Tipos de Eventos

MANEJO DE CONTACTOS
COMERCIALES DE ACUERDO
CON LA ACTIVIDAD DE
MERCADEO
Una oportunidad para abrir mercados, darse a conocer, presentar

productos o servicios y sobre todo congregar personas interesadas en
un fin común.
QUE ES UN EVENTO
La palabra evento puede tener varios
significados: Evento se refiere a cualquier
acontecimiento, circunstancia, suceso o
caso posible. Así, se dice eventualmente o
ante todo evento en previsión de algo que,
conjetural o previsiblemente, pudiera
ocurrir en una circunstancia determinada.
Instructor HERNANDO RUEDA

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CLASIFICACIÓN
POR SU TAMAÑO
– Pequeños, medianos, grandes y mega
eventos
POR EL LUGAR DE DESARROLLO
– Al aire libre, lugar cerrado, en provincia

POR SU TIPO
– Sociales, masivos y/o populares, religiosos,

culturales, deportivos, populares,
empresariales o corporativos.
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CLASIFICACION DE LOS
EVENTOS
Clasificar de acuerdo a sus características, así:
 LABORALES: A este grupo pertenecen las

reuniones de tipo corporativo o empresariales.
 SOCIALES: Son las reuniones de tipo familiar o

civil, establecidas casi siempre por costumbres
o protocolos. Estas reuniones están rodeadas
de emotividad y empeñan al individuo en un
compromiso humano o civil.

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 CULTURALES Y RECREATIVAS: En
este grupo encontramos los diferentes
espectáculos y agrupaciones que
permiten un cambio de actividad y
esparcimiento. Se establecen de acuerdo
a gustos, características y condiciones
físicas de los participantes.
 ASOCIATIVOS: Pertenecen a este grupo

las reuniones de las asociaciones de
profesionales, filantrópicas o gremiales.
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 POLITICOS: Como su nombre lo indica son las
realizadas por los diferentes grupos políticos
con relación a sus objetivos

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EVENTOS DE TIPO CORPORATIVO
O EMPRESARIAL:
 REUNIONES NACIONALES DE VENTAS
 REUNIONES DISTRITALES DE VENTAS
 SEMINARIOS O CAPACITACION
 REUNIONES DE ACCIONISTAS
 PRESENTACION O LAZAMIENTO DE
PRODUCTOS
 CONFERENCIAS PARA EJECUTIVOS
 VIAJES DE PREMIO
 REUNIONES DE JUNTAS DIRECTIVAS

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TIPO FAMILIAR
 BAUTIZOS
 MATRIMONIOS
 CUMPLEAÑOS
 ANIVERSARIOS
 PRIMERAS COMUNIONES

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EVENTOS DE TIPO CIVIL
 INAUGURACIONES
 CONDECORACIONES
 ANIVERSARIOS
 MENCIONES ESPECIALES

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EVENTOS DE TIPO ESPECTACULOS
 GRUPOS DE DANZAS
 CONCIERTOS
 CUENTO
 POESIA
 RECITALES
 BAILES DE GALA
 MUESTRAS FOLKLORICAS
 EXPOSICIONES DE PINTURA
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TIPO ASOCIATIVO
 CONGRESOS
 CONVENCIONES
 SEMINARIOS
 FOROS
 SIMPOSIOS
 MESAS REDONDAS
 CONFERENCIAS
 PANEL
 CONVENCIONES

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TIPO POLITICO
 LAZAMIENTO DE CAMPAÑAS POLITICAS

 ACTIVIDAD POLITICA

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PRINCIPALES CARACTERISTICAS Y
DIFERENCIAS ENTRE UNAS Y OTRAS:
 La diferencia más importante entre eventos

corporativos y eventos asociativos radica en que
en los corporativos, la empresa o entidad que
realiza este evento es quien corre con todos los
gastos que ocasiona, por ejemplo: sitio de la
reunión, hospedaje alimentación, agasajos,
papelería, y otros.

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Asociativas
 En las reuniones asociativas los delegados o

sus respectivos empleadores son los que pagan
todos los gastos que ocasione el evento para
cada uno en particular. Además deberán
proveerse de un sistema de financiación para lo
concerniente sitios de reunión, actos sociales,
papelería, invitados especiales, viajes de
promoción, y otros.
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Característica Común
 Como característica común entre unas y otras
debemos anotar que existen propósitos
similares, como son reunir un grupo de
personas para fines específicos, que es preciso
ofrecer el máximo de comodidades a los
participantes, brindarles el mayor número de
atenciones, resolver en un momento dado sus
requerimientos y procurar que se cumplan los
objetivos para los cuales fue planeado el
evento.
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TIPOS DE EVENTOS

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QUE ES UNA INAUGURACION
Se llama inauguración o ceremonia de
apertura al acto con que se solemniza la
conclusión de un edificio importante como
un templo, hospital, escuela, etc. Se aplica
también a monumentos, estatuas y
eventos

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QUE ES UNA CONFERENCIA
 la exposición en publico de algún tema o
materia por parte de un especialista calificado
 Plática entre dos o más personas para tratar de
algún punto o negocio.

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QUE ES UN SEMINARIO
Un seminario es una reunión especializada
que tiene naturaleza técnica y académica cuyo
objeto es realizar un estudio profundo de
determinadas materias con un tratamiento que
requiere una interactividad entre los
especialistas.

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Características de seminarios
 Siempre que tengan una duración mínima de

dos horas.
 Un número mínimo de cincuenta participantes.

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QUE ES UNA CAPACITACION
 La capacitación es un proceso continuo de

enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se
desarrolla las habilidades y destrezas de los
servidores, que les permitan un mejor
desempeño en sus labores habituales.
 Transmitir los conocimientos necesarios para el
mejor desarrollo, basado en un plan con
objetivos y actividades previstas.

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QUE ES UN CONGRESO
 Un congreso es una reunión o conferencia,

generalmente periódica, donde los miembros de
un cuerpo u organismo se reúnen para debatir
cuestiones de diversa índole, aunque
generalmente con fines políticos.
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CONGRESO
 Reunión de profesionales,
investigadores y otras especialidades
de un mismo campo para discutir y
estudiar cuestiones relacionadas con
su actividad en diversas jornadas de
trabajo.

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CONGRESO
Generalmente no tienen orientación comercial y
se dan cita los investigadores y profesionales
que quieren estar al día.
Son convocadas por asociaciones, sociedades,

colegios profesionales, universidades. Cada
participante paga un cuota de inscripción.

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PRESENTACION O
LANZAMIENTO DE PRODUCTOS

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QUE ES UNA FERIA
Una feria es un evento social, económico

y cultural —establecido, temporal o
ambulante, periódico o anual— que se
lleva a cabo en una sede y que llega a
abarcar generalmente un tema o propósito
común

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UNA FERIA
 Conjunto de instalaciones recreativas que se
montan para una ocasión especial
 Instalaciones en las que se exhiben productos
de un sector industrial.
 Sitio en que se reúnen vendedores de diversas
clases a ofrecer sus productos en días
particulares o de forma permanente.

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QUE ES UN SIMPOSIO
 El Simposio es una reunión de expertos en
la que se expone y desarrolla un tema en forma
completa y detallada, enfocándolo desde
diversos ángulos a través de intervenciones
individuales, breves, sintéticas y de sucesión
continuada.
 Los especialistas exponen durante 15 a 20
minutos y un coordinador resume las ideas
principales. El auditorio formula preguntas y
dudas que los expertos aclaran y responden.

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QUE ES UNA EXPOSICION
Una exposición es un acto de convocatoria,

generalmente público, en el que se exhiben
colecciones de objetos de diversa temática (tales
como: obras de arte, hallazgos arqueológicos,
instrumentos de diversa índole, maquetas de
experimentos científicos, maquetas varias, negro
etc),.
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Exposición
 Exposición, es también referido al acto en el

que una persona habla, expone o desarrolla un
relato ante un auditorio

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QUE ES UN SHOW ROOM
 Se llama show room a un espacio en el
que los fabricantes exponen sus
novedades a los compradores.

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SHOW ROOM
 Los show rooms son característicos del mundo
de la moda si bien recientemente, su empleo se
ha extendido a otros sectores como el mobiliario
o la decoración de interiores. Se trata de
espacios abiertos en los que los diseñadores o
fabricantes exponen sus nuevas colecciones
con objeto de darlas a conocer a compradores y
consumidores. Se dan en la industria del
calzado, joyería y moda en general.

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CONFERENCIAS
Básicamente significa conversar, es una reunión formal a

un nivel de estados más elevado, donde los representantes
se reúnen para estudiar y esclarecer un problema común,
negociar soluciones o elaborar acuerdos. Se reconoce
como disertación o exposición de un tema.
En estas, se le permitirá al auditorio su participación en

cualquier momento, ya sea para hacer preguntas u ofrecer
comentarios cuando lo deseen los oyentes, porque al final
no habrá sesión de preguntas y respuesta. El orador podrá
invitar al auditorio a hacer preguntas y ofrecer comentarios
al final de cada punto principal.

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GRUPOS DE TRABAJO
Son reuniones de un pequeño grupo de personas

elegidas por un órgano representativo de una
asociación, con el fin de estudiar con detalle un
problema concreto acerca del cual establecerán
una serie de recomendaciones distintas a los
órganos superiores de decisión.
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COLOQUIO
Reunión semi formal multidisciplinaria formada

por un número restringido de especialistas de
reconocido prestigio en el ámbito científico de
máximo 25 participantes.
 El objetivo consiste en analizar un tema
científico desde diversas perspectivas. No se
produce una subdivisión

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PONENCIA
Se toman como ponencias trabajos de tipo
monográficos, destinados a la lectura y discusión
colectiva. Los presenta una persona ante algún
evento de tipo científico: seminario, congreso,
simposio, etc. Los organizadores de tales reuniones
son quienes definen el carácter que habrán de tener
las mismas, según los fines que persigan y las
condiciones prácticas existentes. Es aconsejable
que su ponencia se estructure en los tres apartados
clásicos de Introducción, Cuerpo y Conclusiones.

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PROCESOS PARA
ORGANIZAR UN
EVENTO

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5 CLAVES PARA LA ORGANIZACIÓN
DE UN EVENTO:

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DETECTAR LA OPORTUNIDAD
Responder a las preguntas OPN (objetivo,

problema, necesidad)
OBJETIVO : ¿Qué busco lograr con el evento?
PROBLEMA:¿que conflicto puedo solucionar o
minimizar con la realización del evento?
NECESIDAD:¿que requerimientos de la
organización son cubiertos por la realización del
evento?

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EVALUAR RECURSOS
TIEMPO: definir la
fecha del evento con
exactitud de manera
temprana permite
distinguir con que
tiempo se cuenta para
cubrir todos los frentes
de acción

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PERSONAS: definir el equipo de trabajo
y las funciones , la formación del equipo
interno o externo involucrado permite
delegar funciones y definir o desestimar
tareas en función del equipo colaborador.
la conformación del equipo da una idea
cabal de la envergadura que puede
adquirir el evento , aun con escasez de
los otros dos recursos

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DINERO: definir el presupuesto
asignado a la realización del evento
y sus diferentes frentes internos
(contratación del lugar, campaña de
comunicación, convocatoria,
ambientación, oradores, invitados,
promotores, sonidistas, filmadores,
etc.)

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PLANIFICAR
Para cubrir todos los frentes de un evento es fundamental
la planificación, que suele armarse en tres etapas básicas

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
PARTICIPANTES
ORGANIZADORES
CONFERENCISTAS PARTICIPANTES

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•Los organizadores del evento generalmente
están constituidos en comités, a los cuales se
les asignan diversas funciones
•Los conferencistas son los actores o estrellas del

evento. Es decir, son los transmisores o
emisores. A ellos hay que darles un tratamiento
de excepción para asegurarnos que cumplan
adecuada y oportunamente su papel.

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CATEGORIAS DE LOS PARTICIPANTES
DE
LE
AL S
ES
C I DO
G
AD
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O
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S
IN
OB
SE
E S
R
T
V
EN
A
N
D
PO
O R ES
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• FIJACION DE OBJETIVOS
Debe ser clara y definitiva, a su vez, dan su

razón de ser a un evento, pues establecen
los lineamientos y parámetros que regirán
las acciones a seguir servirán de base para
el proceso administrativo
Así mismo influirán de modo determinante
en acciones significativas, como la selección
de sede, de programa de presupuesto y
otros.

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OBJETIVOS
GENERALES

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Duración del evento Fecha del evento
Sitio de reunión: Invitados especiales
Comités Participantes
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ELEMENTOS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
 Todo proceso administrativo es una continua

cadena de acciones, en la cual cada eslabón,
parte, acto o etapa debe estar unido
indisolublemente a los demás.

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Para el proceso administrativo de las reuniones se
considera y acepta como válido lo siguiente
ETAPA MECANICA (TEORICA O

ESTRUCTURAL)
Prevención: ¿qué se puede hacer?

Planeación: ¿qué se va a hacer?
Organización: ¿cómo se va a hacer?

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MECÁNICA:
Se refiere a la estructuración o
construcción de la organización del
evento para el desarrollo .

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PREVISION
 El término previsión implica la idea de
anticipación de acontecimientos y situaciones
futuras, sin lo cual sería imposible hacer planes
y actuar.

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 La previsión es la base necesaria para el
segundo paso cronológico de acción en el
proceso administrativo, es decir, la planeación.

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La previsión requiere, de manera indispensable
ciertas premisas sobre las cuales se puede actuar:
 Fijar los objetivos o fines que se persiguen en

la celebración de un evento.
 Investigar todos los factores al alcance del
pasado, presente y futuro, internos y externos,
positivos o negativos, que ayuden a efectuar el
evento.
 Analizar y comparar las diversas alternativas
de acción (opciones) que proporcionan las
investigaciones y estudios realizados, de
modo que se evalúen cada una objetivamente
para determinar las que ofrecen los menores
riesgos y mayores ventajas.
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Previsión es el elemento de la administración
de eventos que con base en objetivos y metas
establecidas previamente, resultado del análisis
y la investigación, determina el curso de acción
óptimo a seguir

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PLANEACION DE
UN EVENTO PLAN
GENERAL DE
ACCIÓN Y COMITÉ
ORGANIZADOR
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PLANEACION
La planeación es el curso de acciones por

seguir.
Determinación del camino que se tomara
y lo que se hará conjuntamente con las
acciones cronológicas de trabajo para
lograr los objetivos señalados.

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
1. Principio de Precisión: Toda planeación

debe ser precisa y detallada, pues regirá
acciones concretas.
2. Principio de flexibilidad: toda planeación
debe dejar un margen de flexibilidad sujeto a
cambios imprevistos y fuera de control.
3. Principio de unidad: se debe diseñar una
planeación para cada acción y coordinar
todas entre si

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En toda planeación se debe establecer:
1. Reglas
son dictámenes superiores que se

establecen, los cuales no están sujetos
a discusión, cambio o alteración.
2. Políticas
principios generales que sirven para
orientar la reunión, así como para
formular, interpretar y suplir las normas
concretas, son el objetivo de acción.
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3. Procedimientos
Señalan la secuencia cronológica mas
eficaz para obtener los mejores resultados
en cada función concreta. En esencia son la
división funcional de cada acto por realizar.

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PLAN GENERAL DE TRABAJO
(ACCION)

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Programas
Son aquellos planes que establecen
objetivos, secuencia de acciones y tiempo
para realizarlos.
El programa deberá vertirse en forma de

borrador donde se manifieste en mayor o
menor grado y que influirá o afectara la
reunión.
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Las revisiones del primer borrador
del programa y los consecuentes
cambios y alteraciones a éste
agrupara de forma lógica diversas
acciones que, por sus
características y objetivos deben
estar vinculadas.

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ACTIVIDADES DEL PLAN
GENERAL DEL EVENTO
 Fijación de objetivos
 Elaboración de programas académicos
 Elaboración de programas sociales
 Establecer la duración
 Definir el número de asistentes
 Definir pautas publicitarias
 Definición de hospedaje, transporte,
recepción, registro de personal, finanzas,

supervisión y evaluación del evento
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ETAPA DINAMICA (PRACTICA U
OPERATIVA)
 Integración: ¿con qué y con quien se va a

hacer?
 Dirección: ver que se haga
 Control: ¿cómo se hizo?

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DINÁMICA:
Es aquella donde totalmente
estructurada desarrolla de manera
eficiente y ética las funciones
operacionales en toda su variedad
pero coordinada complejidad.
El proceso administrativo es cíclico

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Organización:
Establecer el proyecto asignando

tareas, sujetándolo a reglas, orden,
armonía y dependencia de las partes.

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INTEGRACIÓN:
Consiste en seleccionar y obtener los

recursos financieros, materiales, técnicos
y humanos considerados como necesarios
para el adecuado funcionamiento de un
organismo social., la integración agrupa la
comunicación y la reunión armónica de los
elementos humanos y materiales,
selección entrenamiento y compensación
del personal.

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Dirección:
Llevar correctamente el proyecto
hacia un objetivo determinado, o sea,
encaminar la intención y obras a un
determinado objetivo.
Control:
Comprobar que el proyecto este
avanzando hacia el objetivo
moviéndose dentro de los límites
marcados, utilizando para ello
mediciones numéricas.

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COMITÉ ORGANIZADOR

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La estructura básica de un comité
organizador es:
 Presidente.
 Vicepresidente.
 Secretario.
 Coordinadores.

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Dependiendo del tipo de evento que se
vaya a organizar y del tamaño del mismo se
pueden crear diversos comités
dependientes del comité organizador. los
más habituales en cualquier tipo de evento:
 Comité Ejecutivo.
 Comité Financiero.
 Comité de Personal
 Comité Técnico

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RECUERDE:
EN LA ORGANIZACIÓN DE UN
EVENTO, NUNCA PUEDE DAR NADA
POR HECHO, DEBE ESTAR
SEGURO, QUE ESTA
HECHO

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PRESUPUESTO
PRESUPUESTO PARA ORGANIZAR UN EVENTO

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COMO DEFINIR
PRESUPUESTO?
UN PRESUPUESTO ES LA PREVISIÓN DE
GASTOS E INGRESOS PARA UN
DETERMINADO LAPSO O TIEMPO.
PARA DEFINIR UN PRESUPUESTO EN LA

PARTE DE EVENTOS TENDRÍAMOS QUE
MIRAR QUE TIPO DE EVENTO Y QUE
RECURSOS TENEMOS A DISPOSICIÓN

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PRESUPUESTOS SUJETOS A UN
EVENTO
Este tipo de concepto presupuestarios es el que mas

se aplica en la mayoría de los eventos organizados
por asociaciones y organismos similares. El
programa general de trabajo señalara en su
cuantificación el presupuesto requerido para
ejercerlo. En la elaboración de dicho presupuesto se
estimaran de manera realista las posibilidades de
recuperación que mediante patrocinios, cuotas de
inscripción y otros medios de ingresos se generen.
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BASE DE UN PRESUPUESTO
EL PRESUPUESTO ES UN INSTRUMENTO
IMPORTANTE, UTILIZADO COMO MEDIO
ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN
ADECUADA DE CAPITAL, COSTOS E
INGRESOS NECESARIOS EN UNA
ORGANIZACIÓN.
SE BUSCA UN PUNTO DE EQUILIBRIO
FLUJO DE EFECTIVO

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TIPOS DE EGRESOS E INGRESOS
EGRESOS
 EGRESOS FIJOS
 EGRESOS VARIABLES
INGRESOS
 CUOTAS DE INSCRIPCION O REGISTRO
 CUOTA DE ACOMPAÑAMIENTO
 CUOTAS EXTRAS
 SUBSIDIOS O CONTRIBUCIONES
 PATROCINIOS
 EXPOSICIONES

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TIPO DE CUOTAS DE INSCRIPCION
CUOTA DE INSCRIPCION CON TODO

INCLUIDO:
Esta abarca todo gasto posible del
convencionista, como transporte
aéreo ,traslados, hotel, eventos sociales,
sesiones tecnico-cientificas, eventos deportivos,
culturales o turísticos, etc.

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 CUOTAS DE INSCRIPCION LIMITADAS: Que incluyen
solo materiales y sesiones de trabajo, con posible uno o
dos eventos de carácter social.
 CUOTAS EXTRA LIMITADAS: Son las que
normalmente se ejercen cuando el evento se celebra en
una ciudad en la que se espera una gran participación
local, que no requerirá transporte, hospedaje, alimentos,
etc.
 CUOTAS ESPECIALES: Son aquellas que se aplican a
los acompañantes, visitantes locales, expositores, etc.

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ORGANIZACIÓN DE UN PRESUPUESTO
 PREVISIÓN
 PLANEACIÓN
 FORMULACIÓN
– Presupuestos Parciales: Se elaboran en forma analítica,
mostrando las operaciones estimadas por cada departamento de
la empresa; con base en ellos, se desarrollan los:
– Presupuestos Previos: Son los que constituyen la fase anterior a
la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a:
 APROBACIÓN
 La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da
lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para
dar lugar al:
 PRESUPUESTO DEFINITIVO
 Es aquél que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el
período al cual se refiera

LIZCANO
GRACIAS POR SU ATENCION

LIZCANO

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Instructor HERNANDO RUEDA

– Al aire libre, lugar cerrado, en provincia

– Sociales, masivos y/o populares, religiosos,

 LABORALES: A este grupo pertenecen las

 SOCIALES: Son las reuniones de tipo familiar o

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 ASOCIATIVOS: Pertenecen a este grupo

Instructor HERNANDO RUEDA

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 LAZAMIENTO DE CAMPAÑAS POLITICAS

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 La diferencia más importante entre eventos

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 En las reuniones asociativas los delegados o

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 Siempre que tengan una duración mínima de

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 La capacitación es un proceso continuo de

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 Un congreso es una reunión o conferencia,

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Son convocadas por asociaciones, sociedades,

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Una feria es un evento social, económico

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Una exposición es un acto de convocatoria,

 Exposición, es también referido al acto en el

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Básicamente significa conversar, es una reunión formal a

En estas, se le permitirá al auditorio su participación en

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Son reuniones de un pequeño grupo de personas

Reunión semi formal multidisciplinaria formada

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Responder a las preguntas OPN (objetivo,

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•Los conferencistas son los actores o estrellas del

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Debe ser clara y definitiva, a su vez, dan su

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