Procesos de Gestión

Unidad 1: La Función de Compras

Sesiones: 1,2,3
 Logro de la Unidad Didáctica

Al finalizar la Unidad Didáctica, el participante

entiende la teoría y técnicas para la planificación,
ejecución y evaluación de las operaciones de
adquisición, manejo de inventarios y
almacenamiento de bienes que intervienen en el
proceso productivo. Aplica los conceptos que se
necesitan para lograr eficiencia y máxima
productividad en dichos procesos.
 Logro de la Unidad

Al término de la unidad, el alumno describe en

detalle, el proceso de adquisiciones en la empresa así
como los factores críticos para la generación de
beneficios a la organización.
Sesión: 1
Agenda
• Las compras
Definición, objetivos
El proceso: Actividades del área
Planificación de las compras
La curva ABC
 Función de Compras

"La función del departamento de compras consiste en

hacer de la cadena de suministro de cada división, una
herramienta de competencia distintiva que apoye la
presencia de la empresa en el mercado."
Arturo Díaz.
Director de Compras del Grupo SIEMENS.                  
 ¿En que consiste el Proceso de Compras?

Conjunto de actividades que realiza el

Comprador o Área de Compras para efectuar una
adquisición de un insumo, material, producto o
servicio, tomando en cuenta la calidad, precio,
tiempo y cantidad.
 Objetivos de la Compra

• Mantener la continuidad del abastecimiento.

• Inversión mínima en existencias.
• Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizaciones.
• Mantener niveles de calidad.
• Precios mas bajos.
• Mantener posición competitiva de la empresa.
¿ Qué hace un Comprador?
Individuo cuyas funciones pueden incluir:
Abastecer, seleccionar, negociar, dar órdenes,
hacer un seguimiento al abastecedor, medir y
controlar el trabajo realizado por el
abastecedor, analizar y evaluar el valor de
nuevos materiales y procesos.

En algunas compañías las funciones de

colocación de órdenes y seguimiento a
proveedor son manejadas por el Analista o
Programador de Abastecimiento.
 Actividades Básicas de Compras

• Prever las necesidades de la empresa

• Planificar con tiempo
• Seleccionar y calificar proveedores
• Evaluar el desempeño del proveedor
• Negociar contratos
• Comparar precio, calidad y servicio
• Programar compras
• Establecer las condiciones de venta
• Evaluar el valor recibido
• Predecir el precio, servicio y cambios de la demanda
• Especificar la forma en la que se recibirán los bienes
Actividades Básicas de Compras

• Búsqueda y evaluación de proveedores

• Mantener archivo actualizado de productos
• Negociación permanente de precios, calidades,
presentaciones y plazos de entrega.
• Previsión de compras
• Planificación de pedidos por artículo
• Preparación de ordenes de compra
• Evaluar discrepancias en la recepción
• Analizar variaciones de precios, plazos, calidad.
Importancia de
CLIENTES
las compras:
Satisfacción del SATISFACCION DEL CLIENTE
cliente

CALIDAD PRECIO ENTREGA SERVICIO CANTIDAD MOMENTO

ORGANIZACION

CALIDAD PRECIO ENTREGA SERVICIO CANTIDAD MOMENTO

PROVEEDORES
 Ventajas de planificar las compras

• Precios más competitivos

• Mejor calidad
• Menores costos administrativos
• Menores costos de Inventario
• Compras oportunas
• Adecuada distribución de la carga de trabajo
• Cumplimiento de objetivos estratégicos
• Mejora del funcionamiento diario de la organización.
• Disminución de compras urgentes
 Planificación de Compras

Un programa integral de planificación y control de

utilidades, incluye:

Planificación y control de las ventas

Planificación y control de la producción

Planificación y control de compras

Para establecer un Plan de compra:

Pasos :
1. Trazar curva de Pareto (80 / 20)
2. Analizar las zonas A, B, C.
3. Prever contratos de compra
Para establecer un Plan de compra:
1. Trazar curva de Pareto
PRODUCTO ORDEN VENTAS %. % ACUM. % ACUM. CLASIF.
    MENS. S/. S/. S/. Art. A-B-C

D-204 1 5,056.00 36.20 36.20 7.14  

D-212 2 3,424.00 24.52 60.72 14.29  

A
D-185-a 3 1,052.00 7.53 68.25 21.43  

C-191 4 893.00 6.39 74.64 28.57  

D-192 5 843.00 6.04 80.68 35.71   B

D-196 6 727.00 5.21 85.88 42.86  

D-186-b 7 451.00 3.23 89.11 50.00  

D-198 8 412.00 2.95 92.06 57.14  

D-200 9 214.00 1.53 93.60 64.29  

D-201 10 205.00 1.47 95.06 71.43  

D-220 11 188.00 1.35 96.41 78.57  

C
D-221 12 172.00 1.23 97.64 85.71  

D-229 13 170.00 1.22 98.86 92.86  

D-202 14 159.00 1.14 100.00 100.00  

    13,966.00        
Curva ABC

% %
Prod. Valor
20 80
% Valor
30 15

50 5

% cantidad de bienes
2. Analizar las zonas A,B,C.

Compras de zona A
• Productos de carácter estratégico
• Son los de mas importante valor
• Preferibles estrategias de mediano plazo
• Establecer sanas relaciones con proveedores
• Tener opcióon de proveedores alternativos
2. Analizar las zonas A,B,C.

Compras de zona B

• Compras específicas según el plan

• Compras de mantenimiento
• Bien negociados estos productos apoyan la rentabilidad
• Normalmente aceptan posibles negociaciones sobre:
cantidad, precio, plazos, condiciones de pago,
entregas, etc.
2. Analizar las zonas A,B,C.

Compras de zona C

• Establecer un sistema de compras por pedidos

Abiertos o por contratos.
• No dedicarle mayor tiempo a un grupo de productos
que no representan mas del 5% de compras.
2. Prever contratos de compra

Un contrato de compras es:

- Indispensable para productos A

- Práctico y frecuente para prod. B
- Útil para productos C.
Sesión: 2
Agenda
• Programación de las compras:
El modelo del Lote económico de compra
Ejercicio de aplicación.
MODELO DEL LOTE ECONOMICO

Supuestos del Modelo:

• Demanda (D) conocida y constante (lineal)
• Tiempo de espera (te) conocido y constante
(entre emisión y almacenamiento)
• Se satisface toda la demanda
• Costo de mantenimiento del inventario es lineal
• El precio de compra (fabricación) no depende de
la cantidad comprada (fabricada)
 REPRESENTACION GRAFICA
Costos
Costos Totales

Ca x Q / 2
Costos de Almacenamiento

Ce x D / Q
Costos de
Adquisición

Q
Qóptimo
Obtención de la Fórmula:

=
Costos de Posesión
o Almacenamiento Costos de Adquisición

cp x Q = D x ca
2 Q

Q
2
= 2 D x ca
cp

Q = 2 D x ca
cp
 Ejercicio
Una empresa necesita anualmente 7,500 kg. de materia prima para
la producción.
Teniendo en cuenta que el precio de compra es de S/. 6 por kilo y
el costo de realizar un pedido es de S/. 90 y el tipo de interés de
mercado es del 10% ( Costo de posesión). Se pide:

1. Calcular el pedido óptimo según el

modelo del Lote económico.
2. Teniendo en cuenta que se laboran 300 días al año, diga además cuantas
compras se efectúan y cada cuanto tiempo se coloca una orden de
compra.
Calculando el Lote económico:

2 D Ca 2 (7500) 90
Q= Q=
Cp 0.6

Q= 1,500 Kgs.

7,500 = 5 compras al año.

1,500
 Ejercicio (CONT.) EL LOTE ECONOMICO DE
PEDIDO
Nivel
De
inventario
1,750

Punto de
Pedido
1,500 1,500 1,500 1,500 1,500

Stock de 250
seguridad Tiempo

Tiempo de Entrega Recepción de la orden

Sesión: 3
Agenda
• El ciclo de las compras.
Documentos utilizados
Los pasos en el proceso
Función COMPRAS

• Administración del proceso de adquisiciones

• Satisfacción de necesidades y respaldo a las capacidades
• Su eficiencia determina el rendimiento de la cadena de
suministro
• Proceso de adquisición
1. Planeamiento de las necesidades
2. Selección de fuentes de abastecimiento
3. Emisión del pedido al proveedor
4. Seguimiento del pedido
5. Recepción del pedido
31
 Necesidad de Materiales

Dptos. envían requisiciones

Flujograma simplificado
Almacén del Proceso de Compras

Existencia
Se entregan materiales
SI

NO

Solic. cotiz. a proveed.

Compara cotizaciones

Orden de Compra

Seguimiento de Orden

Recepción de materiales
• El proceso de Compras en 8 pasos

Purchase Order
Purchase Order

8. Pago
1. Requisicion

2. Elección de proveedor
7. Verificación de Factura

Purchase Order
Purchase Order
6. Recepcion y registro 3. Requisición asignada

5. Seguimiento 4. Proceso de Orden de C.

Los principales documentos y transacciones en la
compra son:

Requisición Orden de Compra Recepcion de bienes Factura

 Nota: Pagos a proveedores pueden calendarizarse, es decir

programarse para ser efectuados solo una fecha.
 Purchase Orders

Requisición Orden de Compra Recepcion de bienes Pagp de factura

• La orden de compra es el unico requerimiento formal al

proveedor por materiales o ,servicios solicitados y especifica
detalles importantes como cantidad, calidad, precio etc. etc.
• Cuando los bienes son recibidos, estos deben coincidir en
todo detalle con lo especificado en la Orden de Compra.

Requisición Orden de Compra Recepcion de bienes Pagp de factura

GRACIAS