Cómo organizar

eventos
{ Etiqueta y protocolo
  Evento proviene del latín EVENTUS que
significa acontecimiento, suceso, eventualidad.

 Por tanto se puede decir que se trata de un

suceso que es eventual, por ello debe ser
organizado de manera que sea único e
irrepetible.

Definición
Tipos de eventos
Clasificación
Eventos sociales
Eventos corporativos
Eventos Religiosos
Las seis preguntas básicas que todo
organizador de eventos debería hacerse

La organización de un evento, por pequeño

que sea, conlleva mucho trabajo de
coordinación y preparación para que todo
salga bien. Aquí seis preguntas claves si
queremos que no se nos pase nada por alto.
{ Reunión Profesional
{ Congreso Profesional

Un acto más informal

Un congreso requiere
en el que invitamos a
unas instalaciones y
profesionales o
generalmente cuenta
expertos en una con la presencia de
materia a debatir y ponentes,
compartir ideas e personalidades o
intercambiar expertos en la materia
experiencias en el de nuestro interés que
ámbito de nuestro imparten conferencias
interés o maestrías sobre su
área de conocimiento

¿QUÉ TIPO DE REUNION?

 Congreso o Reunión
{ Comercial { Una reunión informal a la que
De forma más formal
(Congreso) o informal
(Reunión) invitamos a
posilbes clientes,
distribuidores, medios de
comuniación o comerciales
que puedan tener algún
interés en un producto, en
su comercialización o
compra, en la que
procuraremos explicar
todas sus bondades y
beneficios económicos.
Reunión Social
se invitarán a personas con
algún interés o historia
comúm, pueden ser desde
viejos compañeros de estudios,
o personas interesadas en
algún tipo de ayuda social,
política o de otras
características.
El alcance de nuestros objetivos
determinarán el tipo de lugar o
acontecimiento (Brunch,
Lunch, Cena, Desayuno...)
{ El Objetivo
{
Nunca debemos perder
de vista el objetivo de
nuestro congreso, acto,
evento o reunión.
Durante la organización e
incluso durante el
desarrollo del mismo, es
fácil distraerse de una
forma u otra e interesarse
en otros aspectos al
margen de nuestro
objetivo.
Por eso es importante
tener un guión o
esquema escrito es el
que desglosemos la
agenda al máximo
detalle posible,
incidiendo siempre en
cómo poner nuestro
objetivo al frente de
cada momento

¿Por qué vamos a organizar

ese acto o evento?
 Invitados, Ponentes, Personalidades, Congresistas,
{ Participantes {
Saber quien es quien, y la
importancia de cada cual en el acto
organizado es vital. Sea cual sea el
tamaño y la ambición de nuestro
acto, siempre se agradece una lista y
tarjetas que permitan al resto de
asistentes identificar a las diferentes
personas, sus funciones e
importancia en el objetivo del mismo.

¿Quién va a asistir? ¿A
quién vamos a invitar?
{ Tipo de Acto
Saber si realizamos una
{
Ser ambicioso pero
reunión más informal, un realista es una fórmula
congreso más formal, o un infalible para el éxito
evento social, happening,
inauguración, acto
Desglosar y esquematizar
político, acto solidario, o
todos los puntos, desde el
una simple cena de viejos
objetivo, invitados, y
compañeros de aula, es
agenda hasta el último
clave para iniciar el
minuto nos ayudará a que
proceso de organización.
todo fluya mucho mejor

¿Cómo lo vamos a organizar

todo?
 La asistencia depende
{ de las fechas


{
Organizar un acto o evento
durante fiestas, ferias y otras
fechas señaladas en el
calendario no suele ser buena
idea, escoger una fecha en la
que no haya otros
acontecimientos que puedan
reducir la presencia en nuestro
acto requiere un poco de
estudio y algunas consultas
con los posibles participantes.

¿Cuándo va a tener lugar ese acto o

evento? ¿Cuándo lo vamos a hacer?
{ Lugar de celebración
{ 
 Dependiendo
nuevamente de la
formalidad o alcance
de nuestro acto, el
lugar será
importantes, desde un
restaurante reservado,
o una sala pública, o
un hotel, o un palacio
de congresos.
¿Dónde lo vamos a hacer? ¿Dónde
va a celebrarse ese acto o evento?
La clave será siempre
hacerlo con realismo y
ambición a partes iguales,
una reunión de
compañeros no necesita ni
mucho menos tanta
preparación y planificación
como un congreso de una
multinacional, pero el
empeño en que todo salga
bien debe ser el mismo
Desarrollando de forma adecuada cada una de estas
fases podemos lograr organizar un acto o evento de
éxito. El método de las seis preguntas -los
anglosajones lo llaman el método de las seis W's-, es
una forma realmente fácil de organizar todo tipo de
eventos partiendo de un esquema tan sencillo como es
el de responder a las seis preguntas propuestas con el
detalle que sea necesario en cada caso.