SOFTWARE

JUPITER ADVANCED

FICHA TECNICA SOFTWARE PARA

GESTIÓN DE LABORATORIOS DE ENSAYO
REGIDOS POR LA NORMA ISO/IEC 17025:2017
 INGRESO MULTIUSUARIO

El software permite la creación de múltiples

usuarios con diferentes niveles de acceso
según el rol dentro de la organización.
Donde cada usuario tiene una clave de
acceso única

Acceso multiusuario
Perfiles de acuerdo al
cargo
 INGRESO MULTIUSUARIO

El software permite la evaluación continua del personal cada vez que se

accede o cada vez que se finaliza una actividad de calibración; se realiza
una pregunta configurada según el tipo de rol que desempeñe la
persona dentro de la organización.

Posee indicadores que permiten establecer las debilidades y fortalezas

del personal frente a los temas evaluados.

Las preguntas son configurables por rol y por tiempo, para hacer la
evaluación más dinámica.
MENÚ PRINCIPAL
 MÓDULO GESTIÓN DE CALIDAD
FUNCIONES DOCUMENTALES

 Dispone de opciones de Crear, Editar, Eliminar

y Visualizar registros.
 Permite hacer consultas para la búsqueda de
registros; por código, nombre, estado,
palabra clave.
 Permite exportar el listado de registros a
Excel.
 MÓDULO GESTIÓN DE CALIDAD

MÓDULO DE GESTIÓN DE CALIDAD

Este módulo es empleado para poder consultar

toda la documentación del sistema de gestión de
calidad (Procedimientos, Formatos Instructivos,
Documentos Internos, Documentos Externos).

Los documentos del sistema de gestión solo se puede ver en edición

editable por el rol de administrador del software (Director de calidad o
Director técnico) , los demás usuarios del software verán solo los
documentos en versión PDF, lo que garantiza la no modificación del
documento por parte de personal no autorizado.
MÓDULO GESTIÓN DE CALIDAD
FUNCIONES DOCUMENTALES

• MATRIZ CRUZADA: Permite relacionar documentos,

procedimientos y formatos, de acuerdo a la relación
de dependencia.
• DOCUMENTOS: Registra documentos externos,
internos, normas, instructivos, manuales, entre otros.
Cada documento contiene información del histórico
de versiones.
• PROCEDIMIENTOS: Registra los procedimientos
definidos por el laboratorio con sus respectivas
versiones.
• FORMATOS: Registra los formatos definidos por el
laboratorio con sus respectivas versiones.
 MÓDULO DE GESTIÓN DE CALIDAD
SEGUIMIENTO Y TAREAS

 SEGUIMIENTO: Permite el registro de las acciones que se desprenden de

Auditorias internas o Auditorias Externas, Revisión por la dirección. Este
módulo permite llevar un control sobre las diferentes actividades que se
requieren para cerrar las correcciones o acciones correctivas determinadas
según el caso.

 TAREAS. Permite la asignación de tareas del sistema de gestión de calidad a

cada uno de los integrantes de la organización.
Se configuran las fechas de entregas de las actividades. Si se llega a la fecha
y no se ha culminado la actividad, queda bloqueado el usuario para el
ingreso. La activación la puede generar nuevamente el administrador del
software
 MÓDULO
GESTIÓN DE LABORATORIO

MODULO DE GESTION DE LABORATORIO

Módulo encargado de contener la información con que

dispone el laboratorio para prestar los servicios de
ensayos. (Personal de laboratorio, Equipos de ensayo
usados en los ensayos, Plantillas de tomas de datos de
informes, Referencias para simplificar diligenciamiento
de tomas de datos, Preguntas para evaluación del
personal y Mantenimiento de los equipos de ensayo)
MÓDULO GESTIÓN DE LABORATORIO
PERSONAL

 Permite registrar la información del personal del

laboratorio y asociar las funciones para el uso del
software.
 Asociar capacitaciones, documentación de estudios y
seguimiento de exámenes periódicos.
 Se puede controlar la activación de ingreso al software por
alguna fecha de vencimiento, por ejemplo aplicable a
renovaciones de autorización, una vez vencida la fecha el
usuario no tendrá acceso al software de gestión.
MÓDULO GESTIÓN DE LABORATORIO
EQUIPOS DE ENSAYO

 EQUIPOS DE ENSAYO: Cuando está próximo a vencer

su periodo de calibración, el software arroja alertas
que permite la visualización de los equipos que están
en fecha límite para su calibración.

 Si el equipo supera la fecha de calibración establecida,

se inhabilita en el software para la generación de
pruebas o calibraciones.

 La activación del equipo la podrá efectuar únicamente

el Director técnico o Director de laboratorio.

 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS: Permite registrar las

labores de mantenimiento de los equipos de ensayo.
MÓDULO GESTIÓN DE LABORATORIO
PREGUNTAS

 PREGUNTAS: En este módulo se configuran las

preguntas que se mostrarán a cada usuario cuando
ingrese al sistema o finalice un ensayo.
 Se pueden generar preguntas por tipo de usuario:
administrativo, técnico o generales.
 La preguntas relacionadas al área administrativa y
técnica serán preguntas asociadas al trabajo rutinario;
por ejemplo al área técnica referentes a las técnicas de
ensayo.
 Preguntas generales, aplicables a todos los usuarios, se
pueden emplear para evaluar el conocimiento del
sistema de gestión de calidad o evaluar formaciones que
la organización brinde a sus colaboradores.
 MÓDULO
GESTIÓN DE LABORATORIO

 PLANTILLAS BASE: Este módulo permite crear las

plantillas de tomas de datos de los diferentes
ensayos que el laboratorio ofrece. Las plantillas las
puede generar el mismo usuario para la
implementación de ensayos a futuro.

 REFERENCIAS: Permite generar listados de

información, que facilitan el diligenciamiento de las
tomas de datos.
MÓDULO GESTIÓN DE LABORATORIO
PLANTILLAS BASE

- Permite crear plantillas para asociar diversas tomas

de datos de los métodos de ensayo.
- Las plantillas se asocian a archivos de Excel.
- Para la estimación de incertidumbre el cliente
puede asociar la hoja de Excel donde
habitualmente realizan este procedimiento.
 MÓDULO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 CLIENTES: Permite registrar los clientes del

laboratorio y sus diversas sucursales u obras con sus
respectivos contactos.
 EQUIPOS: Permite asociar los equipos de acuerdo a
las solicitudes de los clientes.
 SOLICITUDES: Registra la solicitudes de servicios de
ensayo de los clientes.
 COTIZACIONES: Genera las cotizaciones o lista de
precios para los servicios de ensayo.
 FACTURACIÓN: Permite facturar las cotizaciones o
lista de precios aprobadas.
 PAGOS: Permite hacer seguimiento de pagos.
Controla el proceso financiero de la prestación de
servicios permitiendo generar cotizaciones, facturas y
registrar pagos.
 MÓDULO
GESTIÓN TÉCNICA

Estos módulos son los encargados del seguimiento y

gestión de los servicios solicitados por el cliente; desde la
asignación de los servicios de ensayo y/o calibración,
hasta la generación y envío de los informes de ensayo y/o
certificados de calibración.

PROGRAMACIÓN: Asocia los servicios de ensayos

aprobados, al personal encargado de la ejecución.

Una vez el usuario ingresa al sistema, visualizará los

ensayos que debe ejecutar, lo cual garantiza la
comunicación en forma inmediata de la asignación de
tareas.
 MÓDULO
GESTIÓN TÉCNICA

TOMA DE DATOS: Permite registrar digitalmente la toma de

datos de acuerdo a las plantillas creadas.

 Su emisión está en formato PDF.

 La modificación de la toma de datos, únicamente puede ser
efectuada por la persona que la realiza.
 En el momento del archivo se graba con un – 1, para
identificar fácilmente los cambios establecidos, como esta
definido en el requisito normativo.
 Genera correos automáticos de las tomas de datos en PDF,
para evaluación y aprobación.
 MÓDULO
GESTIÓN TÉCNICA

INFORMES: Permite generar los informes de ensayo

agrupando una o múltiples tomas de datos, no se requiere
ningún tipo de transcripción, garantizando el control de datos.

 Permite visualizar el estado del ensayo en los diferentes

pasos que se realizan.
 Planificado. Cuando la solicitud es aprobada.
 En Proceso. Cuando el analista efectúa la toma de datos
y la envía a revisión.
 Corrección. Si hay alguna inconsistencia que requiere
una acción
 Aprobación. El ensayo aprobado para asociarlo al
informe.
 Informe Aprobado. Listo para envió.
 Contempla criterios de evaluación para aprobación y emisión
al cliente.
 Genera informes en PDF con envío vía correo electrónico al
cliente.
 MÓDULO
GESTIÓN TÉCNICA

 EJECUCIÓN: Registro de culminación del servicio de

ensayo.

 ENVIOS: Controla y genera el envió del informe de

ensayo por correo electrónico al contacto del cliente.

 COMPRAS. Permite registrar las compras de insumos,

calibraciones, mantenimientos, entre otros gastos
que se generan en el laboratorio.
 MÓDULO
CONFIGURACIÓN

 PERFILES. Permite definir los accesos y autoridades

que tendrá cada uno de los cargos del laboratorio
para cada uno de los módulos.
 CARGOS. Asigna los cargos a cada persona dentro del
laboratorio.
 UNIDADES. En este módulo vienen precargadas las
unidades en el Sistema Internacional de magnitudes
básicas. El usuario puede configurar las unidades que
se van a manejar dentro del laboratorio.
 INSTRUMENTOS / MARCAS. Para ingresar los equipos
empleados en el laboratorio
 CIUDADES. Se entregan precargadas para definir la
dirección de los clientes.
 MÓDULO
CONFIGURACIÓN

 CATEGORIAS. Ayuda a definir familias de ensayos con

el fin de facilitar el proceso de cotización y generación
de reportes.
 PRECIOS. Se establece el listado de precios por el
método de ensayo.
 COSTOS. Para definir la matriz de costos
 PROVEEDORES. Se registran los proveedores del
laboratorio
CONSOLIDADO E INDICADORES

 Módulo para visualizar la información consolidada de

acuerdo a criterios de búsqueda definidos.
 Permite consolidar la información en gráficos de
barras y tortas.

Entre los indicadores que analiza tenemos:

 Frecuencia de uso de cada equipamiento

empleado en los ensayos, con el fin de poder
determinar los periodos de calibración.
 Número de servicios realizados (por Días,
semanas, meses) para poder determinar la
capacidad instalada del laboratorio.
 Número de ensayos realizados por analista.
CONSOLIDADO E INDICADORES

Entre los indicadores que analiza tenemos:

 Número de aceptación de ofertas, para verificar el

grado de eficacia del área comercial.
 Nivel de cartera donde se puede visualizar el
porcentaje de facturas pendientes de pago, para
validar el grado de eficacia del área de cartera.
 Calificación técnica basada en las respuestas
dadas por los usuarios, con el fin de determinar
los futuros programas de formación.
 ASPECTOS TÉCNICOS

• Activación de licencia por medio de un serial emitido con la adquisición de la licencia.

• Usuarios ilimitados desde que estén configurados dentro de la misma red local.
• Se entrega el instalador en memoria USB.
• Base de Datos relacional en MySQL, debe ser instalada en un equipo base.
• Requiere de red LAN debidamente configurada para los equipos que tengan instalado el
software Júpiter Advanced.
• Funcionamiento en Sistema Operativo WINDOWS, versiones superiores a Windows 7
• Compatibilidad con archivos de EXCEL para la generación automática de informes y
diligenciamiento de formatos administrativos y de servicio.
• Para la estimación de incertidumbres de los métodos de ensayos, el software permite adjuntar
la hoja de cálculo en Excel que el cliente disponga.
• Requiere de software de acceso remoto habilitado, para brindar soporte técnico.
• Para envío de correos electrónicos automáticos se requiere de cuentas Outlook en los PCs.
• En el equipo destinado como servidor donde se anida la base de datos, se creará una carpeta de
red que contendrá debidamente organizada toda la información que maneje el sistema de
Gestión de Calidad (procedimientos, normas, formatos, cotizaciones, facturas, informes,
trazabilidad, entre otros.)
 ESQUEMA DE
ALMACENAMIENTO

La información documental de uso exclusivo y protegida por el laboratorio de ensayos

es almacenada en el equipo principal y accedida únicamente por el software JÚPITER
ADVANCED, con esto se logra evitar manipulación de documentos y/o eliminación de
los mismos por personal que no disponga de los permisos.

El software, a partir de clasificaciones configuradas por el laboratorio de ensayos,

genera un árbol de almacenamiento en carpetas; en el caso de los registros se genera
árbol de carpetas por año con el fin de garantizar un almacenamiento organizado para
la ejecución de backups.

En cuanto a la base de datos se dispone de un sistema de backup diario de forma

automática.
 ESQUEMA DE
ALMACENAMIENTO DOCUMENTOS
 ESQUEMA DE
ALMACENAMIENTO REGISTROS
 IMPLEMENTACIÓN

• Levantamiento de información del funcionamiento actual del laboratorio de

ensayos.
• Revisión de documentos, formatos de solicitud, cotización, factura, programación,
envíos, certificados, toma de datos, entre otros.
• Disponibilidad de computador o servidor para anidar la base de datos y carpetas de
almacenamiento de documentos.
• Alimentación de bases de datos masivas con información suministrada en listados
de Excel. Información como: Clientes, contactos, normas, formatos, procedimientos,
patrones, personal, entre otros.
• El software para ensayos dispone de un módulo para la creación de plantillas de
tomas de datos, se incluye la creación inicial como parte del entrenamiento hasta 5
plantillas de ensayo.
• Instructivos de uso de los diferentes módulos que se compone el software.
• Capacitaciones especializadas de acuerdo al cargo y funciones asignadas al personal
técnico, administrativo y de calidad.
 ANTECEDENTES
• EMPRESAS CON SOFTWARE DE
GESTIÓN IMPLEMENTADO:

• Laboratorio de Calibración ICC S.A. Venezuela Acreditado ISO 17025– Utiliza primera
versión del software llamada CCMAC desde 2010.
• Laboratorio de Calibración ICCLAB LTDA. Acreditado ISO ONAC 17025:2017 Bogotá –
Utiliza versión Júpiter Pro desde 2014.
• Laboratorio de Ensayo Testing and Tire Ltda. Acreditado ONAC ISO 17025– Utiliza la
versión Júpiter Advanced desde 2016.
• Laboratorio de Ensayo de Textiles SENA sede Pedregal Medellín Acreditado ONAC
ISO 17025– Utiliza la versión Júpiter Advanced desde 2016.
• Laboratorio de Ensayo de Textiles SENA CDTI sede Cali – Sistema implementado ISO
1725:2017 Utiliza la versión Júpiter Advanced desde 2017.
• Laboratorios de Ensayo SENA de las ciudades de: Barranquilla, La Plata-Huila, Ibagué,
Montería, Cali y Buga, utilizan la versión Jupiter Advanced desde 2020.
 DIAGRAMA FUNCIONAL DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS

INICIO
INGRESO DE EQUIPOS /
MUESTRAS

SOLICITUD DE
SERVICIO SI
EVALUAR SI
EL SERVICIO
ES INTERNO
SERVICIOS DE SERVICIOS DE SERVICIOS DE
MANTENIMIENTO CALIBRACIÓN ENSAYOS
NO
SI GARANTÍA APROBACIÓN DE
NO APROBACIÓN INTERNA SERVICIOS
EVALUAR SI SIN COSTO DEFINIDO
EL SERVICIO
REQUIERE PROGRAMACIÓN DE
COTIZACIÓN
SERVICIOS / ENSAYOS
CLIENTES EXTERNOS
 COTIZACIÓN
EJECUCIÓN DE
SERVICIOS / ENSAYOS
SEGUIMIENTO /
APROBACIÓN
SERVICIO QUE
GENERA
APROBADO DOCUMENTO
NO
ALGÚN ÍTEM

NO
DE LA SI
COTIZACIÓN
FIN IMPORTAR TOMAS DE
SI DATOS

REVISIÓN Y
FACTURACIÓN APROBACIÓN

NO
SEGUIMIENTO / PAGO CERTIFICADO
/ INFORME
APROBADO

SI
SEGUIMIENTO DE ENVIO DE DOCUMENTOS IMPRESIÓN
FIN
ENVIOS / EQUIPOS CERTIFICADO / INFORME
APP PARA CONSULTA DE
INFORMES DE ENSAYO

• Plataforma tipo PWA (Progressive WEB APP) es una

aplicación orientada a equipos móviles.
• Desarrollada en PHP 7.2 como BACK-END.
• Para el FRONT-END se uso JavaScript, Boostrap, Jquery y
librerías de licenciamiento libre tipo MIT y GNU.
• Integración con Base de Datos MySQL de Júpiter
Advanced, siempre y cuando el Servidor WEB sea
propiedad del cliente bajo las siguientes especificaciones:
• Servidor WEB APACHE XAMPP v 3.2.2 bajo S.O.
WINDOWS si el cliente suministra el servidor y
dispone de una IP pública.
• Servidor PHP 7.2 para hosting alquilado por el cliente
• Creación de Base de Datos MySQL e integraciones
WebServices con Júpiter Advanced si el Servidor WEB es
un hosting alquilado.
APP PARA CONSULTA DE
INFORMES DE ENSAYO

• El ambiente gráfico es personalizado al laboratorio que

desea distribuir la APP a sus clientes.
• EL contenido gráfico debe ser suministrado
oportunamente por el laboratorio
• A continuación se indican 2 módulos que se
proporcionaran con la APP, de requerirse módulos
adicionales a la medida se realizará un estudio de
viabilidad y futura oferta económica.
 APP PARA CONSULTA DE
INFORMES DE ENSAYO

SEGUIMIENTO DE
PEDIDOS
 Permite hacer MODULO PARA SEGUIMIENTO DE PEDIDOS
seguimiento a los
pedidos.
• Módulo que permite al cliente consultar el estado del
pedido.
• Adicional permite ver la cartera (Siempre y cuando se
suministre la vista SQL del software que se encargue de
administrar dicha información)
 APP PARA CONSULTA DE
INFORMES DE ENSAYO

INFORMES DE
ENSAYO • Módulo que permite al cliente descargar los informes
 Modulo que permite de ensayo.
descargar los Informes
de Ensayo asociada.
• Se permitirá habilitar una opción para cargar
masivamente los informes de ensayo ya emitidos.
• La carga de estos informes de ensayo para disponerlos
en la APP depende del tipo de Servidor que el cliente
suministre, y a su vez la integración que debe realizarse
con Júpiter Advanced.
 PROPUESTA COMERCIAL
No. 1

Venta de licencia software Jupiter Advanced para uso en hasta 15 equipos.

• Tiempo estimado de implementación 1 a 2 meses (siempre y cuando se
suministre oportunamente la información solicitada)
Venta de licencia software APP.
• Tiempo estimado de desarrollo 3 a 4 meses (siempre y cuando se
suministre oportunamente la información solicitada y las consultas para
pedidos y cartera)
• Soporte Técnico vía acceso remoto por 3 meses posterior a la implementación.
• Costo Licencia base descrita en este documento $38’000.000
• Forma de pago: 50% anticipo y el excedente con la entrega final.
• Soporte técnico adicional posterior a los 3 meses
• Por hora vía acceso remoto $25.000
• Por día (6 horas) para soporte técnico presencial $350.000
• Depuraciones y mantenimiento precio a convenir de acuerdo a
estimación de tiempo y complejidad.
 PROPUESTA COMERCIAL
No. 2

Alquiler de licencia software Jupiter Advanced para uso en hasta 15 equipos.

• Tiempo estimado de implementación 1 a 2 meses (siempre y cuando se
suministre oportunamente la información solicitada)
Alquiler de licencia software APP.
• Tiempo estimado de desarrollo 3 a 4 meses (siempre y cuando se
suministre oportunamente la información solicitada y las consultas para
pedidos y cartera)
• Alquiler mensual Licencia base una vez implementado el software $700.000
• Costo único para la implementación. $ 3’500.000
• Soporte Técnico 5 días a la semana de 8am – 5pm.
• Primera instancia vía correo electrónico.
• Segunda instancia vía telefónica o Whatsapp.
• Tercera instancia vía acceso remoto debidamente agendada.
• Última instancia presencial cuando el caso lo amerite y para traslado a
ciudades diferentes a Bogotá el cliente asumirá los gastos de traslado.