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Trabajo Grupal N1

Identificacin y Generacin de Reporte de


No Conformidades"

Un rol fundamental de todo auditor es la identificacin de No Conformidades como


parte importante del proceso de auditoras, es por este motivo que el trabajo grupal
N1 consiste en que el participante analice las evidencias que mostramos a
continuacin, los cuales son descripciones de evidencias observadas por un auditor
durante el curso de una auditora.

Estas evidencias contienen descripciones de situaciones en las que se PUEDE requerir


que se genere un reporte de no conformidad. Los participantes deben leer las
descripciones de todos los Evidencias. Luego se requiere que los participantes analicen
cuidadosamente los hallazgos y tomen cualquiera de las siguientes dos acciones:

a) Si usted cree que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad,


entonces usted debe completar un reporte de no conformidad y clasificarla como
mayor o menor. A continuacin usted debe indicar en el espacio inferior del
reporte qu debe hacer el auditado a continuacin, por ejemplo, identificar las
posibles causas bsicas y las acciones correctivas que se deben implementar.

b) Si usted considera que no existe evidencia objetiva para indicar que es una no
conformidad, debe indicar cuales seran los pasos a seguir como auditor para
determinar si se trata de no conformidad o no.

Los reportes deben ser preparados en el formato que se presenta al final del documento.

Recuerde que para que una Evidencia sea considerada No Conformidad se requieren 2
condiciones mnimas:

1. Debe estar basada en evidencias objetivas


2. Debe demostrarse incumplimientos de requisitos:

De normas (OHSAS 18001:2007) u otros estndares aplicables


Requisitos legales o regulatorios (Ley 29783)
Objetivos, programas, o procedimientos de la empresa
Hallazgos
Hallazgo 1
Durante la entrevista con el Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional de la
empresa ABC, el auditor pregunt cmo se programan las auditoras internas, el
Gerente contest que se haca regularmente cada 6 meses en todas las reas de
la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-01
de Auditora Internas.
El auditor observa en los reportes que ms del 70% de las no conformidades son
identificadas en la Planta de fundicin.

Informe de No Conformidad
Descripcin de la NO Conformidad:

Durante la entrevista con el Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional de la


empresa ABC, el auditor pregunt cmo se programan las auditoras internas, el
Gerente contest que se haca regularmente cada 6 meses en todas las reas de
la empresa, de acuerdo a lo que estaba previsto en el procedimiento KT-4.5.4-01
de Auditora Internas.
El auditor observa en los reportes que ms del 70% de las no conformidades son
identificadas en la Planta de fundicin.

Evidencia objetiva:
El auditor observa en los reportes que ms del 70% de las no conformidades son
identificadas en la Planta de fundicin

Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007:


Clusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207

REQUISITOS:
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables.
- La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas a los requisitos legales
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos
que suscriba la organizacin
- La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas a los requisitos que la organizacin suscriba
-

Auditor: Raul Lopez Janampa

Tipo: no conformidad mayor


Causas:
Hallazgo 2
En el rea de Compras, el auditor pregunta cual es el procedimiento para adquirir
materiales peligrosos como solventes, pinturas, y otros productos qumicos. El
jefe de Materiales le explic que era el mismo procedimiento para adquirir
materiales no peligrosos porque las especificaciones eran establecidas
claramente por el personal tcnico responsable y no haba habido ningn
incidente que mostrara la necesidad de definir otro procedimiento especial para
materiales peligrosos.

No se encuentra pruebas objetivas como para considerar una no


conformidad, adems, no existe una prueba objetiva, como por ejemplo un
accidente.

Hallazgo 3
La empresa ABC ha definido como nico objetivo de SST a la disminucin de la
accidentabilidad en trabajos, con una meta de disminucin del 20% respecto al
ao anterior. Se encontr que la empresa declara en el registro estadstico de
accidentes a diciembre 2014 haber tenido cero accidentes en los ltimos 3 aos.

.la SST de la empresa ABC alcanzo su objetivo, lo demuestra con resultado


de 0 accidentes en los 3 ltimos aos. No hay razn para considerar no
conformidad

Hallazgo 4
En el rea de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente,
en el cual felizmente nadie sali lastimado, descubrieron temporizadores del
sistema elctrico que estaban mal diseados y que esto haba ocurrido porque el
proveedor no haba revisado el rea previamente a la instalacin. El auditor
observa el registro de incidentes y no identifica ningn registro en el rea de
Mantenimiento. El supervisor comenta que como nadie sali lastimado no hubo
necesidad de registrar, adems esa clase de instalaciones no es usual.
Informe de No Conformidad
Descripcin de la No Conformidad:
En el rea de Mantenimiento, un operario comenta sobre un incidente reciente,
en el cual felizmente nadie sali lastimado, descubrieron temporizadores del
sistema elctrico que estaban mal diseados y que esto haba ocurrido porque el
proveedor no haba revisado el rea previamente a la instalacin. El auditor
observa el registro de incidentes y no identifica ningn registro en el rea de
Mantenimiento. El supervisor comenta que como nadie sali lastimado no hubo
necesidad de registrar, adems esa clase de instalaciones no es usual.

Evidencia objetiva:

descubrieron temporizadores del sistema elctrico que estaban mal diseados y que
esto haba ocurrido porque el proveedor no haba revisado el rea previamente a la
instalacin, el supervisor comenta que como nadie sali lastimado no hubo necesidad
de registrar, adems esa clase de instalaciones no es usual
Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007:
Clusula 4.5.3.1. investigacin de incidentes de OHSAS 18001:2007

REQUISITOS:
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes:
1. Determinen las deficiencias de seguridad y salud ocupacional reales o de
raz y otros factores que puedan causar nuevos incidentes
2. Identifiquen acciones correctivas
3. Determinen necesidad para acciones preventivas
4. Identifiquen oportunidades para la mejora continua
5. Comuniquen los resultados de tales investigaciones
- Las investigaciones se llevan a cabo en el momento oportuno
- Las acciones correctivas y preventivas se tratan de acuerdo con el apartado
4.5.3.2.
- Se documentan y mantienen los resultados de las investigaciones de incidentes

Auditor: Raul Lopez Janampa

Tipo: no conformidad menor

Hallazgo 5
En la entrevista con el Representante de la Direccin, el auditor le pregunta con
que periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se
ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario
segn pedido de algn usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a
travs del gerente de rea.

Informe de No Conformidad
Descripcin de la NO Conformidad:
En la entrevista con el Representante de la Direccin, el auditor le pregunta con que
periodicidad revisan los documentos del Sistema y este responde que no se ha
definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es necesario segn
pedido de algn usuario del documento, quien hace llegar su solicitud a travs del
gerente de rea

Evidencia objetiva:
que no se ha definido una periodicidad y que esto se hace cada vez que esto es
necesario segn pedido de algn usuario del documento, quien hace llegar su solicitud
a travs del gerente de rea

Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007:

Clusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207

REQUISITOS:
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables.
- La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas a los requisitos legales
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos
que suscriba la organizacin
- La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas a los requisitos que la organizacin suscriba
Auditor: Raul Lopez Janampa

Tipo: no conformidad mayor


Hallazgo 6
En el rea Geologa el auditor revis la lista de los objetivos de seguridad y
salud ocupacional para dicha rea. El auditor pregunt si los resultados del
planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron
documentados. El responsable de Geologa respondi que ningn documento fue
preparado porque, a su juicio, esto suprimira la creatividad.

Informe de No Conformidad
Descripcin de la NO Conformidad:
En el rea Geologa el auditor revis la lista de los objetivos de seguridad y
salud ocupacional para dicha rea. El auditor pregunt si los resultados del
planeamiento que fue llevado a cabo para alcanzar estos objetivos fueron
documentados. El responsable de Geologa respondi que ningn documento fue
preparado porque, a su juicio, esto suprimira la creatividad.

Evidencia objetiva:
El responsable de Geologa respondi que ningn documento fue preparado
porque, a su juicio, esto suprimira la creatividad.

Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007:

Clusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207

REQUISITOS:
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables.
- La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas a los requisitos legales
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos
que suscriba la organizacin
- La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas a los requisitos que la organizacin suscriba

Auditor: Raul Lopez Janampa


Tipo: no conformidad mayor
Hallazgo 7
El procedimiento P-10-Auditorias Internas, especifica en el punto 4
Programacin, que el Representante de la direccin programar una serie de
auditorias a lo largo de un ao en el Plan de Auditoria Interna. En el ao
transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria.
Informe de No Conformidad
Descripcin de la NO Conformidad:
El procedimiento P-10- Auditoras Internas, especifica en el punto 4
Programacin, que el Representante de la direccin programar una serie de
auditoras a lo largo de un ao en el Plan de Auditoria Interna. En el ao
transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria
Evidencia objetiva:
En el ao transcurrido se ha ejecutado solo una auditoria

Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007:

Clusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207

REQUISITOS:
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables.
- La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas a los requisitos legales
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos
que suscriba la organizacin
- La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas a los requisitos que la organizacin suscriba

Auditor: Raul Lopez Janampa


Tipo: no conformidad mayor
Hallazgo 8
Los objetivos del SGSST se han establecido teniendo en cuenta los Riesgos
significativos / No Aceptables, no obstante, no se ha evidenciado que se hayan
considerado las opciones tecnolgicas, requisitos financieros, operacionales,
comerciales y los puntos de vista de las partes interesadas.

No se mencionan pruebas objetivas para considerar como no conformidad y


realizar el reporte.

Hallazgo 9
En el almacn de materiales se encontraron disponibles algunos reglamentos
emitidos por Defensa Civil referidos a la atencin de emergencias elctricas y
medidas de seguridad en la evacuacin de la zona, los cuales siendo vigentes no
se encuentran controlados por el procedimiento KT-4-02 ver 02. El responsable
de la documentacin explica que como ellos conocen ese reglamento han
preferido transcribir su contenido en procedimientos propios para no tener que
controlar ms documentos.

Hallazgo 10
El procedimiento PG-12 Revisin por la Direccin y el Registro Acta de Revisin
por la Direccin, no han incluido algunas entradas para la Revisin por la
Direccin, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participacin.
Estado de Investigacin de Incidentes. Cambios en las circunstancias incluyendo
la evolucin de los requisitos legales.
Informe de No Conformidad
Descripcin de la No Conformidad:
El procedimiento PG-12 Revisin por la Direccin y el Registro Acta de Revisin
por la Direccin, no han incluido algunas entradas para la Revisin por la
Direccin, tales como: Resultados del proceso de Consulta y Participacin.
Estado de Investigacin de Incidentes. Cambios en las circunstancias incluyendo
la evolucin de los requisitos legales.

Evidencia objetiva:
No han incluido algunas entradas para la Revisin por la Direccin, tales como:
Resultados del proceso de Consulta y Participacin.
Clausula y requisito de la norma OHSAS 18001- 2007:

Clusula 4.5.2. cumplimiento legal de OSHAS 18001-207

REQUISITOS:
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables.
- La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas a los requisitos legales
- La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno varios
procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de los requisitos
que suscriba la organizacin
- La organizacin mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones
peridicas a los requisitos que la organizacin suscriba

Auditor: Raul Lopez Janampa

Tipo: no conformidad mayor

Causas:
Desconocimiento del beneficio del proceso de consulta y participacin para
empresa.
a) Si usted piensa que hay suficiente evidencia para informar sus hallazgos como
una no conformidad complete el siguiente informe.
Incidente Nmero:________

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripcin de la No Conformidad:
-

Evidencia Objetiva:

Clusula y requisito de la norma OHSAS 18001:2007:

Auditor:
b) Exponga las razones para pensar que todava no hay suficiente evidencia para
informar de sus hallazgos como una no conformidad.
Describa como investigara a continuacin para determinar la conformidad o no
conformidad. Incluya las pistas de auditoria que seguira y ejemplos especficos
de evidencias y su propsito.
Incidente Nmero_______

FORMATO DE INVESTIGACIN DE AUDITORIA


Razn por la que no hay suficiente evidencia para establecer una no conformidad:

Pistas de auditoria que seguira, incluyendo, evidencias que buscara y su propsito

Auditor:

INFORMACIN COMPLEMENTARIA PARA TOMAR EN CUENTA EN EL


TRABAJO N1:
A propsito de la realizacin del primer trabajo colaborativo, y para complementar
nuestro texto de la unidad IV, adjuntamos las definiciones para nuestros resultados en
nuestros Hallazgos, los cuales pueden ser clasificados en fortalezas y reas de
mejora:
1. FORTALEZA: Requisito cumplido que evidencia estar contribuyendo
significativamente al proceso de mejora continua del SGSST.
2. REAS DE MEJORA: Requisitos que bajo una revisin detallada por parte de la
organizacin, pueden incorporar acciones que permitan mejorar la eficacia del
SGSST. Se clasifican en No Conformidad (NC), Observacin (OBS) y Oportunidad
de Mejora (OM).

2.1 NO CONFORMIDAD
2.2.1 NO CONFORMIDAD MAYOR:
Incumplimiento de un requisito incluido en el criterio de la auditoria, pudiendo ser:
Un incumplimiento total del sistema de gestin de la organizacin dirigido a un
requisito especifico de la norma.
Un incumplimiento total, frecuente o determinado de un requisito especifico
incorporado por escrito dentro del sistema de gestin de SST de la
organizacin.
Un incumplimiento que no permita el logro de un objetivo fundamental
requerido en el sistema.
Un incumplimiento del sistema de gestin de la organizacin para lograr el
cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.
Mltiples no conformidades menores asociado a un mismo requisito de la
norma o del sistema de la organizacin.
Un incumplimiento de la organizacin para solucionar no conformidades.
2.2.2 NO CONFORMIDAD MENOR
Cualquier incumplimiento del sistema auditado que no permita dar conformidad a
un requisito escrito y que no sea considerado como una no conformidad mayor.
2.2 OBSERVACIN
Un rea de preocupacin, proceso, documento o actividad que es actualmente
conforme, que podra generar una no conformidad si no es mejorado.
2.3 OPORTUNIDAD DE MEJORA
Son situaciones que no representan incumplimiento pero pueden ser revisadas por la
organizacin, cuando lo estime conveniente para mejorar la eficacia del proceso.

Asimismo marcamos la diferencia entre dos conceptos que debemos considerar


cuando encontremos nuestras evidencias objetivas en toda Auditoria:
1. HECHO:

Una declaracin fcilmente verificable a travs de la verificacin de su fuente

2. DEDUCCIN O INFERENCIA:

Una declaracin acerca de lo desconocido basada en lo que es conocido

Nosotros no podemos basar nuestras Evidencias Objetivas en Deducciones