Presentación Experto Mexicano Sobre La Administración de Proyectos

Tendencias y Mejores Prcticas Globales de la Administracin de Proyectos en TI
Universidad Nacional Costa Rica

2002
International Institute for Learning Mxico, S.A. de C.V. Prado Sur 240 304, Lomas de Chapultepec, Ciudad de Mxico, CP 11000 (52-55) 55 40 05 45; Fax (52-55) 55 40 05 24 Presentado por: Rodolfo Ambriz, PMP rodolfo.ambriz@iil.com www.iil.com
Contenido
1. Entorno y problemtica de los proyectos 2. Objetivos y ventajas de la aplicacin de la metodologa de administracin de proyectos 3. Ejemplos de los procesos y entregables fundamentales 4. Implantacin de metodologa de administracin de proyectos
2001 IIL Mxico, S.A. de C.V.
1-1
Tendencias y Mejores Prcticas Globales de la Administracin de Proyectos

1. Entorno y problemtica de los proyectos
En qu se enfocan o qu hacen las Organizaciones?
Objetivos Estrategias de Negocio
Implementacin Proyectos
.
Resultados Operaciones
Metodologa Singular en Administracin de Proyectos
1-3
Entorno actual de los proyectos

Cambio Acelerado - incertidumbre Globalizacin - Rpida competencia Consumidor nunca satisfecho y ms selectivo (sin lealtad) Presiones econmicas - al menor costo posible optimizacin de presupuestos Ms valor por menor costo Rpidos cambios tecnolgicos - inestabilidad Tecnologa accesible para todos Ciclos de vida menores de productos Menores tiempos de produccin Recursos limitados Gran desarrollo y cambios en telecomunicaciones e informacin
1-4
Entorno actual de los proyectos

Alto grado de complejidad en los trabajos Alto nivel de innovacin y creatividad Procesos complejos de transferencia de tecnologa Trabajo en equipo y toma de decisiones multidisciplinarias Sistemas de soporte complejos (CAD,CAM,ERP,DFM/A) Sofisticadas alianzas multiempresas Complejas formas de integracin de trabajo Multiplicidad de tcnicas, herramientas y filosofas administrativas ROI Retorno en la inversin (estrictos parmetros y alta presin en inversiones) Eficiencia operacional
1-5
Modelo de Algunas Organizaciones

Gaps (Lagunas o Vacos de Comunicacin)
Alta Direccin
Gerencia Media
Sistemas Finanzas
Supervisin
Operaciones
Plataformas Jerrquicas
Departamentos
Funcionales
Regiones
Islas Operacionales
1-6

2. Objetivos y ventajas de la aplicacin de metodologa de administracin de proyectos
Beneficios de la Administracin de Proyectos Moderna

Nos permite terminar ms trabajo en menos tiempo con menos recursos Se incrementa la rentabilidad del negocio Se mantiene un mejor control de cambios Ayuda a la eficiencia y eficacia de la organizacin Permite trabajar ms de cerca con los clientes internos y externos Se incrementa la calidad de los productos y servicios Permite a los individuos tomar mejores decisiones para la organizacin Incrementa el negocio y la competitividad Se entregan soluciones a los clientes Se establece una Base de Conocimiento
1-8
xito: Punto o Cubo?
Costo
Tiempo
1-9
Definicin de Proyecto Exitoso

Factores Primarios

A tiempo Dentro del presupuesto aprobado Con la calidad especificada Satisfaccin de cliente y usuarios Alineacin con planeacin estrategia Penetracin en el mercado Oportunidad de mejora Rentabilidad financiera Superioridad tcnica Reputacin corporativa Satisfaccin de equipo Conducta tica ...
1-10
Factores Secundarios
Monitoreo de Programas, Multi-Proyectos, Proyectos, . . .

Puertas de calidad (tollgates) Indicadores de desempeo Anlisis de desviaciones Pronsticos Acciones correctivas Toma de decisiones oportunas
1-11
Programa
Un grupo de proyectos interrelacionados y manejados de manera coordinada. Los programas generalmente incluyen un elemento de actividad contnua. PROGRAMA
Proyecto B
Proyecto A
Proyecto D
Proyecto C
D1
D2
D3 D4
Sub-Proyecto
Proyecto E
Proyecto F
1-12
Puertas de Calidad (Tollgates) Al final de cada Fase del Ciclo de Vida

Capacidad de influencia en los resultados
100%, $, HH Porcentaje de Avance
Lnea Base
(Baseline)
FASE I FACTIBILIDAD CONCEPTO

FASE II PLANEACIN Y DISEO
FASE III EJECUCIN / CONSTRUCCIN
FASE IV PRUEBAS Y ARRANQUE
1-13
Ejemplo de Informe de Estado del Proyecto
Lnea Base
Costo Base Fondo de Contingencia (Cob. al 85%) Costo Total Base Fecha de Terminacin Lnea Base Das de Contingencia (Cob. al 85%) Fecha Compromiso de Entrega $2,000 $175 $2,175 19/02/02 10 das 5/03/02
Estado Actual
Valor Planeado (PV) Valor Devengado (EV) Costo Real (AC) Desviacin del Cronograma (SV) Desviacin del Costo (CV) ndice de Desemp. del Cronograma (SPI) ndice de Desempeo del Costo (CPI) $783.3 $610.0 $663.8 -$173.3 -$53.8 0.78 39.2% 30.5% 33.2% -22.1% -8.8%
Pronstico
Pronstico de Costo Fondo de Cont. Remanente Pronstico Costo Total Pronstico Fecha de Term. Das de Cont. Remanentes Pronstico Fecha Final $2,080 $95 $2,175 8/03/02 - 3 das 8/03/02
0.92
1-14
Ejemplo de Informe de Estado del Proyecto (MS Project 2000)
ID 1 2 3
Nombre de tarea 1 PROYECTO 1.1 TAREA 1 1.1.1 A
Cost $2,000,000.00 $550,000.00 $150,000.00
PV $783,333.33 $550,000.00 $150,000.00
EV $610,000.00 $475,000.00 $150,000.00
AC $663,750.00 $525,000.00 $160,000.00
SV ($) -$173,333.33 -$75,000.00 $0.00
SV(%) -22.1% -13.6% 0.0%
SPI # 0.78 0.86 1.00
SPI
CV ($) -$53,750.00 -$50,000.00 -$10,000.00
CV(%) -8.8% -10.5% -6.7%
CPI # 0.92 0.90 0.94
CPI
PRONOSTICO $2,080,000.00 $600,000.00 $160,000.00
4
5 6 7 8 9 10 11 12 13
1.1.2 B
1.1.3 C 1.2 TAREA 2 1.2.1 D 1.2.2 E 1.2.3 F 1.2.4 G 1.3 TAREA 3 1.3.1 H 1.3.2 I
$250,000.00
$150,000.00 $900,000.00 $300,000.00 $100,000.00 $200,000.00 $300,000.00 $550,000.00 $450,000.00 $100,000.00
$250,000.00
$150,000.00 $233,333.33 $60,000.00 $3,333.33 $5,000.00 $165,000.00 $0.00 $0.00 $0.00
$175,000.00
$150,000.00 $135,000.00 $45,000.00 $0.00 $0.00 $90,000.00 $0.00 $0.00 $0.00
$175,000.00
$190,000.00 $138,750.00 $50,250.00 $0.00 $0.00 $88,500.00 $0.00 $0.00 $0.00
-$75,000.00
$0.00 -$98,333.33 -$15,000.00 -$3,333.33 -$5,000.00 -$75,000.00 $0.00 $0.00 $0.00
-30.0%
0.0% -42.1% -25.0% -100.0% -100.0% -45.5% 0.0% 0.0% 0.0%
0.70
1.00 0.58 0.75 0.00 0.00 0.55 1.00 1.00 1.00
$0.00
-$40,000.00 -$3,750.00 -$5,250.00 $0.00 $0.00 $1,500.00 $0.00 $0.00 $0.00
0.0%
-26.7% -2.8% -11.7% 0.0% 0.0% 1.7% 0.0% 0.0% 0.0%
1.00
0.79 0.97 0.90 1.00 1.00 1.02 1.00 1.00 1.00
$250,000.00
$190,000.00 $930,000.00 $335,000.00 $100,000.00 $200,000.00 $295,000.00 $550,000.00 $450,000.00 $100,000.00
1-15

Millares
$2,500.00
Control del Proyecto
$2,000.00
$1,500.00
$1,000.00
Desviacin del Cronograma

Lnea Base Valor Planeado Valor Devengado Costo Real
$0.00 26/08/01 09/09/01 23/09/01 07/10/01 21/10/01 04/11/01 18/11/01 02/12/01 16/12/01 30/12/01 13/01/02 27/01/02 10/02/02
$500.00
Desviacin del Costo
1-16

Avances a la fecha de corte
Pronstico segn avance real

1-17
Ejemplo de Informe de Desempeo de un Portafolio de Proyectos

INFORME DE DESEMPEO DE PORTAFOLIO DE PROYECTOS
Datos Generales
Clave Proyecto Responsable Presupuesto a la Terminacin
Lnea Base
Fecha de Inicio Base Fecha de Terminacin Base Valor Planeado VP Valor Devengado VD Costo Real CR
Estado Actual
Desempeo del Programa SV SV% SPI CV Desempeo del Costo CV% CPI
Fecha de corte: 26/oct/01 Pronstico

Estimado a la Terminacin Fecha Pronstico de Termino
A B C D E
Valores en miles de pesos
200 735,000 42,795
1-Oct-01 1-Mar-01 1-Jul-01
31-Oct-01 15-Nov-01 31-Dic-01 30-Ago-02 31-Dic-01
150 632,755 26,150 1,575 45,760
140 632,755 24,500 1,150 47,500
126 632,755 23,900 790 50,300
-10 0 -1,650 -425 1,740
-0.07 0.93 0.00 1.00 -0.06 0.94 -0.27 0.73 0.04 1.04
14 0 600 360 -2,800
0.10 1.11 0.00 1.00 0.02 1.03 0.31 1.46 -0.06 0.94
10-Nov-01 15-Nov-01 20-Dic-01 30-Ago-02 31-Dic-01
1,025,332 10-Sep-01 87,310 15-Jun-01
Informe de Estado Anlisis de Desviaciones Pronsticos de Tiempo, Costo y Riesgo Medidas Correctivas
1-18
Ejemplo de Informe de Desempeo de un Portafolio de Proyectos

1.5
CPI
Proyectos adelantados
1.0
B C A
SPI
Proyectos atrasados
0.5 0.5
1.0
Proyectos con ahorros
1.5
1-19
Proyectos con sobrecostos
Simulacin Mtodo Monte Carlo cont.

Ejemplo
Forecast: COSTO TOTAL 1,000 Trials
1.000
Cumulative Chart
2187,169
.750
Media
1000
750
.500
2000,000
Ms probable
500
.250
250
.000 1,800,000.00
Mean = 2,187,169.40
1,975,000.00 2,150,000.00 2,325,000.00
0 2,500,000.00
1-20
Simulacin Mtodo Monte Carlo cont.

Ejemplo. Simulacin del Cronograma
1.2 1
PROBABILIDAD
0.8 0.6 0.4 0.2 0 22 DURACION 22.5 23 23.5 24 24.5 25 25.5 26 26.5
CPM: 24 sem
PERT: 24.4 sem
1-21

3. Ejemplos de Procesos y Entregables Fundamentales
Nueve reas del Conocimiento

Administracin de Proyectos Integracin Alcance Tiempo
Costo
Calidad
Recursos Humanos
Adquisiciones
1-23
Comunicaciones
Riesgo
Grupos de Procesos de la Administracin de Proyectos
Inicio
Planeacin
Control
Ejecucin
Cierre
1-24
Mapa de Procesos de la Administracin de Proyectos

reas de conocimiento
Grupos de procesos
INICIO PLANEACIN 4.1 Des. del plan del proyecto 5.1 Inicio 5.2 Planeacin del alcance 5.3 Definicin del alcance EJECUCIN 4.2 Ejec. del plan del proyecto CONTROL 4.3 Control integral de cambios 5.4 Verificacin del alcance 5.5 Ctrl. cambios de alcance 6.5 Control del cronograma CIERRE
#Procesos
Integracin Alcance
3 5
Tiempo
6.1 6.2 6.3 6.4
Definicin de actividades Secuencia de actividades Est. de duracin de act. Desarrollo del cronograma
Costo Calidad Recursos Humanos

Comunicacin
7.1 Planeacin de recursos 7.2 Estimado de costos 7.3 Presupuesto 8.1 Planeacin de la calidad 9.1 Planeacin de la org. 9.2 Reclutamiento de personal 10.1 Planeacin de las comunicaciones 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 Plan. de la ad. del riesgo Identificacin del riesgo An. cualitativo del riesgo An. cuantitativo del riesgo Plan. de la resp. al riesgo 12.3 Licitaciones y cotizaciones 12.4 Seleccin de proveedores 12.5 Admn de contratos 7 8.2 Aseguramiento de la calidad 9.3 Desarrollo del equipo
7.4 Control de costo
8.3 Control de calidad
3 3
10.2 Dist. de la informacin
10.3 Informacin del desempeo 11.6 Monitoreo y control del riesgo
10.4 Cierre administrativo
4 6
Riesgo
Adquisiciones # Procesos
1
12.1 Plan. de las adquisiciones 12.2 Planeacin de licitaciones y cotizaciones 21
12.6 Cierre de contratos 8 2
1-25
39
Inicio
Planeacin
1. Inicio
Control Ejecucin Cierre
Carta Constitutiva del Proyecto (Project Charter)

Documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto. Debe incluir como mnimo:
La descripcin del proyecto Los objetivos La necesidad de negocio por la cual surgi el proyecto La descripcin del producto
Emitida por alguien superior o externo al proyecto. Generalmente por el Patrocinador (Sponsor)
1-27
Inicio
Planeacin
2. Planeacin
Planeacin: Proceso de iteracin y refinamiento

Carta Constitutiva del Proyecto
Inicio
Evaluacin de Stakeholders
Enunciado del Alcance
Plan de Administracin del Alcance
WBS
Riesgo Cuantitativo
Plan de Costo
Plan de Tiempo
Riesgo Cualitativo
OBS RAM
Plan de Calidad
Plan de Adquisiciones
Plan de Comunicaciones
Plan del Proyecto
(Secuencia recomendada)
(Revisin y actualizacin) 1-30
Quin tiene inters o preocupacin en la definicin del proyecto?

Alta gerencia Gerencias de divisiones departamentos Gerentes de proyecto Clientes Consumidores, operadores, usuarios Gerentes funcionales Proveedores Otros...
Stakeholders
1-31
Control de Cambios de Alcance

Inicio
Solicitud de Cambio: Propietario Gerente de Proyecto Ingeniera Proveedor Contratista Comunidad
Anlisis de la Solicitud Impacto en Costo Impacto en Tiempo Impacto en Calidad Impacto en Otras Areas
Actualizacin Bitcora de Cambios Autorizados
Actualizacin Lneas Base
Replantear
Aprobacin
S S Ejecucin de los Trabajos Infomacin a otras reas
No
Fin
1-34
Estructura de Divisin del Trabajo (Work Breakdown Structure, WBS)
Una agrupacin orientada por entregas de los elementos del proyecto que organiza y define el alcance total del proyecto
PMBOK Guide, p. 57
1-37

Ejemplo:
1. Proyecto 1.1 Nivel 1 1.1.1 Nivel 2 ... ... 1.1.1. ... n Nivel n Paquete de Trabajo Actividades
1-38

Ampliacin / Mantenimiento de Sistema (pequeo)
1.0 Determinar Objetivos y Alcance 1.1 Identificacin de Objetivos 1.2 Identificacin de Stakeholders 1.3 Ident. de funcin de negocio por afec. 1.4 Desarrollo de anlisis de datos 1.5 Desarrollo de anlisis de funciones 1.6 Identificacin de cambios de diseo (macro) 1.7 Identificacin de prog. o comp. por modificar o adic. 1.8 Definicin de cambios en base de datos 1.9 Revisin de prop. de diseo 1.10 Determinacin de enfoque 1.11 Plan del resto del proyecto 1.12 Aprobacin del plan del proyecto 2001 IIL Mxico, S.A. de C.V.
2.0 Plan para Implantacin 2.1 Definicin de requerim. de softw. y hardware 2.2 Plan conversiones de base de datos 2.3 Desarrollo o rev. de plan de pruebas 2.4 Desarrollo de cap. y doc. de usuarios 2.5 Revisin de pla de implementacin
3.0 Desarrollo de Programas 3.1 Diseo de nuevos componentes de softw. 3.2 Programa de cambios a componentes exist. 3.3 Programa de nuevos componentes 3.4 Pruebas unitarias (incl. reprogramaciones)
4.0 Implementacin Transicin a Prod. 4.1 Desarrollo o rev. de docs. y mats. capacit. 4.2 Capacitacin de usuarios, oper. y staff 4.3 Prueba de sistema (incl. retrabajos) 4.4 Prueba de aceptacin (incl. retrabajos) 4.5 Preparacin de trans. a produccin 4.6 Desarrollo de conversiones de datos 4.7 Desarrollo de prueba de ambiente 4.8 Instalacin de sistema completo
5.0 Evaluacin PostImplementacin 5.1 Evaluacin de desempeo del proy. 5.2 Revisin de desempeo del sistema 5.3 Revisin de impacto de cambios
1-39
Matriz de Asignacin de Responsabilidades (Responsibility Assignment Matrix, RAM)
Operaciones I. F.
WBS 1.0 Negociar el contrato 2.0 Ejecutar el contrato 3.0 Tareas internas 4.0 Des. plan transicin 4.1 Identificar recursos
Ventas I. R. K.
Proyecto ABC
Transicin J. Q. G.
Contratos C. D. F.
I A
P R
R R
R = Responsable A = Autoriza P = Participa I = Informado

Gte. de Proy. A. M. G.
Recursos
P R A
1-40
Administracin del Riesgo del Proyecto

La relacin entre incertidumbre, oportunidad y riesgo
EVENTO O ACCIN (Proyecto) RESULTADO (Productos) FAVORABLE (Oportunidad) EVENTOS DESCONOCIDOS (Incertidumbre) DESFAVORABLE (Riesgos) EL OBJETIVO: La funcin de la administracin del riesgo es mover la incertidumbre lejos de los riesgos hacia las oportunidades
1-41
Identificacin ... Usando la WBS

Proyecto
Revisar los paquetes de trabajo Evaluar los elementos de trabajo para identificar riesgos Identificar los riesgos potenciales
Fase I
Fase II
Fase III
Fase IV
Revise: Tecnologa Materiales Mano de obra Calidad Seguridad Equipo Etc.
1-42
Anlisis Cualitativo
Matriz de Riesgos
Severidad del Riesgo= Probabilidad + Impacto - (Probabilidad x Impacto)
P R O B A B I L I D A D (P)
1.0
1.00 0.91 0.82 0.73
1.00 0.92 0.84 0.76
1.00 0.93 0.86 0.79
1.00 0.94 0.88 0.82
1.00 0.95 0.90 0.85
1.00 0.96 0.92 0.88
1.00 0.97 0.94 0.91
1.00 0.98 0.96 0.94
1.00 0.99 0.98 0.97
1.00 1.00 1.00 1.00
0.9
0.8 0.7 0.6 0.5 0.4 0.3 0.2 0.1 0
0.64
0.55 0.46 0.37 0.28 0.19
0.68
0.60 0.52 0.44 0.36 0.28
0.72
0.65 0.58 0.51 0.44 0.37
0.76
0.70 0.64 0.58 0.52 0.46
0.80
0.75 0.70 0.65 0.60 0.55
0.84
0.80 0.76 0.72 0.68 0.64
0.88
0.85 0.82 0.79 0.76 0.73
0.92
0.90 0.88 0.86 0.84 0.82
0.96
0.95 0.94 0.93 0.92 0.91
1.00
1.00 1.00 1.00 1.00 1.00
Tolerancia
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
1.0
IMPACTO
(I)
1-43
Tabla de Anlisis Cualitativo Lista Priorizada de Riesgos y Planes de Respuesta

Anlisis cualitativo WBS Fecha de entrada Evento de riesgo Probabilidad Impacto Severidad Plazo Plan de administracin Estrategia Accin Responsable
1 0
DATOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. General y/o elemento WBS Fecha de entrada Descripcin del evento 0.0 1.0 0.0 1.0 (tiempo, costo y calidad) P+I-(PxI) PxI Permanente, corto, mediano y largo Evitar, mitigar, transferir y aceptar Medidas a tomar Responsable
PROCESO
1.
Ordenar de acuerdo a la severidad y al plazo
3.
Programar y presupuestar considerando esta informacin Actualizar peridica y sistemticamente la informacin
2.
Seleccionar los primeros de la lista para monitoreo y control
4.
1-44
Procesos de la Administracin del Tiempo en la Planeacin

Definicin de actividades
Identificar las actividades que debern desarrollarse para producir los entregables del proyecto
Secuencia de actividades
Identificar la interdependencia de las actividades

Estimar el nmero de periodos de trabajo para completar actividades individuales Analizar secuencia, duraciones y recursos para crear el cronograma del proyecto
PMBOK Guide, p. 65
Estimacin de la duracin de las actividades
Desarrollo del cronograma
1-45
Diagrama de Gantt
(Ejemplo en MS Project 2000) A un diagrama de Gantt se le pueden adicionar las dependencias, lo que nos resulta en un Diagrama de Red a Escala (diagrama de flechas a escala)
PMBOK Guide 1996, p. 70
1-46
Administracin del Costo

Requerimientos de Recursos Estimados de Costos Presupuesto Lnea Base
1-47
Determinacin de la Lnea Base del Proyecto

Alcance (WBS)
Lnea Base del Proyecto

$, HH, %
+
Tiempo (Red Cronograma)
=
+
$1
Costo (Estimado Presupuesto)

$1.1
$1.1.1 $1.1.2 $1.1.3
$1.2
$1.1.3 $1.1.3
Tiempo
1-48
Flujo de Efectivo vs. Lnea Base del Costo (Cash Flow vs. Cost Baseline)
Flujo de Efectivo (Cash Flow)
Flujo acumulado de erogaciones reales del proyecto
Lnea Base del Costo (Cost Baseline)

Costos estimados acumulados del proyecto, considerando el momento en que se ejecutan las tareas no cuando se pagan Base para el control del proyecto (mediciones de avance, desviaciones, ndices de desempeo, etc.)
1-49
Ejemplo de Lnea Base

Curva-S
(S-Curve)
Flujo de Efectivo Esperado
En el caso de pagar por anticipado algunas actividades
Valores Acumulados
Lnea Base del Costo
Tiempo
1-50
Anlisis Cuantitativo del Riesgo

Proceso en el cual se analiza numricamente la probabilidad de cada riesgo y su consecuencia en los objetivos del proyecto as como el riesgo general del proyecto
%
PMBOK GUIDE 2000
1-51
Planeacin de la calidad
Identificar los estndares de calidad que sern necesarios para el proyecto y determinar como satisfacerlos
1-52
Costo de la Calidad
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
Fallas externas
Fallas internas
Ahorros
Evaluacin Prevencin
ACTUALMENTE FUTURO
1-53
Administracin de las Adquisiciones en el Proyecto

Incluye los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios, para cumplir con el alcance del proyecto, fuera de la organizacin que realiza el proyecto
1-54
Opciones de Adquisiciones
Proveedor nico
Comprar Hacer
Rentar
Arrendamiento Financiero
de
Multiples proveedores
(Lease)
eleccioneseleccioneselecciones.se deben considerar las condiciones actuales del mercado 2001 IIL Mxico, S.A. de C.V.
1-55
Planeacin de las Comunicaciones

Determinacin de las necesidades de informacin y comunicacin de los
stakeholders
quin
lo necesita qu necesita cundo lo necesita cmo se le entregar?
1-56
Planeacin Proceso Iterativo

Fase Inicial
Inicio Planeacin
Fase Intermedia
Control Inicio Planeacin
Fase Intermedia
Control Inicio Planeacin
Fase Final
Control
Inicio Planeacin
Control
Ejecucin
Cierre
1-57
Inicio
Planeacin
3/4 Ejecucin y Control
Control
Ejecucin Cierre
Control del Proyecto
Cmo va el proyecto ?
1-59
El Proceso de Control:
Los pasos bsicos son: 1. Establecer indicadores de desempeo 2. Determinar estndares de desempeo 3. Medir el desempeo 4. Anlisis de desviaciones 5. Tomar acciones correctivas
1-60
Control del Proyecto Mtodo Valor Devengado

Fecha de Corte Valor Planeado = 120
$, H.H., U, %
Desviacin en Tiempo =-20 Desviacin en Costo =-10 Costo Real = 110
Valor Devengado = 100
Tiempo
1-61
Valor Devengado (Earned Value )

Desempeo del Cronograma Desempeo del Costo
Valor Devengado (EV)
Menos
Menos
Valor Planeado (PV)
Desviacin del Cronograma SV=EV-PV
Dividido entre
Dividido entre
Costo Real (AC)
Desviacin del Costo CV=EV-AC
Valor Planeado (PV)
Costo Real
ndice de Desempeo del Cronograma SPI=EV/PV

ndice de Desempeo del Costo CPI=EV/AC

1-62
Valor Devengado (Earned Value) Cmo vas?
A la fecha de corte, ... Cunto deberamos llevar de avance?

Valor planeado % Planeado = PV = PV /BAC
En porcentaje, cunto es lo planeado?
cont.
1-63
Valor Devengado (Earned Value) Cmo vas? (Cont.)
A la fecha de corte, ... Cunto se ha completado del proyecto?

Valor devengado = EV
En porcentaje, cunto se ha completado?

% Completado = EV /BAC
cont.
1-64
Valor Devengado (Earned Value) Cmo vas? (Cont.)
A la fecha de corte, ... Cunto se ha gastado o cul es el costo de lo que se ha ejecutado?

Costo Real = AC
En porcentaje, cunto se ha gastado?

% Gastado = AC /BAC
cont.
1-65
Inicio
Planeacin
5. Cierre
Cierre del Proyecto

El proyecto termina cuando:
Los objetivos se cumplen La alta gerencia o el cliente lo cancela
67
1-67
Cierre Administrativo
Generar, recolectar y diseminar la informacin para formalizar la terminacin de la fase o proyecto y la aceptacin del producto del proyecto por parte del sponsor, cliente, y/o usuario
1-69
Tendencias y Mejores Prcticas Globales de la Administracin de Proyectos en TI

5. Implantacin de Metodologa de Administracin de Proyectos
Los Cinco Niveles de Madurez en la AP Nivel 5 Nivel 4

Benchmarking Metodologa Singular Mejora Continua
Nivel 3
Nivel 2
Procesos Comunes
Retroalimentacin
Lenguaje Comn 2001 IIL Mxico, S.A. de C.V.
Nivel 1
Autor: Dr. Harold Kerzner

1-72
Metodologa Singular en Administracin de Proyectos

Oficina de Proyectos (Project Office)
Administracin del Portafolio de Proyectos
Administracin de Programas o Multi-Proyectos

Administracin del Proyecto ABC
%
Integracin Alcance Tiempo Costo Riesgo Calidad Recs. Humanos Comunicacin Adquisiciones
I Co
P E Ci
1-73
Estndares Internacionales
ISO 9000-2000 / 10006

Guidelines for Quality in Project Management Project Management Body of Knowledge / Project Management Institute ANSI (American National Stantard Institute) International Competence Baseline / International Project Management Association
PMBOK / PMI
ICB / IPMA
BoK / APM
Body of Knowledge / Association for Project Mnagement

Capability Maturity Model / Software Engineering Institue
1-74
CMM / SEI
Oficina de Proyectos
Necesitamos una Oficina de Proyectos? Si su organizacin desarrolla proyectos slo en forma ocasional, no existe la necesidad de desarrollar una metodologa estandarizada para encauzar los esfuerzos de administracin de proyectos. En este caso, establecer una Oficina de Proyectos, sera intentar matar mosquitos con metralleta. Si su organizacin dirige una parte importante de su energa en el desarrollo e implementacin de proyectos, enfoques individuales de administracin de proyectos pueden conducir a ineficiencias e incluso pueden volverse peligrosos. Con ms proyectos, la necesidad de una Oficina de Proyectos, se vuelve indispensable.
1-75
Beneficios
Un punto focal de planeacin estratgica para el proceso de administracin de proyectos
Una organizacin dedicada a la mejora continua
Una organizacin dedicada a realizar benchmarking para la administracin de proyectos Mentor organizacional para los gerentes de proyecto con poca experiencia
1-76
Beneficios
Archivo centralizado de lecciones aprendidas de proyectos terminados Una forma de ayuda para solucin de problemas sin tener que involucrar a la alta gerencia
Una organizacin para compartir ideas y experiencias Una organizacin para crear estndares para la administracin de proyectos
1-77
Beneficios
Asiste a Recursos Humanos en la creacin del desarrollo de carrera en adminsitracin de proyectos Planeacin y programacin centralizada de proyectos
Asiste a Recursos Humanos en la creacin del curriculum de cursos en administracin de proyectos Control e informacin centralizados de proyectos
1-78
En dnde se ubicara a la Oficina de Proyectos? Qu nivel de responsabilidad y de autoridad tendra? Primero debemos definir qu esperamos de la Oficina de Proyectos y qu funciones consideramos que debera cumplir. Una vez definidas las funciones y la responsabilidad, se debe establecer claramente en qu nivel de la organizacin estara.
1-79
Oficina de proyectos (Project office)

Funciones de la oficina de proyectos
Responsabilidad de la administracin del portafolio Responsabilidad sobre los proyectos (Sponsorship) Desarrollo de gerentes de proyecto Manejo y distribucin de recursos Revisiones y auditoras en adm. de proys. Participacin en comit de decisiones Informes consolidados a toda la organizacin Monitoreo de proyectos. Desviaciones y pronsticos Capacitacin en administracin de proyectos Consultora y mentoring Centro de manejo y reposicin de informacin Mtodos, procesos y estndares Soporte a proyectos en proceso
Incremento de responsabilidad
Incremento de nivel en la organizacin

1-80
Cmo?
Implantar, mejorar o modificar una metodologa integral en administracin de proyectos es tambien un PROYECTO Por lo tanto deberemos seguir los procesos que queremos implantar:
Administracin de Proyectos Integracin
Alcance
Tiempo Recursos Humanos Adquisiciones
Inicio
Planeacin
Costo
Calidad
Control
Ejecucin Cierre
Comunicaciones
Riesgo
1-81
Implantacin de Metodologa en Administracin de Proyectos
1-82
Evaluacin de Sistema y Procesos Actuales en Administracin de Proyectos
1-83
Desarrollo de Carrera en Administracin de Proyectos
1-84
Establecimiento de la Oficina de Proyectos
1-85
Implantacin de Metodologa Singular
1-86
Soporte a Proyectos con la la Nueva Metodologa
1-87
Benchmarking
1-88
Mejora Continua
1-89
Historia de nuestros prximos proyectos . . .
Como lo solicit el cliente
Como se dise
Como se especific
Como lo solicit compras
Como se construy
Como qued finalmente
Lo que realmente necesitaba el usuario

1-90
Preguntas y Comentarios Finales
1-91

Presentación Experto Mexicano Sobre La Administración de Proyectos

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FASE II PLANEACIN Y DISEO

FASE III EJECUCIN / CONSTRUCCIN

FASE IV PRUEBAS Y ARRANQUE

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Ejemplo de Informe de Estado del Proyecto (MS Project 2000)

Nombre de tarea 1 PROYECTO 1.1 TAREA 1 1.1.1 A

Cost $2,000,000.00 $550,000.00 $150,000.00

PV $783,333.33 $550,000.00 $150,000.00

EV $610,000.00 $475,000.00 $150,000.00

AC $663,750.00 $525,000.00 $160,000.00

SV ($) -$173,333.33 -$75,000.00 $0.00

SV(%) -22.1% -13.6% 0.0%

SPI # 0.78 0.86 1.00

CV ($) -$53,750.00 -$50,000.00 -$10,000.00

CV(%) -8.8% -10.5% -6.7%

CPI # 0.92 0.90 0.94

PRONOSTICO $2,080,000.00 $600,000.00 $160,000.00

2001 IIL Mxico, S.A. de C.V.

Ejemplo de Informe de Estado del Proyecto (MS Project 2000)

Control del Proyecto

Desviacin del Cronograma

Desviacin del Costo

2001 IIL Mxico, S.A. de C.V.

Ejemplo de Informe de Estado del Proyecto (MS Project 2000)

Pronstico segn avance real

Ejemplo de Informe de Desempeo de un Portafolio de Proyectos

Fecha de corte: 26/oct/01 Pronstico

200 735,000 42,795

1-Oct-01 1-Mar-01 1-Jul-01

31-Oct-01 15-Nov-01 31-Dic-01 30-Ago-02 31-Dic-01

150 632,755 26,150 1,575 45,760

140 632,755 24,500 1,150 47,500

126 632,755 23,900 790 50,300

-10 0 -1,650 -425 1,740

14 0 600 360 -2,800

10-Nov-01 15-Nov-01 20-Dic-01 30-Ago-02 31-Dic-01

1,025,332 10-Sep-01 87,310 15-Jun-01

Ejemplo de Informe de Desempeo de un Portafolio de Proyectos

Proyectos con sobrecostos

Simulacin Mtodo Monte Carlo cont.

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