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Subledger Accounting (SLA)

Adriana Carreón
Principal Consultant

1
Contenido

– Parte I Teoría – Parte III Configuración

o Definición de Subledger o Conceptos
(SLA) o Configuración básica de
o Modelo Subledger R12 Subledger y Libro Mayor
o Métodos Contables o Configuración Avanzada
– Parte II Operación de Subledger
o Ciclo Contable o Operación de la
o Reportes de Subledger Configuración
o Consultas Contables o Configuración de
(Drilldown) Subledger en Libro
o Tablas de Subledger (SQL) Secundario
para consultas
o Identificación de errores

2
Objetivo

• El objetivo del curso es mostrar la

funcionalidad del Subledger Accounting en
las aplicaciones de E-Business Suite R.12, así
como detallar los pasos para su configuración
y personalización.

3
Introducción

• ¿Para que sirve ?

• ¿Por qué se tiene que hacer?
• ¿Qué pasa si no se configura?
• ¿Qué pasa si lo hago mal?

4
Subledger Accounting

Parte I Teoría

5
 Definición SLA
• SLA no es una aplicación independiente, es la función que atienden a las necesidades
contables de las aplicaciones (módulos) de Oracle.
• El Subledger Accounting:
– es uno de los cambios importantes realizados dentro del EBS R.12
– es la funcionalidad que permite registrar contablemente las operaciones realizadas en
las aplicaciones (módulos) de EBS.
• El Subledger Accounting (conocido con las siglas SLA y en tablas como XLA) se basa en reglas
aplicadas a las transacciones de los módulos de EBS conocidas como eventos. La flexibilidad
de la configuración de las reglas de contabilidad permite satisfacer las diferentes necesidades
en diferentes contextos legales, geográficas o de la industria.
• La contabilidad de cada una de las aplicaciones (módulos) de EBS están unificadas en el
Subledger Accounting (SLA).
• En conjunto con la nueva funcionalidad del libro mayor dentro de R12, el Subledger permite,
cuando sea necesario, generar un libro contable secundario para registrar diferentes métodos
de contabilización (es decir, el método de contabilidad, plan de cuentas, el calendario y la
moneda de contabilidad pueden ser todas diferentes).

6
 Modelo Subledger R.12
Aplicaciones de Oracle eBusiness Suite con funcionalidad Subledger

*Cost management includes costing, inventory, wip, and receiving

7
 Métodos Contables
Existen distintos Métodos contables dentro de Oracle R.12:

Standard Cash • Método contable que reconoce los ingresos al momento del cobro y
reconoce los egresos al momento del pago, no existen los créditos a
clientes o créditos de proveedores sin inventarios. Método contable sin
control presupuestal.

Encumbrance Cash • Método contable con la misma definición al Standard Cash pero
incluyendo el control presupuestal.

Standard Accrual • Método contable sin control presupuestal. Reconocimiento de Ingresos y

egresos en la entrega o prestación de un producto o servicio
independiente al momento del pago o cobro, uso de inventarios y
provisiones. Se recomienda añadir la definición contable (SLA) de las
aplicaciones a implementar por ejemplo Payroll.

Encumbrance Accrual • Método contable con la misma definición al Standard Accrual pero
incluyendo el control presupuestal, se recomienda añadir la definición
contable de la aplicaciones a implementar por ejemplo se puede añadir
Cash Manager, también es recomendable cambiar el subledgar de AR
de “Multi-Fund Account Receivables Accrual - Balancing Method “ a
Receivables Default Accrual”

United States Federal • Aplica a entidades de gobierno de EUA.

8
Métodos Contables
• Al configurar el Libro Mayor, Oracle determina un método por default, por lo que se
recomienda revisar el tipo de método a utilizar para el negocio que se Implementará.

• Oracle recomienda no modificar el método contable original, el método contable debe

copiarse para hacer las modificaciones requeridas y crear métodos específicos para cada
empresa. (Ver ejemplo en la Parte III Configuración Pág.27)

• Se conoce como “AMB” la configuración o construcción de métodos contables

“Accounting Methods builder (AMB)”

9
Subledger Accounting

Parte II Operación

10
Ciclo Contable
Las siguientes actividades constituyen el ciclo contable financiero de Operación
en la EBS, es recomendable ejercer cada una de ellas.

1. Validación del Método Contable asignado al Libro Primario Mayor (y Secundario

en caso de existir). Ejemplo Pág12.
2. Operación de Transacciones dentro de los módulos de la aplicación EBS.
3. Captura de pólizas en el subledger del módulo (en caso de ser necesario).
Ejemplo Pág.13
4. Crear Contabilidad de manera Draft, Final ó Final contabilizada.
5. Revisión contable de la transacción (Consultas). Ejemplos Pág.18.
6. Generar Reporte de Excepciones de Cierre del período e Identificar errores en
el subledger de la aplicación. Ejemplo Pág.22
7. Identificación de errores del Subledger. Ejemplos Pág.23
8. Transferir Contabilidad al módulo de GL . Ejemplo Pág.28
9. Amarre de Saldos Módulo vs GL a través de reportes o consultas de saldos.
(Análisis de cuentas, reporte de saldos, reporte de pólizas contables).
10. Ciclo Contable SQL.Pág.29

11
 Validación del Método Contable
La Validación del Método Contable puede realizarse por dos vías, la sugerida es correr el
concurrente que genera un informe con el resultado obtenido.

Menu >Submit a new request > Validate Application Menu >Submit a new request > Validate Application
Accounting Definitions> Parámetros Accounting Definitions

12
 Captura de Pólizas en el Subledger
Menu >SLA>Inquiry>Journal Entry Lines> HEADER> Create Journal Entry>Capturar

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 Captura de Pólizas en el Subledger (continuación)
La póliza puede ser ejecutada como Draft, Final o Final posteada para GL

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 Captura de Pólizas en el Subledger (continuación)
Las pólizas pueden ser consultadas, reversadas o ser copiadas desde la misma
funcionalidad de Subledger.

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 Reportes de Subledger
System Administrator>Responsibilities> Request Group

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 Reportes de Subledger (continuación)
• Los reportes más comunes y recomendables a utilizar son:

 Validate Application Accounting Definition

 Create Accounting

 Transfer Journal Entries to GL

 Subledger Period Close Exceptions Report

 Subledger Accounting Balances Update

 Account Analysis Report

 Journal Entries Report

 Transaction Account Builder

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 Consultas Contables
• El SLA trabaja con la funcionalidad “Drilldown” (detalle de información) desde el módulo
de GL, el cual permite consultar la operación origen del registro contable.

GL>Inquiry>Account Analysis and Drilldown

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 Consultas Contables (continuación)
• Para las demás aplicaciones diferentes a GL, la funcionalidad de consulta de eventos
contables se realiza a través del Subledger Accounting, donde también es posible realizar
diferentes tipos de filtros y realizar los drilldown en las opciones de “Ver Transacción” o
ver Asiento”, también es posible exportar la información a un libro Excel.
AP>Accounting>Subledger Accounting>Accounting Events

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 Consultas Contables (continuación)
• El detalle de información que tiene una póliza (asiento) es amplia y puede ser definida
previamente desde la configuración del subledger.

AP>Accounting>Subledger Accounting>Accounting Events

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 Consultas Contables (continuación)
• La funcionalidad de consulta del Subledger permite filtrar los eventos (transacciones) por
“estatus “, todas las transacciones deben tener el estatus “Final Accounted” el cual
asegura el registro contable en el módulo de GL, cualquier otro estatus en la transacción
es factible de revisión. La pantalla de consulta puede ser modificada por el usuario final.

AP>Accounting>Subledger Accounting>Accounting Events

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 Generar Reporte de Excepciones
Menu >Submit a new request > Subledger Period Close Exceptions Report

Se deben revisar
aquellas
transacciones No
procesadas o con
Error.

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Identificación de errores
• El error que se muestra en la salida del concurrente nos indica que el Método Contable no
ha sido validado, se sugiere correr el reporte Validate Application Accounting Definition

23
;

Identificación de errores (continuación)

• También puede existir un error al validar el método contable, es importante consultar el
error nuevamente antes de aplicar el siguiente plan de acción

R12: Validate Application Accounting Definitions

Errors Out with ORA-06512
Doc ID: 553229.1 Solution
set following profiles to 'No'.

SLA: Debug Dbms Trace

SLA: Debug Trace
SLA: Debug SQL trace
SLA: Debug SRS Enable log/output
SLA: Debug System Statistics
SLA: Debug Trace DateTime

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 Identificación de errores (continuación)
• A continuación se muestra query de consulta como ejemplo en el cual se solicita
identificar los eventos tipo Recibos (AR) sin procesar contablemente a una fecha
determinada:

select *
From xla_events ev,
xla.xla_transaction_entities et,
xla_event_types_b xet
where et.entity_id=ev.entity_id
and xet.event_type_code = ev.EVENT_TYPE_CODE
and xet.application_id= ev.application_id
and xet.entity_code = et.entity_code
and ev.process_status_code IN ('U','R','I','D')
and et.entity_code = 'RECEIPTS' Puede cambiar a ‘INVOICES' por ejemplo
and ev.event_status_code = 'U' U= Unprocess puede cambiar a ‘P‘ Process
and ev.event_date <= to_date('02-10-2010','DD-MM-YYYY') Puede cambiar fecha
and et.application_id = ev.application_id
and et.application_id = XXX; Cambiar “XXX”

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 Identificación de errores (continuación)
• A continuación se muestra query de consulta como ejemplo en el cual se solicita
identificar los eventos no transferidos a GL del tipo de saldo Actual :

select h.event_type_code,h.PRODUCT_RULE_CODE, e.entity_code, count(*)

from xla_ae_headers h, xla.xla_transaction_entities e
where h.gl_transfer_status_code='N'
and h.balance_type_code='A'
and h.ledger_id= XXXX
and h.ENTITY_ID=e.ENTITY_ID Cambiar “XXX”
group by h.event_type_code, h.PRODUCT_RULE_CODE, e.entity_code
order by 1,2,3

26
 Identificación de errores (continuación)
• Dentro del proceso contable relacionado con el Subledger dentro de las aplicaciones de
Oracle en R.12 fue identificado el error llamado “Huérfanos” (orphans) los cuales son
eventos (tansacciones) contables no identificados o no encontrados dentro de las tablas
de XLA o GL, procesos ejecutados pero perdidos contablemente.
• Los eventos huérfanos se presentaron principalmente en el R12 y menos frecuente en
R.12.1, sin embargo la siguiente nota detalla el procedimiento que tiene que realizarse
para encontrar dichos eventos.

Nota: 878362.1

27
 Transferir Contabilidad a GL
Menu >Submit a new request > Transfer Journal Entries to GL

28
 Ciclo Contable SQL
• El ciclo contable puede ser analizado a través de las tablas del Subledger

Enter Transaction

I=incomplete U= unprocesed

29
 Ciclo Contable SQL (continuación)
• La contabilidad generada como Final Contabilizado inserta además información en las
siguientes tablas:

Journal Post

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Subledger Accounting

Parte III Configuración

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 Configuración SLA
La configuración Completa del Subledger Accounting se basa en el siguiente diagrama:

Ledger

Configuración
Subledger Accounting Method
Básica

Application Accounting Definition

Journal Line Definition

Journal Line Types Account Derivation Rules

Journal Entry Configuración
Descriptions
Avanzada

Sources

Transaction Objects

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 Conceptos Configuración
Conceptos Básicos para configuración
• AMB (Accounting Methods Builder) es el conjunto de herramientas que permite la
creación de las normas de una póliza o asiento diario.
• SLA se define a través de un modelo de eventos (operaciones, transacciones) de un
módulo.
• El modelo de eventos representa la operación o tipos de documentos y el ciclo de vida de
cada operación.
• Objeto de transacción: modelo de datos que contienen información de la transacción que
se utilizará en la contabilidad
• La creación de asientos se define por la clase de evento y tipo de evento.
• Clase de Evento: clasifica los tipos de transacción / operación de las aplicaciones. Ejemplos
en AP invoices, debit memos, payments, en AR invoices, deposits, receipts; en Compras
Purchasing requisitions and purchase orders.
• Tipo de evento: para cada tipo de transacción, se definen las acciones posibles con
importancia para la contabilidad ejemplos:
 Receipt  Payables Invoice  Purchase Order
– Created – Created
Applied
– Validated
– – Distributed
– Unapplied – Adjusted – Cancelled
– Updated – Cancelled – Rejected
– Reversed – Finally completed

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 Configuración Básica
Subledger Accounting Method Pág.35
Pasos:
1. Crear (Personalizar) Método Contable para el Libro Mayor, en caso de no utilizar uno
de los métodos estándar del Sistema.
2. Modificar el Método Contable Creado.
3. Asignar Método Contable Personalizado al Libro Mayor.
4. Validación del Método Contable asignado al libro Mayor.
Application Accounting DefinitionPág.39
Pasos:
5. Crear (Personalizar) Aplicación Contable para el Método Contable.
6. Modificar la Aplicación Contable Creado.
7. Asignar la Aplicación Contable Personalizado al Método Contable.
8. Validación del Método Contable asignado al libro Mayor.

34
 Subledger Accounting Method
1. Crear (Personalizar) Método Contable para el Libro Mayor, en caso de no utilizar uno de
los métodos estándar del Sistema.
• Se busca el Método Contable base para personalizar (owner Oracle)
• Una vez elegido, se elige el botón “Copiar”

Menu>Setup>Accounting Setups>Accounting Methods Builder>Methods and Definitions>Subledger Accounting Method

35
 Subledger Accounting Method (continuación)
2. Modificar el Método Contable Creado

•Se inserta un renglón y se elige la Aplicación •Se elige la definición contable a utilizar
(módulo) que será añadida al método en la operación de la Aplicación (módulo)
El propietario
contable ahora aparece
como USER (no
Oracle)

•Se elige una fecha de Inicio para la

•Se graba el cambio realizado
ejecución

36
 Subledger Accounting Method (continuación)
3. Asignar Método Contable Personalizado al Libro Mayor
GL> Setup> Financials >Accounting Setup Manager > Accounting Setup

Se elige el Libro
Mayor

Se elige el botón
de Actualizar, se
puede
cualquiera de las
dos opciones

37
Subledger Accounting Method (continuación)

Con el botón de búsqueda se

realiza el cambio del Método
contable definido por Oracle al
Método Contable personalizado
por el usuario.

38
 Application Accounting Definition
1. Crear (Personalizar) Aplicación Contable para el Libro Mayor
• Se busca la Aplicación (módulo) Contable base para personalizar (owner Oracle)
• Una vez elegido, se elige el botón “Copiar”

Menu>Setup>Accounting Setups>Accounting Methods Builder>Methods and Definitions>Application Accounting Definition

39
 Application Accounting Definition (continuación)
2. Modificar la Aplicación Contable Creada

•Se inserta un renglón y se elige el Evento •Se elige el tipo de evento a utilizar en la
(operación del módulo) que será añadida a la operación de la Aplicación (módulo)
Aplicación contable
El propietario
ahora aparece
como USER (no
Oracle)

•Se agrega la definición de la línea para el

evento. Después de Grabar se Valida la
Aplicación

40
 Application Accounting Definition (continuación)
3. Asignar la Aplicación Contable Personalizada al Método Contable del módulo.

Menu>Setup>Accounting Setups>Accounting Methods Builder>Methods and Definitions>Application Accounting Definition

•Se Busca el
Método Contable
al que se añadirá el
cambio.

•Sobre el Módulo
que se identifica la
Aplicación
Contable
personalizada y se
realiza el cambio
correspondiente

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 Configuración Para R12

Se recomienda revisar y/o realizar las siguiente configuración antes de iniciar la

operación de Subledger:

• Se recomienda añadir la definición contable (SLA) de la aplicaciones a

implementar por ejemplo se puede añadir Cash Management, Payroll, Loans,
Property Manager etc. (ver pag. 7)
• Se recomienda cambiar el subledgar de AR de “Multi-Fund Account Receivables
Accrual - Balancing Method “ a Receivables Default Accrual”
• Se recomienda adicionar los siguientes eventos a la Aplicación de Cost Manager
cuando se utilice el Método Contable de “Encumbrance Accrual”: Material Cost
Update , Retroactive Price Adjustment, WIP Material Lot . (Ver Sección de Anexos)

• Nota: La configuración estándar de SLA de los puntos descritos en esta sección dependen
del numero de Release R12.

42
 Configuración Avanzada (continuación)
Este diagrama representa la manera en que esta compuesta cada fase y la manera
en que se va complementando la configuración de SLA:

JOURNAL ENTRY SETUPS METHODS AND DEFINITIONS LEDGER SETUP

Define/copy and modify Define/copy and modify Assign subledger accounting

journal line types journal line definitions method to ledger

Define/copy and modify

Define/copy and modify
application accounting
account derivation rules
definition

Define/copy and modify Validate application

descriptions accounting definition Configuración
Básica

Define/copy and modify

subledger accounting method

43
 Configuración Avanzada
Journal Lines Type
1. Crear (Personalizar) Tipo de Línea de Póliza

Account Derivation Rules

2. Crear (Personalizar) Regla de Derivación de Póliza.

Journal Line Description

3. Crear (Personalizar) Descripción de línea de Póliza.

Journal Line Definition

Pasos:
4. Crear (Personalizar) Definición de línea de Póliza.
5. Adicionar el TIPO, la DESCRIPCIÓN y la REGLA DE DERIVACIÓN

44
 Journal Line Type
Menu>Setup>Accounting Setups>Accounting Methods Builder>Journal Entry Setup

• Dentro de esta
configuración se
define la
naturaleza de la
línea de la
póliza, el tipo de
saldo entre otras
• EL tipo de Línea de una Póliza va características.
ligada al Evento y Clase del módulo.

• Se copia un Tipo
de Línea de
Póliza existente,
se renombra.

45
 Account Derivation Rules
Menu>Setup>Accounting Setups>Accounting Methods Builder>Journal Entry Setup

• Se copia una Regla de Derivación existente, se renombra y se asigna la nueva Regla

Contable para la Póliza.

46
 Journal Line Description
Menu>Setup>Accounting Setups>Accounting Methods Builder>Journal Entry Setup

• Se copia una Línea de Descripción existente, se renombra y se asigna la nueva Descripción,

esta puede ser Constante, o se puede tomar de las tablas del sistema

47
 Journal Line Definition
Menu>Setup>Accounting Setups>Accounting Methods Builder>

Line Description
• Se copia una Definición de
Póliza existente, se renombra y
se asignan todos sus
componentes.

Journal Line Type Account Derivation Rule

48
 Configuración Completa SLA
• Una vez que se tiene definidos las líneas de Póliza, estas son asignadas al Método
contables de la Aplicación (módulo), para después continuar con el cambio y/o asignación
del Método contable del Libro Mayor.

Asignación al Método Contable de la Aplicación

Validación de Configuración realizada en SLA Asignación del Método Contable al Libro Mayor

49
 Operación de Configuración SLA
• Se utiliza el Método Contable Configurado Pág.
1. Captura de Factura en el módulo de AP.
2. Generación de Contabilidad de Factura

50
 Operación de Configuración SLA (continuación)
• Se utiliza el Método Contable Configurado Application
3. Validación de Configuración realizada en SLA Method

Journal Line Type

Account
Derivation Rule

Journal Line
Description

51
 Configuración Libro Secundario
• Cuando se definen dos Libros de Mayor (Primario y Secundario) en el Libro Contable (GL) de la EBS,
cada Libro Mayor tendrá asignado un Método Contable.
• El Método contable del Libro Primario puede ser diferente al Libro Secundario.
• Para la configuración del Método Contable Secundario deben seguirse los mismos pasos mostrados en
la Pág.35.
• El Método Contable personalizado para el Libro Secundario debe ser asignado al Libro Secundario en
GL
GL>Setup>Financials>Accounting Setup Manager>Accounting Setups >Ledger> Update Accounting Options>Setup Step

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Configuración Libro Secundario (continuación)
Una vez configurados los Libros de Mayor (Primario y Secundario), se deberá crear una
Responsabilidad para accesar a la información del Libro Secundario y se deberá Asignar el perfil:
GL: Data Access Set

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 Libro Mayor vs Libro Secundario
• Cuando se definen dos Libros de Mayor (Primario y Secundario) es posible hacer la
comparación contable de los eventos operados por la aplicación.

AP>Accounting>Subledger Accounting>Subledger Journal Entries

54
 Anexos
Anexo encontrarán archivos con notas y/o guías para apoyo en la configuración de
SLA dentro de E-Business Suite.

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Subledger Accounting
Guía Método Contable Setup for Oracle Assets
Costos [Link]

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SLA Cost Management

Overview [ID 471057.1]

55
Gracias por su Participación

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