www.e-classnet.

com

Bienvenidos Bienvenidos
Esta gua ha sido planificada como introduccin a un proceso completo de compras, donde se Esta gua ha sido planificada como introduccin a un proceso completo de compras, donde se ponen en evidencia los diversas etapas y los documentos asociados a las mismas. ponen en evidencia los diversas etapas y los documentos asociados a las mismas. Para aquellos que estn familiarizados con los procesos de compras de uno o mas sistemas ERP, Para aquellos que estn familiarizados con los procesos de compras de uno o mas sistemas ERP, es probable que encuentren pequeas o significativas diferencias en funcin de las caractersticas es probable que encuentren pequeas o significativas diferencias en funcin de las caractersticas de los mismos. de los mismos. La idea general es presentar un ejemplo universal, que sin responder a un sistema en particular, La idea general es presentar un ejemplo universal, que sin responder a un sistema en particular, gue al interesado en la interpretacin del proceso en su ERP o lo capacite para determinar gue al interesado en la interpretacin del proceso en su ERP o lo capacite para determinar prestaciones que deber evaluar al momento de decidir la adquisicin de un sistema. prestaciones que deber evaluar al momento de decidir la adquisicin de un sistema. Convencido que no existen reglas fijas sino pautas, a la hora disear un proceso en una compaa, Convencido que no existen reglas fijas sino pautas, a la hora disear un proceso en una compaa, ser la capacidad, informacin y creatividad los factores de xito del proyecto. Por tanto, el objetivo ser la capacidad, informacin y creatividad los factores de xito del proyecto. Por tanto, el objetivo primordial en esta gua, consiste en informar y desarrollar un criterio de evaluacin del proceso, los primordial en esta gua, consiste en informar y desarrollar un criterio de evaluacin del proceso, los requerimientos y la auditora de cada etapa. requerimientos y la auditora de cada etapa. El xito de cualquier propuesta de formacin est basado, en la experiencia y dedicacin del profeEl xito de cualquier propuesta de formacin est basado, en la experiencia y dedicacin del profesional, pero fundamentalmente por la activa participacin de los interesados, por lo que queda invisional, pero fundamentalmente por la activa participacin de los interesados, por lo que queda invitado a trasmitir sus objetivos, dudas y comentarios que con seguridad, enriquecern nuestra labor. tado a trasmitir sus objetivos, dudas y comentarios que con seguridad, enriquecern nuestra labor. Le agradecemos la confianza depositada en nosotros al interesarse por el material y esperamos Le agradecemos la confianza depositada en nosotros al interesarse por el material y esperamos satisfacer sus expectativas, aportando algunos escalones a su enriquecimiento profesional, que sin satisfacer sus expectativas, aportando algunos escalones a su enriquecimiento profesional, que sin duda, aportar prestigio y beneficios econmicos a su labor. duda, aportar prestigio y beneficios econmicos a su labor.

Proceso de Compra Tipos de organizacin Proceso de Compra Tipos de organizacin

En el caso de Compras centralizadas, una misma Organizacin de Compra es responsable de la provisin para varias Compaas, en las Compras distribudas cada Organizacin de Compra provee a una Compaa. En una ltima opcin la OC suministra materiales a cada Centro

Tipo Org. Tipo Org. Org.Compra Org.Compra Compaa Compaa Plantas Plantas

Grupo de empresas Grupo de empresas

Especf. de la empresa Especf. de la empresa

0001

0001

0002

100

200

100

200

1000

1100

1200

1300

1400

1000

1100

1200

1300

1400

Compras Centrales Compras Centrales

Compras Distrib. Compras Distrib.

Proceso de Compra Grupos de Compradores Proceso de Compra Grupos de Compradores

En el caso de Compras centralizadas un Grupo de Compradores es responsable de la provisin para todos los Centros; en las Compras distribudas existen varios Grupos de Compradores que proveen a distintos Centros. Puede tambin haber un Grupo de Compras para cada Centro

Tipo Org. Tipo Org. Sociedad Sociedad Grupo Comp. Grupo Comp. Centro Centro

Compras Distrib. Compras Distrib.

100

Compras Centrales Compras Centrales

100

100

110

100

1000

1100

1200

1300

1400

1000

1100

1200

1300

1400

Proceso de Compra -- Ciclo de etapas y documentos Proceso de Compra Ciclo de etapas y documentos
El proceso de Compras es un componente de la Gestin de Materiales y el encargado de la adquisicin de bieGesti adquisici bienes y servicios externos mediante la planificacin de necesidades, eleccin de la mejor fuente de aprovisionaplanificaci elecci aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturacin del proveedor. Se encuentra ntimamente relacionado con facturaci Ventas para abastecer los pedidos de venta, con Contabilidad a travs de los registros contables, con trav Produccin y Mantenimiento proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios Producci Mantenimiento servicios

Gestin de Pago Control de la Factura Entrada de Mercadera Liberacin del Pedido

Determinacin de necesidades

Creacin Solic. de Pedido Liberacin Solic. de Pedido Determ. Fuente de Adquisicin Seleccin del Proveedor

Proceso de Proceso de Compra Compra

Gestin del Pedido

Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra

Determinacin de necesidades Determinacin de necesidades

Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificacin y el control de Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificacin y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificacin regular de los niveles de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificacin regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilizacin del mtodo del punstock de materiales definidos por los registros maestros, la utilizacin del mtodo del punto de pedido, y los pronsticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes to de pedido, y los pronsticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definicin El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de plaen la definicin El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de planificacin y control de necesidades puede generarlas automticamente nificacin y control de necesidades puede generarlas automticamente

Creacin de la Solicitud de Pedido Creacin de la Solicitud de Pedido

La Solicitud de Pedido es un documento generado a propuesta de un sector para la adquiLa Solicitud de Pedido es un documento generado a propuesta de un sector para la adquisicin de bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creacin puede ser sicin de bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creacin puede ser manual o generada automticamente por otros departamentos (Ventas, Produccin, etc.) manual o generada automticamente por otros departamentos (Ventas, Produccin, etc.)

Liberacin de la Solicitud de Pedido Liberacin de la Solicitud de Pedido

La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada estrategia de liberacin, esto es, La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada estrategia de liberacin, esto es, el proceso de aprobacin de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha el proceso de aprobacin de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parmetros del sistema estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parmetros del sistema

Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra

Determinacin de la fuente de adquisicin -- Cotizacin Determinacin de la fuente de adquisicin Cotizacin

El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basndose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto basndose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creacin de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveeacelera el proceso de creacin de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI dores por fax, e-mail o EDI

Seleccin del proveedor Comparacin de ofertas Seleccin del proveedor Comparacin de ofertas
El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simuEl sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinacin de precio, permitiendo la comparacin de varias ofertas lar escenarios de determinacin de precio, permitiendo la comparacin de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificacin de los oferentes (en funcin de calidad, precio, diferentes a partir de la previa calificacin de los oferentes (en funcin de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.) cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)

Gestin del Pedido Gestin del Pedido

El sistema de Compras toma informacin de la solicitud y de la oferta para facilitar la creaEl sistema de Compras toma informacin de la solicitud y de la oferta para facilitar la creacin del pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede gecin del pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere automticamente. Tambin admite el uso nerar pedidos o hacer que el sistema los genere automticamente. Tambin admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos

Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra

Liberacin del Pedido Liberacin del Pedido

El Pedido puede tener asociado la llamada estrategia de liberacin, esto es, el proceso El Pedido puede tener asociado la llamada estrategia de liberacin, esto es, el proceso de aprobacin de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia de aprobacin de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parmetros del sistema es opcional y dependiente de uno o mas parmetros del sistema

Entrada de Mercadera Entrada de Mercadera

El registro en el sistema de la entrada de mercancas confirma su ingreso mediante el nEl registro en el sistema de la entrada de mercancas confirma su ingreso mediante el nmero de pedido asociado. La parametrizacin previa en cuanto a tolerancias, cantidades mero de pedido asociado. La parametrizacin previa en cuanto a tolerancias, cantidades mnimas, mximas, entre otras, permiten validar la aceptacin del envo del proveedor mnimas, mximas, entre otras, permiten validar la aceptacin del envo del proveedor

Recepcin y Control de Factura Recepcin y Control de Factura

El sistema permite la verificacin de facturas enviadas por los proveedores. Se validan las El sistema permite la verificacin de facturas enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de pedidesviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de pedidos y entrada de mercancas, adems de la parametrizacin del documento. Esto acelera dos y entrada de mercancas, adems de la parametrizacin del documento. Esto acelera el proceso de auditora y compensacin de facturas para el pago el proceso de auditora y compensacin de facturas para el pago

Proceso de Compra Ciclo de Aprovisionamiento Proceso de Compra Ciclo de Aprovisionamiento

El esquema presenta el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual, se inicia con una Sol. Ped. como necesidad de provisin, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercadera o serviprovisi mercader servicio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. Tambin admite procesos automticos Tambi autom

Solicitud Solicitud de Pedido de Pedido

Pedido Pedido

Entrada de Entrada de Mercanca Mercanca

Recepcin Recepcin de Factura de Factura

Facturacin Automtica Facturacin Automtica

Puede configurarse la creacin automtica de facturas en la parametr. Puede configurarse la creacin automtica de facturas en la parametr.

Aviso de Entrega Aviso de Entrega

Pueden indicarse avisos de entrega de la mercadera al proveedor Pueden indicarse avisos de entrega de la mercadera al proveedor

Pedido Automtico Pedido Automtico

El Pedido puede crearse automticamente basado en una Sol. Ped. al El Pedido puede crearse automticamente basado en una Sol. Ped. al definir el proveedor y configurar los maestros de Materiales y Proveedor definir el proveedor y configurar los maestros de Materiales y Proveedor

Planificacin de necesidades Planificacin de necesidades

Permite crear Sol. Ped. en forma automtica Permite crear Sol. Ped. en forma automtica El libro de Pedidos permite asignar el proveedor automticamente El libro de Pedidos permite asignar el proveedor automticamente

Proceso de Compra Ciclo de Seleccin y Pedido Proceso de Compra Ciclo de Seleccin y Pedido
Los sistemas proveen herramientas que determinan las necesidades y posterior seleccin del proveedor mas selecci conveniente. Basado en propuestas de cotizacin efecta su comparacin. Este ltimo proceso responde a cotizaci efect comparaci una parametrizacin previa con criterios de evaluacin (precio, calidad, cumplimiento, garanta, etc.) parametrizaci evaluaci garant

Determ. de Determ. de necesidad necesidad

Peticin de Peticin de Ofertas Ofertas

Comparac. Comparac. de Ofertas de Ofertas

Pedido Pedido

El resultado de las cotizaciones puede generar automticamente el El resultado de las cotizaciones puede generar automticamente el Pedido y las comunicaciones automticas de rechazo de cotizaciones Pedido y las comunicaciones automticas de rechazo de cotizaciones Compras utilizar el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso Compras utilizar el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparacin y eleccin de la propuesta mas conveniente (configurable) de comparacin y eleccin de la propuesta mas conveniente (configurable) Compras genera Peticiones de Oferta, las enva a varios proveedores Compras genera Peticiones de Oferta, las enva a varios proveedores y las cotizaciones son registradas en el sistema y las cotizaciones son registradas en el sistema Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Reposicin, Ventas, Mantenimiento, Produccin) involucrado (Reposicin, Ventas, Mantenimiento, Produccin)

Proceso de Compra Recepcin Mercancas -- Facturacin Proceso de Compra Recepcin Mercancas Facturacin
Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el Pedido, material o servicio y gestionar su aceptacin, posteriormente, se procesar la recepcin y verificacin de la aceptaci procesar recepci verificaci factura y el debido registro de la deuda en Cuentas a pagar

Entrada de Entrada de Mercanca Mercanca

Recepcin Recepcin de Factura de Factura

El registro de factura del proveedor verifica su informacin comparaEl registro de factura del proveedor verifica su informacin comparada con el pedido o ingreso de la mercadera, validando desvos de acuerda con el pedido o ingreso de la mercadera, validando desvos de acuerdo a la parametrizacin correspondiente. El sistema solicita una cantidad do a la parametrizacin correspondiente. El sistema solicita una cantidad de datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociade datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuracin del mdulo dos al movimiento, lo que requiere la correcta configuracin del mdulo FI (cuentas de mayor, apertura del perodo, divisin, cambio de moneda, FI (cuentas de mayor, apertura del perodo, divisin, cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros) retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros) Al momento de registro de la entrada de la mercadera basada en un Al momento de registro de la entrada de la mercadera basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro admite desvos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrizacin incompleto establecidos por parametrizacin

Proceso de Compra Determinacin del proveedor Proceso de Compra Determinacin del proveedor

Proceso de requerimiento y seleccin del proveedor Proceso de requerimiento y seleccin del proveedor
Solicitud de Pedido Solicitud de Pedido

Peticin de Oferta Peticin de Oferta

Proveedor 1 Proveedor 1

Proveedor 2 Proveedor 2

Proveedor 3 Proveedor 3

Comparac. Ofertas Comparac. Ofertas

Pedido Pedido

Rechazo Rechazo

Proceso de Compra Detalles Proceso de Compra Detalles

Solicitud de Pedido Solicitud de Pedido

Ante un requerimiento de un usuario, sector o proceso del sistema (Ventas, MantenimienAnte un requerimiento de un usuario, sector o proceso del sistema (Ventas, Mantenimiento, Produccin) el Departamento de Compras recibe una Solicitud --Requerimiento de to, Produccin) el Departamento de Compras recibe una Solicitud Requerimiento de Pedido. Hasta aqu es slo una intencin de compra que luego ser concretada mediante Pedido. Hasta aqu es slo una intencin de compra que luego ser concretada mediante los pasos posteriores. De acuerdo al proceso de negocio, modalidad de la empresa u los pasos posteriores. De acuerdo al proceso de negocio, modalidad de la empresa u origen de la requisicin este documento puede ser o no obviado. origen de la requisicin este documento puede ser o no obviado. El documento creado tiene asociado una cantidad de informacin bsica :: El documento creado tiene asociado una cantidad de informacin bsica Material o service solicitado (cdigo, descripcin, cantidad, precio) Material o service solicitado (cdigo, descripcin, cantidad, precio) Centro Centro Tipo de imputacin Tipo de imputacin Grupo Comprador Grupo Comprador Requirente Requirente Fecha entrega solicitada Fecha entrega solicitada Textos descriptivos Textos descriptivos Cuenta de Mayor //Centro de Costo o Lucro //Activo Fijo (segn corresponda) Cuenta de Mayor Centro de Costo o Lucro Activo Fijo (segn corresponda) A esta informacin se adicionarn datos propuestos por el sistema (Sociedad, Direccin A esta informacin se adicionarn datos propuestos por el sistema (Sociedad, Direccin de entrega, Estrategia de Liberacin, Contactos, Entrada de Mercadera y/ Factura, entre de entrega, Estrategia de Liberacin, Contactos, Entrada de Mercadera y/ Factura, entre otras) otras)

Proceso de Compra Detalles Proceso de Compra Detalles

Solicitud de Cotizacin (RFQ) Solicitud de Cotizacin (RFQ)

Este proceso es ingresado manualmente o con referencia a una Solicitud de Pedido, una Este proceso es ingresado manualmente o con referencia a una Solicitud de Pedido, una RFQ anterior o un documento de Entrega programada (tiene la ventaja de heredar gran RFQ anterior o un documento de Entrega programada (tiene la ventaja de heredar gran parte de los datos del documento previo). Se indican los datos de los proveedores a quieparte de los datos del documento previo). Se indican los datos de los proveedores a quienes ser enviada. nes ser enviada. El documento creado tiene asociado una cantidad de informacin bsica :: El documento creado tiene asociado una cantidad de informacin bsica Proveedor/es (cdigo, razn social, direccin) Proveedor/es (cdigo, razn social, direccin) Material o servicio solicitado (cdigo, descripcin, cantidad, precio, categora) Material o servicio solicitado (cdigo, descripcin, cantidad, precio, categora) Fecha del documento y de vencimiento Fecha del documento y de vencimiento Centro y Almacn Centro y Almacn Organizacin de Compra Organizacin de Compra Grupo Comprador Grupo Comprador Nmero Colectivo Nmero Colectivo Cdigo del proveedor Cdigo del proveedor Fecha entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas) Fecha entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas) Mensajes de salida (impresin, e-mail, etc.) Mensajes de salida (impresin, e-mail, etc.) Finalizado el ingreso, el documento ser guardado en el sistema bajo un nmero que ser Finalizado el ingreso, el documento ser guardado en el sistema bajo un nmero que ser indicado en la pantalla final. indicado en la pantalla final.

Proceso de Compra Detalles Proceso de Compra Detalles

Cotizacin Ingreso (con referencia a una RFQ) Cotizacin Ingreso (con referencia a una RFQ)
Este proceso permite el ingreso de las cotizaciones recibidas de el/los proveedor/es basaEste proceso permite el ingreso de las cotizaciones recibidas de el/los proveedor/es basados en la solicitud de cotizacin enviada con anterioridad (asociada al nmero correspondos en la solicitud de cotizacin enviada con anterioridad (asociada al nmero correspondiente). La finalidad es registrar en el sistema las condiciones generales y particulares diente). La finalidad es registrar en el sistema las condiciones generales y particulares ofrecidas por los proveedores. ofrecidas por los proveedores. Los datos mas comunes a registrar son :: Los datos mas comunes a registrar son Cantidades ofertadas Cantidades ofertadas Precios ofertados Precios ofertados Unidades de precio Unidades de precio Fechas de entrega previstas Fechas de entrega previstas Condiciones generales Condiciones generales Comentarios sugeridos por el proveedor Comentarios sugeridos por el proveedor Los datos ingresados quedarn registrados dentro del mismo documento de la solicitud de Los datos ingresados quedarn registrados dentro del mismo documento de la solicitud de cotizacin. La informacin de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema como cotizacin. La informacin de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema como Registro de Informacin de Compras y generar, si se desea, un Pedido con referencia a la Registro de Informacin de Compras y generar, si se desea, un Pedido con referencia a la Oferta aceptada. Oferta aceptada.

Proceso de Compra Detalles Proceso de Compra Detalles

Comparacin de Ofertas Comparacin de Ofertas

La herramienta de comparacin de cotizaciones permite obtener un listado ordenado de La herramienta de comparacin de cotizaciones permite obtener un listado ordenado de menor a mayor precio en las ofertas registradas para una misma Orden de Pedido. Slo menor a mayor precio en las ofertas registradas para una misma Orden de Pedido. Slo en el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los tems podr haber en el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los tems podr haber una comparacin correcta en los totales. Si una oferta fuera en moneda extranjera, el sisuna comparacin correcta en los totales. Si una oferta fuera en moneda extranjera, el sistema har la conversin automticamente. tema har la conversin automticamente. Para ampliar la informacin suministrada dispondr de las siguientes opciones :: Para ampliar la informacin suministrada dispondr de las siguientes opciones Visualizar los datos del maestro de materiales Visualizar los datos del maestro de materiales Visualizar informacin adicional de las cotizaciones Visualizar informacin adicional de las cotizaciones Visualizar por separado cada cotizacin Visualizar por separado cada cotizacin Visualizar los datos maestros del proveedor Visualizar los datos maestros del proveedor Visualizar las caractersticas de evaluacin del proveedor Visualizar las caractersticas de evaluacin del proveedor Pueden generarse mensajes de aviso a proveedores por aceptacin o rechazo Pueden generarse mensajes de aviso a proveedores por aceptacin o rechazo Los datos ingresados sern registrados dentro del documento de solicitud de cotizacin. Los datos ingresados sern registrados dentro del documento de solicitud de cotizacin. El sistema provee herramientas para generar mensajes de salida (impresin, e-mail, fax) El sistema provee herramientas para generar mensajes de salida (impresin, e-mail, fax) como confirmacin del pedido, rechazo de cotizacin, listas para preparacin de pedido y como confirmacin del pedido, rechazo de cotizacin, listas para preparacin de pedido y embalaje, carga, etc. embalaje, carga, etc.

Proceso de Compra Detalles Proceso de Compra Detalles

Pedido de Compra Pedido de Compra

Una vez completado el proceso de seleccin del proveedor se generar el Pedido a enviar Una vez completado el proceso de seleccin del proveedor se generar el Pedido a enviar al mismo. Este documento podr ser utilizado para la adquisicin de materiales para conal mismo. Este documento podr ser utilizado para la adquisicin de materiales para consumo o stock, servicios o condiciones especiales (subcontratacin, consignacin, terceras sumo o stock, servicios o condiciones especiales (subcontratacin, consignacin, terceras partes) o traslados entre centros de la Compaa. partes) o traslados entre centros de la Compaa. El documento creado tiene asociado una cantidad de informacin bsica :: El documento creado tiene asociado una cantidad de informacin bsica Proveedor/es (cdigo, razn social, direccin) Proveedor/es (cdigo, razn social, direccin) Sociedad, Organizacin de Compra y Grupo Comprador Sociedad, Organizacin de Compra y Grupo Comprador Fecha del documento y entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas) Fecha del documento y entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas) Solicitud de pedido asociado (si lo hubiera) Solicitud de pedido asociado (si lo hubiera) Tipo de Imputacin (centro de costo/beneficio, activo fijo, proyecto, etc.) Tipo de Imputacin (centro de costo/beneficio, activo fijo, proyecto, etc.) Material o servicio solicitado (cdigo, descripcin, cantidad, precio, categora) Material o servicio solicitado (cdigo, descripcin, cantidad, precio, categora) Categora del tem Categora del tem Moneda del documento Moneda del documento Centro y Almacn Centro y Almacn Definicin de documentos asociados (Entrada de Mercadera y Factura) Definicin de documentos asociados (Entrada de Mercadera y Factura) Datos de Contacto y textos aclaratorios Datos de Contacto y textos aclaratorios Mensajes de salida (impresin, e-mail, etc.) Mensajes de salida (impresin, e-mail, etc.) Finalizado el ingreso, el documento ser guardado en el sistema bajo un nmero que ser Finalizado el ingreso, el documento ser guardado en el sistema bajo un nmero que ser indicado en la pantalla final. indicado en la pantalla final.

Proceso de Compra Detalles Proceso de Compra Detalles

Entrada de Mercadera Entrada de Mercadera

Mediante este proceso se dar ingreso de la mercadera al almacn, pudiendo calificar lo Mediante este proceso se dar ingreso de la mercadera al almacn, pudiendo calificar lo recibido como stock disponible, en proceso de control de calidad o bloqueado. recibido como stock disponible, en proceso de control de calidad o bloqueado. Los datos mas comunes a registrar son :: Los datos mas comunes a registrar son Documento de referencia (Pedido, Reserva, Doc. de material, Transporte, etc.) Documento de referencia (Pedido, Reserva, Doc. de material, Transporte, etc.) Clase de Movimiento Clase de Movimiento Fecha del documento y de registro contable Fecha del documento y de registro contable Nmero de remito Nmero de remito Textos aclaratorios (cabecera o tems) Textos aclaratorios (cabecera o tems) Cantidad ingresada Cantidad ingresada Nmero de Lote y Categora de Valoracin (si correspondiere) Nmero de Lote y Categora de Valoracin (si correspondiere) El registro del documento generar automticamente un asiento contable del movimiento El registro del documento generar automticamente un asiento contable del movimiento del material que impacta en la Contabilidad y llevar asociadas cuentas definidas en la del material que impacta en la Contabilidad y llevar asociadas cuentas definidas en la parametrizacin (cuenta EM/RF), actualizar la cantidad y valoracin del stock y los datos parametrizacin (cuenta EM/RF), actualizar la cantidad y valoracin del stock y los datos del pedido asociado. El documento creado ser la referencia para la verificacin de la facdel pedido asociado. El documento creado ser la referencia para la verificacin de la factura del proveedor. tura del proveedor.

Proceso de Compra Detalles Proceso de Compra Detalles

Verificacin de Factura del proveedor Verificacin de Factura del proveedor

Este procedimiento permite ingresar al sistema y validar los datos de la factura recibida Este procedimiento permite ingresar al sistema y validar los datos de la factura recibida del proveedor. Debido al impacto del documento en diversos mbitos del sistema se redel proveedor. Debido al impacto del documento en diversos mbitos del sistema se requerir una correcta configuracin de cada segmento del sistema (perodos abiertos, querir una correcta configuracin de cada segmento del sistema (perodos abiertos, cuentas de mayor, indicadores de impuestos, entre otros) cuentas de mayor, indicadores de impuestos, entre otros) Los datos mas comunes a registrar son :: Los datos mas comunes a registrar son Documento de referencia (Pedido, Plan de entrega, Nota de entrega, etc.) Documento de referencia (Pedido, Plan de entrega, Nota de entrega, etc.) Fecha de la factura y de registro contable Fecha de la factura y de registro contable Moneda e Importe total y de impuestos Moneda e Importe total y de impuestos Condiciones de Pago y autorizacin o bloqueo para el pago Condiciones de Pago y autorizacin o bloqueo para el pago Tipo de cambio y Emisor de la Factura (si fuera diferente al del pedido) Tipo de cambio y Emisor de la Factura (si fuera diferente al del pedido) Textos aclaratorios Textos aclaratorios El registro del documento generar automticamente un documento de materiales y uno El registro del documento generar automticamente un documento de materiales y uno contable que impacta en la Contabilidad y tendr asociada cuentas definidas en la paracontable que impacta en la Contabilidad y tendr asociada cuentas definidas en la parametrizacin (cancelando la cuenta EM/RF y acreditando el importe al proveedor), regismetrizacin (cancelando la cuenta EM/RF y acreditando el importe al proveedor), registrndose este movimiento en Cuentas a Pagar. trndose este movimiento en Cuentas a Pagar. En el caso que la factura fuera registrada con anterioridad a la Entrada de la Mercanca, En el caso que la factura fuera registrada con anterioridad a la Entrada de la Mercanca, los valores adoptados y validados correspondern a la informacin del Pedido. los valores adoptados y validados correspondern a la informacin del Pedido.

Conclusin y anlisis general del proceso Conclusin y anlisis general del proceso

Anlisis del proceso de compras en diversos sistemas ERP Anlisis del proceso de compras en diversos sistemas ERP
Se propone analizar el proceso de adquisicin de bienes y servicios propuestos por diversos sistemas ERP y un proceso standard utilizado por la Compaa

Determ. de Determ. de necesidad necesidad

Peticin de Peticin de Ofertas Ofertas Entrada de Entrada de Mercanca Mercanca

Comparac. Comparac. de Ofertas de Ofertas Recepcin Recepcin de Factura de Factura Entregas Entregas programad programad

Pedido Pedido

Contratos Contratos

www.e-classnet.com

Gracias por su participacin