Documentacion del

Sistema de Gestion de Calidad

Ricardo Cortés Caraveo

 OBJETIVO:

Proporcionar las herramientas

necesarias para elaborar los
procedimientos del Sistema de Gestión
de Calidad de acuerdo a los requisitos
contemplados en la Norma ISO
9001:2000.
 DIRIGIDO:

A todo el personal que participa en el

desarrollo de la documentación e
implantación del sistema de gestión de
calidad.
Ayuntamiento
Ayuntamientode
de
Ayuntamiento
Ayuntamiento
Mérida: de
de
Mérida:
Mérida:
Mérida:

SISTEMA DE CALIDAD
Conjunto de la estructura organizacional, de
Responsabilidades, de procedimientos, de
procesos y de recursos que se establecen para
llevar a cabo la Gestión de la Calidad.
Ayuntamiento
Ayuntamientode
de
Ayuntamiento
Ayuntamiento
Mérida: de
de
Mérida:
Mérida:
Mérida:
4. Sistema de Gestión de la Calidad
Requerimientos de documentación

La documentación del SGC debe incluir:

• Declaración de la política de Calidad y objetivos de
Calidad.
• Manual de Calidad.

• Procedimiento requeridos por la norma ISO 9001:2000.

• Procedimientos requeridos por la Organización

• Registros.
Ayuntamiento
Ayuntamientode
de
Ayuntamiento
Ayuntamiento
Mérida: de
de
Mérida:
Mérida:
Mérida: Jerarquía Documental del
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Describe el Sistema de Gestión de Calidad, la política y

objetivos de calidad establecidos y la Norma que se aplica.
Nivel A Manual
Define políticas y Qué ,Quién
De calidad
compromisos

Describe la secuencia e interacción de los procesos del SGC.

Nivel B Estructura de Control, Criterios y Métodos

Describe el SGC Procesos

Describe las actividades de las personas involucradas en la

Nivel C implantación de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.
Administran el
Procedimientos
sistema documentados Qué, Quién, Cómo, Cuándo y Dónde
En forma general

Nivel D Instrucciones
Operan el sistema de trabajo Describe instrucciones de trabajo detalladas.

Qué, Quién, Cómo, Cuándo y Dónde

En forma especifica para cada actividad
Nivel E
Evidencia del Registros de calidad
cumplimiento
Evidencia del cumplimiento de una actividad.

1. Formatos, anotaciones y resultados

 Manual de Calidad

Documento que especifica el Sistema

de Gestión de Calidad de una
Organización

2.
 Un Manual de Calidad Consiste en :

 Los procedimientos documentados del sistema de

gestión de calidad, elaborados para la planeación
global.

 La administración total de todas las actividades que

impactan la calidad dentro de una organización.

2.
 Propósito de los Manuales de Calidad.
 Comunicar la política y/o objetivos de calidad de la
organización, los procedimientos y los requisitos.

 Describir e implementar un sistema de gestión de calidad

efectivo.

 Proporcionar un control cada día mejor de las prácticas y

facilitar las actividades de aseguramiento de la calidad .

 Proporcionar las bases documentadas para auditar el sistema

de gestión de calidad.
2.
Estructura y Formato del Manual de Calidad.

No existe una estructura especial, un formato

especial o requerido para los manuales de
calidad

Los encargados de la elaboración de la

documentación determinaran el formato

2.
Formas de Integrar un Manual de Calidad.
 Ser una compilación directa de los procedimientos del sistema de
gestión de calidad.

 Ser un grupo o sección de los procedimientos del sistema de

gestión de calidad.

 Ser una serie de procedimientos para aplicaciones específicas.

 Tener un documento básico común, con anexos adecuados.

2.
Aplicaciones Especiales del Manual de Calidad

 Ppropósitos relacionados con la administración de

la calidad.

 aseguramiento de calidad.

 Para uso externo de los auditores y/o clientes.

 Cubrir todos los requisitos de la norma

seleccionada por la organización para su sistema
de gestión de calidad.
2.
 Proceso de Preparación de un Manual
de Calidad.

 Responsable de la preparación.
 Inicio de acciones
 Uso de referencias

 Exactitud y extensión.

2.1
Contenido del Manual de Calidad.

• Título, alcance y campo de aplicación.

• Indice/tabla de contenido.

• Páginas Introductorias

• Política y objetivos de calidad

2.2
Contenido del Manual de Calidad.

• Descripción de la organización, responsabilidades y autoridades.

• Requisitos del sistema de gestión de calidad

• Definiciones.

• Anexo para información de soporte.

2.2
 Procedimiento

Forma especificada para llevar a cabo

una actividad o un proceso.

3.
 UN PROCEDIMIENTO ES :
La forma especificada, que describe
las actividades de las unidades de
función individuales, necesarias para
implantar los requisitos del Sistema de
Gestión Calidad.

Los procedimientos describen las

responsabilidades implicadas en las
tareas previamente dichas, así como
una referencia a otros documento
(Instructivos, formatos, etc.).
3.
 Contenido y Estructura de un
Procedimiento de Calidad
• Nombre del Procedimiento • Definiciones

• Palabra clave o codificación • Referencias.

• Propósito • Formatos.

• Alcance • Desarrollo.

• Responsabilidad

3.
 Pasos para Desarrollar Procedimientos o
Instrucciones de Trabajo

• Revisar la práctica actual

• Analizar la práctica actual

• Elaborar un borrador del procedimiento/instrucción de trabajo.

• Distribuir el borrador para recibir comentarios

• Revisar los comentarios

3.1
 Pasos para Desarrollar Procedimientos o
Instrucciones de Trabajo

• Obtener la aprobación

• Entregarlo para su uso

• Ponerlo en práctica

• Supervisar y revisar

3.1
 Registro

Documento que presenta

resultados obtenidos o
proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.

5.
 Registro
Los registros son la principal fuente de información
que habla de la implantación y comportamiento del
sistema de calidad.

Un ejemplo de algunos registros puede ser:

•Formatos
•Notas
•Minutas
5. •Informes de trabajo
 4. Sistema de Gestión de la Calidad
Requerimientos de documentación

La documentación del SGC debe incluir:

• Declaración de la política de Calidad y objetivos de
Calidad.
• Manual de Calidad.

• Procedimiento requeridos por la norma ISO 9001:2000.

• Procedimientos requeridos por la Organización

• Registros.
2.
 4. Sistema de Gestión de la Calidad
Requerimientos de documentación

Manual de Calidad

El Manual de Calidad debe incluir:

• Alcance del SGC, incluyendo justificación de exclusiones.

• Procedimientos documentados o referencia a los mismos.

• Describir la interrelación entre los procesos del SGC...

2.
 4. Sistema de Gestión de la Calidad
Requerimientos de documentación

Control de Documentos
Establecer un Procedimiento Documentado que defina los
controles para:
•Aprobar los documentos antes de sus emisión.
•Revisar y actualizar los documentos según sea necesario.
•Identificar los cambios y el estado de revisión.

•Disponibilidad de los documentos en los puntos de uso.

•Legibles, identificables y fácilmente recuperables.

•Identificación y control de los documentos de origen externo.

3. •Identificación de documentos obsoletos…
 *Doc. Externos
Leg. Aplicable
Inst. otras Administraciones
INICIO
Normativa local Aplicable

(1) Catalogo inicial

*Doc. Internos
Documentos. del sistema (SGC)
Plan de Soportes: (papel)
Actualización
Calidad (2)

Inclusión de nueva
(3) CONTROL DE
documentación
LOS

EXTERNO REGISTROS
Registro de entrada Documentación/
Origen
(si aplica) Normativa
INTERNO Documentos obsoletos (9)

Elaboración,
(4) modificación
de documentos

Revisiones,
Revisión de Aprobación de Distribución de la
(5) Aprobaciones (8)
3. documentos Documentos documentación
y Modificaciones
(6) (7)
 4. Sistema de Gestión de la Calidad
Requerimientos de documentación

Control de Registros

Establecer un Procedimiento Documentado para:

Identificar Almacenar Recuperar Proteger

Definir Tiempo de
Disposición
Retención

Deben permanecer legibles, identificables y recuperables.

5.