Elaboracin de planes estratgicos, paso a paso

Segeplan, junio de 2008

Consideracin inicial
El desarrollo de una planificacin estratgica no puede depender de la espontaneidad de los funcionarios de las entidades. Tampoco puede reducirse a una sesin de planificacin o al resultado de las reuniones ordinarias de trabajo. Todo lo contrario, el proceso de planificacin consiste en la preparacin y desarrollo de una secuencia consistente y coherente de pasos.

Figura 1: Proceso de planificacin estratgica

P s :9 ao E a a l nc sdd vl r a eei a u dlPa e ln S i N o

Cnna repoeo e ot u i l r cs d p ni ai n l i cc af

Idnfc ro a f r a et i a t s om i r s d f ra c i n d l eot l i et ea em o gsi n et

P s :9 ao Rs a o epl d pl i o o cy t c mo i o opm r s

P s :9 ao Pn d ut e o pri a atd

P s :9 ao Cn c i n o oi e t m o dle t r o e n n o P s :9 ao Eu o e qi d p p ni ai l i cc af n Ps 9 ao Hmoai n o o gc l d c net s e ocp o

Ps 9 ao : Ass nl i i FO LA

P ua as : Taa d r bj e o Gb e ai t ne Ps 9 ao : Ee et sdl lm o e n Mr o ac eta g o sr t i c P ua as : Taa d r bj e o Gb e ai t ne Ps 9 ao : Ee et s lm o n oeavsdl pr t o e i pn l a P s 9: ao 9 Peet c n rsn i y a vldc n e a ai dl i pn l a P s 9: ao 9 D u ai n e i l c dl vg pn l a

Paso 1: Evaluar la necesidad de un plan

Consiste en propiciar que los interesados en el proceso de planificacin estratgica se cuestionen, de la manera ms objetiva posible, la necesidad o no de desarrollar dicho proceso

Paso 2: Equipo de planificacin

Consiste en organizar un equipo de planificacin estratgica en el que participen las ms altas autoridades de la entidad y uno o ms tcnicos de planificacin o programacin. Por ejemplo: algn
miembro de la Junta Directiva, los directores/as de planificacin y programacin.

Este equipo deber ser el ncleo del proceso de planificacin y el desafo es capitalizar su participacin, la cual se caracteriza, entre otras, por las siguientes ventajas: la posesin de poder de decisin y de informacin privilegiada junto a la responsabilidad por el cumplimiento del mandato de la entidad y el valor pblico que la misma pueda ofrecer La integracin de este equipo es fundamental pero todava no garantiza que el proceso ser relevante para la organizacin. As que, el siguiente paso se orientar a la construccin de viabilidad poltica al proceso de planificacin.

Paso 3: Respaldo poltico y compromiso

Se enfocar en construir viabilidad poltica al proceso de planificacin y el consecuente plan estratgico. Esto implica lograr que la mxima autoridad y su equipo cercano de apoyo reconozcan la importancia del proceso, lo respalden y comprometan su participacin. Si estas personas participan y se comprometen con el proceso envan un mensaje positivo que cumple un papel de animacin hacia el proceso. Sin el respaldo poltico y sin participacin de las autoridades el ejercicio de planificacin estratgica corre el riesgo de resultar irrelevante. Un proceso de planificacin estratgica en el que la mxima autoridad de la entidad no participan pierde credibilidad ante los otros funcionarios/as y personal participante. La comunicacin formal e informal- del funcionario de mayor nivel de SEGEPLAN subrayando la importancia del proceso ante las autoridades de la entidad, es un mecanismo valioso para facilitar el respaldo poltico Si no existe una genuina apropiacin del proceso de planificacin estratgica, por regla general las mximas autoridades de la entidad tendrn una participacin casi protocolara en los diferentes eventos del proceso. Si esto sucede, el ejercicio de planificacin ser un dilogo de tcnicos, del cual podr resultar un documento muy consistente pero poco viable.

Paso 4: Punto de partida

Cuando se ha propiciado que el plan tenga vida poltica dentro de la entidad, se pasa a realizar un anlisis del punto de partida del proceso de planificacin. La pregunta clave para este anlisis es en dnde estamos? Para responder esta pregunta, se necesita revisar, por lo menos, las siguientes dimensiones:

 El marco legal: que define un mandato normativo sobre los temas y sector o sectores que debe atender la entidad, a la vez que identifica a los principales beneficiarios de su actuacin y describe los objetivos generales o propsitos de la misma El plan general o lineamientos de gobierno que trazan una orientacin poltica. Los antecedentes, entre estos el plan estratgico vigente u otros ejercicios de planificacin realizados antes.

Paso 5: Homologacin de conceptos

La preparacin de condiciones que empezamos con la organizacin de un equipo de planificacin, termina con propiciar el dilogo pedaggico sobre planificacin estratgica y lograr que las personas que participarn en el proceso equiparen sus conocimientos y dominio de los principales conceptos relacionados con este tema para lograr los siguientes resultados: Conocimiento y experiencia personal en el tema de planificacin estratgica; Conceptos generalmente aceptados; Consenso de grupo; Acuerdos bsicos sobre como aplicar los conceptos en el proceso especfico de planificacin en la entidad

Planificacin estratgica
Sirve a dos propsitos principales: el protector y el afirmativo. El propsito afirmativo busca la mayor eficacia y eficiencia posible. El propsito protector busca minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre sobre el contexto y las consecuencias de las acciones institucionales. Trata de la interaccin entre el entorno y lo interno y la habilidad para actuar de manera proactiva con estrategias que permitan aprovechar las fortalezas de la entidad y las oportunidades del entorno. Cumple una funcin de articulacin entre el pensamiento estratgico y la planeacin tctica y operativa. Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia para la organizacin. No es un fin en s misma. Es un medio, un conjunto articulado de tcnicas, instrumentos y herramientas especficas) para articular esfuerzos bajo un marco de referencia animador de la actuacin de los integrantes de la entidad y para la consecucin de un fin, objetivo o propsito, cualquiera que ste sea.

El marco estratgico.
El marco estratgico es el corazn de la planificacin estratgica. Debe servir a la coherencia y claridad del trabajo, incluye los siguientes elementos:
Misin Visin Valores Anlisis interno y externo Objetivos y estrategias Metas Actividades Indicadores

El marco estratgico.
Todos estos elementos necesitan estar alineados. No deben contradecirse entre s. La misin debe ser coherente con los valores y la visin de la organizacin y tratar las necesidades de quienes se beneficiaran de su trabajo. Las estrategias deben permitir el logro de los objetivos y la contribucin al cumplimiento de la visin. La consideracin de los vacos y la oposicin y apoyo con se cuenta se debe hacer teniendo en cuenta la situacin de la entidad y lo que se quiere lograr.

Paso 6: Conocimiento del entorno

Los pasos 1 al 5 antes descritos, muestran la importancia de evaluar la necesidad del plan y crear condiciones para el proceso de planificacin estratgica. A continuacin los pasos 6 y 7 nos ayudarn a facilitar un proceso de conocimiento del entorno y de anlisis de la entidad en lo interno (fuerzas y limitaciones) y en lo externo (oportunidades y amenazas) de la entidad

Presentacin de Experto/a o panel

Para desarrollar este paso es recomendable aprovechar el conocimiento experto que tienen algunas personas sobre el tema sustantivo y el sector que atiende la entidad (por ejemplo: salud, educacin, seguridad ciudadana, etc.). Estas personas suelen trabajar en una entidad acadmica, un centro de investigacin o realizar un ejercicio profesional que les demanda conocimientos especializados. En este caso, corresponde identificar a dichas personas e invitarles a participar en el proceso presentando un cuadro de situacin actualizado del tema y el sector

Paso 7, Anlisis Floa

Consiste en analizar e identificar las variables del entorno externo que amenazan o potencian la actuacin de la entidad. Las variables internas las cuales sirven de apoyo o sobre las que hay que trabajar para mejorar su situacin se conocen como fuerzas y limitaciones

Ejemplo de cuadro de anlisis Floa

F uerzas
Marco legal favorable a la defensa de los derechos de las mujeres

Oportunidades
Existe atencin a nivel global sobre la situacin de las mujeres

Acciones asociadas
Divulgacin amplia del marco jurdico al nivel nacional Construccin de redes de apoyo al nivel internacional

Pausa: trabajo de gabinete

A este nivel de avance en la formulacin del plan es conveniente realizar un trabajo de gabinete para organizar la informacin en un documento borrador que servir de insumo a los siguientes pasos del proceso. Una semana podra ser suficiente para elaborar el documento, el cual se presenta para su lectura y validacin en la siguiente sesin de trabajo. Una vez concluidos los pasos 6 y 7, se procede a la formulacin de los elementos del marco estratgico, es decir visin, misin, objetivos y estrategias.

Paso 8: Elementos del Marco estratgico Formulacin de la Visin

Como primer punto conviene indicar un ao de referencia para trabajar la visin. Por ejemplo: Visin de los derechos de las mujeres al ao 2017. En trabajo de grupos debern responder la siguiente pregunta: Cmo ser la situacin del pas en el tema sustantivo que atiende la entidad (salud, educacin, seguridad ciudadana) en el futuro? Los resultados de los grupos de trabajo se presentan en plenaria para buscar los puntos de coincidencia e integrar los puntos dispersos, as como solventar cualquier contradiccin sustantiva entre los planteamientos de los grupos. El trabajo del facilitador es aqu fundamental para evitar que se personalicen los asuntos y, especialmente para organizar y sintetizar los aportes de los grupos con el propsito de facilitar el logro de consensos

Visin
Determina qu se quiere ser como institucin y en cunto tiempo se piensa lograr, cmo quisiramos que nos vieran y qu papel nos gustara desempear.

Declaracin de la Misin
Para hacer la declaracin de la misin se sigue un procedimiento similar al anterior. Divididos en dos grupos de trabajo los participantes responden las siguientes preguntas:
Quienes somos? = identidad, legitimidad Qu buscamos? = Propsitos, valor pblico que se agregar Actividad sustantiva? = Principales medios para lograr el propsito Por qu lo hacemos? = Valores, principios, motivaciones Para quines trabajamos? = usuarios, beneficiarios, clientes, ciudadanos.

Las respuestas a las preguntas anteriores deben permitir al grupo redactar un texto a manera de declaracin de la misin. Tres elementos deben estar plenamente indicados: el propsito o valor pblico, los beneficiarios, y el problema o condicin que se desea cambiar

Misin
Determina quines somos como direccin y hacia dnde queremos dirigirnos.
Consecuentemente, la misin implica analizar: Razn que tiene la direccin para existir Papel o propsito de la institucin Qu necesidad satisface la institucin? Cul es el giro o el quehacer de la institucin?

Definicin de objetivos y estrategias

Los objetivos estratgicos debern ser consistentes con la visin, figurativamente es como si con cada objetivo apuntramos a una parte de la visin. Es recomendable redactar los objetivos iniciando el prrafo con la palabra Que seguido de las situaciones que se pretende alcanzar. Las estrategias describen de manera general el tipo de intervencin que ayudar a la entidad a lograr el objetivo de manera eficaz y correcta, organizando la secuencia de las actividades y la toma de decisiones para el uso de los recursos disponibles. Para un objetivo puede formularse ms de una estrategia. Para formular los objetivos estratgicos y definir las estrategias se utilizarn los grupos de trabajo y la plenaria de manera similar a como se han desarrollado para la formulacin de visin y declaracin de misin.

Pausa: trabajo de gabinete

Al terminar esta etapa, nuevamente se har un trabajo de gabinete para organizar la informacin en un documento borrador que ser validado en una sesin posterior de trabajo.

Una vez validados los contenidos del borrador se proceder a la concrecin del plan mediante la fijacin de metas, la identificacin de actividades y la construccin de indicadores para el seguimiento y evaluacin del plan.

Paso 9: Elementos operativos del plan

Metas y actividades, e indicadores: La fijacin de metas, las actividades generales y los indicadores es recomendable realizarlos a travs de trabajo con grupos pequeos representativos de las unidades de la entidad. De esta forma se puede aprovechar el conocimiento experto que poseen estos funcionarios/as y sus equipos de apoyo. Una ronda de reuniones de aproximadamente medio da de trabajo es suficiente para recoger la informacin que el responsable de elaborar el plan deber procesar para elaborar el primer borrador del plan.

Metas
Las metas expresan de manera especfica las caractersticas observables y, por regla general, medibles de los cambios que se alcanzarn. Por lo tanto en su redaccin, adems de la naturaleza del cambio, hacen referencia a la magnitud del mismo y el tiempo en que pretende lograrse el cambio.

Actividades
Las actividades se refieren de manera concreta lo que estar sucediendo para alcanzar las metas mientras se ejecuta el plan. Su redaccin hace referencia a los aspectos operativos y, por regla general, se expresan denotando accin. En la planificacin solo se incluyen actividades generales no se detallan actividades especficas

Indicadores
Para el seguimiento del plan y su posterior evaluacin se desarrollar una tabla de indicadores. Los indicadores describen en trminos cuantitativos o cualitativos una condicin y el cambio logrado o que se quiere lograr en el tiempo. Los indicadores pueden medirse o cotejarse con referencia al pasado respecto a los valores de la Lnea de Base, o bien a futuro, con respecto a las metas definidas para el ciclo de tiempo definido. No existe un conjunto distintivo de indicadores correctos. Lo que existe es un rango de posibles seales para medir el cambio en las variables con grados diversos de certeza. De manera general un buen indicador se caracteriza por ser medible; preciso; consistente; y sensible

Responsable estratgico
Un plan estratgico se beneficia al identificar las responsabilidades que derivan de la gestin del plan. Se asume que la responsabilidad estratgica global para la conduccin y gestin del plan deber ser asumida por la mxima autoridad de la entidad, as como por los Directores de las unidades de mayor jerarqua. Adems es conveniente precisar las otras unidades de la institucin que ejecutarn acciones para el alcance de la meta establecida

Paso 10: Presentacin y validacin del plan

La informacin de los documentos borradores elaborados a lo largo del proceso se organiza en un documento final. Es importante realizar una reunin con la participacin de todos los involucrados para presentar y entregar este documento.

Paso 11: Divulgacin del plan

El funcionario responsable de la comunicacin en la entidad, deber disear y ejecutar una estrategia de divulgacin del plan en la organizacin. La visin y la misin constituyen dos enunciados que deben ser visibles y omnipresentes en los ambientes de la organizacin.

De lo contrario.

Gracias