“SISTEMA DE SUGERENCIA”

Se trata de incitar a las personas a la aportación de

ideas, que puedan suponer mejoras en aspectos como
la calidad, la productividad, la seguridad o el bienestar
en el entorno de trabajo. Exigen una rigurosa labor de
estudio, análisis y respuesta por parte de mandos y
directivos. A cambio puede generar un elevado grado
de motivación y planteamientos altamente
competitivos para la empresa.
Los sistemas de sugerencias pretenden fomentar y dar
curso a esas ideas, aprovechando así todo el potencial
del personal y aumentando su motivación.
- Un sistema de sugerencias debe incluir:
 Organización (responsables, equipos de evaluación…)
 Objetivos.
 Compromiso de los máximos responsables (garantía de
apoyo).
 Definición de sugerencia.
 Diseño de hoja de sugerencias.
 Proceso de presentación de sugerencias.
 Proceso de presentación y ejecución de sugerencias.
 Proceso de implantación de sugerencias.
 Sistema de comunicación  (tablones, correos…)
 Reconocimientos.
 Plan de lanzamiento.

Así mismo hay factores claves para el éxito para la

Implementación del Sistema de Sugerencias:
1. Organización.
El sistema debe tener una cabeza visible que realice un
seguimiento continuo y sea capaz de resolver conflictos. El
“coordinador del sistema de sugerencias” debe contar con
el apoyo de la Dirección y tener recursos suficientes
(especialmente tiempo) para la tarea.
2. Objetivos.
El objetivo general debe ser mejorar la competitividad de la compañía
aprovechando el conocimiento y la implicación de todos sus empleados.

3. Compromiso de los máximos responsables (garantía de apoyo).

Los máximos responsables de la organización deben jugar un papel
importante en la definición del sistema, de modo que sea más fácil contar con
ellos a la hora de asegurar su cumplimiento.

4. Definición de sugerencia.
Puede haber varias definiciones posibles, si bien ésta debe evitar que quejas
o propuestas faltas de creatividad se traten como ideas creativas, ya que esto
puede desanimar a aquellos que usan el sistema con propiedad y puede
animar a otros a abusar de él.

5. Diseño de la hoja de sugerencias.

Una hoja de sugerencias debe invitar a escribir sobre ella. Debe ser simple.
A veces, el afán por recabar datos que permitan un registro eficiente hace
que haya que rellenar innumerables datos; el límite depende de nosotros.
 ¿Qué puede llegar a incluir una Hoja de Sugerencias?

1- Nombre del autor (Necesario para la implantación y

reconocimiento). IMPRESCINDIBLE. Una sugerencia no debe ser
anónima.
2- Código de identificación del autor (Facilita el reconocimiento).
3- Descripción del puesto del autor/ turno/categoría/ mano de obra
directa-indirecta/Departamento (Necesario conocer el área para saber
si es una propuesta sobre su área o sobre un área ajena).
4- Dirección privada de autor (Normalmente ya está disponible en el
Departamento de Personal caso de ser necesaria).           
5- Firma del autor declarando que la idea es propiedad de la empresa
(No siempre es necesario).
6- Titulo o Resumen de la sugerencia (La descripción debe bastar).
7- Descripción de la situación actual o problema
IMPRESCINDIBLE.
8- Descripción de la idea o solución IMPRESCINDIBLE.
9- Área implicada.
10-Producto implicada.
11- Acciones y Responsables asociados (Simplificaría la
canalización de la sugerencia conocer a que área
corresponde decidir sobre la implantación y coordinarla).
12- Fecha.
6. PROCESO DE PRESENTACIÓN Y EJECUCIÓN DE SUGERENCIAS.

EN PRINCIPIO PARECE LÓGICO QUE EL PROCESO SEA

CANALIZACIÓN A LA EJECUCIÓN AL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
AL PREMIO, PERO TAMBIÉN PUEDE HABER OTROS PROCESOS.
7. Proceso de evaluación de sugerencias.
En la mayoría de los casos habrá un reconocimiento directo por cada
sugerencia aportada. Este reconocimiento suele venir dado en forma
de dinero o regalos.
8. Sistema de comunicación  (tablones, correos…)
Hay muchas formas de llevar a cabo la comunicación. Dependerá de
las características de nuestra organización.
9. Reconocimientos.
La forma de determinar el reconocimiento variará según sea la
evaluación de la sugerencia.
1. Cualitativa.
2. Cuantitativa.
10. Lanzamiento
El lanzamiento de un sistema de sugerencias en muchos casos viene
caracterizado por la siguiente curva: Sugerencias Recibidas y
Sugerencias Ejecutadas.
Factores clave para el éxito.
1- Implicación del personal
Especialmente al inicio se debe poner cuidado en llevar a cabo
rápidamente la implantación de las ideas para generar
confianza en el sistema.
2- Organización eficiente.
3- Comunicación y formación de los responsables. Antes del
lanzamiento, las personas con personal a su cargo deben
conocer cómo funciona y despejar posibles dudas para
facilitar su intervención.
4- Duración del programa. En algunos casos ésta puede ser
limitada para evaluar la respuesta y la capacidad de los
recursos asignados.
5- Remarcar el interés por obtener ideas sencillas. Es mejor
obtener muchas ideas sencillas (de bajo impacto) que pocas
ideas complicadas. La mejora debe ser continua en pequeños
pasos.
6- Divulgar las sugerencias implantadas.
7- Evaluar e implantar con rapidez.
8- Participación del sugerente en la implantación.
9- Recompensar económicamente las propuestas aceptadas.
10- Empezar con experiencias piloto.
11- Definir con claridad los objetivos que se persiguen con el
programa.
12- Sistema de selección de ideas transparente, facilitar la
interacción con los evaluadores. En el caso en que una idea no
cumpla con los requisitos de la definición o no sea viable,
deben comunicarse las causas al sugerente personalmente y
de forma muy clara
13- Sistema para presentar una sugerencia simple y clara.
14- Usar indicadores medibles para identificar el éxito de las
propuestas implantadas.
15- Cultura empresarial que estimule la creatividad y la
participación
 Ejemplo de Sistema de Sugerencias.
Un ejemplo interesante en Canon fue donde un
trabajador que por mucho tiempo usaba como parte de
su trabajo unos papeles de limpieza especiales y muy
caros para limpiar los lentes de las cámaras, este detectó
que ese mismo trabajo lo podía hacer con hisopos de
algodón que vendían en los supermercados. Esta mejora
hacia el trabajo más sencillo y menos costoso.
Esto entonces nos lleva a pensar que la clave a largo
plazo de un programa de mejora por sugerencias de
trabajadores convertirá a un trabajador en ser no solo
una especie de robot que se dedica a repetir sus labores
durante toda su jornada sino se convierte en
trabajadores pensantes.