PROCESO

ADMINISTRATIVO
CONCEPTO.

En primer lugar cabe

preguntar ¿que es proceso?
PROCESO: Conjunto de actividades
o fases, sucesivas de un fenómeno
natural o de una operación
artificial.
¡Que entendemos por
Administración?
ADMINISTRACIÓN: Ciencia social que
estudia la satisfacción de objetivos
institucionales por medio de una
estructura intencionada y a través de un
esfuerzo humano coordinado.
¿QUE ES EL PROCESO
ADMINISTRATIVO?
 PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO: Es la
herramienta que se aplica en las
organizaciones para el logro de sus
objetivos y satisfacer sus necesidades
lucrativas y/o sociales.
 ELEMENTOS DEL DIAGRAMA DE FLUJO
 
DIAGRAMA DE FLUJO
Si los administradores o gerentes de las
organizaciones realizan debidamente su
trabajo a través de una eficiente y eficaz
gestión es muy probable que se alcancen
las metas propuestas.
Podemos decir entonces que el desempeño
de los administradores o gerentes se
puede medir de acuerdo con el grado en
que estos cumplan con el proceso
administrativo.
ELEMENTOS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
 PROCESO ADMINISTRATIVO
FASE ELEMENTOS ETAPAS
Objetivos Investigaciones
PREVENCION Cursos alternativos de
acción

Mecánica PLANEACION
Políticas Procedimientos
Programas Pronósticos

ORGANIZACION Funciones Jerarquías

Obligaciones

Selección Integración
INTEGRACION Desarrollo Integración
de cosas

Dinámica
DIRECCION Autoridad Comunicación
Supervisión

CONTROL Establecimiento Operación

Interpretación
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CONCEPTO DE PLANEACION
Significa literalmente planeamiento, en este sentido es necesario considerar el verbo
planear, que consiste en establecer anticipadamente los objetivos , políticas, reglas,
procedimientos, programas, presupuestos, y estrategias para el logro de los objetivos
de la organización.
 Objetivo de la planeación
•Estructurar un medio ambiente que permita el eficaz desenvolvimiento de los
individuos que trabajan conjuntamente en grupos.

•Tanto los individuos como los organizadores necesitan planear.

•Es en la planeación donde se establecen las bases para determinar el RIESGO y

minimizarlo.

•Involucra la planeación como una forma intelectual de anticiparse al futuro.

•Es el proceso de elegir y establecer mediante la investigación el mejor escenario

para lograr los objetivos de la empresa.

•Tanto los individuos como los organizadores necesitan planear.

•Incluye el programa de acción normativo de la alta dirección de la empresa.

 Etapas del proceso de planeación.
a) Definición del problema, Necesidad u oportunidad.
b) Obtención de la información sobre las funciones, actividades y
tareas involucradas.
c) Análisis y clasificación de la información.
d) Establecimiento de premisas y limitaciones que afectan la
planeación.
e) Determinación de planes alternos.
f) Elección del plan.
g) Ordenación secuencial y detallada del plan propuesto.
h) Vigilancia y desarrollo del plan propuesto.
Importancia de la planeación
VENTAJAS DE ESTABLECER OBJETIVOS
1. Proporcionar buenos productos y servicios. Liderazgo del producto.
2. Adelantar a la competencia mejorando la posición en el mercado.
3. Mantener operaciones y estructura organizacional con un alto nivel de
productividad, creciendo y aumentando las ventas y/o disminuyendo
los costos con una aceptable rentabilidad.
4. Ser un organismo de responsabilidad social proporcionando bienestar y
desarrollo a los empleados sin discriminación.
5. Desarrollar el comercio internacional.
 DIRECTRICES
Son reglas que orientan la toma de decisiones e influyen en los planes y los programas.
Las definimos como pautas que establecen la manera de lograr las metas y realizar
las actividades.
CLASIFICACIÓN DE LAS DIRECTRICES

Estratégicas o generales. Se formulan por la alta gerencia y su función es establecer y

emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.
Tácticas o departamentales. Son lineamientos específicos que se refieren a cada
departamento.
Operativas o especificas. Se aplican principalmente
en las decisiones que tienen que ejecutarse en
cada una de las unidades de las que consta
un departamento.

En cuanto al origen de las directrices, estas pueden

Ser: externas, consultadas, formuladas e implícitas.
 ESTRATEGIAS
Para lograr los resultados deseados y que han sido establecidos por la dirección
general,
debemos establecer el camino para ello. La estrategia es el camino seleccionado
para
lograr los objetivos de la organización, considerando los recursos con que en ese
momento se cuenta.
Al establecer estrategias es conveniente seguir estos pasos:
1. Determinar los recursos de acción o alternativas. Consistirá en buscar el mayor
numero de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
2. Evaluar y analizar cada una de las alternativas tomando en cuenta las ventajas
y desventajas en cada una de ellas.
3. Seleccionar las alternativas. Considerando las alternativas mas idóneas en
cuanto a factibilidad y ventajas.
 METAS
Las metas se desprenden de los objetivos como expresiones cuantitativas y
concretas de los resultados esperados o lo que se pretende lograr o llegar a ser
en un determinado tiempo.

 REGLAS
Las reglas describen la acción o no acción no requerida y especifica y no permiten
discreción. En general constituyen el tipo mas sencillo de plan.
ELEMENTOS ESTRUCTURALES DE LOS
PLANES
 PREMISAS
Las premisas son los objetivos y las metas de la actividad, las directrices o
políticas que se aplicaran, los datos conocidos o estimados y los
pronósticos realizados sobre acontecimientos, circunstancias o
condiciones futuras.
De acuerdo a su naturaleza, las premisas pueden ser:
INTERNAS. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el
logro de los propósitos.
EXTERNAS. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa,
pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades.
Pronóstico cualitativo.

Pronóstico cuantitativo.
•Marcos e índices

•Extensión

•Especificidad

•Flexibilidad
Elementos de control de los planes

Presupuestos

Disposición monetaria
 Conclusiones
En el proceso administrativo, la etapa
de planeación juega un papel
fundamental, en la consecución de los
objetivos de la empresa. Es la primera
función que se debe realizar ante todo.
Planear implica proyectar en forma
consciente la acción futura, por tanto
es un proceso que requiere de tiempo
atención y dedicación para que los
resultados obtenidos sean los que
realmente se esperan.
ELEMENTOS A TENER EN CUENTA
 PLANEACION
* MISIÓN
* VISIÓN
* ANALISIS DOFA
* PRESUPUESTOS
* ESTRATEGIAS
* PROCEDIMIENTOS
* TOMA DE DECISIONES
* REGLAS
* POLITICAS COMERCIALES
 ANALISIS DOFA
INTERNAS EXTERNAS

DEBILIDADES OPORTUNIDADES

FORTALEZAS AMENAZAS
 MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS FACTORES INTERNOS
(MEFI)

Se realiza a través de una auditoría interna para identificar

tanto las fortalezas como debilidades que existen en todas las
áreas del negocio.

Sirve para formular estrategias, ya que resume y evalúa las

principales fortalezas y debilidades en áreas funcionales de una
organización.
 ¿Qué debemos tener en cuenta para la auditoría interna?

Se debe planificar para que asista la mayoría de personas que

tomen decisiones dentro de la empresa.

Recabar toda la información posible antes de comenzar, para

tener suficiente base a la hora de buscar los factores.

Utilizar técnicas como lluvia de ideas para generar la mayor

cantidad de ideas posibles y analizar varios puntos de vista.

Documentar la información recabada y los factores identificados

dentro de la auditoría para que nos sirva de punto de partida a la
hora de elaborar la matriz.
 Construcción de la matriz de evaluación de factores internos
(MEFI)

1. Haz una lista de fortalezas y debilidades

Haz una lista de los factores críticos o determinantes para el éxito
identificados en el proceso de la auditoría interna. Selecciona entre
10 y 20 factores para que sea efectivo el análisis.
Incluye tanto fortalezas como debilidades.

Anota primero las fortalezas y después las debilidades.

Trata de ser lo más específico posible, usando porcentajes,

razones y cifras comparativas en la medida de lo posible.
 
 2. Asigna el peso relativo

Se debe asignar un peso relativo a cada factor, de 0.0 (sin

importancia) a 1.0 (muy importante), de tal manera que la suma
de todos los pesos asignados a los factores sea igual a 1.0.

3. Asigna la clasificación

Debes asignar una clasificación entre 1 y 2 a cada una de las

debilidades y entre 3 y 4 a las fortalezas.
 4. Multiplica 2*3

Multiplica el peso de cada factor por su calificación

correspondiente para determinar una calificación ponderada
para cada variable.
 
5. Determina el valor ponderado

Suma las calificaciones ponderadas de cada variable para

determinar el total ponderado de la empresa entera.
 Resultados

Los totales ponderados muy por debajo de 2.5 caracterizan a las

organizaciones que son débiles en lo interno, mientras que las
calificaciones muy por encima de 2.5 indican una posición interna
de fuerza.

Lo relevante es comparar el peso ponderado total de

las fortalezas contra el de las debilidades, determinando si las
fuerzas internas de la organización son favorables o
desfavorables, o si el medio interno de la misma es favorable o
no.
Las fuerzas internas son favorables a la organización con un
peso ponderado total de 1.68 contra 0.70 de
las debilidades (La empresa tiene más fortalezas que
debilidades).

No obstante, el valor total por debajo de 2.5, indica que la

empresa es débil en el factor interno en su conjunto.
 MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS FACTORES
EXTERNOS (MEFE)

La matriz de evaluación de factores externos (MEFE) resume y

evalúa la información: política, gubernamental y legal
económica y financiera, social, cultural, demográfica
tecnológica, ecológica y ambiental

Calcula los resultados a través de las oportunidades y

amenazas identificadas en el entorno.

La elaboración de una Matriz EFE consta de cinco pasos y es

muy parecidos a la que vimos anteriormente para MEFI.
Se debe hacer también una auditoría, en este
caso externa, para identificar las amenazas y oportunidades
del sector en que se encuentre nuestra empresa.
La clave de la Matriz de Evaluación de los Factores Externos,
consiste en que el valor del peso ponderado total de
las oportunidades sea mayor al peso ponderado total de
las amenazas.

En este caso el peso ponderado total de las oportunidades es

de 1.61 y el  de las amenazas es 0.91, lo cual establece que el
ambiente externo es favorable a la organización.
Gracias por su atención