Manejo del Tiempo

Auditoria
2013
 Objetivos
GENERAL
Entregar conceptos prácticos que permitan desarrollar la habilidad
para el manejo del tiempo.

ESPECIFICOS
Conocer cuales son los criterios que se deben tener en cuenta para el
manejo del tiempo.
Realizar una autoevaluación con relación a cada uno de los criterios
que le componen.
Definir cuales son los criterios considerados críticos para el manejo
del tiempo
Entregar herramientas para el autoestudio y mejora de la manejo del
tiempo individual y colectivo

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 Criterios para el Manejo del Tiempo

L.
A. F. G. Tiempo
Actitudes Programación Interrupciones Trabajo en
Equipo

B. E. H. K.
Metas Planeación Reuniones Postergación

C. D. I. J.
Prioridades Análisis Papeleo Delegación

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 Realicemos un Diagnostico Individual…
En el cuestionario que acaba de recibir, verá un listado de diferentes comportamientos
específicos. Estos están agrupados en doce categorías que reflejan varios aspectos
del manejo del tiempo. cada categoría tiene cinco frases.

1. Lea cuidadosamente cada frase y piense cómo aplica en su experiencia personal.

Algunas frases están redactadas en forma positiva y otras en forma negativa.
Asegúrese de que su respuesta es la que mejor representa su comportamiento
típico y situación particular.
2. Para responder, escoja entre las cuatro posibilidades (Totalmente de Acuerdo,
Medianamente de Acuerdo, Medianamente en Desacuerdo y Totalmente en
Desacuerdo) la que indica más claramente qué tan de acuerdo o en desacuerdo
está con cada punto en lo que se refiere a usted y a su situación.
3. Conteste lo primero que sienta con respecto a cada frase, no analice demasiado.
Recuerde que generalmente su primer impulso de respuesta es el que refleja
acertadamente su pensamiento.

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 Realicemos un Diagnostico Individual…
4. Después de haber respondido todas las preguntas, sume el resultado en el cuadro de la
derecha de la categoría correspondiente. Teniendo en cuenta la siguiente tabla

Totalmente de Medianamente de Medianamente en Totalmente en

Acuerdo Acuerdo Desacuerdo Desacuerdo
4 3 2 1

5. Para obtener su Nivel Global de Destreza en el Manejo del Tiempo, sume las puntuaciones
de las doce categorías.

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 Nivel de Destreza en el
Manejo del Tiempo

Nivel I - Nivel II – Nivel III – Nivel IV – Nivel V –

Principiante En Desarrollo Intermedio Competente Excelente
• Significa • Tiene una • Tiene • Tiene • Es un
que tiene mejor conocimien conocimien experto en
una comprensió tos y tos y el manejo
comprensió n, aunque habilidades habilidades del tiempo.
n limitada limitada, básicas del sólidas en Está listo
del manejo del manejo manejo del relación al para
del tiempo. del tiempo. tiempo. manejo del compartir
Tiene El Algunas tiempo. de manera
muchas desarrollo áreas Está en vías activa sus
oportunida de requieren de conocimien
des para habilidades mayor convertirse tos y
desarrollar sigue desarrollo. en un habilidades
sus siendo una • Entre 116 y experto en relación
habilidades alta 185 Puntos • Entre 186 y al manejo
• Entre 60 y prioridad. 221 puntos del tiempo.
79 Puntos • Entre 80 y • Entre 222 y
115 Puntos 240 puntos.

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 Trace su Perfil para el Manejo del Tiempo
Nivel I II III IV V
Categoría
A. Actitudes 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

B. Metas 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

C. Prioridades 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

D. Análisis 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

E. Planeación 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

F. Programación 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

G. Interrupciones 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

H. Reuniones 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

I. Papeleo 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

J. Delegación 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

K. Postergación 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

L. Tiempo Trabajo en Equipo 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

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 Perfil de Manejo del Tiempo por
Categorías Críticas

Nivel I II III IV V ¿Cuales son sus fortalezas?

Categoría (Frases con “4”)

C. Prioridades ¿En donde hay que mejorar?

(Frases con “1” o “2”)
D. Análisis
¿Cuáles fueron sus categorías
E. Planeación más fuertes con relación al
perfil?
F. Programación
¿Cuáles fueron sus categorías
H. Reuniones más débiles con relación al
perfil?
L. Tiempo de Trabajo en
Equipo

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 Cómo Mejorar en el Manejo el
Tiempo
Implica cambio de hábitos laborales

Identifique los hábitos a cambiar partiendo de los comportamientos

identificados en el auto diagnostico

Defina el nuevo hábito que desee desarrollar y genere Planes de

Acción

Comience con la nueva conducta tan firme como sea posible

Nunca se desvié de la conducta hasta que el nuevo hábito este

firmemente establecido

Pida a los demás que le ayuden a cambiar.

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 Cronograma de Acompañamientos
Se realizarán 3 tutorías individuales para garantizar que hay una
correcta comprensión del material de estudio entregado y aplicación de
las herramientas al puesto de trabajo o área, estos tendrán una
duración de 1 hora y se realizarán en el segundo Viernes de los meses
de Junio, Julio y Agosto
Empleado Tutor

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 A. Actitudes

- El problema no es la falta de tiempo, sino cómo elegimos utilizar el tiempo que tenemos
disponible.

- Concentrarse en lo importante, e ignorar lo que no es esencial.

- Usted es quien domina su tiempo.

- Disciplina

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 B. Metas

- Establecer metas claras: Medibles, especificas, alcanzables y por escrito.

- El manejo del tiempo se puede medir por resultados (Indicadores) o por actividades a realizar.

- Las metas deben estar relacionadas, es decir, las metas cotidianas deben conducirnos al logro de metas semanales, estas a
metas mensuales, y así sucesivamente.

- Concentrarse en los resultados es un hábito que debe adquirir.

- Las metas se renuevan.

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 C. Prioridades

- Las prioridades se refieren a las cosas que son IMPORTANTES

- Las cosas importantes son las que contribuyen a alcanzar las METAS propuestas y tienen consecuencias a largo plazo.

- Las cosas URGENTES pueden no estar relacionadas con las metas y tener impacto a corto plazo.

- Las cosas importantes difícilmente son urgentes.

- Tenemos una tendencia a pasar la mayor parte del tiempo atendiendo cosas urgentes mas no importantes.

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 D. Análisis del Tiempo
- Lleve un registro de cuanto tiempo consume en sus actividades y tareas, esto le ayudará a determinar que hábitos deben ser cambiados.

- Asegúrese de que sus actividades y sus metas sean congruentes entre sí.

- Por lo menos durante una semana al año, lleve un registro de cómo utiliza su tiempo, descubra qué hace, cuándo lo hace y por qué lo
hace.

- Examine los procedimientos laborales de los trabajo que esta llevando a cabo

- Si contantemente se enfrenta a crisis recurrentes, busque los orígenes de los problemas y arréglelos.

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 E. Planeación

- La clave para una planeación exitosa es que involucre tanto el trabajo como el uso del tiempo: Resultados – Actividades -
Prioridades – Estimado de Tiempo – Programación – Flexibilidad.

- Realice una planeación semanal de actividades así como un plan diario.

- Conceda un margen de tiempo en su semana para situaciones imprevistas que no pueda controlar.

- Asegúrese de que las fechas límites y tiempos estimados son realistas.

- Prepárese para un inicio productivo cada mañana

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 F. Programación
- Planear es decidir qué hacer, programar es decidir cuándo hacerlo.

- Las cosas programadas tienden a suceder en el momento planeado.

- Cree bloques ininterrumpidos de tiempo para que se pueda concentrar en su trabajo en donde no
acepte interrupciones.

- La programación le permite operar de manera positiva, en lugar de dejar que sea al azar.

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 G. Interrupciones
- Analice las interrupciones y los patrones que estas llevan, anote por un periodo de
tiempo quien lo interrumpe, cuanto dura la interrupción y de qué se trata.

- Identifique que interrupciones hacen parte de la rutina e implemente hábitos para

controlarlos.

- Domine el telefono y reduzca la socialización sin aislarse.

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 H. Reuniones
- Defina propósitos específicos de las reuniones

- Asegúrese de que sea realmente necesaria

- Prepare el orden del día y apéguese a él

- Involucre solo a las personas necesarias.

- Establezca limites de tiempo

- Haga un resumen de acuerdos de la reunión

- Prepare un plan de seguimiento

- Evalué la calidad de la misma.

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 I. Papeleo
- Analice su papeleo para ver qué puede eliminar, acortar, modificar, combinar o mejorar de alguna
manera.

- Clasifique y agrupe todos los papeles que llegan: Acción, Lectura, Contestación y Basura

- Desarrolle criterios para lo que guarda y lo que tira y organice sus archivos.

- Desarrolle rutina y respuestas estándares.

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 J. Delegación
- Piense y Planee antes

- Detalle la responsabilidad y los resultados esperados.

- Establezca los controles y momentos de revisión

- Cree un entorno que motive

- Responsabilice a la otra persona de los resultados.

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 K . Postergación
- Existen tres causas principales de la postergación
- Las cosas no son placenteras
- Las cosas son difíciles
- Las cosas que implican tomar decisiones difíciles

- No defienda sus hábitos para posponer, mejor cámbielos

- Haga los trabajos más difíciles primero

- Hay solamente dos reglas para lograr cualquier cosa. Regla 1: Empiécelo. Regla 2: Siga adelante.

- Establezca fechas limites

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 L. Tiempo de Trabajo en Equipo
- No espere que alguien más de el primer paso.

- Usted no puede hacerlo todo.

- Dé un ejemplo de buen manejo del tiempo para que los demás lo sigan

- Muestre respeto a las personas y a su tiempo. Pida las cosas con anterioridad.

- Desarrolle un hábito de puntualidad. Entregue lo prometido a tiempo.

- Escriba una lista de asuntos a tratar antes de llamar o reunirse con alguien.

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