Norma OHSAS 18001

La norma
OHSAS 18001
y su implementación
Estructura de la Norma OHSAS 18001
La norma OHSAS 18001 tiene un

enfoque estructurado de gestión en
S&SO y hace énfasis en las prácticas
proactivas preventivas, mediante la
identificación de peligros y la
evaluación de control de los riesgos
relacionados con el sitio de trabajo.
Política de S&SO
La política del sistema de S&SO de la empresa es el punto inicial y crucial para la

implantación del sistema. En ella se establece un sentido general de dirección y se
fijan los principios de acción para la organización. La 18002 dice: "Determina los
objetivos respecto a la responsabilidad y desempeño de S&SO requeridos en toda la
organización y demuestra el compromiso formal de la organización, particularmente
el de su alta gerencia, con la buena gestión de S&SO".
La política de S&SO debe ser coherente con la identificación de peligros riesgos y del
nivel de seguridad requerido, de acuerdo con su estrategia. Al igual que en otras
normas de gestión, se exige un compromiso para el mejoramiento continuo, lo cual
debe estar de acuerdo con el control de los riesgos y con los niveles de referencia
adoptados.
Planificación
La planificación tiene que ver con la estrategia
para el desarrollo del sistema. Incluye la
identificación de peligros, así como la
evaluación y el control de riesgos, de sus
actividades, productos y servicios. También
contempla la identificación de los requisitos
legales y normativos que son aplicables para la
empresa, en materia de seguridad y salud
ocupacional y el establecimiento de objetivos
medibles, para poder cumplir con lo
especificado en la política de S&SO.
Implementación y operación
La implementación y operación contempla la
estructura administrativa (responsabilidad y
autoridad) que permita la implantación del
sistema, además del suministro de los recursos
necesarios para el mismo. Incluye también
requisitos para el entrenamiento,
concientización y competencia de los
empleados y contratistas, la consulta y la
comunicación con las diferentes partes
interesadas, la documentación que soporta el
sistema y su control, así como el control
operativo y la preparación y respuesta ante
emergencias.
Verificación y acción correctiva
El capítulo de verificación y acción correctiva incluye
requisitos relacionados con la identificación de los
parámetros claves de desempeño en S&SO para
determinar su cumplimiento; el establecimiento de
procedimientos para el reporte y la evaluación/-
investigación de accidentes, y no conformidades, con el
fin de prevenir la ocurrencia de situaciones similares y
detectar las causas potenciales de no conformidades; la
conservación de registros para demostrar que el sistema
de gestión de S&SO opera de manera efectiva y que los
procesos se han llevado a cabo bajo condiciones
seguras, así mismo, se contempla la auditoría como
herramienta para revisar y evaluar continuamente la
efectividad del sistema de gestión.
Revisión por la gerencia
Finalmente se establece el requisito de revisión
gerencial, mediante la cual se realiza la revisión
periódica del funcionamiento del sistema, permitiendo
detectar los puntos débiles y tomar las medidas
correctivas del caso.
Para la implantación de un sistema ele gestión se sigue

el Ciclo Deming P-H-V-A. (Planear, Hacer, Verificar y
Actuar). "El Ciclo Deming es un ciclo de control que
integra cuatro actividades fundamentales para lograr
un determinado fin. Se aplica a la solución de
problemas, la realización de un proyecto y en general
a todos los procesos y actividades de mejoramiento".
Elementos de una administración exitosa
en Seguridad y Salud Ocupacional
POLÍTICA DE S&SO
Explicación del requisito
La política del sistema de S&SO de la empresa
es el punto inicial para la implementación del
sistema. En ella se establecen las directrices
generales de la alta gerencia y se fijan los
planes de acción en lo relacionado con
seguridad y salud ocupacional. Determina los
objetivos respecto a la responsabilidad y
desempeño de S&SO, requeridos en toda la
organización y demuestra el compromiso con la
gestión de S&SO.
Requisito OHSAS 18001
La alta gerencia debe definir la política de S&SO de la organización,
que especifique claramente los objetivos generales de S&SO y un
compromiso para el mejoramiento continuo del desempeño en
S&SO.
La política debe:
a) ser apropiada para la naturaleza y la escala de los riesgos en
S&SO de la organización;
b) incluir un compromiso de mejoramiento continuo;
c) incluir un compromiso para cumplir con la legislación vigente
aplicable de S&SO y con otros requisitos que haya suscrito la
organización;
d) estar documentada e implementada y ser mantenida;
e) ser comunicada a todos los empleados con la intención de que
éstos sean conscientes de sus obligaciones individuales en S&SO;
f) estar disponible a las partes interesadas;
g) ser revisada periódicamente para asegurar que siga siendo
pertinente y apropiada para la organización.
PLANIFICACIÓN
Para la identificación de peligros, evaluación y control
de riesgos
Explicación de requisito
La norma OHSAS 18001 en su numeral 4.3.1 requiere que,
como resultado de la planificación para la identificación
de peligros, evaluación y control de riesgos, la
organización establezca uno o varios procedimientos
para la identificación de peligros (fuente o situación con
potencial de daño en términos de lesión o enfermedad,
daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o . la
combinación de estos), evaluación de riesgos
(combinación de la probabilidad y la consecuencia de
que ocurra un evento peligroso específico) e
implementación de medidas de control :para los mismos,
teniendo en cuenta las entradas y salidas asociadas con
las actividades, procesos, productos y/o servicios
actuales y pasados pertinentes de la organización.
Por actividad rutinaria se puede
entender: operaciones normales de la
planta de producción o de la organización.
Por actividad no rutinaria se puede

entender: operaciones ocasionales como
limpieza, mantenimiento de la planta,
arranque o parada de planta.
La organización debe establecer y mantener procedimientos para la
continua identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la
implementación de las medidas de control necesarias. Estos
procedimientos deben incluir:
 actividades rutinarias y no rutinarias;
 actividades de todo el personal que tenga acceso al sitio de
trabajo (incluso subcontratistas y visitantes);

 las instalaciones en el sitio de trabajo, provistas por la
organización o por terceros.
La organización debe asegurar que los resultados de estas

evaluaciones y los efectos de estos controles sean tomados en
cuenta cuando se fijen los objetivos de S&SO. La organización
debe documentar y mantener una información actualizada.
La metodología de la organización para la identificación de
peligros y evaluación de riesgos debe:
definirse con respecto a su alcance, naturaleza y

planificación del tiempo para asegurar que sea proactiva
más que reactiva;
proveer los medios para la clasificación de riesgos y la
identificación de los que se deban eliminar o controlar
como se define en los numerales 4.3.3 y 4.3.4;
ser consistente con la experiencia operativa y las
capacidades de las medidas de control de riesgos
empleadas;
proporcionar un soporte para la determinación de los
requisitos de habilidades, la identificación de
necesidades de entrenamiento y/o el desarrollo de
controles operativos;
proveer los medios para el seguimiento a las acciones
requeridas con el fin de asegurar tanto la efectividad
como la oportunidad de su implementación.
Identificación de peligros
La identificación de un peligro es la parte más importante
dentro de cualquier proceso de valoración de riesgos.
Para poder llevar a cabo dicha identificación, es
necesario tener una definición precisa de los equipos,
actividades y materiales utilizados en los procesos de la
organización. El conocimiento completo del uso
proyectado de los equipos y materiales, y su previsible
mal uso resultan de primordial importancia para la
identificación de peligros.
El propósito de identificar los peligros es ubicar todas las

posibles fuentes de riesgo para obtener como resultado
un listado de eventos peligrosos.
La identificación de peligros es aplicable en
los siguientes ámbitos:
En seguridad (incluyendo riesgos

tecnológicos)
En salud humana (riesgos ocupacionales)
De manera general, los pasos que se deben

seguir en cada caso se relacionan a
continuación:
Seguridad Salud Ocupacional
1. Identificación del peligro.
Materiales, equipo y 1. Análisis de datos/identificación
procedimientos, por ejemplo: del peligro. Cantidades y
tamaño de inventarios y concentraciones de agentes
ubicación de materiales químicos, físicos y biológicos en
flamables, reactivos o un medio ambiente en un sitio o
altamente tóxicos. área de estudio; selección de
Acontecimientos que pueden sustancias químicas de interés.
originar un peligro, por
ejemplo: mal funcionamiento
de equipos, error humano,
falla de diques de con-
tención, etc.
Seguridad Salud Ocupacional
2. Estimación de probabilidad/fre- 2. Evaluación de exposición.
cuencia de las causas. Receptores potenciales incluyendo
Posibilidad de iniciación/ subgrupos sensibles, tasas de
propagación de acontecimientos exposición y tiempos
y accidentes por causas internas
o externas.
3. Análisis de consecuencias. 3. Evaluación de respuesta a dosis de

toxicidad.
Naturaleza, magnitud y Relación entre exposición o dosis y
probabilidad de efectos efectos adversos para la salud.
adversos, por ejemplo: incendios,
explosiones, liberación súbita de
materiales tóxicos, etc.
4. Caracterización de riesgos.
4. Evaluación de riesgos.
Integración de toxicidad y datos de
Integración de probabilidades y
exposición para expresión cualitativa o
consecuencias para la expresión
cuantitativa de riesgos de cuantitativa de riesgos para la salud;
seguridad. análisis de incertidumbre.
Técnicas para la identificación de peligros en S&SO:
Metodologías cualitativas Metodologías cuantitativas
HAZOP: Estudio de peligro y Guía Técnica Colombiana CTC

operatividad 45
AMEF: Análisis de modo y efecto de
fallas
Metodologías propias de las
FTA: Análisis de árbol de falla
Administradoras de Riesgos
ETA: Análisis de árbol de eventos
Profesionales (ARP)
Análisis de Causa-Consecuencia
Análisis de contabilidad humana
ACC. Análisis de causa y
consecuencias
What if?: Detección y análisis de
desviaciones sobre el comportamiento
normal previsto
Análisis de Seguridad en el Trabajo
Capacidad de aceptación de riesgos
La identificación de peligros no determina

el grado de seguridad o inseguridad en sí
mismo asociado al riesgo. Los criterios
para determinar este grado pueden estar
determinados, en primera instancia, por la
legislación, o de no ser así, por las
políticas de administración de riesgos de
la empresa.
Un riesgo asociado con niveles de
exposición superiores a los máximos
permisibles establecidos en la
legislación, directrices internacionales
o de la misma organización debe ser
controlado sin importar su costo.
Fuente generadora del peligro Clasificación Identificación del factor de
del riesgo riesgo asociado
Escaleras, altura de Locativo Caídas de altura
ventanas
Desniveles de pisos Locativo Caídas a nivel
Materiales en el piso Locativo Caídas a nivel
Motor de vehículo Mecánico Atrapamientos
Manipulación de materiales y Mecánico Golpes, machucones
herramientas
Uso de herramienta cortante Mecánico Heridas
Acometida eléctrica Eléctrico Quemaduras o
electrocución
Ruido generado por equipo Físico Pérdida de la audición
de limpieza
Exposición al sol Físico Quemaduras
Solventes de limpieza Químicos Lesiones en la piel y
lesiones hepáticas
Animales Biológicos Mordedura de serpientes,
picaduras de insectos
Manejo de cargas y Ergonómicos Problemas
Evaluación de riesgos
Como se mencionó anteriormente, riesgo

implica la probabilidad de ocurrencia de
un evento adverso y la magnitud de las
consecuencias
Evaluación cualitativa.
Este tipo de evaluación no involucra la cuantificación de
parámetros, utiliza escalas descriptivas para evaluar la
probabilidad de ocurrencia de cada evento. En general,
este tipo de evaluación se utiliza:
 Como una evaluación inicial para identificar
situaciones que ameriten un estudio más profundo.

 Cuando el riesgo percibido no justifica el tiempo y
esfuerzo que requiere un análisis más profundo.

 Cuando no existe información suficiente para la
cuantificación de los parámetros.

Evaluación cuantitativa
Este tipo de evaluación utiliza valores
numéricos, en lugar de escalas
cualitativas, para estimar la probabilidad
de ocurrencia de cada evento. La calidad
del análisis depende directamente de la
calidad de la información. En términos
generales, se prefiere este tipo de
estudios pues brindan una base más
sólida para tomar decisiones, incluyendo
la consideración de la incertidumbre en la
cuantificación de los parámetros.
Control de riesgos
En salud humana la secuencia lógica para atacar un

riesgo con el fin de disminuirlo es:
 Trabajar en la fuente
 Trabajar en el medio
 Y, por último, trabajar en la protección del individuo, a través de
elementos de protección personal (EPP).
El control de los riesgos se puede definir a través de:
 Controles de diseño e ingeniería

 Controles administrativos
 Prácticas de trabajo
 Controles en la fuente
 Equipo de protección individual
Por ejemplo en el desarrollo de un trabajo de
pintura por aspersión en el cual se genera un
alto nivel de ruido por el funcionamiento del
compresor de aire, se podrían aplicar los
siguientes controles:
• Control de diseño o ingeniería: trasladar el compresor

fuera del área de pintura.
• Trabajar en la fuente: hacer un adecuado
mantenimiento al compresor para mantenerlo en
condiciones óptimas de funcionamiento.
• Trabajar en el medio: instalar barreras acústicas que
aíslen el ruido generado por el funcionamiento del
compresor.
• Protección del individuo: uso de elementos de
protección personal (auditiva).
La organización debe establecer y mantener un
procedimiento para identificar y tener acceso a
los requisitos de S&SO, tanto legales como de
otra índole, aplicables a ella.
La organización debe mantener esta
información actualizada. Debe comunicar la
información pertinente sobre requisitos legales y
de otra índole a sus empleados y otras partes
interesadas.
1. REGLAMENTACIÓN TÉCNICA GENERAL
ENTIDAD ARTÍCULOS CÓMO SE DA DISTRIBUCIÓN

REGLAMENTO EMISORA APLICABLES EL CUMPLIM. EN LA
EMPRESA
Resolución Ministerio Art. 29. Todos los Aplicación Toda la
2400 de 1979 de Trabajo sitios de trabajo, del empresa
y pasadizos, bode- Programa de
Seguridad gas y servicios Aseo
Social sanitarios deberán Institucional
mantenerse en
buenas condicio-
nes de higiene y
limpieza. Por nin-
gún motivo se
permitirá la acu-
mulación de polvo,
basuras y desper-
dicios
2. REGLAMENTACIÓN TÉCNICA ESPECÍFICA
EMPRESA
Ley 769 de Ministerio de Art. 18. La Todas las per- Gerencia de
agosto 6/2002 Transporte licencia de sonas que re- Salud
Código conducción quieran conducir Ocupacional
vehículos de la
Nacional de habilitará a su empresa, tienen
División de
Tránsito titular para su licencia de Transportes
manejar vehí- conducción
culos automo- vigente. Adi-
tores, de a- cionalmente la
cuerdo con las Gerencia de
categorías que Salud Ocu-
pacional realiza
para cada exámenes a
modalidad dichas personas y
establezca el autoriza el manejo
reglamento. de los vehículos ,
de acuerdo a la
categoría.
3. NORMAS TÉCNICAS GENERALES
EMPRESA
Norma ICONTEC Nº 6. Los Índices División de
Técnica INDICADORE de Frecuen- S&SO
Colombiana S DE cia, Severidad
3701 de CONSECUEN Global y
marzo 15 de CIA. Lesión
1995 Incapacitante
6.1. Índice ge-
se calculan de
neral de fre-
acuerdo a la
cuencia. 6.2.
norma por el
Índice de
Coordinador
severidad.
de S&SO
6.4. Índice de
lesión incapa-
citante
4. NORMAS TÉCNICAS ESPECÍFICAS
EMPRESA
ASME-B 31.8 ASME ASME Parte Los diseños División de
1995 840.1 (a) La son revisados Diseño y
intención de y analizados desarrollo Di-
los requerimi- mediante téc- visión de
entos de dise- nicas tales Operaciones
ño debe ser como el
apropiada a la HAZOP,
seguridad WHAT IF, etc.
pública. Que garanti-
zan el mínimo
riesgo para la
seguridad pú-
blica
Para acceder a la legislación y normatividad aplicable y para mantener
actualizada la identificación de los requisitos legales se pueden
realizar, entre otras, las siguientes actividades:
Mantener comunicación con la ARP, para enterarse de las

novedades de la legislación en Seguridad y Salud Ocupacional.
Consultar páginas Web de los Ministerios, como por ejemplo:

Ministerio de la Protección Social, Ministerio de Minas y Ministerio
de Transporte, entre otros.
Mantener comunicación con ICONTEC y con el Consejo

Colombiano de Seguridad - CCS, para conocer las nuevas
normativas en Seguridad y Salud Ocupacional.
Consultar, vía Internet, las páginas Web de organismos

relacionados con la Gestión S&SO, tales como ANSÍ y ASME entre
otros, para enterarse de las normas emitidas o en proceso de
emisión, que tengan relación con los procesos que se desarrollan
en la empresa.
Consultar las actualizaciones del software DATALEGIS.
Realizar los trámites internos necesarios para la adquisición de las

normas referidas, cuando ello sea pertinente.
Analizar la legislación y normas recibidas o consultadas, y

determinar su aplicabilidad en los procesos de la empresa.
Comunicar a los responsables de los procesos, la legislación y

normas analizadas, con los comentarios y observaciones
pertinentes que faciliten su aplicación o ejecución, así como
establecer o sugerir los plazos respectivos.
Hacer seguimiento a la ejecución o implementación de la

normatividad aplicable.
Mantener actualizada y disponible para todos los interesados, la

Matriz de Requisitos Legales de Seguridad y Salud Ocupacional
Objetivos
La organización debe establecer y mantener

documentados los objetivos de S&SO para cada función
y nivel pertinente dentro de la organización.
Nota. Es conveniente que los objetivos se cuantifiquen,

siempre que sea posible.
Al establecer y revisar sus objetivos la organización

debe considerar sus requisitos legales y de otra índole,
peligros y riesgos de S&SO, opciones tecnológicas y
requisitos financieros, operativos y empresariales y los
puntos de vista de las partes interesadas. Los objetivos
deben ser consistentes con la política de S&SO,
incluyendo el compromiso con el mejoramiento continuo.
Los objetivos de S&SO podrían incluir:
Reducción de los niveles de riesgo.
Mejoras adicionales al sistema de gestión de

S&SO para incrementar su eficacia.
Mejora de las características existentes.
Eliminación o reducción en la frecuencia de

incidentes particulares indeseados.
La organización debe establecer y mantener un (os)
programa(s) de gestión en S&SO para lograr sus
objetivos. Esto debe incluir documentación de:
La responsabilidad y autoridad designadas para el logro

de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de
la organización; y
Los medios y el cronograma con los cuales se lograrán

esos objetivos. El (los) programa(s) de gestión en S&SO
se debe(n) revisar a intervalos regulares y planificados.
Cuando sea necesario debe(n) ser ajustado(s) para
involucrar los cambios en las actividades, productos,
servicios o condiciones de operación de la organización.
“Controlar los peligros y riesgos ocupacionales de los trabajadores que
laboran en la organización de tal manera que se evite la ocurrencia de
accidentes, incidentes y enfermedades profesionales”
Recursos asig- Programación Indicador de
nados (finan- en tiempo para cumplimiento
Actividad por Responsable cieros, huma- el desarrollo de y/o resultado
nos, equipos y la actividad
desarrollar
logística)
Divulgar las Representante de $ 1.000.000 Primer trimestre Promedio en la
políticas de S&SO la Gerencia para del año evaluación
el Sistema de aplicada al
S&SO personal
Desarrollar cam- Jefe de Seguridad $ 3.000.000 Primer semestre Reducción en la
paña de liderazgo Industrial del año accidentalidad.
y autocuidado y Cumplimiento de
trabajar con el las charlas de
modelo de “Cero sensibilización
accidentes” programadas.
Definir y desarro- Jefe División de $ 6.000.000 Primer y segundo Cumplimiento de
llar el Programa Gestión Humana Salón de semestre del año las actividades del
de Entrenamiento Capacitaciones programa de
en Seguridad entrenamiento.
Industrial
IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

Estructura y responsabilidad
Las funciones, responsabilidades y autoridad del

personal que administra, desempeña y verifica
actividades que tengan efecto sobre los riesgos de
S&SO de las actividades, instalaciones y procesos de la
organización se deben definir, documentar y comunicar,
con el fin de facilitar la gestión de S&SO.
La responsabilidad final por S&SO recae en la alta

gerencia.
La gerencia debe proveer recursos esenciales para la
implementación, control y mejoramiento del sistema de gestión de
S&SO.
Nota: Los recursos incluyen recursos humanos y destrezas
especializadas, tecnología y recursos financieros.
La persona designada por la gerencia de la organización debe tener
una función, responsabilidad y autoridad definidas para:
a) asegurar que los requisitos del sistema de gestión de S&SO se

establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las
especificaciones de esta norma;
b) asegurar que se presenten a la alta gerencia los informes

sobre el desempeño del sistema de gestión de S&SO para
revisión y como base para el mejoramiento de dicho sistema.
Todas aquellas personas que tengan responsabilidad gerencial

deben demostrar su compromiso con el mejoramiento continuo del
desempeño en S&SO.
Entrenamiento, concientización y competencia
El personal debe ser competente para realizar las tareas que puedan tener impacto sobre S&SO en el sitio de
trabajo. La competencia se debe definir en términos de educación, entrenamiento y/o experiencia apropiados.
La organización debe establecer y mantener procedimientos para asegurar que los empleados que trabajan en
cada una de las funciones y niveles pertinentes tengan conciencia de:
la importancia de la conformidad con la política y procedimientos de S&SO y con los requisitos del sistema de
gestión de S&SO;
las consecuencias, reales o potenciales, de sus actividades de trabajo para la S&SO y los beneficios que tiene
en S&SO el mejoramiento en el desempeño personal;
sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la política y procedimientos de S&SO y con
los requisitos del sistema de gestión de S&SO, incluida la preparacion para emergencias y los requisitos de
respuesta (véase el numeral 4.4.7);
las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos operativos especificados.
En los procedimientos de entrenamiento se deben tomar en cuenta los diferentes niveles de:
responsabilidad, habilidad y educación;
riesgo.
Ejemplo de un plan de entrenamiento en S&SO
EMPRESA: PLAN DE ENTRENAMIENTO EN PR003-01 Versión

S&SO AÑO 2006 01 2006-01-25
TIPO DE FECHA RESPONSABLE
ENTRENAMIENTO ASISTENTES PROGRAMADA DEL
ENTRENAMIENTO
Primeros Auxilios Brigadistas Noviembre 15 ARP
Formación de
Auditores Auditores Internos Diciembre 2 ICONTEC
Sensibilización en el Todos los Representante de la

sistema de S&SO empleados Diciembre 20 Gerencia
Consulta y comunicación
Requisito OHSAS 18001:
La organización debe tener procedimientos para asegurar que la

información pertinente sobre S&SO se comunica a y desde los empleados
a otras partes interesadas.
Las disposiciones para la participación y las consultas de los empleados se

deben documentar e informar a las partes interesadas.
Los empleados deben:

ser involucrados en el desarrollo y revisión de las políticas y procedimientos
para administrar los riesgos;
ser consultados cuando haya cambios que afecten la salud y seguridad en

el sitio de trabajo;
estar representados en asuntos de salud y seguridad; y
ser informados sobre quién(es) son su(s) representante(s) para S&SO y el

representante designado por la gerencia (véase el numeral 4.4.1).
Documentación
La organización debe establecer y mantener información

en un medio adecuado, el cual puede ser magnético o
impreso, que:
a) describa los elementos clave del sistema de gestión

y la interacción entre ellos; y
b) proporcione orientación a la documentación

relacionada.
Nota: Es importante que la documentación se mantenga

en el mínimo requerido para que sea efectiva y eficiente.
Los documentos mínimos necesarios que genera y requiere el
sistema son: política, objetivos y programas de gestión de S&SO,
legislación y normatividad de referencia, procedimientos e
instructivos de trabajo, desarrollados para aquellos puestos en los
cuales el riesgo existente lo exige y plan en caso de emergencias.
Dentro de los procedimientos se deberían incluir los relacionados
con los siguientes aspectos establecidos en la norma:
Identificación de peligros y evaluación de riesgos

Identificación de requisitos legales
Entrenamiento
Consulta y comunicación
Control de documentos
Procedimientos requeridos para el control operativo
Preparación y respuesta ante emergencias
Seguimiento y medición del desempeño del sistema
Investigación de accidentes
Tratamiento de no conformidades y acción correctiva y preventiva
Control de registros
Auditoría interna
Control de documentos
La organización debe establecer y mantener procedimientos que le

permitan controlar todos los documentos y datos requeridos por
esta norma para asegurar que:
a) se puedan localizar;
b) sean actualizados periódicamente y revisados cuando sea
necesario y sean aprobados por personal autorizado;
c) las versiones vigentes de los documentos y datos pertinentes
estén disponibles en todos los sitios en que se realicen
operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del
sistema de S&SO;
d) los documentos y datos obsoletos se retiren rápidamente de
todos los puntos de emisión y de uso, o de otra forma asegurar
contra el uso no previsto; y
e) se identifiquen adecuadamente los documentos y datos que se
conserven archivados con propósitos legales o de
preservación del conocimiento, o ambos.
Control Operativo
La organización debe identificar las operaciones y actividades

asociadas con riesgos identificados donde se deba aplicar medidas
de control. La organización debe planificar estas actividades,
incluido el mantenimiento, con el fin de asegurar que se lleven a
cabo bajo condiciones especificadas, para lo cual debe:
a) establecer y mantener procedimientos documentados para
cubrir situaciones en que su ausencia pueda causar
desviaciones de la política y objetivos de S&SO;
b) estipular criterios de operación en los procedimientos;
c) establecer y mantener procedimientos documentados con los
riesgos identificados de S&SO de los bienes, equipos y
servicios que la organización compre y/o utilice y comunicar los
procedimientos y requisitos operativos pertinentes a los
proveedores y contratistas;
d) establecer y mantener procedimientos para el diseño del sitio
de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria,
procedimientos operativos y organización del trabajo, incluso su
adaptación a las capacidades humanas, con el fin de
eliminar o reducir los riesgos de S&SO.
Compras de bienes, equipos y servicios:
Todas las compras que afecten o puedan afectar la seguridad y la salud de los
trabajadores, deben ser controladas para asegurar que éstas cumplan los requisitos
establecidos. Se deben establecer los requisitos que se van a exigir a los proveedores y los
contratistas en relación con la seguridad, por ejemplo:
A contratistas, personal que provenga de empresas de servicios temporales y cooperativas

que desarrollan actividades dentro de las instalaciones de la organización se les debe
exigir: uso de elementos de protección personal apropiados al riesgo de la actividad que
van a realizar, cumplimiento de permisos de trabajo, señalización del lugar de trabajo,
requisitos legales aplicables, entre los que se encuentran: afiliación ARP y EPS, definición e
implementación de Programas de Vigilancia Epidemiológica (PVE) y Programa de Salud
Ocupacional, entre otros y disponibilidad de hojas de seguridad de los productos.
Para proveedores de equipos, se debe exigir el cumplimiento de los estándares de

seguridad nacionales e internacionales y reglamentación aplicable a los equipos que
suministren.
Para proveedores de sustancias químicas se debe exigir el suministro de las hojas de

seguridad en castellano.
Estos requisitos se deben incluir dentro de las condiciones de compra o de los contratos.
Así mismo se deben establecer las acciones por tomar en el caso de incumplimiento de los
requisitos de seguridad, lo cual debería estar especificado en el contrato de servicio o en la
orden :e compra.
Trabajos considerados de alto riesgo:
Para los trabajos considerados de alto riesgo, que se

identificaron en la etapa de planificación, se deben
establecer procedimientos de trabajo seguro o
estándares de trabajo y se debe asegurar la
competencia del personal que realiza estos trabajos, de
acuerdo con el numeral 4.4.2 de la norma OHSAS
18001. Así mismo, se deben utilizar mecanismos de
control de entrada y salida del personal a los sitios
peligrosos, emitir los permisos de trabajo que se
requieran y usar etiquetas y candados de bloqueo según
sea apropiado. Como ejemplo de trabajos de alto riesgo
se pueden considerar aquellos realizados en altura, en
espacios confinados, excavaciones, trabajos en caliente,
entre otros.
Preparación y respuesta ante emergencias
La organización debe establecer y mantener planes y

procedimientos para identificar el potencial de y la respuesta a
accidentes y situaciones de emergencia y para prevenir y mitigar
las posibles enfermedades y lesiones que estén asociadas.
La organización debe revisar sus planes y procedimientos de

preparación y respuesta ante emergencias, en especial después de
que ocurran accidentes y situaciones de emergencia.
La organización también debe probar periódicamente tales

procedimientos cuando sea práctico.
De acuerdo con lo anterior es necesario realizar un análisis de

vulnerabilidad para identificar y valorar las posibles situaciones de
emergencia que pueden presentarse y tomar las medidas que se
requieran; también se debe designar al personal encargado de
poner en práctica estas medidas, así como comprobar
periódicamente su adecuado funcionamiento.
Se debe contar con una brigada para la atención de
emergencias, la cual debe estar conformada por
personal entrenado para tal fin. El personal que
conforma la brigada debe estar informado sobre los
riesgos existentes en la empresa, de acuerdo con la
identificación de peligros y evaluación de riesgos. Así
mismo debe tener conocimiento de los medios de
protección disponibles y su uso. Deben estar claramente
definidas las responsabilidades de cada uno de los
miembros de la brigada y la función que desempeñarán
durante la atención de la emergencia.
El plan de emergencia debe ser divulgado a toda la

organización y se deben realizar simulacros, con el fin
de probar su eficacia. Los resultados de los simulacros
deben quedar documentados y ser evaluados, para
establecer acciones en caso de detectarse aspectos por
mejorar o desviaciones respecto a lo establecido. Los
simulacros se deben realizar periódicamente.
VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA
Medición y seguimiento del desempeño
La organización debe establecer y mantener procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente
el desempeño en S&SO. Estos procedimientos deben tener en cuenta lo siguiente:
Medidas cuantitativas y cualitativas apropiadas para las necesidades de la organización.
Seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de S&SO de la organización.
Medidas proactivas de desempeño con las que se haga seguimiento a la conformidad con el programa
de gestión de S&SO, criterios operacionales, legislación aplicable y requisitos reglamentarios.
Medidas reactivas de desempeño para seguimiento de accidentes, enfermedades, incidentes

(incluyendo casi accidentes) y otras evidencias históricas de desempeño deficiente en S&SO.
Registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medición para facilitar el análisis
subsiguiente de acciones correctivas y preventivas.
Si se requiere equipo de monitoreo para la medición y seguimiento del desempeño, la organización

debe establecer y mantener procedimientos para la calibración y mantenimiento de tales equipos. Se
deben conservar registros de las actividades de mantenimiento y calibración así como de los resultados.
Mediciones de higiene industrial:
Para determinar cuáles son las actividades de medición de Higiene
Industrial necesarias en la organización, se debe tener en cuenta,
entre otras:
Exposición de los trabajadores a factores de riesgo químico:

solventes orgánicos, bien sea en forma de vapores, neblinas o gases.
Exposición de los trabajadores a factores de riesgo físico: ruido,

vibraciones, niveles de iluminación, temperaturas extremas,
radiaciones ionizantes y radiaciones no ionizantes.
Exposición de los trabajadores a factores de riesgo biológico: virus,

bacterias, hongos, animales, plantas.
Como resultado de las mediciones de Higiene Industrial, la

organización debe determinar el grado de riesgo relativo al cual se
encuentran expuestos los trabajadores y tomar las acciones
correctivas según corresponda.
Inspecciones de seguridad:
Para el desarrollo de inspecciones de seguridad se pueden tener en cuenta varias modalidades y
frecuencias, las cuales se deben determinar de acuerdo con el nivel de riesgo identificado como resultado
de la evaluación de riesgos. Se debería diseñar un Programa de Inspecciones, que incluya por ejemplo:
Inspecciones sistemáticas en los sitios de trabajo.
Observación de los trabajadores, con el fin de evaluar su comportamiento e identificar prácticas de

trabajo inseguras que requieran corrección.
Inspecciones para comprobar la adecuada aplicación y eficacia de los procedimientos seguros de trabajo
y permisos de trabajo.
Inspección para asegurar la adecuada identificación y uso de sustancias químicas peligrosas de manera
que se cumpla con las precauciones y recomendaciones establecidas en las hojas de seguridad
correspondientes.
Inspecciones para asegurar el buen estado y uso sistemático de los Elementos de Protección Personal.
Inspecciones preoperacionales de maquinaria y equipos, desarrolladas para verificar que las partes
relacionadas con seguridad estén en buen estado y en las condiciones requeridas para su uso.
Para desarrollar las inspecciones se deberían utilizar listas de verificación para ayudar a que éstas se
hagan de manera sistemática y se conserve evidencia de los resultados de las mismas que faciliten el
posterior análisis y subsiguiente aplicación de acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento médico a la salud de los
trabajadores:
Como seguimiento a la salud de los

trabajadores la organización debe
asegurar que el sistema de gestión de
S&SO incluye: exámenes de ingreso,
exámenes periódicos, exámenes de retiro
y exámenes de los Programas de
Vigilancia Epidemiológica.
Accidentes, incidentes, no conformidades y
acciones correctivas y preventivas
La organización debe establecer y mantener procedimientos para definir la responsabilidad y

autoridad con respecto a:
a) el manejo e investigación de:
accidentes;
incidentes;
no conformidades;
b) la aplicación de acciones para mitigar las consecuencias de los accidentes, incidentes y
no conformidades;
c) la iniciación y realización de las acciones correctivas y preventivas;
d) la confirmación de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas emprendidas.
Estos procedimientos requieren la revisión de todas las acciones correctivas y preventivas

propuestas mediante procesos de evaluación de riesgos antes de su implementación.
Cualquier acción correctiva y preventiva que se emprenda para eliminar las causas de no
conformidades reales y potenciales debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y acorde
con los riesgos S&SO encontrados.
La organización debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos

documentados generado por las acciones correctivas y preventivas.
Registros y administración de registros
La organización debe establecer y mantener procedimientos para la

identificación, mantenimiento y disposición de los registros de
S&SO, así como los resultados de las auditorías y revisiones.
Los registros de S&SO deben ser legibles, identificables y trazables

de acuerdo con las actividades involucradas. Los registros de
S&SO se deben almacenar y mantener de forma que se puedan
recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro o pérdida.
Los tiempos de conservación de los registros de S&SO se deben
establecer y registrar.
Los registros se deben mantener, según sea apropiado para el

sistema y la organización, con el fin de demostrar conformidad con
esta norma.
Algunos ejemplos de los registros que se
pueden generar en el sistema de gestión en
seguridad y salud ocupacional son:
■ Informes de revisión por la gerencia
■ Informes de auditorías internas Así como
registros de:
■ acciones correctivas
■ acciones preventivas
■ acciones de mejora
■ formación del personal
■ permisos de trabajo (trabajos en altura,
espacios confinados, trabajos en caliente,
trabajos con soldadura, entre otros)
■ la competencia del personal (educación,
experiencia, habilidad)... etc.
Auditoría Interna
La organización debe establecer y mantener un programa y procedimientos

para realizar auditorías periódicas al sistema de gestión de S&SO, con el fin
de:
a) determinar si el sistema de gestión de S&SO:
1) es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión
de S&SO, incluidos los requisitos de esta norma;
2) ha sido implementado y mantenido en forma apropiada; y
3) es efectivo en cumplir la política y objetivos de la organización;
b) revisar los resultados de auditorías previas;
c) suministrar información a la gerencia sobre los resultados de las
auditorías.
El programa de auditoría, incluyendo cualquier agenda, se debe basar
en los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de
la organización y los resultados de auditorías previas. Los procedimientos
de auditoría deben cubrir el alcance, frecuencia, metodolo- gías y
competencias, así como las responsabilidades y requisitos para
realizar auditorías e informar resultados.
Siempre que sea posible las auditorias deben ser ejecutadas por personal
independiente de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que
se está auditando.
REVISIÓN POR LA GERENCIA
La alta gerencia de la organización debe revisar, a

intervalos definidos, el sistema de gestión de S&SO para
asegurar su adecuación y efectividad permanente. El
proceso de revisión de la gerencia debe asegurar que se
recoja la información necesaria que le permita a la
gerencia llevar a cabo esta evaluación. Esta revisión
debe estar documentada.
La revisión por la gerencia debe contemplar la posible

necesidad de cambiar la política, objetivos y otros
elementos del sistema de gestión de S&SO, teniendo en
cuenta los resultados de la auditoría al sistema de
gestión de S&SO, las circunstancias cambiantes y el
compromiso para lograr el mejoramiento continuo.
Para asegurar que la revisión por la gerencia contemple todo el sistema de gestión de seguridad
y salud ocupacional, puede tenerse en cuenta la siguiente información de entrada:
La adecuación de la política y los objetivos del sistema de gestión de seguridad y salud

ocupacional para las necesidades actuales.
La metodología para la revisión por la gerencia puede adecuarse a la organización y pueden
consistir en:
El análisis de accidentalidad y las acciones correctivas implementadas.
El análisis del ausentismo presentado en la organización (por áreas, por causas, por sector, por
edad) y las acciones correctivas implementadas.
El análisis de datos de los programas de vigilancia epidemiológica implementados en la
organización, de acuerdo con la prioridad de los riesgos identificados.
El análisis de datos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro (diagnóstico de salud).
Los informes de un ciclo de auditorías internas de todos los procesos o de las áreas y auditorías
externas.
Los cambios en el sistema, por ejemplo, diseños de nuevos puestos de trabajo, adquisición de
nuevos equipos para los procesos.
Análisis del informe de la implementación de acciones correctivas, acciones preventivas y de
mejora del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.
Seguimiento a los programas de gestión orientados al cumplimiento de los objetivos del sistema
de S&SO.
Seguimiento a las actividades asignadas de la revisión anterior.
El seguimiento de la implementación del plan de emergencia y de las acciones generadas de los
simulacros.
El seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole.
El análisis de la información de los diferentes mecanismos de comunicación con los empleados.
Las necesidades de formación, por ejemplo formación en hojas de seguridad, formación en los
riesgos presentes.
El análisis de los estudios de Higiene Industrial para los riesgos presentes en la organización.
La metodología para la revisión por la gerencia puede adecuarse a la
organización y pueden consistir en:
■ Reuniones formales con agenda establecida, actas y acciones

correctivas, preventivas y de mejora, las cuales pueden ser
presenciales o a través de los mecanismos como videoconferencia,
teleconferencia.
■ Reuniones parciales en diferentes niveles, por plantas, o por

procesos de la organización, donde se generen actas o informes que
vayan a la revisión de la alta dirección, para la revisión global del
sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.
La información de salida para la revisión por la gerencia debe ser registrada

y debe contemplar las soluciones, las decisiones, la asignación de los
recursos, los responsables y las fechas de implementación de las acciones.
Los registros se pueden llevar en actas de reuniones formales, que pueden
almacenarse y distribuirse en papel o medio magnético.
La revisión de la gerencia se debe realizar cuando se haya concluido la

implementación del sistema de S&SO. En este mismo sentido, no se
considera revisión las actividades desarrolladas en el seguimiento a la
implementación.

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