TABLAS DE

RETENCIÓN
DOCUMENTAL - TRD
QUÉ SON, PARA QUÉ SIRVEN Y CÓMO SE GENERAN
¿QUÉ SON LAS TRD?

• “Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un listado de series, con

sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”
Minimanual N° 4 AGN.
¿PARA QUÉ SIRVEN?

- La correcta aplicación de las TRD implica varios beneficios para las organizaciones que las
implementan, entre ellos:
- Facilitan el manejo de la información.
- Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
- Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
- Facilitan el control y acceso a los documentos, a través de los tiempos de retención estipulados en
ellas.
- Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
- Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
- Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos (toma de decisiones).
• Desde el punto de vista del trabajo archivístico, las TRD son fundamentales, porque:
- Permiten el manejo integral de los documentos.
- Facilitan la organización de los documentos, a partir del concepto de “Archivo total”.
- Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
- Identifican y reflejan las funciones institucionales.
- Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
- Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y
que, por su carácter, pueden eliminarse en el archivo de gestión.
¿CÓMO SE GENERAN LAS TRD?

• La elaboración de las TRD se sustenta en la estructura orgánico funcional de la

organización que las desea implementar. Así se pueden identificar las series y subseries
documentales, en cualquiera de sus soportes.
• Los periodos de retención y disposición final de todas las series y subseries se registran
en las TRD, los cuales pueden ser establecidos por la ley, por los reglamentos de las
organizaciones en cuestión o por los gestores de la documentación ante las instancias
correspondientes (Mesas sectoriales, Comité Departamental de Archivo, etc…).
• Todo tiempo de retención debe subordinarse a las necesidades administrativas y a la
normatividad vigente.
• Una vez elaboradas y avaladas las TRD, se deben publicar en la organización junto con
una guía explicativa, para facilitar su comprensión, aplicación y actualización.
PROCESOS QUE PRECEDEN A LAS TRD

• Identificación: reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación que se

analiza. También se conoce como clasificación (una de las tareas del procedimiento de
organizar). Se parte del fondo, para luego pasar por la sección y la subsección. Una vez
allí, se identifican las series, las subseries y, logrado esto, se identifican las unidades
documentales:
• Valoración: protege el Patrimonio Documental, estableciendo los valores primarios y
secundarios, y su permanencia en las fases del ciclo vital del documento.
• Para determinar los valores primarios intervienen los productores de los documentos, los
archivistas y expertos en las áreas legal, administrativa y contable.
• Para determinar los valores secundarios intervienen productores, archivistas e
historiadores.
PROCESOS RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE
LAS TRD

• Selección: determina la conservación parcial de la documentación por medio del

muestreo.
• De modo general, la selección se aplica a documentación que ha perdido su vigencia; a
series documentales voluminosas, cuyo contenido se repite o que se encuentra duplicado
en otras series; o a series que no contienen valor informativo que amerite su
conservación.
• Cuando una serie no necesita conservarse completamente, se hace a través de muestreo.
• Eliminación: destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, legal,
jurídico, fiscal o contable, y que al mismo tiempo no tienen valor histórico o de
relevancia para la ciencia y la tecnología.
• No se pueden eliminar documentos que no estén previamente listados en las TRD.
• La eliminación hace parte del proceso de preparación de las Transferencias Primarias y
Secundarias, que deben ir acompañadas de sus respectivas actas.
METODOLOGÍA PARA ELABORAR LAS TRD

1. Compilación de la información institucional:

- Disposiciones legales, actos administrativos y todo documento que contenga información
sobre los cambios estructurales de la organización (decretos, acuerdos, resoluciones).
- Estructura vigente de la organización, manuales de funciones y procedimientos.
- Organigrama actual, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos y
asignación de funciones.
2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución:
- Identificación y definición de unidades documentales.
- Análisis de la producción y trámite documental, teniendo en cuenta los manuales de
procedimientos de las dependencias.
- Identificación de los valores primarios de la documentación.
3. Análisis e interpretación de la información recolectada:
- Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo en
cuenta como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de
los manuales de procedimientos.
- Valoración y selección documental, basado en la Encuesta Estudio Unidad Documental.
4. Elaboración y presentación de las TRD:
- Se presentan acompañadas de una introducción y de los anexos que sustentan el proceso
de producción.
- Se presenta el acta del comité de Archivo de la entidad competente que avala las TRD.
- Se remiten las TRD al Comité Evaluador de Documentos o instancia correspondiente
para su estudio y trámite, junto con los anexos de elaboración de las mismas.
5. Aplicación de las TRD:
Para aplicarlas, debe hacerse su difusión, indicando:
- Fecha a partir de la cual es obligatoria su aplicación y cumplimiento.
- Instructivo para su aplicación.
- Normas para la aplicación de los archivos de gestión, en concordancia con las TRD de cada
oficina.
NOTA: TODA TRD AVALADA QUEDA SUJETA A REVISIÓN POR PARTE DE LAS
INSTANCIAS EVALUADORAS Y DEL AGN.