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NOVIEMBRE 2020
SE HIZO UN ANÁLISIS DEL
RELEVAMIENTO POR
ETAPAS EXISTENTE Y SE
DETECTARON LOS
SIGUIENTES PUNTOS: Análisis y puntos de mejora
organizacional:
Se verifica el cumplimiento del principio básico de control interno, por el cual se establece que quien
realiza la operación de compra debe estar separado funcionalmente de quienes tienen a su cargo el
manejo de los bienes y la registración de los mismos; pues, se evidencia que el área de Compras se
encuentra separada del área de Almacenes, Recepción y Contabilidad.
Se evidencia que la iniciación de la operación de compra se encuentra respaldadas por una requisición
formal de un funcionario responsable. Al respecto, cabe señalar que el proceso de compras se encuentra
relevado en relación a los requerimientos del sector de envasado, lo cual fue detallado en el apartado de
fallas.
Se verifica la existencia de solicitudes de cotizaciones a distintos proveedores.
Se verifica la existencia de controles respecto a la mercadería recibida.
COMPRAS
No se encuentra relevado el control que efectúa el área de Compras para la selección del proveedor.
Adicionalmente, no se verifica la existencia del control correspondiente entre las cotizaciones enviadas
por los proveedores y el pedido de cotización archivado, para verificar coincidencia.
En el proceso de adjudicación de la compra, el área de Compras debería entregar una copia de la Orden
de Compras al sector encargado de los pagos para que se incorporen al Legajo de pago del proveedor, no
archivar dos copias.
El proceso de compras únicamente se encuentra relevado respecto a las necesidades del sector de
envasado; no se encuentra relevado el proceso de compras en lo que respecta a las necesidades de
compra de los demás sectores de la empresa ni el proceso para las compras realizadas al Campo, en caso
de necesitar materias primas. Adicionalmente, no se encuentra relevado el proceso de compras ante
requerimientos extraordinarios y urgentes en el corto plazo, normalmente de pequeños montos.
La registración contable se efectúa una vez recibida la factura por parte del proveedor y no luego de la
recepción de la mercadería, como debería ocurrir.
COBROS - Aspectos de control internos que se cumplen
En lo que respecta a la separación total entre los fondos provenientes de cobranzas y los destinados a
Pagos, no se menciona de dónde provienen los fondos de pagos.
Sólo se expone el proceso de pago por transferencia bancaria, no se menciona la existencia de otros
medios de pago.
COBROS
En lo referente a la custodia de documentos, cabe señalar que, no se menciona qué ejemplar de las
Facturas recibe Créditos y Cobranzas, ni desde qué área. Asimismo, en el proceso de cobro menciona
que el área de Créditos y Cobranzas envía las facturas a los clientes, sin guardar una copia de éstas.
Se detectó una ausencia de control de parte del área de Créditos y Cobranzas al momento de recibir la
transferencia de parte de los clientes; pues, en el proceso relevado, se indica que, al recibir las
transferencias, dicha área actualiza el sistema de Cuentas Corrientes de Clientes y sella como “Pagada”
la Factura. Debería efectuar un control previo al sellado, verificando que coincida el monto de la
transferencia recibida, respecto al monto detallado en la factura.
Se cumple el principio de aprobación de la venta; pues, para aprobarla debe ser autorizada por el sector
de Créditos y Cobranzas, quien verifica en el sistema de Cuenta Corriente Clientes, que se trate de un
pedido de un cliente fidelizado y que no se encuentre excedido su límite de crédito.
VENTAS
El proceso de ventas se encuentra relevado únicamente en base a las ventas por exportación. No se
encuentra relevado el proceso por ventas nacionales.
No se menciona el cumplimiento de las regulaciones que aplican para las ventas al exterior.
PAGOS
Sólo se encuentra relevado el proceso de pago a través de cheques, no se verifica la existencia de otros
medios de pago.
No debería ser el Comité de Gerencia quien emita, firme y entregue el cheque a Contabilidad. Debería
existir el área de Tesorería.
PAGOS
En el proceso de pagos no se menciona quién es el área responsable de dar aviso al proveedor respecto a
que se encuentra disponible el cheque para retirar en las oficinas.
Se verificó que el pago es autorizado por el Comité de Gerencia, antes de la emisión del cheque. Debería
existir un área administrativa, encargada de autorizar el pago, luego de haber efectuado el control
correspondiente, habiendo recibido de Tesorería el Cheque y el duplicado de la Orden de Pago.
No se menciona quién es el responsable del manejo de los fondos ni se verifica la existencia de cajeros,
cobradores, separados del área de Contabilidad, encargada de la registración de los pagos
PAGOS
.No hay evidencia de la separación de los fondos provenientes de Cobranzas, con los destinados a pagos.
No se encuentra relevado qué ocurre si el sector de Control de Calidad detecta productos que no se
encuentran fabricados dentro de los parámetros definidos.
El sector de almacenes debería ingresar en el sistema de Stock los productos fabricados, efectuando, a su
vez, un control contra algún documento de respaldo que detalle el total de los productos fabricados (por
ejemplo, contra la Orden de producción).
No se detalla quién es el encargado de ajustar el sistema de Stock, dentro del sector de almacenes. El
ajuste debería ser ordenado por una persona distinta de quien lo autoriza.
PRODUCCIÓN
Es conveniente que el consultor sea externo y que a partir de su informe, se implementen las estrategias
en el área de recursos humanos.
1° Etapa: Soluciones de consultoría organizacional
Detección de inconsistencias por parte del sector de Envasado, en el control que efectúa entre los
artículos recibidos y el duplicado de la Solicitud de Compra, junto con el original del Informe de
Recepción.
Adicionalmente, a fin de identificar los controles necesarios a realizar y evitar la ocurrencia y omisión
de errores y posibles fraudes, se sugiere relevar los siguientes procesos:
Proceso de compras efectuadas a partir de requerimientos de los diversos sectores de la Entidad (no sólo el sector de
envasado).
Proceso de compras realizadas al Campo.
Proceso de compras de materias primas a externos (en caso de existir dicha situación).
Proceso de compras ante requerimientos extraordinarios y urgentes, normalmente de pequeños montos.
Se sugiere la adquisición de un seguro que cubra los riesgos propios del traslado de los productos/materias primas adquiridas.
1° Etapa: Mejoras de procedimientos (PRODUCCIÓN)
A fin de identificar los controles necesarios a realizar y evitar la ocurrencia y omisión de errores y posibles
fraudes, se sugiere relevar los procesos detallados a continuación:
Proceso de producción de materias primas en el Campo.
Proceso de contabilización de la producción.
Se sugiere la utilización y resguardo de los documentos que respalden el proceso de fabricación de los
productos y materias primas y el movimiento de éstos entre el sector de Procesamiento, Control de
Calidad, Envasado, Almacenes y el Campo; pues, dichos documentos, además de funcionar como
respaldo de las operaciones, facilitan la ejecución de los controles que se deben realizar.
1° Etapa: Mejoras de procedimientos (PRODUCCIÓN)
Sugerimos relevar la planificación del proceso de ventas nacional y de exportación y en el caso que no
existiera se propone el desarrollo de estrategias de negocios.
Especificar reglas de bonificaciones y descuentos
Se debe asegurar la pre-numeración de los documentos y clarificar el movimiento de las copias de estos.
Dado el marco de incertidumbre del país financiera, sería necesario tener archivos digitales tanto de
insumos como de materia prima para poder generar una lista de precios competitiva y acorde a las
necesidades de la empresa
1° Etapa: Mejoras de procedimientos (VENTAS)
se deben relevar los pasos a seguir en casos de discrepancia de información entre documentos.
Se explicitar la política de retorno de productos.
Se necesita implementar asesoría legal con respecto a regulación interviniente en las ventas de
exportación.
1° Etapa: Mejoras de procedimientos (COBROS)
Se sugiere la implementación de otros medios de pago, en caso de existir únicamente el pago por medio
de cheques.
1° Etapa: Mejoras de procedimientos (PAGOS)
A fin de identificar los controles necesarios a realizar y evitar la ocurrencia y omisión de errores y
posibles fraudes, se sugiere relevar los procesos detallados a continuación:
Proceso de pago de gastos menores
Proceso de pago de la materia prima adquirida al Campo
Proceso de pago de los requerimientos que puedan realizar los diversos sectores
Proceso de pago de sueldos y jornales
Adicionalmente, se sugiere completar el relevamiento de las siguientes operaciones:
Control de recibos
Registración contable de los pagos efectuados
2° Etapa: Solución tecnológica propuesta
Implementación de un TPS para poder hacer un control y seguimiento sobre las transacciones diarias,
dar más opciones al cliente que solo un depósito por CC por el monto total, y tener información sobre
las operaciones diarias para una futura tercera etapa.
Debido a la falta de formalidad y numerosos errores organizativos, se considera que se debe poner el
foco en el nivel operativo para tener una base sólida que mantenga a la empresa a flote mientras se van
reorganizando.
Luego de obtener una base de información general y tener una definición de tareas y procedimientos
claros se puede ver de una mejora a más alto nivel.
TPS
ESQUEMA
DOCUMENTOS
DATOS PROCESO
TRANSACCIONALES
INFORMES
ARCHIVO DE
DATOS
TPS - CARACTERISTICAS