Solicitud de Finanzas para reversa de ingresos

de facturas en SAP y Full Step

Enero 2020
 PROBLEMA

• A finales del 2019 e inicio del 2020 el departamento de finanzas ha estado solicitando la reversa del ingreso de
facturas de algunas órdenes de compra que ya han sido entregadas a los diferentes usuarios y que ya han realizado
todo el proceso de revisión completo hasta subir factura a portal COFIDI.

• En consecuencia el departamento de compras ha tenido que informar a proveedores y usuarios que las cuentas
contables indicadas en las requisiciones no son correctas y que por tal motivo no procede el pago hasta que los
usuarios generen una nueva PM y se emita la orden de compra correspondiente por segunda vez.
• En nuestro procedimiento de Compras NO indica que debemos identificar las cuentas a las que caen los artículos
que los usuarios utilizan en las PM´s esa NO es una actividad que compras tenga que estar supervisando

• Para compras implica anular procesos y PM´s realizando los siguientes pasos:

Notificar al usuario que debe realizar la PM nuevamente ya que las cuentas contables que indicó en su requisición no
son correctas.
Al dar proceso a una Nueva PM afecta nuestros KPI´s puesto que NO SE LICITARA ni se llevaran acabo rondas de
negociación
Es una actividad que NO genera valor agregado al departamento de COMPRAS
La respuesta del usuario en algunos casos ha sido NEGATIVA indicando que si genera nuevamente la PM se verá
afectado su presupuesto del mes y cuestionan por qué en otras requisiciones no ha habido problemas.
• Los proveedores NO quieren re facturar puesto que La Orden DE COMPRA Y FACTURA ESTAN CORRECTAS. El
problema es Interno y afecta a Finanzas
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 PROPUESTA

• La propuesta de Compras es tratar de reclasificar con base a un nuevo código que SI aplique para
finanzas (Este proceso deberá ser validado por alguien de finanzas)
• Que los usuarios entiendan la implicación de que Practicantes realicen PM’s mediante una
capacitación para realizar PM´s Desde el departamento de COMPRAS Junto con el soporte de
FINANZAS para que les explique Cuando aplica GASTO (K), Capex (C) y PEP (P) y asi evitar sucedan
nuevos casos
• Que Finanzas identifique los Números de Parte que NO se pueden utilizar para Gasto o Pep y que
notifique a los usuarios
• Que los Gerentes Responsabilicen solo a una persona contratada como Empleado para que sea el
único responsable de gestionar las PM´s y evitar que la información se pierda al delegar su
responsabilidad a otros

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PROPUESTA

2 2. En el caso de que el usuario acceda a generar nuevamente la PM sigue el

siguiente proceso.

a) Identificar en sistema la PM que indica FINANZAS y anularla.

b) Anular el proceso de compra realizado.
c) Notificar al proveedor que la orden de compra ha sido anulada y que
deberá esperar a que se emita la orden nuevamente para realizar todo el
proceso de revisión de facturas.
d) Una vez que se aprueba la PM de reemplazo se apertura el proceso y se
solicita al proveedor que nuevamente suba la misma oferta con los costos
ya negociados.
e) Se justifica en sistema con comentarios para validación.
f) Se emite la orden de compra.
g) El proveedor realiza en ingreso de factura con el usuario y el almacén para
que finalmente proceda el pago.

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 OC CON PROBLEMA

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 OC CON PROBLEMA

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