Gestión de Información

ORÍGENES
El Siglo XX fue impulsor de múltiples cambios en la vida de las
organizaciones y en el tratamiento de aquellos recursos que, según el
momento, constituyeron los puntos de mayor relevancia para el
avance de las mismas.

Determinados hitos del contexto social, político o económico

obligaron a un reconocimiento de estos recursos.
 Evolución de los recursos
Década del 20, depresión financiera, provocó la gestión de recursos
financieros.
Años 30, desarrollo de las ciencias sociales y de las condiciones
laborales, provocó la gestión del personal.
2da. Guerra Mundial, provocó la gestión de los recursos materiales,
equipos y materias primas así como la redistribución de los
territorios europeos.
Evolución de los recursos…

• En la década de los 70, producto de la disminución

de las reservas de gas y petróleo, surge la necesidad
de gerenciar las fuentes energéticas.
• El desarrollo de las tecnologías de información y las
comunicaciones, el auge de la burocracia y la
explosión de información, identifica a este recurso
como foco de atención para las organizaciones y
países.
• En los años 80, es el conocimiento el que atrae la
atención por constituir un valioso recurso
organizacional.
La información comenzó a dominar la economía.

Se hizo énfasis en la organización de la producción

corporativa para tomar ventajas en los cambios en la
sociedad y en la tecnología de información.

Las alzas en la producción y la distribución, el

crecimiento de las grandes organizaciones, la
aparición de nuevas industrias de información y la
profesionalización de muchas formas del trabajo
informacional se consideran ejemplos a tener en
cuenta como indicadores de esta situación.
 Algunos problemas organizacionales
• Crecimiento indiscriminado de bases de datos y depósitos de
información, así como de estructuras verticales.
• Carencia de una estrategia central para este recurso así como de
vínculos horizontales.
• Ausencia de una cultura informacional y de competencias para
el manejo de información.
• Insuficiente retención del conocimiento organizacional
• Ausencia de una relación entre procesos y conocimientos.
• Improvisación ante problemas de ausencia de conocimiento.
• Insuficiente apoyo institucional
Algunos síntomas…

• Documentos que proceden de diferentes partes de la

organización con datos inconsistentes.
• Exceso de datos y ausencia de informaciones.
• Gastos excesivos en el manejo y uso de la
información (asociados principalmente a su
distribución y uso)
• Los sistemas organizativos son independientes y
redundantes, creando gastos innecesarios y
contradictoriamente carecen de asignaciones de
recursos.
• Se crean feudos e islas en la organización.
 Lo que generalmente ocurre con la
información…

• No están definidas las responsabilidades en

cuanto al manejo de información
• Se repiten procesos y se duplican esfuerzos
• La localización de información se generaliza
al no tener claridad de donde puede
encontrarse un dato o una información
• No existe correspondencia entre los
volúmenes y procesos informacionales a
realizar y la asignación de recursos para ello.
• Los procesos informacionales obligan a retrabajo.
• Los flujos informacionales no siguen el camino mas corto, y se
detienen sin razón alguna en determinados puntos.
• Existen muchos “FORMULARIOS” que no tienen objetivo
alguno, al igual que se repiten por gusto, autorizaciones y
registros que no tienen justificación.
Si bien a nivel operacional, o sea en la base organizacional, se han
generado algunas estructuras y funciones administrativas para
atender el suministro y organización de la información, desde fines de
los 80, comenzó a generarse una solución organizacional para el
manejo de estos recursos a nivel estratégico:
“el gestor o gerente de la información”
TENIENDO PRESENTE QUE:
Gestión de información es el proceso mediante el cual se obtienen,
despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos,
materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la
que sirve.
 OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN
• Maximizar los beneficios que se derivan del uso de la información.
• Minimizar los costos y gastos asociados al trabajo informacional.
• Asignar responsabilidades para el manejo de los recursos de
información
• Asegurar que el proceso informacional fluya normalmente sin
barreras.
 Propósito de la Gestión de Información

“la elevación de la eficacia organizacional al elevar sus

potencialidades para enfrentar las demandas de su ambiente
interno y externo”.
 Dominios de la Gestión de
Información

Existen distinciones entre diferentes dominios

donde se desarrolla la gestión de la
información :
• Corporativo (estratégico),
• Comunidades (operacional)
• Personal, para elevar la eficacia personal.
 Políticas de información
Mando estratégico
estrategias de información
gestión de información

Nivel
táctico

suministro de
nivel operacional información
 Por tanto…
• El gerente o gestor de información NO BRINDA
SERVICIOS DE INFORMACIÓN, eso está a cargo de los
segmentos que se dedican a ello: la biblioteca, el
centro de información, el archivo, etc.
• El gerente o gestor de información diseña el sistema,
lo perfecciona, lo evalúa, realiza auditorías
informacionales, asigna recursos y verifica el uso que
se hace de ellos, conoce las necesidades de la
organización y dirige los esfuerzos de todo el sistema
hacia la solución de los problemas informacionales
que tiene la organización.
 Relaciones
• Los documentos contienen información
• la información es el reflejo del conocimiento y de las
operaciones de la organización, también reflejadas en
documentos.

Por lo tanto la gestión documental, la gestión de la

información y la gestión del conocimiento son elementos
que deben tener la misma jerarquía por parte de la
institución.
Pueden combinarse todos estos enfoques bajo el mando
del Gestor Documental, de Información y del
Conocimiento, convirtiéndose en un equipo mas
completo y de mayor responsabilidad en la organización.
 Director GI

Bib Archivo Museo

 DIRECCIÓN

ECONOMIA GESTION DE
INF-CON

PRODUCCION

El mando en las organizaciones…

 Actuación organizacional, carácter probatorio GESTIÓN DOCUMENTAL

Archivo

Conservación y acceso al conocimiento explícito, carácter científico

GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Biblioteca
integración de
Compilación, análisis, combinación y socialización del conocimiento recursos y esfuerzos
para cumplir los
Centro de información objetivos de la
Control y manejo de datos e información organización en lo
relativo al uso de la
Bases de datos información interna
Toma de decisiones estratégicas y externa de todo tipo

Sistemas de vigilancia/inteligencia organizacional

Utilización del capital intelectual

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
SISTEMAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO