Manejo de Software Administrativo Excel.

Maneja Excel Intermedio para desarrollar las

tareas administrativas con eficiencia y eficacia
Administración con mención en recursos
humanos

1
 Temario, Clases y Evaluaciones
CLASE 1

INTRODUCCIÓN A CREAR PRIMER GRABAR Y ABRIR FILAS Y

FORMATOS
EXCEL LIBRO LIBROS COLUMNAS

CLASE 2 CLASE 3
FUENTE,
INGRESO Y COPIAR Y AUTORELLENAR
EDICIÓN DE ALINEAR,
CORRECCIÓN DE MOVIMIENTOS Y RELLENO
CELDA BORDES,
DATOS DE CELDA RÁPIDO
COMBINAR
CLASE 4 CLASE 5

SUMAR CALCULAR MATEMÁTICAS

FÓRMULAS FUNCIONES
NÚMEROS PROMEDIO BÁSICAS

CLASE 6 CLASE 7 CLASE 8

REFERENCIAS
CREAR UN FORMATO
RELATIVA Y BUSCAR V FUNCIÓN SI
GRÁFICO CONDICIONAL
ABSOLUTAS
CLASE 9 CLASE 10 CLASE 11

FORMATO
PROTEGER ORDENAR Y TABLAS FÓRMULA DE
CONDICIONAL
LIBRO Y HOJA FILTRAR DINAMICAS MATRIZ
AVANZADO
CLASE 12 CLASE 13

INSERTAR INMOVILIZAR Y
USAR LISTAS SUMAR Y
ENCABEZADOS Y IMPRIMIR BLOQUEAR
DESPLEGABLES RESTAR TIEMPO
PIE DE PÁGINA PANELES
CLASE 14

MODELO DE
Prueba parcial
DATOS DE EXCEL
Prueba final
2
 Agenda de la clase

1. Introducción
• Qué es Excel

2. Desarrollo teórico
• Características generales
• Funcionalidades de Excel

3
 Menú
Aprendizaje esperado de la Unidad
AE3. Maneja a nivel intermedio software de propósito
general, para desarrollar las tareas administrativas con
eficiencia y eficacia.
Objetivo de la lección
• Conocer la herramienta Excel, comprender el aporte dentro
del trabajo.
• Aplicar las siguientes funcionalidades:

CREAR PRIMER GRABAR Y ABRIR FILAS Y

FORMATOS
LIBRO LIBROS COLUMNAS

4
Antes de comenzar …

¿ Qué es Excel?

5
 Introducción a Excel

Es uno de los programas de software más

utilizados y útiles para realizar cálculos.

Excel es un programa que permite realizar

hojas de cálculo, con listas, números y
clasificaciones.

No es un software libre, requiere licencia.

Muchas computadoras vienen con el software
preinstalado o versiones de evaluación que
duran un par de meses

6
 Introducción a Excel
Excel cuenta con las operaciones de
una hoja de cálculo que diagrama la
pantalla en columnas y filas.

De este modo, se puede organizar y clasificar la información de

modo mucho más simple, lo cual es ideal para realizar balances,
cálculos y operaciones numéricas de manera ordenada.

La "celda" es la intersección
entre una fila o línea (horizontal) y
1) Celda
una columna (vertical). La
cantidad de celdas disponible 2) Fila
corresponde a el total de filas por
3) Columna
el total de columnas.

7
 Introducción a Excel

Excel facilita la realización de barras,

gráficos, tablas y otras operaciones que
tienen que ver con la categorización de
datos o información.

También se pueden agregar

comentarios en las celdas a modo
de mantener recordatorios y
detalles extras sobre la información
que aparece.
8
USO DE EXCEL

9
 Temario Clase 1
Operaciones iniciales

CREAR PRIMER GRABAR Y ABRIR FILAS Y

FORMATOS
LIBRO LIBROS COLUMNAS

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 Creando un libro de Excel
Para crear un libro (colección de hojas de trabajo)
Iniciaremos
desde un libro
en blanco.

Libro: Es un
archivo,
Iniciaremos desde un libro
normalmente
en blanco
terminado
en .XLS, que 1.Clic en pestaña Archivo
contiene una o
2.Seleccionar opción Nuevo
más hojas de
cálculo que se 3. Seleccionar Libro en
puede utilizar
Blanco
para organizar
distintos tipos 4.Hacer clic en botón Crear.
de información
relacionada.
 Temario Clase 1
Operaciones iniciales

CREAR PRIMER GRABAR Y ABRIR FILAS Y

FORMATOS
LIBRO LIBROS COLUMNAS

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 Creando un libro de Excel
Para guardar el libro de Excel se debe hacer clic en
Archivo, luego en la opción Guardar Como, se desplegará
un cuadro de dialogo.

4 1) Nombre de archivo: Permite utilizar

hasta 256 caracteres de largo
incluyendo los espacios.
2) Tipo del archivo: XLSX es el formato
3 que se debe seleccionar, sin embargo
existen otros formatos como el XLS
para versiones anteriores de Excel
3) Estructura de carpetas del equipo
4) Ruta de acceso
5) Botón que realiza la acción de
guardar.
1
2

13v
 Abriendo un libro guardado
Para abrir un libro ya guardado se debe hacer
clic en Archivo. Es posible que se despliegue en
parte de la ventana el nombre de los últimos
archivos guardados, si es así pulse clic en el
nombre del archivo para recuperar

Si no se despliega en los archivos recientes, pulse clic en Abrir, se despliega un cuadro de

dialogo similar a este:

2 1) Unidad donde se guardó el libro de

Excel.
2) Libro guardado
3) Botón que permite abrir

3 14v
 Aplicando lo aprendido
• Abra Microsoft Excel.

• Genere un libro nuevo.

• Guarde el libro con el nombre “Primer Libro Excel”, seleccionando el

tipo de archivo .XLSX.

• Cierre Excel.

• Abra Excel y cargue el archivo guardado.

• Guarde el libro con otro nombre, “Segundo Libro Excel”,

seleccionando el tipo de archivo .XLS.
Nota: El formato .XLS se diferencia del formato XLSX en que este puede
ser leído por versiones anteriores de Excel, ya que se guardan sólo
características compatibles con las versiones antiguas (formulas,
formatos, funciones, otras).

Si la hoja contiene características que no son compatibles, estas no

serán guardadas, y se mostrará una advertencia al momento de guardar.

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 Temario Clase 1
Operaciones iniciales

CREAR PRIMER GRABAR Y ABRIR FILAS Y

FORMATOS
LIBRO LIBROS COLUMNAS

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 Filas y Columnas
Excel es una colección de filas y columnas

Las hojas de un libro de

Excel tienen un máximo de
16,384 columnas y están
identificadas por letras
siendo la última columna la
XFD.

Respecto a las filas

estas pueden llegar
hasta las 1.048.576
filas
 Filas y Columnas
Revisemos como es la ventana de Excel
1

2
3 4 1) Área de menú de la cinta de opciones:
Permite ver las opciones principales de Excel.
2) Cinta de Opciones: Contiene los comandos
en forma de iconos para ejecución rápida,
5
agrupados por contenido.
3) Cuadro de Nombres: Indica el nombre de la
celda activa.
4) Barra de Formulas: Permite modificar el
contenido de una celda, facilita la inserción de
fórmulas y su visualización.
5) Hoja: Pantalla que tiene celdas que se
organizan en filas y columnas.
6) Navegación de hojas: Permite acceder a las
hojas del libro.
7) Área de acceso a vistas y zoom: permite
cambiar de vista y administrar el zoom de la
hoja.

6
7 18
 Filas, Columnas y Celdas
La celda
Es la intersección de una fila y una columna, donde se pueden
ingresar texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros
datos. Cada celda se identifica por una letra (columna) y un
número (fila ), por ejemplo A1 corresponde a la columna A, fila 1.

Rango de celdas
Es una referencia a un conjunto de celdas contiguas,
seleccionadas para realizar una misma operación o cambiar sus
propiedades en conjunto.
En general tienen forma rectangulares y se definen mediante
letras y números.

En Excel, la unidad de organización menor son

las celdas, un conjunto de celdas conforma un Libro
rango y el mayor rango posible de filas y Hoja
columnas se le llama HOJA, las cuales están Rango (fila, columna, matriz)
contenidas en un LIBRO, que es un conjunto de
Celda
hojas.
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 Aplicando lo aprendido
• Abra Microsoft Excel.

• Genere un libro nuevo.

• Sobre la Hoja 1 ingrese los siguientes valores:

• A1: “Nombre”, B1: “Apellido”, C1: “Dirección”, D1: “Comuna”, E1: ”Altura”, F1:
“Fecha de Nacimiento”.

• Complete la tabla generada con datos de compañeros o personas ficticias, llenando

los valores en las celdas de las filas 2, 3, 4 y 5.

• Guarde el libro con el nombre “Tabla datos 1”, seleccionando el tipo de

archivo .XLSX.

Apariencia de la tabla. Los datos son referenciales, pueden ser definidos por los alumnos
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 Temario Clase 1
Operaciones iniciales

CREAR PRIMER GRABAR Y ABRIR FILAS Y

FORMATOS
LIBRO LIBROS COLUMNAS

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 Formato de Números
Formato de Números
Es posible modificar la apariencia de las celdas que
tienen números sin alterar su contenido.

Se puede modificar la cantidad de decimales

mostrados, agregar un símbolo de moneda o que se
muestre un carácter separador de miles, mostrar
una fecha de diferentes formas, entre otros
cambios.

Excel identifica algunos formatos de número al momento de ingresar datos y los

muestra de manera correcta mientras asigna el valor numérico correcto a la celda.

El formato de número no cambia el contenido del campo, solo

cambia su apariencia para mostrarlo como se desee.

CONTENIDO VALOR
DEL CAMPO MOSTRADO
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 Formato de Números
Opción rápida de la cinta de opciones

6
2

3 5
4 7

1) Se muestran los formatos más utilizados, como son Número, Moneda, Contabilidad,
Fecha corta, Fecha larga, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica y Texto.
2) Facilita escoger, entre varias opciones, formatos específicos de contabilidad,
incluyendo los símbolos de moneda de diferentes países.
3) Aplica estilo de porcentaje al valor de la celda.
4) El comando Estilo millares agregará el separador de miles al valor numérico.
5) Permite aumentar la cantidad de decimales, mostrados dentro de la celda siempre y
cuando el valor numérico contenga dicha cantidad de decimales.
6) Similar al punto anterior, pero permite disminuir la cantidad de decimales.
7) Muestra una nueva ventana con más opciones de formato.
23
 Formato de Números
Formato de Números

El cuadro de dialogo de Formato

permite administrar el formato que
queramos aplicar a la celda o al grupo
de celda seleccionado. Se activa con
el botón derecho sobre una celda,
luego clic en el menú contextual.

Sus propiedades son:

General: Formato predeterminado, muestra los números como son ingresados, pero en algunas
ocasiones Excel decide el formato, por ejemplo cuando hay valores numéricos muy grandes.
Número: Útil para mostrar datos numéricos donde se deben especificar posiciones decimales o
separadores de miles, también es posible marcar las cantidades negativas con un símbolo rojo para
destacarlos visualmente.
Moneda: Muestra símbolo de moneda de los diferentes países, permite definir la cantidad de decimales
a utilizar. En nuestro país es útil para expresar valores en Ufs, monedas extranjeras, etc.
Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que los símbolos de moneda
siempre están alineados de manera vertical.
24
 Formato de Números
Más opciones…
Fecha: Permite administrar como deseamos que se muestren las fechas, ya sea como
día/mes/año o con nombre del día y nombre del mes y otras variantes.
Hora: Da formato para las horas ingresadas en la celda o el grupo de celdas seleccionadas
Porcentaje: Muestra el numero en formato de porcentaje. Es posible que al aplicarlo sobre una
celda que ya tiene números el valor se modifique al llevarlo a porcentaje.
Fracción: Existen al menos nueve formatos diferentes para mostrar las fracciones.
Científica: Para números expresados en notación científica podemos especificar la cantidad de
decimales a mostrar.
Texto: Excel tratará cualquier valor ingresado como un texto con este formato.
Especial: Formatos particulares de cada país, como son códigos postales, de seguridad social y
otros.
Personalizada: Permite crear formatos propios no incluidos en la aplicación, mediante el manejo
de caracteres especiales como %, #, 0, comas, puntos, puntos y comas y otros.

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 Aplicando lo aprendido
1) En una celda vacía de una hoja ingrese el valor:
12,5%, se asumirá que queremos escribir un valor
porcentual, y asumirá el formato de Porcentaje
automáticamente. El valor que Excel dejó en la celda
es 0,125, pero simultáneamente cambió el formato a
Porcentaje, dejándolo similar a lo que escribimos.

2) Para comprobar el valor de la celda, modifiquemos el

formato desde Porcentaje a General, como se ve en la
imagen el valor real de la celda es 0,125.

3) Si al escribir en la celda 12,5% el numero no queda

alineado a la izquierda, Excel no reconoce la coma
como separador de decimales, y simplemente asume
que es un texto. En ese caso debe utilizar el punto
como separador de decimales, que es como el
equipo tiene configurado el separador de decimales.

El carácter para separar miles y decimales se configura en el panel de

control de Windows de cada equipo, normalmente es el punto y la coma.

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 Aplicando lo aprendido
• Abra Microsoft Excel.
• Genere un libro nuevo
• Construya según el ejemplo en una hoja en blanco.
• Guarde el libro con el nombre “Datos de Chile”, seleccionando el tipo
de archivo .XLSX.

27
Conclusiones y cierre

28
¿ Qué aprendimos hoy?

CREAR PRIMER GRABAR Y ABRIR FILAS Y

FORMATOS
LIBRO LIBROS COLUMNAS

1) ¿Qué te pareció más útil de lo aprendido?

2) ¿Qué aspectos son más complejos o no

lograste comprender bien?

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