Redefinamos los

buenos negocios
centrum.pucp.edu.pe

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 Mg, Lic Julio Esquivel

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 Objetivos

Identificar los elementos de la planificación de compras y abastecimiento

Reconocer la importancia de la adecuada gestión de la cultura del capital humano en los procesos de compras

Gestionar procesos de compra y abastecimiento

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 I. ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.

(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).

Significa definir:

A) Qué necesita la organización Planificación de Compras

B) Cuánto necesita
Plan de
Compras
C) Para cuándo lo necesita

D) Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado.

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 ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE
COMPRAS
Definición de Selección del Reunión equipo Validación Subida Seguimiento
requerimiento mecanismo de Elaboración Plan del plan a
e trabajo Presupuestaria Del Plan
compra la Web

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ACTIVIDADES: ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES

1. Revisar stocks. 1. Determinar 1. Reunión de 1. Se valida la 1. Se elabora un 1. Subida del 1. Seguimiento

2. Ver datos tipo de encargado de aprobación plan de compras Plan de en el año del
históricos (lo compra y compras con sus presupuestaria con sus Compras al Plan Anual de
comprado y tiempos que Jefes para para la lista de actividades de Sistema Compras en
consumido el año demorará el validar sus compras. seguimiento e ChileCompra. base a
pasado). proceso. Se previsiones y identificación de programa.
3. Reunión de crea lista y revisar si existen responsables.
trabajo con detalle con nuevos (Programa de
quienes necesitan las compras proyectos. Se ejecución de
insumos a realizar. actualiza lista de actividades).
estratégicos compras.
(usuarios internos).
4. Revisar
cumplimiento Plan
anterior.

Plan de Compras

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 EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS

Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para

impresora tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es
bastante razonable suponer que dicho consumo rondará la misma
cifra el año siguiente.

Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los

cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que
algunos de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los
consumos de la institución. Por ejemplo, un proyecto de
modernización del sistema informático puede acarrear la eliminación
de ciertos formularios, por lo que en este caso, es muy probable que
disminuya el consumo de papel, debiendo entonces comprar menor
cantidad de resmas.

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 IMPORTANTE

 La planificación no podrá realizarse exitosamente si

Abastecimiento funciona como oficina de emergencias dedicada
a “apagar incendios”, lo que necesariamente implicará
insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones entre unidades
y funcionarios.

 La planificación de compras sólo es posible si existe un

compromiso organizacional de todas las partes.

 Considerar los stocks de productos que tenemos cuando

planificamos.

 En resumen, una buena planificación nos permite además

controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones
y así poder tomar mejores decisiones a futuro.

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 INICIO

II. “PROCESO DE
Definición de
ABASTECIMIENTO”
requerimiento
1 Selección del
mecanismo de
compra
Llamado y recepción
2 de ofertas
3 Evaluación de
ofertas
Planificación 4
de Compras
Adjudicación oferta
5
Recibo de
producto o
FIN
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de
la compra

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 II ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro
organismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valor
estimado.

1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

Debe tener como mínimo listado de los bienes y/o servicios que se
contratarán, detallándose de acuerdo a la política de compras. Este
plan como mínimo debiese tener:
 Descripción del bien o servicio
 Código del clasificador de rubro utilizado
 Cantidad del bien o servicio
 Monto estimado
 Modalidad de adquisición (catálogo electrónico, licitación, etc).
 Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.
 Debe estar presupuestado
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 SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN:

 Usuarios principales

 Si es una compra simple o estratégica

 Cronograma del proceso para las compras complejas

 Fuentes de financiamiento

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 ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

 Precios competitivos para los compradores.

 Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de

compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra,
coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra),
menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

 Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo

necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los
requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo
que evidentemente aumenta su satisfacción.

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 ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

 Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos

en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y
distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de
evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
 Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y
planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos
para otras actividades.

 Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras

urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que
realizar importantes compras urgentemente.

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 ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

 Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será

posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita
disminuir los stocks y sus costos asociados.
 Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.

 Tener un registro histórico.

 Controlar y trasparentar los gastos.

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 III ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA
PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Seguimiento del
Plan

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 Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando
medidas correctivas oportunamente.
 Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos
avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
 Compras planificadas v/s realizadas

 Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el

costo, tiempos, etc.)
 Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las
causas que originan las desviaciones.
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 RESUMEN

Identificar
desviaciones
Programación de las Analizar causas
actividades Ejecutar Evaluar
1. 2. Problemas de
planificación
Programación de las Problemas de
licitaciones ejecución

Proponer mejoras
y/o medidas
Ajustar
3. correctivas

Modificar el plan de
compras

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 Gestión del capital humano en los procesos de compras.

Los Procesos de Compra y Adquisición, por medio de los cuales, una

empresa u organización intenta surtir de las materias primas y/o los
bienes necesarios para sus procesos productivos o de intercambio
comercial, se ven mediados y afectados por las personas que en ellos
participan.

Todo proceso de compra se ve mediado por las interacciones

humanas que en él se suceden, se hace necesario el desarrollo
de contenidos y habilidades concernientes a la eficaz y eficiente
gestión de los procesos de intercambio comercial.

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 LIDERAR EQUIPOS

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 Al enfocar los Procesos de
Compra desde una perspectiva
que releve la importancia de la
Gestión del Recurso Humano
(RR.HH) potenciando la calidad
del Servicio de que se hace
facilita el desarrollo de otros
procesos que generan relaciones
humanas favorables entre la
empresa y sus proveedores.

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 Acciones concretas que, impactaran en la solidez entre las
personas

Desarrollar intercambios comerciales respetando los tiempos

de los diversos interlocutores

Practicar la comunicación efectiva y la escucha activa

Buscar soluciones desde una perspectiva de negociación

Desarrollar la empatía

Desarrollar intercambios comerciales respetando los tiempos

de los diversos interlocutores

Mostrar interés por las necesidades de los clientes internos y

externos.

Propender a un trato cordial y afectuoso

Pedir disculpas o excusarse cuando sea necesario

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 CASO

Gestión de Compras MRO en Nypro China

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