AUDITORIA DE GESTIÓN Y

AUDITORÍA OPERATIVA
 AUDITORIA

• Proceso sistemático , independiente y

documentado para obtener evidencia y
evaluar objetivamente con el fin de
determinar la extensión en los que se
cumplen los criterios de la auditoria
 TERMINOLOGIA
• Auditor : Persona calificada para llevar a cabo
una auditoria
• Auditor Líder :persona calificada para dirigir y
desarrollar una auditoria
• Auditado : persona u organización sometida a
una auditoria.
• Calificación del auditor :La combinación de
mínima educación, entrenamiento, trabajo y
experiencia en auditorias y competencias
poseídas por el auditor.
 OBJETIVOS DE LA

AUDITORIA
• Determinar Conformidad
• Determinar la eficacia del sistema
• Verificación del cumplimiento legal
• Proveer oportunidad para mejorar
• Provee retroalimentación para acciones
correctivas y preventivas-
 TIPOS DE AUDITORIA

• Auditoria de PRIMERA PARTE

Son las llamadas auditorias internas .(cliente,
auditor y auditados son internos)
• Auditoria de SEGUNDA PARTE
Es la auditoria por un ente interesado (Ejem. un
cliente)
• Auditoria de TERCERA PARTE.
Es la auditoria por un ente independiente( Ejem. un
organismo de certificación )
 FASES DE LA AUDITORIA

CUATRO FASES
• Planificación y preparación
• Ejecución
• Reporte
• Seguimiento
 Definición
•
Proceso metodológico que mide y evalúa la efectividad
del desempeño de la supervisión en la ejecución de las
actividades sistemáticas que le asigna el Programa de
Control de Riesgos y Pérdidas Operacionales

¿cuáles son las

Buscar debilidades?
¿cuáles son las
causas?
¿cuáles son las
soluciones?
Objetivos
• Orientar
• Mejorar
• Estimular
• Apoyar
• Comparar
 SISTEMA DE SSA BASADO EN OHSAS 18000

REVISION DELDEL
REVISION ESTADO INICIAL
ESTADO
Referencias
INICIAL
Referencias
REVISION DE LADE
REVISION DIRECCION
LA
DIRECCION
Recopilación
Recopilación de
de Datos
Datos //
Informe de SSA
Informe de SSA LIDERAZGO Y
LIDERAZGO Y COMPROMISO
COMPROMISO

Política // Objetivos
Política Objetivos // Metas
Metas // Divulgación
Divulgación

PLANEAMIENTO
PLANEAMIENTO DEL
DEL SISTEMA
SISTEMA SSA
SSA

Organización
Organización // Planificación
Planificación // Administración
Administración del
del
COMPROBACION Riesgo
COMPROBACION Y
Y ACCION
ACCION Riesgo
CORRECTIVA
CORRECTIVA

Monitoreo
Monitoreo yy Medición
Medición de
de desempeño/
desempeño/
Acción
Acción correctiva y acción preventiva
correctiva y acción preventiva //
Registros / Auditoría
Registros / Auditoría IMPLEMENTACION
IMPLEMENTACION Y
Y OPERACION
OPERACION

Capacitación
Capacitación // Comunicación
Comunicación
Documentación
Documentación // Control
Control Operacional
Operacional //
Preparación
Preparación y respuesta para la
y respuesta para la emergencia
emergencia
Elementos del Sistema
Flujo de Control
Flujo de Información
 Sistema Calidad + SSA
Los procedimientos de
Estándares de gestión de AC y
Gestión
SSA son los mismos.
Actualmente tendríamos
Procedimientos o
que hacer algunos
Instructivos cambios para que eso
Operacionales ocurra.

Procedimientos de
Sistema AC
+
Gestión

Procedimientos
= Registro de
Procedimientos Evidencia Procedimientos
Operacionales
Operacionales de SSA
Estándares de
Gestión

Sistema SSA Sistema Integrado

 ETAPAS DE LA DIRECCIÓN
ESTRATÉGICA

 DIAGNOSTICAR

 FORMULAR

 IMPLEMENTAR

 IMPLANTAR

 EVALUAR (AUDITORIA)
 Proceso
Revisar
ACTIVIDADES Y ESTANDARES

Definir
UNIDADES A AUDITAR

Realizar
INTERVENCIONES EN TERRENO

Examinar/Probar
EFECTOS DEL DESEMPEÑO

Aplicar
CORRECCION O REFUERZO
 Modelo operativo

Preparación

Planeamiento Ejecución Registro Seguimiento

Evaluación
 PLANIFICACION
Alcance de la Auditoria :
• Limites de la auditoria
• Áreas
• Toda la planta

• El alcance de la auditoria puede no cubrir

todo el SIG
 PLANIFICACION

CRITERIOS DE LA AUDITORIA
• Norma
• Documentación del SGC
• Legislación y otros requisitos
• Resultados de auditorias
previas.
 EJECUCION

1.Listas de Verificación

2.Entrevistas

3.Evidencias Documentadas

4.Observación Directa

5.Notas
5.Nota
 Requisitos
» No ser demasiado formal

» Estar adaptada a la empresa

» Ser instrumento de entrenamiento

» Considerar problemas circunstanciales

» Ser flexible, racional, beneficiosa

» Estar correlacionada con otras auditorías

 Instrucciones
¿cuándo? De acuerdo a programa

¿qué y Áreas más críticas por su pérdidas

dónde? Niveles directivos más decisivos

Ejecutivos de operaciones
Especialistas
¿quiénes? Staff asesor
Auditores externos

Capacitando a los auditores

Aplicando principio 80:20
¿cómo? Aplicando criterios aceptados
Preparando la intervención
Desarrollando líneas de interrogatorio
 Tipos de Auditorías
• Por tipo: Auditoría de Gestión
Auditoría de Operación

• Por metodología: Base o Diagnóstico

Seguimiento
 Tipos de Auditorías
• Auditoría de Gestión o Administrativa:
Esta auditoría tiene por objetivo Identificar y
Evaluar las herramientas o actividades
Involucradas en el Sistema, Plan o
Programa auditado
• Auditoría Operativa: Esta auditoría tiene
Como objetivo evaluar la calidad y cantidad
de actividades obtenidas de las herramientas de
Gestión realmente ejecutadas en campo
 Tipos de Auditorías

• Base o Diagnóstico: Esta auditoría utiliza una

base tipo para diagnosticar, de acuerdo a la
empresa auditada, no se en fundamenta en el
Sistema, Plan o Programa, más bien evalúa el
mismo.
• Seguimiento: Esta auditoría evalúa el nivel de
cumplimiento en calidad de las herramientas y
actividades del Sistema, Plan o Programa. Se
fundamenta en el mismo
 Tipos de Diagnósticos

• Diagnóstico al nivel oganizacional

• Diagnóstico al nivel de Recursos Humanos
• Diagnóstico al nivel de Operaciones y tareas

EL PROCESO
PASOS
1. Selección de la base y herramientas
Diagnóstico 2. Selección de las cartillas
3. Selección de las muestras
4. Aplicación de auditoría de gestión y
operación
 Medición de la calidad de las actividades

• Cumplimiento del requerimiento de las

técnicas de control de pérdidas
• Cumplimiento de las metodologías de las
herramientas evaluadas
• Cumplimiento de la coherencia y relación
de la herramienta entre la gestión y la
operación
• Nivel de utilidad de la herramienta en
operación
 Herramientas de la Auditoría

Gestión Entrevistas

Encuestas

Análisis de Documentos
Análisis de Archivos
 Herramientas de la Auditoría

Operación Inspección
Observación

Entrevistas
Verificaciones de Campo
 Metodología
• Cuantitativa: Consiste en la aplicación de
cartillas de evaluación cuantitativa sobre la base
del elemento o herramienta a auditar. Para la
evaluación se aplicará una muestra válida no
inferior del 30 % de las actividades a realizar por
herramienta
• Cualitativa: Consiste en evaluar el cumplimiento
de la técnica evaluada, de acuerdo a la
herramienta seleccionada. Para la verificación
de campo se podrá utilizar el 30 % de las
actividades por herramientas.
 Requerimientos
• Reunión de apertura registrada. Dependiendo
de la formalidad de la auditoría deberán firmar
todos los implicados en la misma
• El auditor debe conocer la metodología que se
aplicará, sobre la base del estándar que lo
rige.
• En el caso de las auditorías de seguimiento se
evaluará sobre la base de los estándares de
gestión del Sistema, Plan o Programa y los
estándares operativos
• Para las auditorías operativas es
recomendable que el auditor conozca de la
operación y las tareas a realizar.
• Es recomendable manejar un máximo de 04
auditores de campo
 Elementos del Sistema de
Dirección OHSAS
Requisitos Generales

Política de OHSAS

Planeamiento para la identificación de riesgo

valoración de riesgo y control

Requisitos Legales
 Elementos del Sistema de
Dirección OHSAS
Programas de Dirección

Estructura y Responsabilidades

Definiciones-Línea de Dirección

Documentación de
Funciones y
Responsabilidades
 Elementos del Sistema de
Dirección OHSAS
Entrenamiento, conocimiento y
competencias

Preparación de la Emergencia y Respuesta

Medidas de la Actuación y Supervisión

Accidentes, Causalidades, Inconformidades

y acciones Correctivas y preventivas

Revisión de Dirección
 Modelo General de Auditorías

Evaluación
Selecciónde
Selección de documentos
Selección
Selección
Lasherramientas
Las herramientas Selección
DelTipo
Tipode
de Selección
Del
AAaudita,
audita,dentro
dentro
Auditoríaaa Delas
De las Resultados
Auditoría Entrevistas Resultados
DelPlan,
Del Plan,Sistema
Sistema Muestras
Aplicar
Aplicar Muestras
OOPrograma
Programa
Inspecciones/
Observaciones/
Verificación
Referencias
Referencias

Revisión
Revisión
Seguimiento
Anterior
 RESUMEN DE AUDITORÍA BASE O DIAGNÓSTICO

FALTA DE CAUSAS
CONTROL
Filosofía BASICAS

Objetivos Falta o • Factor

incumplimiento Humano
Políticas de Política de • Factor
Protección de Técnico
Planes de los Recursos
acción

Estándares de Gestión
PA S D FP FT
Desarrollo sistemas de información
Y Documentación
I S A M E C
Estándares de Operación
EVALUACION DE SEGUIMIENTO
DEL DESEMPEÑO EN EL
PLAN

• La incidencia de los factores

personales
• Si la acción directiva es coherente
ES VERIFICAR

• El desempeño versus los recursos

• Las desviaciones y/o las
distorsiones
• Las necesidades de formación y
desarrollo
• Qué personas / áreas merecen
reconocimiento.
• La correlación entre desempeño y
resultados
 LA ESTRUCTURA DE LA
ADMINISTRACION DE RIESGOS

AR Ajuste
Implantación

Auditoria
Implementación
Planes de Transferencia Formulación
Planes de Control y Retención Tratamiento
Control Financiamiento Inventario
Eliminar Controlar Tratar Transferir
Identificación y Evaluación del Riesgo
 LA ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
• Auditoría • Ajuste
• Planes de transferencia
• Implantación
• Planes de Control y
Retención
• Control - Financiamiento • Formulación
• Eliminar, Controlar,
Retener, Transferir • Tratamiento
• identificación y evaluación
del riesgo
• Inventario
MODELO DE CAUSALIDAD DE ACCIDENTES Y PERDIDAS
Frank E. Bird Jr.

¿Por Qué? ¿Por Qué? ¿Por Qué? ¿Por Qué?

FALTA DE CAUSAS CAUSAS ACCIDENTE PERDIDAS

CONTROL BASICAS INMEDIATAS
PROGRAMAS
INADECUADOS
FACTORES
ESTANDARES PERSONALES ACTOS Y CONTACTO
INADECUADOS CONDICIONES CON PERSONAS
DEL PROGRAMA SUB - ENERGIA PROPIEDAD
FACTORES ESTANDARES O PROCESO
CUMPLIMIENTO DEL TRABAJO SUBSTANCIA
INADECUADO DE
ESTANDARES

Causas Acontecimiento Efecto

 Queso Suizo
Hoyos / Debilidades
Debido a fallas activas

Hoyos / Debilidades
Debido a fallas latentes
 Modelo de Causalidad
Fallas
Fallas Latentes Activas

INCIDENTE
TAREAS Y ACCIONES
FACTORES CONDICIONES INDIVIDUALES DEFENSAS/
ORGANIZACIONALES DE ENTORNO O GRUPALES BARRERAS
 PASOS DE LA AUDITORÍA
• ACTITUD POSITIVA
• SELECCIÓN DEL TIPO DE AUDITORÍA
• SELECCIÓN DE LAS HERRAMIENTAS A AUDITAR
• PREPARACIÓN DE LAS CARTILLAS DE REGISTROS
• REUNIÓN DE APERTURA REGISTRADA
• SELECCIÓN DE LAS MUESTRAS
• APLICACIÓN DE CARTILLAS DE EVALUACIÓN
• APLICACIÓN DE ENTREVISTAS
• REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN
• VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES
• APLICACIÓN DE MUESTRAS DE CAMPOS PARA AUDITORÍA
OPERATIVA
• IDENTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES
• REUNIÓN DE LA EVIDENCIA
• REUNIÓN DE CIERRE
• ELABORACIÓN DEL INFORME
1.LISTAS DE VERIFICACION
• Son listados de preguntas que formulara
el auditor al auditado
Ventajas:
• Puede ayudar a optimizar el tiempo
• Evita tener que confiar solamente en la
memoria
• Ayuda al auditor , en especial cuando no
tiene experiencia , a guiar el orden de
la auditoria.
 2. ENTREVISTAS
• Debe explicarse inicialmente el propósito de la
auditoria
• Debe mostrarse una actitud positiva
• Hay que lograr que el auditado se sienta cómodo
• Las preguntas debe ser abierta. Se debe evitar la
guiadas
• El entrevistador debe ser amable y diplomático
• Se debe saber hablar con todos
los niveles.
 Aplicación de entrevistas
• Preséntese y explique el objetivo de la auditoría.
• Explique la metodología de la auditoría
• Sea amable y no sea insistente
• Haga preguntas cerradas. Lleve preguntas
preparadas, en caso de ser necesario formule
preguntas sobre la base de las mismas
• Para la evaluación de los niveles de
conocimiento formule preguntas precisas
• En las entrevistas con los trabajadores logre un
acercamiento, mediante una instrucción al
finalizar la entrevista
 2. ENTREVISTAS
• Tipos de preguntas :
• Abierta : Es aquella que genera un flujo
de información. Ejemplo . Podría describir
los riesgos relacionados con su trabajo?
• Cerradas : Son aquellas que conducen a
un SI o NO .Ejemplo : Tiene un
procedimiento de Producto no conforme?
• Guiadas: Es aquella que supone o indica
un tipo de respuesta.
Esta área tiene muchos impactos
ambientales negativos ¡no es cierto?
 3. EVIDENCIAS
DOCUMENTADAS
• Es toda aquella información , material
que sirve para demostrar el
cumplimiento o no .
• Procedimientos
• Instructivos
• Registros
• Planes y Programas
 4.OBSERVACIÓN DIRECTA
• Es de gran importancia observar la actuación
del personal ya que mostrara como se
efectiviza lo descrito en los procedimientos.
• Preste especial atención a aquellas
actividades que se están desarrollando sin
saber que el auditor esta observando
• El auditor debe ser curioso sin llegar a ser
indiscreto

VER PARA CREER

 5. NOTAS
Se debe tomar nota de al menos :
• Nombre y función del personal entrevistado
• Observaciones localizadas ( con detalle )
• Cuestiones pendientes de aclarar
• Desviaciones encontradas
• Comentarios
• Llevar siempre hoja de notas, o cuaderno,
DESCONFIE DE SU MEMORIA.
• Tome notas.
 HALLAZGOS

• La información que el auditor obtiene

durante la investigación puede
clasificarse en :
• Cumplimientos
• Observaciones
• No conformidades.
 Como redactar una No
conformidad

• Debe redactarse describiendo con

precisión la evidencia .Debe tener dos
partes:
• El requisito ( lo que debería haber sido )
• La evidencia (lo que realmente se
encontró)
 Como redactar una No
conformidad
• 1.- Colocar el aspecto de la norma de
referencia que no se cumple : conviene
repetir escuetamente la frase textual
donde se hace referencia en la norma o
en la documentación del SGA.
 Como redactar una No
conformidad
• 2.- Colocar el aspecto que no cumple la
exigencia del punto anterior:debe describirse
con precisión la evidencia de que no cumple la
norma o el documento del sistema.
 INSPECCIONES
PLANEADAS

PROCESO PRODUCTIVO

EQUIPO MATERIALES AMBIENTE

CONDICIONES SUBESTÁNDARES

PROCEDIMIENTOS DESGASTE
INGENIERIA COMPRAS MANTENCIÓN Y DE
MÉTODOS
MATERIAL

FALTA / FALLA DE CONTROL

 CLASES DE INSPECCIÓN

INSPECCIONES DE LA NO PLANEADAS
CONDICIONES FÍSICAS GENERALES
Y DEL FUNCIONAMIENTO PLANEADAS

ESPECÍFICAS

La INSPECCIÓN PLANEADA es una actividad operativa que se

realiza de modo sistemático y permanente, con el fin de detectar,
analizar y controlar los riesgos incorporados a E*M*A que puede
afectar el funcionamiento de los procesos productivos,
comprometiéndose los resultados.
 Observación de Tarea

• Actividad operacional que realiza el

supervisor para verificar que cada tarea
crítica se ejecuta según un procedimiento
vigente, establecido como correcto.
 Formas de observar el

DESEMPEÑO
ocasional
Informal
intencional

completa
Planeada
selectiva
 Planeamiento
 Inventario de tareas críticas

 Grado de atención
 Estándares de ejecución
 Programación
 Preparación
 Seleccionar al trabajador

 Decidir avisar o no
 Revisar antecedentes
 Revisar procedimiento
 Decidir la oportunidad
 Ejecución
 Aplicar una secuencia

 Ubicarse correctamente
 Evitar distracciones
 Captar los detalles
 Hacer un contacto personal
 Registro
 Formato práctico y sencillo

 Libros de novedades

 Reportes de operaciones

 Derecho a saber
 Seguimiento
 A través de observaciones

 Periodicidad
 Registrar resultados
 Derecho a saber
 Ejercicios
• Taller 1: Formule preguntas relacionadas
a conocimientos para la evaluación de
los siguientes elementos o herramientas
1. Liderazgo y Compromiso
2. Entrenamiento del nivel de supervisores
3. Entrenamiento del nivel de trabajadores
4. IPER de tareas
 Ejercicios
• Taller 2: Anote tres evidencias a
considerar en los siguientes elementos o
herramientas de gestión de la seguridad,
en el análisis de documentos
1. Inspecciones Planificadas
2. Observaciones de desempeño
3. Permisos de Trabajo
4. Registros de Instrucciones diarias
5. Procedimientos de trabajo
 Ejercicios
• Taller 3: Anote 03 requerimientos de
calidad de la técnica a ser evaluada con
la herramienta en campo
1. Inspecciones Planificadas
2. Procedimientos de Trabajo
3. Investigación de Incidentes, accidentes y
fallas operacionales
4. Estándares Operacionales
 Gracias...!

Nilda Barrera Conzué