TRANSFERENCIA Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL.

Este es el procedimiento habitual, una vez cumplidos

los plazos permanentes determinados por los criterios
de evaluación para cada etapa del ciclo de vida del
documento, los fondos se pueden depositar en el
archivo transfiriendo la secuencia cronológica de la
serie de documentos. archivo. Teniendo en cuenta la
eficacia de la gestión y el uso de los documentos, se
ha determinado el plazo para la transmisión de los
documentos al archivo central y se han estipulado los
siguientes plazos:
Del archivo de gestión al archivo central, del archivo central al archivo histórico.
LAS TRANSFERENCIAS PERMITEN:
• Descongestionar los archivos de documentos.
• Dar tratamiento y servicio adecuado al documento en cada fase de Archivo.
• Agilizar el servicio de consulta o préstamo en las unidades productoras.
• Garantizar y facilitar las consultas de documentos a los ciudadanos.
• Garantizar la conservación de los documentos al situarlos en lugares adecuados y
estar controlados y tratados convenientemente por los especialistas
PROCEDIMIENTOS PARA LAS TRANSFERENCIAS.

• Comprobar que los documentos estén ordenados y los expedientes completos.

• Comprobar que el file tenga todos los datos completos.
• Destruir la documentación de apoyo mezclada con los documentos de archivo.
• Eliminar elementos metálicos o de goma.
• Colocar los documentos en cajas o legajos en que estará señalado el órgano y unidad
productora, el tipo documental, las fechas extremas de la documentación, y el número de
orden de la caja que debe coincidir con el número correspondiente en el inventario.
DISPOSICION DOCUMENTAL.
DISPOSICION
DOCUMENTAL.
Contiene el valor del documento, el
periodo de retención, la eliminación de
documentos y la clasificación de
información que asigna APILAC a cada
serie documental, y en cumplimiento a
las normas que ha emitido el gobierno
federal y considerando la funcionalidad y
naturaleza de la entidad.
La disposición documental es útil porque
describe el ciclo de vida de un documento
desde el original hasta el destino final.
Además, en cuanto a la información
requerida, permite una rápida identificación
del documento que contiene la información
a incluir, puede tener derechos de acceso.
Estas áreas lo utilizaran como herramienta
de consultoría, y los responsables de la
tramitación de documentos lo utilizaran
como referencia obligatoria, es decir el
coordinador del archivo es responsable de
proporcionar las disposiciones contenidas
en el documento.