Manual Fondos

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DE LA NACIN
Fondos Acumulados Manual de Organizacin
Archivo General de la Nacin, Colombia

Divisin de Clasificacin y Descripcin
Clara Ins Casilimas Rojas Juan Carlos Ramrez Moreno
Bogot, D. C., abril de 2004
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Manual de Organizacin de Fondos Acumulados
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Repblica de Colombia Establecimiento Pblico Adscrito al Ministerio de Cultura CONSEJO DIRECTIVO Ministerio de Cultura Ministra: Mara Consuelo Arajo Castro Viceministra: Adriana Meja Presidencia de la Repblica Vctor Manuel Daz (Representante del Sr. Presidente) Colciencias Mara del Rosario Guerra (Directora) Academia Colombiana de Historia R.P. Luis Carlos Mantilla (Delegado del Presidente) Archivo General de la Nacin Sara Gonzlez Hernndez (Directora) (E.) Elsa Moreno Sandoval (Secretaria General)
COMIT EDITORIAL
Jorge Palacios Preciado Sara Gonzlez Hernndez Myriam Meja William Martnez Mauricio Tovar Sara Gonzlez Hernndez Imprenta Nacional de Colombia
COORDINACIN EDITORIAL Diseo, Diagramacin e Impresin
Impreso en Colombia Las publicaciones del Archivo General de Colombia estn protegidos por lo dispuesto en la Ley 23 de 1982. Podrn reproducirse extractos sin autorizacin previa, indicando la fuente. Las opiniones expresadas o utilizadas en la obra son responsabilidad exclusiva de sus autores. ISBN 958-9298-98-2
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Carrera 6. No. 6-91 A.A. 37555 Tel.: 337 3111 Fax: 337 20 19 E-mail: agnnal@attglobal.net Pg. Web: www.archivogeneral.gov.co Bogot, D. C. - Colombia
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TABLA DE CONTENIDO
Pgs.
INTRODUCCIN .......................................................................... 5 1. 2. MARCO JURDICO ................................................................ 11 ORGANIZACIN DOCUMENTAL Y FONDOS ACUMULADOS 13 2.1. Fondos Acumulados ........................................................ 13 2.2.CMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIN .......................................................... 13 2.3.CMO ABORDAR LA ORGANIZACIN DE LOS FONDOS ACUMULADOS ..................................................... 14 2.3.1. Diagnstico: Establecimiento del Nivel de Organiza cin Documental ................................................................ 15 2.3.1.1. Aplicacin del formato otras reas de depsito (fuera del edificio) ...................................................... 16 2.3.1.2. Aplicacin del formato identificacin de fondos y secciones por depsito ................................ 17 2.3.1.3. Seleccin de la muestra ................................. 18 2.3.1.4. Formato identificacin de asuntos en fondos y secciones por depsito ................................ 20 2.3.2. RECONSTRUCCIN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL. 20 2.3.3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVSTICO INTEGRAL ...... 25 2.3.4. FASE OPERATIVA: ORGANIZACIN DOCUMENTAL Y PROCESOS TCNICOS .................................................... 27 2.3.4.1. ORGANIZACIN DOCUMENTAL. DEFINICIN . 28 2.3.4.2. Identificacin, clasificacin, depuracin, ordenacin .................................................................. 28
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2.3.4.3. Descripcin: El inventario ............................. 29 2.3.4.4. Valoracin ..................................................... 31 2.3.4.5. Seleccin documental .................................... 35 2.3.5. ELABORACIN DE TABLAS DE VALORACIN ...... 38 2.3.5.1. Tablas de Valoracin Documental (TVD) Definicin. .................................................................. 38 2.3.5.2. Importancia de las Tablas de Valoracin Documental................................................................. 38 2.3.5.3. Elaboracin de la propuesta de las TVD ........ 39 2.3.5.4. Discusin y aval de las VD, ante el Comit de Archivo ............................................................................................ 40 2.3.5.5. Aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental................................................................. 41 3. 4. 5. GLOSARIO ............................................................................. 43 BIBLIOGRAFA ....................................................................... 47 ANEXOS ................................................................................. 51
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INTRODUCCIN
a evolucin histrica de los archivos refleja la inestabilidad de las estructuras sociopolticas y en gran medida la idio sincrasia de nuestros pueblos. Por esta razn a pesar de la enorme tradicin escrita heredada de Espaa desde la poca de la conquista y del inters mostrado por la corona para la protec cin de la documentacin generada por la administracin indiana a travs de disposiciones desde el mismo perodo de conquista, fue evidente la desidia y el descuido oficial de los documentos producidos por las diferentes administraciones; el incendio del archivo Virreinal en 1786 fue el caso ms notorio, y una de las prdidas ms graves e irreparables en la memoria escrita de nues tra Nacin; muchos de los documentos fueron fraccionados y desmembrados en la confusin producida por las llamas. En el perodo republicano los archivos no escaparon a la inesta bilidad poltica y a las contingencias de las guerras civiles, a las asonadas y los desastres de la naturaleza. Las administraciones republicanas fueron las que sin ningn criterio archivstico ini ciaron el empaste de los documentos desglosados empleando para ello a los reclusos del Panptico Nacional. En 1868 bajo el gobierno del General Santos Acosta se crea el Archivo Nacional, en donde se reunieron los documentos colo niales procedentes de la Real Audiencia y los generados por los organismos centrales de la administracin de la Repblica. Este proceso se inscribe en la consolidacin de un Estado nacional, en l los documentos de archivo fueron vistos como elementos fundamentales del patrimonio histrico de la Nacin. El nuevo Archivo tuvo enormes dificultades de tipo administrativo por la falta de recursos y la inestabilidad poltica.
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El 9 de abril de 1948 en el llamado Bogotazo los archivos tambin sufrieron la accin destructiva. Varios Ministerios fueron saqueados y sus archivos quemados, este evento gener una rup tura histrica no slo a nivel sociopoltico en el pas, sino tam bin como una realidad objetiva para los archivos oficiales que incide en los procesos archivsticos de valoracin y seleccin del patrimonio documental del pas. A mediados del siglo XX los problemas para el acceso a la infor macin y la conservacin de los documentos se agudizaron en la medida en que se expandi la estructura y las funciones del Estado, por ende la produccin documental creci indiscriminadamente, tanto, que las unidades administrativas de archivo fueron literalmente desbordadas por la explosin docu mental, sin que la administracin pblica propiciara cambios en las adaptaciones tcnicas, archivsticas y logsticas ante las nue vas realidades administrativas. Con la creacin del Archivo General de la Nacin mediante la Ley 80 de 1989 y la expedicin de los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997, el Gobierno Nacional inicia la reglamentacin so bre las transferencias de la documentacin histrica de las enti dades de orden nacional del sector central de la rama ejecutiva y ordena su traslado al Archivo General de la Nacin. Con la implementacin de estas normas se empieza a conocer la magni tud de los problemas de hacinamiento de los archivos; las Unida des Tcnicas realizan diagnsticos preliminares in situ a los de psitos de archivo de las diferentes entidades con el fin de iden tificar y evaluar su situacin real, el resultado permiti establecer que el fenmeno ms frecuente encontrado en los Archivos Cen trales de las entidades son los altos niveles de desorganizacin de los archivos, as como las deficientes condiciones medioambientales de los depsitos que contribuyen al deterioro fsico de la documentacin. Los archivos se fueron convirtiendo en verdaderos depsitos de papeles en donde se arruman grandes masas de documentos sin ningn criterio archivstico de organizacin y conservacin, creando los denominados Fondos Acumulados. 6
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Durante mucho tiempo la falta de una poltica archivstica co herente por parte del Estado dio origen a problemas estructurales en los archivos, que se reflejan bsicamente en la falta de control y regulacin de procesos archivsticos sobre produccin, recep cin, distribucin, consulta y conservacin documental. Las reestructuraciones y los constantes cambios administrativos en las instituciones sin adelantar la debida planificacin y orga nizacin han incrementado el congestionamiento excesivo y des medido de las reas de depsitos en inadecuadas condiciones de conservacin de los documentos. Esta problemtica generalizada en la administracin pblica contribuye a la ineficiencia en la prestacin de los servicios de consulta por parte de las unidades administrativas de archivo para la toma de decisiones y acceso a la informacin a los ciuda danos, en detrimento de las mismas instituciones. Esta situacin de desorden, ha conducido a la eliminacin indiscriminada, sustraccin o deterioro de documentos por las inadecuadas condiciones de conservacin y seguridad, y defini tivamente han propiciado el detrimento del patrimonio histrico de la Nacin. No menos importante es que esta desorganizacin de los archivos ha sido elemento fundamental que ha favorecido la corrupcin administrativa. Habra que mencionar que adems de los sealados inconve nientes intrnsecos de los archivos, tambin la difcil situacin econmica de la administracin pblica incide fundamentalmente en el abandono de los fondos acumulados por parte de las insti tuciones. La organizacin archivstica de los fondos acumulados requiere compromiso institucional en materia presupuestal, ya que dicho proceso es costoso, dispendioso y a la vez requiere de un equipo humano especializado e idneo. Ante este panorama complejo y crtico de los archivos se ha venido consolidando una metodologa, en un proceso constante de retroalimentacin entre la teora y la prctica, para enfrentar los problemas encontrados en los diferentes archivos del pas, diseada con miras a organizar y rescatar los documentos de los
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fondos acumulados del sector pblico y del sector privado. En esta labor de rescate prima esencialmente la recuperacin de la documentacin considerada patrimonio histrico del pas, fun damental para la memoria de la Nacin, as como para el desa rrollo de la investigacin histrica, cientfica y tecnolgica. El mtodo de organizacin de los fondos acumulados tiene ca rcter objetivo, se basa en la reconstitucin del orden originario de los archivos, aquel orden que tuvieron los documentos en el momento de su produccin y que reflejan la gestin administra tiva de la institucin. El fondo acumulado entonces, debe tratar de ser reorganizado de acuerdo con las funciones, competen cias, estructura y procedimientos de la institucin que los produ jo en el transcurso de su evolucin. Tal como lo seala Lodolini el mtodo histrico desciende a la historia de las instituciones y al principio bsico de la archivstica moderna el respeto por la procedencia de los documentos. El presente Manual tiene como objetivo servir de gua a todos los archivos del pas para lograr un mejoramiento sustancial en la recuperacin, manejo de la documentacin, prestacin de servi cios archivsticos y en la conservacin de nuestro patrimonio documental institucional. La primera parte presenta los conceptos de organizacin docu mental y fondos acumulados como el inicio de una cadena de relaciones que permitir unir eslabn a eslabn las diferentes etapas metodolgicas, los procesos tcnicos, el trmite administrati vo para lograr acervos documentales que respondan a las necesi dades de las demandas de investigacin de la comunidad. La metodologa para abordar la organizacin de los fondos acu mulados se inicia con el diagnstico que brinda el conocimiento del estado actual de los archivos, particularmente el nivel de or ganizacin documental. En esta etapa se presentan los formatos que complementan el diagnstico integral de archivos con la iden tificacin primaria de productores documentales y asuntos que desde luego servirn de base para elaborar el plan archivstico integral con el fin de establecer prioridades de trabajo a corto, mediano y largo plazos. 8
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Igualmente, se resalta la importancia de adelantar el conoci miento de la Historia Institucional como fundamento para la or ganizacin de los archivos y se presentan algunas propuestas e instrumentos que faciliten su elaboracin. Ya en la fase operativa, al hablar de los procesos archivsticos se subraya especialmente el objetivo de restaurar o reconstruir el desarrollo de la institucin pero tambin de sus estructuras, y acorde con estas la de su produccin documental lo cual signifi ca que a la identificacin, la clasificacin, la descripcin y la valoracin se les debe imprimir el carcter dinmico y diacrni co que permitan un anlisis flexible y acorde a las circunstancias histricas del ente productor y su gestin. En este mismo sentido, se destaca la importancia del inventario como instrumento de control y registro de series o asuntos sobre el cual se soporta el proceso de valoracin. Esperamos que el manual responda a las inquietudes de la co munidad archivstica y contribuya al mejor posicionamiento de los archivos; as mismo se entienda la importancia del manejo documental para la gestin del conocimiento de las instituciones y el mejoramiento de la calidad de servicios al ciudadano. Agradecemos especialmente al Ministerio de Comunicaciones, Ministerio de la Proteccin Social antes Ministerio de Salud , Ministerio de Minas y Energa, Superintendencia de Industria y Comercio, Instituto Nacional de Adecuacin de Tierras INAT , entidades que permitieron nuestro ingreso a sus archivos para ejecutar el Proyecto de Recuperacin del Patrimonio Documen tal cuya responsabilidad recae en la Divisin de Clasificacin y Descripcin del Archivo General de la Nacin. De la misma manera expresamos nuestro reconocimiento al aporte de experiencias de los compaeros funcionarios en su la bor diaria de visitas y asesoras; a los compaeros contratistas particularmente a Esperanza Gonzlez quien aport los datos del INAT para los ejemplos del manual.
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A Mara Imelda Lpez por su atenta lectura y comentarios; a Miryam Sanabria por la solucin oportuna que dio a los proble mas de sistemas.
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1. MARCO JURDICO
ntre las normas especficas relacionadas con el manejo tc nico y administrativo de la documentacin durante todo el ciclo vital y particularmente lo atinente a las entidades del Estado que se liquiden, fusionen o privaticen se destacan: Decreto 1382/95 Ordena la transferencia de la documenta cin histrica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin. Acuerdo 08/95 Reglamenta la transferencia de la documenta cin histrica de los organismos del orden nacional. Decreto 998/97 Reglamenta la transferencia de la documen tacin histrica de los archivos de los organismos del orden na cional al Archivo General de la Nacin. Decreto 254/00 Por el cual se expide el rgimen de liquida cin de las entidades pblicas del orden nacional. Ley 594/2000 Ley general de archivos. Artculo 20. Las enti dades pblicas que se supriman o se fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al minis terio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Pargrafo. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad te rritorial a la cual hayan estado vinculadas. Acuerdo 038/2002 Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la ley general de archivos 594 de 2000. 11
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Acuerdo 041/2002 Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las Entidades que se liquiden, fusio nen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo. Acuerdo 15/2003 Por el cual se adiciona un pargrafo al artculo primero del Acuerdo 041 de 2002. Acuerdo 02/2004 Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados.
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2. ORGANIZACIN DOCUMENTAL Y FONDOS ACU MULADOS

Antes de abordar el tema de la organizacin de los fondos acu mulados es necesario definir qu son los fondos acumulados y explicar qu se entiende por organizacin documental.
2.1 FONDOS
ACUMULADOS
Definicin. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de conserva cin. Los fondos acumulados son producto de la carencia de poltica archivstica del Estado, del desgreo administrativo y de los cambios constantes de la administracin; estos ltimos se reflejan en la liquidacin, fusin y privatizacin de entidades as como tam bin en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funcio nes al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institucin concentre en sus depsitos documentacin producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
2.2 CMO TUCIN?
IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTI-
Cuando la entidad no est en proceso de liquidacin, supresin ni fusin debe tenerse en cuenta la ltima reestructuracin con el fin de tomar esta fecha como punto lmite entre las Tablas de Retencin Documental (TRD) y las Tablas de Valoracin Docu mental (TVD). Es decir, desde la ltima reestructuracin hasta la fecha de hoy se elaborarn unas TRD que se aplicarn en ese
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mismo perodo puesto que la documentacin producida por la entidad reflejar las diferentes actividades y servicios prestados durante la ltima etapa de vida institucional. Igualmente, la do cumentacin generada durante el perodo comprendido entre la creacin de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la lti ma reestructuracin corresponde al concepto de fondos acumu lados. Si la ltima reestructuracin de la entidad fue en el ao 2000, esta fecha es el punto de partida tanto para elaborar las TRD de la institucin y aplicarlas del 2000 hasta la fecha y a la vez ser el punto de partida hacia atrs para elaborar las TVD. Sin embargo, las TRD son un referente para la asignacin de tiempos de reten cin y para la disposicin final. FONDOS ACUMULADOS
T V D
CREACIN
TRD
2000 2003
LTIMA REESTRUCTURACIN
Para las entidades en proceso de liquidacin, fusin y privatizacin que no posean Tablas de Retencin Documental o que no las hayan aplicado a toda su produccin documental ser un fondo acumulado. Igualmente, se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentacin producida por entidades que antecedie ron o se fusionaron al ente que actualmente la custodia.
2.3 CMO LADOS?
ABORDAR LA ORGANIZACIN DE LOS FONDOS ACUMU
La labor de organizacin de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres momentos: el establecimiento del nivel de organizacin de la documentacin y la reconstruccin de la his14
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toria institucional, la elaboracin de un Plan Archivstico Integral y la ejecucin de dicho plan enmarcado en las normas y princi pios archivsticos. El establecimiento del nivel de organizacin se logra mediante la elaboracin de un diagnstico, para lo cual se dispone de un formato que permite la recoleccin progresiva de datos sobre la administracin, estado de conservacin y nivel de organizacin de la documentacin. El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organizacin tanto en la etapa de planifica cin del trabajo como en la etapa de ejecucin del mismo. El formato de diagnstico que se ha implementado para la orga nizacin de los fondos acumulados tiene preguntas afines con aquel que se presenta en la reciente publicacin del Archivo General de la Nacin: Pautas para diagnstico integral de archi vos (JAIMES, GARCA, 2003). Esta etapa corresponde a una la bor previa al establecimiento del nivel de organizacin docu mental.
2.3.1 Diagnstico: Establecimiento del nivel de organiza cin documental

El establecimiento del nivel de organizacin documental est relacionado con la aplicacin de los formatos del diagnstico integral propuesto por el Archivo General de la Nacin que con templa aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno fsico en el cual est la documentacin y de su organizacin y cuyas bondades son reconocidas en los diferentes mbitos de la administracin, la planeacin, la gestin documental, servicios de archivos y muy especialmente como herramienta para eva luar las diferentes variables que inciden en la preservacin y en la formulacin de programas de conservacin preventiva. (JAIMES, GARCA: 2003: 7). El diagnstico integral involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre del archivo, su ubicacin geogrfica, fecha de creacin, ubicacin en la estructura organizacional; datos sobre la planta fsica donde funciona el archivo: reas de depsito dentro y fuera del edificio, condicio
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nes ambientales, tipos y materiales, el mobiliario; estado de con servacin de la documentacin: tipos de deterioro; almacena miento: unidades de conservacin (carpetas, A-Z, legajos, tomos libros, paquetes, costales, entre otros); estado o nivel de organi zacin documental: instrumentos de recuperacin de la informa cin (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, en tre otros), tipos de soportes, fechas extremas, volumen documen tal. Del estado de todos estos aspectos es importante dejar regis tro visual o sonoro. Para lograr los fines propios de este manual se har hincapi en el ltimo aspecto de los mencionados anteriormente, es decir, en el nivel de organizacin documental. Con esta afirmacin no se est desconociendo la importancia y la necesidad de aplicar los formatos que contienen los datos ya mencionados, antes bien, deben ser aplicados como parte del diagnstico integral y com plementarlo con los que se presentan en este apartado. Los formatos contienen preguntas diseadas para indagar el nmero de depsitos que posee la institucin, as como el estado de orga nizacin, sistemas de ordenacin y clasificacin implementados, tipos de soportes y estado de conservacin de los mismos. El nivel de organizacin involucra aspectos diversos como son el conocimiento de la historia de la documentacin, de su custo dia, de las entidades productoras as como de su contenido infor mativo, fechas y volumen. Por esta razn es indispensable, cono cer de manera metdica el devenir histrico y la realidad de nues tros depsitos de archivos. Parte de este objetivo se logra con la aplicacin secuencial de los tres formatos que a continuacin se presentan; los dos primeros estn acompaados por un ejemplo tomado del diagnstico hecho en el Archivo de Malaria en los aos 1999 y 2002. 2.3.1.1 Aplicacin del formato Otras reas de depsito (fuera del edificio) El diligenciamiento de este formato (Vase Anexos 1, 1.1 y 1.2) consiste en relacionar los diferentes sitios o lugares que albergan documentacin y que se ubican en una misma ciudad; es decir, no los referidos a regionales o a seccionales, sino a sitios destina16
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dos para recibir la documentacin de las oficinas productoras con el fin de descongestionarlas, solucionando temporalmente los problemas de los productores pero agudizando el problema de la acumulacin y del desorden documental. Estos sitios pue den poseer no solo uno, sino muchos depsitos, cada uno en dismiles condiciones fsicas de conservacin y con registros de informacin de pocas y contenidos diferentes. De la misma manera, este hacinamiento documental acarrea problemas graves de deterioro fsico y biolgico generado tanto por acumulacin de polvo y por condiciones inadecuadas de tem peratura y humedad. Estas circunstancias causan problemas no solo para el mantenimiento fsico de los soportes, sino para la salud de las personas que van a adelantar los procesos archivsticos. 2.3.1.2 Aplicacin del formato: Identificacin de fondos y sec ciones por depsito Con la aplicacin del formato Identificacin de fondos y sec ciones por depsito se lograr un mayor conocimiento de la documentacin respecto al nombre de las entidades productoras y de sus dependencias, datos esenciales para la futura labor de clasificacin. (Vase Anexos 2 y 2.1). Antes de iniciar su aplicacin es necesario realizar las siguien tes preguntas: Qu instrumentos de descripcin o de recuperacin posee la documentacin almacenada en ese depsito? Es consultada la documentacin almacenada en el depsito? Qu instrumentos de control de consulta y prstamo se llevan? Estas preguntas tienen como fin indagar sobre la existencia de instrumentos que registren el nombre de productores, asuntos, fechas y volumen de la documentacin, ya sea en papel o en una base de datos; en caso de existir un instrumento con estas caractersticas servir como apoyo para conocer el nivel de orgaManual de Organizacin de Fondos Acumulados
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nizacin documental del depsito y no ser necesario diligenciar el formato. La consulta y el prstamo as como los controles que se lleven de los mismos son esenciales para determinar si an la docu mentacin es vigente, es decir, si an posee valores primarios y por lo tanto si es documentacin semiactiva. Este criterio es fun damental para abordar de manera prioritaria su organizacin. La aplicacin del formato ayudar a determinar las secciones para cada fondo, asuntos generales, unidades de conservacin, soportes y el volumen documental. Este ltimo se registrar en metros lineales. Si la documentacin se encuentra almacenada en unidades de conservacin cuyo tamao vara considerablemente debe recurrirse a la Norma Tcnica Colombiana NTC 5029, Medicin de Archivos para determinar su volumen. En el Anexo 3 y a manera de ejemplo, se presentan tres pginas de las doce que constituyen la aplicacin de este formato en el Archivo de Malaria. Una vez diligenciado el formato es necesario numerar metro a metro la totalidad de la documentacin de cada depsito. De pendiendo de la ubicacin, distribucin en el depsito y forma de almacenamiento de la documentacin se debe determinar un punto de inicio, un recorrido y un final para numerar e identificar la documentacin. Cada metro se signar con un nmero conse cutivo que representar metros lineales de documentacin. El punto final debe coincidir con el nmero de metros lineales ya iden tificados. Este procedimiento es requisito necesario para seguir con el paso siguiente. Con el fin de proseguir con la identificacin de datos puntuales sobre niveles de organizacin documental es importante aplicar el formato Identificacin de asuntos en fondos y secciones. Este debe aplicarse a una muestra tomada del total de la documenta cin que se va a organizar. 2.3.1.3 Seleccin de la muestra Teniendo como base los datos del formato Identificacin de fondos y secciones por depsito se selecciona la muestra que 18
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deber conjugar tanto criterios cualitativos como cuantitativos; es decir, se trata de involucrar cualitativamente en la muestra todos los fondos y secciones identificados en el mencionado formato. Desde el punto de vista cuantitativo se debe aplicar la frmula estadstica que determina el porcentaje de la poblacin que se tomar como muestra para aplicar el formato de la identificacin de asuntos. Frmula estadstica1 n= d2*(N-1) + p*q*z2 n = cantidad total de unidades del depsito. p = proporcin de unidades desorganizadas que siempre va a tener un valor constante que es igual a 0,5. q = proporcin de unidades organizadas en el depsito que tambin constante para el caso es 0,5. z = es un valor constante igual a 1,9604 y corresponde a la desviacin de la media de los datos. d = fraccin de error con el que se pasa a trabajar igual a 0,05 que corresponde a un error del 5%. n = nmero de unidades seleccionadas para evaluar. Veamos como aplica la frmula para el caso del Archivo de Malaria. El volumen total de los 9 depsitos es de 1.850 metros lineales; esta cifra se toma como la cantidad total de unidades (metro lineal) representada por N, as las cosas el nmero de metros para seleccionar (n) es igual a: Para el caso del nivel de organizacin documental el total del nmero de unidades del depsito (N) es el nmero de metros lineales que se obtuvo de la aplicacin del formato anterior por lo tanto el resultado obtenido o sea el nmero de unidades selec
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n= N* p*q*z
La frmula est suficientemente explicada en JAIMES, GARCA: 2003, pgs. 44-46.
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cionadas para evaluar (n) tambin se obtendr en metros linea les. n= 0.05 2 (1850 -1) + 0.5 x 0.5 x 1.96042 n= 318 metros lineales.
A pesar de la objetividad de sus resultados el proceso de aplica cin de la frmul r s l a c s o o t n o p r e t e a e u t o t s a t o l i mpo de dedica cin como por el equipo hum ano que se requiere para la evalua cin de la muestra seleccionada. En este m i mo sentido, se advierte que esta frmula debe apli s carse a fondos acumulados de gran volum en; en el caso de fon dos con poco vol umen documental se recom ienda seleccionar slo un diez por ciento para aplicar el form ato: Identificacin de asunt en f os ondos y secci ones teniendo en cuent f a ondos y secciones ya identificados.
n= 1850 x 0.5 x 0.5 x1.9604
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2.3.1.4 Aplicacin del formato Identificacin de asuntos en fondos y secciones por depsito La toma de la muestra obtenida ya sea mediante la aplicacin de la frmula o el diez por ciento de la poblacin total del dep sito se har teniendo en cuenta criterios cualitativos tales como fondos, secciones o asuntos ya identificados en la aplicacin del formato anterior. Los datos obtenidos en este formato (vase Anexos 4 y 4.1) per miten identificar asuntos puntuales para las dependencias (sec ciones o subsecciones) de cada entidad (fondo); la unidad de anlisis es la unidad de conservacin y para ella se acopian datos sobre contenidos, fechas extremas, soportes, ubicacin y anexos. Estos datos son fundamentales para estimar tiempos y personal de acuerdo con el tipo de labor que se deba adelantar en la orga nizacin y en procesos de limpieza y desinfeccin.
2.3.2 RECONSTRUCCIN
DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL
La reconstitucin del principio de procedencia es la base fun damental para el desarrollo de los procesos de organizacin de 20
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los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto his trico de la institucin productora lo que a su vez permitir re conducir los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos. Para obtener una informacin veraz, objetiva e ntegra sobre los productores de la documentacin se debe recurrir tanto a fuen tes primarias como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser documentales u orales, las secundarias son las bibliogrficas. En primera instancia, se recomienda consultar bibliografa rela tiva al ente o entes productores con el objeto de conocer la o las entidades que produjeron la documentacin. Esta primera etapa en lo posible debe contar con los testimonios de personas que conozcan el desarrollo de la institucin, ya sea porque estuvie ron vinculadas laboralmente o poseen mayores conocimientos sobre la gestin administrativa y tcnica de la institucin de ma nera que su informacin sirva de soporte para el desarrollo del trabajo de organizacin archivstica. Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias es critas (documentales) sin importar el carcter de cada entidad (orden nacional o territorial, del nivel central o descentralizado); deben recopilarse los siguientes documentos para elaborar la Historia Institucional: ANTECEDENTES Decretos o leyes de fusin o supresin de las entidades que le antecedieron. CREACIN Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras Pbli cas que crean el nuevo ente. DESARROLLO Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando el acto administrativo que le dio origen y que permiten conocer sus polticas, disposiciones, actividades y re sultados de su actividad.
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Documentacin administrativa. Esta informacin se encuentra en aquellos documentos generados por rganos de direccin o sus grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Consejo Directivo, Actas de Junta Directiva, Reglamentos, Estatutos, Ma nuales de Funciones, Manuales de Procedimientos. ORGANIGRAMAS para cada etapa de la vida institucional; en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolucin de la estructura orgnica de la institucin a partir de los materiales obtenidos en la bsqueda preliminar y de la misma documentacin objeto de organizacin. Planes, Programas, Informes y Proyectos. Inventarios de bienes muebles e inmuebles. Documentacin tcnica. Actas de Comits Tcnicos, Estudios, Manuales de Procedimientos de las reas Tcnicas, Proyectos, Convenios, Informes Tcnicos. CAMBIOS ESTRUCTURALES Leyes, Decretos. DESAPARICIN Leyes, Decretos de fusin o liquidacin. La revisin y anlisis de los anteriores documentos debe arrojar como resultado las fechas de creacin, de cambios estructurales y de supresin; el lugar de funcionamiento de la entidad y la existencia de regionales o seccionales, el estatuto jurdico de la entidad, las funciones y atribuciones, actividades, estructura(s) interna(s), entidades precedentes.2 El inters de la recopilacin de esta informacin radica en la necesidad de tener una gua que permita conocer la manera como se produjo la documentacin en cada etapa de su vida institucional as como poder explicar los cambios en la produccin documen
2 Todos estos datos estn ntimamente relacionados con el rea de descripcin y el rea de relaciones de la norma ISAAR (CPF). De esta manera, esta labor est encamina da a conocer al productor y a contextualizar la organizacin documental.
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tal (asuntos iguales, nuevos asuntos, asuntos clausurados), elimi nacin de documentos y criterios que tuvieron en cuenta para ella y de esta manera poder aplicar procesos de clasificacin ms objetivos para adelantar la tarea de organizacin de la documen tacin. Como resultado de la historia institucional de la entidad o enti dades productoras se puede elaborar una grfica que muestre los perodos de desarrollo institucional de la entidad responsable de la documentacin como de aquellas que se le fusionaron o de las cuales hered documentacin. Vase la siguiente tabla: Tabla 1 HISTORIA INSTITUCIONAL: ENTIDAD ACTUAL, ENTIDADES FUSIONADAS Y ENTIDADES PRECEDENTES
Creacin del INCODER
2003 1993 1976 1968 1961 1936
Liquidacin del INAT Creacin del INAT Creacin del HIMAT Creacin del INDERENA Creacin del SCMH Creacin del INCORA Mineconoma Nacional Electraguas Caja Agraria
La Tabla 1 muestra los cambios administrativos del Instituto Na cional de Adecuacin de Tierras INAT. Antes de crearse el INAT existieron entidades que asuman las funciones de adecua
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cin de tierras y construccin de distritos de riego y drenaje tales como Ministerio de Economa Nacional, Electraguas y Caja Agraria en el perodo 1936-1960, el INCORA en 1961, el Servicio Colombiano de Meteorologa e Hidrologa SCMH en 1968, el HIMAT en 1976 y el INAT desde 1993 hasta 2003. En mayo de este ltimo ao el INAT al igual que el DRI, el INPA y el INCORA iniciaron su proceso de liquidacin y simultneamente se cre el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER. Es importante sealar que la construccin de la historia institucional debe ser una actividad permanente durante todo el proceso de organizacin documental; la investigacin de la His toria Institucional comienza con el diagnstico, debe incluirse en el plan archivstico integral y se enriquecer con la aplicacin de los procesos puntuales de clasificacin, depuracin, ordenacin y descripcin. Tabla 2 SERIES QUE SE MANTIENEN ACTIVAS A PESAR DE LOS CAMBIOS ADMINISTRATIVOS
FONDO 1. ENTIDAD ACTUAL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL (2003) 2. ENTIDAD FUSIONADA INSTITUTO NACIONAL DE ADECUACIN DE TIERRAS (1993-2003) 3. ENTIDAD PRECEDENTE INCORA (1961-2003) DIVISIN DE RIEGO - GRUPO PROYECTOS DE ESTUDIOS SECCIN SUBSECCIN SERIE SUBSERIE
DIVISIN DE PROYECTOS ADECUACIN DE ADECUADE TIERRAS (rie CIN DE TIE go-drenaje-con RRAS trol de inunda cin de aguas).
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SERIE
SUBSERIE
DIVISIN DE P r o y e c t o MANEJO DE C o l o m b o Holands SUELOS Subdireccin de Adecuacin de Tierras
HIMAT (1976-1993)
La tabla 2 muestra como los Proyectos de adecuacin de tie rras son trasferidos por las entidades que se liquidan o se fusio nan a la entidad que se crea y asume algunas de las funciones de las entidades que la precedieron.
2.3.3 PLAN
DE TRABAJO ARCHIVSTICO INTEGRAL
Una vez aplicados los formatos para evaluar el nivel de organi zacin es necesario tabular sus datos. Particularmente, debe revisarse aquella informacin relacionada con cada una de las columnas del ltimo formato tales como: nmero de depsitos, entidades que produjeron la documentacin, dependencias, asun tos, fechas extremas de la documentacin producida por cada una de ellas, volumen documental en metros lineales para cada entidad productora. De otra parte, se debe valorar el estado en que se encuentran los procesos de identificacin, clasificacin, ordenacin y descripcin que son las acciones que debern emprenderse en el proceso de organizacin. Una vez tabulada y analizada la informacin anterior se hace indispensable elaborar un documento 3 que contemple los siguien tes aspectos: Establecer un objetivo general y unos objetivos especficos. Los objetivos deben encaminarse al tratamiento integral de orga nizacin y conservacin de la documentacin.
3
El documento tambin se ha denominado Proyecto de Organizacin o Plan de Trabajo Archivstico Integral tal y como se seala en el Acuerdo del Consejo Directivo del AGN 041 de 2002. El Plan Archivstico Integral comprende un conjunto de acciones administrativas y tcnicas tendientes a la organizacin, conservacin y preservacin de los documentos de valor secundario.
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Elaborar la descripcin del estado fsico y nivel de organi zacin de la documentacin con el fin de establecer prioridades en el trabajo que se va a realizar, por ejemplo: los fondos que deben abordarse primero debido al deterioro de sus soportes, de su antigedad, importancia del contenido informativo de algu nas series, consulta frecuente, carencia de instrumentos de des cripcin respecto a otros fondos, deficiente clasificacin y orde nacin documental, dispersin de la documentacin, deficientes condiciones locativas, falta de mobiliario, espacios insuficientes, necesidades especficas de automatizacin, entre otros. Sealar la metodologa y tcnicas archivsticas que se de ben aplicar. La reconstruccin de la Historia Institucional requie re la elaboracin de grficas con registro de fechas de creacin, cambios estructurales, fusiones. Con base en estas grficas deben reconstruirse las estructuras orgnicas para cada perodo identi ficado. Igualmente, este trabajo de reconstruccin se debe sus tentar con fotocopias de los actos administrativos. De la misma manera, es necesario destacar la importancia de cada uno de los procesos tcnicos que se abordarn como son: Identificacin de entes productores, dependencias y asuntos para cada etapa establecida. Clasificacin y la correspondiente elaboracin de los cuadros de clasificacin con base en las grfi cas de la historia institucional y sus diferentes estructuras, con frontacin de la documentacin que se va a organizar con las grficas de la historia institucional y los actos administrativos que las sustentan. Depuracin de copias, duplicados y documentos de apoyo. Ordenacin de series o asuntos, para cada dependen cia de la entidad segn cada etapa de evolucin administrativa. Descripcin o elaboracin del inventario. Diligenciar el formato nico de inventario documental, teniendo en cuenta etapas o vigencia de cada estructura. Valoracin con base en el inventario de las series o asuntos que se registran en cada una de las depen dencias de la entidad. Elaborar Propuesta de Tablas de Valora cin Documental para cada etapa de desarrollo institucional. Periodicidad y fechas de reuniones del Comit de Archivo para deliberar sobre los asuntos propios del desarrollo del trabajo que se realizar. 26
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Recurso humano: determinar personal requerido tanto para la organizacin como para la conservacin documental. Cada proceso necesita de una planificacin adecuada teniendo en cuen ta perfiles de competencias del personal que asumir las labores. Calcular tiempos: tiempos de ejecucin de acuerdo con el nivel de organizacin; determinar etapas de ejecucin a corto, mediano y largo plazos. Identificar los materiales necesarios para realmacenamiento e identificacin, unidades de conservacin adecuados, rtulos, equipos de cmputo y medidas de limpieza y desinfeccin para los casos que se requiera. Dotacin de seguridad industrial y salud ocupacional para el personal. Espacios adecuados de trabajo y de almacenamiento. Mobiliario adecuado. Costos. Cronograma (actividades, personal, tiempos). Bibliografa.
Socializacin del proyecto, de su ejecucin y de sus resul tados en la entidad.
2.3.4 FASE
TCNICOS
OPERATIVA:
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL Y PROCESOS
Contempla tanto la aplicacin de los procesos archivsticos que requiere la organizacin documental como de los procesos de alistamiento fsico segn sea el nivel de organizacin y estado fsico de los documentos. Los primeros se refieren a la identifica cin, clasificacin, depuracin y ordenacin, descripcin, valo racin y seleccin; los segundos a la limpieza y desinfeccin de acuerdo con los deterioros identificados.4
4 Para mayor informacin sobre alistamiento fsico de los documentos se puede con sultar el documento Programa de Mantenimiento Documental. Protocolo de Limpieza y Desinfeccin de reas y Documentos elaborado por el Laboratorio de Restauracin del Archivo General de la Nacin, 2003.
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2.3.4.1Organizacin Documental. Definicin. Se entiende por Organizacin Documental al conjunto de pro cesos tcnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperacin de la informacin. Incluye diferentes etapas como son la identificacin, la clasificacin y depuracin, la ordena cin y la descripcin. 2.3.4.2 Identificacin, Clasificacin, Depuracin, Ordenacin Una vez identificados los productores, etapas de evolucin, dependencias y los asuntos es importante registrar y graficar para cada productor el cuadro evolutivo institucional as como las di versas estructuras orgnicas y cuadros de clasificacin prelimina res de cada perodo reconocido. En los procesos operativos de clasificacin y ordenacin toda esta informacin se confrontar y complementar, hasta lograr reconducir en forma objetiva la documentacin y reconstruir la procedencia y el orden original. En esta etapa de la organizacin se deben elaborar cuadros de clasificacin ms veraces, sobre los cuales se harn los inventarios documentales. En el mismo sentido, se debe hablar de cuadros de clasificacin debido a que cada entidad productora de acuerdo con sus rees tructuraciones deber elaborar tantos cuadros de clasificacin como cambios de estructura haya tenido; cada estructura por su parte tendr un nmero de niveles y dependencias determinado, as como funciones especficas de dichas dependencias que van a modificar el tipo de asuntos que manejan y el modo como se producen; por ejemplo, la conformacin del expediente de una Licencia de explotacin de minas en 1850 no es igual a la de un expediente sobre el mismo asunto para el ao 1950 para los aos noventa, cada poca marca diferencias en cuanto a entes productores, trmites, tipos documentales y volmenes de la documentacin. Para adelantar el proceso de clasificacin no solo debe tenerse en cuenta los actos administrativos que crean las dependencias, 28
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asignan funciones o determinan los procedimientos, sino que se lleva a cabo sobre la propia documentacin; de esta manera, la identificacin de series o asuntos debe ser el resultado de la con frontacin de la identificacin original de cada unidad de conser vacin, del contenido informativo de la misma y de la lectura de las funciones y dems fuentes de informacin recopiladas en la historia institucional y que dan cuenta de lo dispuesto sobre la organizacin y el funcionamiento de la entidad. En esta etapa es fundamental separar la documentacin con deterioro biolgico para evitar la contaminacin de aquella que est en buen estado. Respecto al proceso de ordenacin las unidades documentales simples o complejas se ordenarn siguiendo la secuencia de su produccin original; de la misma manera, una vez almacenada la documentacin en carpetas y cajas adecuadas se proceder a ubicarlas en la estantera siguiendo el orden de las series de cada dependencia u oficina productora. Una vez ordenada la documentacin es necesario foliarla y re tirar de ella todo material abrasivo que ocasione deterioro, con el fin de facilitar el control en caso de prstamo o transferencia y a la vez asegurar su adecuada conservacin. Paralelo a los procesos de clasificacin y ordenacin debe rea lizarse la depuracin, que consiste en separar la documentacin que no posee valores primarios ni secundarios; es decir, copias, duplicados y documentos de apoyo; una vez identificados estos documentos es necesario elaborar el inventario correspondiente con el fin de presentar la propuesta de depuracin ante el Comit de Archivo; el cual elaborar el Acta de eliminacin documental por seleccin natural o depuracin. 2.3.4.3 Descripcin: El Inventario Una vez concluidos los procesos descritos anteriormente se debe diligenciar el formato nico de inventario documental. (Vase ANEXO 5: Acuerdo 38/2002).
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Dadas sus caractersticas como instrumento de control que des cribe las unidades de un fondo siguiendo la organizacin de las series el inventario es la herramienta adecuada para adelantar el proceso de valoracin; as las cosas, es preciso destacar algu nos aspectos relevantes de la informacin que aporta el inventa rio para el conocimiento de la produccin documental de cada una de las dependencias de la entidad, en una poca determina da. De manera especfica el inventario: Permite identificar los asuntos o series que maneja la enti dad y cada una de las dependencias. Permite controlar la produccin documental especfica por dependencias. Determina las fechas reales de cada asunto o serie.
Registra la frecuencia de consulta que indicar el carcter semiactivo o inactivo de cada asunto o serie. Registra los soportes de la informacin de cada serie o asunto.
Consigna los anexos y el estado de conservacin de cada serie o asunto. Seala el volumen para cada serie documental.
Identifica el nmero y tipo de unidades de conservacin para cada serie o asunto. El inventario debe incluir la totalidad de la documentacin pro ducida por cada una de las dependencias de la entidad produc tora, correspondiente a las diferentes etapas de su vida institucional. El trabajar por etapas de acuerdo con las reestructuracio nes facilitar y har de la valoracin un proceso ms objetivo. De otra parte, aquella documentacin con deterioro biolgico que se haya separado se debe inventariar con el fin de llevar el control del nombre de las series o asuntos, fechas y volumen de las series afectadas y priorizar la labor de desinfeccin. 30
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2.3.4.4 Valoracin Objetivo e importancia La valoracin ante todo es un proceso tcnico de anlisis inte lectual de la produccin documental de la institucin que tiene como objeto identificar los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de oficina como en el Archivo Central y sealar su disposicin final. De otra parte, la valoracin tambin propende por la preserva cin de los documentos que informan y testimonian sobre el desarrollo institucional, sociocultural, cientfico y tecnolgico de las entidades y la poblacin que los produjo. Dado que la valoracin tiene como fin ltimo la conservacin y preservacin de la documentacin de valor secundario; esta la bor tiende a construir el patrimonio histrico documental. Igualmente, como resultado del proceso de valoracin se debe conservar no solo los documentos de valor permanente, sino tam bin la visin de quienes los valoraron; todas las decisiones res pecto a la valoracin de series o asuntos deben registrarse en las Tablas de Valoracin Documental (TVD). En el caso de los fondos acumulados la valoracin de los docu mentos y la viabilidad para la aplicacin de las TVD debe ser liderada por el Comit de Archivo de la entidad y en lo posible por un equipo interdisciplinario en el cual se recomienda incluir un profesional con experiencia en investigacin histrica. Criterios en la valoracin Existen varios criterios que deben tenerse en cuenta para el pro ceso de valoracin, en primer lugar el ciclo vital de los documen tos y el funcionamiento institucional. El ciclo vital comprende las tres edades del documento de acuer do con el uso y frecuencia de consulta. Estas corresponden a los documentos activos, semiactivos e inactivos. En los fondos acu mulados se encuentra generalmente documentacin semiactiva e inactiva administrativamente.
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Valores primarios En los fondos acumulados existen documentos que an poseen valores primarios, que interesan a la institucin y a los involucrados en el asunto, es decir, que no han finalizado su vi gencia ni el plazo precaucional, a estos se les debe asignar el tiempo de retencin en el Archivo Central y la disposicin final una vez haya finalizado el segundo ciclo vital. Como valores primarios se consideran todos aquellos que inte resan a la administracin tales como: jurdicos, legales, fiscales, contables. Valores secundarios Desde el punto de vista de la historiografa, la valoracin se cundaria est directamente relacionada con el problema de las fuentes y la utilidad de los documentos; los documentos que hoy se evalen y resulten de valor permanente o histrico sern en el futuro fuente de informacin para el conocimiento del desarrollo institucional, cientfico y tecnolgico de la Nacin; igualmente, deben ser tiles para esclarecer problemas histricos y propor cionar a quien los consulte una imagen lo ms fidedigna posi ble de lo que fue la administracin y la sociedad que los produ jeron. (Rodrguez Ochoa: 1984: 21). El funcionamiento institucional se refiere tanto al conocimien to de la misin institucional que cumple o cumpli la entidad dentro del Estado, como a las particularidades de la produccin documental generada en sus dependencias; para ello es muy importante obtener la suficiente informacin sobre la historia institucional, procesos archivsticos y las normas que regulan la documentacin en cada institucin. Estas consideraciones deben tenerse en cuenta para todas y cada una de las etapas de la evo lucin de la entidad con el fin de realizar una valoracin acorde con el contexto histrico del productor de la documentacin. En el marco de la gestin administrativa de una entidad se produce cierto tipo de documentos que agrupados por caracte rsticas comunes permiten considerarse como de valor perma nente desde que nacen aun sin mediar un proceso de valoracin formal. El criterio fundamental para determinar este tipo de do32
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cumentos fue el contenido informativo y la funcin del docu mento en la administracin que lo produjo. Se presentan a conti nuacin los tres grupos establecidos: 1. Dispositivos: Actos administrativos generados por la enti dad que llevan implcita una orden, una determinacin o decisin, una regulacin o normalizacin de procesos o ac tividades; estos documentos permiten conocer las disposi ciones, las polticas y directrices internas de cada entidad. Ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las Resolucio nes, los Acuerdos, las Actas, las Directivas, las Circulares, los Estatutos, entre otros. Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones administrativas. Informes de Gestin, Informes de Actividades, Proyectos, Convenios, Contratos, Planes, Programas, Balances, Inventarios Mue bles e Inmuebles, Inventarios Documentales, entre otros. Es posible que algunos de estos documentos sean volumi nosos y por lo tanto requieran seleccionarse. Misionales: Documentos generados en labores misionales tales como Estudios Tcnicos, Conceptos, Manuales Tcni cos.5
2.
3.
Otros criterios en la evaluacin Es necesario tomar en consideracin otros criterios que no de penden tanto de las caractersticas internas de los documentos ni de la entidad que los produjo, sino de circunstancias externas tales como el desarrollo tcnolgico de la poca, que eventualmente puede determinar un mayor o un menor volumen de pro duccin as como la existencia de uno o varios soportes de infor macin. Desde esta perspectiva es evidente que la documenta cin producida en la primera mitad del siglo XX es sensiblemente menos voluminosa que la generada a partir de los aos sesenta.
El trmino MISIONAL equivale al de SUSTANTIVO, utilizado por Manuel Vsquez (Bogot: 1992:38). Misional hace referencia directa a la tarea especfica encomendada a una institucin y a la gestin por ella desarrollada para lograrla.
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La anterior consideracin unida a la prdida de la documenta cin por circunstancias de orden pblico, inestabilidad poltica, guerras civiles, y vilolencia durante la primera mitad del siglo XX conduce a la posibilidad de conservar totalmente la documenta cin producida en esta etapa sin aplicar procesos de seleccin y menos de eliminacin; se advierte que se aplicar este criterio despus de depurar dicha documentacin. Valoracin fondos acumulados La valoracin permite determinar tanto la retencin como la disposicin final de la documentacin; a continuacin se listan algunos aspectos que deben guiar la valoracin en uno o en otro caso. Para determinar la Retencin en Archivo Central Cuando se habl de la descripcin se destac la importancia del inventario por la cantidad y la calidad de informacin que aporta sobre el contenido informativo, fechas, volumen y fre cuencia de consulta de las series o asuntos. Por esta razn es la base para determinar el tiempo de retencin; sin embargo, es fundamental indagar sobre otros aspectos puntuales que no ofre ce el inventario tales como normas internas y externas que afec tan el manejo de la documentacin as como los motivos por los cuales se consulta. La valoracin se debe hacer sobre inventarios totales de la enti dad. Los inventarios pueden ser parciales siempre y cuando co rrespondan a la produccin documental de una etapa de la vida institucional de la entidad previamente definida. Teniendo presente las series o asuntos identificados en los inventarios, se debe solicitar la siguiente informacin respecto a cada uno de ellos: Contenido informativo en cada grupo de asuntos o series. Frecuencia de consulta de los asuntos o series.
Volumen documental existente para cada grupo de asuntos o serie. 34

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Quines los consultan. Motivos por los cuales se consultan.
Normas externas que afectaron o afectan (segn la poca) la produccin, trmite y conservacin de los documentos. Normas internas que afectaron o afectan (segn la poca) la produccin, trmite y conservacin de los documentos. Para determinar su disposicin final Al igual que en la etapa anterior, se tiene como base la elabora cin de un inventario que muestre el contenido informativo de las series documentales producidas por cada una de las unidades administrativas que conforman la entidad productora. El inventario debe corresponder a la totalidad de la docu mentacin producida por la entidad o entidades productoras. La valoracin de cada asunto o serie se apoyar en la im portancia que represente tanto para la oficina como para la enti dad y la Nacin. Debe identificarse si la informacin es nica o est registra da en expedientes de otras dependencias. Si los asuntos o series dan cuenta del origen y desarrollo de las entidades. Si los asuntos o series informan sobre las polticas, planes y programas. Si testimonian las actividades de la entidad. Si dan cuenta del origen y contenido de la informacin.
2.3.4.5 Seleccin Documental El aumento de los registros informativos desde los aos 50 y 60 por la expansin de la administracin pblica en funciones y complejidad, exige la necesidad de un procedimiento que deter mine el control y conservacin parcial de documentos. Algunas series o asuntos contienen informacin de inters pero excesiva mente repetitiva lo cual requiere de la aplicacin de un proceso de seleccin.
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La seleccin no es solo una labor operativa de separacin de documentos de conservacin permanente y de los que no los son; debe ser el resultado del proceso de valoracin documental que incluye la evaluacin de los documentos a seleccionar. La seleccin tiene como objetivo fundamental reducir el nmero de registros informativos de una serie o asunto determinado, me diante la utilizacin del muestreo. El registro en este contexto se identifica como unidad docu mental; as las cosas, la seleccin debe basarse en el conoci miento preciso de la conformacin de cada unidad documental, as como de las caractersticas que la diferencian de otras unida des documentales de su misma serie y de la informacin que comparte con otras series. Por ejemplo: una Historia Laboral conformada por unos tipos documentales determinados comu nes a todas las dems representa a la serie Historias Laborales; pero en la seleccin es importante tener en cuenta otros elemen tos de juicio como son: cargos y niveles, funcionarios que por sus actividades personales se hayan destacado en la vida pblica na cional o hayan hecho aportes significativos a la entidad. El pri mer aspecto ilustra los procesos administrativos que generaron un sinnmero de unidades documentales iguales; el segundo, cua lidades especficas de cada uno de los componentes de la serie que permiten tomar una decisin para conservar determinados expedientes y eliminar los dems. Tcnicas y Criterios para la seleccin Respecto a las tcnicas de seleccin de registros, Hull (1981), habla de cuatro opciones, dos de ellas de tipo cualitativo, las otras dos de tipo cuantitativo. Dentro de las primeras menciona: a) Toma de ejemplares al azar; b) Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta de terminada dando un valor especial a ciertas series con fines de investigacin. Se le atribuye ser poco objetiva y proporcionar una visin sesgada o tergiversada de la serie. 36
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Dentro de las segundas menciona las siguientes: a) Muestreo sistemtico que tiene como gua la cronologa, es decir, guardar ciertos aos, eliminar otros; conservar la produc cin de una serie correspondiente al primer semestre, eliminar la produccin correspondiente al segundo; b) Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de representar una serie; en este caso es necesario aplicar una fr mula estadstica. Para Cruz Mundet los mtodos ms utilizados en los archivos son el muestreo aleatorio y el sistemtico; el primero considera do de fcil comprensin pero de difcil aplicacin mientras que el segundo est basado en una progresin aritmtica de un n mero aleatorio en funcin del tamao de la muestra a seleccio nar. Finalmente, propone combinar varios mtodos de seleccin. A continuacin se presenta una propuesta de seleccin que com bina el muestreo aleatorio, el cual se basa exclusivamente en leyes estadsticas diferente a otros mtodos de seleccin, y consi deraciones de tipo cualitativo. Muestreo y consideraciones cualitativas Muestreo es la seleccin deliberada de determinados documen tos como ejemplo de esa clase o serie y con fines de conserva cin permanente. Como principio general la muestra debe ser aplicada a docu mentacin de caractersticas homogneas por esta razn la po blacin sobre la cual se tomar la muestra es la serie o la sub serie documental. Otra caracterstica que debe acompaar a esta poblacin es la voluminosidad, es decir, la gran produccin de las series o subseries que se desean seleccionar. El muestreo es un mtodo eminentemente estadstico y provee resultados cuantitativos. Para realizar la seleccin mediante muestreo es necesario aplicar la frmula que se mencion al ha blar del diagnstico sobre nivel de organizacin documental. El muestreo debe ser motivo de anlisis para la administracin, por esta razn debe contemplarse como tema de importancia en el Comit de Archivo de la entidad.
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Quienes participen en el proceso de evaluacin con el fin de determinar las series o asuntos cuya disposicin final sea la se leccin o conservacin parcial deben tener un amplio conoci miento sobre los siguientes aspectos de cada asunto o serie que se va a valorar: El origen y las caractersticas de las series o asuntos. Relacin con otras series producidas en la misma poca.
Fuentes alternas de consulta que informen sobre el conteni do de los documentos que se van a seleccionar. Volumen de las series o asuntos. Necesidades administrativas. Normas que pueden afectar la conservacin y acceso.
Evolucin de las necesidades y de la metodologa de inves tigacin. Historia administrativa del productor. Tcnicas de seleccin de registros.
Estos aspectos pueden constituirse como criterios cualitativos para lograr una seleccin objetiva. El tipo de muestreo y las con sideraciones cualitativas sobre la muestra deben registrarse en las tablas de valoracin.
2.3.5 ELABORACIN
DE TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
2.3.5.1 Tablas de Valoracin Documental (TVD). Definicin. Las Tablas de Valoracin Documental se definen como el lista do de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposicin final. (Vase el formato en Anexos 5 y 5.1). 2.3.5.2 Importancia de las Tablas de Valoracin Documental Para la administracin: Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentacin en su se gunda y tercera fases. 38
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Sealan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminar se los documentos. Sirve de gua a la administracin y al rea de archivo para realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente. Garantiza el derecho a la informacin Favorece una adecuada seleccin documental.
Permite la adecuada conservacin de los documentos de valor histrico. Racionaliza recursos y espacios.
Para el desarrollo de la labor archivstica: Contribuyen a la organizacin de los fondos acumulados. Disminuyen racionalmente el volumen documental.
Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tra mitaron entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas, fu sionadas o liquidadas. Reglamentan el tiempo de retencin en la segunda etapa del ciclo vital. Sealan la documentacin que se debe seleccionar y orien tan sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar. Registran los criterios que se deben aplicar en la seleccin documental. Identifican la documentacin de valor histrico o perma nente que debe conservarse totalmente. Promueven la proteccin y conservacin del patrimonio histrico documental de la institucin. 2.3.5.3 Elaboracin de la propuesta de las TVD Basados en el conocimiento de la historia institucional, y con los inventarios de cada etapa del desarrollo de la entidad se
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elaborar la propuesta de TVD. El nombre de la entidad, de la unidad administrativa y de las series o asuntos son los datos con los cuales se iniciar el diligenciamiento del formato. El tiempo de retencin en el archivo central, la disposicin final y los pro cedimientos ser el resultado de la valoracin. El cdigo se asignar siguiendo el orden jerrquico de depen dencias y el orden alfabtico de las series o asuntos. La propuesta de TVD deber presentarse ante el Comit de Ar chivo de la entidad debidamente sustentada, acompaada de todos los actos administrativos de creacin, reestructuracin, fu sin, liquidacin, manuales, y dems normas internas y externas que afecten la produccin documental y que determinen su re tencin o su disposicin final. 2.3.5.4 Discusin y aval de las TVD ante el Comit de Archivo Cuando el Comit de Archivo se rena para avalar las TVD de su entidad debe tener especial cuidado en ejecutar las siguientes acciones: Corroborar las etapas de la evolucin documental y su co rrespondencia con los cuadros de clasificacin e inventarios do cumentales. Revisar cuidadosamente los inventarios y confrontarlos con las TVD presentadas con el fin de asegurar que toda la documen tacin inventariada est contemplada en la propuesta de TVD. Revisar los tiempos de retencin asignados a cada serie o asuntos teniendo en cuenta las normas internas y externas que inciden en la conservacin del documento. Confrontar las opciones sealadas en la disposicin final y lo anotado en la columna de procedimientos con el fin de eva luar su coherencia y el sustento en cuanto a los documentos que se conservan totalmente, los que se conservan parcialmente y los criterios que se tuvieron en cuenta para definir el tamao y la calidad de la muestra. Verificar los anexos que sustentan las decisiones de reten cin y disposicin final. 40 Aprobar las TVD mediante acta del Comit de Archivo.
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2.3.5.5 Aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental La aplicacin de las TVD ser inmediata si la documentacin cumple con los tiempos de retencin establecidos en el Archivo Central o segunda etapa del ciclo vital de las series evaluadas. Para todos los efectos, se debe elaborar un inventario de la do cumentacin que cumpli el tiempo asignado en las TVD con el fin de transferir la documentacin al archivo histrico de la enti dad o, si es del caso, al Archivo General de la Nacin. Una entidad descentralizada deber transferir su documenta cin al ministerio al cual estuvo adscrita o vinculada. En caso de ser un Ministerio, Departamento Administrativo o Superintendencia deber transferir su documentacin histrica al AGN (Decreto 998/97). En caso de que la opcin marcada sea la Seleccin Documen tal se revisar el procedimiento indicado. Si se considera perti nente y no hay objecin al tipo de muestreo ni al tamao de la muestra ni a los criterios expresados, y se conoce con certeza qu otras fuentes ofrecen la posibilidad de reconstruir la informa cin, se proceder a separar la muestra indicada y se elaborar un inventario de la documentacin restante a fin de presentar al Comit de archivo la propuesta de eliminacin de la misma. Cuando la opcin sea de Eliminacin Documental se revisar como en el caso anterior la sustentacin de la eliminacin. En caso de ser satisfactoria se elaborar el inventario de la docu mentacin que se va a eliminar y se presentar ante el Comit de Archivo. La eliminacin siempre debe adelantarse dejando como constancia un acta a la cual se adjunta el inventario de la docu mentacin que se elimin. Si la opcin es de Conservacin total se inventariar la totali dad de la serie que cumpli la retencin en su segunda etapa de vida y se transferir al archivo histrico de la entidad si se trata de un ente descentralizado; al Archivo General de la Nacin, si es un organismo nacional del nivel central.
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Si adems de haber optado por una de las anteriores se decide que debe llevarse a otro soporte, ya sea microfilme o digital, se puede efectuar siempre y cuando la documentacin est debida mente organizada.
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3. GLOSARIO
ASUNTO: Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, nego cio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. CLASIFICACIN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin, subseccin), de acuer do con la estructura orgnico-funcional de la entidad. CONSERVACIN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposi cin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y tras cendencia. As mismo, son Patrimonio documental de la socie dad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. DEPURACIN: Operacin por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios. Es anlogo a la seleccin natural.
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DESCRIPCIN DOCUMENTAL: Fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de los instrumentos de recuperacin de informacin para facilitar el conocimiento y con sulta de los fondos documentales de los archivos. DOCUMENTO DE APOYO: Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de fun ciones especificas de la gestin administrativa. Pueden ser gene rados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. DOCUMENTO INACTIVO: Es aquel que ha dejado de emplear se con fines administrativos y legales DOCUMENTO SEMIACTIVO: Es aquel cuyo uso administrati vo y legal es ocasional. ELIMINACIN DOCUMENTAL: Es la destruccin de los do cumentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, le gal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que care cen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. FONDOS ABIERTOS: Aquellos cuya produccin documental sigue activa. FONDOS CERRADOS: Aquellos cuya produccin documental ha cesado. IDENTIFICACIN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de descripcin que describe series de un fondo. MUESTREO: Operacin por la cual se extraen unidades docu mentales representativas de las series que se conservan parcial mente. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, temticos, entre otros. ORDENACIN DOCUMENTAL: Operacin de unir los elemen tos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En 44
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el caso de los archivos, estos elementos sern las unidades docu mentales dentro de las series o las series dentro de las secciones. SELECCIN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se de termina la conservacin parcial de la documentacin por medio de muestreo. TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una Unidad Administrativa en cumplimiento de sus funcio nes, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL: Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposicin final.
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4. BIBLIOGRAFA
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OTRAS REAS DE DEPSITO (FUERA DEL EDIFICIO)
ANEXO 1
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ANEXO 1.1 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO OTRAS REAS DE DEPSITO (FUERA DEL EDIFICIO) ARCHIVO GENERAL
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NOMBRE Y CARGO: Se anotarn el nombre y el cargo de quien diligencie el formato.
LUGAR Y FECHA: Se registrar el lugar y fecha (ao, mes y da) donde se realiza la encuesta.
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N (NMERO DE ORDEN): Se anotar el nmero consecutivo de acuerdo con el nmero de sitios registrados.
DE
NOMBRE DEL SITIO: Se consignar el nombre del lugar o de los lugares donde se almacena documentacin de la entidad fuera del edificio donde esta funciona.
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UBICACIN: Se anotar la direccin de cada uno de los lugares antes registrados.
RESPONSABLE: Se anotar el nombre del funcionario o persona responsable.
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OTRAS REAS DE DEPSITO (FUERA DEL EDIFICIO)
MINISTERIO DE SALUD
ANEXO 1.2
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ANEXO 2 IDENTIFICACIN DE FONDOS Y SECCIONES POR DEPSITO
ANEXO 2.1 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO IDENTIFICACIN DE FONDOS Y SECCIONES POR DEPSITO
NOMBRE DEL SITIO: Se anotar tanto el nmero de orden como la denominacin del sitio teniendo en cuenta el formato Otras reas de depsito.
LUGAR Y FECHA: Se registrarn la ciudad y el da, mes y ao en que se diligencia el formato.
NOMBRE Y CARGO: Se registrarn el nombre y el cargo de quien diligencie el formato.
DEPSITO: Se identificar cada uno de los depsitos existentes en cada sitio con un nmero consecutivo.
FONDO: Se registrar el nombre del fondo o fondos existentes en cada depsito.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se anotarn las unidades administrativas o dependencias de cada uno de los fondos existentes.
CONTENIDO O ASUNTOS: Se anotar el nombre que identifica las unidades de conservacin.
FECHAS: Se registrarn las fechas extremas para cada depsito.
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UNIDAD DE CONSERVACIN: Se identificarn los diferentes tipos de unidades de conservacin existentes en cada depsito.
SOPORTE: Se identificarn los diferentes soportes existentes en cada depsito.
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VOLUMEN: Se anotar el volumen aproximado de la documentacin en metros lineales existentes en cada depsito.
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NOTAS: Se registrar estado general de conservacin fsica particularizando la presencia de deterioros de tipo fsico, qumico o biolgi co; diferentes tamaos de formatos de la documentacin existentes en cada depsito; igualmente, se consignarn datos que sean relevan tes y que no hayan sido registrados en las columnas anteriores.
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ANEXO 3 MINISTERIO DE SALUD IDENTIFICACIN DE FONDOS Y SECCIONES POR DEPSITO
LUGAR Y FECHA: Bogot, D. C., 16/08/2002 NOMBRE Y CARGO: Juan Carlos Ramrez. Profesional Especializado.
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NOMBRE DEL SITIO: Archivo Malaria Servicio de Erradicacin de la Malaria (SEM)
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IDENTIFICACIN DE FONDOS Y SECCIONES POR DEPSITO

LUGAR Y FECHA: Bogot, D. C., 16/08/2002 NOMBRE Y CARGO: Juan Carlos Ramrez. Profesional Especializado.

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ARCHIVO GENERAL IDENTIFICACIN DE FONDOS Y SECCIONES POR DEPSITO
LUGAR Y FECHA: Bogot, D. C., 16/08/2002 NOMBRE Y CARGO: Juan Carlos Ramrez. Profesional Especializado. DE LA
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Los formatos diligenciados muestran la recoleccin secuencial de los datos de acuerdo con la identificacin asignada a los depsitos del Archivo de Malaria, las entidades productoras (fondos) y las unidades administrativas que en una primera etapa fue posible identifi car; segn este ejemplo, en el DEPSITO 1 se halla documentacin producida por el Servicio de Erradicacin de la Malaria SEM- y por la Unidad Administrativa Especial de Campaas Directas -UAECD-. Respecto a las unidades administrativas algunas corresponden al nivel central otras a las diferentes zonas que formaban parte de la organizacin del SEM-UAECD. Los asuntos que se listan son fundamen talmente administrativos y sus fechas extremas son: 1963-1994 su volumen corresponde a 360 metros lineales. Por su parte el DEPSITO 2 tiene documentacin de cinco zonas a saber: Pasto, Barranquilla, Honda, Girardot y Magangu y del Ministerio de Salud. De las cinco zonas se encuentra documentacin administrativa y tcnica, cuyas fechas extremas son 1958-1994; igualmente, se advierte que de todas ellas la que mayor volumen de documentacin posee es la Zona Magangu. Respecto a las unidades administrativas productoras del ministerio no fue posible identificarlas pero s los asuntos de que trata la documentacin, fechas aproximadas de julio a diciembre de 1998, almacenadas en 24 cajas y una posible fecha de trasferencia al Archivo de Malaria en el ao 1999. La tercera pgina muestra la existencia de otra documentacin producida por el Ministerio de Salud, cuyas fechas extremas son 1995-1997; igualmente, se registra documentacin generada por la Divisin Tcnica del nivel central del Servicio de Erradicacin de la Malaria SEM-, ms tarde Unidad Administrativa Especial de Campaas Directas -UAECD-.
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IDENTIFICACION DE ASUNTOS EN FONDOS Y SECCIONES POR DEPOSITO
ANEXO 4
ANEXO 4.1 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO IDENTIFICACIN DE ASUNTOS EN FONDOS Y SECCIONES POR DEPOSITO NOMBRE DEL SITIO: Se anotar tanto el nmero de orden como la denominacin del sitio teniendo en cuenta el formato Otras reas de depsito. DEPSITO: Se identificar el nmero del depsito que se va a diagnosticar. LUGAR Y FECHA: Se anotar la ciudad, da, mes y ao en que se diligencia el formato. NOMBRE Y CARGO: Se anotar el nombre y el cargo de quien diligencie el formato. NMERO DE ORDEN: Se anotar el nmero consecutivo asignado a cada unidad de conservacin descrita. FONDO: Se registrar el nombre de la entidad productora. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se anotar el nombre de la dependencia productora.
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CONTENIDO O ASUNTO: Se anotar el nombre de la unidad de conservacin asignado por el productor. FECHAS EXTREMAS: Se anotarn las fechas extremas de la unidad de conservacin; registrando para cada una de ellas ao, mes y da. UNIDADES DE CONSERVACIN: Se anotar el nombre de la unidad de conservacin que almacena la documentacin descrita. SOPORTE: Se anotar el nombre del soporte o soportes de la informacin (papel, microfilm, video, casetes, soportes electrnicos). SIGNATURA TOPOGRFICA: Se anotar la ubicacin de la documentacin in situ. Esta corresponde al nmero asignado en la etapa anterior NOTAS: Se consignarn los datos que sean relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores. Se debe registrar por ejemplo sistema de ordenacin, existencia de duplicados, copias, documentos de apoyo. Para la documentacin ordenada numricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los si guientes datos: Faltantes, saltos por error en la numeracin y/o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes debe registrarse la existencia de anexos como: impresos, planos, fotografas, etc. Debe sealarse el nmero de unidades anexa de cada tipo. Ejemplo: Una hoja con cinco fotografas.
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FORMATO TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
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ANEXO 5
ANEXO 5.1 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA. Debe anotarse el nombre de la entidad o razn social de la entidad que produjo los documentos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe registrarse el nombre de la dependencia que produjo la documentacin en ejercicio de sus funcio nes.
HOJA __ . Se numerar cada hoja de las TVD consecutivamente. DE___. Se registrar el total de hojas de las TVD.
CDIGO No. Se registrar el cdigo que identifica tanto a la oficina productora como a la serie o asuntos.
SERIE O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre de las series o asuntos tal y como aparece en el inventario.
RETENCIN EN ARCHIVO CENTRAL. Debe registrarse el tiempo (aos) que debe permanecer la documentacin en el archivo central. ARCHIVO GENERAL
DISPOSICIN FINAL. Debe sealarse para cada serie o asunto la opcin correspondiente de disposicin final segn lo indique el resultado de la valoracin, marcndola con una equis (X).
CONSERVACIN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposicin legal o los que por sus contenidos informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convir tindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura.
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ELIMINACIN. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histrico y carecen de relevancia para la investigacin, la ciencia y la cultura.
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MICROFILMACIN. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin se indican otros soportes electrnicos o magnticos.
SELECCIN. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio de muestreo. ste se entiende como la operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial durante la seleccin con criterios alfabticos, numricos, cronolgicos, topogrficos, temticos, entre otros.
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PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmacin y elimi nacin.
FIRMAS DE APROBACIN. Debe firmar el presidente y secretario del Comit de archivo de la entidad.
FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las TVD.
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TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
ANEXO 6
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TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
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TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
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En los formatos de Tablas de Valoracin Documental que se presentan diligenciados se advierte que las Hojas de Vida (Histo rias laborales) se encuentran fraccionadas, la administracin del SEM siempre archivo por tipos documentales los componentes del expediente de la Historia Laboral, por ejemplo las Actas de posesin, las guardaba el jefe de la zona, las resoluciones de nombramiento generalmente no se encuentran en la carpeta de la Hoja de Vida sino slo en el consecutivo de la serie Resolu ciones , mientras que la Resolucin que legaliza los viticos la archivaba el rea administrativa bajo el nombre de Legalizacio nes de viticos.
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Estas observaciones son fundamentales en el momento de valorar las Hojas de Vida puesto que estas no contienen los tipos documentales que actualmente, se considera, deben conformar un expediente de Historia laboral y que son documentos funda mentales para certificar tiempos de servicios y responder a derechos prestacionales; es necesario, evaluar los diferentes asuntos y su ubicacin en las diferentes reas con el fin de asignar el tiempo de retencin adecuado atendiendo a las necesidades adminis trativas; as las cosas, en el ejemplo se asignan 75 aos en Archivo Central a las Actas de posesin, Resoluciones, Legaliza ciones de viticos y como disposicin final se propone una seleccin de un 10% que involucre diferentes niveles de cargos que existan en la zona Quibd. Igualmente, las nminas tiene un retencin amplia en su segunda etapa de vida por las mismas razones de la insuficiente informacin contenida en las Hojas de vida.
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Por lo anterior, la valoracin primaria en los fondos acumulados debe realizarse con especial cuidado debido a la desagregacin de los expedientes.
ARCHIVO GENERAL ANEXO 7 ACUERDO No. 038 (Septiembre 20 de 2002)
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Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y, CONSIDERANDO Que el artculo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores pbli cos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y pro cedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique la exoneracin de responsabilidad a que haya lugar en caso de irre gularidades. Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la conti nuidad de la gestin pblica. Que el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor pblico el de Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustraccin, des truccin, ocultamiento o utilizacin indebidos . Que el numeral 13 del artculo 35 de la Ley 734 de 2002 seala que le est prohibido a los servidores pblicos Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones . Que de acuerdo con lo expresado en el artculo 251 del Cdigo de Procedi miento Civil, el Documento Pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin ; y en concordancia con el artculo 14 de la Ley 594 de 2000, la documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos . Por lo tanto, el servidor pblico al desvincularse de sus funciones titulares no podr retirar de la entidad pblica documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artculo 35 de la Ley 594 de 2000. Que el Cdigo Penal dentro del Ttulo IX de Delitos contra la Fe Pblica , artculo 292 establece las sanciones para hechos de destruccin, supresin u ocultamiento de documento pblico.
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ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FREN TE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor pblico ser responsable de la adecuada conservacin, organizacin, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibir o entregar segn sea el caso, los docu mentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestin pblica. ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el artculo anterior, se har de conformidad con la Tabla de Retencin Documental. Para tal efecto, se diligenciar el formato nico de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, sealados en el presente artculo. Del numeral 10 se exceptua lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservacin. INSTRUCTIVO FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsa ble de la documentacin que se va a transferir. 2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razn Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependen cia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora. 4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad adminis trativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Trans ferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos Acu mulados, Fusin y Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios indi viduales por vinculacin, traslado, desvinculacin. 6. HOJA No. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( ao, mes da). En NT se anotar el nmero de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero corres pondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente correspon de a una unidad de conservacin.
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9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacio nados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y con tenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y/o supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asigna das. Cuando no se puedan identificar series, se deben reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la ofici na productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabtico. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspon dientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarn las unidades de conservacin diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y de bajo la cantidad o el nmero correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita. 14. SOPORTE. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentacin registra un ndice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la ofici na responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciar espe cialmente para el inventario de fondos acumulados. 16. NOTAS. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeracin y/o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos.
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Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de stos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas suel tas; luego, el nmero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la infor macin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin. A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo componen. Asimismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la do cumentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), qumico (oxidacin de tin ta y soporte dbil) y biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). 17. ELABORADO POR. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. ENTREGADO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. 19. RECIBIDO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA OBJETO AO HOJA No. DE
MES
REGISTRO DE ENTRADA DIA
N.T.
N.T. = Nmero de Transferencia
NMERO DE ORDEN
CDIGO
Nombre de las Series, subseries o Asuntos
FECHAS EXTREMAS Inicial Final Caja
Unidad de Conservacin carpeta Tomo Otro
Nmero de Folios
Soporte
Frecuencia de consulta
Notas
Elaborado por______________________________ Cargo____________________________________ Firma_________________________________ ___ Lugar_________________ Fecha ______________
Entregado por__________________________ Cargo________________________________ Firma________________________________ Lugar_________________ Fecha__________
Recibido por_____________________________ Cargo__________________________________ Firma___________________________________ Lugar_____________ Fecha_________________
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ARTCULO CUARTO. Las entidades publicas tendrn en cuenta los procedi mientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el cumpli miento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor pblico que se encuentre en una de las situaciones admi nistrativas sealadas. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR INVENTARIO. 1. Los Secretarios Generales o quien haga sus veces debern garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores pblicos, que se encuentren en situaciones admi nistrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la notificacin de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeo de las responsabilidades que le correspondan. 2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, ser el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo. 3. Asignar la funcin al cargo que asuma en cada una de las unidades admi nistrativas, la responsabilidad por la permanente organizacin y administra cin del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000. 4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deber pre senciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuan do un servidor pblico se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deber firmar el Acta de entrega y recibo. 5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produz ca durante el tiempo activo del servidor que se desvincular temporal o defi nitivamente de la entidad. 6. En caso de abandono del cargo, la Administracin deber designar el fun cionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los docu mentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarn el acta correspondiente. ARTCULO QUINTO. Los servidores pblicos que se trasladen, retiren o pose sionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de ges tin, sin los procedimientos anteriormente sealados, respondern ante las autoridades por las consecuencias de esta omisin. PARGRAFO: Por ningn motivo el servidor pblico podr llevarse la docu mentacin producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos pbli cos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquie ra de las sanciones previstas por la Ley. ARTCULO SEXTO: El Archivo General de la Nacin podr de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspeccin para verificar el cumplimiento de este Acuerdo.
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ARTCULO SPTIMO: El presente acuerdo rige a partir de su publicacin y deroga los acuerdos que le sean contrarios. PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot D. C. a los veinte (20) das del mes de septiembre de dos mil dos (2002). Adriana Mejia Hernndez Presidente Elsa Moreno Sandoval SecretarioTcnico
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ARCHIVO GENERAL ANEXO 8 ACUERDO No. 041 (OCTUBRE 31 DE 2002)
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Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo, de la Ley 594 de 2000 EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 CONSIDERANDO Que el artculo 20 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades pbli cas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas . Que el pargrafo del artculo 20 de la Ley 594 de 2000 seala que las enti dades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histri ca al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vincula das . Que el Decreto No. 254 de 2000 Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional estableci en el literal g) del artculo segundo La adopcin inmediata de las medidas necesa rias para asegurar la conservacin y fidelidad de todos los archivos de la enti dad y, en particular, de aquellos que puedan influir en la determinacin de obligaciones a cargo de la misma. Que el artculo 36 del Decreto No. 254 de 2000 indica, entre otros, que el acta final de liquidacin de una entidad, debe contener como mnimo los siguientes asuntos... F) Manejo y conservacin de los archivos y memoria institucional. ... . Que el artculo 39 del citado decreto precepta: Artculo 39. Archivos. Los archivos de la entidad en liquidacin se conservarn conforme a lo dispuesto por el Archivo General de la Nacin. Ser responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la entidad, el fondo requerido para atender los gastos de conservacin, guarda y depura cin de los archivos. La destinacin de recursos de la liquidacin para estos efectos, se har con prioridad sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la masa de la entidad en liquidacin . ACUERDA : ARTICULO PRIMERO. Las entidades pblicas en proceso de liquidacin o supresin elaborarn un plan de trabajo archivstico integral, previendo los
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recursos que este plan demande, con miras a la organizacin, conservacin y consulta de los documentos y archivos y su transferencia, al Archivo General de la Nacin cuando se trate de organismos del nivel central del orden Nacio nal, al Ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas, al Archivo General del Nivel Territorial cuando se trate de los organismos del nivel central del orden territorial y a los organismos del nivel territorial al que hayan estado adscritas o vinculadas. PARGRAFO PRIMERO. De conformidad con el artculo 25 pargrafo prime ro del Decreto 254 de 2000 Inventario de Procesos Judiciales y reclamacio nes de carcter laboral y contractual , el archivo de procesos y de reclama ciones y sus soportes correspondientes de las entidades del orden nacional que se liquiden debern ser entregados al Ministerio del Interior, debidamente inventariados y con los procedimientos establecidos en este Acuerdo, conjun tamente con una base de datos que permita la identificacin y recuperacin adecuada para la consulta. PARGRAFO SEGUNDO. De conformidad con el artculo 11 del Decreto 254 de 2000, cuando una entidad del orden nacional, que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones, entre en un proceso de disolucin y liquidacin, deber entregar a la entidad que se determine en el Decreto que ordene su liquidacin, los documentos, archivos magnticos con los equipos correspondientes y dems informacin laboral que sirvi de fundamento al clculo actuarial y que ser el soporte para la creacin de la base de datos necesaria para la elaboracin de la nmina de pensionados . La entrega de los documentos y los archivos deber hacerse con los procedimientos estable cidos en este Acuerdo. ARTCULO SEGUNDO. Las entidades pblicas en proceso de fusin debern elaborar un plan de trabajo archivstico integral, previendo los recursos que este plan demande, con miras a la organizacin, conservacin y consulta de los documentos y archivos, para su entrega a las entidades que asuman sus funciones. ARTCULO TERCERO. Las entidades pblicas en proceso de privatizacin de bern elaborar un plan de trabajo archivstico integral, con miras a la organi zacin, conservacin y consulta de los documentos y archivos de gestin, atendiendo al ciclo vital de los documentos. Los archivos de gestin y central se entregarn a la entidad privada que se cree. Los documentos histricos se transferirn, al Ministerio o al organismo de la entidad territorial al cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARGRAFO. Las entidades pblicas que sean intervenidas debern entregar a la entidad interventora una historia institucional de la entidad y el inventario de los documentos y archivos, con el fin de mantener un control sobre los mismos. ARTCULO CUARTO. El plan de trabajo archivstico integral ser elaborado teniendo en cuenta la estructura orgnico funcional de la entidad que se liqui de, fusione o privatice, los procesos archivsticos de clasificacin, ordenacin y descripcin y bajo el siguiente procedimiento:
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1. Inventario. Se elaborar el inventario del fondo documental, el cual deber hacerse de conformidad al instructivo y formato nico de inventario documental adoptado por el Archivo General de la Nacin, mediante Acuer do No. 038 del 20 de septiembre de 2002. 2. Valoracin documental. Las entidades pblicas que se liquiden, fusionen o privaticen debern adelantar un proceso de valoracin de sus fondos acu mulados antes de efectuar la transferencia. 3. Eliminacin de documentos. Como resultado de la valoracin documental, las entidades que se liquiden, fusionen, privaticen o intervengan, presentarn a travs del Comit de Archivos de la respectiva Entidad, al Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin, las solicitudes de elimina cin acompaadas del respectivo inventario. Solo con la aprobacin del Con sejo Directivo del Archivo General de la Nacin podrn eliminar documen tos, cualquiera sea su soporte. 4. Entrega y recepcin. La entrega y recepcin de los documentos y archivos se harn debidamente almacenados en unidades de conservacin, as mismo se suscribir un acta por los funcionarios de las entidades involucradas , indi cando el lugar y fecha en que se realiza, as como los nombres y cargos de quienes participan en ella. PARGRAFO PRIMERO. En todo caso previo a la suscripcin del acta se cote jar la documentacin y los archivos a entregar y recibir por quienes en ella intervienen y el inventario formar parte integral del acta. PARGRAFO SEGUNDO. En todo caso la entidad receptora deber contar con infraestructura que garantice la organizacin y la conservacin de la do cumentacin recibida, adems del personal que atienda los servicios de con sulta. ARTCULO QUINTO. Las entidades pblicas que reciban por transferencia documentos o archivos de entidades que se hayan liquidado, fusionado o privatizado, pondrn a disposicin de los usuarios la documentacin recibi da. ARTCULO SEXTO. Los servidores pblicos de las entidades en proceso de liquidacin, fusin o privatizacin entregarn los documentos y archivos de gestin a su cargo, con inventario, de conformidad con lo regulado por el Archivo General de la Nacin en el Acuerdo 038 del 20 de septiembre de 2002, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental. ARTCULO SPTIMO. La entidad receptora para facilitar la consulta de la in formacin producida por las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen, dar amplia difusin, de la Historia Institucional, del inventario y del acta de entrega y recibo de los documentos y archivos. ARTCULO OCTAVO. El presente Acuerdo rige a partir de su publicacin y deroga expresamente el Acuerdo 057 de Julio 05 de 2000 y los que le sean contrarios.
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PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot D. C. a los treinta y un (31) das del mes de octubre de dos mil dos (2002). Adriana Mejia Hernndez Presidente Elsa Moreno Sandoval SecretarioTcnico
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ARCHIVO GENERAL ANEXO 9 ACUERDO No. 015 20 de octubre de 2003
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Por el cual se adiciona un pargrafo al artculo primero del acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 El Consejo Directivo del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, en uso de las facultades otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 017 de 2001 y, CONSIDERANDO: Que el Decreto 254 del 21 de febrero de 2000 POR EL CUAL SE EXPIDE EL RGIMEN PARA LA LIQUIDACIN DE LAS ENTIDADES PBLICAS DEL ORDEN NACIONAL . establece responsabilidades que en materia de archi vos deben cumplir las entidades en liquidacin y su liquidador. Que el Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos, en su artculo 19 estableci la obligacin que tienen las entidades pblicas de crear el Comit de Archivo, como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos, indicando en su par grafo el personal de planta que integrar dicho Comit. Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin expidi el Acuer do No. 041 de 2002 Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y sus pargrafos de la Ley 594 de 2000. Que para la organizacin de los archivos de las entidades en liquidacin se requiere de un Comit de Archivo, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrati vos y tcnicos de los archivos. Que es funcin del Asesor, Coordinador o Auditor de Control Interno de cada entidad velar por el cumplimiento de las leyes, normas, polticas, procedi mientos, planes, programas, proyectos y metas de la organizacin y recomen dar los ajustes necesarios, as como verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de informacin de la entidad y recomendar los correctivos a que haya lugar, segn lo estipula la Ley 87 de 1993 en su artculo 12 literales e) y g). ACUERDA: ARTICULO PRIMERO. Adicionar al Artculo Primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002, un pargrafo del siguiente tenor:
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PARGRAFO TERCERO: De conformidad con lo sealado en el pargrafo del artculo 19 del Acuerdo 07 de 1994 (Modificado por el Artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995), para todos los procesos archivsticos a que haya lugar, el Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin, cualquiera sea el rgimen legal al que se encuentren sometidas, ser convocado por el gerente liquidador y estar integrado por este servidor pblico y por el Comit de Archivo de la Entidad que recibir la documentacin. El Gerente liquidador, presidir las sesiones y, cuando lo considere conve niente, podr llamar a participar a sus inmediatos colaboradores, quienes asis tirn con derecho a voz pero sin voto. Las actas de las sesiones en las que consten las decisiones tomadas sern remitidas a los Jefes de Control Interno de las Entidades participantes, para los fines de control que le asisten a dichos cargos. ARTICULO SEGUNDO. El presente Acuerdo rige a partir de su expedicin y modifica parcialmente el Acuerdo 041 de 31 de Octubre de 2002. PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot D.C., Adriana Meja Hernndez Presidente Ana Paola Riveros Bernal Secretario Tcnico
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Fondos Acumulados Manual de Organizacin

Archivo General de la Nacin, Colombia

Clara Ins Casilimas Rojas Juan Carlos Ramrez Moreno

Bogot, D. C., abril de 2004

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

COORDINACIN EDITORIAL Diseo, Diagramacin e Impresin

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Manual de Organizacin de Fondos Acumulados

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2. ORGANIZACIN DOCUMENTAL Y FONDOS ACU MULADOS

2.2 CMO TUCIN?

IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTI-

2.3 CMO LADOS?

ABORDAR LA ORGANIZACIN DE LOS FONDOS ACUMU

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2.3.1 Diagnstico: Establecimiento del nivel de organiza cin documental

La frmula est suficientemente explicada en JAIMES, GARCA: 2003, pgs. 44-46.

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Creacin del INCODER

2003 1993 1976 1968 1961 1936

ARCHIVO GENERAL FONDO INDERENA (1968-1993) SECCIN SUBSECCIN

DIVISIN DE P r o y e c t o MANEJO DE C o l o m b o Holands SUELOS Subdireccin de Adecuacin de Tierras

DE TRABAJO ARCHIVSTICO INTEGRAL

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Socializacin del proyecto, de su ejecucin y de sus resul tados en la entidad.

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Volumen documental existente para cada grupo de asuntos o serie. 34

Quines los consultan. Motivos por los cuales se consultan.

DE TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL

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OTRAS REAS DE DEPSITO (FUERA DEL EDIFICIO)

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NOMBRE Y CARGO: Se anotarn el nombre y el cargo de quien diligencie el formato.

UBICACIN: Se anotar la direccin de cada uno de los lugares antes registrados.

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RESPONSABLE: Se anotar el nombre del funcionario o persona responsable.

OTRAS REAS DE DEPSITO (FUERA DEL EDIFICIO)

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ANEXO 2 IDENTIFICACIN DE FONDOS Y SECCIONES POR DEPSITO

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LUGAR Y FECHA: Se registrarn la ciudad y el da, mes y ao en que se diligencia el formato.

NOMBRE Y CARGO: Se registrarn el nombre y el cargo de quien diligencie el formato.

FONDO: Se registrar el nombre del fondo o fondos existentes en cada depsito.

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Elaborado por Cargo Firma_ _ Lugar___ Fecha

Entregado por__ Cargo Firma Lugar_ Fecha__

Recibido por_ Cargo Firma___ Lugar_ Fecha___________