Microsoft Excel 2017 Intermedio

Sesión #4
Logro de la sesión:
Al finalizar la sesión el estudiante aplica métodos de validación de datos para recopilar
información válida y coherente, evitando errores en su ingreso.
Tema de la clase: Validación de datos
• Activar la validación de datos
• Escoger tipos de datos a configurar
• Validar datos de tipo texto
• Mensaje de entrada
• Mensaje de error
• Parámetros del mensaje de error
• Rodear con círculo datos no válidos
• Borrar círculos
• Validar datos usando lista
• Validar datos usando lista predefinida
• Validar datos usando listas dinámicas
• Validar datos de tipo fecha
• Validar datos de tipo fecha con referencia de celdas
• Códigos duplicados
• Borrar validación de datos
• Función indirecto
• Lista de categorías y subcategorías usando función indirecto (3 pasos)
 DEFINICION

La Validación de datos es una herramienta

VALI para limitar las opciones de datos que se
DACI deben ingresar en la celda que permite
ÓN recopilar información válida y coherente,
DE evitando errores en su ingreso y realizar
DATO operaciones con datos correctos.
S
Suele utilizarse cuando se comparte un
archivo de Excel con diferentes usuarios.
VALIDACIÓN DE DATOS

ACTIVIDAD 1
 ACTIVACIÓN

1. Seleccionar la Cita Datos

VALI 2. Hacer clic en ícono
DACI desplegable Validación de
ÓN Datos
DE 3. Hacer clic en opción
DATO Validación de datos
S
 ESCOGER TIPOS DE DATOS A CONFIGURAR
Ficha Configuración: Puede
configurar de acuerdo al valor
que se ingresará
VALI
DACI 1. Número Entero (Dígitos)
ÓN 2. Decimal (Dígitos con
DE decimales)
DATO 3. Lista (Cuadro de selección)
S 4. Fecha (Formado dd/mm/aa)
5. Hora (Formaro hh:mm:ss)
6. Longitud de Texto (Textos)
7. Personalizada (Fórmulas)
 VALIDAR DATOS DE TIPO TEXTO Operador de comparación

Procedimiento
• Seleccionar rango de celdas a validar
• Seleccionar cinta Datos
• Seleccionar opción Validación de
VALI datos
DACI • En ficha Configuración, en sección
ÓN Datos seleccionar Longitud de texto
DE • Seleccionar operador de
DATO comparación expresado en forma
S textual
• Escribir la longitud permitida, es decir
la regla que debe de cumplirse
 MENSAJE DE ENTRADA
Es un mensaje que se muestra al momento de hacer clic en la celda donde debe ingresar el
valor que muestre una indicación previa.
Procedimiento
• Seleccionar la ficha Mensaje de entrada
• En la sección Titulo ingrese el titulo del mensaje
VALI • En la sección Mensaje de entrada, escribir el mensaje de manera mas descriptiva de lo
que debe de hacer el usuario al hacer clic en la celda de entrada
DACI
ÓN
DE
DATO
S
 MENSAJE DE ERROR
Muestra un mensaje cuando no se cumplen las restricciones especificadas.

Tres niveles de error:

VALI 1. Detener: NO deja ingresar
DACI datos no permitidos, es el
nivel de restricción mas alto
ÓN 2. Advertencia: Nos avisa del
DE error pero da la posibilidad
DATO de aceptar el valor así no
S cumpla con la restricción.
3. Información: Simplemente
avisa que el valor no
corresponde, pero acepta el
valor en la celda validada.
 PARAMETROS DE MENSAJE DE ERROR
• Ingrese un nombre de usuario que no cumpla con las restricción asignada
• Con esta restricción no puede pasar a la siguiente celda sino ingresa el valor de acuerdo
a la validación asignada.

VALI
DACI
ÓN Texto de Título
DE
DATO
S Texto de ayuda al usuario
del error cometido

Botones de control del Error

 RODEAR CON CÍRCULO DATOS NO VÁLIDOS
Utilizado para resaltar los datos que se han permitido sin
cumplir con la restricción asignada

Procedimiento:
• Seleccionar rango de celdas a validar
• Seleccionar cinta Datos
VALI • Seleccionar opción Validación de datos
DACI • En ficha Mensaje de error
• Cambiar estilo a Advertencia, para flexibilizar el
ÓN ingreso de datos a celdas validadas
DE • Responder que Si desea continuar para aceptar el
valor, pero advirtiendo que no está cumpliendo la
DATO validación
S
RODEAR CON CIRCULO DATOS NO VÁLIDOS
• Seleccionar rango de celdas a validar
• Seleccionar cinta Datos
• Seleccionar opción Validación de datos
• Seleccionar Rodear con circulo datos no validos
 BORRAR CÍRCULOS DE VALIDACIÓN

Procedimiento:

• Seleccionar rango de celdas a validar

• Seleccionar cinta Datos
VALI • Seleccionar opción Validación de datos
DACI • Seleccionar Borrar círculo de validación
ÓN
DE
DATO
S
 VALIDAR DATOS USANDO LISTA

Crear listas desplegables para que el usuario no ingrese un valor sino elija uno de los
valores de la lista.
Ejemplo: Como responsable de atender los pedidos de los clientes, validar la unidad de medida del
producto de acuerdo a una lista de opciones.

VALI
DACI
ÓN
DE
DATO
S

Ingresar lista de palabras

separadas por coma(,)
 VALIDAR DATOS USANDO LISTA PREDEFINIDA EN UN RANGO DE CELDAS
• Se crea una lista desplegable en base a un rango de celdas previo que tienes los valores
que se desean mostrar.
• La desventaja de estas listas es que son estáticas, no se puede agregar mas valores
automáticamente.
• Si desea agregar un nuevo valor tiene que ampliar el rango seleccionado.
VALI Ejemplo: Como responsable de atender los pedidos de los clientes Ud. quiere validar el Proveedor del
DACI producto de acuerdo a una lista de opciones.

ÓN
DE
DATO
S

Seleccionar rango de datos o también puede

crear un nombre para este rango
 VALIDAR DATOS USANDO LISTAS DINÁMICAS CON ESTILO DE TABLA
Se crea una lista desplegable dinámica que permite seguir agregando valores
automáticamente a la lista desplegable.
Ejemplo: Como responsable de atender los pedidos de los clientes Ud. quiere validar la categoría del
producto, elaborando una lista dinámica, de acuerdo a una lista de opciones de la tabla.

Procedimiento
VALI • Asignar estilo de tabla que Ud. Desee a la lista de valores a mostrar. Ejemplo estilo
medio10 para la lista de categorías
DACI
ÓN
DE
DATO
S

Asigna estilo de tabla a lista de valores a

mostrar.
 VALIDAR DATOS USANDO LISTA DINÁMICAS CON ESTILO DE TABLA
Procedimiento
• Asignar nombre a los datos a mostrar como lista. Ejemplo Lista_Categorias
• Configurar lista

VALI
DACI
ÓN
DE
DATO
S

Referencias nombre de lista, anteponiendo

el signo igual(=) y nombre de rango
 VALIDAR DATOS DE TIPO FECHA
Utilizado para restringir el ingreso de fechas en una base de datos como pedidos,
clientes, ventas y otros, y permitir fechas de acuerdo a lo criterios definidos por el
administrador de la base de datos.

Ejemplo: Como responsable de atender los pedidos de los clientes Ud. quiere validar fecha de pedido
parar que ingresen fechas solo del mes de Agosto.
VALI
DACI
ÓN
DE
DATO
S

Ingresar fechas en formato dd/mm/aaaa

 VALIDAR DATOS DE TIPO FECHA CON REFERENCIA DE CELDAS
Para validar dinámicamente fechas de acuerdo al valor ingresado en una determinada celda,
para validar por ejemplo inscripciones con fecha de inicio y finalización de clientes,
proveedores y otros.
Ejemplo: Como responsable de atender los pedidos de los clientes Ud. quiere validar fecha
de pedido definiendo un intervalo de fechas o un plazo de pedidos, parar que ingresen
fechas entre el rango que Ud. Define.
VALI
DACI
ÓN
DE
DATO
S

Fijar celdas (F4)

 CÓDIGOS DUPLICADOS
Para evitar que se ingresen valores repetidos en una misma categoría.
Procedimiento
Seleccionar el rango de celdas que utilizará para ingresar los códigos A46:A53
Seleccionar Datos y Validación de Datos
Usar la función Contar.SI() para que solo considerar un único valor, de no cumplir con esta
regla, enviar el mensaje de error.
VALI
DACI
ÓN
DE
DATO
S

Fijar rango de celdas a evaluar y fijar solo

columna de celda a comparar
 BORRAR VALIDACIÓN DE DATOS

Procedimiento
• Haga clic en celda o rango con validación de datos y seleccionar todas
• En la cinta Datos, haga clic en Validación de datos
• Seleccionar Borrar todos
• Comprobar que ya no tenga ninguna restricción
VALI
DACI
ÓN
DE
DATO
S

Clic en Borrar todos

 BORRAR TODAS LAS VALIDACIONES DE LA
HOJA
BOR Puede borrar toda las celdas validadas

RAR SELECCIONAR CELDAS VALIDADAS

• Seleccionar cinta Inicio
TODA • Seleccionar el ícono Buscar y seleccionar
S • Seleccionar la opción Validación de datos
LAS • Observe que se seleccionar todos las celdas
validadas
VALI
DACI BORRAR VALIDACIONES
• En la cinta Datos, haga clic en Validación de
ONE datos
S DE • A la pregunta ¿Desea eliminar….? Responder con
Aceptar
LA • Seleccionar Borrar todos
HOJA • Comprobar que ya no tenga ninguna restricción
FUNCIÓN INDIRECTO
ACTIVIDAD 2
 FUNCION INDIRECTO
Nos permite referenciar una celda, que al tomar su valor haga referencia a un nombre de
rango de celdas.

=INDIRECTO(Referencia; [opcional: Tipo de Referencia])

Donde:
FUNC  Referencia: Texto de una referencia del tipo A1 o R1C1 (es decir, con la “dirección” de
ION la celda.
INDIR  Tipo de referencia: Valor lógico que indica el tipo de referencia:
o VERDADERO u omitido: Referencia del tipo A1
ECTO o FALSO: Referencia del tipo R1C1
Ejemplo: si introducimos en cualquier celda la función =INDIRECTO(“A1″).  Nos devolverá el valor que
se encuentra justamente en la celda A1
 LISTAS DE CATEGORIAS Y SUB CATEGORIAS USANDO FUNCION INDIRECTO
Crear listas principales que contengan sub elementos de los cuales escoger alternativas.

PASO 1
• Preparar las listas colocando como título el nombre de la categoría principal y como
contenido lo sub elementos que pertenecen a esta categoría.
VALI • por ejemplo si selecciono el país Brasil, se muestran las ciudades que pertenecen a Brasil.
DACI
ÓN
DE
DATO
S
 LISTAS DE CATEGORIAS Y SUB CATEGORIAS USANDO FUNCION INDIRECTO

PASO 2
• Asignar nombre al contenido de cada columna, y el nombre que se le asigne debe ser
exactamente como esta el título
Ejemplo: Seleccionar de D4:D8 y asignar nombre Brasil y hacer lo mismo para los otros países.
VALI VALIDAR PAIS A SELECCIONAR (Celda B3)
DACI • En Validación de datos, seleccionar Lista y seleccionar como rango de celdas los
ÓN países.

DE
DATO
S
 LISTAS DE CATEGORIAS Y SUB CATEGORIAS
USANDO FUNCION INDIRECTO
PASO 3
• Configurar los sub elementos a mostrar de acuerdo
a la categoría principal elegida.
Ejemplo: Mostrar las ciudades que pertenecen al país
VALI seleccionado.

DACI
ÓN VALIDAR SUB ELEMENTOS (Celda B4)
DE • En Validación de datos, seleccionar Lista y
DATO escribir la función =INDIRECTO(), nos permitirá
tomar el valor de la celda, que hace referencia al
S nombre del rango y este función le da dinamismo al
cargar a la lista los nombres de ciudades que
pertenecen a cada país seleccionado en la celda
B3.
PRÁCTICA

ACTIVIDAD 3
 ACTIVIDAD Nro. 03

VALI
DACI
ÓN
DE
DATO
S