Guía POS

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MANUAL DE USO DE SISTEMA DE FACTURACIÓN “POS”
INGRESO
En el escritorio encontramos el ícono que nos permite ingresar al Sistema de Facturación “POS”
Al dar doble clic se presenta la siguiente pantalla, en la cual debemos ingresar nuestro usuario y contraseña
Al presionar [Enter] o dar clic sobre el visto verde, se ingresa directamente a la pantalla principal de facturación
En esta pantalla podemos trabajar con los diferentes documentos como: factura, lista de espera, proforma, etc.
La pantalla inicial siempre arranca con nuevo ticket de factura, pero si queremos cambiar a otro tipo de documento
presionamos [Shift+P] y se despliega el siguiente menú.
Manual Sistema “POS” Tventas

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FACTURA
Para empezar un nuevo ticket se presiona [Shift+F2], de igual manera esta combinación de teclas nos sirve para limpiar
cualquier dato ingresado, sea de clientes o productos así como para dejar la pantalla totalmente en blanco.
Para empezar con el ingreso de datos en el campo en blanco se digita el número del documento de identificación y se
presiona [Enter].
Si el # de identificación digitada es nuevo, debemos ingresar todos los datos correspondientes como: Nombre, apellido,
dirección, teléfono y correo electrónico.
Campos a ingresar
En esta pantalla tenemos diferentes combinaciones de teclas:
[Ctrl+T] Aumenta una línea para registro de un teléfono adicional
[Shift+T] Elimina una línea de registro de teléfono que esté en blanco
[Ctrl+D] Aumenta una línea para registro de dirección adicional
[Shift+D] Elimina una línea de registro de dirección que esté en blanco
[Ctrl+P] Activar línea de registro de dirección
[Ctrl+Q] Activar línea de registro de teléfono

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INGRESO PERSONAS EXTRANJERAS

Para el ingreso de pasaporte, es indispensable completar siempre 13 dígitos, en este caso se aumentará ceros luego
del # de pasaporte, con el fin de validar la información del cliente sin complicaciones.
Dar clic en el ícono de extranjeros, ingresamos el número de pasaporte, completamos los 13 dígitos
Posterior a esto ingresar todos los datos que el sistema nos solicite (nombres – apellidos- dirección, etc.), para poder
facturar.
Nota: En el caso de que el cliente extranjero ya esté creado en el sistema, debemos dar clic en el ícono (LUPA) para
buscarlo en los registros, escoger el cliente y continuar con la facturación.

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Cabe recalcar que la dirección ingresada no puede ser borrada ni editada, si aún se necesita editar luego de guardarla,
se debe agregar un nuevo registro.
Al terminar de ingresar los datos correctos y verificados con el cliente, presionamos [Ctrl+F5] , y aparece la pantalla
para el ingreso del vendedor. Para que la búsqueda sea rápida, podemos digitar las primeras letras del nombre o
apellido y filtrará según el criterio escogido.
Ingreso de vendedor

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Al escoger el vendedor, aparece la pantalla para ingreso de productos.
Campo de ingreso de
producto
En el campo en blanco de producto, podemos ingresar información bajo algunos criterios como: código directo,
modelo, tipo de producto, marca, código de barras, mientras más preciso sea el criterio de búsqueda, el resultado será
más rápido.
Si queremos eliminar una línea de producto ingresado la tecla es [F2]
En este punto se debe recalcar que existen íconos para productos individuales y productos en juego.
Individuales
En juego
Otra opción para visualizar precio, stock local, entre otros, es usar el campo de búsqueda con la tecla [F3]
Precio y Stock
Ingreso de producto

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En el caso de stock de juego, se visualiza en otra área de la pantalla.
Stock del Juego
Nombre del Juego
En esta área de la ventana existen varias opciones: Descripción
Asignación de producto.- Al dar clic sobre este ícono, nos permite asignar el producto a la factura
Si por error se ha asignado un producto a la factura se puede eliminar la línea completa con [F2]
Kárdex.- Al dar clic sobre este ícono, se abre una ventana en la cual visualizamos el kárdex o movimientos del
producto escogido.
Movimientos de
ingreso y egreso

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Stock nacional.- En esta opción podemos observar el stock a nivel nacional, al lado derecho del botón se despliega la
información requerida.
Listado de locales con su

stock respectivo
Adicionalmente en esta opción podemos ver datos del producto consultado, dando clic sobre el área azul.
También se puede visualizar información detallada del producto, dando un clic sobre el área azul
Historial del Producto
De igual manera encontramos otra opción tipo consulta, la cual nos permite revisar en qué programas salió el código
como producto principal o como regalo.
Presionando en la lupa se abre el historial del producto
Una vez que se ha asignado uno o varios productos individuales o en juego a la factura, podemos modificar
cantidades, incluso por medio de procedimientos previamente establecidos, aplicar descuentos.

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DESCUENTOS
Para aplicar un descuento sobre un producto, luego de ingresar la cantidad se ingresa el descuento. En este ejemplo
ingresamos el 15%
Ingreso del
15%
Como es un descuento fuera de los límites permitidos, se envía la autorización de descuento a la persona
correspondiente.
Se escoge la persona que autoriza y se envía la autorización.
Envío de
autorización
A la persona que le llega la autorización la acepta, (La autorización se acepta en otro SISTEMA) verificamos primero la
autorización; si en primera instancia la autorización no ha sido otorgada, sale la siguiente alerta:

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Si la autorización ha sido otorgada, ya tenemos la confirmación, presionamos sobre el visto verde y vuelve a la pantalla
de ingreso de productos con los descuento asignados previamente.
Confirmación
de
autorización
DESCUENTO VARIOS PRODUCTOS

Pasos a seguir para solicitar y verificar la autorización de descuento a varios productos.
1. Datos de Cliente
1.1.- Ingresamos el número de cédula del cliente
1.2.- Validamos datos los datos y aceptamos (visto verde)

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2. Ingreso productos
2.1.- Ingresamos el listado de productos con el descuento respectivo
2.2.- Al ingresar el descuento del producto se habilita en la pantalla del POS el campo para el ingreso de la persona
que autoriza y el ícono de envío de solicitud de autorización de descuento al usuario seleccionado.

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2.3.- Al ingresar el descuento por línea saldrá el mensaje que está a continuación, en el cual al poner aceptar se
considerarán los mismos para una solicitud global de autorización.
2.4.- Posterior, Damos un clic con el mouse en el ícono de envío de autorización de descuento
Se muestra en la pantalla del POS un listado con las Formas de Pago.
2.5.- Seleccionamos la forma de pago correcta con la que el cliente cancelará la venta con descuentos, el usuario
autorizador de descuentos y enviamos la solicitud de descuentos desde la flecha verde

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Con esto hemos procedido con el envío de los descuento de forma global.
Verificación de Aprobación de descuentos
2.6.- Verificamos la aprobación de descuentos.
2.7.- En el caso de que haya variación en los porcentajes de descuento, al dar un clic con el mouse en el ícono de
verificación de autorización; estos se actualizarán automáticamente.
La variación de descuentos se puede dar por los siguientes motivos:
• Producto reparado
• Falla o rayadura que tenga el producto
• Mala publicación del precio en la página WEB
• Mala colocación del precio en el local (en este caso la diferencia la asume el responsable del local)

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3.- Forma de pago

3.1.- Ingresamos la forma de pago, según solicitud de autorización de descuento.
Este tema en una siguiente instalación validará en base a la solicitud original enviada a la persona que autorizará.
4.- Datos informativos

4.1.- En el caso de realizar el cambio de cliente, el sistema encera los descuentos y se deberá solicitar nuevamente la
autorización de descuento para el grupo de productos anteriormente solicitado.
PROFORMAS usted puede guardar los productos con descuento ya autorizados y no perderá la información al
momento de recuperar para facturar. En el caso de que se haya guardado sin descuento, el sistema solicitará
autorización.

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BONO TVENTAS JUEGO
CONSIDERACIONES PRINCIPALES
Los bonos juego se los puede reconocer por sus 2 primeros números y por el color de lazo que será de color rojo.
Identificador del tipo de bono juego

Bonos juego: 97
Cómo identificar el tipo de bono y su valor...?

Color Rojo
Bonos juego $20: 970020
Todo Bono Tventas Juego es activado en el proceso de facturación, y Bloqueado en el proceso de Nota de Crédito y
anulación.
Es importante considerar que todo tipo de Bono Tventas Juego estará incorporado en los juegos de programa de
Televisión.
Este grupo de Bonos generan Autoconsumo, por lo que el sistema al final del día generará la opción de escoger la
factura para el
Auto consumo. (Similar a la facturación Crédito Tventas Regalo).
Todos los Bonos se consumen en su totalidad.
Los Bonos consumidos deben ser perforados y enviados conjuntamente con la facturación al arqueo de caja.
El inventario de Bonos en locales será controlado por Cristian Núñez.
El administrador es el único responsable para la generación de Notas de Crédito, Anulación de Facturas, y Cobro al
cliente por Bono Consumido en caso de devolución (Vuelto Nota de Crédito).
PROCESO DE FACTURACIÓN CON “BONO TVENTAS JUEGO”.

Ingreso número de CÉDULA / RUC / PASAPORTE del cliente

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Verificar, confirmar o ingresar datos de cliente
Aceptar datos ingresados de cliente

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Seleccionar nombre de vendedor
Ingreso o consulta de producto(s) a facturar
Ingreso forma de pago

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ACTIVACIÓN DE BONO
Al presionar F5 para guardar la factura el POS habilitará la pantalla para activar el bono TVentas juego el cual debemos
dar un clic con el mouse en el ícono (imagen) de tarjeta.
Pasar la tarjeta por el lector
Damos clic en el visto verde, para aceptar la activación del bono TVentas juego.

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El sistema POS nos muestra la información del bono TVentas juego que se está activando, y procede a guardar e
imprimir la factura.
Cabe mencionar que estos pasos serán repetitivos según el número de juegos que esté en la facturación con la
promoción y valor correspondiente.
En el caso de intentar habilitar un bono TVentas juego ya activo, el sistema POS emite el siguiente mensaje.
Este punto no debería presentarse, debido a que ustedes deben tener organizados y bajo llave los bonos no activados.
En el caso de que se presente este caso, es que el local no está llevando de manera correcta el control de estas
tarjetas, o no están enviando las tarjetas consumidas en el arqueo correspondiente.
FACTURACIÓN CON FORMA DE PAGO BONOS (CONSUMO BONO TVENTAS JUEGO)

El bono TVentas juego debe ser consumido en su totalidad, con la forma de pago BONO.
En el caso de intentar consumir un bono TVentas juego que no haya sido activado, el sistema POS emitirá el siguiente
mensaje.
El bono TVentas juego es intransferible. Por lo tanto si el cliente reclama un bono entregado por pérdida no podremos

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realizar ninguna devolución, definitivamente el bono es cómo manejar dinero y ante una perdida no existe ningún
procedimiento a seguir.
La factura que se emita por el consumo del bono deberá estar al mismo nombre de la persona que realizó la primera
compra, caso contrario el bono no podrá ser consumido pues el sistema no lo reconocerá.
Para mayor seguridad y con el fin de evitar reclamos por pérdida de bonos o la no entrega de los mismos,
actualmente se hace firmar al cliente un acta de entrega, la misma es enviada a Contabilidad para las
respectivas auditorías.
ANULACION FACTURA ORIGINAL, QUE ACTIVO EL BONO TVENTAS JUEGO

En el caso de ANULAR una venta en la que se haya facturado un juego que contiene el bono TVentas juego,
automáticamente el sistema bloqueará a este bono, y sí en algún momento intentan volver a activar el mismo bono; el
sistema POS emitirá el siguiente mensaje.
El bono TVentas juego de la factura anulada debe ser perforado y enviado al personal de Arqueo de Caja en el Dpto.
de Contabilidad, quien verificará el número de bono TVentas juego con la factura anulada, y entregarán a Cristian
Nuñez con el objetivo de que realice un ajuste de egreso.

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En el caso de intentar anular una factura en la que el bono TVentas juego ya haya sido consumido en otra venta. El
sistema POS emite el siguiente mensaje (alerta).
El administrado será el único responsable de realizar Nota de Crédito relacionadas con Bonos, con el objetivo de
cumplan el procedimiento correspondiente.
Al solicitar el pedido de autorización para realizar la Nota de Crédito, el sistema POS habilita la pantalla de Activación /
Bloqueo bonos.
Siempre una Nota de Crédito relacionada a un juego que contiene el Bono, debe pasar por el lector de banda
magnética para ser bloqueado.

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El sistema POS nos emite la siguiente alerta en el caso de que un bono ya ha sido consumido y aceptamos (clic en SI)
Y nos muestra la información del bono TVentas juego en rojo.
Con la siguiente alerta, y damos clic en Aceptar
Ingresamos el nombre del Administrador que aprobará la emisión de la Nota de Crédito.

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Verificamos la autorización de la Nota de Crédito, y grabamos.
FACTURACIÓN DEL BONO CONSUMIDO Y VUELTO DE NOTA DE CRÉDITO.

Posterior a la nota de crédito y en el caso de que el cliente consumió el bono debemos realizar una factura (venta) a
nombre del cliente con el producto SERVIPUBLI ingresando el valor del bono TVentas juego sin IVA. El administrador
será responsable de este proceso por la complejidad que tiene, por lo que en caso de contemplar un valor errado o no
facturado, se procederá con la multa correspondiente.
VALOR VALOR
SIN IVA CON IVA
BONO TVENTAS JUEGO $17.86 $20.00
Ingresar como forma de pago NOTA DE CRÉDITO, y grabar.

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Al ser la facturación original un valor superior al Bono, el sistema generará el vuelto de Nota de Crédito
correspondiente, el cual deberá ser entregado al cliente.
ANULACION DE FACTURA CON FORMA DE PAGO BONO (FACTURACIÓN CON BONO

CONSUMIDO)
En el caso de anular una factura con forma de pago BONO, por cambio de producto o error en ingreso de las
promociones.
El sistema POS emite la siguiente alerta.
Procedemos a aceptar el mensaje y a realizar la Nota de Crédito. (CTRL + N) y repetimos el proceso de la nota de
crédito anteriormente aprendida.

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Procedemos a realizar la factura correcta con los productos, promociones (juegos), datos de cliente, etc... y se
procederá a pagar con la Nota de Crédito generada.
CIERRE DE CAJA BONOS

Al finalizar el día de ventas, se debe realizar el auto consumo de las facturas en las que incluya forma de pago BONO
(CTRL + R).

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FORMAS DE PAGO
Si ya se ha ingresado todos los productos, cantidades y descuentos pasamos al área de pagos para lo cual
presionamos [F4].
Al presionar en la flecha de forma de pago, se despliega en el siguiente menú. De esta pantalla las formas de pago más
usadas como son:
1 2 3
4

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1.- Efectivo- Al escoger esta forma de pago, para ingresar el valor recibido presionamos [TAB], nos da a conocer la
diferencia a entregar y ya podemos emitir la factura con la tecla [F5]
Efectivo Valor Cambio

recibido
2.- Cheque- Al escoger esta forma de pago, para pasar los registros presionamos [TAB], luego debemos ingresar
Valor, Banco, # Cheque, # Cuenta y finalmente autorización, para imprimir la factura [F5]
Anulación de facturas.- Si ha ocurrido un error durante la facturación se puede anular la factura, siempre
verificando que el documento impreso conste original y copia de la factura.
En el resumen de facturas tecla [F12] se despliega todos los registros por orden de caja y en orden descendente, aquí
se escoge el ticket de factura correcto para proceder con la anulación.
En la parte superior derecha se encuentra el ícono , al presionar sobre este botón sale el siguiente mensaje:

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Se presiona [Si] se despliega un nuevo mensaje de alerta en el cual se escoge: Motivo de la anulación, ingreso de
usuario y contraseña.
Luego se presiona [Enter] sale el mensaje de alerta, y la factura aparece como anulada en el resumen de facturas [F12]
Observaciones.- Previo a la impresión de la factura se puede registrar las observaciones en la ventana principal
para que salgan impresas en la factura. Al presionar [F6] el cursor se dirige hacia la zona en blanco donde se registra
las observaciones.

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PROFORMA
Para empezar una proforma empezamos digitando [Shif+P] y Enter
El ingreso de productos es idéntico a la factura, con la diferencia que la pantalla indica que se está procesando una
proforma.
Para imprimir la proforma presionamos [F4], sale un mensaje de alerta:
Se presiona [Enter] y podemos imprimir la proforma presionando [F5]
A su vez, en caso de retorno del cliente, podemos transformar la proforma en [Factura], si aún está en su tiempo de
validez (15 días).
Para la conversión de proforma a Factura, se ingresa los datos simulando una factura hasta antes de ingresar
productos y presionamos
[F9], se despliega un sub-menú
En este menú se escoge el rango de fechas a consultar, el tipo de documento, en este caso proforma (Se puede
consultar facturas, reservas y lista de espera) y finalmente se presiona el botón de consultas.

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Apertura de documento
Al presionar el botón de apertura de documento, se despliega una nueva pantalla
Visualizamos diferentes datos como: tipo de documento, datos del cliente, fechas, producto, etc. Esta pantalla nos
permite acceder a la conversión de proforma en factura, con los siguientes pasos.
Presionamos este botón y aparece el siguiente mensaje de alerta: “Se perderá la información que tenga en la pantalla
de facturación. Desea Continuar?”; se presiona [Aceptar] y retorna a la pantalla donde aparece registrado el producto
proveniente de la proforma.

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Aquí encontramos la información correspondiente a la referencia de la proforma convertida en factura y podemos

continuar con el ingreso de más productos o a su vez ya proceder con la facturación.
LISTA DE ESPERA
De acuerdo a los parámetros mínimos de servicio CUANDO NO TENGAMOS UN PRODUCTO DISPONIBLE
debemos ingresar los datos de los clientes en la base de datos con el producto solicitado.
Para el ingreso de un registro de Lista de Espera, se realizan los siguientes pasos:
- Al inicio escoger tipo de documento en este caso [Lista de Espera] con [Shif+P]
- Ingreso de información de cliente
- Ingreso de producto no disponible
- [F4] y [F5] para grabar el registro
En este caso no se imprime ningún documento, únicamente graba el registro en el sistema
Para dar mantenimiento a la [Lista de Espera] seguiremos los siguientes pasos: en la pantalla principal tenemos la
pestaña de [Documentos]
En esta pestaña podemos filtrar varios documentos: [Lista de Espera] y otros como [Factura], [Reservas], etc. Pero de
manera general es decir el registro total del documento filtrado.
Para un correcto filtrado las opciones que escogemos son: Rango de fechas, Estado Activo, Tipo de documento (En
este caso Lista de Espera) y presionamos el botón

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Aquí visualizamos los diferentes registros, de igual manera podemos filtrar por un producto específico y agilitar el
mantenimiento de cada registro.
En esta misma pantalla al final de la línea tenemos el botón de búsqueda por producto luego se abre la
ventana para buscar el código.
Ingresamos según el criterio a filtrar y presionamos el botón gris, el mismo despliega los productos consultados
Productos Producto y
filtrados Botón de consulta
Aquí se presentan 2 opciones, el signo [+] y el botón [Recuperar], el primero sirve para desplegar el registro y visualizar
el producto y
el segundo para desplegar el registro completo de la [Lista de Espera] y poder ingresar observaciones.
Al presionar el botón [Recuperar] se abre la ventana con los respectivos datos,

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En la zona inferior de la pantalla aparecen 2 botones, los mismos sirven para aumentar un registro y el segundo para
grabar las observaciones ingresadas en el registro.
2 1
Dependiendo de la observación ingresada podemos registrar una fecha tentativa para realizar una segunda llamada y
de esta manera tener más control sobre dicho registro.
Una vez ingresada las observaciones y la fecha se debe grabar el registro, y habrá finalizado este paso.
Para eliminar un registro de [Lista de Espera] se debe realizar los pasos anteriores, convertir en factura (similar a los
pasos que se realiza con la proforma) y luego cancelar la factura [Shift+F2] y dicho registro aparece como Anulado.
TRANSFERENCIA EN 0
Este procedimiento para generar una [Transferencia en 0] nos permite ingresar productos desde otra sucursal o
bodega cuando no tenemos stock en el local y el cliente desea comprar para entregarle en una fecha posterior.
El procedimiento empieza con el ingreso de datos del cliente e ingreso de los productos entre esos un producto del cual
no dispongamos el stock suficiente para cubrir la necesidad del cliente.
Al ingresar el producto a la factura sale el mensaje de alerta “No existe cantidad disponible”.” El producto no podrá ser
vendido”
y se marca con un triángulo amarillo al principio de la línea de producto lo cual nos indicará que no disponemos de
stock.
Al dar doble clic sobre el triángulo amarillo se despliega la siguiente pantalla, en la cual se visualiza: el stock de mayor
a menor de los locales

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Aquí debemos escoger el local a quien debemos realizar la solicitud para el pedido del producto y la cantidad, en este
punto es muy importante saber que no permite ingresar una mayor cantidad a la que se necesita facturar.
Una vez ingresada la cantidad en el local escogido, la diferencia se elimina, luego de esto se presiona el visto verde, la
ventana se cierra y pasa a la pantalla de facturación.
En la ventana principal tenemos el menú [Transferencia 0]
En esta ventana se despliega la información de las transferencias ingresadas, así mismo opciones de filtrado para
visualizar los diferentes estados de los registros de transferencias en 0.
Aquí escogemos el registro correspondiente, se da un clic sobre el área de Usuario se despliega la siguiente pantalla:
En esta pantalla se escoge el usuario a quien se solicita autorización se cierra y pasa nuevamente a los registros
previamente ingresados.
En la zona derecha encontramos el botón [Enviar] al dar clic sobre este botón se abre la pantalla para ingreso de
Usuario y Contraseña de supervisor
Al presionar el Visto verde la autorización se envía y le llega a la persona anteriormente designada. En este ejemplo se
pide la transferencia en 0 a Bodega, la autorización es automáticamente aceptada, desplegándose el siguiente
mensaje

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En el caso [Transferencias en 0] enviadas a locales se sigue los pasos anteriores hasta el envío de la autorización
luego de esto el usuario del local a cual se le solicita debe aceptar y el local que está realizando la solicitud debe
verificar la autorización, presionando el botón que se encuentra en el lado izquierdo.
Una vez autorizada por el local, sale el siguiente mensaje
Se presiona [Enter] y la [Transferencia en 0] está autorizada
En la pantalla de facturación al presionar [F4], el ícono amarillo cambia por el icono verde el cual nos indica que el
producto dispone de stock y se puede seguir con el proceso de facturación.
Para regularizar la [Transferencia en 0] se debe seguir otros pasos en un módulo diferente.
NOTA DE CREDITO
Para empezar la emisión de la [Nota de Crédito] en la ventana principal del Sistema [POS] se presiona [Ctrl+N], y se
abre la ventana para generar un nuevo registro.
En el campo Cédula/RUC se ingresa la identificación del cliente se presiona [Enter] y se despliega una nueva pantalla
en la cual se debe escoger el # correcto de factura

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Al marcar y presionar [Enter] sobre el registro correcto, se carga la información correspondiente a la factura junto con el
listado de productos
En el campo [Observación], obligatoriamente se ingresa el motivo de la devolución o [Nota de Crédito], Para el

producto se ingresa la cantidad que está devolviendo. A tomar en cuenta que cuando un producto es parte de un
juego, el sistema registra TODOS los componentes del juego junto con las cantidades.
Una vez que se ha ingresado la cantidad en el ítem correcto, la [Nota de Crédito] ya presenta el monto por el cual se
está realizando la
Devolución. Para poder emitir la [Nota de Crédito], se debe pedir autorización con [Ctrl+M] o dando clic sobre el botón
Esta combinación de teclas, despliega el nombre de las personas que autorizan, en este caso siempre se debe escoger
el Jefe o Sub jefe de Local .y se presiona [Enter], desaparece esta mini-ventana y se espera a recibir la autorización
que se emite en otra plataforma (Similar a la autorización de descuentos).
Una vez verificada la autorización se marca un visto verde en la parte superior, luego un clic en el botón [Guardar] y la
[Nota de Crédito] se imprime

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Búsqueda de Nota de Crédito
Para buscar una nota de crédito emitida anteriormente, debemos dar clic en herramientas, nos dirigimos a la opción
nota de crédito
Dando clic en esta opción se despliega una pantalla completa en la cual podemos elegir (1) el rango de fecha y (2)
estado de las notas de crédito.
1 2
Dando clic en el ícono se despliega todas las notas de crédito emitidas en el rango de fechas con nombre del
cliente, Nº factura y Nº de nota de crédito.

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Consumo.- Para el consumo de la [Nota de Crédito], se ingresa en la factura se siguen todos los pasos de facturación
hasta el previo ingreso de [Forma de Pago]. Donde se escoge [Nota de Crédito], para pasar al registro del documento
se presiona [TAB] y se abre una nueva ventana donde se ingresa el # de documento.
En el campo en blanco se ingresa el # de [Nota de Crédito] se presiona [Enter], y se presenta en pantalla, con la
información como: #, valor, cliente.
Para que se registre en la factura el valor correspondiente, se presiona [TAB] luego [Ctrl+F5] y la [Nota de Crédito]
queda registrada, como el valor de la compra supera al valor de la [Nota de Crédito] la diferencia, el cliente deberá
cancelar con su forma de pago preferida.

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CIERRE DE CAJA
Al final del día luego del cierre del local se procede con el cuadre de dinero y documentación y posteriormente realizar
el [Cierre de Caja]. En el menú principal [Herramientas] se encuentra el menú [Cierre de Caja].
Al ingresar sobre este menú, se despliega la siguiente pantalla en la cual se debe recuperar los datos con el botón
Aquí se visualiza las diferentes formas de pago, valores, fechas. Etc. Con estos valores podremos cuadrar Efectivo,
Cheque, Nota de Crédito, lo que es Tarjeta de Crédito, se cuadran en otra pantalla que permite visualizar de manera
más detallada todos los vouchers recibidos.

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El siguiente paso es grabar esta pantalla con los valores confirmados presionando el botón sale el mensaje
Si ya tenemos los valores confirmados en dinero y documentos físicos se presiona [SI] se despliega la pantalla para
escoger impresora (Se debe escoger la impresora Láser). Y presionar [Aceptar].
En esta pantalla despliega las diferentes formas de pago, tarjetas de crédito por emisor, facturas emitidas, facturas
anuladas, fechas y el status del cierre de caja es: [Guardado].
Con esta información se vuelve a reconfirmar los diferentes valores y datos.
El siguiente paso es registrar los depósitos tanto de dinero como cheques para lo cual dentro del menú [Archivo] en
esta misma pantalla se despliega la opción [Generar Depósito] ó [Alt+I]. Al ingresar en esta opción pide el ingreso de
usuario y contraseña.
Se [Acepta] y se despliega una nueva pantalla donde pide reconfirmar el [Cierre de Caja]

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Se presiona [SI y aparece una nueva pantalla] en la cual aparece el valor a depositar y los campos en blanco para
registrar en la cuenta designada los valores y papeletas de depósito. En esta pantalla los valores ingresados deben ser
los mismos correspondientes al cuadre de caja previamente realizado.
Una vez ingresados y confirmados # de papeleta con valores se guarda y se procesa, en este paso solicita mensaje
de confirmación se presiona [SI], y se cierra la ventana. El status del cierre de caja es [Procesado con Depósito]. Es
importante imprimir el documento para el archivo respectivo.

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ENTREGA A DOMICILIO DESDE EL LOCAL

Para marcar el producto actual como entrega a domicilio se escoge del Menú Edición - Entrega Local/Domicilio o la
combinación de teclas Shift + F9
Al marcar la línea del producto como Entrega a Domicilio aparece el siguiente identificador
Es obligatorio seleccionar en los datos del cliente la dirección de entrega del producto. En el caso de que no se hubiera
marcado al colocar F4 (formas de pago) el sistema va a exigir que se ingrese este dato presentando la pantalla de
datos del cliente, con el siguiente mensaje de alerta

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En el caso de que el cliente se va a acercar al mismo local a retirar el producto en el distribuidor hay que seleccionar el
la opción que dice LOCAL PROPIO, en la opción de Distribuidor.
En el caso de que los productos de entrega a domicilio provengan de una transferencia 0 en el distribuidor se deberá
seleccionar la opción TRANSFERENCIA 0

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Al momento de imprimir la factura también se imprimirá un documento adicional con los productos pendientes por
despachar

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REPORTES S.I.S
REVISIÓN DE FACTURAS
Para la revisión de facturas emitidas o la re impresión para alguna cobertura de garantía, debemos realizar lo siguiente:
• Ingreso al SIS con clave y usuario

• Dar clic en Ventas/ Reportes / Ventas factura
Se habilitará una pantalla con el campo FACTURA abierto, en este campo colocaremos el número interno y damos clic
en la opción buscar para que se despliegue toda la información del documento. Luego de esto podremos
imprimir la factura si es el caso.

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MUESTREOS E INVENTARIOS
TOMA DE INVENTARIO MANUAL
El reporte de inventario en cada local en SIS se obtiene a través de la siguiente ruta:

• Dar clic en Inventario / Reportes / Stock Productos.
• Se digita el botón “Buscar”
En este reporte se despliega la información del stock en el sistema donde se reflejan las cantidades en tránsito,
reserva, inventario actual y disponibilidad para la venta.
La columna “Inventario” corresponde al stock actual menos la mercadería en tránsito (cuando se imprime guía de
remisión).
Esta columna sí toma en cuenta las reservas (transferencias guardadas) ya que aún no está en tránsito y por ende esta
mercadería se encuentra en el local.
La columna “Inventario” tiene las cantidades con las cuales se deben comparar las existencias físicas.
TOMA DE INVENTARIO CON LISTA
PASO 1
En el disco C del computador, se crea una carpeta denominada “INVENTARIO-SIS”.

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PASO 2
Se abre el reporte de stock de inventario en SIS, según la ruta mencionada anteriormente. Se procede a desplegar el
reporte de inventario.
PASÓ 3
Se digita el botón: “Generar Archivo Hand Held” . Con esta operación se crea un archivo de texto dentro de la
carpeta que fue creada en el paso 1.
Este archivo contiene el nombre del local. Ejemplo: INV1JAR.txt (perteneciente a Local Jardín).
PASO 4
El archivo de texto se lo debe abrir con el programa que se tenga instalado para administrar archivos de hoja
electrónica: Excel, Libre Office Calc u Open Office Calc.
PASO 5
Al ejecutar la apertura del archivo, se debe escoger el separador de texto más adecuado (coma, punto y coma,
espacio) para convertirlo en hoja electrónica, de tal modo que las columnas se muestren correctamente:

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Columnas
distorsionadas
Luego de escoger el separador adecuado:
Columnas
correctamente
ordenadas
Se digita el botón “Aceptar” para generar el archivo en hoja electrónica.

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PASO 6
Finalmente con el stock del sistema en hoja electrónica, se puede arreglar la lista de inventario para toma física para
imprimirla y comenzar el inventario.
nknk
Nota importante: Una vez lista la hoja electrónica, esta nos presentará el inventario en orden alfabético. El cual
nos servirá para realizar muestreos por marca simplemente seleccionando celdas e imprimiéndolas.
REVISION DE KARDEX
Para la revisión de kárdex o movimiento productos debemos realizar lo siguiente:

• Dar clic en Inventario / Reportes / Kárdex

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Luego de ingresar, aparece una pantalla en blanco detallando 4 campos:
• Sucursal
• Producto
• Fecha
• Tipo
Para verificar el movimiento de cualquier mercadería, debemos ingresar la fecha y código del mismo, dar clic en el
ícono RECUPERAR y aparecerá toda información acerca de los movimientos realizados con este producto.
REVISIÓN PEDIDOS
Para la realización de pedidos o revisar los sugeridos enviados por Edison Quelal, debemos realizar lo siguiente:

• Dar clic en Inventario / Demanda y Distribución / Pedido locales.

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Una vez realizado este paso nos aparecerá una pantalla denominada “PEDIDO DE ABASTECIMIENTO”
• Para iniciar con el pedido de mercadería, debemos dar clic en el ícono “Unidad de negocio Origen”
escogiendo así la BODEGA CENTRAL.
Una vez escogido el lugar de origen, dirigimos el cursor a detalle, damos clic derecho opción RECUPERAR e iniciamos
con el pedido para nuestros locales.
Una vez finalizado el pedido debemos dar clic en guardar , debemos colocar un visto en la opción CHECK IN,
con esto estaremos indicando a la persona encargada de demanda que nuestro pedido está validado.
Clic en CHECK IN para finalizar pedido

Clic derecho para ingreso de ítems

52
REVISIÓN TRANSFERENCIAS
Para la realización y revisión de transferencias en el SIS debemos tomar en cuenta lo siguiente:

• Dar clic en Inventario / Demanda y Distribución / Transferencias
Realizado este ingreso, aparecerá una pantalla con varios campos, los mismos que deberán ser llenados
correctamente para el envío de la transferencia.
Los campos a llenar en la parte superior son:
• Agencia de destino
• Nombre del transportista
• Cédula o RUC
• Placa del vehículo
Una vez ingresado los datos, damos clic derecho en la parte inferior, opción insertar y procedemos a ingresar la
mercadería.

53
REVISIÓN DE TRANSFERENCIAS
Si es el caso y queremos revisar alguna transferencia realizada anteriormente, solo debemos ingresar la fecha de
búsqueda, el estado de la transferencia y dar clic en el ícono para que toda la información de transferencias
realizadas a nivel nacional aparezcan.

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1

MANUAL DE USO DE SISTEMA DE FACTURACIÓN “POS”

Manual Sistema “POS” Tventas

En esta pantalla tenemos diferentes combinaciones de teclas:

[Ctrl+T] Aumenta una línea para registro de un teléfono adicional

[Shift+T] Elimina una línea de registro de teléfono que esté en blanco

[Ctrl+D] Aumenta una línea para registro de dirección adicional

[Shift+D] Elimina una línea de registro de dirección que esté en blanco

[Ctrl+P] Activar línea de registro de dirección

[Ctrl+Q] Activar línea de registro de teléfono

Manual Sistema “POS” Tventas

INGRESO PERSONAS EXTRANJERAS

Manual Sistema “POS” Tventas

Manual Sistema “POS” Tventas

Al escoger el vendedor, aparece la pantalla para ingreso de productos.

Si queremos eliminar una línea de producto ingresado la tecla es [F2]

Manual Sistema “POS” Tventas

En el caso de stock de juego, se visualiza en otra área de la pantalla.

Stock del Juego

Nombre del Juego

En esta área de la ventana existen varias opciones: Descripción

Manual Sistema “POS” Tventas

Listado de locales con su

Historial del Producto

Presionando en la lupa se abre el historial del producto

Manual Sistema “POS” Tventas

Se escoge la persona que autoriza y se envía la autorización.

Manual Sistema “POS” Tventas

DESCUENTO VARIOS PRODUCTOS

1.1.- Ingresamos el número de cédula del cliente

1.2.- Validamos datos los datos y aceptamos (visto verde)

Manual Sistema “POS” Tventas

2.1.- Ingresamos el listado de productos con el descuento respectivo

Manual Sistema “POS” Tventas

Se muestra en la pantalla del POS un listado con las Formas de Pago.

Manual Sistema “POS” Tventas

Verificación de Aprobación de descuentos

2.6.- Verificamos la aprobación de descuentos.

La variación de descuentos se puede dar por los siguientes motivos:

Manual Sistema “POS” Tventas

3.- Forma de pago

4.- Datos informativos

Manual Sistema “POS” Tventas

BONO TVENTAS JUEGO

Identificador del tipo de bono juego

Cómo identificar el tipo de bono y su valor...?

Auto consumo. (Similar a la facturación Crédito Tventas Regalo).

Todos los Bonos se consumen en su totalidad.

El inventario de Bonos en locales será controlado por Cristian Núñez.

PROCESO DE FACTURACIÓN CON “BONO TVENTAS JUEGO”.

Manual Sistema “POS” Tventas

Verificar, confirmar o ingresar datos de cliente

Aceptar datos ingresados de cliente

Manual Sistema “POS” Tventas

Seleccionar nombre de vendedor

Ingreso o consulta de producto(s) a facturar

Ingreso forma de pago

Manual Sistema “POS” Tventas

Pasar la tarjeta por el lector

Manual Sistema “POS” Tventas

FACTURACIÓN CON FORMA DE PAGO BONOS (CONSUMO BONO TVENTAS JUEGO)

Manual Sistema “POS” Tventas

ANULACION FACTURA ORIGINAL, QUE ACTIVO EL BONO TVENTAS JUEGO

Manual Sistema “POS” Tventas