Aplicaciones Informáticas para la Gestión

Escuela de Negocios
 Auditoría de fórmulas
Semana 11
Semana 11: Auditoría de fórmulas
LOGRO DE APRENDIZAJE
Efectúa el seguimiento de los
procedimientos de cálculo en una hoja
de Excel y la comparte en la red
protegiendo los datos.
CONTENIDOS
• Comprobación de errores.
• Validación de datos.
• Cálculos precedentes y
dependientes.
• Evaluación de fórmulas.
• Protección de datos.
• Acceso a datos de otras fuentes.
• Libros compartidos.
Respondemos

Se plantea el siguiente caso:

Disponemos de una lista de datos, con algunos errores de formula, y permitiéndonos
datos que no corresponde para cada campo.
Deseamos validar las celdas para que acepten datos correctos, y realizar una auditoría
a las formulas aplicadas. ¿Cómo hacemos esto?
Respondemos

¿Cómo y cuándo ap
licar una
auditoría de fórmula
s?

¿Cómo y cu
ándo aplica
validación d r la
e datos?

¿Qué ventajas
nos ofrece el
trabajo compa
rtido en
Excel?
Aprendemos

Auditoría de fórmulas

La auditoría de fórmulas en Excel nos

ayuda a encontrar un error en caso de
fallo de alguna fórmula podamos
rastrear el origen de las celdas que
forma un formula o realicemos paso a
paso una formula, para ver si la
formula está escrita correctamente.
Recuerda que debemos tener
seleccionada la celda a la que
queremos auditar.
Aprendemos

Cálculos precedentes y dependientes

RASTREAR PRECEDENTES:
muestra unas flecha con las celdas que
forman la formula de la celda que
tenemos seleccionada. Nos es útil para
saber si el origen esta correcto, es
decir, si la referencia es correcta.
Aprendemos

Cálculos dependientes

RASTREAR DEPENDIENTES:
muestran unas flechas con las celdas
que dependen de la celda que tenemos
seleccionada. Es útil para saber si la
procedencia de la celda dependiente es
correcta. Es combinable con el
anterior.
QUITAR FLECHAS: lo único que hace
es quitar las flechas anteriores.

MOSTRAR FORMULAS: todas las

celdas que sean formulas se muestran.
Aprendemos

Comprobación de Errores

Hace una comprobación de todos los

errores en las formulas de la hoja, si
hay algún error, podemos ver el error
que nos señale.

En este caso, el error está en el nombre de la formula, que es SUMA no SUM.

Aprendemos

Evaluación de Formulas

Realiza paso a paso una formula, para

comprobar que hemos realizado
correctamente la formula. Es útil por si
nosotros nos equivocamos al escribir la
formula, que no tiene errores de sintaxis
pero no da el resultado que esperamos.
Veamos un ejemplo práctico. Teniendo una
formula =6*(5+5)+(8*(5*4)), veamos como
lo hace, copiamos la formula en una celda y
pinchamos en evaluar formula.
Aprendemos

Evaluación de Formulas

Vemos que se subraya lo que calcula, si

vamos pinchando en evaluar, veremos
cómo calcula y vemos si es lo que
queremos que calcule.
Aprendemos

Validación de Datos

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones

respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de
datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos.

1) Clic en la ficha DATOS / Clic en

Tipos de
validación de
datos:
Aprendemos

Aplicación de la Validación de Datos

Vamos aplicar cada tipo de validación:

1. LISTA.- Validación que nos permite crear un cuadro de opciones la cual se seleccione quedara en la
celda.

Asignar el nombre a
las condiciones, para
su validación
Aprendemos

Aplicación de la Validación de Datos

a) Seleccionar las celdas de condiciones en blanco / Clic en Datos / Validación de Datos
b) Elegir LISTA / en Origen ingresar el nombre de las condiciones asignadas.

O también en
Origen la lista se
le puede digitar la
lista a mostrase.
Aprendemos

Aplicación de la Validación de Datos

c) Clic en la ficha Mensaje de Entrada / d) Clic en la ficha Mensaje de Error /

Ingresar lo siguiente: Ingresar lo siguiente:

Los mensajes de entrada y Error, nos ayuda a darnos una indicación sobre los datos a ingresar, y detener si el dato no es correcto.
Aprendemos

Aplicación de la Validación de Datos

2. NÚMERO ENTERO: Acepta sólo datos de tipo entero

a) Seleccionar las celdas de cantidades/ Clic en Datos / Validación de Datos /
Configurar como la imagen =>
Tenemos los siguientes
operadores:

Del mismo modo, ingresar los mensajes de entrada y mensajes de errores de acuerdo a los datos a validarse.
Aprendemos

Aplicación de la Validación de Datos

3. TIPO FECHA: Acepta sólo datos de tipo fechas.

a) Seleccionar las celdas de fechas/ Clic en Datos / Validación de Datos / Configurar
como la imagen => Tenemos los siguientes
operadores:

Del mismo modo, ingresar los mensajes de entrada y mensajes de errores de acuerdo a los datos a validarse.
Aprendemos

Aplicación de la Validación de Datos

4. TIPO DECIMAL: Acepta sólo datos de tipo decimales.

a) Seleccionar las celdas de fechas/ Clic en Datos / Validación de Datos /
Configurar como la imagen =>
Tenemos los siguientes
operadores:

Del mismo modo, ingresar los mensajes de entrada y mensaje de error de acuerdo a los datos a validarse.
Aprendemos

Aplicación de la Validación de Datos

5. LONGITUD DE TEXTO: Acepta longitudes de texto de acuerdo al tamaño.

a) Seleccionar las celdas de fechas/ Clic en Datos / Validación de Datos /
Configurar como la imagen =>
Tenemos los siguientes
operadores:

Del mismo modo, ingresar los mensajes de entrada y mensaje de error de acuerdo a los datos a validarse.
Aplicamos lo aprendido

Validar el siguiente formato de clientes, de acuerdo a las indicaciones:

Aprendemos

Protección de archivos

Excel le permite proteger su trabajo, ya sea evitando que otro usuario abra un libro
sin contraseña, con un acceso de solo lectura a un libro, ya sea protegiendo una hoja
de cálculo para que no se eliminen accidentalmente las fórmulas.

Excel permite que los datos que tienes en una

determinada hoja del libro de cálculo queden
protegidos en su totalidad y así nadie pueda
realizar cambios sobre ellos, simplemente pueda
consultarlos, pero sin realizar modificaciones.
Aprendemos

Protección de hoja

1.- En la pestaña de hoja y hacemos clic derecho, luego seleccionar proteger hoja
Aprendemos

Protección de hoja

2.- Al presionar aparece una ventana 3.- Repita la contraseña:

ingresamos la contraseña, aceptar en la
ventana con los dos check las dos
primeras opciones :
Aprendemos

Protección del libro

1.- En las pestañas de opciones dar clic 2.- Seleccionar proteger libro ingreso,
en el menú “archivo” y seleccionar luego señalar cifrar con contraseña
información
Aprendemos

Protección del libro

3.- En cifra con contraseña hacer click y DIGITAR la contraseña que se desea,
REPETIR LA CONTRASEÑA y por ultimo aceptar.

Resultado final nos solicitara la contraseña

para tener acceso al Excel:
Aprendemos

Acceso a datos de otras fuentes

En muchas ocasiones, tenemos la necesidad de

trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones.
Tenemos dos alternativas:
• Introducir de nuevo los datos en un libro de
trabajo, con el consumo de tiempo que ello
implica más el riesgo de introducir erróneamente Para acceder a datos externos a Excel,
trabajados en diferentes aplicaciones la
los datos al introducirlos manualmente. base de datos, realizaremos el siguiente
• Utilizar algunas de las herramientas disponibles procedimiento:
en Excel para importar datos.
Acceso a datos desde ACCESS

1) Vamos a importar TABLAS desde ACCESS: 5) Examinar el archivo a importar / Abrir:

2) Abrir un libro de Excel en blanco:

3) Clic en DATOS / Obtener Datos Externos
4) Clic en Desde Access
Acceso a datos de otras fuentes

6) Seleccionar la Tabla de Datos a Importar / Aceptar: 8) Resultado final de la tabla CARGOS

7) Configurar para Tabla desde la 1ra celda:

9) Cambiar nombre de la hoja por CARGOS

10) Del mismo modo importar toda las tablas restantes
de la archivo Access.
 Acceso a datos desde DOCUMENTOS DE TEXTO

1) Vamos a importar datos de DOCUMENTOS DE TEXTO: 5) Examinar el archivo a importar / Abrir:

2) Añadir nueva Hoja en el mismo Libro de Excel:

3) Clic en DATOS / Obtener Datos Externos
4) Clic en Desde un archivo de texto
Acceso a datos desde DOCUMENTOS DE TEXTO

5) Activar  Mis datos tienen encabezados. 6) Activar  Punto y Coma

Siento esta el separador de columnas.
Acceso a datos desde DOCUMENTOS DE TEXTO

7) Activar Fecha, en las columnas de tipo fecha DMA 8) Configurar para insertar desde la 1ra celda.
(Dia/Mes/Año)
Acceso a datos desde DOCUMENTOS DE TEXTO

8) Resultado final del archivo importado 10) Convertir a tabla con CTRL + Q / Aceptar
9) Cambiar el nombre de la Hoja a PEDIDOS Del mismo modo importar los DOCUMENTOS DE TEXTO, restantes.
Libros Compartidos

Compartir los libros con otras personas resulta más fácil que nunca con Excel 2016 para Windows. Al
compartir el libro con OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint, puede compartirlo todo
directamente desde Excel 2016.

Compartir el libro

1. Cree el libro. Cuando esté preparado para compartirlo con otros, seleccione Compartir en la esquina
superior derecha de la barra de herramientas.

2. Si aún no ha guardado la hoja de cálculo en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint, ahora se le
solicitará que lo haga.
Seleccione Guardar en
la nube y elija una
ubicación para
guardar el libro.
Libros Compartidos

3. Después de guardar el libro en una ubicación compartida, puede invitar a otros usuarios para que trabajen
también en ella. En el campo de texto debajo de Invitar a personas, escriba la dirección de correo electrónico de la
persona con la que desea compartirla. Si ya tiene guardada la información de contacto del usuario, puede escribir
su nombre.
Verificamos lo aprendido

¿Cómo y cuándo aplicar una

¿Qué aprendimos en esta sesión? auditoría de fórmulas?

FEEDBACK

¿Cómo y cuándo aplicar la ¿Que ventajas nos ofrece el

validación de datos? trabajo compartido en Excel?

¿Preguntas o dudas?
Actividad virtual

Desarrollar los ejercicios planteados en la plataforma virtual sobre auditoría de

fórmulas.
Enlaces web y videos

S3 T4 2 Validación de Datos
https://www.youtube.com/watch?v=oxqzXPfEBqM

S3 T4 3 Validación de Datos Demo

https://www.youtube.com/watch?v=B22ym4V_iGo

Curso de Excel Avanzado | Capítulo 2 | Auditoría de Fórmulas

https://www.youtube.com/watch?v=Ov5IkVFIKPY

S3 T5 2 Trabajo Compartido en Excel

https://www.youtube.com/watch?v=yKzoMbgsWhY

S3 T5 3 Trabajo Compartido en Excel Demo

https://www.youtube.com/watch?v=XM0-RoSeJC0
Gracias