MS ACCESS

Introducción a las bases de datos

relacionales y diseño de
aplicaciones.

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 Bases de Datos
Conceptos Básicos
• Registro. También llamado “fila” es el conjunto
de datos acerca de una entidad en particular,
por ejemplo un trabajador, una factura.

• Campo. También llamado “columna” o atributo,

es un elemento de información acerca de una
particularidad del registro.

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 Bases de Datos Conceptos Básicos
Diferencias entre datos e información.
Datos Información
• Conjunto de valores estadísticos • Datos interpretados.
almacenados en las bases de • Se organizan de manera que
datos. tengan sentido para la persona
que los vea.
• Individualmente pueden no decir • Dicen algo concreto sobre algo,
gran cosa. mueven a la acción.

• Ejemplo: un conjunto de facturas. • Ejemplo. Ese mismo conjunto de

facturas, ordenadas sumadas y
comparadas con los ingresos :
Estamos quebrados.

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 Bases de Datos Relacionales
• Relación: Información sobre un único tema.
Normalmente una relación se almacena en una
tabla.
También es la forma como se vinculan varias tablas
a través de claves comunes.
• Atributo: Una parte específica de información sobre
un tema; normalmente se almacena en una
columna o campo de dato.
• Combinación: El proceso de unir tablas o
consultas, mediante los valores de datos
relacionados.

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 Funciones de las bases de datos

• Definición de datos: Definición de tablas, datos, Reglas

de validación y sus características.

• Manipulación de datos: Creación de filtros consultas,

clasificaciones, copias de datos, eliminación y creación
de registros y datos, actualización etc.

• Control de datos: Creación de vistas personalizadas

por usuarios, creación de perfiles de usuarios para
establecer privilegios sobre los objetos de la base de
datos
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 Comparación de MS Access con MS Excel
• Puede manejar enormes cantidades de datos
• Maneja tipos de datos variados.
• Permite reutilizar y compartir datos.
• Posibilidad de hacer validaciones de datos
depuradas.
• Los datos pueden ser utilizados para múltiples
fines.
• Se pueden realizar búsquedas complejas a
través de relaciones entre tablas.
• Facilidades de generación de reportes,
formularios de entrada de datos, consultas
(métodos gráficos QBE etc.).
• Puede interactuar con diversos lenguajes de
programación para desarrollar aplicaciones
complejas.
• Las consultas, reportes y otras operaciones
realizadas sobre los datos, son totalmente
independientes entre si.
• Maneja mejor los recursos de almacenamiento.
• Solo maneja cantidades limitada de datos.
• Solo maneja algunos tipos de datos.
• Limitada capacidad de compartir datos.
• Limitada capacidad de validación.
• Los datos solo sirven para un fin en particular.
• Podemos realizar búsquedas primitivas.
• Limitada capacidad de presentación de datos.
• Solo puede trabajar en su entorno.
• Si se cambian datos es posible que halla que
hacerlo en varias partes de la hoja de cálculo
sin ningún control.
• Todos los datos inherentes a la aplicación,
deben estar en la memoria principal, para el
desarrollo de la misma.
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 Razones para utilizar una base de datos.
• Disponer de numerosos archivos independientes, o demasiados
datos en pocos archivos (o una combinación de ambas).

• Necesidad de utilizar los mismos datos para varios usos.

(escenarios “y si……”).

• Necesidad de compartir los datos, sobre todo simultáneamente, las

bases de datos garantizan que los usuarios que lean los datos,
vean las actualizaciones efectuadas.

• Necesidad de controlar los datos. Se pueden crear perfiles de

usuarios, con diferentes privilegios y diferentes niveles de
autoridad, y así se garantiza la integridad de los datos.

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 Características de Access como un RDBMS

• DDE Dinamic Data Exchange. Permite el intercambio de datos entre

Access y otros productos de Windows con esta característica.

• OLE Object Linking and Embedding. Permiten la vinculación de

objetos de otros productos ya sea formando parte de la base de
datos (Incrustado) o como un hipervínculo (Vinculado).

• Controles ActiveX, permiten características especiales para el

control de entrada y salida de datos.

• ODBC Open Data Base Connectivity. Permite el intercambio de

bases de datos Access con otros fabricantes de base de datos que
cumplan la misma convención.

• MDI. Multiple Document Interfase. Interfase que permite a Access

trabajar con múltiples objetos al mismo tiempo.

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 Usos de Access

• En una empresa pequeña.

• Trabajos contratados.

• En una gran empresa.

• Como una Herramienta de marketing. Organización de

una librería de diapositivas P&P y Broshures de
productos para utilizar criterios de búsqueda y
estructuración de presentaciones comerciales,
particularizado a un objetivo o tipo de empresa.

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 Los objetos de la Base de Datos Access.
• Tablas. Estructura donde se describen los datos propios de una
entidad, conformada por Registros (Tuplas o Filas) y atributos
(campos o columnas).
• Consultas. Visión personalizada de los datos a partir de una o
varias tablas. Creación QBE o SQL.
Variedades: De Selección, de actualización, de creación, de
eliminación.
• Formularios. Objeto diseñado para introducción de datos,
visualización o el control del flujo de procesos la aplicación.
• Informes. Objeto diseñado para la creación de reportes de los
datos.
• Macros. Objeto diseñado para automatizar la secuencia de varios
procesos.
• Módulos. Objeto diseñado para la introducción de rutinas VBA,
para una gran cantidad de usos.

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 Características de las tablas en Access 97.
• Posibilidad de definir una tabla introduciendo directamente sus datos en la
“Hoja de Entrada de Datos”.
• Posibilidad de utilizar un asistente para facilitar la creación de una tabla.
• Existencia de un programa de utilidad para analizar la estructura de las
tablas y sus relaciones.
• Posibilidad de personalización de la “Hoja de Entrada de Datos” a través de
opciones de selección múltiple.
• Posibilidad de definir controles de visualización predeterminados para la
mayor cantidad de los formatos (Controles ActiveX).
• Cuadros combinados automáticos en la “Hoja de Entrada dee Datos” para
campos relacionados con otras tablas.
• Posibilidad de crear campos de un formato predeterminado para el modo
diseño.
• Información en la barra de desplazamiento de la “Hoja de Entrada de
Datos”, de la posición relativa del registro dentro de la tabla.
• Posibilidad del tipo de datos autonumérico, con la posibilidad de establecer
nuevos valores aleatorios.
• Soporte para el tipo de datos autonumérico.

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 Características de los formularios en Access 97.
• Opción autoformato para diseñar y aplicar estilos de formularios personalizados.
• Posibilidad de definir sugerencias personales en pantalla para todos los controles.
• Control de imagen para visualizar imágenes estáticas de forma mas eficiente.
• Propiedades para controles ActiveX que están disponibles a través de la hoja de
diseño estándar.
• Efectos especiales: sombreado hundido, e elevado para los controles.
• Barra de herramientas de formato y botón copiar formato para facilitar el ajuste de
formato de un control.
• Posibilidad de cambiar un tipo de control sin tener que volver a definirlo.
• Posibilidad de seleccionar varios elementos de un control cuadro de lista.
• Asistente para tablas de frecuencia y contingencia dinámica.
• Características de consulta por formulario o filtro por selección.
• Rendimiento del formulario mas eficiente cuando el formulario no posee ningún
código.
• Barras de órdenes programables personales (barras de menú y barras de
herramientas).
• Soporte para Hipervínculos. (OLE).

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 Características de los informes en Access 97.
• Opción autoformato para diseñar y aplicar estilos de informe
personalizados.
• Control de imagen para visualizar imágenes estáticas de forma mas
eficiente.
• Propiedades para el control ActiveX disponibles a través de la hoja de
propiedades de diseño estándar.
• Efectos especiales: sombreado, hundido y elevado para los controles.
• Barra de herramientas formato y el botón copiar formato para facilitar la
definición del formato de un control.
• Posibilidad de cambiar el tipo de control sin tener que volver a definirlo.
• Posibilidad de introducir los datos de salida de un sub-informe en archivos
de texto y de hojas de cálculo.
• Mejores características de ampliación en vista preliminar.
• Rendimiento de informe mas eficiente, cuando el informe no posee ningún
código.
• Barras de órdenes programables personales (barras de menú y barras de
herramientas).
• Soporte para hipervínculos. (OLE).

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 Características de las macros en Access 97.
• Acción EstablecerElementoDelMenú para
sombrear/quitar sombreado, activar/desactivar u
ocultar/mostrar entradas de menú personales.
• Acción guardar para almacenar la definición de cualquier
objeto de Access.
• Opción SalidaHacia para imprimir cualquier hoja de
datos, formulario, informe o módulo.
• Herramienta de conversión para formularios e informes
para convertir macros en procedimientos de evento en
VBA.
• La acción EjecutarProcedimientoMenú es sustituida por
la acción EjecutarComando.
• La opción AgregarMenú es remplazada por barras de
órdenes programables.

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 Características de VBA en Access 97.

• La sintaxis se codifica en colores, permitiendo así

distinguir fácilmente las palabras clave, variables,
comentarios y otros componentes del lenguaje, a
medida que van siendo escritos.
• Las líneas extensas de código pueden ser continuadas
en nuevas líneas.
• Existe un examinador de objetos que permite ver todos
los métodos y propiedades soportadas por cualquier
objeto.
• Facilidades de depuración mejoradas, incluyendo la
posibilidad de mirar variables o expresiones.
• Posibilidad de definir procedimientos con parámetros
opcionales. Ayuda de sintaxis interactiva.
• Posibilidad de crear una base de datos compilada que
no contenga código fuente. (Running Time).
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Access como base de datos relacional orientado a objetos.

• Access 97 tiene las siguientes características

de base de datos orientada a objetos:
– Sus objetos son reusables.
– Sus objetos pueden ser encapsulados.
– Sus objetos heredan propiedades cuando se
crean instancias nuevas de una “clase”.
– En instancias nuevas, se pueden modificar
los “metodos” de un objeto, siempre y cuando
sus procesos sean mas restrictivos.

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 Que es una aplicación.
• En forma intuitiva una aplicación esta
conformada por una serie de datos
almacenados ordenadamente, tareas,
procesos, desarrollados en algún
software, secuenciados de manera lógica,
para agilizar una actividad, además de los
perfiles de los usuarios que la operarán,
con sus respectivos derechos y privilegios
sobre los objetos de la aplicación.
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 Pasos para el diseño de una aplicación.
• Análisis de tareas. Enumeración de todas las tareas relevantes, funciones de la aplicación, tanto indispensables,
como deseables.
• Esquematización del flujo de tareas. Ordenación lógica de las tareas y establecimiento de las prelaciones y los
puntos de control. Es necesario establecer el flujo natural de los procesos, que en última instancia, reflejan la
forma de enlazar los formularios e informes de la aplicación.
• Identificación de los elementos de datos. Después de enumerar y ordenar las tareas, el paso mas importante
consiste en seleccionar los elementos de información mas importantes para llevar acabo cada tarea. Una manera
muy sencilla de acometer esta actividad consiste en establecer las entradas procesos y salidas de cada tarea; las
salidas pueden ser necesarias solo a nivel de informe, pero no requeridas para almacenarlas en las bases de
datos.
• Organización de los datos. Después de establecidos los datos necesarios, debemos organizarlos por materias y
reflejarlos en las tablas, consultas e informes en la base de datos. Para un sistema de base de datos relacional
como Access, debemos utilizar un proceso conocido como “Normalización” para almacenar eficientemente la
información.
• Diseño de un prototipo y de una interfase de usuario. Después de haber construido las estructuras de las
tablas necesarias para soportar la aplicación, podría fácilmente plasmar el flujo de la aplicación en formularios y
encadenarlos utilizando macros sencillas o procedimientos para el manejo de eventos en VBA. Podemos
construir los formularios e informes que necesitaremos para soportar la aplicación “en pantalla” pasando a la
vista formulario o a la vista preliminar de forma periódica para comprobar nuestro progreso. Si estamos diseñando
la aplicación para otra persona, podemos hacert una demostracion de la misma para ver el resultado y la
apreciación del usuario, antes de escribir cualquier código complejo que necesitemos para llevar a cabo la tarea.
• Construcción de la aplicación. Para aplicaciones muy sencillas podemos encontrar que el prototipo es la
aplicación; no obstante, la mayoría de las aplicaciones requieren de algún código para automatizar
completamente todas las tareas identificadas en el diseño. Probablemente también necesitemos crear algunos
formularios para enlazar el paso de una tarea a otra. Por ejemplo podemos crear un formulario que actúen como
panel de control y nos permitan navegar por nuestra aplicación. También puede que necesitemos formularios de
entrada con parámetros para permitir a los usuarios filtrar fácilmente los datos que deseen utilizar en una
determinada tarea.
• Depuración de la aplicación. Cuando terminemos de diseñar los componentes de nuestra aplicación, debemos
chequear escrupulosamente cada una de las opciones que hemos desarrollado, corregir las desviaciones y los
errores conjuntamente con los usuarios.

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Conceptos sobre el diseño de una base de datos
Cada campo de una tabla debe contener un único
tipo de información.
Cada tabla debe tener un único identificador, o
clave principal formado por uno a más campos de
la tabla.
Para cada valor único de la clave principal, los
valores de las columnas de datos deben estar
relacionados y deben describir completamente el
contenido de la tabla.
Debe ser posible realizar cambios en cualquier
campo que no forme parte de la clave principal
sin que para ello se vea afectado cualquier otro
campo.

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 Uso de expresiones para validar campos de una tabla
• En general consta de operador y un valor de
comparación, si no se incluye el operador se asume “=“.
• Los Valores:
– Si son cadenas de textos, se encierran entre comillas” “.
– Si es una fecha se encierra entre # (#30/06/2002#).
• Caracteres utilizados en los valores:
– ? Un solo carácter cualquiera.
– # Un solo número cualquiera.
– * Una cadena de caracteres, puede ser vacía.
– [1-9], [A-Z], Un rango de caracteres (de un carácter).
– [!0-9] Un carácter cualquiera distinto de un número.
– [Nombre de campo] Se utiliza para denotar el nombre de una
columna de una tabla: Si este nombre no tiene espacios ni
caracteres especiales intercalados, se pueden omitir los
corchetes. Ej. NombreDeCampo.

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 Uso de expresiones para validar campos de una tabla
• Operadores Aritméticos.
– + Suma.
– - Resta
– / División.
– * Multiplicación.
– \ División Entera.
– ^ Exponenciación.
– MOD Devuelve el residuo.
– & Concatenar.
– () Cambia las reglas de
evaluación de la notación
Polaca de Lukazievic.
• Operadores de
comparación.
– < Estrictamente menor que.
– <= Menor o igual que.
– > Estrictamente mayor que.
– >= Mayor o igual que.
– <> Diferente.
– Se admiten los usos de
“and” y “or” y paréntesis en
comparaciones complejas.
– Entre
– EN (in)
– Como.
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 Uso de expresiones para validar campos de una tabla Ejemplos

• En (“Caracas”,”Lara”,”Coro”) El campo evaluado se

debe deletrear exactamente como alguna de las
cadenas encerradas entre el parentesis, sin las comillas.
• Entre 50 y 100 es igual a >=50 y <=100
• Como “####” El campo debe tener cuatro dígitos.
• Como “Perez*” El campo debe comenzar por Perez y
estar seguido de cualquier cadena de caracteres incluso
nulo.
• Como “??00####” Cadena de ocho caracteres, dos
cualesquiera al principio, luego 00 y luego cuatro dígitos.
• Como “[A-Z]# [A-Z]# [A-Z]# [A-Z]#” Ocho caracteres,
formados por cuatro secuencias de un carácter
alfabético y uno numérico (A1B2C3D4), código postal
Canadience.

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 Uso de fechas en las expresiones
• Dia(Fecha) Devuelve un valor entre 1 y 31 para
el DIA dentro del mes. Ej. Dia([Fecha de
Nacimiento]) > 10.
• Mes(Fecha). Devuelve un valor entre y 1 y 12
para el mes del año.
• AñoFecha(fecha) Devuelve un valor entre 100
y 9999 para el año de la fecha.
• Fecha() Fecha del Computador.
• ParcFecha(Intervalo,Fecha) Devuelve un valor
dependiendo del intervalo: “t” trimestre Valor
devuelto 1-4, “ee” Semana, valor devuelto 1-53.
• DiaSemana(Fecha) Devuelve un valor entre 1-
7, 1 = Domingo, 7 = Sábado.

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