero secuencial que se armar ser: 1POI1, 1POI2, 1POI3, etc. Ejemplo (folio numrico) : 100, el nmero secuencial que se armar ser: 100, 101, 102, etc. Nota: Si no est activada la casilla de Folios secuenciales, esta opcin estar desactivada. Formato impresin Para imprimir un documento en cuanto termines de elaborarlo debes indicar en este campo el nombre del archivo que contendr el formato a utilizar. Cabe mencionar que el formato de Impresin que indiques ser sugerido por el sistema, por lo que si deseas lo puedes cambiar al momento de la emisin. El formato propuesto por el sistema depende del tipo de documento que se est configurando, es decir, Recepciones (Rcompral.fto), rdenes (Ordenlw.fto) y Devoluciones (Dcompraw.fto).

Nota: Hay que tener en cuenta que el manejo de los archivos para los formatos de impresin, depende tambin de si el sistema esta trabajando o manejas Multimoneda, estos archivos tiene el mismo nombre solo que tienen terminacin "M", ejemplo: Rcompralm.fto , Ordenlwm.fto y Dcomprawm.fto. Editor de formatos Archivo configuracin En este campo debes indicar el nombre del archivo de configuracin (*.cft), que se sugerir para la captura de documentos. Cabe sealar que la funcin de estos archivos es la de definir qu campos de informacin se permitirn ver y capturar para agilizar la elaboracin de documentos del mdulo de Compras, dependiendo de las necesidades de tu empresa. Ver: Personalizacin de la captura en los documentos Fecha de cierre Al anotar este dato, el sistema no permitir realizar operacin alguna sobre los documentos de Compras de documentos (recepciones y devolucin) con una fecha anterior a la aqu indicada. Carpeta Por partida Campo Captura en alta de documentos: Observaciones e Impuestos Ver en consulta Descripcin Al marcar cada casilla, se indica al sistema que podr ser capturado cada uno de estos conceptos para cada artculo que se incluya en un documento (del mdulo de Compras). La autorizacin de uno de los conceptos es independiente de los dems. Si no se marcan las casillas correspondientes, el sistema no permitir la captura de estos conceptos en las partidas de los documentos de compras. Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedas a la consulta de los documentos de este mdulo, elige entre: Nmeros de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones, Desglose de grupo de productos. Estos sern mostrados en columnas verticales a la izquierda de las partidas del documento consultado, es decir aparecern como botones grficos.

Ver en captura

Si activas este parmetro (Nmeros de serie, Lotes y pedimentos, Observaciones) el sistema los presentar en columna dentro de la ventana de alta de movimientos, las cuales indicarn a travs de pequeos botones grficos si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie, lotes y pedimentos y observaciones.

Considerar Al ser activado este campo, el sistema tomar el impuesto 1 (IEPS) de un producto como parte del impuesto 1 en el costo del mismo y este ser actualizado en inventario y se incluir para calcularse el costo promedio. costo Nota: Es importante que si estas utilizando este parmetro, tomes en cuenta o verifiques que en la factura no se aplique nuevamente el impuesto IEPS. Mdulo general de configuracin

Configuracin / Cuentas contables Acceso Ventana principal, Men Utileras, Configuracin / Cuentas contables. Qu es Este apartado es muy importante, ya que aqu se indican los nmeros de cuenta que se utilizarn en las plizas generadas por la interfase Aspel-COI. Plizas en las que se utilizan las cuentas contables Generales Cuenta Maestra Ventas Descuento financiero ventas Impuesto por pagar Devolucin de ventas Venta de servicios Clientes Almacn Descuento financiero en compras Impuesto por acreditar Devolucin de compras Compra de servicios Proveedores Otras Bancos Diferencia costo compras Otros impuestos Impuesto 1 Impuesto2 Impuesto 3 1211-001-000 1120-001-000 1150-001-000 1160-003-000 Ventas / CxC Compras / Movs. al Inv. Compras Compras Devol. de Compras Compras Compras / CxP Ventas / CxC / CxP Movimientos al inventario Ventas/Compras Ventas/Compras/devolucin ventas y compras Ventas/Compras/devolucin ventas y compras Ventas/Compras/devolucin ventas y compras 2150-001-000 Cuenta correspondiente al Se utiliza en la pliza de: catlogo estndar de Aspel- COI 4100-001-000 Ventas Ventas Ventas Devol. de Vtas.

En las leyendas para impuesto 1, impuesto 2 e impuesto 3 se mostrarn las leyendas configuradas en el apartado de cuentas contables del mdulo de configuracin, es decir, los impuestos configurados en dicha parte. Estas cuentas no forman parte del catlogo estndar que maneja Aspel-COI, si las deseas manejar las debers dar de alta y posteriormente especificar el nmero de la cuenta en este apartado. Desde la ventana de Interface Aspel-COI, botn Cuentas contables , podrs configurar ms cuentas para la correcta interface del sistema Aspel-SAE/Aspel-COI.

Para mayor informacin: Donde se definen las cuentas contables Esencial El sistema genera plizas desglosadas por cliente, por proveedor, por lnea de producto, clasificacin, moneda, etc., de acuerdo a tus requerimientos que tu selecciones. Se recomienda que mensualmente se Concilien las cuentas de AspelCOI contra los totales de Aspel-SAE. Temas relacionados Interfase Aspel-COI Mdulo general de configuracin

Configuracin / Aplicaciones asociadas Acceso Ventana principal, Men Utileras, Configuracin, Aplicaciones Asociadas. Qu es Aqu puedes definir las aplicaciones que se activarn automticamente cuando elijas la opcin Calculadora, Editor de textos (Editor de formatos del men Archivos) o solicites una Hoja de clculo. Estas aplicaciones son importantes. El contar con una calculadora te permitir efectuar operaciones en cualquier parte del sistema, esta calculadora es adicional a la que proporciona el sistema en los campos de tipo monto. Uso de la calculadora dentro de los campos El editor de formatos te permite crear o modificar los formatos que se utilizan para imprimir los reportes, y con la hoja de clculo puedes establecer un vnculo dinmico que se actualizar cada vez que abras un archivo, con informacin generada en tu sistema. Copiado especial Campos Campos Ruta de las aplicaciones: Calculadora, Editor de textos y Hoja de clculo Activar Sugerencias Descripcin Para poder tener acceso a las aplicaciones de calculadora, editor de texto y la hoja de clculo desde el sistema SAE, indica la ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada una de las aplicaciones que sean utilizar para dichos fines, as podrs tener acceso a ellas desde el sistema. Calculadora Hoja de clculo Editor de formatos Al activar esta opcin, cada vez que accedas al sistema, despus de haber seleccionado la empresa a trabajar, aparecer una sugerencia de operacin del sistema, con el fin de proporcionarte tips para el correcto manejo de la informacin de tu empresa. Activar sugerencias

Modo alterno Con esta opcin podrs cambiar la configuracin de la tecla Enter, ya que su funcionamiento por omisin de captura es el de validar o aceptar el proceso, pero si activas esta opcin, la tecla Enter se convertir en tabulador, avanzando de un campo a otro dentro de una ventana de captura. Nota: Si est activada esta opcin, al momento de que llegues a algn botn Aceptar, la tecla Enter se convertir en validacin o terminacin del proceso, solamente ser en este caso, volviendo de nuevo a la funcin de Tabulador. Mostrar al inicio citas Al activar esta opcin le indicas al sistema que al acceder al sistema te notifique de las citas programadas para el da de hoy desde el Administrador de clientes o en sus caso desde la ventana de citas de Microsoft Outlook , este ltimo depender si el sistema est trabajando con le parmetro "Utilizar Interfaz con Outlook".

Para mayor informacin consulta el tema: Alta de citas y Agenda Utilizar Interfaz Existen dos formas de manejar este concepto: con Outlook Sin establecer interfase con Microsoft Outlook Estableciendo la interfase con Microsoft Outlook Sin establecer interfase con Microsoft Outlook Podrs dar de alta los distintos contactos del cliente, proporcionando la informacin necesaria para agilizar el envo de correos electrnicos con la informacin de las principales consultas mediante el uso del correo predeterminado en tu computadora La opcin para envo de correos estar disponible en las principales consultas del sistema. Estableciendo interfase con Microsoft Outlook Gracias a la interfase con Microsoft Outlook , la cual habilitas en los parmetros de configuracin, podrs asociar a los clientes registrados en Aspel-SAE, los contactos previamente registrados desde Outlook , igualmente podrs dar de alta un contacto de Outlook desde la consulta de contactos de Aspel-SAE.. Para una mejor integracin entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook podrs incluir informacin especfica de Aspel-SAE, es decir, informacin del cliente o vendedor, etc. Esta interfase slo funciona a partir de la versin 2000 de Microsoft Outlook o superior. Impresora Indica la ruta donde se encuentra instalada la impresora que se tendr como predeterminada para el sistema. Si tienes una impresora predeterminada en tu sistema operativo (Windows 98, NT, 2000 o XP), el sistema mostrar la ruta de instalacin de dicho dispositivo. Configurar: Puedes configurar el tipo de letra para los encabezados, texto normal y letra condensada. Tambin te permite establecer los mrgenes superior e inferior del documento, el tamao y la orientacin (horizontal o vertical) del papel. Cuando ya tengas configurado los parmetros segn tus necesidades o preferencias puedes establecer como predeterminada dicha configuracin presionando el botn Predeterminar para que la prxima vez puedas trabajar con la misma configuracin. Nota: Por omisin el sistema toma la configuracin de impresin de la impresora que tengas predeterminada en tu sistema operativo. Consulta los siguientes temas:

Calculadora Hoja de clculo Especificar Impresora Editor de formatos Copiado especial Mdulo general de configuracin

Configuracin / Grficas y copiado especial Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Grficas y Copiado especial. Qu es Con esta opcin podrs definir especificaciones generales de la presentacin de tus grficas, las cuales quedarn registradas en el archivo SAEWIN.INI, aparecern por omisin cada vez que ingreses al graficador, as como la configuracin de la aplicacin a la cual se enviar la informacin por medio del copiado especial. Los campos que muestra esta ventana son los siguientes: Campos Configuracin para grficas Campo Ajustar la escala valor mximo de estadstica Descripcin al Presentar los valores en relacin con el valor mximo de tu informacin; al activar esta funcin la puede ser que muchos de tus valores se vean muy pequeos en la escala de la grfica, debido a que el valor mximo es aqul que llena por completo la escala. Adems puedes usar esta opcin cuando algunos valores visualizados se ven muy pequeos y deseas ver datos en alguna determinada escala. Graficar el acumulado Al activar esta opcin, el sistema obtendr el acumulado de todos los valores restantes de su de los valores no estadstica y dicha cantidad aparecer en la ltima columna o dato visible. visibles Mximo de valores Puedes solicitar que el sistema grafique el nmero de valores deseados (mnimo 1 y el mximo visibles en la grfica 15). Por omisin veras de 6 en 6 (ideal para analizar el comportamiento de un semestre del ao). Salto de valores desplazar la grfica al Aqu podrs establecer el nmero de saltos para ir avanzando sobre los registros de tu estadstica, los cuales aparecern en la grfica y podrs ir desplazndolos con el botn . El graficador por omisin salta de 6 en 6 (ideal para analizar el comportamiento de tu informacin en un semestre del ao). Estadsticas /Grficas Edicin de una grfica Campos de Copiado especial Campo Descripcin Tipo de formato a Selecciona el tipo de formato en el cual quieres realizar el copiado especial, para que la aplicacin usar que uses no tenga errores, puedes utilizar los formatos en modo de Texto, para Lotus 123 (WK1) o para Excel (Biff3). Copiado especial Encabezados Totales y/o Selecciona si quieres que el copiado especial incluya los encabezados y/o los totales.

Esencial Al usar el copiado especial, el sistema enviar la informacin que selecciones a otra aplicacin (p.ej. Excel), y tendrs la posibilidad de seleccionar en esa aplicacin el pegado especial con vnculo para que al momento de realizar alguna modificacin en SAE, la informacin de la otra aplicacin se actualice en forma automtica.

Copiado Especial Mdulo general de configuracin

Calculadora Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Calculadora. Utiliza la de tu preferencia Al acceder a esta opcin el sistema te presentar la aplicacin definida para tales fines, por ejemplo si eliges la calculadora de Windows podrs utilizar las opciones: cientfica o estndar.

Problema y Solucin Problema

Solucin

El sistema no despliega la calculadora en No tienes definida esta aplicacin en el men Utileras/ Configuracin / pantalla. Aplicaciones asociadas. Tema relacionado Aplicaciones Asociadas Uso de la calculadora dentro de los campos

Hoja de clculo Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Hoja de clculo. Manejo Podrs especificar la Hoja de clculo que llamar el sistema (Lotus , Quatro Pro , Excel , entre otras). Slo define en el men Configuracin / Aplicaciones asociadas la ruta donde se encuentra la hoja que ms se adapta a tus necesidades y, al pedir la opcin Hoja de clculo del men Utileras, el sistema automticamente activar la aplicacin que tienes seleccionada.

Tema relacionado Aplicaciones Asociadas

Datos de la empresa Acceso Men Utileras, Datos de la empresa. Qu es Cuando instalas un sistema Aspel, por omisin viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVLIDA S.A. DE C.V. sta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 das que Aspel te otorga como periodo de evaluacin, posterior al vencimiento de dicho periodo se solicitar la activacin del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta seccin podrs agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas informacin fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre que es lo equivalente a la razn social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con SAE., de tal forma que el nombre de la empresa invlida se actualice con el nombre de tu empresa especificado en la activacin. Una vez que hayas activado tu sistema podrs modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opcin "Cambios" disponible en el dilogo de seleccin de empresa. Manejo Es importante que consideres que debers activar el sistema antes del trmino de los 30 das de evaluacin, de lo contrario el sistema dejar de operar habilitndose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la informacin capturada hasta el momento, sino que estar disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema, podrs reanudar la captura de informacin. Temas relacionados Revisa cuntos usuarios tienes permitidos Incrementa el nmero de usuarios del sistema Da de alta una empresa en tu sistema Proceso de activacin del sistema Registra la clave principal de acceso al sistema Esta seccin de datos de la empresa contiene los siguientes temas: Alta de la empresa en tu sistema Modifica los datos de una empresa

Alta de tu empresa en el sistema Acceso Men Utileras, opcin Datos de la empresa / Botn Qu es El proceso de "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sistema el nombre o razn social de las empresas con las que trabajars, as como los datos de registro bsicos de las mismas. Una vez registradas las empresas desde esta opcin, al momento de iniciar una sesin con el sistema se listarn todas las empresas disponibles para que selecciones aquella con la que iniciars la sesin del sistema; de igual forma el nombre definido en esta opcin aparecer en todos los reportes y documentos que emitas. Abrir empresa Recuerda que el sistema por omisin tiene registrada una primer empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuar como una empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razn social de tu empresa. NO podrs dar de alta ms empresas si tu sistema an no ha sido Activado, de igual forma no podrs modificar el nombre de la EMPRESA INVALIDA. Modifica los datos de una empresa Datos de identificacin de la empresa Campo Observaciones No. de empresa Razn social Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo. Escribe el nombre o razn social de la empresa a registrar. La razn social que se registre como Empresa 1 ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre l. Por ello te recomendamos que la primer razn social que des de alta sea la de la empresa corporativa. Modifica los datos de una empresa Anota la ubicacin de la empresa. Anota la ubicacin geogrfica de la empresa. Este dato ser impreso en diversos reportes, el cual har tus listados an ms completos. Anota este dato el cual podr ser impreso en algunos reportes, con lo que se tendr informacin ms completa.

Direccin Poblacin R.F.C. Registro Estatal

Problemas / Soluciones Quieres cambiar el orden en el que aparecen las El nmero de empresa es progresivo y no puede ser empresas en la ventana de Seleccin de empresa. modificado, solamente podrs modificar la razn social asociada Tuviste algn error al dar de alta los datos de la Dirgete al apartado "Modificar los datos de la empresa". empresa. Temas relacionados Modifica los datos de una empresa Revisa cuntos usuarios tienes permitidos Incrementa el nmero de usuarios del sistema Da de alta una empresa en tu sistema Proceso de activacin del sistema Registra la clave principal de acceso al sistema

Modifica los datos de una empresa Acceso Men Utileras, opcin Datos de la empresa / Botn Qu es A travs de esta opcin podrs modificar los datos (direccin, R.F.C., etc.) de la empresa que elijas. La ventana que se presenta es similar a la de alta de una empresa. Notas No es posible modificar el nmero de empresa. Recuerda que podrs cambiar los datos de la empresa ficticia (de EMPRESA INVLIDA S.A. DE C.V ) por los datos de tu empresa, al momento de activar el sistema o posteriormente desde esta opcin. Tema relacionado Activacin del sistema

Ir a otros mdulos Puedes moverte de un mdulo a otro desde el men Mdulos de la Ventana principal o desde la opcin Ir a del men Archivos de cada mdulo.

Teclas de acceso rpido Qu son Con esta opcin podrs tener acceso a las funciones del sistema por medio del teclado. Son aquellas combinaciones de teclas que realizan alguna funcin especfica dentro del sistema, sin necesidad de buscar por las opciones del men la funcin deseada. Para identificarlas es necesario observar a detalle las opciones del men, ya que ah es donde se encuentran las teclas de acceso rpido. Manejo Existen dos tipos de teclas de acceso rpido: 1. Las que se indican con una letra subrayada en el texto de la opcin del men, si es una opcin del men principal sta debe ser activada con la combinacin de teclas: ALT + "la letra subrayada". Ejemplo: "Edicin" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso rpido, y sta puede ser activada mediante la combinacin de ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opcin a la que deseas acceder (ALT + E + A). Si la opcin a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submen, slo es necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta desplegar la opcin deseada.

2. El otro tipo de teclas de acceso rpido son las que se presentan frente al texto de algunas opciones y en estos casos se muestran las combinaciones de teclas que se deben de presionar. Ejemplo : En el men Edicin se encuentra la opcin Copiar frente a la cual se encuentra el texto "Ctrl + Ins", lo que indica que si presionas la combinacin de teclas CTRL + Ins, se realizar o ejecutar la opcin de copiado.

Notas En todos los ejemplos utilizamos el mdulo de clientes. Te sugerimos que elabores una gua de referencia rpida registrando las combinaciones de teclas, para los procedimientos que empleas con mayor frecuencia. Recuerda que para ver las teclas de acceso rpido en Windows 2000 y XP, tienes que seleccionar la tecla ALT y hasta entonces se mostrarn marcadas en los mens las teclas de acceso rpido. Temas relacionados Funciones y campos generales Teclas de funcin

Teclas de funcin Qu son Estas teclas tienen asignadas las funciones ms generales del sistema, como son Grabar, Buscar, Filtrar, Ayuda, entre otras; y con slo oprimirlas se ejecutarn. Teclas de funcin Estas son las teclas de funcin que puedes utilizar normalmente en tu programa. Cuando en algn catlogo cualquiera de estas funciones vare, se te informar del uso indicado. TECLA FUNCIN GENERAL EN LOS MDULOS: F1 F2 AYUDA EN LNEA. Brinda explicaciones y apoyo sobre el tema en el que se encuentra posicionado el cursor. AYUDA POR CAMPO. Cuando existe este tipo de ayuda, el campo se seala con una interrogacin (? ) y al activarla, el sistema despliega un listado con las opciones que puedes elegir para el rubro en el que te encuentres. El sistema proporciona una calculadora que se despliega en todos los campos numricos, mediante el uso de la tecla F2 dentro del mismo campo. Esta calculadora es distinta a la que configuraste en las aplicaciones asociadas, para ms informacin de su manejo consulta el siguiente tema: Uso de la calculadora en campos numricos BUSCAR. Sirve para localizar informacin dentro de una consulta, y para ello se despliega un dilogo en el que defines las caractersticas de la bsqueda. GRABAR : Esta misma tecla permite grabar la informacin de la captura de un documento, en los mdulos de Compras y Facturas. SIGUIENTE. Una vez que solicitaste una bsqueda, esta funcin se usa para localizar los siguientes datos que cumplan con las caractersticas que definiste. FILTRAR. Sirve para seleccionar informacin que se presentar en la consulta, con base en determinadas caractersticas. RESTAURAR. Sirve para listar la informacin de un catlogo tal y como se encontraba antes de haber realizado la operacin Filtrar. BSQUEDA FONTICA. Si no recuerdas la clave que solicita el sistema, puedes oprimir la tecla F2 o el signo ? y luego la tecla F7 para indicar el nombre o parte de l, y el sistema presentar los registros que ms se aproximen a lo que hayas indicado. CLAVE DE ACCESO. En la ventana de entrada a la empresa de (que aparece al entrar por primera vez a cada mdulo), si oprimes F8 equivale a anotar la clave de acceso de fbrica, que es ASPEL1. Posteriormente podrs definir tu clave de acceso personal. IMPRIMIR. Presenta un dilogo de opciones de impresin, para mandar tu informacin a disco, pantalla, E-mail o impresora.

F3

F4 F5 F6 F7

F8

F9

Es importante tener en cuenta que algunas teclas de funcin pueden variar su uso dependiendo de las operaciones que se realizan en cada Mdulo, lo cual ser explicado en su momento. Temas relacionados Teclas de acceso rpido

Utiliza las opciones de ayuda (f2, calendario, calculadora) Qu es Al colocarte en los campos que van acompaados por el signo de interrogacin (? ) y oprimir F2 , Shift + F2 , aparecer un listado con las opciones que puedes elegir para ese rubro; de esta forma no tienes que recordar claves, ni recurrir a otra consulta para verificarlas, entre otras cosas. Son 4 variantes las que te pueden ayudar: Tecla de Ayuda (F2) Calendario. Uso de la calculadora dentro de los campos Aade Observaciones Cmo utilizar una clasificacin

Cambio de directorio y fecha Acceso Desde el Men Archivos, opcin Fecha / o desde la barra de herramientas, con el botn: Manejo Esta ventana cambia un poco su funcionalidad en esta versin. Permitir cambiarte de ruta o directorio de trabajo, con el fin de revisar algn dado registrado en otra base de datos diferente a la base de trabajo (pudiendo ser la base de datos ejemplos), sin que este cambio modifique y/o afecte la ruta de trabajo del sistema y los accesos de otros usuarios (trabajo en red). Observaciones relevantes de esta opcin: 1. La podrs utilizar para abrir otra base de datos y para regresar a la base de trabajo, sin tener que salir del sistema. 2. El cambio de la base no se graba, es decir, cada vez que inicies una sesin con el sistema, se abrir con la base de datos de trabajo configurada en los parmetros de configuracin, parmetros generales/Botn configuracin.

Campos de esta opcin Campo Directorio trabajo Fecha trabajo (DDMMAA) Descripcin de Te permite indicar la ruta en donde se encuentran los datos de la empresa que se desea abrir.

de Anota o selecciona la fecha de trabajo que el sistema tomar en cuenta para abrir la base de datos y fecha en la que deseas registrar los cambios.

Formato de la Selecciona el formato en la cual est estructurada la base de datos indicada en el campo anterior. Si el base de datos directorio de trabajo seleccionado se encuentra vaco, es decir, an no han sido creados los archivos de datos podrs indicar el formato en el cual deseas que sean creados dichos archivos mediante la opcin Instalacin Automtica ubicada desde Control de archivos. Alias de la Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el base de datos formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 5. Instala un cliente SQL 6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE

lee directamente la informacin del BDE admin. Posterior a esta ventana por cambio de base de datos, se mostrar la ventana de sugerencias y aviso del respaldo de archivos. Acceso al sistema Tema relacionado Abrir empresa

Cmo sacarle provecho a tu informacin Qu es El sistema te permite clasificar los registros que vas ingresando, de manera que despus puedas aprovechar esa clasificacin para encontrar, ordenar y seleccionar tus datos de acuerdo a tus necesidades. Para conocer un ejemplo de esta forma de clasificar tus datos, cmbiate al directorio de la base de datos "Ejemplos", una base de datos que incluye tu sistema, la cual contiene una clasificacin ficticia de proveedores, clientes y productos; esta informacin est clasificada de manera inteligente y, si clasificas tu informacin de la misma forma, podrs obtener consultas y reportes con informacin tan especfica como lo requieras. La base de datos Ejemplos tambin te ser til para familiarizarte con el manejo del sistema. Solictala de esta manera, con la opcin Cambio de directorio y fecha, de la ventana principal:

Nota: Esta base de datos fue creada para manejarse nicamente con la Empresa 1.

Ver: Cambio de directorio y fecha

Configura la barra de herramientas Acceso Desde cualquier mdulo, Men Herramientas, opcin Barra de herramientas. Desde cualquier mdulo, oprime el botn de la barra de herramientas. Al tener el cursor en la barra de herramientas, oprimir el botn derecho del ratn y elegir la opcin Personalizar barra. Qu es Esta opcin sirve para personalizar tu barra de herramientas dentro de cualquier mdulo, ya que te permite agregar, quitar o separar los botones que ejecutan diversas opciones (recuerda que algunas operaciones se realizan ms rpido ejecutndolas a travs de su botn). El procedimiento para agregar botones a la barra actual es: Elige el botn que requieras de la barra de botones disponibles. Oprime el botn Agregar o arrastra el botn hacia la barra actual. El procedimiento para quitar botones de la barra actual es : Elige de la barra actual el botn a descartar Haz clic en el botn Eliminar o arrastra el botn hacia la barra de botones disponibles. El procedimiento para espaciar los botones de la barra actual es: Posicinate en el botn que quieres separar del grupo de botones anterior. Haz clic en el botn Separador. NOTA: El sistema asigna en forma predeterminada la funcin de cada botn, por lo que no ser posible modificarla. Campos Campo Barra Actual Disponibles Descripcin Botn Agregar Botn Eliminar Botn Original Botn separador Descripcin Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas. Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas. Este campo informativo describe la funcin que tiene asignada cada botn. Te permite agregar un botn a la barra de herramientas. Elimina un botn de la barra de herramientas. Restablece a su forma original la barra de herramientas. Inserta espacios entre botones, para que te sea ms fcil identificar grupos de botones, de acuerdo a su uso.

Emisin de documentos Consulte la emisin de documentos para cada catlogo del sistema: Compras Clientes Proveedores Facturas Inventarios

Campos generales de los reportes Qu son Aqu explicamos algunos campos que puedes encontrar en casi todos los reportes del sistema, para que conozcas su uso. Campos Campo Ttulo reporte Desde Inicial Descripcin del Este campo te permite anotar un ttulo para tu reporte. El tipo de letra y tamao de este ttulo lo podrs modificar al oprimir el botn de Opciones de impresin. / Indica el primer registro que deseas que aparezca en el reporte. Si no indicas ningn nmero, el sistema imprimir desde el primer registro de tu catlogo.

Hasta / Final Anota el ltimo registro que deseas que se reporte. Si no especificas ningn nmero, el sistema desplegar hasta el ltimo registro que tengas dentro del catlogo. Esencial Estos campos no se mencionarn en explicaciones posteriores, a menos que exista un dato que sea muy relevante. Al oprimir Aceptar puedes ver de manera Preliminar tu reporte para revisarlo y aadirle la imagen de tu empresa antes de imprimirlo.

Men Ver Qu es Al ingresar a cualquiera de los catlogos podrs consultar los registros que tienes dados de alta y llevar a cabo diversos procesos. Ejemplo:

Ver: Filtros personalizables

Los procesos a realizar son: Buscar (hacia Adelante o hacia Atrs en el catlogo) Siguiente Filtrar Restaurar Filtrar bases de datos SQL Nota Se debe tener algn catlogo abierto para que se activen estas opciones en el men Ver. En la mayora de las consultas puedes obtener el Detalle con la informacin completa del registro, al hacer doble clic u oprimir Enter al estar sobre uno de ellos.

Buscar Qu es Permite localizar dentro del catlogo el registro que cumpla con las caractersticas indicadas en la ventana de bsqueda. Este dilogo vara, dependiendo de los datos contenidos en el catlogo correspondiente. El registro que anotes en los campos de la ventana de bsqueda debe ser idntico al que quieras localizar en tu base de datos. Campos y botones generales Campo Nmero registro Adelante Atrs Descripcin de Aqu debes anotar el nmero de registro que deseas localizar en tu catlogo. Para que el sistema lo encuentre, debe ser idntico al que diste de alta en el archivo correspondiente. / La localizacin puede realizarse hacia adelante o hacia atrs de la posicin donde te localizas en el catlogo, eligiendo los botones Adelante o Atrs, y el sistema buscar el registro en dicha direccin.

Esencial Slo encontrars explicaciones en el resto del manual sobre aquellos campos cuya complejidad o repercusiones lo ameriten.

Siguiente Qu es Al ejecutar esta opcin, el sistema localizar el siguiente registro que cumpla con las especificaciones de Buscar. Si sealaste Atrs en los botones que indican la direccin de la bsqueda, al seleccionar Siguiente el sistema buscar dicho registro hacia atrs (hacia arriba) del registro donde te encontrabas.

Filtrar Qu es Sirve para seleccionar informacin de tus catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con los criterios que establezcas. Es una herramienta muy til para extraer informacin especfica, la cual aparecer en la ventana de consulta para que puedas imprimirla o graficarla. Campos Campo Descripcin Desde Anota el nmero del primer registro que deseas que se incluya en la consulta. Hasta Indica el ltimo nmero del registro que deseas que aparezca en el listado. Si no escribes en este campo, el sistema entender que realizar la seleccin hasta el ltimo registro del catlogo.

Ejemplo La primera ventana presenta una porcin del catlogo de productos y, la segunda, muestra la ventana de filtrado correspondiente (la cual aparece al oprimir la tecla de funcin F5 al elegir el botn debido).

En los campos Desde / Hasta puedes solicitar que el sistema presente un rango de productos, por ejemplo, nicamente del A009 al B007. De esta manera, al oprimir Aceptar, el sistema mostrar los registros que van desde el primero hasta el ltimo registro solicitado. No es necesario que definas todos los campos para obtener un filtrado, pero entre ms datos especifiques, el filtrado ser ms selectivo. Puedes filtrar la informacin de un catlogo ms de una vez. Tema relacionado Filtros SQL

FILTROS SQL Qu es SQL es un lenguaje que permite la interaccin con una base datos estableciendo una conversacin o dilogo, es decir, permite formular preguntas a la base de datos, en el caso de Aspel-SAE stas pueden ser: Cules son los clientes que tienen un saldo mayor a su lmite de crdito?, Qu productos fueron los ms comprados durante l ultimo trimestre?, etc. El lenguaje SQL permite hacer varias y complejas operaciones con los datos de una base en Aspel-SAE, cuando se est trabajando con base de datos abiertas, el sistema permite hacer uso de sentencias SQL (Querys) para hacer selecciones de informacin de las consultas, y/o ordenar los datos dentro de ella. Esto se realiza mediante el botn SQL que se encuentra en los dilogos de Filtrar de las consultas. Dentro de esta ventana esta disponible el Botn Crea Querys para filtrar, al estar habilitada esta opcin indica que construir automticamente una secuencia SQL. Esencial Dada la naturaleza de los datos, no se podrn realizar Querys utilizando alguno de los campos contenidos en las tablas de los archivos de partidas correspondientes a las consultas de Facturas y Compras, etc.. Ver : Tablas de descripcin de archivos de Aspel-SAE

Ejemplo Por ejemplo si quieres ver a todos aquellos clientes que tengan un saldo mayor a 10,000 y sean acomodados por nombre, anota lo siguiente: Where: SALDO>10,000 Orden: NOMBRE Al oprimir Aceptar y Cerrar la ventana de filtrado correspondiente, vers tu consulta ordenada de acuerdo a los parmetros indicados. Campos

Campo Where

Descripcin En este campo debes especificar la condicin por la cual quieres seleccionar los campos de tu base de datos, por ejemplo, que muestre los que tienen saldo cero, slo aquellos cuyo saldo es mayor a cierto monto, etc (ver ejemplo a continuacin). En este campo anota el criterio por el cual se va ordenar tu informacin, de acuerdo a las condiciones sealadas; es decir, que ordene la informacin por el campo NOMBRE, o SALDO, o ZONA, etc (ver ejemplo a continuacin). Si no activas esta casilla, el sistema no har la seleccin sobre la base de batos y la consulta no se ver afectada.

Order

Activar Query Botn

Este botn crea automticamente una sentencia SQL (Querys) con la informacin proporcionada en el filtro, en caso de necesitar una sentencia ms personalizada, debers crear una sentencia SQL (Querys) de acuerdo a tus necesidades. Cmo se usa La operacin que se realiza a travs del botn SQL es la declaracin SELECT (seleccin), que se utiliza para la recuperacin de datos de una o ms tablas, cuando la recuperacin de datos es de mltiples tablas se le llama JOIN (unin). El SQL local al cual nos enfocaremos tiene la siguiente forma: SELECT ListaDeColumnas (campos) FROM TablaDeReferencia [WHERE ExpresinBooleana] [ORDER ListaDeOrden] Las clusulas que se encuentran en corchetes son opcionales. SELECT en su forma ms simple es una pregunta que solicita al manejador que se recuperen todos los datos de la tabla: SELECT * FROM TablaDeReferencia El asterisco indica que se consideren todos los campos y FROM le hace saber al manejador de qu tabla provienen los campos. Los resultados de esta consulta son equivalentes al contenido de la tabla, ya que no se solicit ningn criterio de seleccin. SELECT * FROM . Es decir, se considerarn todos los campos de la tabla para hacer la seleccin, el sistema automticamente indica la tabla de la cual se tomar la informacin (aquella de la cual proviene la consulta en la que se acces el botn SQL). Es importante mencionar que, aunque se consideran todos los campos para hacer la seleccin, slo aparecen en la consulta los campos que la configuracin de la misma permite. Temas relacionados Base de datos abierta WHERE ORDER BY

Restaurar Acceso Desde cualquier catlogo, barra de herramientas con el botn Desde la ventana del filtro, con el botn Qu es Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro. Tambin puedes restaurar despus de usar la funcin Buscar. o con la tecla de acceso rpido F6.

Copiado especial (D.D.E Intercambio dinmico de datos) Acceso De la barra de herramientas de las consultas con el botn Men Ver, opcin personalizacin de consultas con el botn Qu es Esta opcin es de gran utilidad cuando requieras utilizar peridicamente informacin generada por Aspel -SAE en tu hoja de clculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento. Manejo Para ejecutar esta opcin, elige la consulta en la que deseas realizar un copiado especial, y estando posicionado en alguno de los registros elige Copiado especial del men correspondiente. Abre la hoja de clculo donde insertars esta informacin y ejecuta la opcin Pegar con Vnculo, la cual se encuentra en el men Edicin de dicha aplicacin. Al efectuar el pegado con vnculo, no slo se copiarn los datos incluidos en la hoja generada, sino que tambin se incluir en el archivo de la aplicacin cliente (la hoja de clculo) la frmula que define el vnculo de los datos originales de Aspel-SAE y la aplicacin utilizada. Ejemplo: Para realizar un copiado especial al programa Excel ; debes seguir el siguiente procedimiento: 1. Posicinate sobre el catlogo del que requieres obtener un copiado especial. Recuerda que puedes filtrar tu informacin, a fin de que enves nicamente la ms oportuna. 2. Presiona el botn 3. La informacin ya se encuentra en el portapapeles. Ahora dirgete a la aplicacin en Windows de tu eleccin (para este ejemplo usaremos Excel ) y selecciona la opcin "Pegado especial " disponible desde el men "Edicin". 4. La ventana que se desplegar es la siguiente:

Dependiendo de la versin de Excel con la que se est trabajando las opciones varan, para mayor informacin consulta el manual de dicho programa. 5. Al seleccionar el botn "Aceptar", se copiar la informacin de Aspel-SAE a la que le aplicaste el copiado especial

5. (en este caso el catlogo de Clientes). Cuando te posiciones en uno de los datos de la hoja de clculo, podrs observar la siguiente instruccin:

=SAEWIN|Consulta!SAE00001.C01 Esta instruccin se arma con los siguientes parmetros: 1. Nombre de la aplicacin de donde provienen los datos (servidor). En el caso de Aspel-SAE, el nombre de la aplicacin es SAEWIN 2. Tema o tpico del que provienen los datos: Aspel-SAE maneja Consulta. 3. Nombre del archivo de exportacin: Los datos que son recibidos a travs del copiado especial se crean o se arman con un nombre, el cual vara dependiendo del sistema del que se trate y del nmero de empresa del que se enven datos. Nota: Para que los encabezados y los saldos de las consultas se incluyan en el copiado especial, debers indicarlo desde los parmetros de configuracin, desde el apartado de Grficas y copiado especial. De igual forma podrs seleccionar los diferentes formatos para realizar el copiado especial. Cmo se actualiza la informacin del copiado especial? Al momento de abrir un documento en Excel que contenga un pegado especial con vnculo, se mostrar el siguiente mensaje: Este libro contiene vnculos automticos con otro libro. Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? Para actualizar toda la informacin vinculada, haga clic en S. Para mantener la informacin anterior, haga clic en No. NOTA: Para que la actualizacin se realice, debes tener abierto el programa Aspel-SAE, de lo contrario Excel mandar el siguiente mensaje: Imposible tener acceso a los datos remotos. Desea iniciar la aplicacin "SAEWIN.EXE"?. Te recomendamos que antes de abrir un documento con vnculos dinmicos te asegures de tener activo el programa Aspel-

SAE. En caso de haber dado de alta otro u otros registros y quieras que estos aparezcan, si tenas abierto el documento, debers cerrarlo y volverlo a abrir para que se reflejen los nuevos datos; al abrir el documento el sistema detectar que hay nuevos vnculos al cual debers aceptar para que se reflejen y puedas guardarlo. Si no tenas abierto el documento, al acceder a ste, te mostrar la misma advertencia que si tuvieras abierto el documento y debers seguir los pasos de la explicacin anterior. Otra opcin, es volver hacer nuevamente el pegado especial en un documento en blanco. Si seleccionas ms celdas rebasando el nmero de registros agregados en tu consulta de Aspel-SAE, al hacer el pegado especial nuevamente los registros sobrantes se llenarn con smbolos como estos (#REF!), (#N/A). Estos smbolos sern sustituidos con registros nuevos cuando se actualice la hoja de Excel .

Temas relacionados Copiar

Agregar (Alta) Qu es Al ejecutar esta opcin teniendo un catlogo abierto, vers una ventana de captura, la cual te permite dar de alta un nuevo registro. Puedes activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas ALT + INSERT. Campos generales de edicin Campo Nmero Descripcin El sistema sugiere un nmero secuencial si trabajas de esta forma la clave (en los Parmetros del sistema). Siempre te da el nmero consecutivo siguiente. El sistema no acepta claves repetidas al momento de dar de alta otro registro. Para llevar un control ms completo, en ciertos datos puedes anotar una descripcin a los registros que agregues en tu sistema.

Descripcin

Esencial Una vez capturada la informacin, debers oprimir el botn Aceptar (en algunos casos es el botn Grabar), con lo que se indica al sistema que almacene los datos en el catlogo correspondiente.

Modificar (Cambios) Cmo funciona Esta opcin te permite cambiar la informacin de los registros de tus catlogos. Para ingresar a esta funcin haz doble clic sobre el registro a modificar, con lo que vers una ventana similar a la de alta, con algunos campos en gris, indicando que no podrn ser modificados.

ELIMINAR (BAJA) Qu es Con esta opcin podrs dar de baja diversos registros. El sistema mandar un mensaje de confirmacin por si deseas cancelar la operacin. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro a eliminar en el catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas ALT + Supr.

Copiar Cmo se usa Esta opcin sirve para guardar un dato en el portapapeles de Windows ; en este caso, lo que hayas escrito en cualquier dilogo. Marca dicho texto y selecciona la opcin Copiar. El dato queda guardado en memoria temporalmente.

Pegar Cmo se usa Con esta opcin pegas la informacin proveniente del portapapeles de Windows en cualquier campo de una ventana de captura; esto evita tener que proporcionar la informacin nuevamente.

Opciones de impresin Acceso Desde catlogos del sistema Dentro de cualquier catlogo del sistema / Men Archivo, Imprimir, o desde la barra de herramientas de los mismo, Botn

Desde reportes con formato FTO Desde los distintos reportes del sistema / Botn Opciones Qu es Esta ventana u opcin te permitir definir algunos parmetros para determinar tu impresin. La ventana que se despliega es la siguiente:

Existen varias formas por las que se puede imprimir la informacin que se genera en el sistema: 1. Cuando se usa el botn Imprimir de la consulta, se obtiene un reporte con los datos que aparecen en la misma. 2. Si se imprime el reporte desde la opcin Reportes de cada mdulo, el sistema permite seleccionar la informacin a travs del filtro correspondiente. Campos de esta ventana Campo Descripcin

Carpeta Destino

Destino

Elige el destino o dispositivo de salida del reporte: Presentacin preliminar: Se presenta en pantalla un preliminar del reporte. Disco: Anota en el campo la ruta en disco en la que deseas grabar la impresin, as como el nombre del archivo con que se generar. De esta manera, la informacin podr ser modificada y/o impresa desde cualquier editor de Windows. Impresora: En este caso, debers revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por omisin es la que deseas utilizar; si no es as, busca la impresora deseada en la lista desplegable de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opcin se activara el botn de configurar Email: Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electr nico el reporte del catlogo. A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Mediante el botn ?, despliega una ventana de ayuda para seleccionar los Destinatarios de una lista previamente almacenada desde otros mdulos. Asunto : Este es el ttulo del encabezado del correo y Mensaje : Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo.

Rango de Para las opciones de Pantalla, Disco e impresor, el sistema permite seleccionar el rango de pginas pginas que sern consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirn todas las hojas. Carpeta Fuentes Tipos letra de Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir, Nombre de la empresa, Fecha, No. de pgina y Ttulo), Letra normal (para cuerpo del reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estar en funcin del nmero de fuente tipogrfica que tengas registradas en el directorio de Windows .

Botn Configurar Si deseas configurar los parmetros de impresin, oprime el Botn "Configurar" . ste te permite definir los parmetros propios del Software de impresin, los cuales bsicamente definen lo siguiente: Tipo de papel Orientacin del papel Fuente de alimentacin de papel Nota importante Los reportes con formato QR2 utilizan la ventana de impresin de Windows , la cual corresponde a la misma ventana que se despliega cuando selecciona el botn "Configurar ", anteriormente explicado.

Presentacin Preliminar Para que sirve Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para moverte dentro del mismo y mejorar su presentacin: Manejo Aspel Por la diversidad en los tipos de formatos o estructura en la que la informacin es generada, se manejan varias ventanas para la presentacin preliminar de dicha informacin, la clasificacin podra ser la siguiente: Presentacin preliminar para consultas y reportes con formato FTO Presentacin preliminar para reportes con formato Qr2 Presentacin preliminar avanzada para algunos catlogos u consultas En la siguiente imagen podemos visualizar un ejemplo de las primeras dos presentaciones mencionadas anteriormente:

Botones de la Presentacin preliminar para consultas y reportes con formato FTO Botn Funcin Salir del reporte. Imprime el reporte. Al solicitar esta opcin podrs especificar ciertas propiedades de la Impresin . Se mueve a la pgina que le indiques. Despus de capturar el nmero de pgina selecciona Enter. Zoom para modificar el porcentaje de visualizacin del reporte. Avanza a la primera o a la ltima pgina del reporte. Regresa a la pgina anterior o avanza a la siguiente. Permite colocar el logotipo de tu empresa en el reporte, el formato del archivo deber ser BMP. Esencial Todos los reportes cuentan con algunos elementos en el encabezado: el Nombre de la empresa, la fecha de emisin del reporte y el nmero de pgina. Botones de la Presentacin preliminar para reportes con formato Qr2

Botn Funcin Esta opcin te permitir ver en pantalla el reporte en un tamao ms reducido. Te permite ver el reporte al 100%, es decir tal y como se imprimir. Con este botn podrs ver el reporte a lo ancho de la pgina. Permite regresar a la primera pgina del reporte. Permite regresar a la pgina anterior del reporte. Permite pasar a la siguiente hoja del reporte. Con este botn podrs ir a la ltima pgina del reporte. Esta opcin te permite especificar el nmero de la hoja del reporte que deseas ver en pantalla. Revisa de cuantas hojas consta tu reporte. Con este botn se despliega la ventana de impresin de Windows para definir y/o configurar las propiedades de la impresora. Manda el reporte directo a la impresora. Te permite guardar el reporte en una ruta o directorio de tu mquina. Te permite seleccionar otro reporte para su vista preliminar. Slo podrs abrir los reportes guardados mediante la opcin salvar como, disponible desde esta ventana de presentacin preliminar. Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Despliega el ayuda del sistema, mostrando el tema de explicacin correspondiente a esta opcin de presentacin preliminar. Permite salir de la vista preliminar del reporte.

Temas relacionados Presentacin preliminar Avanzada

Presentacin preliminar avanzada Para que sirve Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para moverte dentro del mismo y mejorar su presentacin. A diferencia de la presentacin preliminar, esta vista es considerada como una vista avanzada ya que proporciona mas herramientas para manipular la presentacin del reporte. Manejo Aspel Esta presentacin preliminar avanzada es proporcionada por algunas consultas o catlogos del sistema. Algunas consultas que proporcionan esta vista son: Administrador de clientes, catlogo de campaas, consulta de movimientos por folio, entre otros. En trminos generales desde esta vista podrs: Configurar la pgina, mrgenes encabezados y Pie Diseo del reporte, estilos, vistas, etc. Indicar el tipo de numeracin de pgina del reporte Modificar el ttulo del reporte Especificar el tipo de formato para fechas y hora Ajustar la pgina Cambiar el color de fondo del reporte Entre otros. La ventana es la siguiente:

Botones de esta presentacin Botones Descripcin Se despliega una ventana donde podrs configurar lo que deseas ver en pantalla como: leyendas, bandas, Encabezados, barra de filtros, estilos tipo de vistas etc.

Manda el reporte directo a la impresora. Con este botn se despliega la ventana de impresin de Windows para definir y/o configurar las propiedades de la impresora. Este botn despliega una ventana para que configures las propiedades de la pgina como pueden ser: mrgenes, tipo de papel, orden de impresin, encabezados y pies de pgina, entre otros. Desde esta opcin podrs mandar el reporte para su impresin. Esta opcin divide la pgina del reporte que se est visualizando en pantalla, mostrando de un lado la hoja del reporte correspondiente y al otro lado todas las pginas del reporte pero en miniatura. Reduce el tamao de la pgina del reporte. Te permitir seleccionar el color del fondo de la presentacin preliminar del reporte. Te permite ver el reporte al 100%, es decir tal y como se imprimir. Con este botn podrs acomodar para su fcil lectura el reporte a lo ancho de la pgina. Permite ajustar la hoja para que se visualice completa en pantalla. Te permite ver en pantalla dos hojas del reporte. Este botn no estar habilitado, si el reporte no tiene por lo menos dos hojas. Te permite ver en pantalla cuatro hojas del reporte. Este botn no estar habilitado, si el reporte no tiene por lo menos cuatro hojas. Te permite seleccionar el nmero de pginas del reporte que deseas ver en pantalla. Acomoda todas las hojas del reporte a lo largo de la pantalla para que selecciones la que deseas consultar. Desde este botn podrs seleccionar las diferentes opciones de vista que se tiene para el reporte, o bien seleccionar el nmero del zoom al cual lo deseas ver. Permite regresar a la primera pgina del reporte.

Permite regresar a la pgina anterior del reporte. Podrs indicar el nmero de hoja del reporte que deseas ver en pantalla. Permite pasar a la siguiente hoja del reporte. Con este botn podrs ir a la ltima pgina del reporte. Te permite salir de la presentacin preliminar del reporte. Temas relacionados Presentacin preliminar

Correo electrnico Acceso Desde los catlogos de vendedores, clientes, administracin de clientes y proveedores, desde la barra de herramientas, botn Para qu sirve Esta opcin te permitir enviar un correo electrnico a un cliente, vendedor o proveedor con el fin de mantener una comunicacin constante para la confirmacin de pedidos, informarles sobre saldos o aumentos de crdito, confirmar ventas, informar de alguna oferta u cualquiera otra informacin relevante. Manejo Aspel Esta opcin trabaja directamente con la aplicacin de correo electrnico que tengas configurada en t mquina, es decir la predeterminada en Windows . Para enviar un correo electrnico realiza lo siguiente: 1. Primero que nada verifica que el Cliente o Proveedor , tenga asociado por lo menos un contacto con direccin electrnica vlida. Para asociar a un cliente o proveedor un contacto, dirgete al catlogo correspondiente men Archivos, opcin contactos o desde la opcin de modificar cliente o proveedor, botn contactos. Para el caso de Vendedores debers asignar en su catlogo correspondiente la direccin de correo de dicho vendedor. 2. Selecciona el cliente, proveedor o vendedor segn corresponda y selecciona el botn de la barra de herramientas. 3. Para el caso de Vendedores , en ese momento se desplegar la aplicacin de correo electrnico predeterminada en tu mquina, con los datos del vendedor para que slo proporciones el cuerpo o texto del correo a enviar. Para el caso de Clientes y Proveedores primero se desplegar una ventana para seleccionar los contactos asociados a dichos clientes u proveedores, el o los Destinatarios a los que se les enviar el correo. Posteriormente se desplegar la aplicacin de correo electrnico predeterminado en tu mquina con los datos del cliente o proveedor segn corresponda para que slo proporciones el cuerpo o texto del corre a enviar. 4. Una vez seleccionado los Destinatarios del correo , selecciona el botn "Aceptar"; en ese momento se abrir una instancia de la aplicacin del correo predeterminado en tu mquina, para redactar el texto o cuerpo del correo.

Nota Si deseas enviar informacin de reportes esto lo podrs realizar con la Opcin correo Masivo personalizado .

Temas relacionados Correo Masivo

Correo Masivo personalizado Acceso Desde los catlogos de vendedores, clientes, administracin de clientes y proveedores, desde la barra de herramientas, botn Para qu sirve Esta opcin te permitir enviar correos masivos a los contactos asociados a los clientes, vendedores o proveedores, con el fin de mantener una comunicacin con ellos para la confirmacin de pedidos, informarles sobre saldos o aumentos de crdito, confirmar alguna oferta u cualquiera otra informacin relevante. Como caracterstica principal podrs: incluir al correo un archivo adjunto con reportes del sistema. Tambin podrs asociar, editar o crear una plantilla de Word para personalizar el correo por cada destinatario. Manejo Aspel Para aadir los Destinatarios a los que deseas enviar el correo, selecciona el botn Para crear una plantilla de Word para el envo de correos, selecciona el botn explicacin de los botones de esta ventana. La ventana de esta opcin es la siguiente: . , para mayor informacin consulta la

Botones de esta ventana Botn Descripcin Una vez configurada esta ventana, presiona este botn para que se despliegue la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora o bien se enven los datos adjuntos a la impresora (ver explicacin botn "Medios"). Antes de enviar el correo debers aadir los destinatarios, redactar el asunto y podrs revisar y/o modificar el asunto, as como el cuerpo del correo. Es importante recalcar que las personas aadidas desde Aspel-SAE como destinatarios del correo, se enviarn de manera oculta, de tal forma que la lista de contactos no quede disponible a la vista. Otro punto que hay que considerar, es que dependiendo del servidor o aplicacin de correo que utilices es la manera en la que se en listarn en pantalla los destinatarios (CCO). Independientemente de esto, los destinatarios se enviarn de manera oculta a menos que en el apartado "Para"

o "CC" especifiques un destinatario de los incluidos en CCO o bien algn otro almacenado en tu aplicacin de correo. Envo: Ejemplo con Microsoft Outlook

Recepcin: Ejemplo con Microsoft Outlook

Notas Cuando al seleccionar este botn se muestre una ventana como la siguiente:

Puede ser que alguno de los campos o etiquetas no sean las correctas, en este ventana podrs indicar otra etiqueta para sustituir la actual. Esta ventana s lo aparece cuando aadiste una plantilla en el correo. Entre aplicaciones de correo electrnico puede variar el funcionamiento. Si al momento de seleccionar este botn no tienes ninguna aplicacin asociada, se presentar una ventana donde podrs indicar la ruta donde se encuentra instalada una aplicacin de correo. Desde este botn podrs indicar como deseas que trabaje esta ventana, podrs seleccionar entre: Enviar por correo electrnico: Esta opcin enviar va correo electrnico lo definido o configurado en esta ventana, mediante la aplicacin de correo predeterminada. Enviar a impresora: Manda a impresin la informacin definida y/o obtenida de la plantilla de Word adjuntada, as como el reporte adjunto. Para mayor informacin consulta la explicacin del botn "Plantilla". Nota: Si ambas opciones estn habilitadas, el sistema le dar prioridad a la opcin "Enviar por correo electrnico". Al seleccionar este botn, se insertar un apartado en esta ventana para adjuntar un reporte ya preestablecido en el sistema.

Selecciona de la lista desplegable el reporte que deseas adjuntar para su envo por Internet. Los reportes varan dependiendo del mdulo donde se este utilizando este proceso de correo masivo. Cuando se "Enva" el reporte antes se despliega el filtro correspondiente del reporte, para seleccionar la informacin a incluir del reporte. Como caracterstica principal podrs enviar correos utilizando una plantilla creada y/o personalizada desde Word , es decir, esta plantilla te permitir obtener informacin especfica dependiendo del cliente, proveedor o vendedor incluido como destinatario del correo, de tal forma que no tengas que redactar un correo para cada persona a la que desees enviarle el correo. Para envos posteriores slo debers adjuntar la plantilla

personalizada anteriormente ahorrndote tiempo el cual emplearas para armar nuevamente un correo de este tipo. Al seleccionar este botn, se insertar un apartado en esta ventana para adjuntar una plantilla de Word personalizada con los parmetros o etiquetas disponibles para obtener informacin de los clientes, proveedores o vendedores:

Para crear una nueva plantilla selecciona el botn , en ese momento se desplegar una sesin de Word para definir el documento, grbalo y posteriormente adjntalo desde la ventana de correo masivo. Esta plantilla la podrs personalizar con los datos ms comunes del catlogo que corresponda, como: saldos, lmite de crdito, etc.

Para insertar los campos, seleccinalos y automticamente se colocar la informacin en el documento. Notas Es importante que para el correcto uso y definicin de las plantillas personalizadas, te asegures que la aplicacin de Microsoft Word est bien instalada. Para mayor informacin de cmo usar los campos o etiquetas para armar la plantilla, consulta el ayuda de Microsoft Word . Cierra esta ventana de correo masivo personalizado. Despliega el archivo de ayuda del sistema, ubicndose donde se explica ampliamente este tema.

Mensajes de error

Mensaje

Descripcin

Al seleccionar el botn Enviar "No se han Para que el correo se pueda enviar, debers seleccionar los destinatarios proporcionado destinatarios". a los que se les enviar dicho correo. Al seleccionar el botn enviar "Este Este mensaje se muestra cuando adjuntas un documento de Word en el mtodo o propiedad no est disponible apartado de plantillas, que no tiene etiquetas de combinacin vlidas, es porque el documento principal activo de decir, lo ms seguro es que no sea un documento de tipo plantilla creada combinacin de correspondencia no tiene con las etiquetas correctas para obtener cierta informacin de los campos de combinacin". catlogos (clientes, proveedores y vendedores). Verifica el documento adjunto o editarlo o selecciona otro documento. Temas relacionados Correo electrnico

Explicacin general Acceso Haz doble clic sobre cualquier pestaa de tus catlogos (seccin inferior), menos la principal Botn flotante (botn derecho el ratn) sobre alguna pestaa, opcin Editar filtro Qu es Con los filtros personalizables puedes crear consultas que automticamente contengan cierta informacin previamente seleccin o definicin del filtro, ello a travs de pedir que se filtren los datos de manera determinada y en forma permanente. La configuracin que indiques para la informacin que presenta esa pestaa quedar grabada en el archivo SAEWIN40.INI, de manera que cada vez que ingreses al sistema se presentar la misma configuracin de manera automtica. De esta manera podrs efectuar diversos anlisis con slo cambiarte a otra pestaa, la cual contendr los registros que cumplen con las caractersticas que pediste, sin tener que revisar todos los registros de tus catlogos. Esencial Al instalar el sistema encontrars que algunas pestaas vienen personalizadas con filtros importantes, pero puedes modificarlas o agregarle definiciones, dependiendo de tus necesidades. La pestaa Principal no podr modificarse ya que es la que por omisin tiene configurada el sistema y en la cual se incluyen todos los registros de la consulta. Manejo Aspel Las opciones o catlogos que cuentan con filtros personalizables son: Catlogo de Clientes, Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, Facturas, rdenes, Devoluciones, Catlogo de Inventarios, Catlogo de Multialmacn, Catlogo de Movimientos al inventario y Catlogo de proveedores, es decir, los catlogos principales del sistema. Al definir el filtro que aplicars a cada pestaa, la informacin variar dependiendo del catlogo con el que ests trabajando. La ventana para la personalizacin de filtros, es la siguiente:

Restaurar pestaa Acceso Botn flotante (botn derecho el ratn) sobre alguna pestaa, opcin Restaurar pestaa Qu es Sirve para recobrar el estado original del filtro, el cual tendr las mismas caractersticas que la ltima vez que se guard.

Temas relacionados Configuracin para la personalizacin del filtro

Procedimiento para configurar la personalizacin de un filtro Cmo se configura Al momento de personalizar el filtro se presenta un dilogo en el que se puede definir el color y la leyenda que identificar la pestaa, as como la descripcin y configuracin del filtro. La ventana es la siguiente:

Campos de esta ventana Campo Descripcin No. Pestaas En este campo podrs definir el nmero de pestaas personalizables que tendr la consulta (mximo 10 pestaas). Es importante que al modificar este campo, cierres la consulta y la vuelvas a abrir para ver las nuevas pestaas incorporadas.

Descripcin Es el nombre definido para el filtro, puedes cambiarlo una vez definidas las condiciones del filtro. ( mximo 20 caracteres). Leyenda Color Es el texto que visualizars en la pestaa de la consulta (mximo 10 caracteres). Muestra el color asignado a la pestaa. Esto te ayudar para identificar fcilmente las pestaas dentro de la consulta.

Botn Editar Con el botn Editar podrs cambiar y/o agregar caractersticas del filtrado que desees, de acuerdo al tipo de catlogo en el que trabajes. Para mayor informacin de los filtros, consulta los siguientes temas, segn el mdulo o catlogo en el que te encuentres. Filtro de productos Filtro de Clientes Filtro de Proveedores Filtro de Facturas Filtro de Multialmacn Filtro de Movs. al Inv. Temas relacionados Explicacin general de los filtros personalizados

Personalizacin de consultas Aspectos generales Crea una consulta personalizada Modifica / borra una consulta personalizada Copiado especial (DDE intercambio dinmico de datos)

Crea una consulta personalizada Acceso Men Ver, Opcin Personalizacin de consultas / men Edicin, Agregar. Desde la ventana de Personalizacin de consultas, con el botn Ventana La ventana de Configuracin de consultas contiene lo siguiente:

Notas Para trabajar con esta ventana es indispensable ayudarte con el ratn . Si requieres borrar informacin de alguna de las columnas, mrcala y oprime Suprimir . Para aadir columnas utiliza la tecla Insert . Al elegir un catlogo, vers que en tu consulta puedes incluir datos de otros catlogos relacionados; por ejemplo, si deseas elaborar una consulta personalizada del catlogo de Facturas, podrs elegir campos de Vendedores, de Clientes y de Facturacin. Ver: Opciones definibles dentro de cada columna

Opciones definibles dentro de cada columna Campos Campo Descripcin Campo Es la informacin que contendr cada columna. Por ejemplo , en la columna 1 puede aparecer la clave de tus productos; en la 2 la descripcin de los mismos; en la 3 el nombre del proveedor que lo surte y en la 4 el telfono del proveedor. Tambin puedes aplicar frmulas en este rengln. Para ello, oprime el botn y vers la ventana de frmulas. Con ella puedes generar una frmula y aplicarla en un campo. Ejemplo , supongamos que el precio pblico est en pesos y aplicamos la frmula: Inventario Precio Pblico entre valor del dlar (en este caso a 9.6 pesos c/u.). Con esto aparecer en nuestra consulta el precio del producto en dlares.

Ttulo

Puedes poner un nombre a cada una de tus columnas.

Formato Aqu puedes definir el formato que utilizars en cada columna.

Indica el nmero de caracteres que ocupar tu informacin cuando sea alfanumrica (letras y nmeros). Usa las flechas que aparecen a la derecha de este campo para aumentar la cifra. Usa el icono para elegir la presentacin adecuada a tus datos numricos.

Con el botn

podrs elegir el formato de fecha que ms te convenga.

Ejemplo grfico El ancho definitivo de las columnas en tu consulta personalizada estar determinado por el que definas en la ventana, el cual lo puedes agrandar o disminuir cuando tu cursor se transforme en el smbolo encerrado en el crculo. En la consulta obtendrs la misma amplitud que quede indicada aqu.

Advierte El "Ttulo" de cada columna se defini como nmeros y ocupa menos espacio; s lo de esta manera es posible verlo como en el fragmento de la consulta desplegada de la derecha. Para agrandar o disminuir el ancho de las columnas para su impresin, debers modificar del campo "Formato" el nmero de caracteres a imprimir. (...continan campos)

Alineacin Indica la alineacin que tendr la informacin de la columna: izquierda, centrada, o a la derecha. Para ello, posicinate en el rengln de alineacin y oprime alguno de estos botones. Recuerda que esto slo se usa para campos alfanumricos. Totalizar En este rengln puedes pedir que tu consulta personalizada presente un acumulado al final de la columna indicada. Esta funcin slo se utiliza cuando son campos numricos. Para ello, haz clic en este smbolo y el acumulado quedar sealado en la columna.

Nota: Cuando una columna usa la funcin "Totalizar", el botn (mostrar totales) ubicado en la barra de herramientas de las consultas, se activar, y al seleccionarlo mostrar en cada columna en la que se est usando este botn "Totalizar" el acumulado de la misma. Filtro Sirve para filtrar la informacin que aparecer en la consulta. Al oprimir este botn, aparecer la ventana de filtrado del catlogo sobre el que ests trabajando. Oprime el siguiente botn si al abrir tu consulta personalizada deseas que aparezca primero la ventana de filtro. Para que este cambio se refleje en la consulta debers cerrarla; si necesitas quitar esta seleccin vuelve a entrar y desactvala. Muestra de manera previa la consulta personalizada que ests elaborando. Para ver cmo est quedando tu personalizacin, slo oprime este botn. Una vez que has terminado de disear tu consulta personalizada, oprime este botn y podrs salvarla con el nombre de tu eleccin.

Primero filtro

Preliminar

Guardar

Temas relacionados Crea una consulta personalizada Modifica/Borra una consulta personalizada

Modifica / Borra una consulta personalizada Acceso Ingresa a esta opcin con el botn Con el botn de la ventana de Personalizar consultas, o a travs del men Edicin.

de la ventana de Personalizar consultas, o a travs del men Edicin.

Qu es Puedes Modificar las consultas creadas por ti o modificar las que vienen predefinidas por el sistema. Una vez realizadas tus modificaciones, no olvides oprimir el botn Guardar. Puedes Eliminar las consultas que no necesites. Las que tienen el status de predefinidas , aunque las borres, se regenerarn automticamente al momento de desplegar la consulta que las origina. Temas relacionados Crea una consulta personalizada Opciones definibles dentro de cada consulta

Exportacin de datos Acceso Desde cualquiera de los mdulos del sistema / elegir del men Ver la opcin Personalizacin de consultas / dentro de las opciones de la barra de herramientas oprimir el botn Oprimir el mismo botn (de Exportacin) desde cualquier estadstica o consulta que genere el sistema. Qu es Esta opcin es muy til cuando desees utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las consultas que genera el sistema -o de las consultas que personalices -. Podrs exportar las consultas de: Clientes, Proveedores, Vendedores, Facturas, Compras, Inventarios, Multialmacn, Movimientos al Inventario. Tambin puedes Exportar los datos de todas las estadsticas desde el mdulo correspondiente. Manejo Aspel Por la diversidad en la estructura en la algunos catlogos estn diseados, se manejan dos ventanas para la exportacin de datos. La diferencia entre ambas ventanas es mnima. Campos de este proceso Campos Formato exportacin Descripcin de De la consulta que ests realizando podrs exportar la informacin a los siguientes formatos (uno a la vez): Cdigo ASCII delimitado: Con esta configuracin, puedes revisar tu informacin o modificarla desde cualquier editor de MS-DOS , Windows o importarla a otros programas. Formato Lotus : Puedes explotar esta informacin en esta hoja de clculo. Formato Excel : Puedes tener disponible tu informacin en esta otra hoja de clculo. Formato Paradox : Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos. Formato Internet : Genera un archivo con terminacin HTML, mismo que podrs visualizar desde cualquier navegador de Internet. Formato Dbase : El archivo que generar el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de clculo o programa que maneje el formato Dbase .

Con encabezado Mediante estas casillas se indica al sistema que enve la informacin con encabezados, con totales, / Con totales con ambos o con ninguno. Delimitador Separador / Al exportar la informacin, sta se encontrar enmarcada por los delimitadores, que indican hasta dnde llega cada campo. Por su parte, los separadores evitan que se confunda un dato con otro. De esta manera tu informacin puede ser interpretada correctamente por la otra aplicacin. El sistema permite modificar los caracteres a utilizar como separadores y delimitadores, para adaptar el formato a otras aplicaciones. El delimitador ms comn son las comillas y el separador es la coma, como vemos en el ejemplo que sigue:

Ruta / Es importante que anotes el nombre que llevar el archivo generado, as como la ruta donde ste se Nombre del encontrar; si no lo indicaste, el sistema no te dejar continuar con el procedimiento. archivo Enviar Email Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electrnico el archivo a exportar. En el campo de: A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de estos separado por comas y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Asunto : este es el ttulo del encabezado del correo. Mensaje : es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar el dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo.

Temas relacionados Exportar los datos de todas las estadsticas

Otras formas de personalizar las consultas Manejo Aspel Adicionalmente a la personalizacin de consultas, el sistema permite ordenar o agrupar la informacin de las consultas de las siguientes formas: Ordenamiento ascendente o descendente por campo : La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar por columna con slo hacer clic sobre el nombre del campo, as, el sistema ordenar los elementos de la columna de manera ascendente o en su caso descendente, para cambiar el orden de la presentacin, bastar con hacer clic sobre la imagen (ordenando la informacin de manera descendente) y para regresar la informacin al orden ascendente con la imagen. Nota: Los campos o registros a visualizar dentro de una consulta, depende del catlogo que se tenga activo. Esta forma de agrupacin slo estar disponible para algunas consultas, normalmente las consultas nuevas. Ejemplo:

Reorganizacin de columnas: Las columnas se podrn mover hacia la posicin deseas, de tal forma de tener en las primeras posiciones las columnas o informacin ms usada en la consulta. 1. - Arrastrar la columna a la posicin deseada: Ver Ejemplo: Observa las flechas de color verde

1.

Temas relacionados Personalizacin de consultas

Catlogo de monedas Acceso Desde cualquier mdulo del sistema / Men Archivos / Catlogo de Monedas. O desde la barra de herramientas con el botn En qu consiste Podrs definir las monedas con las que realizaras operaciones, incluyendo su tipo de cambio. El sistema te permite realizar diversas operaciones de compra-venta hasta en 99 monedas diferentes. Por omisin, el catlogo de monedas contiene las ms comunes, las cuales debes revisar y cambiar de acuerdo al tipo de cambio vigente y a tus necesidades. Para poder manejar monedas distintas a la moneda base, requieres tener activo el parmetro Multimoneda, en los Parmetros generales dentro de configuracin. En el catlogo de Monedas puedes indicar por cada moneda definida sus caractersticas particulares de simbologa, escritura y parmetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda base. En esta parte se explica de manera general el funcionamiento del manejo multimoneda, dado que en todos los mdulos es similar. La moneda base, es la moneda contable en la que se manejan las operaciones de compra y venta, la moneda base para el sistema corresponde a la primer moneda del catlogo de monedas (por omisin Pesos). Ventana En el catlogo de monedas de cualquiera de los mdulos del sistema se cuenta con los datos de: Nombre, smbolo, ltima fecha de cambio y el tipo de cambio actual de las monedas definidas.

Nota Dentro del catlogo de Monedas no se cuenta con la opcin Eliminar, debido a lo riesgoso que resultara para el sistema que desapareciera la moneda que sustenta el o los movimientos que utilicen moneda extranjera. Dentro de cada uno de los mdulos se especifican, en su momento, las diversas operaciones y repercusiones que se producen al trabajar con monedas diferentes. Consulta en este catlogo los siguientes temas: Agrega una moneda Modificacin de una moneda Reporte del catlogo de monedas

Agrega una moneda Acceso Desde cualquiera de los mdulos, elegir del men Archivos la opcin Catlogo de Monedas / elegir del Men Edicin la opcin Agregar. O desde el Catlogo de monedas / oprimir el botn Qu es Esta funcin te permite agregar monedas que reconocer el sistema. Utiliza los siguientes campos para ello: Modifica una moneda Reporte de monedas Campo Descripcin Abreviatura Tipo de cambio Descripcin Debers anotar el nombre de la moneda que vas a dar de alta. Define el smbolo con el que se identificar la moneda. Anota la paridad de la moneda que ests dando de alta con respecto a la moneda base.

ltima modificacin Este campo es informativo y te mostrar la ltima fecha en que se cambio el valor de la moneda. Aplica deslizamiento Si est activada esta opcin, el sistema diariamente calcular la nueva paridad para esta moneda, diario debes anotar la variacin diaria de la moneda con respecto de la moneda base. Finalmente, graba la moneda tecleando Enter, o con el botn Aceptar. Temas relacionados Modifica una moneda

Modificacin de una moneda Acceso Desde cualquiera de los mdulos, elegir del men Archivos la opcin Catlogo de Monedas / men Edicin / Modificar. Desde el catlogo de monedas / oprimir el botn . Desde el catlogo de monedas, posicionarse en la moneda a cambiar, oprimir Enter hacer doble clic en el registro. Qu es Esta opcin es de gran utilidad para que cambies cualquier dato de alguna moneda. Los campos utilizados son los mismos que el de agregar moneda. Slo no podrs modificar el campo donde se almacena o se lleva el control de la fecha de ltima modificacin. Temas relacionados Agregar una moneda Reporte de monedas

Reporte del catlogo de monedas Acceso Desde cualquier mdulo del sistema, Men Archivos / Catlogo de Monedas / botn Qu te ofrece este reporte Puedes obtener un listado con los siguientes datos de tu catlogo de monedas: Ttulo del reporte. Nmero de la moneda. Nombre de la moneda. Smbolo de la moneda. Tipo de cambio. Consulta el tema de Opciones de impresin , para personalizar la impresin del reporte.

Gua de procesos para base de datos Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos para que el manejo de tu informacin desde Aspel-SAE sea adecuado (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explcita): Proceso 1. Primero es importante que conozcas el administrador de Base de datos con el que trabajan los sistemas Aspel. 2. Para que puedas utilizar algn formato de base de datos, es necesario que tu PC cuente con una Instalacin del BDE . Procedimiento de instalacin. 3. Una vez que el BDE se encuentre instalado ya podemos iniciar la configuracin, la configuracin del BDE se encuentra divida en dos partes, primero se realiza la Configuracin general y despus la configuracin correspondiente al driver o Manejador de la base de datos que quieras utilizar. 4. Los formatos de base de datos que actualmente se pueden utilizar en Aspel-SAE son: Paradox, DBASE, ORACLE, DB2 y MSSQL, cada uno de estos tipos de base de datos tienen configuraciones particulares Que debes revisar. 5. Para acceder a tu base de datos desde Aspel-SAE consulta la seccin Avanzado. 6. Para comprobar que Aspel-SAE ha reconocido los archivos de tu base de datos utiliza la opcin de Control de archivos que te proporciona tu sistema y verifica que la ruta y el formato del archivo correspondan al seleccionado. 7. Una vez que hayas completado estos pasos, ya puedes Empezar a trabajar con tu Base de datos en Aspel-SAE.

Base de Datos Abierta Acerca del manejo de base de Datos PARADOX en Aspel-SAE Tipos de Base de datos Instalacin de BDE Que se debe configurar en el BDCADMIN Como acceder a la base de datos abierta

Instalacin de BDE ( BORLAND DATABASE ENGINE) Aspel-SAE al ser instalado, copia el BDE para permitir el uso de otro tipo de bases de datos y se instala en el directorio donde se instala el sistema. Si se detecta una instalacin previa del BDE en tu computadora, la actualizacin se realizar en el mismo directorio donde se encuentra la versin actual. Cuando se realiza la instalacin del sistema en cualquiera de sus modalidades, adems de copiar los archivos necesarios para el manejo de bases de datos, se realizan algunas modificaciones en los registros de configuracin de la computadora. Esto es, en el registro de Windows: Se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta de donde tiene que ejecutar el BDEAdmin , esto es, en: \\HKEY_LOCAL_MACHINE \ Software \ Borland \ Database Engine , se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensin *.dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuracin de los drivers y alias, lo que lo hace indispensable en el uso de bases de datos de otro tipo. Este archivo puede ser editado y modificado ejecutando el archivo bdeadmin.exe. Las anteriores definiciones las hace el sistema de manera automtica; sin embargo, hay que considerar su naturaleza e importancia. Si se detecta una instalacin previa del BDE, slo se actualizarn los drivers nativos para el buen funcionamiento del sistema. El sistema mediante el Regedit (registro de configuracin de la computadora) verifica si existe o no un BDE instalado. Volver a la Gua de Base de Datos Abierta

Qu debes revisar Revisa Los tipos de bases de datos que el sistema permite manejar son las siguientes: Paradox Dbase SQL Server DB2 Oracle As como aquellas a las cuales se pueda acceder a travs de un manejador estndar de ODBC. Hay que tomar en cuenta que para utilizar otros formatos de base de datos, s lo se puede hacer a travs de los drivers nativos de cada manejador y no a travs de drivers ODBC. Si el tipo de base de datos corresponde a un manejador de tablas locales como Dbase y Paradox . Si se trata de un manejador de tablas remotas como SQL Server, DB2" o Oracle se deben configurar los "alias" que permitirn el acceso a las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual se encuentra en el directorio BDE. Y al cual tambin se puede acceder desde el grupo de programas de ASPEL/SAE 4.6. Es importante que revises los siguientes temas: Tips de configuracin Configuracin de los drivers nativos Que debo configurar en el programa BDEADMIN

Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL Express. Manejo Este reinstalable de Aspel-SAE ya soporta o puede manejar base de datos en formato SQL 2000, SQL 2005 Estndar y SQL Express (MSSQL). Para el adecuado funcionamiento de Aspel-SAE en MS-SQL 2005 Estndar o Express, considera lo siguiente: - Si en la base de datos existen claves de clientes, proveedores, facturas, compras o productos, que sean muy parecidas, es decir, donde la diferencia radique solamente porque una se escribe con letras maysculas y la otra es igual pero con letras minsculas (por ejemplo:"a", "A"), es necesario que la base de SQL a exportar tenga configurado el atributo:"Latin1_General_Bin" para que pueda diferenciar estas claves y no tomarlas como repetidas, ya que si en SAE se realiza la exportacin de una base con estas caractersticas y la base de SQL no tiene configurado dicho atributo, los ndices de los archivos donde se encuentran las claves "repetidas" no se podrn regenerar y por lo tanto no se podr trabajar con dicha base en formato SQL. - Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje con compatibilidad de SQL 2000 y para ello se debe modificar el nivel de compatibilidad de 90 a 80 para poder exportar y crear bases de datos en este formato. - En las propiedades de la base de datos de SQL se debe definir el tipo de intercalacin "Latin1_General_Bin". - Adicionalmente para que Aspel-SAE pueda exportar a bases de datos a SQL 2005 se debe: 1. Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL. 2. En SQL 2005 Estndar, se debe tener activo el parmetro "dbcreator" en las propiedades de inicio de sesin (opcin "Funciones del servidor"). 3. En SQL 2005 Express al menos se debe tener activa la opcin "public". Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idioma de los equipos clientes sea el mismo, por ejemplo espaol-espaol, te recomendamos ampliamente una instalacin en idioma "espaol". SQL 2005 Express SQL 2005 Express es una base de datos que viene configurada por omisin para accesos locales, es decir, en la mquina donde se instale es la nica que puede hacer uso del servidor de bases de datos, si se requieren conexiones desde otras mquinas entonces se debe seguir el procedimiento descrito en: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;914277 Antes de exportar tu base de datos a formato SQLServer, es necesario que para el adecuado funcionamiento de SAE tomes en cuenta las siguientes configuraciones de SQL: Para usar este tipo de base de datos desde Aspel-SAE, debers configurar el sistema para que trabaje con dicha base desde la ventana de control de archivos/opcin Avanzado, seleccionando el tipo de base de datos "MSSQL". Para su correcta configuracin se requiere modificar el nivel de compatibilidad del lenguaje SQL para que soporte las sentencias generadas por BDE, para ello se debe ejecutar desde el servidor SQL el siguiente procedimiento almacenado: EXEC sp_dbcmptlevel 'Nombre_Base_de_Datos', '80'; El '80' significa que es compatible con SQL Server 2000.

Se recomienda ampliamente que para cualquier problema consultes la documentacin de ayuda que brinda Microsoft para el manejo de estos tipos de base de datos.

Interfases Aspel-BANCO y Aspel-COI Qu son Estas opciones te permiten integrar informacin generada en Aspel-SAE con Aspel-COI y Aspel-BANCO. Con ello, intercambias informacin requerida para el clculo de la contabilidad y el registro de movimientos bancarios en tu empresa. Temas relacionados Interfase Aspel-BANCO Interfase Aspel-COI

Interfase Aspel-Banco Acceso Mdulo de Proveedores y Cuentas por pagar, men Herramientas, opcin Interfase BANCO . Qu es Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en lnea los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar. Por su parte, Aspel-SAE permite la consulta de los saldos del cliente para agilizar el registro de cheques, cargos y abonos desde Aspel-BANCO. El sistema de Aspel-SAE 4.6 slo hace interfase con Aspel-BANCO 2.0 en adelante. Para ejecutar esta funcin tienes que llenar los siguientes campos: Campos Campo

Descripcin

Proveedores Desde / Indica el rango de proveedores que deseas incluir en la interfase. Con el signo ? (ayuda F2 ) Hasta / Clasificacin podrs realizar rpidamente esta definicin. Puedes definir alguna clasificacin especifica o usar signos de interrogacin como comodines para localizar los registros que concuerden en una parte de la misma clave. Periodo de Seala el rango de fechas de vencimiento de los documentos que deseas incluir en el proceso, Vencimiento Fecha as como la fecha de corte para generar tus documentos en Aspel- Banco. La fecha de corte se Inicial / Final / Fecha compara contra la fecha de aplicacin para todos los documentos. Corte Directorio Nombre del Archivo Ruta especificada como la ruta de trabajo. Configuracin / Parmetros generales Debers sealar la trayectoria donde deseas grabar el archivo. Si no cambias la ruta, el sistema lo grabar en el directorio de trabajo de tu empresa en Aspel-SAE. El nombre comienza con CI seguido de la fecha (ao, mes, da) y por ltimo tiene una D, de "archivos de datos", y el nmero de empresa a la que pertenece este archivo (CI060907.D01).

Manejo El archivo generado lo podrs procesar a travs del sistema Aspel-BANCO, para ello ingresa al men Edicin, opcin Movimientos a la agenda, Integracin de pagos / de Aspel-SAE. En este archivo se incluirn los datos correspondientes al IVA desglosado, el RFC y CURP del proveedor. Para mayor informacin sobre el procedimiento para integrar este archivo en Aspel-BANCO, consulta el ayuda de dicho sistema.

Definicin de la interfase Aspel-COI Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI. En qu consiste Esta funcin te permite integrar Aspel-SAE con Aspel-COI (Sistema de Contabilidad Integral). En esta versin tendrs disponible la actualizacin en lnea, es decir, al momento de generar las plizas ya no slo se podrn registrar va archivo, si no que ahora tambin podrn afectar directamente la base de datos. Dependiendo el tipo de pliza, podrs generar la interfase de SAE a COI a mayor detalle: cliente por cliente o proveedor, por documento, por moneda, por impuestos, etc. Podrs generar plizas con informacin de tus ventas, recepciones de compra, movimientos al inventario, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, logrando un ahorro considerable de tiempo en el momento de contabilizar los documentos y con menor posibilidad de errores de captura. Las plizas emitidas no son de resumen, sino que se pueden desglosar los montos por cliente / proveedor, moneda o lnea de producto, dependiendo de la pliza a emitir. En estas plizas se incluyen todos los movimientos que no han sido contabilizados con anterioridad y cuya fecha de aplicacin quede incluida en el rango que definas. Para mayor seguridad te recomendamos conciliar mensualmente las cuentas de Aspel-COI con los totales de Aspel-SAE. Para una correcta integracin de las plizas que genera este sistema con las cuentas contables generales de Aspel-COI, debers anotar los nmeros de Cuenta contable a los que se cargarn o abonarn las operaciones cuyo concepto est dado de alta en Clientes y CXC, Movimientos al inventario y Proveedores. Los diferentes impuestos aplicados en un documento sern acumulados en la cuenta especificada para el concepto de impuesto a pagar y el acreditable segn corresponda, el monto del flete se acumular en la cuenta definida para la Venta de servicios. Si se solicita la pliza Detallada, el sistema desglosar en la p liza una partida para cada tasa de impuesto. Estas cuentas las podrs definir desde el mdulo de configuracin / Cuentas contables. Conceptos de Clientes y CXC Conceptos de Movimientos al inventario Conceptos de Proveedores y CXP De la misma manera debes anotar las cuentas de COI que corresponden a cada rubro (Ventas, Proveedores, Bancos, Impuesto por acreditar, etc.) en la siguiente funcin: Cuentas contables maestras Ventana del listado de plizas generadas en SAE

Ventana del listado de plizas generadas en Aspel-SAE Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI. En qu consiste Desde esta ventana podrs: - Elaborar tus plizas con la informacin generada en Aspel-SAE para posteriormente realizar la contabilizacin de estos datos en Aspel-COI, a esto se le llama interfase Aspel-SAE con Aspel-COI. - Administrar y/o consultar las plizas generadas para su contabilizacin en Aspel-COI. - Eliminar o modificar las plizas antes llevar acabo la contabilizacin de informacin. - Enviar va correo electrnico los archivos de plizas generados, de tal forma que desde el mdulo de plizas modelo de Aspel-COI recepciones el correo y obtengas el archivo con la informacin generada en Aspel-SAE para su contabilizacin. - Definir tus cuentas contables para facilitar la interfase entre ambos sistemas Aspel-SAE con Aspel-COI, definiendo las cuentas podrs asegurar una interfase en lnea mucho ms completa. - Contabilizar en lnea tus movimientos hacia Aspel-COI. La ventana es la siguiente:

Para cambiar el orden de las columnas, selecciona la columna deseada y arrastrarla con la ayuda del ratn, hacia la posicin deseada como se ilustra en la siguiente imagen:

Descripcin de columnas Columna Tipo pliza Status Descripcin de Tipo de pliza especificada al momento de generar el archivo de pliza, los tipos de pliza disponible son: Ventas, compras, devoluciones de compras y ventas, cuentas x pagar, cuentas x cobrar y movimientos al inventario. Estado o situacin en la que se encuentra la pliza, los disponibles son pendiente por cont., contabilizado y error. Pendiente por cont. Este estado se manejar para indicar que la pliza todava no ha sido contabilizada. Este estado slo se actualiza si la contabilizacin se realiza en lnea, es decir, con el botn "Contabilizar" disponibles desde esta ventana. Contabilizada. Indica que la pliza ya esta contabilizada en Aspel-COI. Este estado slo se actualiza si la contabilizacin se realiza en lnea, es decir, con el botn "Contabilizar" disponibles desde esta ventana. Error . Indica que por alguna razn la pliza no se gener adecuadamente, este estado se puede dar cuando al momento de estar generando la pliza ocurre un fallo en la energa elctrica. Archivo modelo Muestra la ruta donde se encuentra el archivo de pliza generado. Estos archivos se pueden cargar desde Aspel-COI mediante el mdulo de plizas modelo.

Botones de esta ventana Columna Descripcin Agregar Al seleccionar este botn se lanzar una ventana donde podrs dar de alta las plizas con la informacin generada en Aspel-SAE para su contabilizacin en Aspel-COI. Para mayor informacin de cmo dar de alta una pliza consulta el tema: Agregar pliza. Con esta opcin podrs consultar el detalle de la pliza creada. Para mayor informacin consultar el tema: Ver modelo . Con esta opcin podrs eliminar el registro de la pliza dentro de esta ventana y no el archivo en s, es decir, el archivo de pliza no ser borrado de la carpeta o ruta, de tal forma que puedas utilizar el archivo para contabilizar la informacin con Aspel-COI mediante la opcin plizas modelo. Slo debers tomar en cuenta que si das de Alta una pliza con el mismo nombre, la informacin se sobreescribir y se volver a visualizar su registro en esta ventana de listado de plizas generadas en SAE. Las plizas que ya estn contabilizadas no se podrn eliminar, por lo que esta opcin estar deshabilitada. Si deseas limpiar esta ventana, es decir, eliminar todos los registros contenidos en ella, debers crear nuevamente el archivo de "Interfaz COI" archivo con el nombre (INTCOI01) desde el mdulo de Control de archivos . Pero no por el hecho de reinicializar el archivo el sistema permitir generar nuevamente las plizas.

Ver modelo Eliminar

Ver Al seleccionar esta opcin se abrir la pliza para consultar los movimientos o registros contenidos dentro documentos de ella, as como para modificar informacin especfica de la pliza. Ver documentos incluidos en la pliza Enviar correo Este botn despliega una instancia de la aplicacin de correo que tengas como predeterminada en tu mquina, y anexa o adjunta el archivo de pliza para su envo por Internet. Enviar pliza modelo por correo electrnico Cuentas contables Esta ventana u opcin te permite configurar todas las cuentas para los diferentes movimientos o conceptos que en Aspel-SAE.

Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI

Agregar pliza Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI / Botn Agregar Qu es Este proceso generar las plizas de los movimientos registrados por concepto de ventas, devoluciones de ventas, compras, devoluciones de compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar u movimientos al inventario. Se generar una pliza por tipo de movimiento, es decir por tipo de pliza, para esto debers seleccionar el tipo de pliza que deseas generar, de tal forma que todos los movimientos de este tipo se almacenen en un solo archivo o pliza. En la pliza podrs incluir movimientos efectuados en un periodo determinado, de tal forma que se incluyan en el archivo de pliza slo los movimientos efectuados en la fecha indicada. Adicionalmente dependiendo del tipo de pliza, podrs obtener un detalle incluyendo informacin de: impuestos, moneda, tipo de documento, para clientes (zona, Clave), lnea de producto, proveedores (zona, clave), almacn, etc. Es importante que tomes en cuenta algunas consideraciones antes de ejecutar este proceso: Ver: Consideraciones antes de trabajar la Interfase COI Manejo Dependiendo del tipo de pliza a generar, la informacin solicitada en el filtro varia: Campos generales Campo Tipo de pliza

Descripcin Selecciona el tipo de informacin o movimientos que deseas incluir en la pliza. Los tipos de plizas a generar son: Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario

Nombre del archivo Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza. Para ms detalle del formato por tipo de pliza, consulta la parte donde se explica ms a detalle cada uno de los tipos de pliza que se pueden generar. Nota: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Concepto pliza de la Debes indicar el concepto o algn texto breve que identifique a la pliza.

Fecha de Los documentos elaborados en el rango de fechas indicado sern considerados en la pliza documentos Desde generada. Todos los movimientos de documentos cuya fecha de aplicacin se encuentren en dicho / Hasta rango sern tomados en cuenta dentro del proceso de contabilizacin. El formato de la fecha es Da/Mes/Ao (DD/MM/AA). Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Nota Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario

Ver pliza modelo Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Ver modelo Manejo Una vez creada la pliza, con esta opcin podrs consultar los registros o movimientos que se incluyeron en dicha pliza, y que los saldos cuadran perfectamente. Si deseas consultar los movimientos o documentos incluidos en la pliza, consulta la opcin "Ver documentos ", misma que esta disponible desde esta ventana. La imagen de la ventana para consultar los movimientos de la pliza, es muy similar a la usada en Aspel-COI:

Los campos que se muestran en esta ventana modelo como, tipo de pliza, nmero, fecha, etc. son datos que slo podrn modificarse al momento de contabilizar la pliza en Aspel-COI mediante el botn "Contabilizar " a excepcin del campo "Nmero" que se asignar de manera consecutiva dependiendo de lo configurado en los parmetros de configuracin Las columnas No. cuenta y Depto. se podrn modificar al momento de Contabilizar la pliza . Observacin Es importante que tomes en cuenta que desde esta ventana podrs consultar la p liza tal y como se gener en Aspel-SAE, si posteriormente esta pliza es contabilizada en Aspel-COI con modificaciones en los nmeros de cuenta a la que afectarn, estos cambios slo los podrs consultar desde esta opcin con la modalidad de Edicin. Botones de esta ventana

Botn Descripcin Este botn cierra la ventana de la pliza. Este botn desplegar una presentacin preliminar de la informacin para que mandes a imprimir los datos. Para ms informacin de lo que puedes hacer desde esta presentacin Preliminar avanzada, consulta el tema donde encontrars una explicacin ms a detalle.

Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI

Ver documentos incluidos en la pliza Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Ver documentos Manejo Esta ventana te proporcionar o te mostrar todos los movimientos generados en Aspel-SAE que fueron incluidos en la pliza. Los datos o columnas que observars en esta ventana, dependern del tipo de documento o movimiento incluido en la pliza, lo cual tambin queda completamente ligado al Tipo de pliza generado. Botones de esta ventana Botones Descripcin Permite exportar la informacin Este botn desplegar una presentacin preliminar de la informacin para que mandes a imprimir los datos. Para ms informacin de lo que puedes hacer desde esta presentacin Preliminar avanzada, consulta el tema donde encontrars una explicacin ms a detalle. Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI

Enviar plizas modelo por correo electrnico Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn enviar correo Manejo Este proceso tiene la tarea de enviar, va correo electrnico, el archivo de p liza seleccionado. Este envo se realizar de manera externa a tu sistema, es decir, se utilizar la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu computadora y s anexar el archivo de pliza para su envo por Internet. Para mayor informacin de como enviar el correo, consulta el ayuda electrnica de tu aplicacin de correo. Ejemplo con Microsoft Outlook

Por omisin el asunto propuesto para el correo llevar la etiqueta "[SAE]" junto con el nombre de la pliza de que se trate y la fecha del archivo, Ejemplo: [SAE] Pliza de cuentas por pagar generada el 10/10/2005. Si deseas recepcionar este correo de pliza desde el mdulo de plizas modelo de Aspel-COI, debers modificar la leyenda o asunto del correo manualmente con la leyenda [ASPM], de tal forma que Aspel-COI identifique el correo para su recepcin desde el mismo. Mensajes de error Hay un cuadro de dilogo Este mensaje indica que alguna otra aplicacin abri una instancia de la aplicacin de abierto. Cirrelo y vuelva a correo, por lo que para que nuevamente se programe y se arme el correo con el archivo a intentarlo enviar, ser necesario cerrar la aplicacin y solicitar el proceso nuevamente. Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables

Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI

Cuentas contables Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Cuentas contables Qu es Este apartado es muy importante, ya que aqu se indican los nmeros de cuenta que se utilizarn en las plizas generadas por la interfase Aspel-COI. Estas cuentas las podrs almacenar tanto desde esta ventana como desde configuracin, apartado Cuentas contables, as como desde los procesos u opciones del sistema donde se solicite alguna cuenta en particular. No importa desde donde proporciones las cuentas, estas se irn actualizando y/o almacenando en esta ventana, por lo que si deseas realizar algn cambio lo podrs realizar directamente desde esta ventana. Ejemplo:

Temas relacionados Configuracin / Cuentas contables Donde se definen las cuentas contables

Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Contabilizar / botn Editar Manejo Este botn funcionar o actuar de dos formas, Inicialmente este botn contabilizar la pliza y una vez contabilizada esta, desde este botn slo la podrs editar. Al seleccionar este botn, se desplegar la ventana de "Agregar pliza" de Aspel-COI, con el fin de contabilizar o editar la pliza en ese momento, afectando en ambas situaciones los saldos de las cuentas siempre y cuando tengas activado el parmetro de configuracin "Contabilizar en lnea ". Aunque la ventana es propiamente del sistema Aspel-COI, algunos procesos estn restringidos, es decir, slo funcionarn desde Aspel-COI. Los botones o procesos que no estarn disponibles son: Revisar o definir las Cuentas contables Cargar pliza modelo Copiar pliza de otro periodo Imprimir pliza Cuadrar pliza Alta de conceptos de plizas

Prepara la pliza para su contabilizacin : - Revisa que las cuentas definidas para los movimientos desde Aspel-SAE sean los que estn definidos en Aspel-COI y que correspondan a las cuentas que se van a afectar.

Las ventanas de ayuda para especificar el nmero de cuenta o el concepto de la pliza, muestran informacin correspondiente a lo registrado en Aspel-COI para los catlogos de cuentas o conceptos respectivamente. Al indicar en la columna "No cuenta" una cuenta departamental se mostrar para la columna "Depto" el nmero de departamento al que reporta esta cuenta. Si la cuenta no es departamental, por omisin se le asignar "o".

Botones de esta ventana Campo Descripcin Te permite contabilizar o grabar la pliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura. . Te da la posibilidad de que puedas salir de la pliza sin grabarla. Puedes insertar una partida dentro de la pliza, posicinate en la lnea donde la deseas insertar. Puedes eliminar una partida dentro de la pliza, posicinate en la partida a borrar. Puedes grabar la pliza que ests capturando como una pliza modelo. Las plizas modelo son plizas que se graban en un archivo independiente al Catlogo de plizas. De esta forma, podrs acceder posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. Tambin las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva. Para mayor informacin consulta el tema "Grabar pliza modelo " de el ayuda de Aspel-COI. Esta opcin te permite enviar por correo electrnico la pliza modelo. Antes de enviar la pliza, sta se tendr que guardar como una pliza modelo, para esto el sistema desplegar la ventana correspondiente para guardarla. Una vez grabada la pliza modelo para el envo del archivo, el sistema te desplegar la aplicacin de correo predeterminada en tu mquina, por ejemplo Microsoft Outlook , indica los datos correspondientes para el envo satisfactorio. Posteriormente desde el mdulo de plizas modelo podrs recepcionar los archivos de plizas enviados mediante este proceso. Por omisin el asunto propuesto para el correo llevar la etiqueta "[ASPM]" la cual es una etiqueta que Aspel-COI identifica para la recepcin de correos desde el mdulo de plizas modelo. Para mayor informacin consulta en el ayuda electrnica el tema "Enviar pliza modelo por correo" o "Recepcin y envo de plizas modelo". Con este botn podrs cuadrar la pliza para que se pueda contabilizar. Esta forma de cuadre es til para saldar y/o cuadrar una pliza automticamente cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, sta ser grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar en el catlogo de plizas en color rojo, con el propsito de identificarla fcilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Para usar esta funcionalidad, posicinarte sobre la ltima partida de la p liza y crea una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y: 1. Proporciona directamente en la columna "No. de cuenta alguna cuenta del catlogo o la cuenta de cuadre definida en los parmetros del sistema, despus selecciona el botn "Cuadrar pliza". 2. O desde la partida creada, selecciona el botn " ". Estos botones son los que estn disponibles para su uso desde esta ventana. Observaciones Recuerda que slo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha

corresponda al mes que ests trabajando. Si la fecha pertenece a otro perodo no la aceptar. Slo se propondr el tipo de cambio de la cuenta, cuando sta maneje multimoneda y est definido en el mdulo de "Parmetros generales". Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico

Donde se definen las cuentas contables En qu consiste La siguiente tabla indica los lugares en el sistema donde se definen las cuentas contables y la pliza donde se utiliza cada una de ellas: Cuentas contables que se definen en... Conceptos de CXC (mdulo de Clientes y CXC) Conceptos de Movimientos al inventario Catlogo de Lneas de productos Ventana principal Pliza de la Interfase COI que la requiere Cuentas por cobrar Movimientos al inventario Movimientos al Inventario Ventas Compras Devolucin de Ventas Devolucin de Compras Ventas

Conceptos de CXP (mdulo de Proveedores y CXP) Cuentas por pagar

Catlogo de zonas Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Las conciliaciones Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI Cuentas contables Configuracin / Cuentas contables

Pliza de ventas Qu es Esta pliza acumula los totales de los siguientes conceptos: Concepto Descripcin Cuenta contable

Ventas de Clientes o Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos Clientes Ventas de clientes incluidos). Mostrador Ventas productos de Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente clculo: Ventas Precio unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al cliente. Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: Ventas de productos al 10.00% Ventas de productos con esquema exento Bancos Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura. Bancos Ventas de servicios Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no Ventas inventariables. El importe es calculado de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan tambin los montos por concepto de costo por Flete. Total de impuesto Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los Otros impuestos 1,2,3 y 4 impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la p liza Detallada por impuestos, el sistema desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa. Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: I.E.P.S 20.00% I.V.A 10.00% Impuestos pagar por Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA Impuestos aplicado en cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la activacin del campo "Impuestos", explicado ms adelante.

Impuesto por pagar Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por pagar flete aplicado en la factura. Retencin IVA del Acumula los montos de la retencin asignada al cliente por concepto de Impuesto 3 (se carga Flete flete. Para ms informacin consulta el tema: Alta de clientes. a la cuenta de la retencin del IVA) Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. financiero Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Donde se definen las cuentas contables para estos conceptos?. Campos generales Descuento financiero ventas

Campos Campo Nombre archivo

Descripcin del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de ventas (VT ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: VT310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Clasificacin del cliente Periodo COI

Si en este campo se indica algn dato, la pliza podr incluir nicamente los montos de los clientes que pertenecen a la clasificacin anotada. Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3) utilizados o aplicados en cada una de las facturas. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) tambin se mostrar su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)". Nota Por cada porcentaje o tasa manejado para el clculo del IVA, se puede definir una cuenta. Donde se definen las cuentas contables Con detalle Sin detalle

Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento. Con detalle Sin detalle

Clientes Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin mas detallada del movimiento, podrs incluir como parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente . Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes ". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si el movimiento o pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente. Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA"". Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa. Mensajes de error

El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario

Pliza de devolucin de ventas Qu es Esta pliza retoma los mismos aspectos que la pliza de ventas, pero los aplica a las devoluciones realizadas. En ella se invertirn los conceptos de cargo y abono de las diferentes cuentas; p.ej, el descuento financiero en la pliza de venta se toma como un cargo y en la de devolucin de venta, se indica como un abono. Esta pliza acumula los totales de los siguientes conceptos: Concepto movimiento del Descripcin Cuenta contable Clientes

Ventas de Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos). Clientes o Ventas de clientes Mostrador Devolucin ventas

de Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente clculo: Precio Devolucin unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al cliente. de ventas Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: Ventas de productos al 10.00% Ventas de productos con esquema exento

Bancos

Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura.

Bancos

Devolucin de Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no inventariables. El importe Devolucin Ventas de servic es calculado de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan tambin de ventas los montos por concepto de costo por Flete. Total de impuesto Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos Otros 1,2,3 1,2,y,3 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la pliza Detallada impuestos por impuestos, el sistema desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa. Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: I.E.P.S 20.00% Total impuestos pagar de Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA aplicado en Impuesto por por cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos pagar mediante la activacin del campo "Impuestos", explicado ms adelante. Para registrar los saldos por tasa aplicada, puedes configurar una Cuenta por cada una. Para que se totalicen en su cuenta correspondiente, debes indicar al sistema que genere la pliza con detalle de impuestos. por Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete aplicado en la Impuesto por factura. pagar

Impuesto pagar flete

Total de retencin Acumula los montos de la retencin asignada al cliente del cual se efectu la factura. Impuestos Para ms informacin consulta el tema: Alta de clientes. retenidos Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. financiero Descuento financiero ventas

Nota

Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Pliza de ventas Campos generales Campos Campo Nombre archivo

Descripcin del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de devolucin de ventas (DV ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: DV310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Clasificacin del cliente Periodo COI

Si en este campo se indica algn dato, la pliza podr incluir nicamente los montos de los clientes que pertenecen a la clasificacin anotada. Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2 o 3) utilizados o aplicados en la factura a devolver. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) tambin se mostrar su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)". Nota Por cada porcentaje o tasa manejado para el clculo del IVA, se puede definir una cuenta. Donde se definen las cuentas contables Con detalle Sin detalle

Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento. Con detalle Sin detalle

Clientes Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir como parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente . Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes ". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si el movimiento o pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente. Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA". Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa. Mensajes de error

El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimientos, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario

Pliza de compras Qu es Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto movimiento Compras PROVEEDORES del Descripcin a Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos incluidos. Cuenta Contable Proveedores

Total Descuento Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en las Descuento financiero recepciones de mercanca. financiero compras Almacn Seala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario sin Almacn tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si pides el detalle por lnea de producto, la leyenda para el concepto del movimiento ser "Lnea". Compras servicios Total impuestos acreditar de Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Compra de servicios Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros. de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la Impuestos por recepci n de compras (impuesto 1,2,3,4 "IVA"). Puedes solicitar el (Se deber configurar desglose o detalle de impuestos mediante la activacin del campo cuenta por impuesto). "Impuestos", explicado ms adelante. Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrar una partida especificando la tasa aplicada, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento. I.E.P.S 20.00% IVA del flete Retencin del Flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por acreditar aplicado en la factura. IVA Desglosa y totaliza los montos de la retencin correspondiente a lo configurado para el proveedor. del flete Impuesto 3 una

Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento financiero compras financiero compras. Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Campos generales Campos

Campo Nombre del archivo

Descripcin Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de compras (CO ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CO310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Periodo COI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra. Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrar un movimiento y como parte del concepto del movimiento se adicionar el porcentaje de impuesto aplicado. Con detalle Sin detalle

Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras de proveedores". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Lnea de Si seleccionas este campo, se mostrar para la cuenta de Almacn como leyenda del concepto del producto movimiento, la clave de la lnea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se mostrar la leyenda "Almacn". Cada lnea podr tener asignada una cuenta en particular, las podrs definir al dar de alta la lnea desde el mdulo de inventarios, o bien desde la opcin "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento. Con detalle Sin detalle

Proveedores Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor . Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras a proveedores ". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si la pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente. Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1, 2, 3 y 4) y por flete. Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables.

La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las compras de servicios proporcionados por la empresa. Mensajes de error El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario

Pliza de devolucin de compras Qu es Se contabilizan las mismas cuentas maestras que en la pliza de compras, pero tomando en cuenta slo las devoluciones de compra. En ella, los aspectos que en la pliza de compra representaban un abono se presentarn como cargos y viceversa. Tambin se crea otro movimiento entre las diferencias de entradas y salidas del inventario que afectarn a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacn. Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del movimiento Descripcin Cuenta Contable

Compras a PROVEEDORES Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos Proveedores incluidos. Total Descuento financiero Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en Descuento las recepciones de mercanca. financiero compras Almacn Seala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario Almacn sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si pides el detalle por lnea de producto, la leyenda para el concepto del movimiento ser "Lnea". Compras de servicios Total impuestos acreditar Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Compra de Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros. servicios

de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la Impuesto por recepcin de compras (impuesto 1,2,3,4 y IVA). Puedes solicitar el por desglose o detalle de impuestos mediante la activacin del campo acreditar "Impuestos", explicado ms adelante. Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrar una partida especificando la tasa aplicad, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento.

IVA del flete

Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto aplicado en la factura. por acreditar IVA Desglosa y totaliza los montos de la retencin del flete correspondiente Impuesto 3 a lo configurado para el proveedor.

Retencin del Flete

Total Descuento Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento financiero compras. financiero compras Almacenes por La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen Almacn diferencia costo- devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacin compras con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del producto). Se aplica la siguiente frmula: (cantidad*costo-descuentos) cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este proceso interviene el tipo de costo que se est llevando para el producto.

Ver ejemplo Diferencia costo La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen Diferencia - compras devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacin costo de con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del compras inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del producto). Se aplica la siguiente frmula: (cantidad*costo-descuentos) cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este proceso interviene el tipo de costo que se est llevando para el producto. Ver ejemplo Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos generales Campos Campo Nombre archivo

Descripcin del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de devolucin de compras (DC ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CO310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Periodo COI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por

Impuestos

Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra. Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrar un movimiento y como parte del concepto del movimiento se adicionar el porcentaje de impuesto aplicado.

Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras de proveedores". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Lnea producto

de Si seleccionas este campo, se mostrar para la cuenta de Almacn como leyenda del concepto del movimiento, la clave de la lnea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se mostrar la leyenda "Almacn". Cada lnea podr tener asignada una cuenta en particular, las podrs definir al dar de alta la lnea desde el mdulo de inventarios, o bien desde la opcin "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE.

Documento

Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento. Sin detalle

Con detalle

Proveedores

Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor . Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras a proveedores ". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI.

Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si la pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente. Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1, 2, 3 y 4) y por flete. Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las compras de servicios proporcionados por la empresa. Ejemplo con mtodo de costeo UEPS: Asiento Cantidad Costo 1. Compra 2. Compra 2 3. Venta 4. Compra 3 10 10 12 10 100 110 120 120

Costo operado 1000 1100 1200 1200 Como la capa ya se vendi, el sistema coste

108.333333 1300

5. Dev de compra 10 En contabilidad se tendra

En el almacn se tiene, realmente 8 productos a $ 100.00=800, por lo que el datos registrado contablemente en almacn, veamos los asientos de la pliza 5.

Dado que los costos de la compra que se est devolviendo fueron de 10 a110= 1100, pero por las capas disponibles salieron 10 a 120= 1200, de ah la diferencia de los $100 en almacn, para cuadrar el dato en el almacn, se generan los

asientos marcados con el nmero 6:

Quedando la pliza de devolucin como sigue:

Mensajes de error El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario

Pliza de cuentas por cobrar Qu es Esta pliza muestra el total acumulado de los distintos conceptos del catlogo de Cuentas por cobrar, en los que hayas especificado una cuenta contable (mdulo de Clientes y CXC, men Archivos, opcin Conceptos de CXC) o desde la ventana principal del listado de plizas generadas en SAE/botn cuentas contables. La diferencia entre cargos y abonos afectarn la cuenta contable maestra de Clientes. Ver: Conceptos de CxC Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del Descripcin movimiento Factura Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos incluidos). Cuenta Contable Factura

Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o venta cargada al cliente. Por cada operacin de Clientes de cliente ventas se visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del cliente y/o la moneda involucrada en la venta. Retencin flete x Acumula los montos de la retencin asignada al cliente del cual se efectu la factura. Retencin por flete

Adicionalmente se listarn los movimientos de las distintas formas de pagos aplicadas al documento, como pueden ser, efectivo, cheque, etc. Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos generales Campos Especficos Campo Descripcin Nombre Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests del archivo generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de cuentas por cobrar (CC ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CC310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza. concepto

Periodo COI

Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por Clave Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Cuenta general de cliente", la clave del cliente, y la moneda con la que se realiz el movimiento. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "concepto "Cuenta general de cliente". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.

Moneda Al seleccionar este campo se desglosarn los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de venta. Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Mensajes de error El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario

Pliza de cuentas por pagar Qu es Presenta los cargos y abonos acumulados de cada rubro que forma parte de Conceptos de cuentas por pagar, en los cuales se haya definido una cuenta contable. La diferencia entre cargos y abonos afectar a la cuenta contable maestra de proveedores. Ver: Conceptos de CxP Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto movimiento Compras del Descripcin Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos). Cuenta Contable Compras

Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada Proveedores de proveedores operacin de compras se visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del proveedor y/o la moneda involucrada en la compra. Retencin x flete Acumula los montos de la retencin asignada al proveedor del cual se efectu la Retencin por compra. flete Adicionalmente se listarn los movimientos de las distintas formas de pagos aplicada al documento, como pueden ser, efectivo, cheque, etc. Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos Especficos Campo Descripcin Nombre Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests del archivo generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de cuentas por pagar (CP ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CP310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza. concepto Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por

Clave

Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Cuenta general de proveedor", la clave del cliente, y la moneda con la que se realiz el movimiento. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "concepto "Cuenta general de proveedor". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.

Moneda Al seleccionar este campo se desglosarn los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de compra. Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Mensajes de error El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de movimientos al inventario

Pliza de movimientos al inventario Qu es Muestra el acumulado de cada aspecto perteneciente al Catlogo de conceptos de movimientos al inventario que tenga asignada una cuenta contable. Ver: Conceptos de Movimientos al inventario Es la nica pliza que puede emitirse tanto para un almacn en particular como para un slo concepto. Las diferencias entre entradas y salidas del inventario afectarn a dos cuentas contables maestras: Diferencia costocompras y almacn. La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacin con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del producto). Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del Descripcin movimiento Ventas Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos). Cuenta Contable Ventas

Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada Almacn de almacn operacin de compras se visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del proveedor y/o la moneda involucrada en la compra. Adicionalmente se listarn los movimientos que involucren cualquiera de los distintos conceptos disponibles para el mdulo de Cuentas x Pagar. Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos Especficos Campo Descripcin Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de archivo pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de movimientos al inventario (MI ) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CP310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01 ), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01 " el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE " podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda.

Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza. concepto Almacn Especifica el nmero de almacn del cual se tomarn los movimientos al inventario para su contabilizacin.

Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar. Detalle de la pliza por Almacn Al activar este campo se mostrar en lugar del concepto "Cuenta general de almacn " el nmero del almacn involucrado en el movimiento. Este campo no filtra la informacin de un almacn en particular, si no que slo muestra la clave del almacn del cual se llev el registro u movimiento. Si tienes activado el detalle por lnea de producto, se adicionar a esta informacin la lnea de producto al que pertenece el producto involucrado en el movimiento. Con detalle Sin detalle

Lnea producto

de Al activar este campo se mostrar en lugar del concepto "Cuenta general de almacn " la lnea de producto al que pertenece el artculo involucrado en el movimiento.

Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Mensajes de error

El archivo Ya El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o existe Desea bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo. remplazarlo? No existen registros Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el filtro o que cumplan con el bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos filtro. registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde". debe ser mayor a la fecha HASTA. Temas relacionados Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar

Generacin de la pliza por ajuste de Reforma Fiscal 2010 Manejo Para el caso en el que se desee ver expresamente las afectaciones en clientes del Ajuste, te recomendamos solicitar la pliza de CxC filtrada "Por Concepto" (el asignado al ajuste) ya que de otro modo, se podra perder el efecto de ajuste por reforma, Ejemplo: Factura 2009 $ 1,317.50 Pago en 2010 $ 1,329.00 Ajuste por reforma $ 11.50 Como se generan las plizas de interfase COI desde SAE.

En este supuesto, como puedes observar se pierde el efecto del ajuste por reforma ya que el sistema muestra el monto por cliente, para ver en las plizas el efecto de este ajuste, tendrs que solicitar la pliza de CxC por concepto y entonces el efecto del ejemplo sera:

Si se solicitan las plizas de CxC por concepto, se puede detallar el efecto contable del ajuste por reforma. Tema relacionado Ajuste de saldos por Reforma Fiscal en CxC

Consideraciones antes de trabajar la Interfaz Aspel-SAE - Aspel-COI Manejo La pliza generada se almacenar en un archivo; si deseas consultarlo lo podrs hacer desde el Editor de formatos o bien desde la Ventana principal de plizas generadas en SAE . Ver: Editor de formatos Para una mayor seguridad, considera estos aspectos: 1. Da de alta todos los nmeros de cuenta a afectar con el proceso. Esto incluir tanto los nmeros de cuenta contables de los catlogos de conceptos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y movimientos al inventario, como los nmeros de cuentas maestras. 2. Las cuentas maestras definidas en Aspel-SAE deben ser idnticas a las especificadas en Aspel-COI para esos conceptos dirgete al siguiente tema: Configuracin cuentas Contables Maestras . Ventana del listado de plizas en generadas en SAE / Botn Cuentas contables 3. Los conceptos a los que no hayas asignado un nmero de cuenta no sern contabilizados. 4. Aspel-SAE separa las ventas de servicios y productos no inventariables de las de aquellos que s pueden contar con existencias en almacn, al igual que las ventas a clientes mostrador. Para que el sistema contabilice correctamente las ventas de servicios, es necesario alimentar la cuenta maestra correspondiente en el mdulo de Cuentas contables maestras. Para evitar diferencias entre Aspel-SAE y tu contabilidad, la interfase no incluye los movimientos de CxP, CxC y Movimientos al inventario que ya hayan sido contabilizados, e ignora algunos movimientos como las facturas canceladas y las recepciones canceladas, porque se graban como ya contabilizados. Si ya asentaste en libros, necesitars generar un movimiento bajo el concepto de Devolucin de compra o Devolucin de venta. Cuando se realiza la Interfase COI el sistema marca los registros cuya pliza ya fue generada, a fin de evitar que esos movimientos sean considerados al generar las plizas nuevamente. Esencial Por todo lo anterior, antes de ejecutar la Interfase se recomienda que realices un respaldo de todos los archivos de datos de Aspel-SAE y Aspel-COI respectivamente. Esto es muy importante ya que, si existe algn error en la solicitud de fechas u otros parmetros de emisin de las plizas o, si se pierde el disco donde se haba generado la pliza, o si se produce una falla en la energa elctrica al ejecutar el proceso, no se generara la pliza correctamente y los registros quedaran marcados como si ya se hubieran contabilizado. Si emites nuevamente la pliza sobre este archivo, los registros que quedaron sealados ya no sern tomados en cuenta y, por lo tanto, las cifras que arroje la pliza estarn equivocadas. Al tener un respaldo de datos puedes utilizar este archivo para ejecutar nuevamente el proceso, con los datos correctos. Ver: Respaldo de archivos Las plizas emitidas por este procedimiento deben ser ledas desde Aspel-COI con la opcin de Plizas modelo o consultndolas en Aspel-SAE desde la ventana de listado de plizas generadas por SAE . Desde Aspel-SAE podrs contabilizar los movimientos sin tener que acceder a Aspel-COI o bien tambin podrs desde Aspel-COI cargar el archivo de pliza generado en SAE para posteriormente contabilizar los datos. En el caso de tener activo el parmetro de Contabilizacin en lnea de Aspel-COI, se contabilizar de manera automtica; de lo contrario, habr que correr el proceso de Contabilizacin (para mayor informacin revisa el manual de dicho sistema). Temas relacionados Definicin Las conciliaciones Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza

Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI

Las conciliaciones En qu consiste Las conciliaciones que pueden realizarse para revisar el procedimiento son: Saldo total de Clientes arrojado por COI contra el saldo del Reporte de Cobranza General de Cuentas por Cobrar de SAE, emitido el da ltimo del mes. En caso de existir discrepancias se necesitar conciliar el reporte de SAE para Windows con el Auxiliar de cuenta de clientes generado por COI. Saldo total de la cuenta de Proveedores arrojado por COI contra el reporte de Pagos Generales de CxP de SAE Windows, generado para el ltimo da del mes. Si los saldos no son idnticos ser necesario confrontar el reporte de SAE Windows contra el de Auxiliar de la Cuenta de Proveedores de Aspel-COI. Saldo total de la cuenta de Almacn perteneciente a Aspel-COI contra el reporte de Existencias y costos (incluido en el catlogo de Inventarios y servicios de SAE para Windows), poniendo atencin en que el costeo solicitado para dicho reporte sea a "Costo Promedio". Esto puede aplicarse an si el mtodo de costeo del producto es U.E.P.S. o P.E.P.S, debido a que el sistema calcula continuamente el Costo promedio del artculo. Si existen diferencias entre los saldos, se puede emitir el reporte de Movimientos al Inventario de SAE para Windows y compararlo con el auxiliar de la cuenta de Almacn de COI. Saldo de la cuenta de ventas de COI contra el Reporte Resumen de Facturas del mdulo de Facturas y Vendedores de SAE. Nota Cuando un movimiento afecta a dos mdulos diferentes, el sistema lo marca como ya contabilizado al incluirlo en la pliza de uno de los mdulos y lo deja sin sealar en el otro, de tal forma que slo se le tome en cuenta en una de las p lizas. Esto ocurre con la interfase de los documentos de Facturas y Compras que se consideran en las plizas de Ventas y Compras respectivamente y no en las plizas de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Los parmetros de Redondeo de Montos y Redondeo de Costos afectan al proceso de emisin de plizas, pudiendo ser el motivo por el que no cuadren los saldos. Temas relacionados Definicin Consideraciones antes de trabajar la Interfase Donde se definen las cuentas contables Ventana del listado de plizas generadas en SAE Agregar pliza Ver documentos incluidos en la pliza Enviar pliza modelo por correo electrnico Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI

Administrador de reportes Acceso Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes Definicin Desde este Administrador de reportes, podrs crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensin QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias SQL. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional. Qu es un reporte en formato QR2 y FTO? Un reporte QR2 es aquel que obtiene informacin para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseador de reportes. Para estos formatos puedes usar sentencias SQL. Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir informacin usa campos, comandos o frmulas virtuales armadas especialmente para su uso en estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes de este formato se proporciona una Lista de comandos, campos y frmulas que podrs usar para disear dichos reportes. Por lo que dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegar. De manera general desde este administrador podrs: Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte. Aadir un reporte creado en formato FTO. Preparar el archivo para su envo a Internet. Enviar el reporte va e-mail. Manejo Aspel El sistema por omisin incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados Por grupos . Los grupos y los reportes incluidos, dependern del mdulo en el cual ests utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estar disponible desde cualquier mdulo, pero slo podrs consultar los reportes del mdulo correspondiente. La ventana es la siguiente:

Para ver la presentacin preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar el Filtro correspondiente para obtener informacin especfica, la informacin que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde est incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en grupo de reportes donde deseas incluirlo. Tipo de filtros por grupo de reportes Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el men Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes, ejemplo, los reportes de emisin de documentos.

Botones de esta ventana Botones Descripcin Con este botn podrs realizar lo siguiente: Dar de alta un nuevo reporte QR2 . Para esto se desplegar el diseador de reportes. Para mayor informacin consulta el archivo de ayuda del Diseador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opcin "Nuevo". Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO . Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual podrs fcil y rpidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso debes seleccionar la opcin "Archivo FTO". Nota : Para ambas opciones debers primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas aadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean aadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan. Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO) . Para este caso se desplegar una ventana de Windows para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para aadir un reporte son los siguientes: 1. Posicinate sobre el grupo de reportes en el cual deseas aadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisin. 2. Utiliza este botn, selecciona la opcin Agregar e indica la ruta del reporte a incluir.

2.

Nota Es importante que tomes en cuenta que no podrs aadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema o desde otro mdulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte ste se relaciona muy particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado. Con esta opcin podrs modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo ser el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrir con el diseador de reportes. Modificar reporte. Formato FTO Se abrir el reporte con la aplicacin asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y frmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botn Para mayor informacin consulta el Editor de formatos. Con este botn podrs eliminar el reporte previamente dado de alta o aadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte debers tomar en cuenta los siguientes puntos: El reporte se elimina del administrador de reportes y tambin se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre, es decir el archivo. Si por alguna razn eliminaste un reporte de los que por omisin proporciona el sistema, te recomendamos correr el proceso de "Reparacin" para nuevamente se instalen o recuperen los archivo de reportes borrados. Lo nico que tendrs que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se borrarn las entradas o referencias de los reportes creados o aadidos por ti, para este caso te recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows del archivo, para que posteriormente con la opcin Agregar un reporte los aadas nuevamente al administrador de reportes. Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegar el filtro del reporte para delimitar la informacin a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no especficas ningn dato en el filtro el reporte considerar todos los datos. Tipo de filtros Con este botn podrs imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar su Filtro correspondiente por si deseas especificar que slo cierta informacin se emita y posteriormente se desplegar la ventana de windows para configurar ciertas opciones para a impresin del reporte. Preparar el reporte para su envo y/o publicacin. El reporte podr ser enviado en PDF o HTML. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de las frmulas y campos que podrs utilizar para armar tus reportes fto (va formato) a la medida de tus necesidades. Edita tus formatos de reportes Esta opcin genera el reporte en formato PDF para su envo por Internet. Al seleccionar este botn, primero se desplegar el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generar el archivo PDF con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora. Nota:

Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentacin preliminar Agregar un reporte en formato FTO

Agregar un reporte en formato FTO Acceso Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes, botn , opcin Nuevo FTO.

Manejo Esta opcin te permitir crear un archivo de texto para disear con ayuda de los campos y frmulas del sistema un reporte con formato FTO. Los datos que debers definir son:

Aydate con la ventana de campos y frmulas del sistema para crear tus reportes, disponible la cual desde el Administrador de reportes con el botn . Para mayor informacin consulta: Editor de Formatos Mensajes que se despliegan desde esta ventana Mensaje Descripcin Favor de teclear el ttulo Para dar de alta el archivo de reporte, es necesario proporcionar el ttulo que lo identificar del reporte. dentro del administrador de reportes. Favor de teclear el nombre Para que se pueda dar de alta el archivo de reporte, debers proporcionar el nombre con el del archivo. que se guardar dicho archivo. Favor de teclear la ruta del Es necesario que indiques o selecciones la ruta donde se crear / guardar el archivo de archivo. reporte. Directorio no vlido. La ruta donde se crear el archivo de reporte FTO no existe, verifica mediante la ayuda del botn si la ruta seleccionada en el campo "Ruta" existe.

Temas relacionados Tipo de filtro por grupo de reportes Presentacin preliminar Administrador de reportes informacin general

Edita tus formatos de reportes Acceso Administracin de reportes, editar reporte o con el botn En qu consiste Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresin de tus documentos y reportes para as reportar la informacin de tu empresa satisfaciendo tus necesidades. Puedes imprimir estos formatos de 2 maneras: 1. EN LNEA: Dentro de los mdulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuacin se dispara la ventana de Emisin de documentos, dentro de la cual podrs definir el nmero de copias, nombre del formato (ya sea el sugerido por el sistema, o bien, el que t mismo hayas diseado o modificado), y la ruta donde se encuentra el mismo. Tambin dentro de esta ventana de emisin de documentos tendrs la opcin de editar un formato. 2. DESDE EL MEN REPORTES: Al elegir la opcin Emisin de documentos, se dispara una ventana, en la cual podrs elegir entre varias opciones de filtrado para la emisin, adems del nombre del formato y la ruta. Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminacin .FTO para poder ser utilizado. Ventajas de la edicin de formatos Con la ayuda de los campos podrs manejar toda la informacin del sistema y ordenarla segn tus necesidades; esto incluye tanto la informacin de totales y acumulados, como clculos predefinido por el programa. Los comandos estn en espaol, permitindote controlar: cmo se procesarn los datos, la impresin de campos o variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc. Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre estos procesadores est el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos se guarden con extensin .FTO. Cada mdulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos. Cada formato est conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una serie de tareas. Cada instruccin est constituida por el nombre del comando y su argumento o parmetros. El argumento puede contener: campos de impresin, rangos numricos, constantes, mscaras, variables de clculo, funciones especiales u operadores. El sistema requiere que en cada lnea se especifique un slo comando y su argumento. El archivo ser repasado lnea por lnea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. As mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato y no existan problemas de sintaxis y tengas que consultar el anexo de Mensajes de error . Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensin .FTO o modificndolo con otro nombre, para que no pierdas los formatos originales. Campos "Seleccin de un formato a editar" Campo Descripcin Nombre del Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde se encuentra. Puedes elegir archivo / Ruta cualquiera de los formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio de tu sistema, en el subdirectorio o carpeta Datos. Esencial Para poder acceder al Editor de formatos automticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicacin asociada, en este caso, algn editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Men Configuracin / Aplicaciones Asociadas . Ver: Estructura de cada formato de reporte Tabla de formatos

Tabla de formatos con los que cuenta el sistema Qu es Considera la siguiente tabla, que muestra los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar en cada mdulo, para adaptarlos a tus necesidades. Advierte que algunos de ellos son especficos para la impresin en Lser o en impresoras de matriz, dentro de los cuales algunos estn diseados para imprimir en las Formas de impresin Aspel (que conocers despus de esta tabla). Refirete a la ayuda para informacin ms completa de los formatos para operaciones en multimoneda, as como los formatos con procesos "batch" (es decir, que se procesan en etapas). Clientes y CXC Proveedores y CXP Facturas y Vendedores Inventarios Compras

Estructura de cada formato de reporte Qu es En general, todos los formatos se dividen en las siguientes secciones: Seccin 1. Parmetros reporte 2. Encabezados Funcin del Le indica al sistema las caractersticas generales que tendr el reporte, como son: nmero de caracteres que se imprimirn, tipo de letra, definicin de la mscara que utilizarn las cantidades numricas, font a utilizar, dispositivo de salida del formato, etc. Define las cualidades del encabezado que lleva el reporte, como la lnea divisoria, los textos, los espacios entre stos y las lneas, etc.

3. Contenido del reporte Define los campos que mostrar el reporte, es decir, los valores a emitir, con los clculos y/o partidas y ciclos que se quieran aadir y las especificaciones o textos complementarios que acompaen a dichas cantidades. 4. Totales Indica la seccin de totales del reporte, mostrando las cantidades correspondientes y las anotaciones finales que se quieran incluir, como una firma, una raya, etc.

Manejo Cada comando que utiliza el Editor, opera en alguna de estas secciones. Cuando se explica cada comando, se indica en qu seccin debe ubicarse. El siguiente es un formato ejemplo que muestra estas secciones.

Ver: Consulta la lista de campos para formatos

Consulta la lista de campos para formatos Acceso Desde el Administrador de reportes, botn / Lista de campos del Editor.

Qu es Los campos son la informacin detallada contenida en tus catlogos. Ejemplo de campos son: Nombre de la empresa, Nombre del cliente / proveedor, Telfono del proveedor, No. de documento, Observaciones del mismo, Saldo de los documentos en X periodo, etc. Estos campos t los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de formatos. Cada uno de los campos tiene un nmero entre corchetes, como por ejemplo, el campo "Importe del documento", al que le corresponde el nmero <33>. Todos los campos tienen una longitud, la cual debers considerar para que al imprimir tu reporte ste no se salga de la hoja y puedas incluir en el mismo la mayor cantidad posible de informacin y no la encime. Campos Cada mdulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos numricos y alfanumricos que puedes utilizar en tus reportes; todos los dems campos contienen datos especficos de catlogos y funciones. La lista de campos est dividida de acuerdo a los mdulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consultarla de manera dinmica. Facturacin Compras Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar Inventarios Tema relacionado Lista de comandos y frmulas para formatos

Lista de comandos y frmulas para formatos Acceso Dentro de cualquier mdulo, men Reportes, opcin Administracin de reportes, con el botn

Qu es El Editor de formatos te permite utilizar diferentes comandos y frmulas para la edicin de tus formatos de reportes, los cuales son instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los reportes. Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que ejecuten una operacin. La tabla que se presenta es una gua de apoyo en orden alfabtico, conteniendo los comandos que se utilizan en diversos sistemas de la lnea Aspel, y que puedes consultar al mismo tiempo que modificas un formato de reportes, gracias a las ventajas del ambiente Windows. Para editar el reporte utiliza la opcin "Editar reporte" disponible desde el men flotante seleccionando el reporte FTO a editar. El editor de formatos que se describe en esta ayuda, es en forma genrica para todos los sistemas de la lnea Aspel, pero algunos comandos son especficos para un determinado sistema. Comandos Frmulas

Mensajes de error del editor Qu son Los mensajes de error sirven para orientarte cuando ests ejecutando un formato y ste no se pueda llevar a cabo exitosamente. Generalmente el mensaje indica la lnea del formato con el problema, lo que har ms fcil que lo identifiques y corrijas. A continuacin te presentamos los mensajes de error ms importantes, en orden alfabtico: Mensaje de error Aparece

Archivos inexistentes Este mensaje aparece precedido por el aviso: "No se puede acceder el archivo: (Nombre del para cambio de archivo); <ENTER>" y se despliega generalmente cuando especificas una fecha inexistente a periodo. travs del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificacin del directorio de datos. Asignacin invlida, o Cadena Invlida Este error se refiere a los comandos que llevan una cadena de caracteres. Ocurre cuando en el comando (ASIGNA principalmente) especificas para un campo de fecha, una cifra o una cadena de caracteres delimitada por comillas. Ocurrir tambin si defines un caracter para un campo que requiere un nmero o viceversa. Aparece igualmente cuando haces una asignacin sobre un campo reservado, es decir, cuando tratas de ejecutar un comando ASIGNA sobre alguno de los campos que ya estn definidos dentro del editor y que se muestran al oprimir la tecla F3 . Tienes hasta un campo lmite para definir variables de usuario. Este nmero de campo vara de acuerdo al sistema o mdulo de que se trate (en el caso de SAE ). Si dentro de un formato especificas un nmero de campo mayor al especificado, el sistema te enviar este mensaje. Aparece cuando solicitas al sistema algo como: ESCRIBE 1, <002> para que despliegue el contenido de una variable alfanumrica que no ha sido definida con el comando DATO, ni se le ha especificado ningn "Texto". El mensaje aparecer cuando definas un comando ESCRIBE o TRADUCE y en el parmetro correspondiente al nmero de columna especifiques un nmero que no sea entero. Cuando las tres primeras letras de una lnea no corresponden a ningn comando conocido por el sistema o cuando al escribir el comando cometiste un error de sintaxis. Rectifica que el comando est escrito correctamente y vuelve a ejecutar el formato. sin Definiste un inicio de encabezado, pero no le indicaste al sistema hasta dnde termina ste. Recuerda que cada instruccin DEFINE debe llevar su correspondiente FENCABEZADOS.

Campo invlido.

Campo no definido.

Columna invlida. Comando invlido.

DEFINE FENCABEZADOS.

El campo a capturar, Si especificas una variable alfanumrica a travs del comando DATO y le defines una longitud no puede ser mayor a superior a 255 caracteres. Por ejemplo: DATO <002>, 256, "Texto". NOTA: En los sistemas NOI 255 caracteres. y SAE la longitud mxima es de 250 caracteres. El campo no puede ser Si solicitas al sistema que redondee campos alfanumricos o campos de fecha. Por razones redondeado. lgicas el sistema slo puede redondear campos puramente numricos. Rectifica que el campo sea numrico. Esperaba ' , '. Aparece en los comandos que requieren ms de un parmetro para funcionar y uno de ellos no se ha definido. Aparece tambin cuando has especificado dos o ms parmetros de un comando y entre cada uno de ellos no has anotado una coma. Verifica la lnea que te indica el sistema y corrige la omisin. Indica que dentro de la lnea especificada, olvidaste cerrar las comillas cuando hiciste referencia a un texto.

Esperaba comilla.

Esperaba (E)spaol o Cuando utilizas el comando TRADUCE y anotas una letra distinta a (E)spaol o (I)ngls, para el (I)ngls idioma a utilizar (E o I ). Esperaba nmero Aparecer si especificas un nmero que no sea entero o de ms de un dgito al utilizar el entero en el rango de 1 comando TIPO. a 6.

Esperaba un carcter. Esperaba una fecha

Al comando RAYA se le puede especificar nicamente un caracter de repeticin; por lo tanto, este mensaje aparecer si especificas algo como: RAYA 15, 10, "SI". Aparece si especificas una fecha inexistente a travs del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificacin del directorio de datos. Se despliega en el sistema CAJA . Si ests trabajando con COI , el mensaje aparecer cuando se trate de definir una fecha directamente, sin emplear un campo numrico.

Exceso de anidados. Exceso anidados. de

ciclos Este mensaje aparece cuando especificas ms de 8 ciclos anidados a lo largo del formato. SI's La aparicin de este mensaje depende de la capacidad de memoria de tu mquina. Cuando se presente es recomendable que sustituyas alguno de los comandos SI por la funcin especial @SI. Este mensaje lo enva el sistema por varios motivos. El ms comn, es por un error en la sintaxis dentro del comando. Por ejemplo: SI "047" = 1 en lugar de SI <047> = 1. Revisa que la sintaxis y el uso de comillas o < > sean correctos. Otra causa comn es que abras ms parntesis de los que cierras. Aparece cuando utilizas el comando ABRE especificando al menos un caracter y no una fecha. Recuerda que el formato de fecha es Da/Mes/Ao con dos caracteres para cada rubro. Sucede cuando el sistema encuentra un comando INICIA y no encuentra su correspondiente TERMINA o viceversa. Rectifica que cada ciclo especificado tenga definidos ambos parmetros. Indica que especificaste en un comando MASCARA un caracter diferente a #, comas o punto. Aparece generalmente cuando el sistema no encuentra memoria suficiente para ejecutar el proceso y se puede deber a las siguientes causas: 1) Que tengas activo en memoria un programa residente; 2) Que otro sistema haya dejado corrupta la memoria, lo que impedir al sistema trabajar correctamente. Lo ms recomendable es reinicializar tu computadora.

Expresin invlida.

Fecha invlida. INICIA-TERMINA incompletos. Mascarilla invlida. Memoria insuficiente.

No puede haber ms de Este mensaje es del sistema NOI . Este sistema permite anidar un INICIA PD dentro de un un INICIA PD anidado. INICIA TB o viceversa, pero no pueden anidarse dos de un mismo tipo. Ingresa al formato y rectifica los ciclos que ests solicitando. No puede haber ms de Este mensaje aparece en el sistema NOI . Dicho sistema permite el anidamiento de un INICIA un INICIA TB anidado. PD dentro de un INICIA TB o viceversa, pero no permitir que se aniden dos INICIA del mismo tipo, ni tampoco un tercer anidamiento. Parntesis desbalanceados. Sucede cuando en una lnea del formato cierras un nmero mayor de parntesis de los que hayas abierto.

Se esperaba nmero Aparece cuando en alguno de los siguientes comandos especificas un nmero que no es sin decimales. entero: SALTA, RAYA, CARACTERES. Sucede cuando haces una especificacin con decimales en cualquiera de los comandos que requieran el parmetro de Nmero de columna. Se esperaba '>'. Se esperaba '<'. Indica que al utilizar un comando ASIGNA, en el nmero del campo o variable especificaste algo como: ASIGNA <115 y debes cerrar el pico parntesis as: ASIGNA <115>. El mensaje aparecer cuando dentro de un comando ASIGNA especifiques el nmero de la variable definida por el usuario de manera incompleta. Por ejemplo ASIGNA 115>. Debe decir ASIGNA <115>. El mensaje se despliega cuando se defini un comando SI y no se especific el final de la condicional con un SIFIN. Aparece tambin cuando el sistema encuentra un SIFIN, sin un SI que le anteceda.

SI-SIF incompletos.

Slo puede definirse El sistema te indica que entre las instrucciones DEFINE y FENCABEZADOS se pretende definir un solo encabezado. otro comando DEFINE. No es posible que un encabezado se anide dentro de otra definicin de encabezado. Texto para captura Aparece cuando al utilizar el comando DATO, el tercer parmetro (que corresponde al "Texto") demasiado grande. es superior a 45 caracteres. En NOI la longitud del tercer parmetro no podr ser mayor a 28 caracteres.

Uso de ENCABEZADOS El comando ENCABEZADOS slo puede ser utilizado una vez que definas el contenido del no definido. mismo a travs de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS.

Definicin de ciclos Qu son Cada sistema tiene predefinidos sus propios ciclos de lectura / operacin, permitiendo que los registros se vayan leyendo y utilizando de acuerdo a diferentes campos o rubros. Por ejemplo, puedes acceder los archivos de acuerdo al orden que sigue tu clave, nmero de cuenta, etc., y ejecutar cierta operacin para los registros que indiques. En algunos sistemas no hay restricciones en cuanto al uso de los ciclos dentro de los formatos, mientras que en otros debes tener cuidado con su definicin. Un problema que se puede presentar cuando usas mal un ciclo "general", es que el sistema empiece a imprimir la misma informacin una y otra vez hasta que se apague la impresora. Esto se debe a que el sistema ya tiene definido internamente un ciclo, de manera que la inclusin de otro, impide que pueda recorrer adecuadamente el archivo de datos. A diferencia de los comandos que slo necesitan las tres primeras letras para ser identificados, el sistema slo reconoce a los ciclos con el nombre completo. Para definir un ciclo necesitas los comandos: Inicia y Termina, explicados en el apartado anterior de Comandos. A continuacin se explican los diferentes ciclos para cada sistema Aspel. Ciclos de Aspel-SAE

Tipo de filtros por grupo de reportes Acceso Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes Manejo Como se mencion en el tema Administrador de reportes informacin general, el tipo de informacin solicitada en cada uno de los filtros para obtener informacin especfica, vara dependiendo del tipo o grupo de reporte en el cual fueron creados. A continuacin se en listan los diferentes grupos en los cuales se clasifican o se ordenan los reportes dentro del administrador de reportes. Para obtener informacin especfica del filtro selecciona la liga que lleva a su descripcin detallada. Se denomina grupo de reportes, al reporte en el cual se organizan o se agrupan varios reportes de un mismo tipo.

Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se pueden manejar cualquiera de estos formato incluso los dos, slo debers tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo tambin varan dependiendo del formato. A continuacin se en listan los diferentes grupos de reportes que se manejan por mdulo. Grupos para el administrador de reportes para los reportes QR2 Catlogo de proveedores Catlogo de proveedores Estado de cuenta general Reporte de cuenta general detallado Resumen de movimientos Catlogo de clientes Clientes por Campaas

Catlogo de clientes Estado de cuenta detallado Estado de cuenta general Pagos por Internet Resumen de movimientos Catlogo de inventarios Compras por proveedor Detalle de movimientos al inventario Histrico de nmeros de serie Inventarios y servicios Kits Multialmacn Nmeros de serie Pedimento y lote Resumen de movimientos Ventas por cliente Ventas por vendedor Catlogo de facturas Catlogo de polticas de oferta Catlogo de vendedores Comprobantes fiscales Cotizaciones Cotizaciones detallado Devoluciones Devoluciones detallado Facturas Facturas detallado Pagos por Internet Pedidos Pedidos detallado Productos devueltos/pendientes Remisiones Remisiones detallado Ventas por cliente Catlogo de compras Compras por proveedor Devoluciones (compras) Devoluciones detallado rdenes rdenes detallado Productos devueltos Recepciones Recepciones detallado Independientemente en el grupo en el que ests, los reportes de formatos (FTO) desplegarn un mismo filtro (Emisin de documentos), la informacin solicitada en el filtro slo varia dependiendo del catlogo del que se trate. Emisin de documentos en facturas Emisin de documentos en inventarios Emisin de documentos en compras Emisin de documentos en proveedores Emisin de documentos en clientes

Temas relacionados Administrador de reportes informacin general

Corte anual Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Corte anual Elige la opcin que deseas. Qu es La finalidad de esta opcin es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e inventarios. ARCHIVO AL REALIZAR EL CORTE ANUAL:

Proveedores Al ejecutar el corte anual los campos de acumulados anuales de compras y ventas se inicializan a cero. Clientes Inventarios Inicializan a cero los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad.

Traduccin de archivos Acceso Ventana principal, men Utileras, Traduccin, opcin Traduccin de archivos Manejo Las traducciones trabajarn de la siguiente forma: Este proceso te permite convertir los datos que manejabas en las versiones de Aspel-SAE 2.0 en adelante, para hacerlas compatibles con este nuevo sistema (versin 4.6). El formato que se maneje en la base de datos origen es el que se respetar al momento de la traduccin a la base de datos destino, si existieran tablas en varios formatos primero debers uniformar la base de datos a traducir tablas en BDE permanecern en directorio o alias Origen , las tablas que no existan se crearn en el mismo formato de la base de datos que se est traduciendo. Recuerda que el formato por omisin es PARADOX. Ver: Respaldo de archivos

El subdirectorio origen no podr ser el mismo que el subdirectorio destino por cuestin de seguridad. Despus de traducir, es recomendable verificar que la informacin de Aspel-SAE 4.X (4.0, 4.5 y 4.6) sea la correcta, en caso contrario deber revisarse la informacin antes traducida y volver a realizar el proceso. Cuando termine el proceso, el sistema mediante un mensaje preguntar para el caso en la que los datos traducidos no se hayan colocado en la ruta actual de trabajo, lo siguiente:

N OTAS IMPORTANTES

Te recomendamos que generes un Respaldo de tu informacin antes de traducir tus datos a la nueva versin, al igual que Recuperar y regenerar los ndices de toda tu informacin desde la versin anterior a la 4.0, es decir, de la cual se tomarn los datos para la nueva versin. Esto ordenar los datos, ya que de otra manera no podrn ser ledos desde la nueva versin de Aspel-SAE. Es muy importante y recomendable que verifiques o en su caso Recuperes todos los archivos que pienses traducir, ya que si se encuentra algn registro daado no podr ser traducido, y al abrir el catlogo se puede presentar mensajes de error de archivo. Si la base de datos que se va a traducir no usa el parmetro multialmacn, verifica que dicho Parmetro est desactivado en la nueva versin antes de realizar este proceso (Traduccin de archivos). En versiones anteriores a la 2.5 de Aspel-SAE slo se contemplaba el uso de dos impuestos, tradicionalmente IEPS e IVA; desde la versin 3.0 se utiliza un Catlogo de esquema de impuestos para poder cubrir los requerimientos de la nueva ley de impuestos, ya que se debe contemplar el manejo del impuesto Estatal y el Impuesto sobre la Venta de Bienes y Servicios Suntuarios (IVBSS). Al realizar la traduccin de archivos el sistema asignar automticamente para cada uno de los artculos, un esquema de impuesto; el esquema ser el que coincida con los porcentajes de impuesto definidos para cada artculo en la versin anterior. Si el artculo tuviera un porcentaje de IEPS y/o IVA diferente a los registrados en los esquemas de Aspel-SAE 3.0 en adelante, se crear un nuevo esquema con estos porcentajes y ser asignado al producto. Si manejabas en versiones anteriores a la 3.0 el I.V.B.S.S dentro del I.V.A. (calculando un 20% en vez de un 15%); al final de la Traduccin de Archivos el sistema te permitir realizar la Divisin de estos impuestos , ya que en esta versin se puede acumular cada impuesto por separado. Te recomendamos, que al momento de actualizar sus tablas de datos (para las bases de datos con estructura cliente/servidor SQL, DB2 y Oracle) dentro de los procesos de instalacin automtica, avanzado y exportacin deshabilitar el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" instalado en la ruta donde fue instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR , esto para el mejor funcionamiento y actualizacin de informacin al momento de utilizar el control de archivos y de traduccin de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores tambin es recomendable habilitar de nuevo el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE , pues este agiliza las consultas hacia las tablas. Campos Campo Directorio fuente Directorio anterior Directorio destino Descripcin Datos Indica la ruta donde se localizan los datos que vas a traducir. SAE Indica la ruta de instalacin del sistema Aspel-SAE del cual se tomarn los datos que vas a traducir. Datos Indica la ruta donde se registrarn los datos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el botn Aceptar.

Problema y solucin Problema Solucin

No puedo traducir desde Aspel-SAE Contacta de inmediato con tu distribuidor o directamente a nuestro 4.5 o 4.6 mi base de datos de Aspel- departamento de Soporte Tcnico para adquirir la herramienta necesaria para la SAE 1.X y DOS 5.X traduccin. El sistema te presentar un mensaje Este mensaje se presenta debido a que el sistema esta detectando que ya se de aviso de que no se volver a realiz una traduccin de archivos y no es necesario volver a traducirlos ya que traducir los archivos esta completa la tabla de datos para poder trabajar. Temas relacionados Traduccin Perfiles de usuario Parmetros de empresa

Traduccin de impuestos

Parmetros de la empresa Acceso Ventana principal, men Utileras, Traduccin, opcin Parmetros de empresa. Qu hace El proceso de traduccin en la versin 4.6 te permitir incluir o trasladar los parmetros definidos en la versin anterior (2x o 3.0), a la nueva versin. Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un respaldo de los archivos de configuracin de la empresa anterior. Campos Campo Versin del sistema Descripcin Selecciona la versin de la que se realizar la traduccin

Ruta de instalacin de la Campo informativo . Muestra la ruta de trabajo, ruta donde se depositarn los archivos nueva versin (4.6). traducidos. Archivo origen Seleccin origen de la Indica la ruta donde se tomar el archivo Empresaw.sae de la versin a traducir. empresa De las empresas que se enlisten, selecciona aquella en la que se tomarn los datos para la traduccin. Para correr este proceso oprime el botn Aceptar.

Temas relacionados Traduccin de archivos Parmetros de empresa Traduccin parmetros de la empresa con multimoneda

Parmetros de empresa con multimoneda Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Traduccin, Parmetros de empresa. Qu hace Este proceso actualizar los parmetros de configuracin de la empresa actual. Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un Respaldo de archivos de configuracin de la empresa. Campos Campo Archivo destino Seleccin de empresa origen Descripcin Indica la ruta donde se registrarn los archivos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el botn Aceptar. la De las empresas que se enlisten selecciona a la cual se traducirn los parmetros para esta versin, para correr este proceso oprime el botn Aceptar.

Traduccin Perfiles de usuario Acceso Ventana principal, men Utileras, Traduccin, opcin Perfiles de usuario. Qu hace Este proceso te permite convertir el archivo de perfiles de usuario de Aspel-SAE generado en las versiones anteriores para hacerlo compatible con esta nueva versin del sistema. Campos de esta ventana Campo Ruta donde est instalado tu SAE anterior. Descripcin Selecciona la versin (Aspel-SAE 3.0, 2.6, 2.5 2.0) de la cual traducirs el archivo de perfiles de usuario para poder trabajar con esa informacin en tu versin de Aspel-SAE 4.6.

Directorio Aspel- SAE Anota la ruta donde se localiza la instalacin de tu Aspel-SAE anterior, y del cual tomars los fuente. datos a traducir. Direccin SAE destino Campo informativo. Muestra. La ruta donde se depositarn los datos ya traducidos, este dato se toma de lo configurado en el Mdulo de configuracin . Para esto, primero debers configurar la ruta del directorio de trabajo para esta versin. Para iniciar el proceso oprime el botn Aceptar. Manejo Cuando se inicie el proceso de traduccin, el sistema verifica que existan usuarios dados de alta en la versin anterior si existen, se desplegar una ventana para indicar ciertas propiedades o criterios a considerar en la traduccin.

Por cada usuario dado de alta en la versin anterior debers, indicar alguno de los siguiente criterios:

Crear como usuario nuevo. Al indicar este criterio, le ests indicando al sistema que incorpore este usuario para su uso en la nueva versin. Para este caso por cada usuario se desplegar la ventana de Alta de usuarios para indicar datos importantes y algunos necesarios para su alta, como puede ser, correo electrnico, clave de alta, etc.

Esta ventana se desplegar por cada usuario del cual se est realizando una traduccin. Posteriormente desde el mdulo de perfiles podrs modificar loa datos generales del usuario. No traducir este usuario . Si seleccionas esta opcin, al momento de realizar este proceso este usuario no se considerar para dicho proceso, es decir, le estars indicando al sistema que no deseas realizar la traduccin de este usuario para su uso en esta versin. Ahora bien, si slo deseas Conservar y/ traducir los perfiles definidos , indica por cada usuario creado desde la versin anterior, un usuario creado en la versin 4.6 de Aspel-SAE. De tal forma que el usuario dado de alta desde esta versin (4.6 adopte un perfil previamente definido desde una versin anterior. Para esto, primero debers Dar de alta los usuarios que trabajarn con esta versin del sistema, para posteriormente realizar este proceso de traduccin. El sistema mandar un mensaje de confirmacin para el cambio de perfil:

Observaciones

El subdirectorio fuente no podr ser el mismo que el subdirectorio destino por cuestin de seguridad. Despus de traducir, es recomendable verificar que la informacin de Aspel-SAE sea la correcta, en caso contrario deber revisarse la informacin antes de traducir y volver a realizar el proceso. Este proceso traducir todos los perfiles definidos para el usuario, pero, para aquellos procesos nuevos, es decir, incorporados en esta versin, se visualizar el criterio definido por omisin para dichos procesos; por lo que te recomendamos que una vez finalizado este proceso de traduccin, revises los criterios o derechos asignados a estos procesos, dependiendo del perfil del usuario. Perfiles de usuarios Podrs realizar nuevamente este proceso sin que esto afecte la informacin de los usuarios que ya tengas dados de alta en el mdulo de perfiles del usuario. Temas relacionados Traduccin de archivos Parmetros de empresa

Control de archivos Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos. Proceso Recurre al mantenimiento de archivos cuando por algn problema ocurra una interrupcin elctrica abrupta en tu computadora o sta reciba algn dao y el sistema seale alguna anomala con ellos o adviertas que la informacin de tus catlogos no aparece o se encuentra desordenada. Este proceso te ayudar a saber en qu condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo algn dao considerable en alguno de tus archivos y si puedes recuperarlos y en qu porcentaje. NOTA: Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos, genera un respaldo de tu informacin. Ventana de Control de archivos Es esencial que conozcas el contenido de esta ventana:

Procesos que puedes ejecutar: Si seleccionas un archivo de datos podrs ejecutar los procesos de: Diagnstico Compactacin Recuperacin Creacin Avanzado Conversin Si seleccionas un archivo de ndice slo podrs ejecutar: Regeneracin Si eliges un archivo de Observaciones, podrs ejecutar: Creacin En cualquier caso podrs ejecutar el proceso de: Instalacin automtica Esencial

Si no generaste la base de datos, podrs hacerlo con la Instalacin Automtica , que crea los archivos que no existen en la base de datos (si existe un archivo con datos, la Instalacin no los borrar). Notas Importantes Se recomienda al usuario de la versin de Aspel-SAE: Que si su base est en un formato con estructura clientes/servidor (SQL, DB2 y Oracle), al momento de actualizar sus tablas de datos mediante los procesos de Instalacin automtica, Avanzado y Exportacin, deshabilitar el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" ubicado en la ruta donde fue instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR, esto para mejorar el funcionamiento y actualizacin de informacin al momento de utilizar el Control de archivos y la Traduccin de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores tambin es recomendable habilitar de nuevo el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE , pues ste agiliza las consultas hacia las tablas. Base de datos abiertas Se implement una nueva funcionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en funcin a las necesidades de uso e incremento de la informacin. Con esto nos referimos a que cuando en Aspel-SAE se ubique el cursor en cualquiera de las tablas (por ejemplo:facturas, compras, movimientos al inventario, etc) dicha tabla pudiera ampliar su tamao o capacidad de almacenamiento ya que ahora con slo ubicar el cursor en alguno de los archivos listados SAE realizar la revisin y re-estructuracin de la tabla en mantenimiento para definir un block size mayor (este parmetro est disponible en el Driver de Paradox) en caso de que se est llegando al 80% del tamao en bytes para la tabla. El parmetro que proporciona esta capacidad de almacenamiento es: BLOCK SIZE. Tamao de bloque de disco usado para almacenar los registros en las tablas de PARADOX, en mltiplos de 1024 bytes. Las configuraciones vlidas dependen del formato de la tabla: [1] Level 5 y 7 1024, 2048, 4096, 16384, y 32768 Level 3 y 4 1024, 2048, y 4096 Default: 2048 Temas relacionados Diagnstico de archivos Verifica tus archivos Recuperacin de archivos Compactacin Creacin de archivos Regenera los ndices Instalacin automtica Avanzado Conversin

Cmo se forma tu base de datos La base de datos que instala el sistema por omisin, se encuentra en formato PARADOX. La informacin que el sistema genera se almacena en "tablas" dentro de la computadora en la unidad de disco que elijas desde el momento en que instalas tu base de datos. Se crean dos tipos de archivos: de datos (terminacin ".DB") y de ndice (terminacin "PX,XG0 y YG0"), donde: Archivos con extensin Descripcin DB PX XG0 / YG0 Los archivos de datos contienen los registros tal y como los capturaste. ndice de datos primarios. ndices de control secundarios.

Los ndices contienen informacin de la organizacin de tus registros dentro del archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada. Observaciones Es importante que cuando realices el respaldo de algn archivo consideres tanto los archivos de datos como los de ndice, ya que de lo contrario estaras respaldando incompleta la informacin. Esencial Es muy importante que el lugar donde se archiven tus datos siempre sea el mismo para cada empresa (la misma ruta en el mismo disco o dispositivo de guardado). Tu sistema numera y registra automticamente algunos documentos por lo que, si guardas informacin en diferentes directorios y luego intentas unirlos, ya no ser posible.

Archivos que genera Aspel-SAE Archivos consultados desde la ventana de control de archivos: Archivo de Datos Contiene CLIE01.DB Datos del Catlogo de Clientes (ndice de clientes) (ndice mscara de clientes) OCLI01. DB FACT01.DB Observaciones del catlogo de Clientes Datos del Catlogo de Facturas (ndice de facturacin) (ndice documentos por cliente) (ndice fechas de factura) OFAC01. DB AFACT01.DB POLI01.DB VEND01.DB CUEN01. DB OCXC01.DB FOLCXC01.DB CONC01.DB PAGA01. DB OCXP01.DB FOLCX01.DB CONP01. DB INVE01. DB Observaciones del catlogo de Facturas Acumulados de ventas Catlogo de polticas de venta Catlogo de Vendedores (ndice de vendedores) Catlogo de Cuentas por cobrar (ndice de cuentas por cobrar) Folios de cuentas por cobrar OFAC01. PX AFACT01.PX POLI01.PX VEND01.PX, VEND01.X02, VEND01.Y02, CUEN01.PX, CUEN01.XG0, CUEN01.YG0, FACT01.PX,FACT01.XG, FACT01.YG0 FCLI01.XG1, FCLI01.YG1 FACF01.XG2, FACF01.YG2 FACT01.XG0, ndice(s) que le corresponde(n) CLIE01.PX CLIE01.X02, CLIE01.Y02 CLIM01. PX OCLI01.PX

Observaciones del catlogo de Cuentas por cobrar OCXC01.PX FOLCXC01. PX Datos del Catlogo de Conceptos de Cuentas por CONC01.PX cobrar Datos del Catlogo de Cuentas por pagar (ndice de cuentas por pagar) Observaciones del catlogo de Cuentas por pagar Folios de cuentas por pagar (ndice de folios de cuentas por pagar) PAGA01.PX, PAGA01.XG0, PAGA01.YG0 FOLCX01.PX, FOLCX01.XG0, FOLCX01.YG0

Datos del Catlogo de Conceptos de Cuentas por CONP01.PX pagar Datos del Catlogo de Inventarios y Servicios (ndice de inventarios) (ndice mscara de productos) (ndice de productos con clave alterna) INVE01.PX, INVE01.X02, INVE01.Y02, INVM01.PX INVE201. Y02

OINV01. DB MULT01. DB

Observaciones del catlogo de Inventarios Datos del Catlogo de Multialmacn (ndice de multialmacn) (2do. ndice de multialmacn)

OINV01.PX MULT01.XG0, MULT01.XG1, MULT01.YG0, MULT01.YG1, MULT01.PX

CLIN01. DB

Datos del catlogo de Lneas de inventarios

CLIN01.PX

LTPD01. DB OLTPD01. DB KITS01. DB MINV01. DB OMIN. 01 DB CONM01. DB PROV01. DB

Datos del Catlogo de Lotes y Pedimentos (Indice de Lotes y Pedimentos) Datos del Catlogo de Kits (Indice de Kits) Datos del Catlogo de Movimientos al Inventario (Indice de movs. a inventarios)

LPTD01.PX, LPTD01.XG0, LPTD01.YGO

Observaciones del catlogo de Lotes y Pedimentos OLTPD01.PX KITS01.PX, KITS01.XG0, KITS01.YG0 MINV01.PX, MINV01.XG0, MINV01.YG0

Observaciones del catlogo de Movimientos al OMIN01.PX inventario Datos del Catlogo de Conceptos de Movs. al CONM01.PX Inventario Datos del Catlogo de Proveedores. (ndice de proveedores) (ndice mscara de proveedores) PROV01.PX, PROV01.X02, PROV01.Y02 PROM01.PX OPRV01.PX COMP01.PX, COMP01.XG0, COMP01.XG1, COMP01.XG2, CPRO01.YG0, CPRO01.YG1, COMP01.YG2 OCOM01. PX ACOMP01. PX MONED01.PX IMPU01.PX CTAESQ01.PX BITA01.PX BITA01.XG1 BITA01.XG2, BITA201.YG0, BITA201.YG1,

OPRV01. DB COMP01. DB

Observaciones del catlogo de Proveedores Datos del Catlogo de Compras (ndice de compras) (ndice documentos por proveedor) (ndice fechas de compra)

OCOM01. DB ACOMP01. DB MONED01. DB IMPU01. DB CTAESQ01.DB BITA01.DB

Observaciones del catlogo de Compras Datos de Acumulados de Compras Datos del Catlogo de Monedas Esquema de Impuestos Cuentas contables del esquema Bitcora de movimientos (ndice de la bitcora) (Segundo ndice de la bitcora)

ACTCAT01.DB RESCAT01.DB CAMP01.DB GUICAM01.DB EDOCAM01.DB

Catlogo de actividades (ndice del catlogo de actividades) Catlogo de resultados (ndice del catlogo de resultados Catlogo de campaas (ndice del catlogo de campaas Catlogo de guas de campaas (ndice del catlogo de guas de campaas

ACTCAT01.PX ACTCAT01.XG1 ACTCAT01.XG2, RESCAT01.PX RESCAT01.XG1 RESCAT01.XG2, CAMP01.PX CAMP01.XG1 CAMP01.XG2, GUICAM01.PX GUICAM01.XG1 GUICAM01.XG2,

Catlogo de actividades por campaas EDOCAM01.PX (ndice del catlogo de actividades por campaas EDOCAM01.XG1 EDOCAM01.XG2, Catlogo de descripcin de actividades DESEDO01.PX (ndice del Catlogo de descripcin de actividades DESEDO01.XG1 DESEDO01.XG2,

DESEDO01.DB

EDCLCA.01

Actividades de clientes por campaas EDCLCA.PX (ndice de Actividades de clientes por campaas EDCLCA.XG1 EDCLCA.XG2, Informacin del cliente (ndice de informacin del cliente Informacin de zonas (ndice de informacin de zonas Interfaz COI (ndice de la interfaz COI Tallas (ndice de tallas Colores (ndice de clores Configuracin de lneas (ndice de la interfaz COI INFCL01.PX INFCL01.XG1 INFCL01.XG2, ZONA01.PX ZONA01.XG1 ZONA01.XG2, INTCOI01.PX INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2, TALLA01.PX TALLA01.XG1 TALLA01.XG2, INTCOI01.PX INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2, CFGLIN01.PX CFGLIN01.XG1 CFGLIN01.XG2, HNUMSER01.PX HNUMSERA01.XG1 HNUMSERA01.XG2, HNUMSERB01.XG1 HNUMSERB01.XG2, NUMSER01.PX, NUMSER01.XG0 NUMSER01.XG1, NUMSER01.YG0, CNSEST01.PX CONTAC01.PX LNKOLKC01.PX CONTAP01.PX LNKOLKP01.PX CITAS01.PX PERIODOS01.PX

INFCL01.DB ZONA01.DB INTCOI01.DV TALLA01.DB COLOR01.DB CFGLIN01.DB

HNUMSER01.DB Histrico de nmeros de serie (ndice uno (ndice dos NUMSER01. DB CNSEST01.DB CONTAC01.DB LNKOLKC01.DB CONTAP01.DB LNKOLKP01.DB CITAS01.DB CLIECDF01.DB Datos del Catlogo de nmeros de serie (Indice de Nmeros de serie) Consulta de estadsticas Contactos de los clientes Contactos en Outlook para clientes Contactos de los proveedores Contactos en Outlook para proveedores Catlogo de citas

PERIODOS01.DB Tabla de perodos

Catlogo de clientes de comprobantes fiscales CLIECDF01.PX, CLIECDF01.XG0 digitales CLIECDF01.XG1, CLIECDF01.YG0, (Indice de clientes CFD) Condiciones de movimientos al inventario Condiciones de facturas y compras COND01.PX CONDFC01.PX CONDBITA01.PX CONDCRM01.PX

COND01.DV CONDFC01.DB

CONDBITA01.DB Condiciones de la bitcora CONDCRM01.DB Condiciones del administrador de clientes

Esencial Las ltimas dos cifras del nombre del archivo, indican el nmero de empresa a la que pertenece la informacin; en estos casos, se trata de la empresa No. 1, ejemplo: CLIE01 .PX, FACT01 .DB. Manejo Es importante que conozcas la existencia de estos archivos porque, si se daan, debers recuperarlos o reiniciar la captura de tu informacin desde el momento en que sta se perdi. Base de datos abierta

Los nombres de los archivos de datos y sus respectivas extensiones varan dependiendo del formato en el que se encuentre la base de datos. Ver: Base de datos Abiertas

Diagnstico de archivos Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Diagnstico. Qu es Por medio de esta funcin podrs conocer datos generales del archivo seleccionado, as como la informacin de su estado. El sistema muestra de manera automtica el diagnstico en la parte inferior de la ventana de control de archivos, slo basta con estar posicionado sobre el archivo. Campos Campo Nombre Descripcin Estado Tamao Hora Fecha Cifra control Descripcin Este campo informativo te mostrar el nombre del archivo que seleccionaste. Este campo informativo te mostrar la informacin que contiene el archivo. Este campo informativo te mostrar el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue verificado. Este campo te mostrar el tamao actual del archivo; ste depender de los movimientos registrados en el mismo. Este campo te mostrar la hora en que se modific el archivo por ltima vez. Este campo te mostrar la fecha en que se modific el archivo por ltima vez. Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el nmero de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo. Este campo informativo representa una cifra terica; se refiere al nmero de registros que deberan estar grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamao del archivo (en bytes) entre el tamao que ocupa un registro (tambin en bytes).

Registros calculados

Esencial Si la cifra en el registro de control y los Registros calculados son iguales, tu archivo est correcto; si no es as, significar que tu archivo est daado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con l, en caso contrario ejecuta el proceso de Recuperacin. Ver: Recuperacin de archivos Manejo Este botn, slo se encontrar activo cuando ests diagnosticando un archivo de datos (con terminacin .DB). Ver: Verificacin de archivos

Verifica tus archivos Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Diagnstico - botn Qu es Esta opcin verifica tus archivos de Datos (terminacin .DB) para que conozcas el estado en que se encuentran. Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la informacin que contienen los campos sea del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numrico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea la correcta, etc.). Esencial Si el proceso de Verificacin indica algn dao, ser necesario realizar el proceso de Recuperacin. Recuperacin de archivos

Recuperacin de archivos Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Recuperacin. Qu es Esta funcin te permite recuperar la mayor cantidad de informacin de los archivos que se encuentren daados; una vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de registros recuperados. Se te pedir que confirmes el proceso; si tu respuesta es afirmativa, se presentar una ventana donde se sealar el avance del mismo. Si al seleccionar el archivo, el sistema dice: No existen registros en el Archivo, es porque ya no tienes movimiento alguno en el mismo. Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express. Esencial Si en el Diagnstico de Archivos observaste un Estado de archivo como daado, debes llevar a cabo la Recuperacin de archivo. Al ejecutar el proceso no se recupera la informacin del registro daado, pero s de los registros anteriores y de los posteriores, necesitando capturar slo los registros daados o los ms recientes. Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parmetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero no los ndices. Afecta Antes de ejecutar este proceso debes contar con un respaldo reciente de tu informacin. Si por algn error efectuaste el proceso de Recuperacin sobre un archivo que no lo necesitaba, tu informacin no se ver afectada. Despus de recuperar un archivo ser necesario regenerar el ndice del mismo. Ver: Regeneracin de ndices Manejo y sugerencia El sistema leer el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabar en un archivo temporal. Cuando se localiza un registro daado, el sistema preguntar si deseas continuar recuperando la informacin, eliminando el registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuar la recuperacin hasta terminar de leer el archivo. Si, por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dar por terminado y el archivo quedar compuesto por los registros correctos que se encontraban almacenados antes del daado. En ambos casos al finalizar, el sistema pregunta si se sustituirn o no los registros recuperados. Se recomienda usar esta funcin slo cuando los archivos que la Verificacin marca como existentes son superiores al 60% de tu informacin y no cuentas con un respaldo reciente, debido a que tendrs que volver a capturar aquellos movimientos que no se recuperaron. Problema y Solucin Problema

Solucin

En la ventana de control de archivo, dentro del El sistema encontr algn registro daado y no fue recuperado estado el sistema muestra: Error al recuperar. porque suspendiste el proceso de recuperacin.

Compactacin Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Compactacin. Qu es La finalidad de esta operacin es ayudarte a tener ms espacio en tu disco y agilizar el manejo de los datos. Afecta Al correr esta funcin, el sistema Elimina registros que ya no se utilizan, productos borrados de tu inventario, registros en blanco y todo aquel registro que tenga movimientos anteriores a la fecha de compactacin, sustituyendo el archivo de datos compactado por uno de tamao menor. Por ello, debes respaldar toda la informacin de tu empresa antes de realizar el proceso , de manera que cuentes con un archivo de proteccin. Los documentos de pedidos, cotizaciones, remisiones y facturas que estn cancelados, documentos enlazados sin pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte sern eliminados, en el caso de documentos de devolucin se eliminarn todos los documentos sin importar el estatus de acuerdo a la fecha de corte, solamente se dejarn los registros que se hayan grabado sin integracin con Cuentas por Cobrar . Ver: Respaldo de archivos Esencial Antes de compactar tus datos, debes ejecutar una Actualizacin de archivos, ya que este proceso te permitir tener la informacin lo ms completa posible, adems de que al ejecutar el proceso de Compactacin no se eliminar informacin que no est actualizada para conservar la integridad de los datos. La informacin presentada en registros calculados es slo informacin histrica de los archivos, ya que corresponde a la cantidad mxima que tena el archivo antes de la compactacin. Manejo Archivos que no compactar: Cuentas por cobrar no saldadas. Cuentas por pagar no saldadas. Pedidos y rdenes de compra con unidades pendientes. Capas UEPS y PEPS que no hayan sido vendidas en su totalidad. Remisiones y Cotizaciones originales o no enlazadas. Catlogo de monedas. Archivos que compactar: Clientes: Elimina los registros o espacios en blanco de los clientes que hayas eliminado de tu archivo. Cuentas por Cobrar: Cuentas que tengan saldo cero y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte. Facturacin : El sistema eliminan todos los documentos de acuerdo a la fecha de corte, solamente deja los registros que se hayan grabado sin integracin de Cuentas por Cobrar. Vendedores : Elimina los registros o espacios en blanco de los vendedores que hayas eliminado del archivo de vendedores. Inventarios: Elimina los registros o espacios en blanco correspondientes a productos dados de baja del archivo de inventarios. Movimientos al inventario : Eliminar los movimientos que se hayan elaborado en una fecha anterior a la indicada

en la fecha de corte. Nmeros de serie: Elimina los nmeros de serie con estatus de baja y los que tienen el estatus de vendido y cuya fecha de documento de salida sea anterior a la fecha de corte indicada. Lotes y pedimentos : Elimina los registros en blanco por los lotes y/o pedimentos eliminados y aquellos lotes y pedimentos con existencias iguales a cero. Catlogo de Kits : Elimina los registros o espacios en blanco de los kits que hayas eliminado del archivo de inventarios. Proveedores: Elimina los registros o espacios en blanco de los proveedores que hayas eliminado del archivo de proveedores. Compras: Recepcin de mercanca, Orden de compra y Devolucin de compra que estn cancelados, documentos enlazados sin pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte. Cuentas por Pagar : Elimina todas las cuentas que tengan saldo cero con fecha anterior a la fecha de corte. Multialmacn : Elimina los espacios en blanco de los productos eliminados de los almacenes. Catlogo de polticas de venta : Elimina del catlogo las polticas que tengan el estatus de baja. Nmeros de serie. Elimina los nmeros de los productos que ya no existan o no tengan asociado ningn documento de entrada. Toma en cuenta tambin la fecha de corte, eliminando aquellos registros y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte. Bitcora de actividades. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros tengan el estatus Finalizada. Campaas. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros tengan el estatus Cerrada. Estados de la campaa. Borra las campaas que no se estn usando en la tabla o archivo de campaas. Citas. Elimina las citas de los clientes que no estn dados de alta en el catlogo de clientes. Interfase/COI. Archivos creados que ya han sido actualizados en Aspel-COI y que son posteriores a la fecha de corte. Informacin del cliente. Borra la informacin del cliente y documentos que no estn dentro del archivo de facturas. Tallas y Colores. Borra las tallas y colores o la clasificacin que se le haya dada a la combinacin de elementos, aquellos que no se estn utilizando en el archivo de inventarios.

Esencial Este proceso no elimina las facturas y/o compras que tengan un saldo, o bien, sean anteriores a la fecha de corte de la compactacin. Los ndices de los archivos compactados se regeneran automticamente durante la operacin. Las observaciones de cada archivo se borran paralelamente a los registros que se eliminan. Despus de estar posicionado en el archivo de Datos a compactar, al oprimir el botn de Compactacin de la ventana de Control de archivos, el sistema enviar un aviso advirtindote que debes tener un respaldo antes de correr este proceso. NOTA: En caso de una interrupcin elctrica durante la compactacin, bastar con reiniciar el proceso sobre el respaldo.

Creacin de archivos Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Creacin. Qu es El proceso de creacin de tablas en control de archivos las crear en formato PARADOX. Este proceso genera el nuevo archivo de datos que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos. Al crear cualquier archivo, si ste ya exista, el sistema mandar el mensaje: "El archivo ya existe Desea reiniciarlo?"; si respondes afirmativamente perders toda la informacin contenida en el archivo anterior; en caso de que no exista el archivo, se crear automticamente. Manejo Aspel Cuando el archivo o tabla lo requiere solicitar ciertos parmetros o especificaciones para la creacin del archivo, tal y como se solicita cuando ests efectuando una Instalacin automtica . Esencial Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos diga que el archivo No existe, utiliza esta opcin para crear cada Archivo de datos, estos archivos se crearn por omisin en la base de datos en la que se est trabajando. Al crear los archivos de datos automticamente se generarn los ndices asociados.

Regenera los ndices Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Regeneracin. Qu es Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga elctrica o cuando alguien apaga la computadora mientras se ejecutaba alguna operacin de guardado. Solamente podrs ejecutarla sobre archivos de tipo ndice (archivos con extensin PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01). Una vez que ejecutas el proceso, se te preguntar: "Ests seguro de que deseas regenerar el ndice?", al aceptar se presentar una ventana que indica el avance del proceso. Una vez terminado, regresa a la ventana de Control de archivos y observars que el estado del archivo habr cambiado a Regenerado . Utiliza esta opcin cuando: Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, estn duplicados o no aparecen. Los archivos de ndice no existen. El Estado aparece como Incorrecto. Existen problemas de operacin. Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express.

Importante Si ejecutas la regeneracin de un ndice que no requera este proceso, tus archivos no se vern afectados. Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parmetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero no los ndices. Afecta En caso de que algn registro est daado, la regeneracin de ndices no lo podr recuperar. Si los archivos de alguno de los catlogos no reflejan informacin: Regenera los ndices. Si no se pudieron regenerar adecuadamente, utiliza la Recuperacin de archivos.

Instalacin Automtica Acceso Al iniciar una seccin con el sistema y se detecte que an no haz creado tu base de datos Men Utileras, Control de archivos, Botn Instalacin automtica Qu es Esta opcin te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el sistema de manera automtica y rpida, nicamente suministrando algunos parmetros necesarios. Esta forma de instalacin te asegura que el sistema est listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas los parmetros de configuracin de manera particular dependiendo del manejo de tu empresa. El proceso de instalacin automtica crear las tablas en formato PARADOX, considerando que si existe alguna tabla sta no se crear por lo que permanecer en su formato original. Manejo Aspel Existen dos formas en que puedes generar tu base de datos mediante el proceso instalacin automtica: 1. Al iniciar una seccin con el sistema Si al iniciar una seccin con el sistema y el asistente de configuracin ya no est disponible y no haz creado an tu base de datos, despus de proporcionar tu clave de acceso al sistema, se desplegar un mensaje el cual te invitar a crear tu base de datos en ese momento. Si tu respuesta fue afirmativa, el sistema permitir que proporciones cierta informacin como: Si usars multialmacenes Cual ser el descuento comercial aplicado a los clientes Si manejars un nmero secuencial para facturas La ruta del directorio donde se crear la base de datos, es decir la ruta de trabajo, as como el formato y el Alias de la base de datos que se generar. Cabe mencionar que desde el explorador de Windows debers crear una carpeta la cual considerars como la carpeta donde almacenars tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde est creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.50. Nota: La ruta de datos indicada en el campo directorio de trabajo es la que se configurar en los parmetros del sistema como la base o directorio de trabajo para la empresa. Una vez proporcionados los datos antes citados, acepta la ventana para que inici el proceso de Instalacin automtica . Este proceso lo podrs realizar cada vez que inicies una sesin con el sistema, siempre y cuando no hayas creado tu Base de datos anteriormente 2. Desde control de archivos Para crear tu base de datos, realiza lo siguiente: Crea desde el explorador de Windows una carpeta la cual considerars como la carpeta donde almacenars tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde est creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.50. Posteriormente accede a los parmetros de configuracin, e identifica en el apartado Parmetros Generales el Botn "Configuracin", ah indica la ruta o directorio creado en el paso anterior. De esta forma le indicars al sistema la ruta de trabajo para todos los usuarios habilitados para trabajar en la empresa que ests configurando. Como ltimo paso antes de abrir cualquier mdulo del sistema, accede al mdulo de Control de archivos y ejecuta el proceso de "Instalacin automtica" .

Notas Cuando se haya completado la instalacin de la base de datos el sistema estar listo para trabajar y no tendrs que ejecutar la instalacin automtica nuevamente, a menos que necesites generar una nueva base de datos. En caso de que hayas solicitado la Instalacin automtica y tengas archivos con informacin en el subdirectorio indicado, este proceso no los borrar, nicamente crear los que hagan falta. Para el caso en el que el control de archivos detecte que algn archivo no fue creado correctamente o por alguna razn se encuentre daado, desde este mdulo tambin estar disponible el proceso de "Instalacin automtica". Si cuentas con una base de datos generada en otra versin, primero debers crear el directorio donde se colocarn los datos, para posteriormente desde el proceso de traduccin de archivos llevar a cabo la traduccin de los datos. Temas relacionados Cmo se forma tu base de datos Aspel Archivos que genera Aspel-SAE Instalacin de la Base de Datos Control de Archivos

Avanzado Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Avanzado. Qu es Esta opcin te permite manejar los archivos de Datos de tu empresa en diferentes formatos como Dbase, SQL server, ODBC. Al poder manejar los archivos de datos en formatos de manejadores de bases de datos, se permite explotar toda la informacin administrativa de tu empresa desde otras aplicaciones. Una vez que manejes tu base de datos en formato Dbase, SQL server, o cualquier otro tipo el sistema podr leerla y actualizarla sin problema. Manejo Aspel Si es la primera vez que utilizas esta opcin, para que se genere tu base de datos en la ruta y formato seleccionado, slo activa el campo Exportar la informacin". Si ya creaste con anterioridad tu base de datos, slo selecciona el formato a usar y dependiendo el caso indica la ruta donde est la base de datos o alias de la misma. Ver: Conversin Con s i d e r a c i o n e s p a r a l a o p e r a c i o n e n f o r m a t o d b a s e La operacin del sistema cuando la base de datos se encuentre en formato Dbase ser limitada en los siguientes aspectos: - Mdulo de Facturas: No se soporta el alta y control de comprobantes fiscales digitales (Facturas y Devoluciones Digitales) - Mdulo de Clientes y CxC: En los movimientos que se registren tanto en la Bitcora de Movimientos como en el Catlogo de Citas, se grabar la fecha en que se realice el registro pero no se considerar la hora. Dadas estas limitantes al ejecutar los procesos de Traduccin o Exportacin de archivos (desde la opcin Avanzado en Control de Archivos) si el formato elegido es Dbase, se presentar el mensaje de advertencia: "Recuerde que en formato Dbase no se soporta el manejo de bitcora, citas y comprobantes fiscales. Desea continuar? SI/NO". Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 y SQL express. Recomendaciones de importancia En el BDE Administrator se modific el valor por omisin del parmetro BLOCKSIZE para el driver nativo de Paradox (BdeAdministrator.exe/Configuration/Drivers/Native/Paradox), ahora el valor por omisin con el que se crearn las nuevas bases de datos es 4096, lo que ayudar a que SAE tenga un mejor desempeo en cuanto a velocidad de respuesta cuando el tamao de los archivos o tablas se vaya incrementado y le permitir soportar el alta de una mayor cantidad de registros en las diferentes tablas. Se recomienda utilizar o tener un directorio por cada base de datos distinta que se maneje, as como para cada empresa registrada, esto para la buena administracin de los respaldos. Es importante que consideres que para el formato DBASE no se podr soportar o manejar los procesos de bitcora, citas y comprobantes fiscales, esto lo advertir el sistema con un mensaje informativo. Para actualizaciones posteriores tambin podrs usar este proceso, pero te recomendamos que si slo es un archivo en particular, utilices el proceso de Conversin . Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parmetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero

no los ndices. Al iniciar el proceso, este puede tardar unos minutos, espera pacientemente y no canceles el proceso, ya que se puede daar la base de datos. Siempre antes de ejecutar cualquier proceso del control de archivos es importante que ya cuentes con un respaldo de tu informacin. Te recomendamos que slo uses esta opcin para exportar tu base de trabajo en otro formato de base de datos diferente al actual, para cambiar la ruta de trabajo y base a usar es recomendable realizar dicho cambio desde el mdulo de configuracin/Parmetros generales/Botn configuracin. Es importante que si realizas varias exportaciones a diferentes formatos te asegures que siempre se realice sobre la base de datos fuente o bien que esta contenga todos los archivos, de tal forma de no tener archivos con datos y otros vacos, esto podra conllevar a irregularidades en la base de datos que origen problemas a la hora de leer la informacin. Si deseas crear los archivos vacos puedes utilizar el proceso normal de Instalacin automtica . A travs de esta opcin tambin puedes indicarle al sistema el tipo de formato y el lugar donde se encuentra el archivo de datos, pero si el sistema detecta que en la ruta o alias indicado no existe ningn archivo con el formato especificado, el sistema marcar error cada vez que trate de abrir una tabla o archivo. Si el proceso es ejecutado varias veces para una misma base de datos (esto por que deseas actualizar la informacin), toma en cuenta que cuando el sistema informe que los archivos ya existen, estos se sobreescriban todos, ya que se puede dar pie a irregularidades en cuanto a la relacin entre la informacin y tablas de datos. Campos Campo Exportar informacin

Descripcin la Si est activada esta opcin, se exportar toda la base de datos actual de trabajo al formato seleccionado y adicionalmente se le indica al sistema que use esta base de datos. Posteriormente desde el mdulo de parmetros del sistema, Carpeta Generales/Botn Configuracin, podrs cerciorarte de la ruta de trabajo. Si est desactivada esta opcin slo le estar indicando al sistema que use como base de trabajo la seleccionado en el campo "Ruta o alias". Te recomendamos ampliamente que para este caso mejor utilices el mdulo de configuracin para especificar la ruta de trabajo. Configuracin/Parmetros generales/Botn configuracin

El formato al que Formato se desea migrar Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu informacin o en sus caso el formato en la que se es encuentra la base de datos. Ruta o alias Ruta Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para el caso en el que slo ests especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio donde se encuentra dicha base de datos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 1. Instala un cliente SQL 2. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 3. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 4. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con

1. 2. 3. 4. anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que AspelSAE lee directamente la informacin del BDE admin. Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el Alias lo advertir con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al Driver especificado ". Temas relacionados Conversin de archivos Configuracin del drivers ODBC Configuracin de los drivers Nativos

Conversin Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Conversin. Qu es Esta opcin te permitir exportar o convertir los archivos de tu base de datos con la que ests trabajando a otros formatos, no modifica el contenido propio de los datos, puedes convertirlos a los formatos Paradox, Dbase, SQL Server, entre otros. Este proceso se tendr que realizar archivo por archivo. Manejo Aspel Desde el control de archivos posicinate sobre la tabla o archivo que deseas exportar y selecciona el botn de Conversin.

Campos Campo Descripcin Nombre del Nombre propuesto por el sistema para la tabla que se desea convertir. Archivo seleccionado en la ventana archivo de control de archivos. El nombre propuesto se armar con el siguiente formato, Nombre de la tabla, mas la leyenda _E. El nombre podr ser modificado segn lo requieres. Tipo base datos de Formato de Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu informacin o en sus caso el formato en la que se encuentra la base de datos.

Ruta o alias Ruta Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para el caso en el que slo ests especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio donde se encuentra dicha base de datos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 5. Instala un cliente SQL 6. 7. 8.

5. 6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que Aspel-SAE lee directamente la informacin del BDE admin. Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el Alias lo advertir con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al Driver especificado ". Esencial Diferencias entre el botn avanzado y el botn conversin: Con el proceso Avanzado exporta toda la base de datos a un formato en especial y le indica al sistema la base y tipo de formato a usar por el sistema, es decir la base de trabajo para su actualizacin. Con el proceso de Conversin , el sistema pasar o convierte un archivo de la base de datos para su exploracin desde otra aplicacin. Tambin se puede utilizar para actualizar un archivo en particular hacia una base de datos en especfico. Es importante que consideres que si deseas realizar una exportacin de la base de datos (formatos SQL y Oracle), desactives el parmetro "enabled schema cache " desde el Administrador de la base de dato s, es decir debe decir "False" para realizar el proceso y posteriormente activarlo nuevamente. De lo contrario al efectuar el proceso e iniciar nuevamente a los mdulos, enva el mensaje "Error de apertura ", esto se debe a que slo existen los archivos DB pero no los ndices.

Temas relacionados Avanzado

Actualizacin de archivos Qu es Sirve para integrar los movimientos de diversos catlogos cuando en tus parmetros indicaste que trabajaras de manera separada. Permite la actualizacin de los Inventarios, las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar el proceso de actualizacin de estos archivos normalmente se realiza de manera automtica durante el alta de documentos cuando los mdulos estn integrados, pero cuando no es as, es necesario utilizar este proceso para efectuar la actualizacin. Otra causa por la que pueden no haberse generado los movimientos de inventarios, es cuando se factura sin existencias. Esencial Cuando se elige cualquier opcin de actualizacin que afecte a los mdulos el sistema solicita el rango de fechas de actualizacin el cual debes indicar para establecer un periodo de tiempo del cual quieres actualizar tu informacin. Temas relacionados Facturas a Cuentas por Cobrar Facturas a Inventarios Compras a cuentas por pagar Compras a inventarios Actualizacin de pendientes Actualizacin de ventas anuales Actualizacin de compras anuales

Facturas a cuentas por cobrar Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Facturas a cuentas por cobrar. Qu es Realiza o genera los movimientos de Facturas (1) y Devolucin de facturas (8), que no se crearon en el alta de documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los mdulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por cobrar. Esencial La actualizacin de facturas a cuentas por cobrar: Cuando se tenga una factura cancelada no se generar ningn movimiento ya que fue cancelada antes de generar la actualizacin.

Facturas a inventarios Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Facturas a Inventarios. Qu es Genera los movimientos en Inventarios de Venta (51), Cancelacin de Devolucin (56) y de entrada como Cancelacin de Factura (4) y Devolucin de Venta (2). Esencial Algunos motivos por los que no se pueden actualizar se refieren a la falta de existencias suficientes para poder actualizar, que el producto no se encuentre en el almacn especificado o que haya sido dado de baja en el inventario. Al terminar el proceso el sistema pregunta si deseas imprimir los registros no actualizados, al contestar afirmativamente se presenta un reporte detallado en el que encontrars los datos de las partidas que no se pudieron actualizar porque no hay existencias disponibles del producto, en el reporte no se incluyen las partidas de los productos que no se actualizaron por que estos no existen en el almacn o inventario, debes efectuar los movimientos de alta y modificacin de productos manualmente para poder intentar nuevamente la actualizacin y que sta se efectu exitosamente; el archivo se considera actualizado cuando al realizar este proceso el sistema no enva algn mensaje.

Compras a Cuentas por pagar Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Compras a cuentas por pagar. Qu es Genera los cargos y abonos en las CxP correspondientes a los movimientos de Compras (1) o Devolucin de Compra (8) realizados en el mdulo de compras.

Compras a inventarios Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Compras a Inventarios. Qu es Genera los movimientos en el mdulo de inventarios correspondientes a los movimientos de Compras (1), Devolucin de compra (52), Cancelacin de la compra (57) y Cancelacin de la devolucin de compra (5) realizados en el mdulo de compras.

Actualizacin de pendientes Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Actualizacin de pendientes. Qu es Recorre el archivo de Facturacin y Compras para actualizar en inventarios los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y ordenes respectivamente. Esencial Cuando se elige cualquier opcin de actualizacin el sistema solicita el rango de fechas de actualizacin. En el caso de Actualizacin de pendientes pregunta si desea Pendientes por recibir, por surtir o ambos. Posteriormente se te pregunta si la fecha delimita las ordenes y pedidos que se consideraron para formar los pendientes.

Actualizacin de ventas anuales Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Actualizacin de ventas anuales. Qu es Actualiza las ventas anuales de los clientes con base a los movimientos registrados en el mdulo de Facturas Esencial Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales slo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarn los acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los movimientos realizados en los Mdulos de Facturacin y Compras respectivamente. Si realiza un proceso de compactacin y despus una actualizacin de compras o ventas anuales, las cifras obtenidas podrn no corresponder a la realidad debido a que la compactacin elimina los registros dados de baja y los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la compactacin.

Actualizacin de compras anuales Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos./ Actualizacin de compras anuales. Qu es Actualiza las compras anuales de los proveedores con base a los movimientos registrados en el mdulo de compras. Esencial Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales slo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarn los acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los movimientos realizados en los Mdulos de Facturacin y Compras respectivamente. Si realiza un proceso de compactacin y despus una actualizacin de compras o ventas anuales, las cifras obtenidas podrn no corresponder a la realidad debido a que la compactacin elimina los registros dados de baja y los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la compactacin.

Generacin de un respaldo Acceso Men Utileras / Respaldo de archivos / Generacin del respaldo Qu es Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. El asistente crear un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendr uno o ms archivos con la extensin .ZIP que a su vez contendrn los archivos con los datos que se quieren respaldar. Esta operacin te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo. Nota: Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de ndices sean respaldados. El procedimiento es muy sencillo: 1. Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar tu respaldo. 2. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel-SAE te da varias opciones:

Mis datos Archivos configuracin Perfiles de usuario Comprobantes digitales INFOWEB

Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos. de Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de tu empresa. Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel.

fiscales Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales. Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios en Internet para la publicacin de tus documentos.

3. Oprime el botn Respaldar para que tu informacin quede grabada. Campos de este proceso Campo Descripcin Detalles de instalacin de Aspel-SAE Ruta de instalacin Ruta de datos Detalle del respaldo Directorio destino Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositar la informacin de tu empresa. Por razones de seguridad NO debes guardar el respaldo en el mismo lugar en el que estn tus datos originales. Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE Ruta donde se encuentran las bases de datos con que ests trabajando.

Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.

Nombre del Anota el nombre que llevar el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensin .zip . archivo Te recomendamos que utilices las terminaciones para indicar el nmero de la empresa registrada en tu sistema, por ejemplo: R-140902E01, donde puedes indicar que es un respaldo de la contabilidad del 14 de septiembre del 2002, de la empresa 01. Proteger con contrasea Contrasea Confirmar Si quieres que tu respaldo sea protegido con una contrasea debers activar esta opcin al igual que debers escribir una clave. Vuelve a escribir la contrasea para confirmar que has escrito bien la contrasea.

Qu quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. respaldar? Mscara nombre archivo para Esta mscara sirve para poder respaldar slo algunos archivos de acuerdo al contenido de cada uno de de los datos a respaldar, por ejemplo: Quiero respaldar todos los archivos que tengan el nombre contab010205, para esto debers poner contab010205.*, para que tome los archivos con este y nombre y la extensin de diferente tipo; tambin podrs buscar otros archivos con los caracteres ? para sustituir una letra o un * para sustituir uno o ms caracteres. Si quieres que tome todos los archivos puedes poner *.* o dejar en blanco el campo mscara; este manejo tambin se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos especficos de configuracin debers escribirlos como * o ? para seleccionar uno o ms caracteres pero con las extensiones .sae, .xml, .ver, .inf o .ini. Nota: Si escribes el nombre del archivo completo, es decir Empresa01.SAE, slo tomar en cuenta ese archivo de ese mdulo, en este caso Archivos de configuracin, y el sistema lo tomar en cuenta.

Nota Es necesario que interrumpas la operacin de todos los usuarios conectados al sistema hasta que se termine de elaborar el respaldo, ya que, si otra persona est trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se est respaldando, el sistema indicar que el archivo No existe.

Problemas / Soluciones PROBLEMAS

SOLUCIONES

La ruta o directorio destino no es vlido. Escribe correctamente la ruta donde se guardar el archivo de respaldo, de lo contrario si no existe el directorio se originar este error. Ya existe un archivo con ese nombre. Si el nombre que ingresas para el respaldo coincide con un respaldo ya Est seguro que desea remplazarlo? existente el asistente lo indicar. Escribe un nombre diferente de lo contrario lo sobrescribir. El nombre proporcionado para archivo de respaldo no es vlido. Las contraseas coinciden. ingresadas el Si no ingresas ningn nombre para el respaldo el asistente lo indicar y proporcionar un nombre por omisin para el respaldo. no Si el respaldo va ha protegerse con contrasea e ingresa dos contraseas diferentes el asistente marca un error.

Temas relacionados Reinstalacin del respaldo

Reinstalacin de un respaldo Acceso Men Utileras/ Respaldo de archivos/ Reinstalacin de respaldo. Qu es Con esta opcin podrs reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad. La informacin proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de otro directorio. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar. 2. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - SAE 4.6 te da varias opciones:

Mis datos Archivos configuracin Perfiles de usuario Comprobantes digitales INFOWEB

Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos. de Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de tu empresa. Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel.

fiscales Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales. Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios en Internet para la publicacin de tus documentos.

3. Oprime el botn Restaurar para que tu informacin se instale.

3. Campos de este proceso Campo Descripcin Detalles de instalacin de Aspel-SAE 4.60 Ruta de instalacin Ruta de datos Respaldo a restaurar Directorio Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensin .ZIP origen Respaldo protegido con contrasea Contrasea Si el archivo a reinstalar tiene contrasea, debers escribirla, de lo contrario no podrs realizar el proceso de reinstalacin. Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE 4.60 Ruta donde se encuentran las bases de datos con que ests trabajando.

Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.

Qu quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los restaurar? archivos que se encuentran en el respaldo y se habilitarn en la parte de los datos que se quieren restaurar. Nota Te sugerimos que la reinstalacin de un respaldo lo hagas en un directorio vaco para evitar problemas en el proceso y se sobreescribir datos. Problemas / Soluciones PROBLEMAS

SOLUCIONES

El archivo de respaldo no contiene la Si el archivo que seleccion no fue creado con el asistente o si es uno de los informacin necesaria para ser archivos zips que se encuentran dentro de un archivo de respaldo creado por restaurado por este asistente. el asistente; no se podr restaurar dicho respaldo y el asistente lo indicar. El archivo de respaldo no existe. Verifica que la ruta o el nombre del archivo estn correctamente escritos de lo Verifique la ruta y el nombre. contrario el sistema mandar este error. No se restaur el respaldo debido a Escribe correctamente la contrasea que le asignaste al archivo de lo contrario que la contrasea ingresada es no podrs restaurarlo. incorrecta. Es necesario introducir la contrasea Escribe la contrasea que fue asignada a este archivo de respaldo, si no para restaurar el respaldo. ingresas alguna contrasea y dejas el espacio en blanco, no podrs restaurarlo. Temas relacionados Generacin del respaldo

Periodicidad del respaldo Acceso Men Utileras/ Respaldo de archivos/ Periodicidad. Despus de acceder a una base de datos, cuando el sistema lanza la ventana de aviso de respaldo (dependiendo lo configurado desde esta opcin), Botn "Periodicidad" Manejo Esta opcin te permitir programar de manera oportuna y de acuerdo a tus necesidades un aviso de generacin de respaldo. Este aviso se presentar al acceder a la empresa o base de trabajo mediante las especificaciones proporcionadas y/o configuradas desde esta ventana u opcin. Mediante la programacin peridica de se le indica al sistema en que momento debe disparar una ventana de aviso. La ventana de esta opcin es:

Campos de esta ventana Campos Recordarme respaldo realizar

Descripcin mi Selecciona este campo si deseas que el aviso de generacin de respaldo se realice en un tiempo determinado, selecciona el periodo o tiempo del aviso, cada 7 das, cada 30, etc.

Cuando hayan pasado .. Selecciona esta opcin si deseas que el aviso de generacin de respaldo se realice a das de mi ltimo respaldo un determinado da despus de la realizacin del ltimo respaldo. La ventana de aviso es la siguiente:

Este mensaje de aviso se rige por los siguientes puntos: El mensaje de aviso saldr dependiendo de lo configurado en la ventana de periodicidad y se mostrar slo una vez. Si seleccionas el botn "Aceptar" de la ventana de aviso, se lanzar la ventana de Respaldo de archivos para iniciar el proceso de respaldo. Con el botn "Periodicidad ", puedes configurar cada cuando el sistema debe sugerir el respaldo de tu informacin.

Temas relacionados Generacin de respaldos