RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución de realizar para
la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
 MARCO NORMATIVO

Constitución Política
Artículo 15, párrafo 3: La
correspondencia y demás formas
de comunicación privadas son
inviolables. Sólo pueden
interceptadas o registradas
mediante orden judicial, en los
casos de las formalidades que
establezca la ley. (reforma al acto
legislativo 02 de 2003)
Decreto 2150 de 1995, artículos 1, 11 y 32:
supresión de autenticación de documentos
originales y uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001, artículos 3, 5, 8, 11 y

12: sobre las unidades de correspondencia,
radicación y control de comunicaciones recibidas y
enviadas.
 ACTIVIDADES

Recepción de documentos: se deben

verificar que estén completos, que
correspondan a lo enunciado y sean
competencia de la entidad para efectos de su
radicación y registro con el propósito de dar
inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir

a través de diferentes medios tales como: correo
tradicional, fax, correo electrónico y
cualquier otro medio que se desarrolle para
tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en
cada entidad.
En este proceso se pueden llevar a cabo las siguientes actividades:

1.Identificación de los medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional,

correo electrónico, página web, entre otros.
2.Recibo de documentos oficiales.
3.Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
4.Constancias de recibo (sello, reloj radiador)
 RADICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

¿Qué es la radicación de documentos?

1. Asignación de un número
consecutivo a los documentos en los
términos establecidos en el artículo
2 del acuerdo AGN 060 de 2001,
dejando constancia de fecha y hora
de recibido o de envío.
2. Impresión de rótulo de la radicación.
3. Registro impreso de planillas de
radicación y control
 REGISTRO DOCUMENTAL

1. Registro de documentos oficiales.

2. Verificación y control de folios, copias, anexos, firmas.
3. Constancia de recibido.
4. Asignación de datos conforme al artículo 2 del AGN 060 de 2001, tales como:
Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria.
Nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s).
Número de radicación.
Nombre del funcionario responsable del trámite.
Anexos.
Tiempo de respuesta.
5. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
6. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.
 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE
COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL)

ACUERDO 060 ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de

comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones
velarán por la transparencia de la actuación
oficiales,
administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación,
ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración
será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario
o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de
inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la
radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS

Los documentos de carácter bibliográfico, como boletines, libros,

catálogos y revistas no se radicarán y se remitirán mediante una planilla
a la biblioteca de la AGN, donde se establecerá si deben formar parte
de la colección.
AGN 026 de 2004, artículo 5, parágrafo 2
 REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS EXTERNA
      DESTINATARIO     FORMA DE ENVÍO
FECHA RADICADO REMITE ENTIDAD O PERSONA CIUDAD ASUNTO ANEXOS FAX ENTREGA DIRECTA CORREO
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
                   
 REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
PROCEDENCIA TIEMPO
FECHA RADICACIÓN HORA EMPRESA CIUDAD RADICADO FECHA EXP DESTINATARIO ASUNTO ANEXOS RESPUESTA