MÓDULO 2

Herramientas
de datos y
filtros avanzados

Curso: Excel intermedio con macros

índice

Herramientas de datos
- Validación de datos
- Texto en columnas
- Quitar duplicados
Importar datos
Filtros avanzados
Introducción
Una de las herramientas de Datos más utilizada es la validación de Datos, esta nos
permitirá restringir que información se ingresará a un rango de Datos, además nos da
la opción de mostrar mensajes de error y ayuda.
En este módulo también importaremos datos externos, separaremos la información en
columnas y utilizaremos filtros avanzados.

Objetivos
Utilizar la validación de datos en una hoja de cálculo.
Importar datos externos.

Aplicar los filtros avanzados en un rango de datos.

1. Herramientas de Datos
1.1. Validación de datos
Esta nos permitirá limitar el ingreso de información a un rango de datos utilizando
distintos criterios de validación.

Las opciones son:

Cualquier valor Fecha

Número entero Hora
Decimal Longitud de Texto
Lista Personalizada

Recuerde que debe de seleccionar el rango que va a tener la validación de datos.

La herramienta se encuentra en la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de
Datos.
 Figura 1: Criterios de validación

1.2. Número entero

Con esta opción podremos indicar que los números que se ingresen cumplan con una
condición por ejemplo que sean mayores, menores o que se encuentre en un rango.

Por ejemplo:
En el rango E1:E25 se ha aplicado una validación de número entero mayor o igual a
1025.

Figura 2: Validación por número entero

1.3. Decimal
Esta opción nos permitirá colocar números con decimales.

En el ejemplo en el rango F2:F25 se permitirán números mayores o iguales a cero, estos

pueden ser número enteros o con decimales

Figura 3: Validación por números con decimales

1.4. Lista
Esta validación mostrará una lista desplegable, para seleccionar una opción, dentro de
la validación de datos podremos escribir una lista separando los elementos con punto
y coma ( ; ) o coma ( , )

También podremos hacer referencia a un rango de Datos, que contenga una lista de
valores.
 Figura 4: Validación por lista

1.5. Fecha
Con este criterio indicaremos que se llene un valor de tipo fecha, por ejemplo
podremos seleccionar que la fecha se encuentre un rango o que cumpla una condición
de mayor o menor.

En el siguiente ejemplo se ha utilizado la función HOY() para validar que la fecha de

nacimiento no supere la fecha actual.

Figura 5: Validación por fecha

1.6. Longitud de texto
Con este parámetro podremos indicar un tamaño máximo y mínimo para la cantidad
de caracteres.

Para el ejemplo se ha indicado que la columna “Nombres y Apellidos ” solo puede tener
entre 3 y 50 caracteres.

Figura 6: Validación por longitud de texto

1.7. Mensaje de entrada

Si deseamos que se muestre un mensaje de ayuda podremos personalizar el mensaje
de entrada.

Figura 7: Mensaje de entrada

1.8. Mensaje de error
Tenemos la opción de configurar un mensaje de error que se mostrará cuando el
usuario ingrese un dato inválido.

Figura 8: Mensaje de error

Vídeo Validación de datos

Ingrese al vídeo “Validación de datos” que se encuentra en el módulo 2:
1. Explicación de la teoría videos

2. Texto en columnas
Esta herramienta divide el contenido de una columna de texto en varias columnas, Para
esto se deben seguir 3 pasos.

Figura 9: Texto en columnas

Paso 1:
Elegir el tipo de datos del archivo original:

Delimitados: si están separados por tabulaciones, espacios u otros

caracteres. Es la opción que normalmente tienen los datos.

Ancho fijo: si los datos tienen las misma longitud (ancho) en todos los datos
de una misma columna, si es así en el siguiente paso del asistente deberá
indicar el ancho de cada columna.

Figura 10: Texto en columnas – Paso1

Paso 2:
Al seleccionar Delimitados, se deberá seleccionar el carácter usado como separador.

Separadores: Tabulación, Punto y coma, Coma, Espacio, Otro.

Considerar delimitadores consecutivos como uno solo: separador

formado por varios caracteres (dos puntos, por ejemplo) entre los campos.

Calificador de texto: carácter en el que están incluidos los valores del

archivo de texto. Ejemplo: “ ” (comillas).
 Figura 11: Texto en columnas – Paso2

Paso 3:
Deberá seleccionar cada columna e indicar:

Formato de los datos en columnas: Elegir el formato de datos que más se

asemeje a los datos de la vista previa para que Excel pueda convertir los
datos importados correctamente.

Por ejemplo: Si la columna contiene una combinación de formatos, como

caracteres alfabéticos y numéricos, Excel convierte la columna a General.
O como la columna Fecha Nac., se le ha colocado el tipo de dato Fecha
(DMA), de lo contrario lo mostrará en Excel como un número.
 Figura 12: Texto en columnas – Paso3

3. Relleno Rápido
Esta opción permite completar valores en un rango de datos o en una tabla de datos
teniendo como referencia datos ingresados dentro de la misma tabla de datos o en un
rango de datos cercano.

Para activar el relleno rápido podrá usar el botón Relleno rápido.

Figura 13: Relleno rápido

4. Quitar Duplicados
Esta opción nos permite eliminar las filas que contengan valores duplicados, para ello
se seleccionará la columna donde buscaremos los duplicados.

Al finalizar nos indica cuantos valores duplicados fueron encontrados.

Figura 14: Quitar duplicados

Vídeo Validación de datos

Ingrese al vídeo “Texto en columnas y quitar duplicados” que se encuentra en el
módulo 2:

1. Explicación de la teoría videos

5. Importar datos
5.1. Datos externos: de tipo Texto
Ir a la pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo Obtener y transformar
datos, y seleccionar Desde Texto/CSV.

Figura 15: Grupo y transformar datos

En el cuadro de diálogo: Importar datos, se puede seleccionar los archivos de tipo:

*.csv, *.prn y desde luego los *.txt.

Seleccionar el archivo deseado, pulsar Importar y seguir con el Asistente que consta de
3 pasos:

Figura 16: Ventana Importar datos

5.1. Datos externos de tipo Texto/ CSV
Las nuevas versiones de excel detectan automaticamente el separador de los campos
y aplica el formato en base a los valores de los 200 primeros registros.

Las versiones anteriores muestran los 3 pasos utilizados para separar columnas.

Figura 17: Importar datos

Al presionar el botón Cargar, se crea una tabla con los datos importados.

Figura 18: Importar datos – Tabla final

Vídeo Validación de datos
Ingrese al vídeo “Importar datos” que se encuentra en el módulo 2:
1. Explicación de la teoría videos

6. Filtro Avanzado
Permite filtrar los datos de una Tabla ubicando los datos resultantes, ya no como listas
desplegables, sino en las celdas indicadas por el usuario.

Los criterios de filtrado se escriben en un rango diferente al de la Tabla, con los mismos
encabezados de columna (identificadores de los campos). De esta manera se pueden
especificar criterios más complejos.

Figura 19: Filtro avanzado - criterios

Permite filtrar los datos de una Tabla ubicando los datos resultantes, ya no como listas
desplegables, sino en las celdas indicadas por el usuario.

Los criterios de filtrado se escriben en un rango diferente al de la Tabla, con los mismos
encabezados de columna (identificadores de los campos). De esta manera se pueden
especificar criterios más complejos.
6.1. Consideraciones
En el Rango de Criterios se debe considerar lo siguiente:

Si se colocan varios criterios en un misma fila, se estaría construyendo un condicional

de tipo Y, por lo que se deben de cumplir todas las condiciones a la vez.

Ejemplo: Facultad = Agronomía Y Fecha Nac. >=01/01/1995

Si se colocan criterios en filas diferentes, se estaría construyendo un condicional de tipo

O, donde se cumplirá las condiciones en la misma fila y se evaluará como nueva
condición el criterio de la siguiente fila.

Ejemplo: Facultad = Agronomía O Facultad = Química

Figura 22: Filtro avanzado – criterios Y-O

Para especificar intervalos de valores, se podrá duplicar los campos, se colocarán las
cabeceras, con cada dato del rango que se desea cumplir.

Ejemplo: Facultad = Agronomía Y Nota Parcial >= 11 Y Nota Parcial <14

No es necesario colocar todos los encabezados como nombres de campo, basta con
aquellos encabezados que tendrán valores para generar los criterios.

Figura 22: Filtro avanzado – criterios Entre

Vídeo Validación de datos
Ingrese al vídeo “Filtros avanzados” que se encuentra en el módulo 2:
1. Explicación de la teoría videos

Glosario
CSV: Extensión para los archivos separados por comas.
Txt: Extensión de los archivos de texto simple.

Dma: Formato de fecha (Día- Mes-Año).

Referencias Bibliográficas

Enlaces web

Microsoft© Office (2023).Aplicar la validación de datos a celdas. Recuperado el 24 de

marzo del 2023, de:
<https://support.microsoft.com/es-es/office/aplicar-la-validaci%C3%B3n-de-datos-a-ce
ldas-29fecbcc-d1b9-42c1-9d76-eff3ce5f7249>.

Microsoft© Office (2023).Filtrar por criterios avanzados. Recuperado el 24 de marzo del

2023, de:
<https://support.microsoft.com/es-es/office/filtrar-por-criterios-avanzados-4c9222fe-8
529-4cd7-a898-3f16abdff32b>.