Modulo IX

Técnicas de Auditorias
 A

A A A
SS.HH

REGLAS DE
A
CONVIVENCIA
 OBJETIVOS

El Objetivo del curso es lograr que los Participantes sean capaces de

planificar, conducir e informar sobre auditorias.
Introducción a las
auditorias –
Clasificación
 DEFINICIÓN

“Proceso sistemático, independiente y

documentado
para obtener y evaluar objetivamente las
evidencias de auditoria con el fin de
determinar la extensión con que se cumplen los
criterios de auditoria del sistema de gestión fijado
por la organización”
 CLASIFICACIÓN DE
AUDITORÍAS

PRIMERA PARTE
La organización audita su
propio SGC
Ej.: auditoria interna
 AUDITORÍAS
INTERNAS SEGUNDA PARTE
El SGC de la organización
es auditado por auditores
 AUDITORÍAS externos de partes
interesadas
EXTERNAS Ej.: cliente audita proveedor

TERCERA PARTE
El SGC de la organización
es auditado por auditores
externos independientes
Ej.: auditoria de certificación
 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

Integridad
El
El fundamento del
del
profesionalismo

Presentación Ecuánime
La
La obligación
obligación de
de reportar
reportar con
con
veracidad
veracidad y exactitud

Debido
Debido cuidado
cuidado profesional
profesional
La
La aplicación de
de esmero
esmero yy criterio
criterio en
en la
la
auditoría
auditoría

ISO 19011:2011
 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

Independencia
Independencia
La
Labase
basepara
paralalaimparcialidad
imparcialidad
de
delalaauditoría
auditoríayyla
la
objetividad
objetividadde delas
las
conclusiones
conclusiones

Enfoque
Enfoquebasado
basadoen enevidencias
evidencias
El
Elmétodo
métodoracional
racionalpara
paralograr
lograr
conclusiones
conclusionesde dela
laauditoría
auditoríaconfiables
confiables
yyreproducibles
reproduciblesen enun
unproceso
proceso
sistemático
sistemáticodedeauditoria.
auditoria.
 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

Confidencialidad
Confidencialidad(*)
(*)
Seguridad
Seguridadde
dela
laInformación
Información

ISO 19011:2011
Guía 19011:2011-Gestión de
Auditorias
 PROGRAMA - EJEMPLO
Fecha
propuesta
Código de Proceso / Sector para la Requisitos Requisitos Requisitos
Auditoría Equipo Auditor Alcance Propuesto ISO14001 OHSAS
auditado Auditoría ISO 9001

Reparaciones de productos /
2014/2 Servicios Pedro / María Junio 14 Preparación de preentrega / 4.4.6, 4,4,7,
Gestión garantías /
Mantenimiento y calibraciones 4.5.1

Operaciones / contrataciones/
Compras y evaluación de 4.4.6, 4,4,7,
2014/3 Logística Juan / José Julio, 14 4.5.1
Proveedores
Almacenamiento y Despacho

Administración / Procesos Administrativos /

2014/4 María / Pedro Agosto, 14
Contabilidad Créditos / procesos contables
Control documentos /
Accionesde mejora / Capacitación / 4.3.1, 4.3.2,
satisfacción del Cliente / 4.3.3,4.3.4,
2014/5 Rep. Drección /Dirección Pedro / José Set, 14 Revisiones por la Dirección / 4.4.2, 4.4.3,
Indicadores de Gestión/ Mejora 4.5.2, 4.5.4,
Continua de Eficacia del SGC 4.6
Auditorías internas /Acciones
Correctivas y Preventivas

Nota 1 Adicionalmente, en todos los sectores se auditarán los siguientes puntos:

· El conocimiento de las Políticas y los Objetivos aplicables
· Control de documentos
· Control de registros
· Indicadores: mediciones y seguimiento de los resultados
· No conformidades y acciones de mejora
· Mejora continua: Planes y programas

Nota 2 La fecha de auditoría debe ser coordinada entre el Equipo Auditor y el responsable del
área auditada. La duración de las Auditorias no deberá exceder las 2 horas
Distribución 1) Gte de Ventas 3) Gte de Servicio Fecha: 1°/01/2012
Revisado Aprobado
Representante de la Dirección Presidente 2) Gte de Logística 4) Gte de Administración Revisión: 00
Actividades de Auditorias
 INICIO DE LA AUDITORÍA

Estableciendo contacto Inicial con el auditado:

 Contacto con el Representante de la Dirección
 Confirmando la autoridad para conducir la auditoria
 Obtener información: Objetivos de la auditoria, alcance, métodos y al
equipo auditor, incluido el Experto Técnico.
 Requerimientos de acceso a documentos y registros para planificar la
auditoria
 Determinar los requisitos legales y requerimientos contractuales
relevantes a las actividades y productos del auditado.
 Confirmar el acuerdo con el auditado en relación al tratamiento de la
información confidencial.
 Hacer arreglos que incluye fechas de la auditoria
 INICIO DE LA AUDITORÍA

Estableciendo contacto Inicial con el auditado:

 Determinar requerimientos de seguridad, salud y otras para accesar

a locaciones específicas
 Acordar acerca de la participación de los observadores y la
necesidad de Guías para la auditoria.
 Determinar algunas áreas de interés para el auditado en relación con
la auditoria.
Preparación de la auditoria
 REVISIÓN DOCUMENTAL
INICIAL

En muchos casos no es (Adecuación, de escritorio, de intención)

posible asegurar si los
requisitos se cumplen,
solamente revisando la
documentación
Los auditores tendrán que desarrollar
un enfoque global para asegurar la
adecuación de la documentación del
SG
(no sólo procedimientos) y pueden
desarrollar una parte o el total de esa
actividad en sitio

OHSAS
= 18001:2007
u otros
criterios de
auditoría

Utilizar listas de chequeo

 BENEFICIOS DE LA REVISIÓN
DOCUMENTAL INICIAL

 Entender el sistema
 Identifica necesidad de especialista
 Identifica problemas
 Provee oportunidad para llenar insuficiencias
 Evalúa si es entendible
 Permite elaborar un Plan de auditoria adecuado
 PREPARACIÓN DE LA
AUDITORÍA PAUTAS

 Las auditorías deben ser bien planeadas y conducidas

 Las auditorías no deben ser realizadas “por sorpresa”

 Acordar siempre con el auditado fechas convenientes por
adelantado (ver “Programa de Auditoria”)
 PLAN DE AUDITORÍA
-CONTENIDO

 Objetivo y alcance
 Lugares, fechas y recursos
 Criterios de la Auditoria: Documentos o requisitos
aplicables
 Integrantes del Equipo de Auditoria
 Cronograma de actividades, con tareas asignadas a
los auditores
Debe ser acordado con el auditado
 PREPARACIÓN DE LA
AUDITORÍA

El Equipo de Auditoria debe ser informado de:

· Objetivos, Alcance y Criterio de la auditoria
· Detalles de los sectores y actividades a auditar

El Equipo de Auditoria debe:

· Recopilar la información previa necesaria
· Elaborar la agenda de Auditoria
· Preparar los documentos de trabajo:
 Listas de verificación
TEMAS A INVESTIGAR Y
SECUENCIA

1.- El SGSSO está diseñado conforme a

las normas aplicables?

2.- El SGSSO está implementado y

funciona según la planificación?

3.- El SGSSO es eficaz?

¿ Es capaz para lograr los objetivos?
 PAUTAS DE AUDITORÍA

 Después de la reunión de apertura, realizar una visita a las

instalaciones.
 Se recomienda realizar la primera entrevista al responsable del
sistema de gestión para tener una visión global del mismo.
 La penúltima entrevista debe hacerse a recursos humanos para
cruzar información recogida en campo sobre competencias y
responsabilidades del personal.
 La última entrevista es a la Alta Dirección ya que es importante
preguntarle aspectos de gestión una vez que se ha auditado todos
los procesos planificados.
 PAUTAS DE AUDITORÍA

 Respetar los horarios de entrada/salida, tiempos de descanso y

otros.
 Incluir en la Agenda los tiempos de traslado cuando las sedes son
distantes entre sí.
Listas de Verificación
 LISTA DE VERIFICACIÓN

 Guía para asegurar la continuidad de la Auditoria

 Mantiene claros los objetivos

 Ayuda a administrar el tiempo
 Define el camino de la investigación
 Organiza la toma de notas
 LISTA DE VERIFICACIÓN
LISTA DE VERIFICACION

Proceso Auditable : REPRESENTANTE DE LA DIRECCION Pagina # de #

Sistema de Gestión Evaluado : ISO 9001 x ISO 14001 x OHSAS 18001 x

N° / Tipo de Auditoría : Primera Segunda Especial

Ite Pto. Comentarios

Requisito Requerimientos a Verificar
m Doc. del Auditor

1 5.3/4.2 POLITICA DIFUSION

VERIFICACION DE ENTENDIMIENTO

DISPONIBLE AL PUBLICO

CONTROL DE POLITICA COMO DOCUMENTO

1 4.1 ALCANCE DEL SIG:LUGARES/SERVICIOS/LINEAS DE PRODUCTOS

2 5.4/4.3.3 OBJ/PROG VERIFICACION DE OBJETIVOS MEDIBLES 9/14/18

PROGRAMAS DE GESTION: RESPONSABLES/RECURSOS/PLAZOS

3 4.3.1 PROCED METODOLOGIA IPER E IAAS

MATRIZ IPER/MATRIZ AA

DIFUSION DE PROCEDIMIENTOS Y MATRICES

Acciones a Verificar / Observaciones :

Auditor Líder : …………………………………………………………………

Fecha Auditoría : / /
Auditor Asistente (s) : ………………………………………………………
LISTA DE VERIFICACIÓN
Enfoque de la auditoria
 RELACIONES AUDITOR-
AUDITADO

Las relaciones entre

auditor y auditado
son críticas para una
auditoría exitosa
COMUNICACIÓN

Información

Ideas

Actitudes
PROCESO COMUNICATIVO

Emisor
codifica

Mensaje

Receptor
decodifica e
interpreta
Retroalimentación
BARRERAS PARA UNA
COMUNICACIÓN EFECTIVA

Físicas
Intelectuales
Fisiológicas
 CREAR EL CLIMA PARA
LA COMUNICACIÓN

 Espacio
 Tiempo
 Contacto visual
 Lenguaje verbal
 Lenguaje corporal
 Leguaje paralelo
 Sensibilidad cultural
 CREAR EL CLIMA PARA
LA COMUNICACIÓN

Creando un clima para la comunicación:

 Tranquilice al auditado
 Explique el propósito
 Explique acerca de las notas
 Mantenga al auditado informado de sus observaciones
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

ETAPAS
· Reunión inicial
· Recopilación de evidencias

· Reunión final
 REUNIÓN DE APERTURA

 Se establecen las reglas generales para la

realización de la Auditoria
 Contenidos:
- Presentaciones
- Exponer cuál es el objetivo, alcance y criterio de la
Auditoria, siempre enfocando el propósito de mejora
- Metodología a emplear
- Definición de NC, OBS, etc
- Revisión de la agenda de Auditoria
- Identificar los responsables de las áreas a ser auditadas
(interlocutores válidos)
 REUNIÓN DE APERTURA

 Contenidos (cont.) :

- Aclarar que la Auditoria es

una muestra
- Declaración de confidencialidad
- Arreglos logísticos, traslados, seguridad, pasaportes
médicos, etc.
- Aclaración de dudas
- Confirmar horario de la reunión final
- Confirmar visitas guiadas a las instalaciones (si es
necesario)
La reunión inicial no se debe suprimir!
 EVIDENCIAS OBJETIVAS

 Información verificable
 Se basan en:

- entrevistas
- revisión de documentos
- observación de actividades y
condiciones
- resultados de mediciones y ensayo
- registros
 ENTREVISTAS

Técnicas de preguntas: Abiertas

qué
porqué
cuándo Muéstreme!
cómo
dónde
quién

Usar prudentemente las preguntas:

Cerradas
Aclaratorias
 RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS

 Investigar todo lo necesario

 Seguir la pista de auditoria
 Tomar muestras representativas

 Verificar la coincidencia entre

procedimientos escritos y la realidad
 RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS

 Verificar lo expuesto durante las entrevistas

 Comunicar al auditado las No Conformidades

 Determinar si las No Conformidades

constituyen casos aislados o si son
generalizadas
 Registrar las No Conformidades
 REUNIONES

Reuniones de enlace del equipo:

 Para asegurar el progreso sin problemas y eficaz de la auditoría
 Para asegurar que se cubre el alcance
 Para revisar no conformidades
 Para reunir hallazgos

Reunión final de enlace del equipo

Preparación para la reunión de cierre
Revisión de hallazgos
Discutir conclusiones
Preparar el informe final
Rol del Auditor
 ROL DEL AUDITOR

 El rol del auditor es establecer para el cliente de la

auditoria, la información basada en hechos, de hasta
qué grado los requisitos del criterio de auditoria se
cumplen

 Todas las conclusiones deben basarse firmemente en

evidencia objetiva

 El auditor líder debe estar completamente a cargo de la

auditoria.
 RESPONSABILIDADES
DEL AUDITOR

 Cumplir con los requisitos

 Seguir plan y procedimientos
 Permanecer dentro del alcance
 Comunicar y aclarar requisitos de auditoría
 Planear y realizar tareas individuales, acertada y
responsablemente
 Recolectar y analizar evidencia
 RESPONSABILIDADES
DEL AUDITOR

 Permanecer alerta
 Reportar las observaciones
 Verificar acciones correctivas
 Cooperar con el auditor líder
 Retener y proteger documentos de la auditoría
 Mantener confidencialidad
 Actuar de manera ética
 RESPONSABILIDADES
ADICIONALES DEL AUDITOR
LÍDER

 Obtener toda la información requerida para la

planificación
 Asistir en la selección del equipo
 Preparar el plan general
 Asignar tareas individuales
 Asegurar que los documentos de trabajo estén
preparados
 Auditar suficiencia
 Representar al equipo auditor
 RESPONSABILIDADES
ADICIONALES DEL AUDITOR
LÍDER

 Presidir las reuniones de apertura y cierre

 Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdo al plan
 Asegurar que las reuniones de enlace se llevan a cabo
regularmente
 Asegurar que los resultados de auditoria sean reportados
de una forma clara, concluyente y sin demoras
 CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS

 Criticón Inflexible

 Polémico Perezoso
Errático
 Capcioso
Susceptible
 Saltar a
conclusiones No práctico

 Agresivo “sabelotodo”
Indeciso
 Desconsiderado
 Inconsistente
 CARACTERÍSTICAS POSITIVAS

 Tenaz
 Cortés
 Mente abierta
 Amigable
 Diplomático
 Servicial
 Honesto
 Constructivo
 Maduro
 Informativo
 Modesto
 Perceptivo
 Con mucho tacto
 Juicioso
Reporte de No Conformidad
 Qué es una No Conformidad?...

 No cumplimiento de un requisito del cliente

o de otras partes interesadas
Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita
Requisito legal o regulatorio

 Una Oportunidad para mejorar el desempeño,

los resultados y la satisfacción de partes
interesadas
 HALLAZGO DE
LA AUDITORÍA DEBILID
FOR ADES

• Documentar las Fortalezas encontradas

• Las Debilidades pueden darse a través de:
a. No conformidades: generadas por el incumplimiento de
requisitos establecidos
b. Potenciales No conformidades (Observaciones): se generan
a raíz de hallazgos donde aún no se ha incumplido
requisitos pero se tienen evidencias que en cualquier
momento se presentarán las mismas.
 EJEMPLO 3

AUDITORIA
20/08/2015
Fecha:.....................
INFORME DE NO CONFORMIDAD

Producción de Lentes Div.W-4 AUD/01

NC Número...............
SECTOR/PROCESO :.....................................................
Area/Proceso OHSAS 18001 - Requisito 4.4.6

Hallazgo Descripción

Requisito Durante el turno de la mañana 4 de 14 operarios fueron

Firma vistos sin usar cascos ni zapatos de seguridad.

Clasificación La Instrucción BA-P-01 claúsula 5, requiere que todo el

personal que entre al departamento de producción debe
usar cascos y zapatos de seguridad.

Auditor : A. U. Ditor
 REUNIÓN DE CIERRE

Agradecer.
Presentar al equipo auditor.
Recordar el objetivo, alcance y criterios.
Presentación de los resultados Fortalezas /Debilidades.
Explicar con exactitud las no conformidades.
Estar preparado para justificar las no conformidades.
Dar oportunidad al auditado de explicar información discrepante.
Informar que el proceso es por muestreo.
Alcances sobre el seguimiento.
Agradecer atenciones.
 REUNIÓN DE CIERRE

 Conclusiones:
- existe un SIG?
- está implementado?
- es eficaz?
En relación al objetivo de la auditoría,
cuál es la conclusión?
El Reporte
 EL REPORTE ES UN PROCESO
CONTINUO

El informe escrito
 Área auditada
 Lugar y Fecha
 Equipo de Auditoria
 Participantes
 Documentación aplicable
 Objetivo , Alcance y Conclusiones
 Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SIG
 No conformidades y observaciones
Actividades de Seguimiento
 SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA

 Las conclusiones de la auditoría pueden, indicar la necesidad

de correcciones, o de acciones correctivas, preventivas o de
mejora.
 Debería verificarse si se completaron las acciones y su
eficacia. Esta verificación puede ser parte de una auditoría
posterior.
 SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA

SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN

EVIDENCIAS DE:

·CAPACITACIÓN
·NUEVOS PROCEDIMIENTOS
·CAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURA
·NUEVOS REGISTROS

SEGUIMIENTO A LA EFICACIA

·NO HAY RECURRENCIA DE LA NC, ACCIDENTE O INCIDENTE

MUCHAS GRACIAS.