ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE QUINTANA ROO

Curso introduccin a la archivstica

14 y 15 de Octubre de 2010

CICLO DE VIDA de los documentos Ciclo de vida DE LOS DOCUMENTOS: Secuencia de fases de actividad, semiactividad e inactividad en las que se estructura la vida del documento, desde su creacin hasta su conservacin definitiva, en consideracin de su importancia como testimonio histrico, o bien hasta su eliminacin una vez agotado su valor administrativo. Se corresponde con los tres tipos de archivos: de gestin u oficina, intermedio e histrico.

Sistema de gestin documental

Marco en el que se definen, implantan y evalan los principios metodolgicos, las tcnicas y los instrumentos que sirven de fundamento bsico al desarrollo de polticas y normas, destinadas a regir el tratamiento de los documentos a lo largo de las etapas de su ciclo de vida, con diferentes regulaciones para su organizacin, conservacin, tratamiento y accesibilidad en cada etapa.

Polticas, normas y procedimientos: caractersticas

Proporcionan, a los que deben tomar decisiones, lmites, alternativas o pautas generales Ayudan a definir instrucciones, esto es, facilitan un entendimiento comn acerca de la interpretacin de una poltica Permiten llevar a cabo la gestin sin intervencin constante del responsable, y una vez establecidos permiten que otros trabajen de acuerdo con esa estructura Adoptan forma de mandatos, porque cubren situaciones o procesos recurrentes

Polticas, normas y procedimientos: caractersticas Reducen las decisiones individuales, de manera que los gestores necesitan nicamente prestar atencin especial a los problemas ocasionales que no estn cubiertos por una poltica o procedimiento especficos Al estar por escrito, los gestores toman las decisiones de acuerdo con las que toman otros gestores de reas funcionales prximas Las decisiones se toman de acuerdo con los objetivos trazados por el organismo

Polticas, normas y procedimientos: caractersticas Nacen para apoyar la visin estratgica del organismo, a travs del anlisis de los procesos de gestin La visin se materializa cuando las polticas, las normas y los procedimientos se ponen por escrito, se aprueban, se comunican y se implantan Con ellos aumentan la confianza y la percepcin de afianzamiento del trabajo

Conceptos: polticas, normas y procedimientos de gestin documental

Constituyen una secuencia de imperativos Van de lo ms general a lo ms especfico No pueden existir procedimientos (cmo hacer?) sin normas (qu hacer?), ni stas sin polticas o programas (por qu? y dnde?) previamente definidos Constituyen la columna vertebral del sistema de gestin documental

Conceptos: las Polticas de gestin documental

Orientaciones o directrices que rigen la actuacin de una persona o entidad en un asunto o campo determinado (DRAE) Responden al POR QU y al DNDE Contextualizan un mbito concreto de actividad de la institucin (la documental), su utilidad y fundamento metodolgico, preparando su concrecin en un programa Definen las responsabilidades de los diferentes actores, otorgando la coordinacin al Archivo Ejemplo: polticas de gestin de documentos activos, semiactivos e inactivos

Archivo de gestin o de oficina

Integra el Sistema Archivstico en la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos. En ellos se conservan los documentos recibidos o generados por la actividad de la propia unidad mientras dure la tramitacin de los asuntos a los que hacen referencia, y una vez concluida la misma, a lo largo del perodo de tiempo que se determine para cada serie.

Archivo histrico
Conserva la documentacin de valor histrico en la etapa inactiva de su ciclo de vida, de acuerdo con las normas establecidas en el calendario de conservacin. La documentacin adquiere inters para investigadores, estudiosos y ciudadanos en general, por lo que est sujeta a procedimientos de gestin especficos (duplicacin con fines de conservacin y actividades de dinamizacin cultural, entre otros). En el caso de la Archivo General del Estado de Q. Roo, se integra en el mismo la documentacin del Territorio Federal de Q. Roo y de los primeros aos de la Administracin Pblica Estatal, as como de otros documentos de origen privado donados por particulares .

Archivo de concentracin
Custodia la documentacin procedente de los archivos de gestin o de oficina y procura su accesibilidad. En l se aplica el expurgo y la eliminacin de aquellos document que, habiendo perdido completamente su valor y utilidad administrativos, no tiene valor histrico que justifique su conservacin permanente. El plazo de custodia, hasta la transferencia de los documentos al archivo histrico, viene fijado para cada serie en el calendario de conservacin.

Conservacin
Conjunto de medidas cuyo objeto consiste en la preservacin tanto de la informacin que incluyen los documentos como de los soportes originarios, de modo que quede garantizada su integridad, su autenticidad, su fiabilidad, su disponibilidad y su plena eficacia jurdica.

Consulta Revisin de los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a las normas polticas establecidas para ello. Funcin bsica de los archivos que consiste en poner los documentos que conserva a disposicin de los usuarios, dentro de normas establecidas. Acceso a los archivos con el fin de conocer su contenido.

Cuadro de clasificacin
Estructura jerrquica y lgica, organizada con criterios funcionales, que recoge cuantas actividades tienen lugar en la gestin Institucional. El cuadro de clasificacin se define adems como el instrumento de referencia y control en el que se plasman, a priori, las categoras de la clasificacin normalizadas para toda la Institucin, recogidas de forma exhaustiva, pertinente, sistemtica, coherente y jerarquizada.

Descripcin
Operacin archivstica fundamental por la que se recogen datos significativos de las series, expedientes y documentos simples generados en la Institucin, partiendo de la unidad productora y tomando aquellos elementos ms significativos, de acuerdo con la normativa internacional de descripcin archivstica, que permitan una recuperacin de la informacin gil, pertinente y exhaustiva. La descripcin se concreta siempre en relacin con los diferentes niveles que integran el cuadro de clasificacin de los documentos.

Ciclo de vida
Expresin que ilustra el trnsito de los documentos a lo largo de las fases de actividad, semiactividad e inactividad. En el mbito de la gestin documental, el trmino persigue establecer un paralelismo con un organismo vivo, en el sentido en que nace (en la oficina productora), se desarrolla (presenta una utilidad administrativa) y muere (desaparece su valor administrativo y adquiere valor testimonial). Cada una de las fases del ciclo encuentra su plasmacin en un tipo de archivo: archivo de gestin o de oficina, archivo intermedio y archivo histrico.

Documentos activos
Documentos que estn sujetos a tramitacin administrativa o es de uso frecuente por parte de la unidad productora. Estos documentos presentan un valor primario mximo, ya que la actuacin administrativa en la oficina est en su plenitud.

Documentos inactivos
Documentos que manifiestan la cualidad de ser de inters para la investigacin histrica, una vez agotado su inters puramente administrativo. Estos documentos presentan un valor secundario, en contraposicin al valor primario que presentan los documentos activos y semiactivos.

Documentos semiactivos
Documentos que, habiendo agotado el plazo establecido para su permanencia en el archivo de la unidad productora, son transferidos para su conservacin en el Archivo General. La semiactividad de los documentos se mantiene en tanto no adquieran valor histrico o sean eliminados convenientemente, en tiempo y forma. Esta documentacin presenta un valor primario atenuado, en contraposicin al valor primario mximo que tiene cuando la actuacin administrativa en la oficina est en su plenitud, y al valor secundario que adquirir cuando se manifieste con todo esplendor su valor para la investigacin histrica.

Documento
Todo testimonio producido en el ejercicio de las funciones y actividades de la Institucin, de cualquier naturaleza y edad, recogido en un soporte material de cualquier tipo.

Documentacin de apoyo informativo

Documento no original que se incluye en un expediente por su valor informativo inmediato para la eficacia de su tramitacin administrativa, pero que sin embargo no presenta valor a largo plazo que justifique su conservacin permanente. Se contrapone al concepto de documento de archivo o de funcin asignada.

Documento esencial
Documento incluido entre aqullos que registran informacin crucial para los intereses de la Institucin, de modo que su prdida, o su falta de disponibilidad en caso de que tuviera lugar una situacin de emergencia, supondra una merma significativa de los derechos y obligaciones de la propia Institucin y de aquellos a los que sirve, en el desarrollo de su misin y sus funciones especficas.

Evaluacin documental
Operacin archivstica fundamental que tiene como finalidad juzgar los valores de los documentos, estableciendo, para cada serie o grupo de expedientes, los plazos de actividad, semiactividad e inactividad, as como su accesibilidad, forma de disposicin final y calificacin de documento esencial. Estas decisiones se contienen en el calendario de conservacin de los documentos con el nombre de normas de conservacin.

Expediente
Unidad bsica de archivo, de manera que se archiven juntos todos los documentos relativos a un mismo asunto, siempre de acuerdo con el procedimiento administrativo que regula su produccin.

Prstamo
Operacin archivstica que tiene como fin dar continuidad a la tramitacin de los procedimientos administrativos de la institucional que requieren, por cualquier razn, disponer, en la oficina titular de la funcin institucional de la que se trate, de determinados documentos o expedientes, durante un perodo de tiempo y de acuerdo con unas necesidades que superan la simple y puntual consulta de documentos en las instalaciones del Archivo General.

Serie
Suma de expedientes de la misma naturaleza, que tiene su plasmacin como categora fsica singular, y como tal aparece recogida en el cuadro de clasificacin de los documentos.

Transferencia
Operacin archivstica que tiene lugar una vez transcurrido el plazo de conservacin de los documentos en las unidades productoras, cuando stos deben transferirse al Archivo General, con carcter obligatorio y de acuerdo con las normas establecidas.

Cmo nace un documento?

1. Los rganos del municipio, tienen funciones 2. Que se materializan en actividades 3. Mediante gestores (archiveros, secretarias, encargados de trmites, o, de procedimientos), quienes realizan trmites 4. Con documentos que pueden ser en soportes:
papel, digital

5. Dando como resultado un tipo de documento de expediente 6. Los expedientes del mismo tipo, forman series de expedientes

a) b)

Cmo nace un documento?

Direccin, Coordinacin, Departamentos

funcin

rganos

Gestores (archiveros, secretarias)

actividad

Gestores (archiveros, secretarias)

operaciones de trmite sin soporte papel

con soporte documental (papel) documento

serie de expedientes

Creacin de tipos y series documentales

FUNCIN

ACTIVIDAD 1

ACTIVIDAD 2

ACTIVIDAD 3

OPERACIN ESPECFICA (TRMITE) con soporte documental (papel) SERIE

DOCUMENTAL

sin soporte papel

ESQUEMA DE NIVELES DE CLASIFICACIN DE UN FONDO

FONDO

SECCIN

SECCIN

SECCIN

SUBSECCIN

SUBSECCIN

SERIE

SERIE

SERIE

SERIE

TIPO DOCUMENTAL

TIPO DOCUMENTAL

UTILIDAD Y VALORES DE LOS DOCUMENTOS

FUNCIONES TIPOS DE DOCUMENTOS
Acuerdos Decretos Resoluciones Comunicaciones Notificaciones Publicaciones oficiales Actas del Ayuntamiento Pleno Actas de Comisiones Actas de inspeccin Certificados Informes Informes tcnicos Informes a que vinculan a instituciones y particulares Inconformidades Denuncias Solicitudes Ingresos econmicos Recursos y apelaciones

DE DECISIN

DE TRANSMISIN

DE CONSTANCIA

DE JUICIO

DE INICIATIVA CIUDADANA

TIPO DOCUMENTAL
UNIDAD DOCUMENTAL PRODUCIDA POR UN ORGANISMO EN EL DESARROLLO DE UNA ACTIVIDAD CONCRETA, REGULADA POR UNA NORMA PREESTABLECIDA Y CUYO FORMATO, CONTENIDO INFORMATIVO Y SOPORTE SON HOMOGNEOS

SERIE DOCUMENTAL
CONJUNTO DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR UN ORGANISMO, PERSONA FSICA O JURDICA, EN EL EJERCICIO DE UNA COMPETENCIA CONCRETA O EN EL DESARROLLO DE UNA DETERMINADA FUNCIN, REGULADA POR UNA NORMA O PROCEDIMIENTO, O BIEN COMO CONSECUENCIA DE UNA DETERMINADA NECESIDAD INFORMATIVA O TESTIMONIAL

TIPO Y SERIE DOCUMENTAL

TIPO DOCUMENTAL
El tipo es UNA unidad documental El tipo es producido por una actividad concreta Producido por una misma norma Formato, contenido informativo y soporte homogneos

SERIE DOCUMENTAL
La serie es un conjunto de unidades documentales La serie se forma partiendo de una actividad administrativa Producida por una misma norma Ni el formato, ni el contenido, ni el soporte tienen porqu ser homogneos. Aunque generalmente lo son

ACTIVIDAD ANLISIS DE UN TIPO DOCUMENTAL

1. Tipo documental: 1.1 Denominacin: nombre del tipo de documento 1.2 Definicin: Qu funcin tiene ese tipo documental? 1.3 Cdigo: alfabtico/numrico/alfanumrico Utilizado en el cuadro de clasificacin 1.4 Caracteres externos: Clase: textual Soporte: papel Formato: documento simple Forma: original

ACTIVIDAD ANLISIS DE UN TIPO DOCUMENTAL

2. Oficina Productora: oficina que genera el documento, 3. Destinatario: Institucin, o persona fsica a la que va 4. Legislacin:

destinado el documento como parte de sus funciones centraliza toda la gestin que va a dar lugar a un tipo documental

Ley Orgnica de los Municipios Reglamento interno de la oficina productora Manual de organizacin del rea correspondiente Manual de procedimientos del rea correspondiente

5. Trmite: (ejemplo de tipologa Correspondencia de urbanismo)

ACTIVIDAD ANLISIS DE UN TIPO DOCUMENTAL

Recibir solicitud de informacin Informar la solicitud por parte del tcnico correspondiente Comunicar la informacin al interesado

6. Documentos bsicos

7. Ordenacin de la serie:

Solicitud Informe tcnico (segn informacin solicitada el informe estar firmado por el tcnico en la materia correspondiente, o por la persona responsable que tenga autoridad para resolver dicho asunto). Comunicacin con la informacin solicitada Acuse de recibo

Cronolgica / Onomstica / por ejercicio fiscal /Geogrfico/Topogrfica (por nombres de lugares)

CRITERIOS DE ORDENACIN

ACTIVIDAD ANLISIS DE UN TIPO DOCUMENTAL

8. Contenido: Qu datos relevantes podemos encontrar en esa tipologa
de documentos? Personas: las que firman las solicitudes Lugares: Los lugares(sitios, o localidades) a los que se refieren las informaciones. Fechas: Las del Registro General de Entrada y Salida de los documentos en la oficina

9. Vigencia Administrativa 10. Expurgo:

Cunto tiempo deber permanecer ese expediente o documento en el archivo de gestin (oficina, trmite)? son documentos de custodia permanente (archivo histrico), o se deben depurar y destruir en determinado plazo?

11. Acceso: Restringido slo a la oficina competente, al interesado o,

abierto a la consulta pblica

ACTIVIDAD 2:
Reunidos en equipos de 5 personas, elaborar una propuesta de las principales funciones por rea (Presidencia, Sindicaturas/Regidores, Secretaras, Direcciones, Coordinaciones, Departamentos) elaborar una posible nomenclatura, de las series documentales.