CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Sistema de Gestión de la Calidad

... hacia un renovado horizonte
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

DEFINICIONES:
1. DOCUMENTO:
Para efectos del SGC un documento es aquella información contenida en
algún medio ya sea electrónico o impreso. Ejemplo Normativas, Políticas
Internas, Formatos, etc.

2. REGISTRO:
Es aquel documento que las áreas generan como resultado de la
realización de alguna actividad del proceso, son útiles para proporcionar
evidencia de las actividades realizadas. Ejemplo: Algún reporte generado,
un informe, una convocatoria, una captura de información, etc.
 PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

DOCUMENTOS DEL SGC

NIVEL 1
Manual de la Calidad

NIVEL 2
Procedimientos requeridos
por las Normas

NIVEL 3 Planes de la Calidad, formatos, Políticas, Reglamentos Institucionales y otros

documentos del SGC, como pueden ser: Ley de Profesiones, Ley de Educación,
Planes de estudio y programas de materias, entre otros.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

REVISIÓN, AUTORIZACIÓN, REPRODUCCIÓN Y/O DISTRIBUCIÓN DE

DOCUMENTOS.

REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN:

Los documentos son revisados para evidenciar que aún cumplen con la función
de ser una guía para la realización de actividades y que están acordes con las
actualizaciones de las normas correspondientes.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

DIFERENCIA ENTRE REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

REVISIÓN.- Es la verificación de que los documentos se encuentran en su

versión vigente y que cumplen con la función para la que fueron creados y
cumplen con la norma vigente correspondiente. No necesariamente incluye una
actualización y/o edición del documento.

ACTUALIZACIÓN.- Es la modificación de un documento que se realiza

posterior a la revisión del mismo, esta se realiza cuando un documento y/o
registro debe ser mejorado para cumplir con la función para la cual fue
diseñado.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

IMPORTANCIA DE MANTENER LA INFORMACIÓN ACTUALIZADA

Elimina el extravío de documentos.

Permite un acceso rápido y fácil a la información.
Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos.
.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

IMPORTANCIA DE MANTENER LA INFORMACIÓN ACTUALIZADA

 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

IMPORTANCIA DE MANTENER LA INFORMACIÓN ACTUALIZADA

Muchas empresas, han concluido que uno de sus mayores problemas es

mantener actualizada su documentación de forma tal que su sistema de calidad
mantenga su integridad, de hecho, el control de documentos es una de las no
conformidades que aparece con mayor frecuencia tanto durante el proceso de
certificación como en auditorias posteriores.

Es sumamente importante administrar el sistema documental, de forma ágil y

eficiente de tal manera que no se convierta en una maraña de papeles que
obstaculice el éxito del Sistema de Gestión, en lugar de soportarlo.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

IMPORTANCIA DE MANTENER LA INFORMACIÓN ACTUALIZADA

Elimina el extravío de documentos.

Permite un acceso rápido y fácil a la información.
Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos.
Disminuye la posibilidad de No Conformidades.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

¿Por qué administrar los documentos?

- Para hacer un manejo adecuado del ciclo de vida de los documentos2 que
garantice la eficiencia y eficacia de los procesos..

- Implementar un Sistema de Manejo de Documentos Provee un proceso único

que coordina cambios y disponibilidad en los documentos críticos para el
negocio.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

¿Que sucede si no se administran los documentos?

- Se toman malas decisiones por no contar con la información adecuada y

oportuna.. - Se desperdicia tiempo buscando información extraviada, o
reconstruyendo información - Pérdida de imagen ante los clientes .
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

Identificación de documentos y registros

Por nombre del documento, ejemplo:

Manual de Gestión de la Calidad.

Lista Maestra de Control de Documentos y Registros.

Por el código que los identifica, ejemplo:

Donde:
Código: Puede variar de acuerdo a la clasificación del SGC.
Revisión: Número de modificaciones y/o actualizaciones que ha sufrido el
documento indicadas en orden consecutivo, el cual inicia en 00 cuando se
emite por primera vez e incrementa cada vez que se actualiza ejemplo: 00,
01, 02…
Emisión: Fecha en la que se libera el documento posterior a su revisión,
ejemplo: 05/01/07.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

GENERACIÓN Y CONTROL DE REGISTROS

El personal de las diferentes áreas generarán registros los cuales

compilarán información, datos y resultados de la realización de sus
actividades, así mismo verificarán que estos registros cumplan con los
siguientes requisitos:

•Legibilidad: Que puede ser leído sin dificultad y sea claro y entendible para
el usuario.

•Fácil consulta y fácilmente recuperables: Que sean localizados e

identificados de manera rápida.

•Completos en su contenido: Que el formato no cuente con espacios vacíos

no utilizables y en caso de ser así cancelarán el espacio con una línea
diagonal.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

ARCHIVO, PROTECCIÓN, TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN DE LOS

REGISTROS
DEFINICIONES:
1. Retención
2. Disposición

Archivo y protección de Registros:

 
El personal de las distintas áreas generan sus registros y determinan la forma más
conveniente para su archivo y protección, tal como: conservación física en mobiliario
y/o de manera electrónica lo cual evitará el extravío, daño o deterioro parcial o total
de los mismos, de igual forma determinan su orden y acomodo como puede ser:
orden alfabético, numérico, cronológico, por solicitante o usuario, entre otros .

Folder 1
Folder 1
Folder 2
Folder 2
Folder 3
Folder 3
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC.

En caso de requerir tramitar el alta, baja o modificación de algún documento

controlado, el Enlace de Calidad o personal del área involucrada, podrá
solicitarlo por medios impresos o electrónicos.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS:

Cualquier usuario tanto interno como externo, podrá consultar los

documentos del SGC de manera electrónica o de manera impresa en
según los requerimientos de cada una de las áreas.
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

DOCUMENTOS OBSOLETOS:

Son aquellos documentos que por su contenido o por sufrir modificaciones y/o
actualizaciones ya no son vigentes para efectos del SGC.
En caso de que por alguna razón los documentos obsoletos se deban
conservar, el personal de Calidad, jefe de área, jefe de departamento o en su
caso personal involucrado en la prestación del servicio, deberán prevenir el
uso no intencionado de los mismos, colocando al documento la leyenda
“Documento Obsoleto”.
Los documentos “No Controlados” en cualquier momento podrán convertirse en
documentos obsoletos dependiendo del número de revisiones que sufra el
documento y podrán no tener la leyenda “Documento Obsoleto”.

“DOCUMENTO
“DOCUMENTO
OBSOLETO”
OBSOLETO”
 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

DOCUMENTOS EXTERNOS:

Los documentos externos son aquellos que son elaborados, generados,

o proporcionados por organismos o instituciones externas y son utilizados
por las diferentes áreas para la realización de los procesos o la prestación del
servicio. Dichos documentos son identificados para su control.

El jefe de área, jefe de departamento o personal que hace uso de los

documentos externos para la realización de sus procesos, se asegura
mediante supervisiones y/o verificaciones conjuntamente con las áreas o
instancias que emiten el documento, de que se esté utilizando la versión
vigente de los mismos.

“DOCUMENTO
“DOCUMENTO
EXTERNO”
EXTERNO”
¡GRACIAS POR SU TIEMPO!