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Identificar los tipos de documentos

Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de
Hidalgo.
Control de Documentación
Gutiérrez Dionicio Ismael
ASDI 302
22 de septiembre de 2023
 Índice.
5. Introducción.
6. Documentos Públicos.Concepto
7. Ejemplo de documento Público.periódico
8. Doc. Público.Partes que componen un periódico
9. Públicos.Áreas funcionales de la empresa donde podemos utilizar periódicos.
10. Documento Privado.Concepto.
11. Ejemplo de documento Privado.Contrato de trabajo
12. Documentos Privados. Partes que conforman un contrato de trabajo.
13. Privados.Áreas funcionales de la empresa donde podemos utilizar Contrato de trabajo.
14. Documentos Personales.Concepto.
15. Personales.Curp.
16. Personales.Partes que conforman una curp
17. Personales.Áreas funcionales de la empresa donde podemos utilizar la curp.
18. Documentos Urgentes.Concepto
 Índice.
19. Documento urgente.Demanda.
20. Urgente.Partes que conforman una demanda
21. Áreas funcionales de la empresa donde llega una demanda.
22. Documentos Ordinarios.Concepto.
23. Documento ordinario.Pasaporte.
24. Ordinarios.Elementos que conforman un pasaporte
25. Ordinarios.Áreas funcionales donde utilizamos pasaporte.
26. Cartas.Concepto
27. Cartas Comerciales.
28. Cartas.Elementos de una carta comercial.
29. Áreas funcionales de la empresa donde podemos utilizar Cartas.
30. Memorándum.Concepto
31. Memorándum.Evento de la empresa.
32. Memorándum.Elementos que lo conforman.
33. Áreas funcionales de la empresa donde podemos utilizar un evento de la empresa.
 Índice.
34. Presupuestos.Concepto.
35. Presupuesto de operación.
36. Áreas funcionales de la empresa donde podemos utilizar presupuestos.
37. Cotizaciones.
38. Cotización de seguros.
39. Elementos que conforman la cotización.
40. Áreas funcionales de la empresa donde podemos utilizar cotizaciones.
41. Facturas.Concepto.
42. Factura.
43. Áreas funcionales de la empresa donde podemos utilizar facturas.
44. recibo.Concepto.
45. recibo.
46. Elementos de un recibo de pago.
47. Áreas funcionales de la empresa donde podemos utilizar recibo de pago.
48. Cuotas de remisión.Concepto.
49. Notas de remisión.
50. Elementos de una nota de remisión.
51. Áreas funcionales de la empresa donde podemos utilizar notas de remisión.
 Introducción.

● En este documento se mostrarán diversos tipos de documentos

junto con sus características propias para su identificación,
además de mostrar diferentes ejemplos para facilitar su
identificación de manera exacta y eficaz
 Documentos Públicos.
Concepto
Los documentos públicos representan una
categoría específica de documentos establecidos
en el ordenamiento jurídico, que se distinguen
por la forma de emisión y el efecto de los
documentos.
Un documento sólo se hará público si es
divulgado por un funcionario autorizado por la
ley para hacer declaraciones públicas, actuando
dentro del ámbito de sus competencias y
cumpliendo las formalidades exigidas por la ley.
Ejemplo de documento Público.
periódico
 Doc. Público.
● Partes que componen un periódico
Primera plana. Primera página del periódico en la que está el
nombre del diario, la fecha y las principales noticias del día.
● Secciones. División interna de un periódico que clasifica las
noticias según temáticas.
● Anuncios. Publicaciones pagadas por un anunciante que buscan
capturar la atención del lector y difundir un bien o servicio.
● Noticias. Relato escrito que informa acerca de un suceso o
conjunto de acontecimientos actual y de interés público.
● Imágenes. Representaciones visuales que sirven como soporte para
ilustrar las noticias o artículos.
● Editorial. Texto que expresa la opinión del periódico ante un hecho
de notoriedad.
● Columna. Artículo escrito por un periodista o experto en el que
expresa su opinión sobre un tema de actualidad.
 Públicos.
Áreas funcionales de la empresa donde podemos
utilizar periódicos.
Mercadotecnia
● Reclutamiento de personal

Finanzas
● Para saber el precio del dólar americano.

Gerente general
● Convocar a reuniones ordinarias.
 Documento Privado.
Concepto.

Un documento privado es un documento firmado

únicamente por las partes interesadas, y se invita a
los testigos a firmar sólo cuando sea necesario.
Otra característica es que no se trata de un
documento único. Cada parte debe conservar la
firma original.
Ejemplo de documento Privado.
Contrato de trabajo
 Documentos Privados.
Partes que conforman un contrato de trabajo.
Información personal:
1. Identificación de las partes en el contrato de trabajo
2. Duración del contrato, fecha de inicio y periodo de prueba
3. Lugar de trabajo
4. Funciones y categoría profesional
5. Salario o remuneración
6. Periodicidad, fecha y forma de pago del salario
7. Jornada de trabajo
8. Vacaciones
9. Convenio colectivo aplicable
10. Nombre
11. CURP
12. RFC
13. Domicilio
 Privados.
Áreas funcionales de la empresa donde
podemos utilizar Contrato de trabajo.
Recursos humanos.
Al hacer la contratación del personal
 Documentos Personales.
Concepto.
Documento oficial emitido por la Administración que
sirve para identificar a las personas por su nombre,
nacimiento, nacionalidad y domicilio
Estos documentos son emitidos por una autoridad
estatal y pueden ser requeridos para la realización de
diversos trámites.
Personales.
Curp.
 Personales.
Partes que conforman una curp
La CURP contiene 18 elementos de un código
alfanumérico; 16 de ellos son la primer letra y primer
vocal interna del primer apellido, primer letra del
segundo apellido, primer letra del primer nombre, año,
mes y día de la fecha de nacimiento; género, las dos
letras del lugar de nacimiento de acuerdo al código de
la Entidad Federativa.
 Personales.
Áreas funcionales de la empresa donde
podemos utilizar la curp.
Recursos humanos.
● Al presentar tu documentación personal.
 Documentos Urgentes.
Concepto.
Se pueden clasificar como documentos urgentes,
aquellos sobre los que se necesitan realizar una
operación a la mayor brevedad posible o que
requieren de una tramitación apremiante.
Documento urgente.
Demanda.
 Urgente.
Partes que conforman una demanda
● Información del tribunal al que te diriges
● Datos del demandante
● Datos del demandado
● Exposición de los hechos
● Conclusión de las peticiones
 Áreas funcionales de la empresa donde llega
una demanda.
Gerente general.
● El Gerente General al ser una figura visible de la empresa,
cumple una labor de representatividad frente a todas las
instituciones sean de carácter públicos o privadas.
● El artículo 190º de la Ley General de Sociedades establece que
el Gerente responde ante la sociedad, los accionistas y terceros,
por los daños y perjuicios que ocasione por el incumplimiento
de sus obligaciones, dolo, abuso de facultades y negligencia
grave.
 Documentos Ordinarios.
Concepto.
Es un documento​ que se usa cuando un mismo tema o texto va
dirigido a más de un destinatario, por esta razón las instituciones o
dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos
suspensivos para escribir el nombre y el cargo, para especificarlo
cuando el caso lo requiera
Documento ordinario.
Pasaporte.
 Ordinarios.
Elementos que conforman un pasaporte
● El tipo de documento, clave del país de expedición y el número del
pasaporte
● Nombre completo, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo y
en su caso Clave Única del Registro de Población de la persona
titular del pasaporte
● La fotografía y firma digitalizada de la persona titular para el caso
de personas mayores de edad y para menores de edad la leyenda
«NO REQUERIDA» en español y «NOT REQUIRED» en inglés
● En su caso, apellido del cónyuge
● Fecha de expedición y de vencimiento
● Observaciones
● Autoridad expedidora y firma del servidor público competente
● Zona de lectura mecánica
● En la ventana con imagen láser múltiple, la fotografía impresa y el
número de pasaporte
 Ordinarios.
Áreas funcionales donde utilizamos pasaporte.
Gerente general.
● Si hablamos de una persona que hace viajes al extranjero lo
utiliza.

Recursos humanos.
● También sirve como documento de identificación de una
persona
 Cartas.
Concepto
Es un documento​ que se usa cuando un mismo tema o texto va
dirigido a más de un destinatario, por esta razón las instituciones o
dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos
suspensivos para escribir el nombre y el cargo, para especificarlo
cuando el caso lo requiera.
Cartas Comerciales.
 Cartas.
Elementos de una carta comercial.

○ Membrete

○ Remitente.

○ Fecha.

○ Destinatario

○ Asunto

○ Saludo.

○ Texto.
 Áreas funcionales de la empresa donde
podemos utilizar Cartas.
Finanzas
● Notificar si el pago de un producto ha sido efectuado.

Producción
● Notificar si la producción va a tener un retraso.

Ventas
● Redactar si la fecha de una entrega sufre una modificación.
 Memorándum.
Concepto
Documento oficial de carácter interno, cuyo
objetivo sea el de comunicar en forma breve algún
asunto relevante que deba tener presente el
destinatario para su atención
 Memorándum.
Evento de la empresa.
 Memorándum.
Elementos que lo conforman.
○ Cursos.

○ Seminarios.

○ Reuniones.

○ Actividades de team building.

○ Ferias.

○ Presentaciones de productos.

○ Entregas de premios o aniversarios.

 Áreas funcionales de la empresa donde
podemos utilizar un evento de la empresa.
Gerente general.
● Para convocar a un evento de fin de año.
 Presupuestos.
Concepto.
Un presupuesto es documento que te permite
plasmar tus ingresos y gastos con el fin de llevar
unas finanzas personales organizadas. Lo más
importante del presupuesto familiar es que te
permite establecer con claridad tus hábitos de
consumo.
 Presupuesto de operación.

ELEMENTOS QUE CONFORMAN UN

PRESUPUESTO.
de ventas, de producción, de materia prima, de
mano de obra, de gastos indirectos de producción, de
gastos de operación y los de IVA.
 Áreas funcionales de la empresa donde
podemos utilizar presupuestos.
Compras.
● Para saber Costo de los materiales que van a comprar y así
obtener precios más económicos.

Ventas.
● Para dar un presupuesto del producto a un potencial
comprador.
 Cotizaciones.

Es un documento informativo, que no genera

registro contable, y que se emplea para fijar el
precio de un bien o un servicio que se le ofrece a
un cliente. Sería como un presupuesto más
detallado, desglosando todos los apartados del
servicio o bien que se ofrece.
Cotización de seguros.
 Elementos que conforman la cotización.

● Descripción del producto o servicio.

● Precio unitario y total.
● Datos de la empresa que presta el servicio o vende el producto.
● Datos del cliente.
● Fecha de expedición.
● Forma de pago.
● Método de pago.
 Áreas funcionales de la empresa donde
podemos utilizar cotizaciones.
Compras.
● Para pedir a una empresa el costo más detallado de la materia
prima.

Ventas.
● Al dar cotización con descuentos a un cliente frecuente o por
mayoreo detalladamente.
 Facturas.
Concepto.
Una factura es un documento comercial que registra la
información relativa a la compra o venta de un bien o
servicio. Una definición similar nos la ofrece
Economipedia, que dice que la factura es un
documento de carácter mercantil que refleja la
compraventa de un bien o la prestación de un servicio
determinado.
Factura.
 Áreas funcionales de la empresa donde
podemos utilizar facturas.
Compras.
● Es un comprobante de la compra de material con la cual te da
valides legal y fiscal.

Ventas.
● Comprobante de una venta que los clientes llegan a pedir para
comprobar el precio.
 recibo.
Concepto.
Un recibo o recibo de pago es un documento que
certifica el pago por un servicio o producto. El
recibo lo emite el acreedor o la persona que generó
la factura y, por tanto, proporciona el servicio o
producto y se dirige al receptor de dicho bien o
servicio.
recibo.
 Elementos de un recibo de pago.

● Encabezado: suele incluir la palabra RECIBO o RECIBO de

pago.
● Número del recibo.
● Fecha de expedición.
● Lugar de expedición.
● Importe en número y letra.
● Concepto.
● Nombre, dirección y N.I.F del librado.
● Firma y nombre del librador
 Áreas funcionales de la empresa donde
podemos utilizar recibo de pago.
Compra.
● La empresa pide su recibo para que sepan cuanto se está
pagando por un material.

Venta.
● Para que el comprador sepa cuanto está pagando por el
producto.
 Cuotas de remisión.
Concepto.
Una nota de remisión es un documento mercantil que tiene la
función de dejar constancia de la entrega de un pedido. La persona
que presenta el packing slip, emitido por la empresa que vende el
producto, suele ser el transportista u operador logístico responsable
de transportar los pedidos al destinatario final.
Notas de remisión.
 Elementos de una nota de remisión.

• Número de pedido y factura correspondiente

• Fecha de envío.
• Datos del remitente.
• Datos del destinatario.
• Contenido del envío.
• Peso y volumen de cada paquete.
• Peso completo del envío.
• Origen y destino de la mercancía.
• Tipo y compañía de envío.
• Fecha de recibo.
 Áreas funcionales de la empresa donde
podemos utilizar notas de remisión.
Compras.
● Nota que demuestra que es lo que compramos y está entrando a
nuestro almacén.

Ventas.
● Lo que requiere la persona que transporta la mercancía, para
saber qué es lo que está saliendo de embarques.