FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS
 FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS

√ PLANIFICACIÓN
√ ORGANIZACIÓN
√ DIRECCIÓN
√ CONTROL
PLANIFICACIÓN

 Función de la administración en la que se

definen los objetivos, se fijan las
estrategias para alcanzarlas, y se trazan
planes para integrar y coordinar las
actividades.
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN

 CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes)

 PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a las demás

funciones)

 EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos en la organización

le compete)

 EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos)

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

 OBJETIVOS

 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
 ESTRATEGIAS
 POLÍTICAS
 PLANIFICACIÓN OPERATIVA
 PROCEDIMIENTOS
 PRESUPUESTOS
 PROGRAMAS
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS
 FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE
LA ORGANIZACIÓN.
 RED DE OBJETIVOS

 CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS:
 VERIFICABLES
 RAZONABLES

Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

 EJEMPLOS DE OBJETIVOS
 Elementos que los diferencian de un deseo

 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

 Se basa en la participación de los
subordinados en la fijación de los objetivos.
 Promueve la autoevaluación y el
autodesarrollo, llevando a mayor motivación.
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

 CARACTERÍSTICA DE LA PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA

 Estudio del medio ambiente

 Estudio del interior de la organización
 Análisis a largo plazo
 Responsabilidad de la alta dirección
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

POLÍTICAS

 Son líneas de acción para la toma de decisiones.

 Busca unificar decisiones de distintas personas
frente a situaciones similares.
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

POLÍTICAS

 EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican

intenciones y preferencias a tener en cuenta a la hora de
la toma de decisiones.

 IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se

originan en la práctica usual dentro de la organización.
 ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
PLANEACIÓN OPERATIVA:
PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTOS
PROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS:

Son guías para la acción.

Son métodos para llevar a cabo actividades.
El procedimiento brinda una solución
predeterminada.
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la
cantidad de ingresos y egresos para un período
determinado.

MANERAS DE PREPARARLOS:
 A partir presupuesto año anterior.
 Presupuesto Base cero (partir de cero evaluando
a un mismo nivel todos los programas de
acuerdo a los objetivos de la organización)
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

PROGRAMAS: Es un plan que determina

períodos de tiempo para la realización de
actividades específicas.

 TÉCNICAS PROGRAMACIÓN:
 Gráfica de GANTT (tareas/tiempo)

 Redes PERT(diagramas que muestran la interrelación

entre actividades y sucesos)
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES
 ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN ENTRE
VARIAS ALTERNATIVAS.

ETAPAS:
 DEFINIR EL PROBLEMA
 OBTENER TODA LA INFORMACIÓN
 FORMULAR OPCIONES
 EVALUAR y DECIDIR
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

TOMA DE DECISIONES

 ETAPA: DEFINIR EL PROBLEMA

VISUALIZAR CLARAMENTE EL PROBLEMA y

ANALIZARLO CON CRITERIO INDEPENDIENTE
ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

TOMA DE DECISIONES

 ETAPA:OBTENER TODA LA INFORMACIÓN

NO PODEMOS CONTAR CON TODA LA
INFORMACIÓN PARA TOMAR UNA DECISIÓN
RACIONAL.

APRENDER A TOLERAR LA AMBIGÜEDAD,

INFORMACIÓN INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.
 ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
TOMA DE DECISIONES

 ETAPA: FORMULAR OPCIONES

SE FORMULAN POCAS OPCIONES FRENTE A UN
PROBLEMA POR DOS CAUSAS:

FALTA DE INFORMACIÓN
ACEPTAR LA PRIMERA IMPRESIÓN DEL
PROBLEMA
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

TOMA DE DECISIONES

 ETAPA:EVALUAR y DECIDIR

SE EVALÚA y SE DECIDE.

EN LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES LOS
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN SERÁN LOS QUE
APORTARÁN LOS CRITERIOS PARA DECIDIR POR LAS
ALTERNATIVAS QUE MÁS LO SATISFAGA.
 ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
ERRORES MÁS COMUNES DE LA
PLANEACIÓN
 FALTA DE COMPROMISO PARA PLANEAR (resolver
problemas del momento y postergan la planeación)

 CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con PLANES

 FALLAS EN DESARROLLO e IMPLANTACIÓN DE

ESTRATEGIAS (definición clara e implantación
mediante planes de acción)
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

ERRORES MÁS COMUNES DE LA

PLANEACIÓN
 FALTA de OBJETIVOS o METAS SIGNIFICATIVAS
(objetivos bien definidos y alcanzables).

 FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR LA

PLANEACIÓN COMO UN PROCESO RACIONAL
(objetivos claros, alternativas, sistema información
suficiente, etc.)
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

ERRORES MÁS COMUNES DE LA

PLANEACIÓN
 DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA EXPERIENCIA
(tomar la experiencia como dato básico).

 RESISTENCIA AL CAMBIO (el administrador deberá

tomar las medidas necesarias para minimizar los
efectos de esta resistencia)
 ORGANIZACIÓN

 Función de la administración que consiste en

determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace,
cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde
se toman las decisiones.

 ¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un

departamento?

 ¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un

esfuerzo general unificado?
 ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO
 ORGANIZACIÓN FORMAL

 Cuando las actividades de dos o mas personas están

explícitamente coordinadas para el logro de ciertos
objetivos.

 PRINCIPIOS ORGANIZACIÓN FORMAL:

 Principio unidad de objetivo (una estructura es

efectiva si permite contribución de cada individuo al
objetivo de la organización)

 Principio de eficiencia (si facilita la obtención de

objetivos a un costo mínimo)
ORGANIZACIÓN, NATURALEZA y PROPÓSITO

 ORGANIZACIÓN INFORMAL

 El propósito de las organizaciones informales

es cubrir necesidades humanas.

 Necesidad de información

 Es importante integrar la organización

informal.
 ORGANIZACIÓN
 RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

 CADENA DE MANDO: Conjunto de relaciones de

dependencia desde cúpula a base.

 UNIDAD DE MANDO: Sólo supervisor.

 TRAMO DE CONTROL: Número de personas que

supervisa un superior. Cuanto más ascendemos
menos personas se supervisa.
 ORGANIZACIÓN
 RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

 TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el

número de personas supervisadas por un mismo jefe:

Número de actividades es un mismo

sector
Grado de incertidumbre en el trabajo
Mayor responsabilidad y complejidad en
los puestos de los subordinados
Mayor capacitación de los subordinados.
Procedimientos estandarizados
Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o
no)
ORGANIZACIÓN
 COORDINACIÓN INTERSECTORIAL

 INTERRELACIÓN QUE EXISTE ENTRE

DEPARTAMENTOS.

 INDICADOR DEL GRADO DE

COORDINACIÓN:NIVEL DE INCERTIDUMBRE CON
RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN LOS
SECTORES.
 ORGANIZACIÓN
 MECANISMOS DE COORDINACIÓN

 PLANES y REGLAS (procedimientos estandarizados)

 CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena
mando)
 REUNIONES IMPROVISADAS
 REUNIONES PROGRAMADAS
 RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de
COORD.
 INTERMEDIARIOS
 DISEÑO MATRICIAL
 ORGANIZACIÓN
 DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD

 CENTRALIZACIÓN: Concentración de la autoridad

y decisiones en la parte más alta de la
organización.

 DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de autoridad y

toma de decisiones a DELEGAR.
 ORGANIZACIÓN
 DELEGAR: Proceso mediante el cual los
administradores asignan tareas, autoridad y
responsabilidad.

 DELEGACIÓN EFECTIVA:

COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para

objetivo/responsable)

CLARA (comprendan con claridad tareas,

responsabilidad y autoridad )

SUFICIENTE (autoridad suficiente)

ORGANIZACIÓN
 GRADO DE DELEGACIÓN:

 Se delega responsabilidad y autoridad, pero los

superiores nunca se desprenden de la
responsabilidad.

 EJEMPLOS:

 “Analiza este problema dame los hechos y

decidiré que hacer”
 “Analiza este problema y recomienda acciones
alternativas y recomienda solución”
 “Analiza este problema y hazme saber lo que
harás”
 “Emprende acciones, y no necesito ningún
contacto posterior”
ORGANIZACIÓN
 ERRORES de ORGANIZACIÓN

 PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de planificación

manteniendo estructura
 NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES
(autorid.y respons.)
 NO DELEGAR AUTORIDAD
 NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN
 CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE AUTORIDAD e
INFORMACIÓN
 OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin
RESPONSABILIDAD
ORGANIZACIÓN
 ERRORES de ORGANIZACIÓN

 RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD

 MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE

SERVICIO (departamentos que son apoyo y se
consideran un fin en sí mismo)

 EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos

excesivamente complejos)
 DIRECCIÓN

 Función de la administración que

consiste en motivar a los
subordinados, influir en los individuos
y los equipos mientras hacen su
trabajo, elegir el mejor canal de
comunicación y ocuparse de cualquier
otra manera del comportamiento de
los empleados resolviendo los
conflictos.
DIRECCIÓN DE EMPRESAS

 GESTIONAR : RECURSOS

 DIRIGIR : PERSONAS
DIRECCIÓN
 Elementos del proceso de dirección:
 Personas tienen diferentes roles
 No existen personas promedio
 Dignidad personal (p/logro objetivo)
 Totalidad de las personas

 LIDERAZGO
 Proceso interpersonal mediante el cual los

administradores tratan de influir sobre sus

empleados
DIRECCIÓN
 ESTILOS DE LIDERAZGO
 LÍDER CENTRADO EN PERSONAS
(sensibilidad, satisfacción personal)
 LÍDER CENTRADO EN TAREAS

 COMUNICACIÓN
 Es la transferencia de información del emisor
al receptor
 Es importante en lo interno y en la relación
con el medio.
DIRECCIÓN
DIRECCIONES de la COMUNICACIÓN
 DESCENDENTE (O. autocráticas)

 ASCENDENTE (O. participativas)

 CRUZADA (horizontal y diagonal)

COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA

 ESCRITA: Antelación, más personas.

 ORAL: Retroalimentación inmediata

DIRECCIÓN
PROCESO DE COMUNICACIÓN

 EMISOR
 CANAL DE TRASMISIÓN (Ej: teléfono)
 RECEPTOR
 RETROALIMENTACIÓN
DIRECCIÓN
BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

 BARRERAS EN EL EMISOR (claridad)

 BARRERAS EN LA TRASMISIÓN
(intermediarios)
 BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud)

 Aún superando estas barreras se podrá dar la

mala interpretación por parte del receptor.
DIRECCIÓN
MEJORA DE LA COMUNICACIÓN

 Aclarar ideas antes de comunicar

 Comprender condiciones del ambiente físico y humano
 Disponer de toda la información necesaria al momento
de comunicar
 Ser cuidadoso en el tono
 Seguimiento de la comunicación
 Comunicar mensajes con importancia
 Acciones coherentes con comunicación
 Ser buen oyente
CONTROL

 Función de la administración que consiste en

vigilar el desempeño actual, compararlo con
una norma y emprender las acciones que
hicieran falta.
 Reunir y retroalimentar información acerca
del desempeño de forma de poder comparar
resultados.
 Relación con planificación.
 Función de todos los niveles que ejecuten
planes.
PROCESO DE CONTROL

 ESTABLECER ESTÁNDARES

 MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN

COMPARACIÓN CON ESOS ESTÁNDARES

 CORRECCIÓN DE DESVIACIONES CON

RESPECTO A ESTÁNDARES y PLANES
(relación con las otras funciones)
REQUISITOS DE CONTROL

 LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA MEDIDA DE

PLANES y PUESTOS.
 HACERSE A LA MEDIDA DE ADMINISTRADORES
ESPECÍFICOS y SUS PERSONALIDADES.
 SEÑALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS
PRINCIPALES.
 OBJETIVIDAD
 FLEXIBILIDAD
 AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG.
 ECONÓMICOS
 CONDUCIR A ACCIONES CORRECTIVAS
SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN

CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE PLANIFICACIÓN,

ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN y CONTROL.

 SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN

 BUROCRACIA (Administra a través de dptos. dirigidos

por funcionario con una rutina inflexible)
 ADHOCRACIA (menos formal, centrado en personas,
equipos)
 ENFOQUE CONTINGENCIA “Todo depende” (tareas y
personas)
CAMBIO ORGANIZACIONAL

CONDICIONES INTERNAS y EXTERNAS

VARÍAN RÁPIDAMENTE .

 RESISTENCIA al CAMBIO (Causas)

 Interés en la posición actual

 Malentendidos y falta confianza

 Diferentes apreciaciones

 Poca tolerancia al cambio