Comunicación

inadecuada genera
resultados
inesperados
BUENAS PRACTICAS
DE DOCUMENTACIÓN
 ¿Por qué
documentar?

 ISO 9001 es una norma internacional que

se aplica a los sistemas de gestión de
calidad (SGC) y que se centra en todos los
elementos de administración de calidad con
los que una empresa debe contar para
tener un sistema efectivo que le permita
administrar y mejorar la calidad de sus
productos o servicios.
¿Qué es la documentación de un
sistema de gestión de la calidad?
La documentación es el soporte del sistema de
gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo
las formas de operar de la organización sino toda la
información que permite el desarrollo de todos los
procesos y la toma de decisiones.
 Modificar
Elaborar Revisar Autorizar Cancelar Distribuir Archivar
o actualizar
 BPD

 Prevenir errores potencialmente generados en

comunicaciones orales.
 Definir especificaciones y procedimientos,
 Asegura que todo el personal involucrado en la
manufactura, proceso o departamento cumpla
y aplique en su totalidad las especificaciones y
procedimientos
 Soporte para las auditorías internas y externas.
 Definición
 Un documento es la información y su medio de
soporte.
 Y sirve para orientar a las personas en relación
algún proceso, procedimiento, tarea etc;
 Muestra cómo la actividad debe ser
ejecutada.
 Los procedimientos normalizados (PNO)
(POES), instrucciones de trabajo, manuales,
estados financieros, nominas, Print card, carta,
etc. son ejemplos de este tipo de información
documentada.
 Registros

 Los Registros, ellos sirven como “prueba” de que

algo sucedió.
 son las evidencias de las tareas realizadas en el
sistema de gestión de la calidad.
 Las fotos, vídeos, minutas, evidencias de
auditorías, lista de asistencia, exámenes,
propuestas firmadas por clientes, formularios de
datos rellenados son ejemplos de este tipo de
información documentada.
Requisitos para
elaboración de
documentos

 Todos los documentos

emitidos en la empresa
deben estar escritos en
español,
 pueden existir en papel,
medios electrónicos.
 Ser legibles, emplear un
vocabulario sencillo y
organizarlos de manera tal que
sea posible su fácil comprensión
y localización.
 Los registros ser escritos con tinta
indeleble en color negro o azul.
 Todo documento debe ser revisado y actualizado con regularidad.
 Espacio suficiente para registro de datos
Corrección adecuada de errores
 Trazables
 Archivados por lo menos 1 año, aunque hayan vencido.
Ejemplo de elaboración de registro
 1 2 3 4 5

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CHECK LIST
ORDEN Y LIMPIEZA
√ √ √
INSTRUCCCIONES: C ó digo : FO-ELV-06 -0 1
Programar los días del mes que será efectuada la actividad de Limpieza, sombreando el recua dro
correspondiente.
MES/AÑO: Vig ent e a p artir d e: 25-AGO-2020

Al final de cada día, marcar con un √ a las actividades realizadas e iniciales de quien realizó la
a ctividad. Ve rs ió n 01
D: dia rio, DS: dos veces por semana , S: semanal, Q: quincenal, M:mensual o PRN: por razon
necesa ria . SUCURSAL / ÁREA
RESPONSABLE DE TAREAS FRECUENCIA TAREA / ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

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N°

1 √ √ √

2 √ √ √

3 √ √ √

4 √ √ √ √ √ √
5 √ √ √

6 √ √ √

8
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9 √ √ √

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11 √ √ √ √ √ √
Vo. Bo. Encargado
(supervisor de las LDMF LDMF LDMF LDMF LDMF LDMF LDMF LDMF LDMF LDMF LDMF
acciones):

OBSERVACIONES :
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√ √ √

LDMF LDMF LDMF

Vo. Bo. Depto de Calidad Vo. Bo. Jefe de Área

Corrigiendo la documentación
Cuando se cometen errores en la documentación hay solo una manera de corregirlo:
 Trazar una línea sobre el error
 Escribe la información correcta en el espacio en blanco mas cercano al error
 Escribir la fecha en que se esta corrigiendo
 Y firmar
Si NO se puede hacer la corrección enseguida del error, se debe buscar un espacio en
blanco y hacer la corrección; se debe colocar un asterisco en el error y otro asterisco
en el lugar donde colocaste la corrección. Todas las correcciones deben hacerse en la
misma cara de la hoja en la que se encuentra el error, nunca debe hacerse por el
reverso.
NO OLVIDAR

 Sobrescribir,
 No usar corrector y/o lápiz
 No usar tintas rojas o de colores
 Dejar espacios en blanco sin cerrar con
diagonal
Las buenas practicas de
documentación son parte
esencial del sistema de gestión
de calidad, y como tal debe
existir en todos los aspectos de
las Buenas Practicas de
Manufactura.