Gestión de Eventos

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Seminarios
Coloquios
Jornadas
Conferencias
Debates
Reuniones de investigadores
Salones científicos
 Principios de la gestión
 Óptima utilización de recursos

 Agilidad en los procesos

 Máximo logro de productos

 Evidente alcance de objetivos

La gestión cultural incorpora los principios de la gestión
al trabajo específico de organizaciones culturales y al
desarrollo de acciones en el ámbito de la cultura.
Las organizaciones culturales son variadas.
Algunos rasgos que las diferencian son el tipo de función
que cumplen: promoción; difusión; satisfacción cultural.
El tipo de públicos a que apuntan.
La estructura organizacional y el modelo de gestión que
adoptan.
 Funciones de las Org. Culturales

 Promoción Cultural: tiene como objetivo incidir en el mercado

cultural, modificando tanto la oferta como la demanda cultural
preexistente, y con este fin, apoya y fomenta la creación cultural, el
interés y afición por una determinada forma de expresión cultural, y
por tanto, tiene por finalidad incrementar el mercado motivable.
Difusión cultural: tiene por objetivo conceder mayor
relevancia y valor a una determinada forma de
expresión cultural, y facilita al público ya interesado su
acceso. Pretende ajustar la relación entre oferta y
demanda ya existentes.
Satisfacción cultural: La finalidad principal de la
satisfacción cultural, es atender a las demandas ya
existentes del mercado cultural. La organización
cultural estudia y analiza los gustos y preferencias del
mercado y diseña y desarrolla acciones y actividades
culturales a medida de esos gustos.
 PENSANDO EN TÉRMINOS DE GESTIÓN
CULTURAL
Se entiende por gestión cultural el conjunto de
acciones de dirección, coordinación,
planificación y ejecución, destinadas a facilitar,
promover, estimular, conservar y difundir las
diferentes actividades y manifestaciones
culturales en condiciones de libertad y equidad,
orientadas a fomentar el ejercicio de derechos,
el acceso a oportunidades y el mejoramiento
del bienestar de las personas.
 Cómo organizar un evento académico

Definir el tipo de evento:

qué queremos / para qué (difusión, promoción, incidir
en la agenda de investigación, producir
conocimiento/productos específicos)
cuál será nuestro público
(interno/externo//interesado/potencial)
Con qué recursos contamos / qué necesitamos
(materiales, financieros, humanos)
El tipo de evento, el público al que apuntamos, los recursos
con que contamos nos determina:
La difusión/publicidad del evento
El formato de funcionamiento académico (invitados
especiales, comentaristas, grupos de trabajo, mesas
redondas, talleres, espacio audiovisual)
Insumos a ofrecer (certificados, identificaciones,
“merchandising”, “cattering”, alojamiento, transporte de
los participantes, fiesta de inauguración y/o cierre)
Productos resultantes (publicaciones, creación de redes de
investigadores, declaraciones, nuevos eventos)
 ¿PARA QUÉ SIRVE UN PLAN DE
GESTIÓN?
Para asegurar que la organización opere eficazmente y que
las cosas se hagan, es decir que cumpla con la misión de la
organización y las tareas del día a día necesarias para
preservar tal misión y mantener la organización
funcionando lo más eficazmente posible.

*ideas implicadas: la existencia de una organización

(estabilidad en el tiempo, objetivos-funciones-
metodología fijados) que realiza actividades determinadas.
*Tomamos la idea de plan de gestión (largo plazo) para
pensar la gestión de un evento concreto (único, sin
prolongación en el tiempo).
 ¿QUÉ ES UN PLAN DE GESTIÓN?
Un plan de gestión es un diseño sobre la mejor forma de
manejar la organización durante sus actividades cotidianas
y a largo plazo. Incluye los métodos convencionales de
hacer diversas cosas (administrar el dinero, lidiar con las
tareas actuales de la organización, abordar la forma en que
las personas de la organización realizan su trabajo) y el
marco general, filosófico e intelectual, en el que estos
métodos operan.
QUÉ COMPRENDE EL PLAN DE GESTIÓN:
 ¿Qué está tratando de lograr la organización?
 ¿Qué se necesita hacer, cotidianamente, para
mantener funcionando la organización?
 ¿Qué grado de libertad necesitan las personas en
todos los niveles de la organización para hacer
bien su trabajo?
 ¿Cuáles son los recursos disponibles para
implementar un plan de gestión?
 ¿Cómo encaja el plan de gestión dentro de la
misión y filosofía de la organización?
 ¿POR QUÉ NECESITA LA ORGANIZACIÓN UN PLAN
DE GESTIÓN?

 Aclara las responsabilidades y los roles de todos dentro de la

organización, para que todos sepan lo que ella y todos los demás
deben hacer.
 Divide el trabajo de la organización de manera equitativa y
razonable para que el trabajo de cada uno no sólo esté definido,
sino que también sea factible.
 Aumenta la obligación de rendir cuentas de algo, tanto
internamente como externamente.
 Asegura que las tareas necesarias sean asignadas al personal
apropiado, y crea un plazo para que sean terminadas.
 Ayuda a que la organización se defina a sí misma.
 Permite determinar que recursos serán necesarios para cumplir
con los objetivos previstos y como y cuando deben ser asignados.
 ¿CÓMO DESARROLLAR UN PLAN DE GESTIÓN?
Elegir un modelo de gestión:

 Jerarquía clásica: La línea de autoridad es vertical, típicamente

a partir del director o presidente de la junta directiva.
 Jerarquía democrática: La autoridad final continúa estando en
la cúspide, pero gerentes y administradores a todos los niveles
consultan a los involucrados antes de tomar decisiones.
 Gestión colaboradora: Todo el grupo, lo cual normalmente
incluye a todo el personal y puede también incluir a participantes,
toma parte en las decisiones más importantes.
 Gestión colectiva: Todo el mundo participa en todas las
decisiones, y la propiedad/titularidad de la organización está en
manos del “conjunto”, es decir, del colectivo como unidad:
EJEMPLO: Colóquio Individualismo, Sociabilidade e Memória
(Porto Alegre, 2008)
 DEFINIR LOS OBJETIVOS

Denominamos objetivos a aquellos resultados que

deseamos obtener para nuestras organizaciones, para
las áreas que la conforman y para cada una de las
personas que la integran.
Por regla general los objetivos deben ser los mínimos
y necesarios para definir los logros a alcanzar.
 CARACTERÍSTICAS DE LOS
OBJETIVOS

Posibilidad de ser evaluados.

Alcanzables en el corto o mediano plazo.
Transmitir una cierta dosis de ambición, en la fijación
en los mismos.
 RELACIONES CON EL MUNDO
EXTERIOR
Establecer, cuando sea posible, relaciones de
colaboración con otros grupos y agencias.
Establecer vínculos de cooperación con los grupos de
interés.
Mantener una buena reputación en la comunidad.
Establecer una relación permanente con la prensa y
medios de comunicación.
Mantener un vinculo permanente con el público objetivo
y el potencial.
Establecer políticas de respuesta frente a crisis externas.
https://www.youtube.com/watch?v=NstNYEYbZ-Y

https://www.youtube.com/watch?v=_UutX_Chm04