EL PROCESO ADMINISTRATIVO

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO

CONTROL Verificarlo

DIRECCIÓN ¿Hacerlo, actuar?

ORGANIZACIÓN ¿Cómo hacerlo?

PLANIFICACIÓN ¿Qué hacer?

PLANIFICACIÓN
 1. PLANIFICACION

Esta etapa implica pensar antes de realizar cualquier actividad sobre qué es lo que se
va hacer para cumplir con alguna meta que se proponga.

La planificación es la etapa mas intelectual, ya que en ella el administrador, debe hacer

uso de la razón para escoger adecuadamente el objetivo, establecer un curso de acción
y seguir ese camino para alcanzar la meta.

PLANIFICACION
IMPLICA ETAPA INTELECTUAL LOGRA

-Anticiparse a los
-Seleccionar objetivos cambios.
-Eliminar sorpresas
-Determinar recursos -Disminuir los riesgos
Necesarios. -Aprovecha las
Oportunidades.
-Decidir entre varias -Facilita la coordinación
Alternativas. -Facilita el control de la
empresa
 Definición y concepto de planificación

La planificación entrega un camino claro a seguir en las actividades

futuras de la organización, porque determina cómo alcanzará sus
objetivos.
Su propósito es minimizar los riesgos reduciendo la incertidumbre de
las condiciones de un negocio.
Su propósito es además, establecer la base de asignación de
recursos.
Se requiere tomar decisiones hoy para obtener resultados en el
futuro.
La naturaleza de la planeación es el aumentar el grado de éxito de
las organizaciones.
 TIPOS DE PLANES

Visión Donde deseamos estar.

Misión Razón de ser de la organización.

Objetivos Punto al que se pretende llegar en un momento futuro determinado.

Estrategias Planes que apuntan a la dirección hábil de la organización.

Políticas Planes que guían el pensamiento en el proceso de toma de decisiones

Procedimientos Planes que describen la secuencia cronológica de las actividades.

Programas Planes de corto plazo.

Presupuestos Planes expresados en términos de dinero.

Métodos Planes que indican la forma de realizar una tarea.

ORGANIZACIÓN
 2. ORGANIZACION

Una vez que se ha determinado claramente qué se va a realizar; es decir se planificó,

se está en condiciones de decidir la forma más adecuada de resolver el problema de
¿Cómo se llevará a cabo lo planificado?

Definición

Organización según Henri Fayol es “Constituir el doble organismo social y material

de la empresa, esto es dotarla de todos los elementos necesarios para su
funcionamiento: materias primas, herramientas, capacitación, personal, etc.”

Illanes señala que organización “Es el proceso de determinar las funciones

necesarias, actividades y cargos dentro de la empresa, distribuyéndolos de acuerdo
con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente la autoridad,
responsabilidad y deberes de cada uno, asignándolo a cada individuo para que el
esfuerzo global disponible pueda ser aplicado y coordinado eficientemente”
 ORGANIZACION

La función de organizar es muy importante para el sistema

administrativo, porque es el mecanismo básico que usan los gerentes
para llevar a cabo los planes de acción. Organizar crea y mantiene las
relaciones entre todos los recursos de la empresa, al indicar cuales
recursos se utilizarán para cuales actividades específicas y cuando,
dónde y cómo se van a utilizar.

Estructura organizacional: implica una estructura de funciones o puestos

intencional y formalizada.
 TIPOS DE ORGANIZACIÓN

** Organización Formal: ** Organización Informal:

La estructura intencional de Es una red de relaciones

funciones en una empresa interpersonales que surge
formalmente organizada cuando se asocia gente.
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura de una organización se representa por medio de una

ilustración gráfica denominada organigrama.

Puede ser analizada desde dos puntos de vista:

Desde un punto de vista vertical, según grado de delegación de la autoridad, se

puede definir una empresa centralizada o descentralizada.

Desde un punto de vista horizontal, según la división del trabajo, se puede definir
básicamente tres tipos: funcional, divisional y matricial.
 TIPOS DE ESTRUCTURA
Según grado de Delegación de la Autoridad

Centralizada:
Cuando existe un mínimo número de actividades laborales y autoridad han sido
delegadas en los subalternos.

Descentralizada:
Cuando un importante número de actividades laborales y autoridad han sido delegadas
en los subalternos.
 TIPOS DE ESTRUCTURA (FUNCIONAL)

Según División del Trabajo

Estos departamentos se basan en factores del medio en que se desempeña la

organización y que pueden ser estructurados en:
 TIPOS DE ESTRUCTURA (DIVISIONAL)

Por Producto
 TIPOS DE ESTRUCTURA (DIVISIONAL)

Por Área Geográfica.

 TIPOS DE ESTRUCTURA (DIVISIONAL)

Por Tipo de Cliente.

DIRECCIÓN
 3. DIRECCION

Concepto.

Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una
función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección
son una misma cosa.

Importancia
La dirección es trascendental porque:

* Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

* A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la
estructura organizacional.
* La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en
la productividad.
* Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de
organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
* A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
 3. DIRECCION

* Es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al

cumplimiento de las metas organizacionales y grupales

* La función del administrador y su grado de aceptación por el grupo condiciona

la dirección.

* El administrador debe otorgar la máxima prioridad al entendimiento y confianza

de los miembros del grupo, de la misma manera que los subordinados deben
creer en sus administradores.
 FACTORES HUMANOS EN LA
ADMINISTRACIÓN

* Por medio de la función de dirección los administradores ayudan a las

personas a darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades.

* Al mismo tiempo contribuir al cumplimiento de los propósitos de la

empresa
 PRINCIPIOS

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses:

La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la
empresa.
Así mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán
relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.

Impersonalidad de mando:
Se refiere a que la autoridad, surge como una necesidad de la organización para obtener ciertos
resultados.

De la supervisión directa:
Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante
la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
 PRINCIPIOS

De la vía jerárquica:
Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización
formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos
correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, o debilitamiento de autoridad de
los supervisores.

De la resolución del conflicto:

Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del
momento en que aparezcan.

Aprovechamiento del conflicto:

Experiencia.
Investigación.
Facilitar la armonía del personal
 HERRAMIENTAS DEL
ADMINISTRADOR

Para poder dirigir en forma efectiva a los subordinados, el administrador

cuenta con la motivación, el liderazgo, la delegación y la comunicación como
medios para poder orientar y coordinar el trabajo.
 MOTIVACIÓN

Las motivaciones humanas se basan en necesidades, ya sea consciente o

inconscientemente experimentadas.

Amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares.

 JERARQUÍA DE LAS
NECESIDADES DE MASLOW

Este modelo afirma que los seres humanos poseen cinco necesidades básicas descritas
y plantea que estas necesidades básicas pueden organizarse en una jerarquía y en la
medida que se van satisfaciendo una por una, va surgiendo la importancia de la que está
inmediatamente arriba.
 Teoría de la Motivación
(Herzberg)

Frederick Herzberg ha concluido que los grados de satisfacción e insatisfacción que el personal de
una organización tiene como resultado de realizar un trabajo es producto de dos variables
determinadas por dos grupos de elementos.

Los factores de Higiene o Mantenimiento:

Los que se relacionan con el ambiente de trabajo.

Los factores Motivantes:

Aquellos que influyen en el grado de satisfacción del trabajo.
 TIPOS DE LIDERAZGO

Líder autocrático:
Impone y espera cumplimiento, es dogmático y seguro y conduce por medio de la
capacidad de denegar u otorgar premios y castigos.

Líder democrático o participativo:

Consulta a sus subordinados respecto de acciones y decisiones probables y alienta su
participación.

Líder liberal:
Hace un uso muy reducido de su poder, en caso de usarlo, ya que les concede a sus
subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones
CONTROL
 4. CONTROL

Es la medición y corrección del

desempeño a fin de garantizar que se han
cumplido los objetivos de la empresa y los
planes ideados para alcanzarlos.

Planeación y control están relacionados

Proceso básico de control:

Establecimiento de normas o estándares,
medición del desempeño con base a las
normas, corrección de las variaciones
respectos de las normas y planes.
TIPOS DE CONTROL
PROCESO DE
CONTROL
 PROCESO DE
CONTROL
Establecimiento de normas

Normas, son criterios de desempeño.

Entre las normas encontramos las metas u objetivos verificables

Medición del desempeño

No siempre practicable
Debe realizarse con fundamento y con base en normas.
Detectar las desviaciones antes de que ocurran
Establecer acciones apropiadas
 TÉCNICAS DE
CONTROL

El presupuesto:
Formulación de planes en términos numéricos para un período futuro dado.

Gráficas de Gantt:
Muestra las relaciones entre “eventos” de un programa de producción.

Técnica de evaluación y revisión de programas:

Sistema de análisis de redes de tiempo-eventos de un proyecto