Reunión Previa Delegados Saber 3°,5°, 7° y 9° - 2023 - 05092023 VF

Información Pública Clasificada
Reunión previa para

Delegados
2023
Recomendaciones
Recomendaciones
• Permanezca durante toda la sesión
• Evite distracciones con el uso de celulares o cualquier aparato electrónico
• Participe activamente durante la jornada
• Ante cualquier duda que se le presente, aproveche para resolverla con ayuda del facilitador
Agenda
Preparación de la
01. Generalidades de la prueba 05. aplicación
02. Logística de aplicación 06. Ejecución de la aplicación
Especificaciones de la
03. prueba 07. Balance de la aplicación
04. Material de examen y material 08.

Informe del delegado y
entrega de carpeta
de aplicación
Objetivos ⠀
Objetivos
 Conocer la logística definida para la aplicación de ⠀

la prueba
 Fortalecer el conocimiento sobre los

procedimientos de aplicación de la prueba ⠀
 Aclarar dudas e inquietudes sobre la logística de
la prueba y los procedimientos de aplicación
01 Generalidades
de la prueba
3°, 5°, 7° y 9° - 2023

Busca obtener información para medir con mayor precisión los procesos de aprendizaje de los
estudiantes en el país, además de evaluar diferentes áreas del conocimiento.
Así mismo, suministrará insumos acerca de las habilidades socioemocionales y factores asociados que
puedan incidir en el desarrollo del aprendizaje.
32 268 626
ESTABLECIMIENTOS
DEPARTAMENTOS MUNICIPIOS
PRINCIPALES
177.633 14.282 1.339

DOCENTES SEDES EDUCATIVAS,
ESTUDIANTES
RECTORES/DIRECTIVOS/
DOCENTES
Para la presente medición los resultados serán a nivel nacional y por región.
Modalidad de aplicación
PAPEL ELECTRÓNICA
Material de examen: cuadernillos, hojas de Material de examen: credenciales y a través de la

respuestas y hojas para operaciones. plataforma PLEXI en línea (Online).
Cuestionarios auxiliares (Población con discapacidad)
Día 1 y 2
Fechas de aplicación 18 al 20 de septiembre del 2023

20 de septiembre
18 de septiembre 19 de septiembre Día 2
Día 0 Día 1 Aplicación de
Aplicación cuestionarios
Reuniones previas en controlada a auxiliares a
sitio estudiantes estudiantes, docentes
y rectores
Se debe tener en cuenta que para las sedes que tienen dos jornadas (Mañana y Tarde) la sesión de reunión
previa se deberá llevar a cabo de la siguiente manera, con el fin de generar un solo desplazamiento en una
misma sesión:
 Para la jornada de la mañana, se debe contabilizar el tiempo de alistamiento, reunión previa y

sensibilización a los niños (mínimo 2 horas antes de culminar la jornada).
 Para la jornada de la tarde, al inicio de la jornada escolar se realizará la sensibilización.
Las sedes que tienen jornada única o completa se encuentran clasificadas dentro la jornada escolar Mañana.
Para los días de aplicación (día 1 y día 2), el horario de la prueba inicia a la misma hora del comienzo
de la jornada escolar.
02 Logística de
aplicación
Operadores a cargo de la aplicación
Impresión y lectura Transporte Kits de aplicación Logística de aplicación

Operador Logístico
Estructura de aplicación Rol Regla de asignación

COORDINADOR GERENTE DE
NACIONAL PROYECTO Uno por cada sede de aplicación de máximo treinta y
(Icfes) (Operador logístico) nueve (39) salones, al superar dicho número se debe
Delegado disponer de un delegado adicional.
En los sitios donde la aplicación se realice en un sólo
PROFESIONAL salón, el delegado asume las labores de jefe de salón.
RESPONSABLE DE
OPERATIVO DE
NODO Uno (1) por cada seis (6) salones en cada sede de
NODO
(Icfes) Coordinador de
aplicación.
(Operador logístico) Si hay menos de seis (6) salones no se contempla este
salones
cargo y las funciones deben ser desempeñadas por el
DELEGADO delegado.
Uno (1) por salón en cada sede de aplicación.
Si el salón supera los cuarenta y nueve (49)
Jefe de salón
COORDINADOR DE examinandos, se debe disponer de un jefe de salón
adicional.
SALONES
JEFE DE SALÓN
En el caso de la población con discapacidad además del jefe de salón, los estudiantes contarán con un apoyo quien
deberá ser el mismo que tienen asignado por la institución .
Los docentes de las sedes seleccionadas no pueden ejercer ningún rol contratado por el operador.
Señor Delegado, usted como responsable de la prueba en el sitio

asignado, debe garantizar que toda la información recibida en esta
reunión se trasmita a su equipo de trabajo, para lograr así un
excelente desempeño en la aplicación.
Para la reunión previa con los examinadores del sitio que le ha

sido asignado, siga las instrucciones establecidas en la presente
reunión y en el manual del delegado.
03 Especificaciones
de las pruebas
Gestión por día de aplicación
DÍA 0 DÍA 1 DÍA 2

• Reunión previa y visita al sitio de • Confirmación de completitud de equipo • Aplicación de cuestionario auxiliar de
aplicación de trabajo estudiantes que presentan la prueba.
• Recepción de material de examen. • Diligenciamiento cuestionario auxiliar
• Validación de equipo de examinadores
• Aplicación de las pruebas de rectores y docentes
• Comunicación con rector o coordinador conocimientos y competencias básicas. • Entrega de cuestionarios auxiliares al
de sede y con estudiantes para motivar la • Entrega de material de examen de operador de transporte.
asistencia a la prueba. conocimientos y competencias básicas al
operador de transporte.
• Validar la hora de inicio de las
jornadas para cada sede de acuerdo al
tiempo de duración de la prueba por cada
grado.
Horarios de entrega y recolección material de examen
Entrega de material Recolección Recolección

al delegado ausentes material
Jornada:
Mañana, única y 6:20 a.m. 30 min después de Cada grado tiene tiempos diferentes de
completa iniciar la prueba aplicación. Por lo cual, el tiempo se
estimará de acuerdo con la hora de inicio
30 min después de
Tarde 11:50 a.m. iniciar la prueba
escrita en el tablero por el jefe de salón.
El material de examen (caja con el material de

examen y caja de retorno de HR), debe estar en los
sitios de aplicación para jornada mañana a las 6:20
a.m. y para jornada tarde entre 11:30 a 11:50 a.m.
Tipo de aplicación
En la actual aplicación (2023) de las pruebas 3°, 5°, 7° y 9°, las sedes están clasificadas en
los siguientes tipos de aplicación:
Medición Piloto
El responsable de nodo le informará el tipo de aplicación que tiene asignada la sede a cargo.
Señor Delegado, verifique que el jefe de salón dibuje en
el tablero el cuadro de tiempos que corresponde a su institución
y vele por el cumplimiento de los tiempos de la prueba durante
la jornada escolar.
Dibujar en el tablero de acuerdo al tipo de aplicación

asignada a la sede: Medición o piloto
Cuadro de tiempos
POBLACIÓN GENERAL POBLACIÓN CON
Total de
Sesión preguntas Medición Piloto DISCAPACIDAD
Modalidad Lápiz y papel Modalidad Lápiz y papel Modalidad electrónica
PRIMERA
DÍA 1 102 2 horas, 45 minutos 2 horas, 45 minutos 3 horas, 55 minutos
SEGUNDA
DÍA 2 68 1 hora, 20 minutos 1 hora, 20 minutos 1 hora, 20 minutos
POBLACIÓN GENERAL POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD

Modalidad lápiz y papel
Modalidad electrónica
Sesión Medición Piloto
Total de Total de
preguntas Tiempo preguntas Tiempo Total de preguntas Tiempo
PRIMERA entre 140 y 4 horas, 55 entre 135 y 4 horas, 45 entre 140 y 190 5 horas, 45 minutos
DÍA 1 190 minutos 185 minutos
SEGUNDA 100 2 horas, 40 100 2 horas, 40 100 2 horas, 40 minutos
DÍA 2 minutos minutos
Dibujar en el tablero de acuerdo al tipo de aplicación

asignada a la sede: Medición o piloto
Cuadro de tiempos
Total de Total de
preguntas Tiempo preguntas Tiempo Total de preguntas Tiempo
PRIMERA entre 141 y 4 horas, 55 entre 135 y 4 horas, 45
DÍA 1 200 minutos 195 minutos entre 141 y 200 5 horas, 45 minutos
SEGUNDA 2 horas, 46 2 horas, 46
DÍA 2 104 minutos 104 minutos 104 2 horas, 46 minutos

Total de Tiempo Total de Tiempo Total de preguntas Tiempo
preguntas preguntas
PRIMERA entre 150 y 5 horas, 10 entre 144 y
DÍA 1 209 minutos 204 5 horas entre 150 y 209 6 horas
SEGUNDA 104 2 horas, 46 104 2 horas, 46 104 2 horas, 46 minutos

DÍA 2 minutos minutos
Cuadro de tiempos
Docente – Rector/Directivo
El cuestionario de rectores y docentes NO es una evaluación, en los cuestionarios que se indaga es
sobre los procesos de enseñanza y aprendizaje en el aula, donde el docente cobra
especial importancia, toda vez que esta información permitirá identificar tendencias relacionadas
con el ambiente escolar, ambiente de clase, ambiente de la institución educativa y relacionamiento
DÍA 2 – Cuestionarios auxiliares

ROL tiempo
Factores asociados - Docente lenguaje 3°,5°,7° y 9° (por cada 20 minutos
grado/curso)
Factores asociados - Docente matemáticas 3°,5°,7° y 9° (por 20 minutos
cada grado/curso)
Rectores/Directivo de sede (por sede) 20 minutos
Material de
04 examen y material
de aplicación
Material de examen
 El material de examen de los estudiantes para la prueba viene personalizado.
 Se puede asignar material de ausente a un niño presente que no tenga cuadernillo, sí y solo
sí, el estudiante que tenía asignado el cuadernillo inicialmente ya no se encuentra
matriculado en el colegio.
 Si el estudiante ausente está matriculado en el colegio, este cuadernillo no se puede

asignar a otro estudiante y al material se debe empacar como material de ausente.
 Si se asigna cuadernillo a un estudiante nuevo, para el día 2 se debe asignar el cuestionario

auxiliar del mismo registro entregado el día 1.
 En material de examen viene con la instrucción de DETENTE por cada módulo, por lo que el
jefe de salón en sus rondas debe validar que el estudiante continue con el siguiente y
diligencie toda la prueba en la hoja de respuesta.
23
Material de examen
PAPEL ELECTRÓNICA
PLEXI – Credenciales y hoja de operaciones

Cuadernillo cosido integrado: Cuadernillo con
(Sólo aplica para población en condición de
preguntas, Hoja de respuestas y Hoja para
discapacidad)
operaciones.
Cuestionarios auxiliares: Los docentes de lenguaje y matemáticas, rectores

/directivos docentes de sede también presentarán un cuestionario de factores asociados
que permitirá identificar tendencias relacionadas con los ambientes escolares.
24
Listado de ausentes
En caso de utilizar el cuadernillo del
estudiante ausente que ya no está
matriculado, en el listado de
ausentes registrar el nombre del A A
estudiante que va a utilizar el
material de examen debajo del
nombre del examinando ausente.
Al estudiante ausente del cuadernillo

que se utiliza, no se debe señalar A PEREZ FUENTES MARIO
DANIEL
TI
1012001001
en el listado de Ausentes
A A
25
Tratamiento hoja de respuesta caso especial
Con lápiz, cruzar dos líneas al código de barras
Escribir el tipo de novedad (usuario adicional)
Con esfero escribir el nombre del estudiante a quien

se le asigna el cuadernillo encima del nombre
del estudiante que tenía el cuadernillo asignado
26
Material de examen
NOVEDAD
El día 2 las hojas de respuesta

H24 vendrán con una franja de
color negro o el texto de
No Aplica en los círculos de
respuesta que no aplican para la
pregunta.
Señor jefe de salón,

usted debe verificar que los
estudiantes respondan TODAS
las preguntas que tengan
opciones disponibles para
rellenar en la Hoja
de respuestas tal como se
detalla en las siguientes gráficas:
27
Material de examen
Los cuadernillos auxiliares de
docentes y rectores NO vienen
personalizados, por lo tanto, deben
registrar allí los datos de
identificación solicitados y diligenciar
el formato de asignación de
material :
28
Material de aplicación
En la reunión previa recibirá el kit de aplicación que contiene:
Manuales Instrucciones Credenciales
Este material se debe entregar el día de la reunión previa.

Los manuales y las instrucciones son el material de apoyo que se debe utilizar
para la correcta aplicación de la prueba
29
Material de aplicación - Afiche

Instrucciones para examinados
Se ubica en el tablero de cada salón
Este material se debe entregar el día de aplicación.
30
Material de aplicación - Formatos

Planilla de control de materiales
Se diligencia durante la aplicación y permite llevar el control del material
31

Preguntas dudosas
Lo diligencia el coordinador de salones durante la aplicación. (Si no cuenta con

coordinadores de salones, usted deberá diligenciar los formatos de este rol)
32
Formato de ruta
Permite realizar el seguimiento de los valores en que se incurre para llegar a sitio
33
Informa la
organización y los
formatos que van en
la carpeta del
delegado
34
Material de aplicación - Informes
Lápiz y papel Electrónica

(Se encuentra en la parte Coordinador de Delegado
posterior del acta de sesión)
Jefe de salón salones
35
05 Preparación de la
aplicación
Contacto con el sitio de aplicación
Lea cuidadosamente el “Manual de Comuníquese con el rector o el

procedimientos de Delegado” y coordinador de la sede y preséntese
siga las instrucciones establecidas como delegado.
Informe que usted asistirá treinta

(30) minutos antes de la hora de
inicio de la capacitación para
Precise los detalles de la reunión
recorrer la planta física de la
previa para examinadores (fecha,
institución con el rector o
hora y recursos audiovisuales).
coordinador de sede y ultimar
detalles de la logística de aplicación.
Reunión previa con examinadores
Lea cuidadosamente el “Manual de

 Valide con el rector o coordinador de sede la matricula por cada
procedimientos de Jefe de Salón” y siga grupo/salón.
las instrucciones establecidas para
realizar la capacitación.  Pregunte por el número de estudiantes con discapacidad.
 Haga el recorrido por la planta física para  Coordine con el rector o coordinador de sede, el apoyo que
validar la ubicación de la oficina del acompañará a los estudiantes con discapacidad que participarán en la
delegado, salones y rutas de evacuación. prueba.
 Si el número de estudiantes de algún grado es significativamente

 Enfatice sobre las condiciones de
superior al número reportado por el Icfes se deberá asignar una
aplicación de la prueba y su apoyo en el actividad programada por la institución educativa.
desarrollo de la misma.
Reunión previa con examinadores

Organice el material de aplicación para los examinadores (credenciales, instrucciones y manuales) y:
 Realice una presentación personal y permita que los jefes de salón se presenten.
 Proceda a realizar la reunión con el apoyo de la presentación entregada por el Icfes y asegúrese de los
procedimientos a realizar por los jefes de salón.
 Asigne los salones correspondientes a los coordinadores de salones y a los jefes de salón y enfatice en la
importancia de recorrer el sitio para su reconocimiento.
 Solicite que le informen oportunamente, cualquier situación especial que se presente.
 Solicite la puntual asistencia para la aplicación.
Visite a estudiantes que aplicarán las pruebas:

 Preséntese ante los estudiantes e indíqueles el día en que se aplicará la prueba Saber 3º, 5º, 7º y 9º.
 Recuérdeles que deben traer: Lápiz de mina negra No.2, borrador y tajalápiz.
Para la prueba electrónica
En compañía del jefe de salón:
 Verifique el correcto funcionamiento de los equipos de

cómputo (mouse, teclado y pantalla).
 Verifique que exista conexión a internet o informe al

operador para que lo garantice.
 Ejecute el software de diagnóstico con el fin de

garantizar la idoneidad de los equipos a utilizarse en la
prueba.(Apóyese en el manual de delegado electrónica)
 Realice el descargue de la aplicación PLEXI en la

siguiente URL:
https://www.icfes.gov.co/web/guest/saber_3579
06 Ejecución de la
aplicación
Ejecución de la aplicación
1. Confirmación del equipo de trabajo
 Verifique la asistencia puntual de todos los examinadores y solicite la respectiva

suplencia en caso de existir personal faltante.
 Si no está completo el grupo de jefes de salón, mientras llegan los suplentes, usted
asumirá el rol jefe de salón.
2. Entrega del material de aplicación a los coordinadores de salones

 Listado de identificación de ausentes
 Afiches instrucción para examinandos
 Formato de preguntas dudosas
 Bolígrafos, marcadores y cinta pegante.
 Bolsas plásticas pequeñas para devolver las hojas de respuestas aplicadas
Recepción del material de examen al operador de transporte

Reciba en la oficina del delegado, las cajas con el material de examen las cuales van a venir por sede – jornada y día.
En algunos sitios que tengan las dos jornadas (mañana y tarde), pueden llegar simultáneamente las dos jornadas, por lo que deben
validar antes de la apertura con la guía de entrega y recolección el material de la jornada que va a aplicar.
Verifique en el rótulo:
 Nombre de la sede de aplicación,
 Municipio
 Jornada.
Una vez confirme estos datos realice lo siguiente:
Solicite al representante del operador de transporte que abra la caja rotulada iniciando con las iniciales “CV” y valide que
todos los elementos correspondan con el recibo de entrega y recolección.
En la caja que tiene el rotulo cuya

inicial es “CV” encontrará: Tula para
el retorno de hojas de respuestas,
cartones separadores, precintos,
cauchos y el recibo de entrega y
recolección.
Indíquele al representante del

operador de transporte que abra
las cajas con el material
de examen asignado al sitio
(cajas rotuladas con 5 dígitos Día 1: bolsas de seguridad
numéricos), en orden ascendente con cuadernillos
y verifique contra el recibo de
entrega y recolección.
El material de examen se entregará por día y vendrá para el

día 1 en bolsas de seguridad dentro de una tula sellada con Día 2: bolsas plásticas con
precinto y para el día 2 en bolsas trasparentes dentro de una los cuestionarios
tula sellada con precinto .

 Organice, con el apoyo del representante del operador de
transporte, las bolsas plásticas que contienen el material de
examen.
 Asegúrese de que se encuentran completos.
 Verifique que el número de identificación del rótulo en las

bolsas coincida con lo registrado en el recibo de entrega y
recolección de material de examen.
Si encuentra alguna diferencia en los números de cada caja o

en los códigos de las bolsas, informe de inmediato al
responsable de nodo y deje constancia de esto en el recibo de
entrega y recolección de material de examen.
Organización del material de examen
Prueba papel
Entregue a cada coordinador de salones las bolsas plásticas
que contienen los paquetes con los cuadernillos:
 Solicítele contar el material que le está entregando.
 Pídale verificar que la cantidad registrada corresponda
con las actas de sesión.
 Indíquele que firme en la Planilla de control.
Los cuadernillos deben permanecer en su oficina, hasta que
usted autorice su entrega en los salones.
Finalizado el proceso de conteo del material, diligencie el Recibo de entrega y recolección

del material de examen con el registro de novedades si se presentaron, junto con el
representante del operador de transporte, fírmenlo.
Organización del material de examen

Prueba Electrónica Entregue a los coordinadores de salones, las
Organice las credenciales de acceso en el orden de las credenciales de acceso y las hojas para operaciones:
aulas de cómputo junto con las hojas para operaciones.
 Recorte cada credencial hasta la línea punteada de la  Solicítele contar el material que le está
planilla, para facilitar el desprendimiento y entrega a entregando.
cada examinando.  Pídale que firme en la Planilla de control.
 Indíquele que se debe garantizar la entrega
 Registre, en la Planilla de control de materiales, la
cantidad de credenciales de acceso y hojas para correcta de la credencial de acceso a cada
operaciones que entregará por aula de cómputo al examinando
jefe de salón.
Recepción material de examen de ausentes

La seguridad de las pruebas es una prioridad durante el desarrollo de la aplicación. Los coordinadores de salones deben recoger
treinta (30) minutos después de iniciada cada sesión el material de ausentes y llevarlos hasta su oficina y en presencia del
coordinador de salones, realice lo siguiente:
Reciba y cuente la cantidad de paquetes Prueba papel: Organice los paquetes según Una vez haya contado el material,
de cuadernillos o credenciales de la nomenclatura, abra cada paquete y separe coloque encima y debajo del paquete
examinandos ausentes entregados por las hojas de respuestas de los cuadernillos. de hojas de respuestas los cartones,
cada salón y registre la cantidad en la Relacione la cantidad de cuadernillos y márquelos con la palabra Ausentes, el
Planilla de control de materiales hojas de respuestas. A partir de este código DANE de la sede, el nombre del
momento la custodia de ese material es del sitio, el municipio y la sesión.
delegado.
Recepción material de examen de ausentes

Papel y lápiz Suministre al representante del operador de logística de
Asegure los paquetes de hojas de respuestas con banda de aplicación, la cantidad total de examinandos ausentes.
caucho. Entréguele al representante del operador de Relacione esta información en el Recibo de entrega y
transporte la torre de hojas de respuestas y los recolección de material de examen
cuadernillos, para que las cuente.
Una vez verificadas las cantidades guarde el material de
ausente dentro de la tula y séllela.
*La custodia del material de ausente es responsabilidad del delegado por lo que debe
! guardarlo en un lugar seguro .
Controles generales de la prueba

Realice rondas por los salones y demás lugares del sitio de aplicación, monitoreando que:
 En los salones se responda individualmente; no se permite hacer aclaraciones o
resolver preguntas del contenido del cuadernillo.
 No ingresen al salón personas ajenas a la aplicación.
 Los examinandos no utilicen elementos diferentes a los autorizados por el Icfes.
 Las respuestas estén consignadas correctamente en las hojas de respuestas con lápiz.
 Para las pruebas electrónicas: monitoree permanentemente el acceso a internet y

reporte las novedades
 Diligencien correctamente los formatos.

Finalización de la prueba
Prueba en papel Prueba electrónica

Los coordinadores de salones deben pasar por cada Verifique que los coordinadores de salones apoyen a los
salón y recibir los cuadernillos de material de examen, jefes de salón para garantizar que cada examinando guarde
las hojas de respuesta y las hojas para operaciones: las preguntas de examen y salga correctamente de la
plataforma:
 Lleve el control de las aulas que va recibiendo en la
Planilla de control de materiales.  Valide que el jefe de salón entregue las credenciales de
acceso y las hojas para operaciones y las guarde en un
 Revise en la Planilla de control de materiales, la
lugar seguro para su posterior entrega al delegado.
sección donde relacionó la cantidad de material de
examen que entregó por salón y confronte el total  En la última sesión en la sede, verifique que en todos los
contra el listado. salones, se haya eliminado de cada equipo el aplicativo
Plexi.
Recepción y organización del material de examen

aplicado
Prepare el espacio donde recibirá y contará el material de examen aplicado, para asegurar orden y seguridad en
este procedimiento:
Tome la tula que contiene el material de Rompa el sello, abra la tula y retire el paquete que
ausentes, verifique el número del sello contra contiene los cuadernillos de ausentes, ubíquelos en
el que aparece en el Recibo de entrega y el sitio donde recibirá y contará el material de
recolección de material de examen; regístrelo examen
nuevamente en la parte correspondiente .

Con los cuadernillos
Verifique en el acta de
Entregue al
sesión si el salón que
Cuente la cantidad de Registre la cantidad de representante del
está recibiendo tiene
cuadernillos que le cuadernillos de operador de transporte
cuadernillos de
están retornando y examinandos presentes y verifique que él los
ausentes. Si los tiene,
verifique que coincida de cada salón que va cuente, selle la bolsa de
ubíquelos encima de los
con la cantidad de recibiendo en la planilla seguridad y los
cuadernillos de
presentes registrada en de control de empaque en la
presentes junto con la
el acta de sesión. materiales. respectiva caja que
parte superior del acta
corresponda.
de sesión.
Recepción
Material deyaplicación
organización del material de examen
- Formatos
Con las hojas de respuestas
 Valide la cantidad de las hojas de respuestas Recibido y contado todo el material de
contra el Acta de sesión, cuéntelas y verifique que examen, por usted y por el representante del
también sean contadas por el representante del operador de transporte, proceda a organizar
operador de transporte. las hojas de respuestas de presentes:
 Revise que estén diligenciadas con lápiz y  Ordene las bolsas teniendo en cuenta la
firmadas con bolígrafo. nomenclatura de los salones.
 Verifique que esté firmado el Informe de jefe del  Retire las hojas de respuestas con novedades
salón y revise si existió alguna novedad con las y organice un paquete.
hojas de respuestas, en caso de ser así, ubíquela
en la parte superior del paquete para su posterior  Retire las demás hojas de respuestas de cada
empaque como “Casos especiales”. bolsa plástica, y proceda a armar una torre
de manera que el primer salón quede en la
 Sitúe el paquete en el espacio previamente parte superior.
definido para su posterior organización.
 Organice un paquete con las actas de sesión
 Registre la cantidad de presentes, en la Planilla de y guárdelas en la carpeta del delegado, para
control de materiales. entregarlas con su informe.
Recepción
Material deyaplicación
organización del material de examen
- Formatos
Luego:
 Coloque encima y debajo de la torre .

los cartones márquelos con el DANE
del sitio, el nombre del sitio, el
municipio y la sesión. Realice el
mismo procedimiento si tiene hojas de
respuestas de “Casos especiales”.
 Ubique los paquetes de hojas de El operador de transporte empaca la torre

respuestas de “Ausentes” y “Casos de hojas de respuestas en la tula, para de
Especiales” encima de la torre de manera posterior disponer la tula en la caja
hojas de respuestas de los de cartón y una vez se guarde el Recibo de
examinandos “Presentes”, y entrega y recolección del material de
asegúrelos con bandas de caucho. examen, sella la caja con cinta de
seguridad y se empaca para su retorno de
 Entregue al representante del la misma manera en la que se recibió.
*El representante del operador de
operador de transporte la torre de las
transporte estará en la sede durante toda
hojas de respuestas.
la aplicación.
Recibo de entrega y recolección
Relacione la información correspondiente a la devolución

COO275650-1 92
del material de examen en el Recibo de entrega y
recolección de material de examen y solicite al
representante del operador de transporte que la firme.
Este recibo viene en original y dos copias que se

distribuyen así:
92 92
5
COO27563-1
5
COO27563-1 COO275654-1
 Original: dentro de la caja de cartón, junto con la tula
JUAN CARLOS PEREZ
85 5 2 92
de hojas de respuestas.
JUAN CARLOS PEREZ NA NA NA
 Delegado: una copia.
6:15 12:45
 Operador de transporte: una copia.
JUAN CARLOS PEREZ MARIA A CASTIRO JUAN CARLOS PEREZ MARIA A CASTIRO
JUAN MCATRO JUAN MCATRO
SIN NOVEDAD
SIN NOVEDAD

Prueba electrónica
2. Revise en la planilla de control de

3. Confirme que 4. En la última
materiales prueba electrónica, la
recibió la totalidad sesión en la sede, 5. Destruya todas las
1. Lleve el control sección donde relacionó la cantidad
de credenciales de verifique en todos credenciales de
de las aulas que va de credenciales de acceso que entregó
acceso y las hojas los salones, que se acceso y diligencie
recibiendo en la por aula de cómputo, reste las de
para operaciones haya eliminado de el acta de
Planilla de control ausentes que recibió previamente y la
correspondientes a cada equipo el destrucción
de materiales. diferencia corresponderá a las que
todas las aulas de aplicativo Plexi.
está recibiendo físicamente
(examinandos presentes). cómputo.
Día 2 – Cuestionarios auxiliares

Esta aplicación se llevará a cabo el día siguiente a la aplicación de la prueba de conocimientos dentro de la misma jornada habitual y
están dirigidos a los estudiantes, rectores y docentes de los grados 3° 5° 7° y 9°.
 El cuestionario del señor rector/directivo de la sede llega solo en una bolsa como si fuera un salón.
 Para los docentes de las áreas de matemáticas y lenguaje, se les aplicará un cuadernillo auxiliar por curso, grado y jornada
 Los cuestionarios del docente de matemáticas y lenguaje, van por salón, por lo que se debe asignar el cuestionario a los
docentes del salón donde llegó empacado, si es el mismo docente para ambas asignaturas, deberá diligenciar ambos
cuestionarios.
 Antes de iniciar la aplicación, entregue el cuestionario a rector y docentes y acuerden el lugar seguro de entrega una vez
diligenciado (oficina del rector, sala de profesores etc) cumpliendo los tiempos establecidos.
 Los procedimientos para el manejo del material deben mantenerse igual que en la aplicación del día 1.
Día 2 – Cuestionarios auxiliares
Durante o posterior a la aplicación de la prueba, el delegado recibirá del rector o de la persona que éste delegue en cada sede,
la totalidad de cuadernillos auxiliares de docentes organizados por jornada, grado y salón.
 Verifique que el material esté debidamente diligenciado.
 Centralice el material entregado, verifique que la información esté completa y correctamente empacada en bolsas
individuales rotuladas por sede, jornada, grado, presentes, ausentes y casos especiales, material de estudiantes, de
docentes y rector.
 Posteriormente coordinar la entrega de la caja sellada y rotulada al operador de transporte.

07 Balance de la
aplicación
Balance de la aplicación
 Formato Informe de aplicación del delegado.
Verificación del
1 diligenciamiento de
 Formato de control de materiales.
formatos
 Formato de Ruta
 Destrucción de credenciales – prueba electrónica
Evaluación al Para el Icfes es muy importante contar con personal altamente calificado en el
2
equipo de trabajo desarrollo de las aplicaciones de exámenes; por esta razón, se debe velar por el
buen desempeño de los equipos de trabajo.
Entrega del sitio de Es importante hacer la entrega del sitio de aplicación al Rector o a quien delegue, en
3
aplicación las condiciones en las que fue prestado.
Agradezca el apoyo recibido por parte de la institución y de su equipo de trabajo.

Informe del
08 delegado y entrega
de carpeta
Diligenciamiento del Informe web
 Para el registro del Informe web ingrese

a www.icfesinteractivo.gov.co/prisma-web, allí se debe
autenticar con usuario y contraseña
 Diligencie el informe al cierre de la aplicación o a más tardar el día
siguiente a cada aplicación, reportando los datos solicitados en cada
módulo y las novedades presentadas, apoyándose en la información
registrada en los diferentes formatos.
 Una vez finalizado, el sistema generará un archivo PDF por cada
sede jornada con la información reportada, el cual se deberá
imprimir y entregar dentro de la carpeta física al Responsable de
nodo.
63
Entrega de carpeta
 Finalizado el diligenciamiento del Informe web, el sistema le genera un

archivo en formato PDF con la información reportada, el cual deberá
imprimir y entregar en la carpeta física.
 Asista a la hora y lugar indicado por el Operador logístico de aplicación, para

la entrega del informe*.
 Entregue la carpeta con los formatos debidamente diligenciados, revisados

y organizados según el orden indicado en el Formato de recepción de informe
al delegado.
 Entregue los formatos en limpio que no utilizó, por fuera de la carpeta.
*Para los delegados que aplicaron en municipio diferente a la sede nodo el operador logístico de
! aplicación le informara el proceso a seguir para la respectiva entrega del informe al responsable
de nodo.
64
Resolución de dudas
y retroalimentación
Personal a cargo – Nodo XXX
Responsable de Nodo Icfes:

Correo: xxxx@icfes.gov.co
Teléfono:
Profesional Operativo de
nodo:
Correo:
Teléfono:
El Icfes agradece su colaboración y

participación
Uso exclusivo.
Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización.

Reunión Previa Delegados Saber 3°,5°, 7° y 9° - 2023 - 05092023 VF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Reunión Previa Delegados Saber 3°,5°, 7° y 9° - 2023 - 05092023 VF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Información Pública Clasificada

Información Pública Clasificada

Reunión previa para

• Permanezca durante toda la sesión

• Evite distracciones con el uso de celulares o cualquier aparato electrónico

• Participe activamente durante la jornada

02. Logística de aplicación 06. Ejecución de la aplicación

04. Material de examen y material 08.

 Conocer la logística definida para la aplicación de ⠀

 Fortalecer el conocimiento sobre los

3°, 5°, 7° y 9° - 2023

177.633 14.282 1.339

Material de examen: cuadernillos, hojas de Material de examen: credenciales y a través de la

Fechas de aplicación 18 al 20 de septiembre del 2023

 Para la jornada de la mañana, se debe contabilizar el tiempo de alistamiento, reunión previa y

 Para la jornada de la tarde, al inicio de la jornada escolar se realizará la sensibilización.

Operadores a cargo de la aplicación

Impresión y lectura Transporte Kits de aplicación Logística de aplicación

Estructura de aplicación Rol Regla de asignación

Señor Delegado, usted como responsable de la prueba en el sitio

Para la reunión previa con los examinadores del sitio que le ha

Gestión por día de aplicación

DÍA 0 DÍA 1 DÍA 2

Horarios de entrega y recolección material de examen

Entrega de material Recolección Recolección

El material de examen (caja con el material de

Dibujar en el tablero de acuerdo al tipo de aplicación

POBLACIÓN GENERAL POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD

Dibujar en el tablero de acuerdo al tipo de aplicación

POBLACIÓN GENERAL POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD

SEGUNDA 104 2 horas, 46 104 2 horas, 46 104 2 horas, 46 minutos

DÍA 2 – Cuestionarios auxiliares

 Si el estudiante ausente está matriculado en el colegio, este cuadernillo no se puede

 Si se asigna cuadernillo a un estudiante nuevo, para el día 2 se debe asignar el cuestionario

PLEXI – Credenciales y hoja de operaciones

Cuestionarios auxiliares: Los docentes de lenguaje y matemáticas, rectores

Al estudiante ausente del cuadernillo

Tratamiento hoja de respuesta caso especial

Con lápiz, cruzar dos líneas al código de barras

Escribir el tipo de novedad (usuario adicional)

Con esfero escribir el nombre del estudiante a quien

El día 2 las hojas de respuesta

Señor jefe de salón,

Manuales Instrucciones Credenciales

Este material se debe entregar el día de la reunión previa.

Material de aplicación - Afiche

Se ubica en el tablero de cada salón

Este material se debe entregar el día de aplicación.

Material de aplicación - Formatos

Se diligencia durante la aplicación y permite llevar el control del material

Material de aplicación - Formatos

Lo diligencia el coordinador de salones durante la aplicación. (Si no cuenta con

Material de aplicación - Formatos

Material de aplicación - Formatos

Material de aplicación - Informes

Lápiz y papel Electrónica

Contacto con el sitio de aplicación

Lea cuidadosamente el “Manual de Comuníquese con el rector o el

Informe que usted asistirá treinta

Reunión previa con examinadores

Lea cuidadosamente el “Manual de

 Si el número de estudiantes de algún grado es significativamente

Reunión previa con examinadores