DECIMO MODULO

SEPTIMO SEMESTRE- DERECHO NOTARIAL I

LICDA. MIRIAM ALICIA ALDANA MEJIA.
 EL ACTA DE PROTOCOLIZACION:

 Entramos en este capítulo al estudio de uno de

los temas más controversiales en Guatemala,
debido a que nos encontramos con un acta que
va en el protocolo, lo que en doctrina algunos
autores la denominan escritura-acta.
 Pérez Fernández del Castillo, afirma: “La
protocolización de documentos es unas de las
actuaciones notariales más frecuentes que por
su nombre provoca confusión.
 Siempre hemos sabido, al menos en Guatemala, que
las actas se redactan fuera del protocolo y las
escrituras en el protocolo. Ahora nos encontramos
con un acta que se redacta dentro del protocolo: el
acta de protocolización.
 Esa es la diferencia entre un acta notarial y un acta de
protocolización, que ésta ultima se redacta en el
protocolo y la otra no, por lo tanto no es acta notarial.
 Sería mucho más adecuado que la denomináramos
escritura de protocolización, pero mientras no se dé
una modificación legislativa, la seguiremos llamando
acta de protocolización.
 “Protocolizar o Protocolar es incorporar al protocolo
documentos públicos o privados.”
 Sirven para incorporar al protocolo uno o más documentos
públicos o privados o de una y otra clase a la vez, bien sea por
disposición de la ley, mandamiento judicial o administrativo o
rogación de los particulares.
 Es la incorporación material y jurídica que hace un Notario en
el protocolo a su cargo de un documento público o privado, por
mandato legal, a solicitud de parte interesado o por orden de un
tribunal competente.
 La incorporación es material, debido a que el documento pasa
materialmente a formar parte en uno o más folios del protocolo;
y jurídica, debido a que esa incorporación se hace a través de un
acta (más bien escritura) de protocolización.
 En la protocolización, no deben aparecer nuevas declaraciones.
 Documentos que pueden Protocolizarse:

Según el artículo 63 del Código de Notariado:

Podrán Protocolizarse:
 
 Los documentos o diligencias cuya Protocolación
esté ordenada por la ley o por tribunal
competente.
 Los documentos privados cuyas firmas hubieren
sido previamente legalizadas.
 Los documentos privados sin reconocimiento o
legalización de firmas.
 REQUISITOS INDISPENSABLES:

Al redactar el acta de protocolización en el papel de protocolo, es

recomendable hacerlo en el folio que precede a aquel en que va a
quedar intercalado el documento. Los requisitos los señala el artículo
64 del Código de Notariado.
1) El número de orden del instrumento,
2) El lugar y la fecha,
3) Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del
mandato judicial,
4) Mención del documento o diligencia, indicando el numero de hojas
que contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación,
y los números que correspondan a la primera y última hojas.
5) La firma de los solicitantes, en su caso, y la del Notario. (Arto. 64
Código de Notariado).
Caso especial:
También está regulado en el artículo 65 del
mismo código, que cuando en una escritura
pública se convenga la protocolización de
documentos o diligencias relacionadas con
ella, se protocolicen en una cláusula de la
escritura, la cual debe contener los requisitos
mencionados en el artículo 64 del Código, y
esta clausula hará las veces de acta.
EFECTOS DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN:
Si se trata de la Protocolación de un instrumento público
autorizado por el mismo Notario (acta de matrimonio) no
dudaremos de su contenido y sus efectos son plenos.
Si se trata de un documento privado, con o sin firmas
legalizadas, el único efecto jurídico que produce es la fecha de
cuando fue protocolizado, además de garantizar su
perdurabilidad y reproducción.
Mucho se ha comentado, si protocolizar un documento privado,
que contiene un contrato que debió celebrarse en escritura
pública y posteriormente se protocoliza, produce los efectos de
la escritura, y no es así. Recordemos que tenemos regulados los
contratos solemnes, de los cuales el requisito esencial de validez
es que se otorgue en escritura pública, no que se protocolicen.
EFECTOS DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN:
 Oscar A. Salas, expresa que la protocolización no
cambiaría la naturaleza y efectos del documento
privado, pero si le da fecha cierta y asegura su
conservación y custodia.
 Enrique Giménez Arnau, afirma que en el acta de
protocolización no existe ratificación de un acto
previamente conferido en forma privada.
 Rafael Núñez Lagos, explica que hay que derivar una
consecuencia primordial reconocida por la
jurisprudencia: “el documento privado protocolizado
continúa teniendo naturaleza de forma privada”.
 EFECTOS DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN:
 Bernardo Pérez Fernández del Castillo, afirma:“Es
frecuente que se piense que al protocolizar un
contrato privado de compraventa se le está dando
la forma de escritura pública. Recordar lo
estipulado en los art. 1576 y 1577 del Código Civil,
con relación a los contratos que tengan que
inscribirse anotarse en los registros, cualquiera
que sea su valor, deberán constar en escritura
pública……(Arto 1576 primer párrafo). Deberán
constar en escritura pública los contratos
calificados expresamente como solemnes, sin cuyo
requisito esencial no tendrán validez. (Arto. 1577).
 OBLIGACIONES POSTERIORES:

A. Aviso al Archivo General de Protocolos, dentro del plazo de diez

días, de cada protocolización, el cual debe contener:
 
1. Lugar y fecha en que fue expedido el documento.
2. Funcionario que lo autorizó,
3. Objeto del acto,
4. Nombres y apellidos de los otorgantes o personas a quienes se
refiera.
5. La indicación de que los impuestos se han pagado en el acto de
protocolización.
 
La omisión o demora del aviso hará incurrir al notario en una
multa de veinticinco quetzales (Arto. 40 Ley del Organismo
Judicial, Decreto 2-89 del Congreso).
 OBLIGACIONES POSTERIORES:
B. El testimonio especial, también al Archivo General de
Protocolos, dentro de los 25 días hábiles siguientes, en
dicho testimonio debe incluirse el acta de
protocolización y el documento protocolizado, que
pasan a formar uno solo. (Arto. 37 del Código de
Notario y 40 del Decreto 2-89 del Congreso).
C. Expedir el Testimonio o Primer testimonio para el
interesado, haciendo constar el Notario en la razón
final que el impuesto fue cubierto en el documento
original. Este testimonio le servirá para efectuar la
inscripción en los registros respectivos, dependiente
del acto o contrato de que se trate.
 LA TRIBUTACIÓN DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN

Antes de protocolizar los documentos debe cubrirse el impuesto

en el documento original, esto se hace adhiriéndole estampillas
fiscales por la cantidad o impuesto a que esté afecto el acto o
contrato documentado.
 Si se trata de mandatos generales Q. 10.00 y mandatos
especiales Q. 2.00 al cubrir el impuesto en el documento original
que se protocoliza, en el testimonio o primer testimonio ya no se
cubre, haciendo constar el Notario, que el impuesto fue cubierto
en el documento original, de lo contrario caeríamos en la doble
tributación.
En el testimonio especial que también se envía al Archivo
General de Protocolos, se debe cubrir el impuesto del timbre
notarial de Q. 10.00 por cada protocolización. (decreto 82-96 del
congreso de la Republica).