ASPECTOS REQUERIMIENTO INDICADOR CUMPLE SI/NO OBSERVACION

  Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o ¿Se detecta humedad o se conoce que el      
050 del 2000 problemas de inundación y que ofrezca estabilidad terreno está en una zona de posible
  inundación?
 

Ubicación

  Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con ¿Se conoce que los pisos, muros y puertas son      
material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a de materiales de alta resistencia mecánica
  la abrasión ignífugos y poca abrasión?

Estructurales

    ¿Se detecta que el depósito cumple con los      

requisitos básicos para la manipulación,
    transporte y seguridad de los documentos

  La manipulación, transporte y seguridad de la documentación

Capacidad de almacenamiento

  Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben ¿El depósito de archivo cuenta con control en      
contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la el asesor y con un sistema de seguridad
  seguridad de los acervos básico?

Distribución

  Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto ¿Existe una persona encargada de la limpieza      
que no incrementa la humedad ambiental general del depósito?
 

Mantenimiento
 Aspectos Requerimiento observaciones Cumple
Si/No

  Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de Se detecta humedad o se conoce que el terreno está en  
  inundación y una zona de posible inundación
que ofrezca estabilidad.
 
 
Ubicación

Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible Detecta contaminación por las industrias adyacentes o se  
peligro por atentados u Objetivos bélicos. conoce de este situado en una zona de conflicto bélico
Chequeo

Prever el espacio suficiente para albergar la documentación Se detecta que el espacio del deposito  
acumulada y su natural incremento. es suficiente para aberrar la documentación existente y
para el crecimiento de esté

    Se detecta que la placa del depósito,  

Si se utilizan estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá
  estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1.200 k/mt2, cifra que se esta en deterioro o se conoce de problemas de
Estructurales deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño grietas en la placa
señalado.

Se ha realizado un estudio reciente sobre la  

estructura del edificio
Criterio Cumple No cumple Observaciones

Características de terreno sin riesgo de humedad subterránea o problemas de     Se encuentra dentro del rango de ubicación que indica el acuerdo 049
inundación y que ofrezca estabilidad del 2000
 

Si

Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posibles peligro por     Se encuentra dentro de los rangos estructurales que indica el acuerdo a
atentados u objetivos bélicos 049 del 2000
Si

Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural      

incremento
Si

Si se utilizan estanterías de 2.20 más de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá     Se encuentra dentro del rango de la capacidad de almacenamiento del
estar dimensionada para soportar una carga mínima acuerdo 049 del 2000
Si
Descripción Si No Observacion
La empresa maneja archivos     No todos tienen conocimiento
X

La empresa tiene conocimiento sobre la ley     El archivo mantiene desorganizado ya que

de archivo todos manipulan el área de archivo y no todo
X tienen los conocimientos previos sobre este
manejo que se le da

Manejan soporte documental      

X

Todo documento que llega a la empresa es      

radicado
X

La empresa deja evidencias de los     Manejan copias de evidencias

documentos enviados
X