COSTOS

COSTOS Y
Y PRESUPUESTOS
PRESUPUESTOS EN
EN TI
TI
GESTIÓN DE COSTOS DEL
PROYECTO
INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

PMBOK es un estándar, es decir, una norma establecida desde

una entidad a partir de un consenso para que sirva de modelo o
de ejemplo. En este caso PMBOK es una norma reconocida dentro
del Instituto Nacional Estadounidense de Estándares, más conocido
como ANSI (American National Standards Institute).
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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COSTOS Y
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EN TI
TI

PRESUPUESTOS
GESTIÓN DE COSTOS DE

GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

UN PROYECTO DE TI

La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos

involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos
de modo que se complete el Proyecto dentro del
presupuesto aprobado.
Debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la
obtención de los costos, ya que los diversos interesados medirán los
costos del Proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes.

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COSTOS Y
Y PRESUPUESTOS
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PLAN DE GESTIÓN DE
COSTOS
GESTIÓN DE COSTOS DE

GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

UN PROYECTO DE TI

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PLAN DE GESTIÓN DE
COSTOS
GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
GESTIÓN DE COSTOS DE

El trabajo necesario para
UN PROYECTO DE TI

llevar a cabo los tres

procesos de la Gestión de
los Costos, debe estar
precedido de un esfuerzo de
planificación por parte del
equipo del Proyecto, que
forma parte del
proceso Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto.
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COSTOS Y
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EN TI
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PLAN DE GESTIÓN DE
COSTOS
GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
GESTIÓN DE COSTOS DE
UN PROYECTO DE TI

De él obtendremos, entre otros, el Plan de Gestión de

Costos, que determina el formato y establece los criterios
necesarios para planificar, estructurar, estimar,
presupuestar y controlar los cotos del Proyecto. Entre
otros, puede establecer lo siguiente:
 Nivel de exactitud de las estimaciones del costo de
las actividades.
 Unidades de medida utilizadas en las mediciones.

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PLAN DE GESTIÓN DE
COSTOS
GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
GESTIÓN DE COSTOS DE
UN PROYECTO DE TI

De él obtendremos, entre otros, el Plan de Gestión de Costos, que

determina el formato y establece los criterios necesarios para
planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los cotos del
Proyecto. Entre otros, puede establecer lo siguiente:
 Relación de las cuentas de control (CA) con la EDT. Es
decir, a cada cuenta de control (CA) se le asigna un código
vinculado con el sistema de contabilidad de la
organización.
 Umbrales de control. Porcentaje de variación o desviación
permitida antes de actuar, con respecto a la línea base de costos del
Plan para la dirección del Proyecto.

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COSTOS Y
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TI
PLAN DE GESTIÓN DE
COSTOS
GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
GESTIÓN DE COSTOS DE
UN PROYECTO DE TI

De él obtendremos, entre otros, el Plan de Gestión de Costos, que

determina el formato y establece los criterios necesarios para
planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los cotos del
Proyecto. Entre otros, puede establecer lo siguiente:
 Reglas para medir el desempeño. Gestión del
valor ganado: Earned Value Managemente (EVM).

 Formato de informes.

 Descripción de los procesos.

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GESTIÓN DE COSTOS DEL
PROYECTO
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTO
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UN PROYECTO DE TI

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS.

La Gestión de los Costes del Proyecto debe
considerar las necesidades de los interesados, ya que
diferentes interesados medirán los Costes de
diferentes formas y en diferentes momentos.
Este proceso establece las políticas, procedimientos y
documentación necesaria para planificar, dirigir,
ejecutar y controlar los Costes.

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GESTIÓN DE COSTOS DEL
PROYECTO
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTO
GESTIÓN DE COSTOS DE
UN PROYECTO DE TI

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS.

Estimar los Costos:.
Consiste en desarrollar una aproximación de los
recursos financieros necesarios para completar las
actividades del proyecto
Desarrollar el Presupuesto: Consiste en sumar los
costos estimados de actividades individuales o paquetes
de trabajo para establecer una línea base de costo
autorizada.
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GESTIÓN DE COSTOS DEL
PROYECTO
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTO
GESTIÓN DE COSTOS DE
UN PROYECTO DE TI

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS.

Controlar los Costos: Consiste en monitorear la

situación del proyecto para actualizar el presupuesto
del mismo y gestionar cambios a la línea base de
costo.

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GESTIÓN DE COSTOS DEL
PROYECTO
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTO
GESTIÓN DE COSTOS DE
UN PROYECTO DE TI

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS.

Controlar los Costos: Consiste en monitorear la

situación del proyecto para actualizar el presupuesto
del mismo y gestionar cambios a la línea base de
costo.

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PROYECTO
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTO
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UN PROYECTO DE TI

Recordando los tipos de COSTOS

Costos variables: Costos dependientes del volumen de producción. Por ejemplo los
materiales a utilizar. Cuantas más plantas tenga el edificio que vamos a construir, más
hormigón necesitaremos.
Costos fijos: Costos que no varían con el volumen de producción. Por ejemplo los
alquileres. Independientemente del número de plantas que tenga el edificio que vamos a
construir, el alquiler que se paga por las casetas de obra se mantendrá fijo.
Costos directos: Costos repercutibles directamente al Proyecto. Por ejemplo, el coste del
hormigón es repercutible en entregables (por ejemplo las zapatas) del Proyecto de
construcción del edificio.
Costos indirectos. Costos necesarios para llevar a cabo el Proyecto, pero que no se pueden
repercutir directamente en ninguna actividad. Por ejemplo los gastos de estructura
(contabilidad, luz, teléfono, etc.).

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GESTIÓN DE COSTOS DEL
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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTO
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Recordando los tipos de COSTOS

Costo de oportunidad: Costo de la mejor opción no realizada. Por ejemplo, si tenemos un
presupuesto de 10 soles para elegir entre comprar caramelos o chicles, decidamos lo que
decidamos, tendremos un coste de la oportunidad. Si decidimos finalmente adquirir
caramelos, habremos renunciado a los chicles y viceversa. Se basa en el principio de la
rentabilidad esperada, y parte de que los agentes económicos racionales basan sus
decisiones en base al coste o privación de recursos para conseguir la mayor rentabilidad.
Costos hundidos o enterrados: Costo en el que ya se ha incurrido, independientemente de
si se realiza o no el Proyecto, de manera que no es relevante para la toma de decisiones.
Que se debe suprimir en el análisis y la evaluación del Proyecto. Por ejemplo, la realización
de un estudio de viabilidad de un Proyecto. Se debe realizar para evaluar si el Proyecto es
viable. Tendrá un coste, pero éste no influye en el análisis de rentabilidad del Proyecto.

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Otros conceptos relacionados

Capital de trabajo: Recursos que requiere el Proyecto para atender las
operaciones de producción y comercialización de bienes o servicios.
Contempla el monto de dinero que se precisa para dar inicio al Proyecto. En
otras palabras es el capital adicional con el que se debe contar para que
comience a funcionar el Proyecto, lo que quiere decir, financiar el Proyecto
antes de percibir ingresos.

Depreciación contable: Mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste

que sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado
para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que
el final lo lleva a ser inutilizable.
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Otros conceptos relacionados

Depreciación Lineal: Supone que la depreciación varía linealmente, es decir,
que la depreciación es una función lineal de la edad y su representación
gráfica es, por lo tanto, una recta. Se deprecia la misma cantidad todos los
años.
Depreciación Acelerada: Supone mayores valores de depreciación en los
primeros años de uso del bien.
Depreciación económica. Variación o pérdida del valor real de sufren los bienes del
inmovilizado.
Ley de rendimientos decrecientes. El aumento en el uso de recursos, aumenta
la producción de forma creciente.

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PRESUPUESTOS EN
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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE
COSTOS
LOS TRES PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTO
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UN PROYECTO DE TI

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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE
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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS
GESTIÓN DE COSTOS DE
UN PROYECTO DE TI

Este proceso establece las políticas, procedimientos y documentación

necesaria para planificar, dirigir, ejecutar y controlar los Costos.
ENTRADAS: Plan para la Dirección del Proyecto.
Acta de constitución.
HERRAMIENTAS: Juicio de Expertos.
Técnicas analíticas.
Reuniones
SALIDAS:
Plan de Gestión de Costos. Se deben detallar los criterios para
estructurar, estimar, preparar y aprobar el presupuesto del Proyecto. (Unidades de
medida, Nivel de exactitud, Nivel de precisión, Enlaces con los procedimientos de la
organización, Umbrales de control, Reglas para la medición del reglamento).

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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE
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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE
COSTOS
DETERMINAR EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO
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Durante este proceso, se suman los costos estimados de las actividades

individuales o paquetes de trabajo, para establecer una línea base de
costos autorizada. La línea base incluye los presupuestos autorizados y
reservas para contingencias, pero excluye las reservas de gestión.

El Acta de Constitución del Proyecto y el Enunciado

del Alcance del Proyecto proporcionan presupuestos
resumidos y limitaciones al presupuesto del proyecto.

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COSTOS
DETERMINAR EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO
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UN PROYECTO DE TI

ENTRADAS
Plan de Gestión de Costes. En el cual se detallan los
criterios, técnicas, procedimientos y herramientas para agregar
los costes al proyecto.

Línea Base del Alcance. Puede incluir limitaciones

formales de los gastos de fondos del proyecto, tanto sobre el
total como sobre periodos concretos. Estas restricciones de
financiación son revisadas cuando se elabora el enunciado del
alcance del proyecto.
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DETERMINAR EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO
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ENTRADAS
Estimación de costo de las estimaciones y base de las
estimaciones. Considera la suma de las estimaciones de los
costes de cada actividad del cronograma.
Calendario de Recursos y Cronograma. incluye las
fechas de inicio y finalización programadas de todas las
actividades del cronograma del proyecto, de los hitos del
cronograma, de los paquetes de trabajo, los paquetes de
planificación y las cuentas de control.

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ENTRADAS
Registro de Riesgos. Se generará y describirá en el proceso
de Identificar los Riesgos y ahora hay que tenerlos en cuenta
para agregar los costes de las respuestas para la prevención de
riesgos, así como para estimar la reserva de contingencia.
Acuerdos. La información relativa a los costes de los contratos,
que comprende los costes de los productos, servicios o resultados
que se han adquirido, se usa también para determinar la línea
base y el presupuesto del proyecto.

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Suma de Costos. Las estimaciones de los costes de las
actividades del cronograma se suman primero por los paquetes de
trabajo de la EDT, luego por los niveles superiores de la EDT,
tales como cuentas de control. Y finalmente, para todo el
proyecto.
Análisis de Reserva. El análisis de reservas establece reservas
de coste. Se trata de asignaciones económicas reservadas para
potenciales impactos en el alcance, plazo y coste del proyecto, que
no se utilizan si los riesgos no se producen.

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Juicio de Expertos. Dada la dificultad de las estimaciones y
la variedad de métodos a utilizar, será necesario contar con la
ayuda de expertos generalistas y especialistas en el área de
aplicación del proyecto. Tales cómo consultores, proveedores,
clientes, asociaciones técnicas y profesionales y directivos de
otras unidades de la organización. Incluso de otros sectores
industriales..
Relaciones Históricas. Para predecir los costes totales del
proyecto se pueden utilizar datos históricos para realizar
estimaciones análogas y/o paramétricas.
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Conciliación del Límite de Financiamiento. La
conciliación requerirá que se ajuste el cronograma del proyecto
para allanar o regular los costes. Lo que se logra aplicando
restricciones de fechas impuestas en algunos paquetes de trabajo
o hitos del proyecto.

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SALIDAS
Línea Base del Desempeño de Costes. La conciliación
requerirá que se ajuste el cronograma del proyecto para allanar o
regular los costes. Lo que se logra aplicando restricciones de
fechas impuestas en algunos paquetes de trabajo o hitos del
proyecto...
Se desarrolla sumando los costes estimados por
período y normalmente se representa de forma
acumulada en una curva S.

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GESTIÓN DE COSTOS DE

SALIDAS
UN PROYECTO DE TI

Requisitos de Financiamiento. Los requisitos de

financiación, totales y periódicos (por ejemplo, anuales o
trimestrales), se derivan de la Línea Base de Coste.
En general, se establecen con un margen por exceso con el fin de
estar preparados para sobre costes o para el adelanto de los
trabajos.
Actualizaciones. El proceso determinar el presupuesto hace
necesario actualizar la documentación del proyecto. Como por
ejemplo, el registro de riesgos, las estimaciones de los costes y el
cronograma del proyecto
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CONTROLAR LOS COSTOS DEL PROYECTO
GESTIÓN DE COSTOS DE

El proceso de controlar los costos se encarga de supervisar el grado de ejecución del

UN PROYECTO DE TI

presupuesto del proyecto, y controlar los cambios en la línea base del rendimiento
del coste. El control de costes del proyecto incluye:
Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de coste.
• Asegurarse de que las solicitudes de cambio de coste sean aprobadas.
• Gestionar los cambios de costes a medida de que se produzcan.
• Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan las restricciones de la
financiación autorizadas para el proyecto, tanto total como por periodos.
• Realizar el seguimiento del desempeño de costes para detectar y entender las
variaciones con respecto a la línea base de coste.
• Registrar con precisión y pertinencia los cambios en la línea base de coste.
• Evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el
coste o en el uso de los recursos.
• Informar los cambios aprobados a los actores interesados pertinentes.
• Actuar para mantener los sobrecostes esperados dentro de límites aceptables.
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CONTROLAR LOS COSTOS DEL PROYECTO
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ENTRADAS:
UN PROYECTO DE TI

Plan para la Dirección del Proyecto. La línea base del desempeño de costos, la cual
se compara con los resultados reales para determinar si es necesario implementar
un cambio, una acción preventiva o correctiva.
Datos sobre el Desempeño del trabajo. Se refiere a la información sobre el
desempeño del coste de los trabajos.

HERRAMIENTAS.
• Gestión del valor ganado .
• Pronósticos o Proyecciones de Costo.
• Revisiones de Desempeño.
• Análisis de reserva
• Software de gestión de Proyectos.

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COSTOS
CONTROLAR LOS COSTOS DEL PROYECTO
GESTIÓN DE COSTOS DE

SALIDAS:
UN PROYECTO DE TI

 Información sobre del Desempeño del Trabajo.

 Proyecciones del Presupuesto.
 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización
 Solicitudes de Cambio..
 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Línea base del desempeño de costos
Plan de gestión de costos
 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

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