RECEPCION Y

DESPACHO DE
MEDICAMENTOS
 DESPACHO DE LOS PEDIDOS
FARMACÉUTICOS Y DISPOSITIVOS
MÉDICOS
El procedimiento de despacho de medicamentos es llevado por
el jefe de bodega que es el encargado de llevar las existencias de
la mercancía que entra y sale del almacén (control de
inventarios).

 PREPARACIÓN Y DESPACHO DEL PEDIDO

 Recibo del pedido.
 Verificación del cupo de crédito y demás condiciones
comerciales. El proveedor debe garantizar que el cliente tiene la
certificación para expender los medicamentos de uso controlado.
 Reserva de la mercancía.
 En el caso de los medicamentos de uso controlado es
importante que la orden de compra se genere por separado
de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar
el control de los entes reguladores.
 Generación de la lista de Picking, con el visto bueno de la
persona encargada de asegurar la calidad del despacho al
cliente. En el caso de Operadores Logísticos, el proveedor
debe enviar las instrucciones de Despacho.
Picking: es el proceso de recogida de material extrayendo unidades o
conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior
que contiene más unidades que las extraídas. Puede ser un picking de
unidades cuando se extraen productos unitarios de una caja o
un picking de cajas cuando se recogen cajas de una paleta o de
un contenedor.
 Preparación del pedido por parte del proveedor u operador
logístico utilizando los mecanismos de seguridad
acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho
de lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de
cantidades iguales a las físicamente entregadas.
 En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas,
Arrume de mercancía, la lista de empaque estará contenida
en el Aviso de Despacho.
 Generación y envío del Aviso de Despacho hacia al cliente.
Si no tiene la capacidad de generar un aviso de despacho, el
proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo
de camiones que serán despachados para entregar la
mercancía solicitada por el cliente.
 En los despachos de paqueteo, el proveedor debe incluir en
la etiqueta de despacho (rótulo) el número de localización
del punto de entrega simbolizado en código de barras.
 Facturación registrando el número del sello de seguridad
que lleve el vehículo al igual que el número de estibas, cajas
o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un
carrusel de sellos para entregas parciales en varios
almacenes.
 Asegurar la calidad en la entrega, tanto de procesos como
de productos en los cuales los industriales deben hacer uso
de normas pertinentes.
 Cargue del vehículo y colocación del sellos de seguridad o
su equivalente.
 DOCUMENTOS PARA EL DESPACHO DE
LOS PEDIDOS FARMACÉUTICOS Y
DISPOSITIVOS MÉDICOS
Orden de despacho: Es un documento que es entregado
cuando existen pedidos de mercancía y estos van a ser
transportados y recibidos, además son muy necesarios para la
contabilidad de la empresa que la emite. El objetivo principal de
una orden de despacho es el informar de manera detallada la
mercancía que ha sido despachada por almacén, así como
también el ordenar al almacén las entregas de mercancías para
la venta a los clientes.
• Este tipo de orden debe ser elaborado por el encargado del
almacén, en original y dos copias, de tal modo que el original
sea enviado al cliente anexado a la mercancía, una de las copias
a contabilidad y otra al archivo. 
 La orden de despacho debe ser llenada sobre todo teniendo en
cuenta los siguientes campos:

 Fecha de emisión.
 Nombre de la entidad
 Nombre y dirección del cliente.
 Lugar y fecha de entrega de los productos.
 Código del producto.
 Descripción del producto.
 Cantidad ordenada del producto.
 Firma del transportista del producto.
 Firma de la persona que recepciona el producto.
 Fecha de recepción del producto.
Orden de venta: Es una pre factura o una orden de
trabajo. También se puede utilizar como una cotización. La
orden de venta tiene las siguientes características:

 Se pueden editar los datos, productos y cantidades antes de

ser convertida en una factura.
 No genera ninguna transacción contable de cuentas por
cobrar o de IVA por pagar
 Los productos incluidos en la orden de venta no salen de la
bodega, solo se reservan.
 Se puede cobrar antes de ser facturada, ya sea cobro total o
parcial de la orden de venta.
Remesa (transporte): Documento donde se encuentran
estipulados de acuerdo al Código del Comercio artículo
1010 referente a las especificaciones establecidas en el
contrato de transporte y las condiciones generales del
mismo.
• Es el documento que representa la carga que se transporta
en una operación de Transporte.
• Este documento se expedirá, por lo menos en dos
ejemplares; uno de estos, firmado por el transportador y
deberá ser entregado al destinatario.
Remisión: Es un tipo de documento que se utiliza cuando
existe una relación de compra entre dos partes, y se
extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega
de artículos o productos a la otra. No tiene el mismo valor
que una factura, si no que actúa como un comprobante de
que los artículos han sido entregados por una parte y
recibidos por la otra. Es un documento que sirve para
realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno.
Factura: Es un documento mercantil que refleja toda la
información de una operación de compraventa. La
información fundamental que aparece en una factura debe
reflejar la entrega de un producto, junto a la fecha de
devengo, además de indicar la cantidad a pagar.
• En la factura deben aparecer los datos del expedidor y
del destinatario, el detalle de los productos y servicios
suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los
descuentos y los impuestos.
• La factura se considera como el justificante fiscal de la
entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que
afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y
al obligado tributario receptor (el comprador).
 DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MÉDICOS
El proceso de dispensación se define como el suministro o
la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos
médicos a un paciente y la respectiva información sobre su
uso adecuado. Este acto farmacéutico asociado a la entrega
de medicamentos, incluye una serie de actividades como el
análisis de la prescripción médica y la información de la
correcta utilización que se debe ofrecer al paciente.
 Prescripción médica El médico, tras establecer el diagnóstico
correspondiente, elabora la prescripción médica, de forma
manual o electrónica. Toda prescripción de medicamentos
deberá hacerse por escrito, previa evaluación del paciente y
registro de sus condiciones y diagnóstico en la historia clínica,
utilizando para ello la Denominación Común Internacional.

Requisitos:
 Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente
autorizado.
 La prescripción debe ser en letra clara y legible.
 Se hará en idioma español.
 No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas,
claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos.
 La prescripción debe permitir la confrontación entre el
medicamento prescrito y el medicamento dispensado.
 La prescripción debe permitir la correlación de los
medicamentos prescritos con el diagnóstico.
 La dosis de cada medicamento debe expresarse en el
sistema métrico decimal.
Buenas prácticas de dispensación
 Recepción e interpretación de la solicitud. Al servicio
farmacéutico, farmacia y/o droguería acude el paciente
solicitando medicamentos con su prescripción médica. El
dispensador debe saber claramente cuál producto está siendo
solicitado.

 Debe asegurarse que la orden del medicamento:

 Sea legible,
 descifrable y
 claramente entendible.
Una forma de asegurar que el dispensador ha percibido
correctamente el medicamento deseado es la de repetir el
nombre del medicamento al paciente o al médico, si es del caso.
Los servicios farmacéuticos para garantizar la seguridad y
eficacia de la dispensación deben identificar al paciente, al
prescriptor y la empresa aseguradora (EPS, ARS, etc.) y verificar
la autenticidad de la receta.

 Búsqueda y preparación del medicamento. Una vez que

el dispensador sabe lo que ha de entregarse, comienza el
proceso de búsqueda. Para evitar entregar por equivocación
formas farmacéuticas diferentes.
 El proceso de búsqueda requiere que el dispensador lea
cuidadosamente la etiqueta del producto en existencia, la
cual debe tener el nombre del medicamento, la
concentración, la forma de dosificación y la fecha de
vencimiento.
 El conteo de los medicamentos a dispensar debe ser realizado
en forma muy precisa, ya que, si se entregan menos
medicamentos de los que se piden, puede dar lugar a fallas en
el tratamiento.
 Por el contrario, la entrega de más medicamentos de los que
se pide, cuando el precio cobrado se basa en la cantidad
pedida, puede ser una fuente de pérdida financiera
significativa.

 Entrega del medicamento y orientación al paciente. En el

momento en que el dispensador entrega los medicamentos al
paciente, debe mostrarle el producto, contarlo nuevamente,
indicarle a cual corresponde de la receta y repetirle la
prescripción en cuanto a dosificación, horarios y vías de
administración.
El dispensador debe procurar que el paciente o usuario del
servicio no tenga ninguna duda sobre:

 La acción del medicamento.

 Cómo, cuánto y cuándo tomarlo.
 Duración del tratamiento.
 Posibles efectos secundarios, interacciones y
contraindicaciones.
 Precauciones para su uso.
 Condiciones óptimas de almacenamiento.
 DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MÉDICOS
Distribución externa.
Se considera distribución externa la que se realiza al entregar
los medicamentos o dispositivos médicos a los usuarios que
reciben la atención de los servicios de salud y a los
establecimientos farmacéuticos y cuya distribución puede
convertirse en venta cuando la entrega genera pago.
 En el proceso de distribución se debe garantizar la
conservación de la calidad de los medicamentos y
dispositivos médicos trasladados, según las indicaciones
técnicas dadas por el fabricante. Es conveniente tener en
cuenta lo siguiente para realizar la distribución:

 Medios de transporte a utilizar.

 Periodicidad.
 Canal de distribución propio o externo.

En el proceso de la distribución se debe garantizar que la ruta

de distribución se realice con calidad, oportunidad seguridad
y costo razonable.
Distribución interna.
Es la actividad que se realiza en las diferentes áreas de
hospitalización de la institución que busca entregar los
medicamentos y dispositivos médicos. Se requiere de la
prescripción a un paciente de la institución de salud, por
parte del prescriptor legalmente autorizado, la dispensación
por parte del regente de farmacia, la administración correcta
por parte del personal de enfermería y el registro de los
medicamentos administrados o la respectiva devolución
sustentada con el fin apoyar el éxito del tratamiento
farmacoterapéutico.
Sistema de distribución por existencias en los
servicios (stock). Este sistema se basa en la reposición de
cantidades fijas a cada servicio de hospitalización y tiene
como reserva una cantidad determinada de medicamentos
y dispositivos médicos más utilizados, manejados y
controlados por el personal de enfermería y que
periódicamente son repuestos por el servicio farmacéutico
o depósito.
 Se debe tener claro el tipo de consumo, es decir, si es de
consumo para la prestación del servicio de atención en
salud o es de cargo para ser facturado al paciente.
Sistema por prescripción individual transcrita o
directa. Es el sistema de distribución basado en la
prescripción o fórmula médica a cada paciente.
 La farmacia recibe las órdenes médicas directas,
transcripciones de la orden médica y/o solicitudes de
pedidos de dispositivos médicos requeridos por el personal
de enfermería.
 Mediante la orden médica se realiza la reposición de la
reserva de los medicamentos y dispositivos médicos de un
paciente o transcripciones de las órdenes que pueden
hacerse en hojas individuales para cada usuario o en una
sola hoja para varios pacientes. Estos despachos se harán
cada 24 horas.
Sistema de distribución combinado o mixto. Es el
sistema mediante el cual se realiza la distribución de algunos
medicamentos mediante la formulación individual y se
mantiene en el servicio de hospitalización un stock de
medicamentos de envases de dosis múltiples, uso común y
dispositivos médicos.

Sistema de distribución de medicamentos y dispositivos

médicos por dosis unitaria (SDMDU). Es el sistema de
dispensación de medicamentos mediante el cual se
proporciona a cada paciente, cada vez, la dosis prescrita por
el medico tratante bajo acondicionamiento individual, en la
presentación farmacéutica y vía de administración adecuada,
para ser administrada por parte del personal de enfermería.
 Ventajas del SDMDU:

 Utiliza en forma eficiente y racional los recursos humanos

involucrados en el proceso de distribución.
 Disminuye el costo hospitalario asociado a la medicación al
minimizar el tamaño de los inventarios stock de
medicamentos en los servicios, disminuye el despilfarro de
pérdidas, deterioro, vencimiento y otras fuentes.
 Permite un mejor control y seguimiento del tratamiento
farmacoterapéutico a los pacientes a través del perfil
farmacoterapéutico.
 Perfecciona el cobro de la medicación administrada al paciente
permitiendo una facturación más exacta de sus gastos por los
medicamentos que realmente se le han administrado.